Oleh :
Selain dua pabrik tepung terigu, Bogasari juga memiliki tiga divisi lain: divisi
Pasta, dan dua divisi penunjang, yaitu kemasan (dahulu disebut Divisi Tekstil) dan
Maritime. Pabrik Pasta didirikan pada Desember 1991 dengan kapasitas produksi
60.000 mt per tahun. Produk yang dihasilkan adalah “Long Pasta” dan “Short Pasta”,
dan hampir 80% ditujukan untuk pasaran ekspor. Divisi Kemasan Bogasari didirikan
pada tahun 1977 di Citeureup, Jawa Barat yang memproduksi kebutuhan kantong
terigu untuk kedua pabrik tepung terigu tersebut. Sedangkan untuk menjamin
kelangsungan persediaan gandum, Divisi Maritim Bogasari mengoperasikan tiga
kapal angkut gandum dan tiga buah kapal tongkang untuk pelayaran antar pulau.
Kapal-kapal ini telah memperoleh penghargaan internasional AMVER (Automated
Mutual Assistance Vessel Rescue).
Pabrik Jakarta memiliki dua dermaga, salah satunya selesai dibangun awal
tahun 1997 dan termasuk yang terbaik di dunia mampu menangani jenis kapal ukuran
Panamax. Sedangkan Pabrik Surabaya memiliki satu dermaga. Ketiga dermaga ini
mampu menyediakan jasa bongkar muat tidak hanya untuk gandum, tapi juga untuk
segala jenis komoditas biji-bijian (Grain). Milling Training Center merupakan pusat
pelatihan bagi calon “miller” baik untuk internal maupun eksternal.
Berdasarkan hal diatas dapat dilihat bahwa Bogasari Flour Mills memiliki alur
supply chain yang menarik untuk dibahas. Sebab supply chain Bogasari Flour Mills
melibatkan pihak-pihak dari dalam negeri maupun luar negeri, karena bahan baku
gandum seluruhnya di ekspor dari luar negeri. Dalam bahasan yang akan dibahas
TINJAUAN PUSTAKA
1. Supply Chain
Supply Chain Management adalah koordinasi dari bahan, informasi dan arus
keuangan antara perusahaan yang berpartisipasi Supply Chain Management bisa juga
berarti seluruh jenis kegiatan komoditas dasar hingga penjualan produk akhir ke
konsumen untuk mendaur ulang produk yang sudah dipakai.
• Arus material melibatkan arus produk fisik dari pemasok sampai konsumen
melalui rantai, sama baiknya dengan arus balik dari retur produk, layanan, daur
ulang dan pembuangan.
Menurut Turban, Rainer, Porter terdapat 3 macam komponen rantai suplai, yaitu:
Bagian upstream (hulu) supply chain meliputi aktivitas dari suatu perusahaan
manufaktur dengan para penyalurannya (yang mana dapat manufaktur,
assembler, atau kedua-duanya) dan koneksi mereka kepada pada penyalur
mereka (para penyalur second-trier). Hubungan para penyalur dapat diperluas
kepada beberapa strata, semua jalan dari asal material (contohnya bijih
tambang, pertumbuhan tanaman). Di dalam upstream supply chain, aktivitas
yang utama adalah pengadaan.
MASALAH
Bahan baku berupa gandum didatangkan dari dari berbagai negara di dunia,
yaitu antara lain Australia, Canada, Amerika Serikat, Argentina, India, dan Arab.
Sedangkan untuk bahan baku berupa packaging yang terdiri dari kantong 25 Kg dan
wrapper 1 Kg didatangkan dari dalam negeri. Jumlah supplier packaging-nya ada
sepuluh supplier yang berasal dari berbagai kota di pulau Jawa, seperti Jakarta,
Citerep, Kudus, dan Surabaya. Gandum yang berasal dari berbagai negara itu dikirim
dengan kapal laut. Pembelian bahan baku berupa gandum diatur oleh Bogasari Flour
Mills Jakarta. Sedangkan bahan baku berupa packaging sepenuhnya diatur oleh
Bogasari Flour Mills Surabaya. Bahan baku berupa gandum yang datang akan
disimpan di dalam Wheat Sillo dan bahan baku berupa packaging akan disimpan di
Empty Bag Store (EBS).
Dalam kegiatan supply chain Bogasari Flour Mills terjadi sebuah alur bisnis
di dalam internal perusahaan tersebut. Setiap distributor maupun industri yang ingin
member produk Bogasari Flour Mills akan mengeluarkan Purchase Order yang akan
dikirimkan kepada pihak marketing Bogasari Flour Mills. Kemudian marketing akan
menyerahkan Purchase Order tersebut untuk diproses di Sales Administrator. Sales
Administrator akan mengeluarkan Delivery Order yang akan diberikan kepada pihak
distributor maupun industri. Distributor juga akan menerbitkan sebuah Sub Delivery
Order dalam setiap pengambilan tepung terigu dari Bogasari Flour Mills. Adanya
Sub Delivery Order ini karena dalam pengambilan barang ke Bogasari Flour Mills,
distributor tidak mengambil jumlah pesanan sekaligus, melainkan dipecah-pacah
menjadi beberapa kali pengambilan pesanan. Sub Delivery Order tersebut akan
Marketing akan selalu menginformasikan kepada pihak PPC setiap kali ada
Purchase Order yang masuk. Hal ini bertujuan agar pihak PPC dapat mengontrol
kebutuhan kantong di Empty Bag Store (EBS), mengontrol jadwal produksi, dan juga
megontrol inventori di Finish Product Store . PPC juga akan mengontrol inventori
gandum yang ada di Wheat Sillo. PPC juga memiliki tugas dalam melakukan
forecasting kebutuhan gandum dan menginformasikannya kepada pihak Purchasing
Bogasari Flour Mills Jakarta. Gandum yang datang dari berbagai negara tersebut akan
disimpan di Wheat Sillo, yang kemudian di transfer ke Mill sesuai kebutuhan
produksi. Berikut merupakan data kedatangan gandum di Wheat Sillo dari bulan April
sampai September.
ANALISIS
1. Complain
Berdasarkan data diatas terdapat banyak masalah yang dapat ditemukan. Jika
dilihat dari data komplain pelanggan dari tahun 1999 hingga 2001 nampak bahwa
manajemen Bogasari Flour Mills kurang konsisten dalam menjaga kualitas
barangnya. Pembenahan kualitas nampaknya terjadi ketika terjadi banyak komplain
yang diterima setelah komplain untuk masalah tersebut berhasil diatasi konsistensi
dalam mempertahankan perbaikan yang telah dilakukan kurang dilakukan. Hal
tersebut terlihat dari data komplain masalah berat, basah dan masalah lain-lain. Untuk
mengatasi masalah ini yang dapat dilakukan oleh Bogasari Flour Mills adalah
mencoba untuk konsisten terhadap perbaikan kualitas produk dan service kepada
costumer. Untuk perbaikan yang telah dilakukan hendaknya selalu dijaga sehingga
masalah yang telah diperbaiki tidak timbul kembali.
Untuk mewujudkan hal tersebut yang dapat dilakukan oleh Bogasari Flour
Mills adalah melakukan managing terhadap karyawannya. Sumber daya manusia
merupakan hal yang sangat perlu diperhatikan dalam implementasi suatu strategi,
karena sumber daya manusialah yang menjadi ujung tombak keberhasilan dari
implementasi tersebut. Hal inilah yang membuat perlunya Bogasari Flour Mills
melakukan training dan pembinaan yang cukup terhadap kompetensi dan keahlian
2. Ordering
Dari data kedatangan gandum di Wheat Sillo dari bulan April sampai
September 2008, terlihat bahwa dari semua pemesanan yang dilakukan yang sampai
sesuai jadwal hanyalah pesanan pada tanggal 1 Juni, 14 juni dan 21 September,
selebihnya selalu mengalami keterlambatan. Bahkan pesanan tanggal 17 Maret, 20
Maret dan 11 Juli mengalami keterlambatan hingga lebih dari setengah bulan,
padahal pesanan pada tanggal 20 Maret memiliki kuantitas bahan baku yang cukup
banyak yaitu 22.000 ton. Selain itu masalah kuantitas pesan juga mengalami masalah
karena hanya pesanan dengan jadwal kedatangan tanggal 1 Juni dan 10 Agustus yang
sesuai dengan pesanan, sedangkan kuantitas pesanan lainnya tidak sesuai dengan
pesan. Bahkan pada pesanan dengan jadwal kedatangan tanggal 12 September
mengalami selisih kekurangan pesanan sebanyak 1.078,402 ton. Nampaknya kejadian
tersebut mungkin terjadi akibat kesalahan pemilihan supplier karena supplier yang
dipilih mungkin kurang professional karena selain kekurangan pesanan yang terjadi,
juga terdapat keanehan karena pesanan dengan jadwal kedatangan tanggal 14 Agustus
mengalami kelebihan kuantitas sebesar 202,046 ton. Dari hal tersebutlah dapat dilihat
kurang professionalnya supplier yang dipilih oleh Bogasari Flour Mills Jakarta.
Selain itu masalah hubungan dengan supplier juga dapat mempengaruhi kejadian
diatas karena jika kita memiliki masalah dengan supplier maka penanganan terhadap
pesanan yang kita lakukan akan kurang diperhaikan.
Untuk itu Bogasari Flour Mills perlu melakuakan periodic inventory policy
review. Kebijakan disini misalnya kebijakan mengenai tingkat pemesanan kembali.
Adanya evaluasi terhadap kebijakan persediaan, dimana evaluasi ini disesuaikan
dengan kebutuhan yang ada. Pembelian bahan baku sesuai dengan proporsi
kebutuhan pelanggan. Dengan melakukan hal ini juga Bogasari Flour Mills dapat
memantau kinerja supplier yang ada sehingga dapat dilakukan tindakan cepat kepada
supplier yang kurang performanya untuk segera diselesaikan dengan melakukannya
seleksi terhadap supplier yang ada. Sehingga masalah order tidak berulang-ulang
terjadi. Dengan demikian maka akan nampak adanya usaha yang dilakukan oleh
Bogasari Flour Mills untuk mendapatkan barang dengan harga dan kualitas yang
bagus,. Selain itu perlu dilakukan juga sentralisasi inventory. Sentralisasi disini
bukan dalam pengertian fisik, tetapi lebih kearah perencanaan yang terintegrasi dari
keseluruhan mata rantai mengenai persediaan bahan baku, dimana dalam kondisi
yang ideal informasi kebutuhan persediaan bahan baku berasal dari berbagai
departemen, baik departemen pemasaran maupun produksi. Pengukurannya dilihat
pada rapat koordinasi yang terjadi sampai implementasi dari koordinasi tersebut yang
mengarah pada perencanaan pengadaan bahan baku.
3. Production
bags mencapai lebih dari 10% dari seluruh packing. Selain masalah proses packing
jika ditinjau dari efisiensi pemanfaatan bahan baku (gandum) dalam proses produksi
juga terdapat masalah. Masalah tersebut dapat dilihat dari data yield (rasio
perbandingan antara output dan input) produksi tiap merk produk Bogasari Flour
Mills.
Dari data tersebut jika dilakukan kalkulasi didapatkan yield rata-rata bulan
April adalah sebesar 0.76425, yield rata-rata bulan Mei adalah 0.77552, yield rata-rata
bulan Juni adalah 0.7572, yield rata-rata bulan Juni adalah 0.76233, yield rata-rata
bulan Agustus adalah 0.7613, yield rata-rata bulan September adalah 0.76304.
Berdasarkan hal tersebut maka diperoleh nilai absolute dari yield tiap bulan adalah
sebesar 0.76394. Berdasarkan hasil tersebut dapat diinterpretasikan bahwa dalam
kegiatan produksinya Bogasari Flour Mills hanya menggunakan bahan baku yang
dibelinya untuk dijadika produk tiap bulannya yaitu hanya 76,394% saja berarti
terdapat 23,606% dari bahan baku (input) yang belum dimanfaatkan dengan
4. Inventory
Berdasarkan data inventori di Finish Product Store dari bulan April sampai
September terlihat bahwa untuk produk dalam kemasan 25 Kg sering kali terjadi
perbedaan data antara keadan fisisk dan catatan yang dimiliki oleh Bogasari Flour
Mills. Perbedaan yang terjadi dalam waktu tertentu terlihat cukup menghawatirkan,
seperti terlihat pada data inventori produk merk E pada bulan Agustus terdapat selisih
kekurangan produk sebesar 420 buah, selain pada data tersebut pada data merk B25
dan C25 pada bulan Mei, data merk D25 pada bulan Juni, data merk E pada bulan
Juli, data merk B25 pada bulan Agustus, dan data merk C25 pada bulan September
juga mengalami selisih kekurangan produk. Selisish kekurangan produk ini menjadi
sesuatu yang sangat penting untuk diperhatikan karena masalah ini mungkin timbul
sebab adanya masalah etika dari karyawan Bogasari Flour Mills. Ini juga menjadi
penting karena dengan kejadian tersebut kapasitas pemenuhan permintaan konsumen
akan berkurang sebab ketersediaan produk yang berkurang. Hal ini mungkin dapat
menyebabkan berpindahnya konsumen kepada produk kompetitor karena Bogasari
Flour Mills tidak dapat memenuhi pesanan yang terjadi, loyalitas konsumen terhadap
produk kebutuhan sehari-hari adalah sangat kecil.
Untuk mengatasi masalah ini Bogasari Flour Mills harus melakukan supply
chain integration, karena untuk memperoleh efisiensi supply chain seluruh pihak
yang terkait untuk berkolaborasi dan bekerja sama. Dengan melakukan supply chain
integration ini maka akan terjadi transparansi data sehingga sharing informasi akan
terjadi pada seluruh supply chain member dan akan tercipta kolaborasi dalam bagian
planning, forecasting, replenishment, dan design. Dengan terciptanya hal-hal tersebut
maka akan dapat mengurangi adanya bullwhip effect.