Supervisory

Management :
Basic Supervisory
Skill
Untuk HRD Manager
Delivered by :
Dr.Ir.J.F.X.Susanto.S.MBA.,MM

Latar belakang

Supervisor adalah ujung tombak Management.

Keberhasilan perusahaan tergantung bagaimana lini
Supervisor berperan.
Supervisor sebagai pelaksana harus memahami visi,
misi dan strategi perusahaan.
Beban supervisi Supervisor sangat berat karena
langsung berhadapan dengan pekerja.
Tangga naik ke managerial level.

Pokok-pokok bahasan

Supervisor & Management

Sikap Kerja Supervisor
Memotivasi Karyawan
Memahami Bawahan,
Tujuan & Manfaat Training
Tanggung Jawab Supervisor.

Dasar-dasar Dan Fungsi

Management
Pemimpin & Keahliannya

Vision & Mission

Tipe & Gaya Kepemimpinan

Komunikasi Dalam Pekerjaan

Membimbing Bawahan

Pendelegasian

Briefing & Coaching

Memelihara Disiplin Karyawan
Keahlian Pemimpin

Boss & Leader / Pemimpin

Menegor Bawahan

Case Study

Pandangan umum terhadap MSDM

Meningkatnya fungsi management SDM disetiap

perusahaan terutama dalam support kepada line
Managers.
Dept. SDM sering menjadi roda penggerak aktivitas
perusahaan.
Every manager is a Human Resources Manager.
Umumnya menjadi tumpuan line department untuk mensupport operational.
Tapi urusan disiplin karyawan tidak diserahkan ke
Personalia saja.

Human Resources Functions

1.

Employment

2.

Wage & Compensation Administration

3.

Industrial Relations Urusan disiplin disini.

4.

Training & Development

5.

Government Relations

6.

Employee Benefits & Facilities

Kunci sukses usaha pada aspek

pengelolaan SDM yang strategis

Sistim recruitment yang objective Remuneration system yang baik

dan terbuka
dan kompetitive
Aspek intelektual
Berorientasi pada prestasi
Penampilan karakter yang
Memotivasi untuk
positive
berkembang
Kepribadian yang positive
Training
Sistim penilaian prestasi kerja yang
Komitmen penuh dari
objective
Counselling yang effective dan
management untuk
mendidik
mengembangkan karyawan
Open system
Mengidentifikasi tenaga yang
Dilakukan secara konsisten
potential
Promosi & kepemimpinan
Training khusus bagi yang
Jelasnya jenjang karir
berpotensi
Organisasi yang dinamis

Piramid Management

Top
Managemen
t

Middle
Management

Low
Management

Management

Get things done by the

help of other people.

si
g
un
f
si
g
n
Fu

1.

Planning

- Perencanaan

2.

Staffing

- Menyediakan tenaga kerja

3.

Organizing - Mengorganisir

4.

Directing - Mengarahkan

5.

Controlling - Mengawasi

nt
e
em
g
na
a
M

Untuk menggerakan manusia agar bersedia

membantu pencapaian sasaran dan tujuan
organisasi, Management harus mempunyai
pengetahuan yang cukup mengenai :

Pola Kepemimpinan

Motivasi

Komunikasi

Tiga kemampuan managerial (1)

1. Memimpin sebagai inspirator bawahan
Memahami pandangan orang lain
Kemauan kerja yang kuat
Mawas diri
Meningkatkan semangat kelompok
Menerima tanggung jawab yang lebih besar
2. Memotivasi
Memahami kebutuhan pekerja
Membangkitkan daya dorong kerja
10

Tiga kemampuan managerial (2)

3. Menjalin komunikasi

Menyampaikan informasi kepada individu dan

kelompok secara effective

Terampil dalam berkomunikasi

Paham dalam proses berkomunikasi

Paham akan hambatan komunikasi yang vertikal

maupun horizontal

Mengerti bahasa komunikasi

Mengerti prinsip komunikasi

11

Coordinating & Controlling

Coordinating
Menyelaraskan bawahan kearah pencapaian tujuan secara
effective dan efficient.

Controlling
Tentukan standar prestasi.
Bandingkan antara progress dan standar
prestasi.
Check penyimpangan dan temukan penyebabnya.
Ambil tindakan perbaikan.

(PDCA)

12

Evaluasi

Apa yang telah dilakukan dengan baik

Apa yang tidak / belum dilakukan dengan baik

Mengeliminasi kelemahan dan kekurangan

13

Sifat-sifat pemimpin

1.

Tingkat inteligensia yang tinggi

2.

Memiliki kematangan emosionil

3.

Mempunyai dorongan kuat untuk maju

4.

Mempunyai conceptual skill

5.

Mempunyai human relations skill

14

1. Tingkat inteligensia yang tinggi

Kemampuan analisa yang kuat

Ketajaman persepsi

Pemikiran yang kritis

15

2. Memiliki kematangan emosional

dan pandangan yang luas

Stabilitas emosi

Memiliki minat yang luas

Punya kepribadian yang kuat

16

3. Mempunyai dorongan yang kuat

untuk maju

Punya motivasi dari diri sendiri (self motivation).

Lebih mementingkan penghargaan psikologis dari

pada penghargaan finansial.

Punya keingingan yang kuat untuk mewujudkan

realisasi (self actualization).

17

4. Mempunyai conseptual skill

Selalu berpikir dan bertindak secara conseptual.

Selalu melaksakan proses managerial nya menurut

fungsi-fungsi management.

Selalu menggunakan strategi yang telah dipikirkan

secara matang.

18

5. Mempunyai human relation skill

Menghargai orang lain.

Terbuka terhadap kritik dan saran.

Menghargai anak buah sebagai manusia.

19

Keahlian yang diperlukan oleh

seorang pemimpin
TOP
MANAGEMEN
T

MIDDLE
MANAGEME
NT

LOW
MANAGEME
NT

Ke
ah
(C lian
on
Ko
c
ns
e
Ke
p
ep
tu
(H ahl
a
l S tual
um ian
kil
a n be
l)
Re r-in
lat te
i on r a
Ke
s S ksi
a
(Te hli
kil
l)
ch a n
nic Te
al kni
Sk s
il l)

20

Tipe kepemimpinan menurut

W.J. Reddin
Mengenal watak pemimpin menurut orientasi-nya :

OT (Orientasi Tugas) Lebih mementingkan

pelaksanaan pekerjaan.
OP (Orientasi Pergaulan) Hasrat melakukan
hubungan yang baik dengan anak buah, kolega dan
atasan.
OE (Orientasi Efektifitas) Lebih mementingkan
penyelesaian tugas secara efektif.

21

8 Jenis Gaya Kepemimpinan

1.

Deserter (Pelarian)

2.

Missionary (Misionaris)

OP

3.

Compromised (Kompromi)

OT

OP

4.

Autocrat (Otokrat)

OT

5.

Beurocrat (Birokratis)

OE

6.

Developer (Membangun)

OP

OE

7.

Benevolent Autocrat (Otokrat Yang

Baik)

OT

OE

8.

Executive

OT

OP

OE

22

Gaya kepemimpinan yang kurang

effective

Deserter (pelarian) : Tidak memiliki orientasi apaapa atau jika memiliki orientasi itu hanya minim
sekali.
Missionary (tipe misionaris) : Hanya memiliki
orientasi pergaulan saja.
Compromiser (tipe pembuat kompromi) Memiliki
orientasi yang hanya mementingkan tugas dan
pergaulan saja, tetapi kurang memiliki orientasi
efektifitas.
Autocrat (tipe otokrat) : Memiliki orientasi yang
hanya mementingkan tugas saja.
23

Gaya kepemimpinan yang effective

Bureucrat (tipe birokrat) : Hanya mementingkan

orientasi pada efektifitas saja
Developer (tipe pembina/pembangun) : Memiliki
orientasi yang mementingkan pergaulan dan tepat guna
(efektifitas), tetapi kurang mempunyai orientasi tugas.
Benevolent autocrat (tipe otokrat yang baik) : Memiliki
orientasi pada tugas dan efektifitas saja, akan tetapi
kurang memperhatikan orientasi pergaulan.
Executive (tipe eksekutif) : Memiliki semua orientasi
pada tugas, pergaulan dan efektifitas secara penuh.
24

Perbedaan pola kepemimpinan, Boss

& Leader
Boss

Menggiring bawahan.
Bergantung pada
wewenang.
Menimbulkan rasa takut.
Selalu berkata dengan
sebutan saya.
Mencari kambing hitam
kalau ada masalah.
Tahu cara melakukan
sesuatu, tetapi tidak mau
mengajarkannya.
Selalu memberi aba-aba.

Leader / pemimpin

Melatih karyawan
Bergantung pada iktikad baik
Menimbulkan rasa hormat /
segan.
Memilih sebutan kitauntuk
pendekatan.
Mencari jalan keluar kalau
ada masalah.
Tahu cara melakukan
sesuatu dan mengajarkannya.
Selalu mengajak /
mengikutsertakan.

25

Penyesuaian gaya kepemimpinan dengan

situasi yang dihadapi
Kalau anak buah :
1. Hostile (bermusuhan)
2. Tidak / belum matang
3. Effective
4. Cakap
5. Matang

Pemimpin harus :
1. Otokratis
2. Directing (pengarahan)
3. Selling idea (beri saran)
4. Participating
5. Delegating

26

Motivasi
Keinginan yang mendorong seseorang untuk
berusaha mencapai tujuan atau sasaran.

27

Teori tentang motivasi

1.

Teori Jenjang Kebutuhan Manusia oleh A.H. Maslow.

2.

Teori Dua Faktor oleh Herzberg.

3.

Teori Harapan dari Victor H. Vroom

28

Teori Maslow
5 jenjang kebutuhan manusia
Realisasi
diri
Penghargaan

Kebutuhan

Kebersamaan

Keamanan

Faali

29

Teori Herzerg teori dua faktor :

Motivator & Pemeliharaan
1.

Motivator :

2.

Achievement (Pencapaian prestasi)

Recognition (pengakuan)
Work itself (pekerjaan itu sendiri)
Responsibility (Tanggung jawab)
Advancement (Pengembangan diri)

Pemeliharaan (Hygiene / Maintenance Factor)

Kebijakan & administrasi perusahaan

Pengawasan
Gaji
Hubungan antar manusia
Kondisi kerja
Status

30

Faktor Pemeliharaan dan

Motivator
Faktor pemeliharaan

Motivator

Yang menimbulkan
Bukan sebaliknya
ketidakpuasan kerja

Pemuas kerja

Cara pegawai diperlakukan

Kebutuhan motivasi

Kebijakan dan administrasi

Achievement

Pengawasan

Recognition

Gaji

Work itself

Kondisi kerja

Responsibility

Status

Advancement

Faktor-faktor external

Faktor-faktor internal

perusahaan

31

Teori Vroom dikembangkan oleh

Lyman W. Porter & Edward E. Lawler

Motivasi adalah suatu produk yang merupakan hasil

perpaduan antara valence (seberapa kuat keinginan
seseorang akan sesuatu) dan expectancy
(kemungkinan untuk mencapai keinginan tersebut
melalui suatu kegiatan tertentu).

Digambarkan dengan rumus berikut :

Valence >< Expectancy = Motivation

32

Valence & Expectancy

Valence : Mencerminkan keinginan seseorang

mencapai sesuatu tujuan. Dipengaruhi oleh
pengalaman, sehingga berbeda satu sama lain.

Expectancy : Keyakinan yang kuat bahwa suatu

tindakan akan diikuti oleh hasil tertentu.
Expectance adalah gabungan antara tindakan dan
hasil.

33

Cakupan nilai dari Valence dan

Expectancy

Valence
1

Expectancy

+1

+1

34

Micro & Macro Motivation

Micro motivation : Motivasi yang terkait dengan

pekerjaan didalam perusahaan (Motivasi A).

Macro motivation : Dipengaruhi oleh kondisi-kondisi

diluar perusahaan (Motivasi B).

35

Bagaimana me-motivasi
Atasan harus membantu karyawan melaksanakan
pekerjaan, tidak memaksa / menyuruh saja. Mempertemukan
kebutuhan dan kepentingan pekerjaan

Menghasilkan motivasi
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Atasan mengharapkan staff berhasil.

Buat staff merasa dirinya penting.
Berikan contoh yang baik.
Tingkatkan rasa keingintahuan dan rangsang untuk
menyumbangkan pikiran.
Jangan berdebat.
Jangan hilang kendali diri.
Belajar sebagai pendengar yang baik.
36

Metode motivasi

1.

Kenali setiap pribadi staff.

2.

Berikan staff suatu permulaan yang baik.

3.

Hargai prestasi dengan adil dan beritahu

prestasinya.

4.

Dorong partisipasi.

5.

Senantiasa didik dan latih staff.

37

Prinsip motivasi
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Mengakui bahwa kemampuan karyawan bermanfaat.

Berikan keluwesan dan pilihan.
Berikan bantuan bila diperlukan.
Berikan tanggung jawab sesuai dengan apa yang dapat
dipertanggung jawabkan.
Berikan umpan balik yang relevant secepatnya untuk
membantu meningkatkan prestasi.
Tunjukan kepercayaan pada karyawan.
Perbesar kemungkinan karyawan akan dihargai
prestasinya.
38

Bagaimana membantu karyawan

menjadi productive (1)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Adanya pelatihan yang memadai

Penghargaan untuk suatu pekerjaan yang
dilaksanakan dengan baik
Lingkungan kerja yang sesuai
Fasilitas dan bahan-bahan yang memadai
Dukungan supervisor
Management yang partisipatif
Pengawasan yang konsisten
Prioritas pekerjaan yang jelas
39

Bagaimana membantu karyawan

menjadi productive (2)
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.

Tekanan pekerjaan minimal.

Evaluasi yang terus menerus atas tugas-tugas
pekerjaan.
Kepemimpinan yang cakap dan berpengetahuan luas.
Lingkungan fisik yang menyenangkan.
Kesempatan untuk ber-inisiatif dan bereaksi.
Kepercayaan.
Pemakaian saran-saran yang membangun.

40

Tugas pokok supervisory staff

Memberikan supervisi terhadap pekerjaan dan

pekerja.

Membuat setiap pekerjaan diselesaikan, melalui

bawahan (getting works done by the help of subordinates).

Lebih banyak melakukan tugas dalam tahap proses

management yang dinamis.

42

Modern Supervisor

Educated
Well trained
Dedicative
Efficient
Productive
Quality minded
Result oriented

Bersikap professional

(berpendidikan)
(terlatih baik)
(pengabdian tinggi)

(memperhatikan mutu)
(orientasi pada hasil)

43

Sebagai Supervisor diperlukan

kemampuan dan sikap :

Ahli bekerjasama.

Effective menggunakan orang lain.

Memperhatikan kebutuhan bawahan.

Pengorbanan yang minimum.

Punya good will.

Sikap yang harmonis.

44

Visi Supervisor

Mengerti tujuan perusahaan.

Mengerti tugas pokok & fungsi jabatan (job function).

Mengerti tanggung jawab dan job masing-masing.

Mengerti peranan dalam organisasi perusahaan.

Mengerti mengenai kewajiban & hak.

45

Misi perusahaan

Mencari keuntungan / laba.

Tanggung jawab kepada pemegang saham.

Memenuhi kewajiban kepada pemerintah (pajak,

devisa, pad).

Penyerapan tenaga kerja.

Meningkatkan kesejahteraan karyawan.

Tanggung jawab kepada lingkungan dan masyarakat.

46

Sikap kerja Supervisor

Terhadap atasan bersifat pertanggung jawab atas

kinerja.

Terhadap bawahan menunjukan kepemimpinan

yang menyenangkan.

Terhadap rekan selevel bersifat kordinasi

horizontal.

Berusaha membentuk team work yang kuat di

departement-nya.
47

Sikap kerja Supervisor kepada atasan

(nilailah diri anda secara jujur)
Tidak membalik proses
pendelegasian

Tidak mencari kambing

hitam

Selalu berpikiran
positive

Tidak membawa kesulitan Tidak sering berdebat

Mengambil waktu atasan
pribadi kepada atasan
yang tidak perlu dengan terlalu banyak
atasan
Tidak campur tangan
dalam urusan orang lain

Dapat diandalkan
terutama disaat genting

Melaporkan kinerja
secara up to date,
lengkap dan objective

Memahami benar
pekerjaan anda

Tidak melanggar garis

wewenang (hirarki
organisasi)

Bersikap mendukung
kebijaksanaan atasan

48

Sikap kerja Supervisor kepada bawahan

Menciptakan team work yang kuat
dan tepat dalam pembagian tugastugas

Memahami pribadi karyawan.

Membuat keputusan kerja bukan

keputusan yang sifatnya pribadi.

Paham akan kebutuhan karyawan.

Konsisten dalam bertindak dan

mengambil keputusan.

Menjelaskan alasan serta hubungan

pekerjaan yang dibebankan kepada
bawahan.

49

Sikap kerja Supervisor kepada rekan

selevel
Menekankan pada
kerjasama dan
kordinasi.

Hubungan berdasarkan
saling percaya.

Saling menghargai dan

saling menghormati.

Tumbuh rasa saling

memiliki dan terkait
satu sama lain.

Harga diri diakui /

terpelihara.

Sama-sama ikut
bertanggung jawab,
tidak melempar
tanggung jawab.

Banyak pihak yang ikut

memikirkan masalah

50

Pelanduk ditengah
Management
Cegah pemborosan
Tegakan disiplin
Laksanakan pekerjaan
sesuai dengan rencana /
jadwal
Loyal dan berprestasi
maksimal

Pekerja
Menunjukan sikap yang baik
Tidak menyulitkan
Menyampaikan tuntutan
pekerja kepada
Management

51

Secara umum manfaat training

diperusahaan adalah :

Meningkatkan pergertian serta kesadaran karyawan atas

aspek keselamatan kerja.
Memberikan latihan agar karyawan mengerti bagaimana
berkomunikasi dengan rekan sekerja, pelanggan dan
masyarakat luas.
Meningkatkan skill dan knowledge karyawan dalam bidang
pekerjaannya masing-masing.
Membentuk kemampuan multi skill dari karyawankaryawan tertentu. Maksudnya adalah agar karyawan
tidak hanya mampu menguasai satu pekerjaan saja, tapi
dilatih untuk bisa mengerjakan jenis pekerjaan lain yang
belum pernah dilakukannya. Mereka diberi pelatihan
khusus sehingga dapat berfungsi ganda dalam
pekerjaanya.
52

Secara umum manfaat training

diperusahaan adalah :

Membentuk disiplin (tepat waktu, menjaga kebersihan

tempat kerja) dan sikap kerja yang lebih baik serta bisa
bekerjasama.
Meningkatkan leadership, supervisory dan managerial
skill karyawan.
Memberikan kesempatan agar setiap karyawan dapat
berkembang dan bersaing untuk mencapai jenjang karir
yang lebih tinggi.
Guna penghematan biaya (cost effectiveness) produksi.
Meningkatkan produktivitas.
Mengurangi jumlah production waste.
53

Secara umum manfaat training

diperusahaan adalah :

Melatih mengenai time effectiveness, yaitu

pelatihan agar karyawan menghargai waktu, belajar
menggunakan waktu se-effisien dan se-effektif
mungkin dengan tetap meningkatkan produktivitas.
Guna mencapai jenjang karir yang lebih tinggi.
Untuk menciptakan sesuatu invention / creativity.
Efficiency dalam pemakaian bahan.
Dengan maksud mengurangi jumlah tenaga kerja/work
force.

54

Lebih jauh tentang

kepribadian supervisory staff
Apa yang dibutuhkan?
1.
2.
3.

Pemikiran yang selalu ber-orientasi Management.

Kecakapan memimpin.
Pengetahuan mengenai pekerjaan.

55

Tugas dan tanggung jawab

Supervisor dewasa ini.
77MM::
Man
Man
Money
Money
Material
Material
Machine
Machine
Methode
Methode
Market
Market
Measurement
Measurement

1.

Produksi

2.

Biaya

3.

Mutu

4.

Metode kerja

5.

Moral karyawan

6.

Pelatihan dan pengembangan karyawan

7.

Keselamatan kerja

56

Supervisor yang diharapkan

perusahaan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.

Memikul tanggung jawab sendiri, tidak lari dari

tanggung jawab.
Membina hubungan baik dengan teman sekerja.
Bersifat adil tetapi berpegang pada disiplin.
Menguasai pekerjaan.
Tidak menekan bawahan dengan pekerjaan.
Bersedia bekerja sama.
Berpegang pada batas waktu penyelesaian.
Dapat dipercaya ucapan dan sikapnya.
Pelatih yang sabar & penghubung yang baik.
Membela anak buah.
Yakin akan kemampuannya.

57

Yang diharapkan dari Supervisor

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Memperhatikan lingkungan sekitar pekerjaan.

Membuat penugasan secara tepat.
Memprioritaskan tugas-tugas.
Melaksanakan pendelegasian.
Memberikan pelatihan pada karyawan.
Mengatur dan merencanakan waktu kerja.
Mengamati kemampuan karyawan.
Memberikan contoh untuk memperbaiki pekerjaan
staff.
Memberikan pujian secara tulus.
58

Aturan-aturan dasar untuk

melaksanakan pekerjaan

1.
2.
3.
4.
5.

Punya rasa memiliki

Mengetahui apa yang sedang terjadi
Bekerja keras
Kontrol yang ketat
Menghadapi kenyataan

59

Mendapatkan dukungan sebagai

Supervisor yang baru
1.

2.

Hubungan dengan bawahan :

Selalu hargai bawahan
Beri contoh yang baik :
Kerja tepat waktu, jangan lama makan siang
Hindari gossip
Berikan penghargaan
Kritik hanya untuk masalah yang tepat
Hubungan dengan atasan
Setia pada atasan
Ciptakan komunikasi yang jujur dengan atasan
Temui atasan apabila perlu bantuan
60

Memperoleh dan mempertahankan rasa

hormat staff anda (1)
1.

Berusaha keras mengembangkan pengetahuan anda atas

semua prosedur yang anda awasi.

2.

Berikan jawaban sejujurnya.

3.

Bersikap professional.

4.

Tetap tenang menghadapi kesulitan.

5.

Tunjukan bahwa anda menghargai waktu mereka.

6.

Selalu dengarkan dengan penuh perhatian, walau

bagaimanapun perasaan anda.
61

Memperoleh dan mempertahankan rasa

hormat staff anda (2)
7.

Jaga ketat kebiasaan-kebiasaan diri anda.

8.

Penuhi setiap janji yang anda berikan pada mereka.

9.

Jangan sekali-sekali pilih kasih.

10.

Dukung karyawan semampu anda.

11.

Batasi humor dan canda dengan bawahan.

12.

Kembangkan dan tunjukan rasa hormat pada

bawahan.

62

Senyum bentuk lain dari

teknik pengawasan
1.

Tidak perlu biaya, bahkan menciptakan keuntungan besar.

2.

Akan memperkaya orang yang menerima tanpa merugikan yang

memberi.

3.

Terjadi hanya dalam sekejab, tapi meninggalkan kesan yang

lama.

4.

Menciptakan kebahagian bersama, sangat membantu dalam

proses motivasi

5.

Sebagai tempat istirahat bagi yang keletihan, memberi sinar

dalam kesedihan dan penangkal dalam kesulitan.

6.

Tidak ada orang yang merasa kaya tanpa senyum, tidak ada orang
merasa miskin sekali karena masih memiliki senyum.

63

Bagaimana karyawan
menerima anda (1)
1.

Mudah diajak bicara

2.

Mencoba untuk melihat ide-ide dari mereka,

walaupun bertentangan dengan ide anda sendiri

3.

Mencoba membantu mereka memahami pekerjaan

dan tujuan perusahaan

4.

Menyampaikan semua informasi

5.

Miliki prestasi kerja dengan keteladanan, standar dan

perharapan yang tetap tinggi.

6.

Miliki kemampuan teknis bidang anda

64

Bagaimana karyawan
menerima anda (2)
7.

Mencoba mendorong untuk mencari cara-cara kerja

baru.

8.

Menerima kesalahan dan kegagalan dalam

bertindak untuk menghindari kesalahan yang sama.

9.

Memberikan penghargaan dan pengakuan terhadap

prestasi kerja karyawan.

65

Pedoman memahami bawahan (1)

1.

2.

Jadilah orang terbaik sejauh anda bisa

Ketahui diri dan tingkah laku anda.
Hubungan antar manusia timbal balik, apa yang
anda peroleh tergantung apa yang anda berikan.
Anda dapat meningkatkan hubungan dengan
setiap orang bila anda menginginkan.
Ciptakan suasana lingkungan yang mendorong
kepuasan kerja dalam unit kerja anda.
Jadilah pemimpin didepan, bukan dibagian
belakang mendorong anggota kelompok.
66

Pedoman memahami bawahan (2)

3.

4.

Dapatkan wewenang tanpa menindas bawahan.

Bantu bawahan untuk mencapai kemampuan
puncaknya.
Beri kesempatan karyawan untuk berkembang.
Kewenangan yang diperoleh bukan pemberian.
Cegah masalah sedapat mungkin dalam batas kemampuan
manusia.
Lihat kedepan, rencanakan dan ketahui dimana anda
berada dan kemana anda pergi.
Tekankan pada pencegahan masalah bukan pada
pemecahan masalah.
Belajarlah untuk mencegah masalah karena mereka
selalu muncul pada setiap pengawasan.
67

Pedoman memahami bawahan (3)

5.

6.

Usahakan selalu pikiran yang terbuka.

Kemajuan dan perbaikan tergantung pada perubahan.
Pengarahan karyawan, dorong ide-ide dan kontribusi
yang baru.
Rubah rencana untuk mengatasi hambatan.
Beri pujian atas prestasi yang dicapai.
Beri dorongan, biarkan karyawan mengetahui bahwa
prestasi mereka dihargai.
Cepat dan bersungguh-sungguhlah dalam anda
memberikan pujian bila diperlukan.
68

Pedoman memahami bawahan (4)

7.

Usahakan agar karyawan merasa dirinya dibutuhkan.

Sumber daya manusia adalah penting bagi setiap
perusahaan.
Hargailah perasaan karyawan yang ingin
memberikan kontribusi dan dianggap penting dalam
kegiatan yang dilaksanakan.

69

Tips dalam berkomunikasi

K

Kontak pertama anda akan mengesankan

bagi siapapun lawan anda berkomunikasi.

Imbangi selalu lawan berkomunikasi anda

dengan pengetahuan yang setara agar
komunikasi bisa nyambung.

Orang lain akan menghargai kita karena

kepercayaan

Kembangkan kemampuan komunikasi anda

setiap saat terutama dalam menguasai
peralatan komunikasi modern

Menjaga perasaan orang lain penting

sekali dalam setiap komunikasi.

Analisa singkat lawan anda berkomunikasi

dengan : what, who, where, when, why dan
how.

Umpan balik kepada lawan kita

berkomunikasi penting untuk
meningkatkan kepercayaan kepada kita.

Senyum anda akan menyejukan lawan anda

berkomunikasi dan sekaligus anda dapat
menempatkan diri didekatnya.

Niatkan dalam hati bahwa anda selalu

mencari teman bukan musuh.

Inisiatif anda mendahului dalam proses

komunikasi menempatkan anda selangkah
didepan.

70

Komunikasi yang effective

1.

Komunikasi 2 arah

2.

Pikirkan sebelum menulis atau bicara

Mengapa?

Apa?

Tujuannya apa?

Siapa pendengar / penerima?

3.

Gunakan kata-kata yang jelas dan saling dipahami

4.

Lakukan empathy

5.

Ciptakan kelanjutannya
71

Delegasi
Pedoman bagi keberhasilan delegasi
1.

Tunjukan tugas yang akan didelegasikan

2.

Pilih orang terbaik

3.

Persiapkan bawahan anda

4.

Perjelas pengarahan

5.

Pecahkan masalah pengendalian

6.

Proyeksikan penyelesaiannya

72

Kualitas dan keterampilan

diperlukan dalam pendelegasian
1.

Ketahui perbedaan antara pekerjaan anda &

pekerjaan saya

2.

Perkirakan tugas yang akan diberikan

3.

Pastikan adanya pengendalian yang baik

4.

Pastikan batas-batas kewenangan

5.

Beritahukan karyawan tindak lanjut yang bagaimana

yang dia inginkan

6.

Jadikan delegasi suatu kesempatan untuk melakukan

komunikasi 2 arah
73

Teknik membimbing dan

mengarahkan bawahan

Coaching & briefing

Atasan yang aktif
Mengembangkan pengetahuan dan keterampilan bawahan
ditempat kerja
Menggali potensi bawahan
Counselling bawahan yang aktif
Membantu bawahan memecahkan persoalannya termasuk
yang bersifat pribadi

74

Prinsip-prinsip dasar coaching

Pengembangan individu sebagian besar terjadi

ditempat kerja

Tuntutan berprestasi bisa dipenuhi dari belajar

tentang pelaksanaan kerja

Atasan sebagai coach mempengaruhi dalam

penetapan sasaran pekerjaan

Informasi untuk pengendalian harus tersedia

Frekuensi kontak informal antar individu terus

ditingkatkan
75

Mengapa sering tidak dilakukan?

Dianggap sepele.

Dianggap kontribusinya kecil untuk. peningkatan

pertumbuhan.

76

Coaching

Membantu bawahan belajar dari pelaksanaan pekerjaan

/ kegiatan sehari-hari.

Proses sadar dan terencana untuk memberikan nilai

tambah pada pengalaman kerja bawahan.

Penting, baik untuk mempertahankan maupun

meningkatkan prestrasi.

77

Bagaimana anda memberikan

coaching

Persiapan :
Identifikasi kebutuhan dan sasaran.
Kapan dilakukan coaching.
Kewenangan yang diperlukan.

Diskusi singkat dan kesepakatan.

Menyelesaikan dan memantau tugas / pekerjaan.

Diskusi tinjauan ulang.

Mempraktekan apa yang telah dipelajari.

Apakah diperlukan coaching lebih lanjut.

Bila ya, mulai lagi dari langkah awal.

78

Siapa yang harus memberi coaching

Pemberi coaching ideal-nya adalah :
Ahli dalam bidangnya
Memiliki kualifikasi formal
Cakap berkomunikasi
Cukup menghimpun informasi
Posisi otoritas
Percaya diri
Pendekatan secara metodis
People oriented (minat membantu mengembangkan
orang lain)
Selalu ingin belajar
Membina hubungan baik dengan bawahan
79

Kapan coaching diberikan

Dalam situasi dimana :

Prestasi individu/kelompok dibawah standard
Unit kerja tidak mencapai target
Seseorang memulai pekerjaan baru, menangani tugas
baru atau proyek baru
Terjadi perubahan mengenai :
Metode & proses
Peralatan
Prosedur

Perusahaan menangani kontrak baru yang potensial

menghasilkan laba.
Terjadi masalah-masalah sebagai akibat kegagalan meraih
laba.
80

Briefing

Mengapa penting ???

Mencapai hasil melalui bawahan
Penegasan tugas-tugas
Menciptakan komitmen dan kerjasama
Membentuk team work

Fungsi floor management dalam komunikasi

81

6 prinsip dasar briefing

Berhadapan langsung.
Dalam kelompok kecil, maksimum 15 orang.
Dilakukan oleh team Leader.
Secara regular / teratur.
Relevant
Di-monitor

82

Bagaimana anda melakukan briefing

Tulis isi briefing pada catatan kecil

Sambut team dengan ramah
Catat yang tidak hadir
Beritahu kalau anggota team bisa bertanya
Sampaikan secara ringkas, bukan diskusi
Secara terbuka
Jarak agak dekat
Tutup dengan Selamat Bekerja

83

10 langkah untuk keberhasilan

penyelesaian perselisihan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

Tentukan permasalahan
Perjelas bukti-bukti
Susun kejadian-kejadian yang kritis
Hindari kemarahan
Jaga perundingan berjalan dengan baik
Tentukan penyelesaian yang baik
Tekankan kesepakatan
Teliti perselisihan pendapat
Anjurkan pertukaran peran
Usulkan penyelesaian

84

Pemeliharaan disiplin
10 pedoman untuk memelihara disiplin (1)
1. Buatlah perintah-perintah sederhana dan dapat
dimengerti.
2. Pahami peraturan.
3. Bertindaklah secara cepat terhadap pelanggaran.
4. Kumpulkan semua bukti.
5. Berikan para karyawan kesempatan untuk
menjelaskan.

85

Pemeliharaan disiplin
10 pedoman untuk memelihara disiplin (2)
6. Putuskan tindakan apa yang akan diambil.

Pahami prinsip-prinsip disiplin yang bersifat perbaikan.

Tentukan pelanggaran berat atau ringan
Tentukan ketentuan mana yang dilanggar.
Pertimbangkan bukti-bukti yang ada.
Putuskan untuk melakukan penundaan atau melaksanakan
dengan segera hukuman yang diberikan.

7. Ambilah tindakan disipliner.

8. Hindari kebijakan lepas tangan.
9. Perhatikan prosedur yang mengatur masalah disipliner.
10. Buat catatan.
86

7 kesalahan fatal dalam memberikan

tegoran
1.
2.
3.
4.
5.

Kesalahan memperoleh bukti-bukti.

Bertindak dalam keadaan marah.
Membiarkan orang bebas melakukan kesalahan.
Tidak menerima informasi dari pihak orang lain.
Merubah keputusan yang telah diambil, laksanakan
terus jika anda merasa benar.
6. Salah menyimpan catatan karyawan.
7. Menyembunyikan dendam.

87

Bilamana suatu tegoran diperlukan :

1.
2.
3.
4.
5.

Kendalikan sikap anda.

Bicara secara pribadi dengan pelanggar.
Dapatkan penjelasan dari pihak pelanggar.
Berbuat tegas tetapi adil.
Perlihatkan kepercayaan terhadap kemampuan
pelanggar untuk menjadi lebih baik.

88

9 cara merubah orang tanpa melukai

perasaan atau menimbulkan dendam (1)
1. Mulai dengan pujian yang tulus.
2. Berikan perhatian kepada kesalahan orang secara
tidak langsung.
3. Ceritakan kesalahan anda sendiri terlebih dulu.
4. Ajukan pertanyaan sebagai ganti pemberian perintah
yang langsung.
5. Beri kesempatan orang lain untuk menyelamatkan
mukanya.

89

9 cara merubah orang tanpa melukai perasaan

atau menimbulkan dendam (2)
6.
7.
8.
9.

Berikan pujian sepenuh hati untuk setiap perbaikan.

Biarkan orang lain menikmati reputasi baiknya.
Beri dorongan bahwa kesalahan mudah diperbaiki.
Buat orang lain merasa bahagia melaksanakan hal-hal
yang anda sarankan.

90

Suatu hal yang paling sulit didunia ini

adalah untuk mengakui kesalahan kita.
Tidak ada yang lebih membantu
menyelesaikan masalah dari pada
mengaku secara jujur kesalahan
yang kita perbuat.

91