Perencanaan (Planning)

Perencanaan secara garis besar diartikan seagai proses mendefinisikan tujuan

organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkann rencana
aktivitas kerja organisasi. Pada dasarnya yang dimaksud perencanaan yaitu memberi jawaban
atas pertanyaan-pertanyaan apa (what), siapa (who), kapan (when), dimana (where),
mengapa (why), dan bagaimana (how). Jadi perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang
berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuantujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan serta programprogram yang dilakukan. Perencanaan
merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan
berjalan.
Perencanaan atau plan dapat juga diartikan sebagai dokumen yang digunakan sebagai
skema untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwa, dan
tindakan-tindakan penting lainnya. Rencana dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu,
kekhususan, dan frekuensi penggunaannya.
Berdasarkan kerangka waktunya, perencanaan dibagi menjadi 3, yaitu :
1. Rencana Jangka Pendek ( Antara 1 2 Tahun )
Seorang manajer juga mengembangkan suatu rencana jangka pendek, yang memiliki
kerangka waktu satu tahun atau kurang. Rencana jangka pendek (short-range plan) sangat
mempengaruhi aktivitas seharihari manajer. Terdapat dua jenis rencana jangka pendek.
Rencana tindakan (action plan) merealisasikan semua jenis rencana.
2. Rencana Jangka Menengah ( Antara 2 5 Tahun )
Suatu rencana yang agak bersifat sementara dan lebih mudah berubah dibanding rencana
jangka panjang. Rencana jangka menengah biasanya meliputi periode satu hingga lima tahun
dan terutama penting bagi manajer menengah dan manajer lini.
3. Rencana Jangka Panjang ( Diatas 5 Tahun )
Suatu rencana jangka panjang (long-range plan) meliputi banyak tahun, mungkin bahkan
beberapa dekade. Dan rencana jangka panjang biasanya digunakan untuk menjalankan suatu
proyek yang sangat besar yang mebutuhkan waktu yang sangat lama.
Berdasarkan bentuknya, perencanaan dibagi menjadi 3, yaitu :
1. Perencanaan Global (Global Plan)
Rencana ini berisi tentang penentuan tujuan suatu organisai secara menyeluruh, Tujuan
global ini dapat dipandang sebagai misi suatu organisasi. Dimana dalam pengembanganya
harus memperhatikan situasi dan kondisi serta perkembangan organisasi di masa mendatang.
Analisa penyusunan rencana global terdiri atas :
Strength, yaitu kekuatan yan dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan.
Weakness, memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi yang bersangkutan.
Opportunity, yaitu kesempatan terbuka yang dimiliki oleh organisasi.
Treath, yaitu tekanan dan hambatan yang dihadapi organisasi.
1

Contoh rencana jangka pendek :

Sebuah pabrik Nissan siap untuk mengganti teknologinya, manajernya memusatkan
perhatian mereka pada penggantian peralatan yang ada dengan peralatan baru secepat
mungkin dan seefisien mungkin untuk meminimalkan hilangnya waktu produksi. Dalam
banyak kasus, hal ini dapat dilakukan dalam beberapa bulan, dan produksi hanya terhenti
selama beberapa minggu. Dengan demikian, suatu rencana tindakan mengkoordinasikan
berbagai perubahan aktual pada suatu pabrik tertentu.
Contoh rencana jangka menengah :
Sebuah perusahaan mobil asal Eropa yaitu Rolls Royce dan Koenisseg, membutuhkan
waktu sekitar 2 3 tahun untuk memproduksi mobil edisi terbatas mereka yaitu Rolls Royce
Phantom dan Koeniseg Agera CCX yang merupakan maha karya (masterpiece) dari
perusahaan tersebut. Mulai dari perakitan hingga penyediaan material karena mereka tidak
menggunakan mesin robot yang jumlahnya banyak, rata-rata produksinya hanya
menggunakan tenaga manual manusia. Sehingga membutuhkan waktu yang sangat lama
untuk memproduksi mobil tersebut.
Contoh rencana jangka panjang :
Sebuah industry pesawat terbang BOEING membutuhkan waktu sekitar 13 tahun
untuk mengembangkan tipe pesawat yang diproduksinya. Pesawat BOEING pertama
melakukan produksi pada tahun 1967 yaitu pesawat Boeing 737-100. Kemudian dalam
rentang selama 13 tahun, barulah BOEING memproduksi pesawat kembangan dari Boeing
737-100 yaitu pesawat yang dikenal dengan nama Boeing 737-200 pada tahun 1980.

2. Perencanaan Strategis (Strategic Plan)

Bagian dari rencana global yang lebih terperinci. Di mana dengan menyusun kerangka
kerja yang akan di lakukan untuk mencapai rencana global, dimensi waktunya adalah jangka
panjang. Dalam pencapaianya dilakukan dengan sistem prioritas, mana yang akan di capai
terlebih dahulu.
Contoh rencana jangka pendek :
Produsen air mineral AQUA membutuhkan waktu sekitar 1 tahun untuk menentukan
kelayakan air mineral. AQUA membutuhkan waktu 1 tahun untuk meneliti mineral-mineral
apa saja yang terkandung di dalam air tersebut. Butuh penelitian yang berkesinambungan
untuk dapat menentukan apakah air tersebut layak diproduksi atau tidak, apakah air tersebut
layak untuk dikonsumsi atau tidak.
Contoh rencana jangka menengah :
Sebuah perusahaan mobil asal Jepang yaitu Toyota mengembangkan jenis produk
mobilnya yaitu jenis Avanza membutuhkan waktu sekitar 2 3 tahun untuk mengeluarkan
generasi avanza tipe lanjutan. Mereka mengeluarkan produk dengan nama yang sama tetapi
dengan perkembangan yang berbeda yaitu mulai dari model, body, dan interiornya.

Contoh rencana jangka panjang :

Perusahaan kendaraan asal Germany yaitu BMW membutuhkan waktu lebih dari 5
tahun untuk mengelurakan setiap model baru dari tiap tipe mobil yang diproduksinya. Mulai
dari mobil serie 3, serie 5 dan serie 7. Sebagai contoh, untuk mengembangkan mobil BMW
320i, BMW membutuhkan waktu sekitar 9 tahun untuk merubah model dari e36 menjadi e46.
Sungguh waktu yang cukup lama untuk perubahan dari generasi sebelumnya.

3. Perencanaan Operasional (Operational Plan)

Rencana ini meliputi perencanaan terhadap kegiatan-kegiatan operasional dan bersifat
jangka pendek.
Contoh rencana jangka pendek :
Sebuah perusahaan telekomunikasi asal amerika yaitu Apple,inc tidak perlu waktu
yang lama setiap mengembangkan produk produk yang diproduksi oleh mereka. Sebagai
contohnya perusahaan asal California ini hanya membutuhkan waktu kurang dari 6 bulan
untuk mengembangkan ponsel bernama iPhone 5 terdahulunya menjadi iPhone 5s.
Contoh rencana jangka menengah :
Sebuah perusahaan mobil Toyota yang berasal dari Jepang mengeluarkan tipe mobil
terbaru selama kurang lebih 3-4 tahun. Ia memproduksi mobil produksinya terdahulu yaitu
Toyota Corolla All New pada tahun 2001. Kemudian Toyota melakukan sebuah riset untuk
mengembangkan mobil tersebut selama kurun waktu 3-4 tahun, yang pada akhirnya pada
tahun 2004 dan 2005 perusahaan otomotif asal Jepang ini mengeluarkan generasi terbaru dari
Toyota Corolla All New terdahulunya menjadi Toyota Corolla Altis.
Contoh rencana jangka panjang :
Indonesia merencanakan pengembangan terhadap industry perkapalan di Indonesia
yang berlangsung sekitar 13 tahun. Rencana ini dimulai dari tahun 2012 dan direncanakan
akan selesai pada tahun 2025. Salah satu sasarannya, pada 2020, klaster industri perkapalan
nasional sudah mampu memproduksi kapal berkapasitas 200 ribu ton bobot mati (dead
weight tonnage/DWT)

Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal ,
mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara organisasi
agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien.
Di dalam pengorganisasian erat kaitanya dengan struktur organisasi. Struktur
Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada
suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai
tujuan.
Terdapat 3 bentuk struktur organisasi yang sangat penting di dalam manajemen, yaitu :
1. Organisasi Garis (Line Organization)
Organisasi Garis / Lini adalah suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan
wewenang langsung secara vertical dan sepenuhnya dari kepemimpinan
terhadap bawahannya.
Bentuk lini juga disebut bentuk lurus atau bentuk jalur. Bentuk ini
merupakan bentuk yang dianggap paling tua dan digunakan secara luas
pada masa perkembangan industri pertama. Organisasi Lini ini diciptakan
oleh Henry Fayol.

Gambar Struktur Organisasi Lini

2. Organisasi Garis dan Staf (Line and Staf Organization)

Organisasi Lini dan Staf adalah kombinasi dari organisasi lini dan organisasi fungsional.
Pelimpahan wewenang dalam organisasi ini berlangsung secara vertikal dari seorang atasan
pimpinan hingga pimpinan dibawahnya.
Untuk membantu kelancaran dalam mengelola organisasi tersebut seorang pimpinan
mendapat bantuan dari para staf dibawahnya. Tugas para staf disini adalah untuk membantu

memberikan pemikiran nasehat atau saran-saran, data, informasi dan pelayanan kepada
pimpinan sebagai bahan pertimbangan untuk menetapkan suatu keputusan.

Gambar Struktur Organisasi Lini dan Staff

3. Organisasi Fungsional (Functional Organization)

Organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor yaitu suatu bentuk organisasi di mana
kekuasaan pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan di bawahnya
dalam satuan bidang pekerjaan tertentu. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan
yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi
perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubunganya dengan fungsi atasan tersebut.

Gambar Struktur Organisasi Fungsional

Job Description
1. Pimpinan (Direktur)
Pimpinan atau direktur adalah seseorang yang ditunjuk untuk memimpin Perseroan
terbatas (PT). Direktur dapat seseorang yang memiliki perusahaan tersebut atau
orang profesional yang ditunjuk oleh pemilik usaha untuk menjalankan dan memimpin
perseroan terbatas. Penyebutan direktur dapat bermacam-macam, yaitu dewan manager,
dewan gubernur, atau dewan eksekutif.
Tugas seorang Pimpinan atau direktur yaitu :
1. memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan
5

2. memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian (manajer)
3. menyetujui anggaran tahunan perusahaan
4. menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan
Syarat umum untuk menjadi seorang pimpinan (Direktur) yaitu :
a) Memenuhi persyaratan menurut pasal 93 UU No. 40 Tahun 2007 tentang Perseroan
Terbatas
b) Pekerja keras, smart dan orientasi pada target, mempunyai kemampuan leadership dan
komunikasi yang baik, teliti dan tegas
c) Memiliki rasa tanggung jawab yang tinggi dan tidak di pengaruhi kepentingan pribadi
dan golongan dalam menjalankan tugas
d) Memiliki sense of business yang tinggi
e) Mampu menyusun dan melaksanakan business plan secara efektif dan efisien demi
perkembangan, kemajuan dan keuntungan perusahaan
f) Menguasai manajemen penanggulangan resiko
g) Mampu mengoperasikan komputer minimal program Microsoft Office
h) Bersedia menjadi Direksi minimal selama 5 tahun
i) Usia Calon Direktur Utama maksimal 50 tahun, Usia Calon Direktur Produksi
dan Keuangan dan Administrasi maksimal 45 tahun
j) Mampu berbahasa Inggris aktif secara lisan maupun tulisan
2. Manager Produksi
Manager produksi adalah orang yang mempunyai peran dalam mengoordinasi kan berbagai
kegiatan untuk mencapai tujuan. Untuk mengatur kegiatan ini, perlu dibuat keputusankeputusan yang berhubungna dengan usaha-usaha untuk mencapai tujuan agar barang dan
jasa yang dihasilkan sesuai dengan apa yang direncanakan.
Syarat umum untuk menjadi seorang manager adalah :

Memiliki jenjang pendidikan minimal S1

Suka dengan tantangan
Dapat bekerja secara individu maupun dalam tim
Memiliki pengalaman minimal selama 5 tahun di bidang produksi

3. Kepala Accounting
Kepala accounting adalah orang yang bertugas mengawasi dan meneliti segala kegiatan
akuntansi sebuah perusahaan dan merekap serta melakukan pengecekan dari hasil kerja para
akuntan di bawahnya.
Syarat untuk menjaadi kepala accounting adalah memiliki pendidikan minimal s1 akutansi.
4. Manajer Personalia

Manajer personalia seorang manajer dan sebagai manajer harus melaksanakan fungsifungsi dasar manajemen tanpa memperdulikan apapun hakekat fungsi operasional.
Persyaratan menjadi seorang manajer personalia yaitu :
5.

Memiliki jenjang pendidikan minimal S1

Mampu mengatur elemen perusahaan secara sistematis
Mampu bekerja sama dengan baik
Memiliki wawasan yang luas dalam dunia manajerisasi perusahaan
Berpenampilan menarik
HRD (Human Resource Department)

HRD atau Human Resource Departmen adalah suatu unit atau bagian dalam administrasi
perkantoran yang bertugas untuk mengurus atau menangani segala macam urusan yang
berhubungan dengan SDM (Sumber Daya Manusia) dalam suatu perusahaan tertentu.
Syarat yang harus dimiliki untuk menjadi seorang staf HRD yaitu :
-

Memiliki jenjang pendidikan minimal D3 / S1

Memiliki kemampuan analisis yang tinggi dalam menentukan baik tidaknya pelamar
pekerjaan
Memiliki sifat tanggung jawab yang tinggi
Mampu bekerja baik individu maupun dalam tim
Memiliki wawasan yang luas

6. Manajer Pemasaran
Manajer pemasaran adalah seseorang yang melakukan kegiatan-kegiatan pokok yang
dilakukan oleh perusahaan untuk mempertahankan kelangsungan perusahaannya, untuk
berkembang, dan untuk mendapatkan laba.
Syarat untuk menjadi seorang manajer pemasaran yang paling essensial adalah :

Mampu memasarakan produk perusahaan dengan baik

Mampu mengawasi staf di bidang marketing dengan baik
Mampu bersosialisasi dan mempunyai attitude yang baik
Mampu bersikap ramah dalam menghadapi konsumen
Mampu menciptakan strategi pemasaran dengan baik

7. Manajer Keuangan
Manajer keuangan adalah orang yang bertugas melakukan suatu kegiatan perencanaan,
penganggaran, pemeriksaan, pengelolaan, pengendalian, pencarian dan penyimpanan dana
yang dimiliki oleh suatu organisasi atau perusahaan.
Syarat yang harus dipenuhi untuk menjadi seorang manajer keuanan yaitu :
-

Jujur
Memiliki sifat bertanggung jawab yang tinggi
Mampu mengelola uang secara efektif dan efisien
Mampu melakukan kegiatan administrasi perkantoran

8. Staff
7

Staff adalah mereka yang dalam Struktur Organisasi Perusahaan menjabat jabatan yang
mempunyai kewajiban, tanggung jawab dan wewenang untuk membantu memikirkan
melaksanakan kebijaksanaan perusahaan dalam usaha mencapai dan melancarkan kemajuan
perusahaan.

Adapun kriteria Staff adalah sebagai berikut:

Staff yang termasuk dalam golongan jabatan tertentu adalah mereka yang memiliki tanggung
jawab sebagai pemikir, perencana, pelaksana dan pengendali jalannya perusahaan yang waktu
kerjanya tidak dapat dibatasi menurut waktu kerja yang ditetapkan perusahaan sesuai dengan
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
9. Worker
Worker adalah mereka yang bekerja sebagai tenaga kerja langsung (buruh atau pekerja
lapangan) dan mungkin bekerjanya sewaktu ada project, memang worker lebih berat kerjanya
bahkan system pembayarannya pun bisa sesuai dengan kerjanya yang berat .
Ciri-ciri umum knowledge worker adalah mereka haus belajar, dan terus mengembangkan
pengetahuannya, sehingga kontribusi terhadap perusahaan pun terus meningkat seiring
dengan meningkatnya pengetahuan. Tantangan utama bagi organisasi adalah bagaimana
meng-identifikasi, menarik, mengembangkan dan mempertahankan (tidak hanya fisik, tetapi
juga kinerja) dari para Knowledge Worker.

Pelaksanaan (Actuating)
Pelaksanaan / implementasi adalah proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh
seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat
menjalankan tanggungjawabnya dengan penuh kesadaran dan produktifitas yang tinggi.
Kegiatan
dalam
Fungsi
Pengarahan
dan
Implementasi
antara
lain
:
Mengimplementasikan proses kepemimpinan, pembimbingan, dan pemberian motivasi
kepada tenaga kerja agar dapat bekerja secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan.
Memberikan tugas dan penjelasan rutin mengenai pekerjaan dan menjelaskan kebijakan
yang ditetapkan.
Proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta
proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggungjawabnya dengan
penuh kesadaran dan produktifitas yang tinggi.
Pengarahkan dilakukan dengan cara memberikan informasi yang di perlukan terutama yang
berhubungna denga masalah yagn dihadapi karyawan. Pengarahan semacam ini biasanya
dilakukan untuk mengangani karyawan karywayan yang barusaja diterima sebagai
karyawan baru di perusahaan. Adapun pengarahan tersebut bisa mencakup tugas yang harus
dilakukan, cara cara yang digunakan, hubungan antar sesame karyawan, tugas
melaksanakan kegiatan dan seaagainya
8

Pengarahan dengan cara memberikan perintah yang harus dilakukan oleh bawahan. Perintah
tersebut dapat dilakukan dengan cara tertulis ataupun lisan dimana perintah tersebut perlu
untuk dimengerti secara baik oleh atasan. Jadi atasan harus dapat menyesuaikan kapan atasan
memberikan perintah secara pormal atau tertulis maupun perintah secara lisan dan kapan
atasan harus memberikan perintah yang harus dilakukan seluruh bawahan (umum) maupun
hanya bagian tertentu saja (khusus).

Pengawasan (Controlling)
Pengawasan adalah proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan
yang telah direncanakan, diorganisasikan dan diimplementasikan dapat berjalan sesuai
dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia
bisnis yang dihadapi.
Kegiatan dalam Fungsi Pengawasan dan Pengendalian antara lain :
Mengevaluasi keberhasilan dalam pencapaian tujuan dan target bisnis sesuai dengan
indikator yang telah ditetapkan. Hal ini harus secara rutin dilakukan supaya terlihat pada
point mana target yang telah tercapai dan target yang belum tercapai sehingga dapat diambil
langkahpenyelesaian.
Mengambil langkah klarifikasi dan koreksi atas penyimpangan yang mungkin ditemukan.
Langkah ini harus selalu dilakukan agar setiap kesalahan yang ada dapat segera diperbaiki.
Melakukan berbagai alternatif solusi atas berbagai masalah yang terkait dengan pencapaian
tujuan dan target bisnis
Pengawasan dapat dilakukan dengan 2 cara, yaitu secara langsung maupun secara tidak
langsung.
Pengawasan secara langsung terjadi apabila pimpinan organisasi melakukan sendiri
pengawasan terhadap kegiatan yang sedang dijalankan oleh para bawahannya..
Dalam inspeksi langsung dapat dengan peninjauan pribadi yaitu mengawasi dengan jalan
meninjau secara pribadi sehingga dapat dilihat sendiri pelaksanaan pekerjaan. Cara ini
mengandung kelemahan, menimbulkan kesan kepada bawahan bahwa mereka diamati secara
keras dan kuat sekali. Namun, ada yang berpendapat bahwa cara inilah yang terbaik, karena
melakukan kontak langsung antara atasan dan bawahan dapat dipererat. Serta, kesukaran
dalam praktek dapat dilihat lansung dan tidak dapat dikacaukan oleh pendapat bawahan
sebagaimana mungkin terselip dengan cara menerima laporan tertulis.
Pengawasan secara tidak langsung terjadi apabila pengawasan dilakukan dari jarak jauh.
Pengawasan ini dilakukan melalui laporan yang disampaikan oleh para bawahan.

Daftar Pustaka
Handoko, T. Hani. 1999. Manajemen. BPFE Yogyakarta
Stoner, James A.F. 1996. Manajemen (Terjemahan). Penerbit Erlangga Jakarta
Griffin. 2003. Pengantar Manajemen. Penerbit Erlangga Jakarta
Wirjosuparto, Sutjipto. Seri Manajemen No.76: Pokok Pokok Manajemen Modern. Jakarta:
PT. Pustaka Binaman Pressindo, 1985: hlm. 47.
Sunarto, Kamanto. Perencanaan Strategis bagi Organisasi Sosial. Jogjakarta: Pustaka
Belajar, 1999: hlm. 5-6.
T. Hani Handoko, Manajemen Personalia dan Sumberdaya Manusia , penerbit Liberty, 1985
Prof. Edwin B. Gilippo. 1988. Manajemen Personalia. Penerbit Erlangga - Jakarta
Gibson, dkk. 2012. Manajemen.Penerbit Erlangga - Jakarta

10