Intensive Course

Human Resources Development

Management
Training & Development
Training Need Analysis / Identification,
Designing, Scheduling & Budgeting
Volume 2

Delivered by
Dr.Ir.J.F.X.Susanto.S.MBA.,MM
 Training Wheel in Training Needs Analysis and Evaluation by Frances and Roland Bee

HOW?
Systematic environmental scan

ORGANIZATION NEEDS
HOW?
Collecting, analyzing
and presenting data for
•Reaction level What are
•Immediate level
the HOW?
•Intermediate level
•Ultimate level business •Performance reviews
•Cost/benefit needs? •Testing and assessment
•Succession planning
•Employee career objectives
What are the
Is the training effective in
performance needs?
meeting business
Which are best met
needs?
by training?

Development & Delivery PEOPLE

What precisely is the

What is the performance gap?
training plan?

HOW?
What are the
Assembling and prioritizing information.
Preparing and monitoring training plans
training decisions?

HOW?
Preparing a job specification
Analysing the performance gap
TRANSLATING TRAINING
NEEDS INTO ACTION
HOW?
Deciding on format or informal training.
Preparing a training specification. 2
Deciding to make or buy training.
Choosing a training supplier.
 2 Kategori Kebutuhan Training

1. Kebutuhan training oleh perusahaan

2. Kebutuhan training oleh individu karyawan

3
 Kebutuhan training oleh perusahaan terkait
dengan persyaratan yang diperlukan untuk
mencapai tujuan organisasi
• Contohnya, orientasi karyawan baru adalah sesuatu yang diwajibkan
oleh perusahaan untuk diikuti oleh semua karywaan baru.
• Tujuannya agar semua karyawan mendapatkan informasi yang sama
dan benar mengenai organisasi, kebijaksanaan dan manfaatnya.
• Keterampilan khusus yang diperlukan dalam pekerjaaan adalah
organizational training needs. Contohnya : Melengkapi operator
mesin baru dengan “PC based ERP” (sistem operational produksi)
adalah kebutuhan training organisasi.
• Perusahaan tidak bisa mengharapkan karyawan baru memiliki
kemampuan khusus itu, yang tidak mungkin diperolehnya
diperusahaan lain.
• Jadi, keterampilan khusus yang diperlukan oleh karyawan tertentu
biasanya tidak disebut sebagai organizational training needs.
4
 Kebutuhan training oleh perusahaan

• Organizational training needs dapat dikategorikan

menjadi 2 macam :
– Recognized training needs – training yang sudah
harus ada.
– Requested training needs - training yang dirasa
perlu dilakukan berdasarkan permintaan.

5
 Recognized training needs

• Training yang telah di-indentifikasi sesuai dengan

yang diperlukan oleh seluruh karyawan perusahaan.
Kadang-kadang disebut sebagai planned training
needs, karena organisasi tahu bahwa karyawan
membutuhkan, sehingga training dapat dijadwalkan
terlebih dahulu untuk memenuhi kebutuhan itu.

6
 Meliputi hal-hal :

• Kebutuhan mengetahui organisasi perusahaan,

struktur organisasi, policies, procedures, and
manfaatnya.
• Kebutuhan mengetahui department, policy,
peraturan kerja, operating procedures, and
personnel yang ada.
• Kebutuhan akan pengetahuan dan keterampilan
yang khusus untuk sesuatu job, tidak selamanya
dimiliki oleh karyawan baru pada jabatannya
masing-masing.

7
Perlunya mengetahui organisasi, strukturnya,
kebijaksanan, prosedure dan manfaatnya
• Umumnya karyawan memerlukan informasi
mengenai perusahaannya, struktur organisasi,
policy, procedures, dan employment conditions
(benefits, general rules, dll.).
• Umumnya perusahaan yang well established telah
mempunyai training program untuk individu ataupun
untuk group karyawan baru pada hari-hari pertama
mereka bekerja. Training ini disebut juga sebagai
“induction program”

8
 Butuhnya mengetahui department,
kebijaksanaan dan personilnya
• Kebutuhan ini adalah bagi individu karyawan agar
mereka mengetahui ketentuan yang berlaku di
departmentnya serta mengenai working conditions.
• Hal-hal yang berkaitan dengan peraturan, prosedur
kerja, jadwal kerja, team members yang harus
diketahui.
• Nara sumber biasanya terdiri dari para supervisors
dan managers dari department tersebut.

9
Kebutuhan mempelajari persyaratan jabatan
yang tidak umum diketahui oleh karyawan
• Ada training need untuk pekerjaan yang khusus.
Karyawan baru, yang di-promosikan dan yang di-
transfer membutuhkan training sesuai dengan
persyaratan jabatan yang baru tersebut.
• Training itu mengenai kegiatan dan tanggung jawab
pada suatu jabatan. Contoh : Salesman dari pabrik
semen Gresik, pindah ke Semen Cibinong . Dia harus
mempelajari sistim penjualan di Semen Cibinong
walaupun dia telah berpengalaman dalam sales
semen.

10
Kebutuhan training menurut permintaan

• Kebutuhan training ini tidak direncanakan dari

semula.
• Kebutuhan training muncul dari hal-hal berikut :
– Department performance
– Operational and job changes
– Employee and unit’s work culture and morale.

• Kebutuhan itu muncul dari kegiatan operasional dan

diketahui oleh perusahaan. Tidak ter-identifikasi
sebelumnya.

11
Biasanya muncul karena hal-hal berikut :

• Perubahan pada jobs dan/atau sitim kerja.

• Adanya penambahan mesin atau peralatan baru yang
merubah proses kerja semula.
• Review yang dilakukan pada departmental
performance yang tidak mencapai target.
• Peraturan dan undang-undang yang baru dari
pemerintah.
• OHS, customer satisfaction surveys, organizational
studies, department meetings.
• Exit interview yang dilakukan pada karyawan yang
keluar atau meninggalkan perusahaan.

12
Perubahan pada Jobs dan / atau Systems

• Perubahan terjadi karena berubahnya metode kerja.

Diperlukan berbagai retraining untuk mengikuti
perubahan itu.
• Orang yang melakukan perubahan itu akan sangat
tepat untuk memberikan training.
• Diperlukan informasi dari karyawan yang ada untuk
menentukan training apa yang mereka perlukan
untuk mengikuti perubahan atas job atau sistim itu.

13
 Addition of New Equipment / Processes

• Pada dasarnya sama dengan terjadinya perubahan

pada sistim kerja.
• Bedanya hanya pada mesin baru yang dipasang.

14
 Departmental Performance
• Apabila kinerja department tidak mencapai target dan
tujuan yang telah ditetapkan, ada beberapa faktor
penyebabnya :
– Mungkin banyak karyawan baru.
– Karyawan membutuhkan training atau retraining yang
sebelumnya tidak diketahui.
– Karyawan mungkin tidak bekerja dengan effective dan
efficient.
– Ada persoalan yang mungkin tidak terpecahkan dengan
training. Contoh : Performance standards department
itu telah ditingkatkan terlalu tinggi, atau faktor
ekonomi external yang mengurangi permintaan
sehingga mempengaruhi kinerja department.
15
 Government Requirements

• Perubahan atau peraturan pemerintah yang baru

memerlukan training bagi karyawan. Contoh :
Perubahan Pajak Pertambahan Nilai (VAT)
mengharuskan karyawan terkait mengikuti training
agar bisa menyesuaikan dengan aturan perpajakan
baru tersebut.

16
 OHS, customer satisfaction surveys,
organizational studies, department meetings

• Yang tersebut diatas adalah berbagai kegiatan

dilakukan untuk maksud-maksud lain akan
mengidentifikasi training needs, walaupun kegiatan
tersebut bukan semata-mata bukan untuk
mengidentifikasi training.

17
 OHS studies

• Organizational studies mungkin menginginkan

restruktur dari seluruh organisasi atau suatu
department. Perubahan itu akan membutuhkan
retaining tertentu sehingga dapat menyesuaikan
dengan perubahan yang terjadi.
• Sering restruktur diperusahaan mengungkap
berbagai masalah pada perusahaan atau department
itu dan adanya training akan mengatasi masalah
tersebut.

18
 OHS studies

• Rapat-rapat department biasanya cukup effective

dalam menentukan kebutuhan training untuk
sesuatu perubahan dalam proses produksi, sehingga
dapat menyesuaikan dengan perubahan itu.
• Setiap karyawan perlu menyadari bahwa kebutuhan
training yang muncul dari proses operasional harus
segera disampaikan kepada training department.
Kemudian penelitian yang formal dapat dilakukan
untuk mengetahui spesifikasi dari kebutuhan
training itu.

19
Penyebab kebutuhan training di perusahaan

• Selama perusahaan berjalan dan berkembang, akan

mendorong dilakukan training needs analysis /
identification.
• Dalam prakteknya, akan selalu dapat diketahui
beberapa penyebab dibutuhkannya training oleh
perusahaan.

20
 Beberapa diantaranya adalah sebagai
berikut :
• Penerimaan karyawan baru
• Transfer atau promosi internal
• Procedure & system baru
• Standard dan produk baru
• Structure dan relationships baru
• Pelanggan baru
• Mesin dan peralatan baru
• Feedback dari annual performance
appraisal
• Permintaan khusus dari Manager
atau individual karyawan
• Review terhadap training terdahulu
• Dukungan untuk implementasi
ISO, OHS dll.
• Diversifikasi memasuki pasar
baru
• Retrenchment & downsizing
• Pengembangan karyawan
tertentu Commitment to
training for specific employees,
eg. Graduates
• Persiapan untuk succession
planning
• Feedback dari training
terdahulu
21
 Indikator negative diperusahaan sebagai
penyebab kebutuhan trainng, antara lain :
• Keluhan pelanggan
• Laporan kecelakaan kerja
• Peningkatan jumlah keluhan karyawan atau tingkat
pelanggaran disiplin.
• Turnover yang tinggi dan penerimaan karyawan baru.
• Kehilangan pelanggan.
• Perginya karyawan yang potensial dan berpengalaman .
• Banyaknya perselisihan industrial.
• Standard kerja tidak tercapai
• Peningkatan pada waste / reject / rework.
• Tingginya tingkat absensi dan sakit karyawan.
• Menurunnya produktivitas / output.
• Rendahnya respon terhadap internal job vacancies.
22
Pengaruh luar sebagai penyebab kebutuhan
training antara lain adalah :

• Adanya peraturan baru

• Perubahan perundang-undangan
• Permintaan pelanggan
• Kegiatan para kompetitor
• Tingkah laku dan kegiatan pada supplier
• Ketentuan dan persyaratan oleh badan-badan
professional

23
 Siapa saja yang terpengaruh dari
penyebab tersebut?
• Para executive puncak ?
• Pada senior Managers ?
• Departmental Managers ?
• Section Managers, Supervisors ?
• Dari level lain, clerical, operational ?

24
 Dimana didapatkan informasi mengenai
penyebab tersebut ?
• Training records
• Personnel records
• Health and safety audits
• Sales figures
• M I S reports
• Appraisal documentation
• Langsung dari pelanggan
• Industry / sector journals
• Industry / sector conferences and exhibitions
• Trainers lain dari perusahaan sejenis

25
 Bagaimana menemukan informasi
mengenai penyebab tersebut ?
• Teliti reports yang masuk, catat dan buatlah
statistik-nya.
• Periksa situasi sekarang, sediakan waktu agar
terbiasa dengan workflow di-department itu dan
amati bagaimana karyawan melakukan pekerjaan
mereka.
• Hadiri setiap management meeting atau briefing
yang diadakan.
• Lakukan sesering mungkin diskusi dengan karyawan
tertentu dari berbagai klasifikasi.

26
 Merealisasikan kebutuhan training

• Untuk membuat training need dan melaksanakannya

se-effective dan se-efficient mungkin, anda harus
melakukan indentifikasi training secara tahunan.
• Daftar keperluan training itu diserahkan kepada
Training Dept. yang akan mengatur dan
memprioritaskan jadwal dan kebutuhannya.
• Daftar kebutuhan training harus diselesaikan
bersamaan atau sebelum dilakukan annual
performance appraisal.

27
 Penting !!!
• Tanggung jawab utama dalam memastikan
kembalinya investasi yang ditanamkan pada
training terletak pada Manager Department serta
atasan langsung yang bersangkutan.
• Kebutuhan training untuk para Management SBU
biasanya datang dari 3 sumber :
1. Corporate office
2. SBU yang bersangkutan, dan
3. External programs yang ditawarkan.

28
3 sumber yang digunakan untuk membuat
jadwal training tahunan

1. Dari para Directors, Business Heads & Unit Heads.

2. Input yang diterima oleh HRD Department.
3. Formulir yang dilengkapi pada saat dilakukan
Penilaian Prestasi Kerja (Annual Perforamance
Appraisal), untuk mengisi gap yang ada pada setiap
incumbent.

29
 Hasil kebutuhan training masuk pada
Company Development Plan

• Training need untuk semua SBU (cabang perusahaan)

dikumpulkan di corporate office, dan akan
ditentukan jenis-jenis training yang diprioritaskan.
• Dari sini dibuatlah kebutuhan budget yang
diperlukan.
• Namun, tidak semua training dapat dibudgetkan
karena keterbatasan dana atau keterbatasan
fasilitas dsb.

30
Sehingga, tanggung jawab anda adalah untuk
menyimpan data yang akurat dari :

• Kebutuhan training tahunan dan perkiraaan untuk

tahun mendatang.
• Kapan dan siapa bawahan anda yang telah menerima
training, dan ;
• Karyawan mana yang masih membutuhkan dan perlu
mendapatkan training.

31
 Perubahan yang mungkin muncul pada
kebutuhan training ditahun mendatang ?
Sebagai Manager
• Anda harus meyakinkan bahwa anda bisa melepas staff
anda untuk mengikuti training, dengan memperhatikan
training lain, operational schedule, jadwal cuti dan
fluktuasi yang terjadi pada tenaga kerja.
• Anda harus memastikan bahwa kebutuhan training dari
bawahan anda didapatkan dari 3 sumber yaitu :
– Dari Corporate / Pusat
– Department Training
– External Training provider
• Ringkasnya, usaha-usaha dalam mengidentifikasi
kebutuhan training akan membantu kita semua untuk
”do the right things”.
32
 Designing Training

• Menggunakan formulir yang akan dilengkapi oleh

Instruktur.
• Dari data ini dibuat dan dirancang training yang
akan dilakukan.

33
 FORMULIR PENGUSULAN TRAINING
JUDUL TRAINING :

TARGET GROUP PESERTA

Managerial
Supervisory
Staff Pelaksana /Operator

TUJUAN DAN MANFAAT :

Menambah pengetahuan dan keterampilan dalam hal :
Setelah selesai mengikuti training, peserta diharapkan mampu :

MATERI YANG DIBAHAS

LAMA KURSUS / PELATIHAN :

Teori / Class room dan diskusi ... session
Praktek / Studi Kasus ... session
Evaluasi Pelaksanaan ... session

ALAT PERAGA / TRAINING AID, EQUIPMENT YANG DIPERLUKAN

OHP (Over Head Projector)
LCD / In focus Projector
Slide Projector
Flip chart / White Board
TV Screen
Desktop / Laptop Computer

INSTRUKTUR YANG AKAN MEMBERIKAN PELAJARAN TERSEBUT DIATAS :

Nama
Pekerjaan / Jabatan
Perusahaan

CATATAN BAGI INSTRUKTUR :

1. Makalah untuk peserta diketik diatas kertas ukuran A4.
2. Presentasi dibuat dengan MS Powerpoint Presentation.
3. Training Dept. akan membantu untuk pengetikan ulang, foto
copy dan penjilidan makalah. Begitu juga untuk membuat
transparan presentasi.
4. MS Powerpoint Presentation agar dicopy kedalam floppy disk /
CD untuk di-down load ke desktop atau laptop yang akan
dipakai.

CATATAN INSTRUKTUR 34
 Scheduling Training
Catatan :
• Hari Pada umumnya training diluar jam
• Tanggal kerja tidak dianggap sebagai kerja
lembur.
• Jam : mulai dan berakhir
• Tempat / ruang training
• Berdasarkan almanak
• Dilakukan pada hari kerja, dan kalau terpaksa dan
melihat kepada materi training, dilakukan pada
week end.
• Tuliskan fasilitas, perlengkapan dan logistik yang
diperlukan.
• Jumlah peserta per training
• Instruktur / faslitator yang akan mengajar.
35
 Budgeting Training

• Buat budget bulanan dan tahunan.

• Perlu dihitung cost training per head (per
employee).
• Cari total manhours yang digunakan untuk training.
• Cari percentage training hours dibanding total
working manhours.
• Split training cost per department / cost center.

36