Makalah Manajemen Kearsipan
Makalah Manajemen Kearsipan
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Perkembangan teknologi saat ini sudah sangat pesat. Perkembangan sudah
menyentuh pada semua lini dan aspek kehidupan. Segala sesuatu sudah berubah
menjadi era digital atau komputerisasi. Begitu pula dengan perkembangan teknologi
yang sudah merambah pada pengelolaan dokumen. Pengelolaan dan penyimpanan
dokumen yang dahulu menggunakan cara cara manual sekarang diganti dengan
penyimpanan dan pengelolaan dokumen secara komputerisasi. Cara pengarsipan yang
manual dengan membutuhkan banyak tempat diganti dengan penyimpanan arsip secara
elektronik berupa data komputer.
Tetapi tidak semua dokumen bisa disimpan hanya dengan komputer atau soft
copynya saja. Banyak dokumen dokumen penting yang harus dalam bentuk hard copy
atau dengan harus berbentuk cetak. Hal ini mengakibatkan perlunya sebuah pengelolaan
dokumen tersebut agar aman dan dapat dengan mudah dicari ketika dibutuhkan.
Dokumen dokumen yang bersifat resmi dan penting memerlukan pengelolaan dan
perawatan yang efektif dan efisien. Penyimpanan di media elektronik bisa saja dapat
dengan mudah dicuri oleh orang lain degan semakin majunya teknologi. Dokumen
berupa arsip yang mempunyai kekuatan hukum dan penting seperti surat kepemilikan
barang atau surat perjanjian dan juga surat resmi antar lembaga tentu saja harus
disimpan dalam bentuk asli.
Berdasarkan hal tersebut diperlukan sebuah manajemen yang baik untuk
merawat dan mengelola dokumen dokumen atau arsip tersebut. Sebelum mempelajari
bagaimana mengelola, menyimpan dan merawat arsip yang dimiliki diperlukan sebuah
dasar pengetahuan dan keahlian dalam memanage kearsipan. Untuk itu konsep dasar
mengenai manajemen kearsipan perlu dipahami agar dasar dasar mengenai bagaimana
dan apa yang dimaksud dengan kearsipan berikut cara mengelola mulai dari arsip
tersebut diperoleh, dirawat sampai dimusnahkan dapat dimengerti dan dilaksanakan
dengan baik dan benar.
BAB II
A. Pengertian Manajemen
Istilah manajemen berasal dari kata kerja to manage yang berarti kontrol. Dalam
bahasa Indonesia dapat diartikan menjadi mengendalikan, menangani atau mengelola.
Manajemen dapat dipandang sebagai ilmu dan seni. Manajemen sebagai ilmu artinya
manajemen memenuhi kriteria ilmu dan metode keilmuan yang menekankan kepada
konsep konsep, teori, prinsip dan teknik pengelolaan. Manajemen sebagai seni artinya
kemampuan pengelolaan sesuatu itu merupakan seni menciptakan (kreatif). Secara
umum pengertian manajemen adalah pengelolaan suatu pekerjaan dalam rangka
pencapaian tujuan yang telah ditentukan dengan cara menggerakkan orang lain untuk
bekerja. (Yayat M. Heruhito, 2001:1)
Luther Gulick(1930) menyatakan fungsi manajemen adalah POSDCROB,
singkatan dari Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting,
Budgeting. (Yayat M. Heruhito, 2001:19)
Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan
pengendalian kegiatan organisasi dan proses sumber daya organisasi lainnya untuk
mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan. (Alam S. 2007:127)
Dari beberapa pendapat tentang pengertian manajemen dari para ahli dapat
disimpulkan manajemen adalah mengelola dan mengorganisasi sumber daya yang ada
agar menjadi lebih baik dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan dengan
menggerakan orang lain. Mengelola atau mengatur ini bisa dilakukan dalam segala
bidang antara lain dalam bidang kearsipan dokumen dokumen baik itu dilembaga
maupun bukan lembaga.
B. Pengertian Arsip
Istilah arsip sering disamakan dengan dokumen atau surat. Pengertian
sebenarnya antara arsip dan surat berbeda. Surat merupakan salah satu arsip. Dalam UU
no 43 tahun 2009 pasal 1 ayat 2 dinyatakan bahwa Arsip adalah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
tersebut berdasarkan isi, tujuan dan lama waktu arsip tersebut. Selain itu masih ada
penggolangan arsip berdasarkan tempat dan waktu penyimpanan serta benda arsip
tersebut.
C. Fungsi Arsip
Menurut UU No.7 tahun 1971, fungsi arsip dibedakan atas dua yaitu arsip
dinamis dan arsip statis.
1. Arsip dinamis,
Dipergunakan
secara
langsung
dalam
perencanaan,
pelaksanaan,
2.
mencari
penyembuhan
dan
pencegahan.
Peneliti
cuaca
jasa
penting
bagi
keseluruhan
arsip
dinamis.
2.
Menurut Bendanya
a) Arsip primer yaitu arsip yang asli. Arsip ini bukan tindasan, bukan
karbon kopi, bukan salinan, foto copian dan bukan mikrofilmnya.
b) Arsip sekunder yaitu arsip yang berupa tindasan, fotocopi, salinan,
3.
atau microfilm.
Menurut Lamanya Penyimpanan
a) Arsip abadi merupakan arsip yang kegunaannya berlangsung untuk
waktu yang lama dan abadi seperti arsip sejarah dan lain-lain.
b) Arsip tidak abadi merupakan arsip yang kegunaannya hanya untuk
sementara
waktu
atau
hanya
pada
saat
itu
saja.
(http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/20978/4/Chapter
%20II.pdf diunduh tanggal 18 Februari 2012)
D. Pengertian Manajemen Kearsipan
Arsip yang dimiliki sebuah lembaga maupun perseorangan memerlukan sebuah
penanganan agar tetap awet dan mudah digunakan. Diperlukan manajemen yang baik
untuk mengelola arsip yang ada.
Pekerjaan atau kegiatan yang berkaitan dengan pengurusan arsip disebut
manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang
permanent.
(http://forumkuliah.wordpress.com/2009/04/17/manajemen-arsip-
dinamis/)
Sedangkan Odger(2005) mendefinisikan manajemen arsip sebagai proses
pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk
kertas maupun media elektronik. Adapun Charman(1998) mendefinisikan sebagai
proses yang menitikberatkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan, dan
pemusnahan dokumen apabila tidak lagi diperlukan. (Badri M. Sukoco, 2007:82)
Pudji Muljono(2010:3), dalam artikel online menyatakan bahwa kegiatan
manajemen kearsipan meliputi suatu siklus kehidupan arsip sejak lahir sampai mati.
Khusus untuk arsip yang tidak pernah mati karena mempunyai nilai sangat penting bagi
perkantoran akan disimpan selama-lamanya di perkantoran yang bersangkutan sebagai
arsip abadi. Sedangkan arsip dinamis yang sudah tidak diperlukan di perkantoran tetapi
mempunyai nilai nasional yang perlu dilestarikan selama-lamanya, harus dikirim ke
Arsip Nasional untuk disimpan sebagai arsip statis.
Dari beberapa pendapat ahli mengenai pengertian manajemen kearsipan tersebut
diperoleh kesimpulan manajemen kearsipan adalah
berhubungan dengan mengelola dan mengorganisasi arsip, warkat, dokumen dan lainlain. Manajemen kearsipan dilakukan mulai dari arsip tersebut ada sampai arsip tersebut
dimusnahkan. Manajemen kearsipan diperlukan agar semua arsip yang dimilki dapat
dikelola dengan baik dan dapat dengan mudah diakses ketika dibutuhkan. Pengelolaan
kearsipan diperlukan keahlian, pengetahuan dan tanggung jawab untuk melakukan
pengelolaan kearsipan dengan segala kemampuan yang dimiliki. Sehingga tujuan dapat
tercapai secara efektif dan efisien melalui manajemen kearsipan yang baik.
Dalam pengelolaan arsip dikenal tiga azas yakni azas sentralisasi, azas
desentralisasi dan azas kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi.
1) Azas sentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti penyimpanan arsip yang
dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip atau
Pusat Arsip. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang
sudah selesai diproses akan disimpan di Sentral Arsip.
2) Azas desentralisasi dalam pengelolaan arsip berarti semua unit kerja
mengelola arsipnya masing-masing. Dalam hal ini semua unit kerja dapat
menggunakan sistem penyimpanan yang sesuai dengan ketentuan unit yang
bersangkutan. Untuk organisasi yang besar dengan ruang kantor yang
terpisah-pisah letaknya, sistem penyelenggaraan arsip secara desentralisasi
sangat sesuai diterapkan.
3) Azas kombinasi dalam pengelolaan arsip berarti menggabungkan azas
sentralisasi dan desentralisasi sekaligus. Azas ini diterapkan dalam rangka
mengatasi kelemahan yang ada pada azas sentralisasi dan azas desentralisasi
yang sering dijumpai dalam pengelolaan arsip di perkantoran. Dalam
penerapan azas kombinasi, pengelolaan arsip aktif dilakukan secara
desentralisasi, sedangkan arsip inaktif dikelola secara sentralisasi.
Pengelolaan kearsipan tidak sepenuhnya tergantung pada satu azas saja. Tetapi
sering digunakan campuran dari azas azas tersebut. Hal ini disesuaikan dengan situasi
dan kondisi lembaga maupun sistem yang ada. Tidak menutup kemungkinan berbeda
arsip berbeda pula cara penanganannya. Sehingga diperlukan sistem yang memang
cocok dengan kondisi dan sifat arsip tersebut.
E. Tujuan Manajemen Kearsipan
Tujuan Kearsipan sesuai dengan Undang Undang no 17 tahun 1971 pasal 3
adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Tujuan
pengelolaan arsip menekankan pentingnya penyediaan dan pengamanan informasi yang
cepat, akurat guna pengambilan keputusan pimpinan instansi sekaligus me-minimalisasi
10
biaya operasional yang dikeluarkan. Bank Dunia (2005) menjelaskan bahwa tujuan
pengelolaan dokumen yang terintegrasi adalah:
1) Untuk menjaga dokumen maupun arsip agar dapat diakses dan
digunakan sepanjang ada nilai kegunaan.
2) Untuk membuat informasi dari dokumen dan arsip, tersedia dalam
format yang tepat, digunakan oleh orang yang tepat, dan dapat digunakan
pada saat yang tepat. (Badri M. Sukoco, 2007:82)
Dalam
Undang-Undang
Nomor
43
Tahun
2009
Tentang
Kearsipan
keamanan
arsip
sebagai
bukti
kualitas
pelayanan
publik
dalam
pengelolaan
dan
11
12
BAB II
KESIMPULAN
A. Pengertian manajemen
Manajemen dapat dipandang sebagai ilmu dan seni. Manajemen sebagai ilmu
artinya manajemen memenuhi kriteria ilmu dan metode keilmuan yang menekankan
kepada konsep konsep, teori, prinsip dan teknik pengelolaan. Manajemen sebagai seni
artinya kemampuan pengelolaan sesuatu itu merupakan seni menciptakan (kreatif).
Jadi manajemen adalah pengelolaan suatu pekerjaan dengan memanfaatkan sumber
daya yang ada untuk mencapai tujuan.
B. Pengertian arsip
Arsip adalah informasi dari suatu aktifitas yang terekam dalam suatu media
(kertas,video,kaset,media elektronik,dan lain sebagainya) yang memiliki kepentingan
dan berlangsung di dalam suatu lembaga,instansi atau perseorangan, baik itu
berbentuk tunggal atau jamak. Arsip tersebut harus dikelola dengan baik agar mudah
mencari kembali jika diperlukan. Informasi yang terkandung dalam arsip harus
dikelola dan dirawat secara teratur agar tetap mudah diakses dan didapatkan.
Ditinjau dari segi hukum dan perundangan, terdapat dua jenis arsip yaitu arsip
otentik dan arsip tidak otentik. Sedangkan dari penggunaan dibedakan menjadi
dokumen aktif dan dokumen inaktif.
C. Fungsi arsip
Menurut UU No.7 tahun 1971, fungsi arsip dibedakan atas dua yaitu arsip
dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelengggarakan kehidupan kebangsaan pada
umumnya atau arsip yang dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi Negara. Sedangkan arsip statis merupakan arsip yang tidak dipergunakan
secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi
negara. Penggolongan arsip menurut tempat penyimpanannya yaitu Arsip sentral dan
Arsip unit. Menurut Bendanya dibedakan menjadi Arsip primer dan Arsip sekunder.
Menurut lamanya penyimpanan dibedakan Arsip abadi dan Arsip tidak abadi.
D. Pengertian manajemen kearsipan
13
penyimpanan,
pemeliharaan,
pengawasan,
pemindahan,
dan
pemusnahan. Dalam pengelolaan arsip dikenal tiga azas yakni azas sentralisasi, azas
desentralisasi dan azas kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi.
E.Tujuan manajemen kearsipan
Tujuan manajemen kearsipan untuk menjamin keselamatan
bahan
14
DAFTAR PUSTAKA
Anonim. 2010. Pengertian Arsip. Artikel online http://www.duniaarsip.com/pengertianarsip diunduh tanggal 16 februari 2012
Anonim.
2009.
Manajemen
Arsip
Dinamis.
Artikel
online
http://forumkuliah.wordpress.com/2009/04/17/manajemen-arsip-dinamis/
diunduh tanggal 16 februari 2012
Anonim. 2011. Manajemen Kearsipan dalam Pengelolaan Arsip. Artikel online
http://www.duniaarsip.com/manajemen-kearsipan-dalam-pengelolaan-arsip.html
diakses tanggal 17 februari 2012 \
Anonim.
2010.
Manajemen
kearsipan.
Artikel
online
http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/20978/4/Chapter%20II.pdf
diunduh tanggal 18 Februari 2012
Alam S,. 2007. Ekonomi untuk SMA dan MA Kelas XII. Jakarta: Esis
Basir, Barthos.2007.Manajemen Kearsipan.Jakarta: PT Bumi Aksara
Badri M. Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta:
Erlangga
Pudji Muljono . 2010. Manajemen Arsip Dengan Sistem Modern . Artikel online
http://repository.ipb.ac.id/bitstream/handle/123456789/33842/KPMpjm-Artik8Manajemen%20arsip.pdf diunduh tanggal 16 februari 2012
Yayat M. Herujito . 2001 . Dasar Dasar Manajemen. Jakarta: Grasindo
Zulkifli Amsyah. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama
15