PROPOSAL PROYEK PERANGKAT LUNAK SISTEM

GUDANG ONLINE PADA PT. KARYA NIAGA NGANJUK

Disusun untuk memenuhi tugas akhir mata kuliah

Manajemen Proyek

Dosen Pengampu :
Radityo Wiratsongko, S.Kom., M.M.
Ir. Ahmad Imam Agung, M.Pd.

Disusun Oleh :
Ahmad Saiful Bachri
NIM : 1995124024

PROGRAM STUDI S1 SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
UNIVERSITAS HASYIM ASY’ARI
TEBUIRENG JOMBANG
2020
 DAFTAR ISI

LATAR BELAKANG ................................................................................................................................. 3

PERMASALAHAN .................................................................................................................................... 3
TUJUAN ...................................................................................................................................................... 4
RUANG LINGKUP .................................................................................................................................... 4
METODOLOGI .......................................................................................................................................... 6
1. Studi Kelayakan (feasibility study) .................................................................................................. 6
2. Desain Fungsi (Design Function) .................................................................................................... 6
3. Pemrograman (Programming) ......................................................................................................... 6
4. Pengujian (Testing) .......................................................................................................................... 6
5. Pelatihan (Training) ......................................................................................................................... 6
6. Pemeliharan (Maintenance) ............................................................................................................. 7
7. Dokumentasi (Dokumentation) ........................................................................................................ 7
AKTIVITAS PROYEK .............................................................................................................................. 9
WBS (Work Breakdown Structure)........................................................................................................... 10
JADWAL PROYEK ................................................................................................................................. 11
BARCHART.............................................................................................................................................. 12
DIAGRAM PERT ..................................................................................................................................... 12
SUMBER DAYA MANUSIA ................................................................................................................... 13
ANALIS DAN PELAPORAN .................................................................................................................. 13
A. Rencana Bnggaran Belanja (RAB) Proyek ........................................................................................ 13
B. Cost and Benefit ............................................................................................................................... 17
1. Analisis Payback Periode ......................................................................................................... 17
2. Analisis Return On Investment (ROI) .................................................................................... 17
3. Analisis Net Present Value (NPV) ........................................................................................... 18
4. Metode Tingkat Pengembalian Internal (IRR) ...................................................................... 19

2
 LATAR BELAKANG

PT. Karya Niaga merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam

persewaan peralatan tangga-tangga besi (scaffolding) untuk mendukung
pembangunan, perbaikan maupun renovasi rumah-rumah dan gedung-gedung.
Setidaknya ada 18 jenis item barang yang direntalkan oleh PT. Karya
Niaga, seperti pipe support (TS-70, TS-90), main frame (t-190, t- 170), stair, cat
walk, jack base (t-60, t-40), U-Head (t-60, t-40), cross brace (p- 200, p-193), join
pin, leader frame (90, 60), swimple clamp, horry beam dan pipe 6 meter. Mengingat
banyaknya item yang harus dikelola oleh bagian gudang (inventory), berkaitan
dengan keluar-masuknya barang akibat transaksi peminjaman, pengembalian,
penambahan item baru, pengurangan barang akibat rusak maupun hilang, maka perlu
kiranya dibuat sistem kontrol barang “on-line” sehingga kondisi terbaru (terakhir)
mulai dari jumlah barang tersisa, jumlah barang tersewa, jumlah barang rusak
maupun tambahan barang baru bisa diketahui secara cepat dan akurat.

PERMASALAHAN

PT. Karya Niaga sebenarnya telah memiliki sistem inventory yang belum on-
line. Namun seiring dengan perkembangan bisnisnya yang kian maju, menyebabkan
volume transaksi bisnisnya kian meningkat, sehingga pihak pemilik (owner)
memandang perlu untuk mengubah sistem inventory yang ada menjadi sistem yang
bersifat “on-line” dengan kemampuan sebagai berikut :
 Mendapatkan laporan (report) yang dikehendaki secara on-line
 Menampilkan inventaris barang-barang secara on-line
 Menampilkan deskripsi barang-barang secara on-line
 File maintenance secara on-line.

3
 TUJUAN

Proyek perangkat lunak “Sistem Gudang On-Line” ini dimaksudkan :

1. Menghasilkan perangkat lunak untuk aplikasi Sistem Gudang On-Line yang
memiliki fitur-fitur standar seperti menambah barang, menghapus barang,
menampilkan inventarisasi barang dan pembuatan laporan dan sebagainya.
2. Memudahkan pekerjaan administrator gudang, karena bisa mendapatkan informasi
barang secara cepat dan akurat..
3. Memudahkan pekerjaan up-date barang, karena ada penambahan barang baru dan
pengurangan barang akibat rusak maupun hilang.

RUANG LINGKUP

Mengingat kendala berbagai macam media penyimpanan (storage), kinerja

(performance) dan waktu responnya (time response), master file barang yang sudah
ada tidak akan digunakan dalam sistem on-line yang baru. Namun sistem lama
tersebut masih dipakai dalam batch system. Sebagai gantinya, beberapa bagian file
tersebut disimpan dalam File Pilihan Barang. Barang-barang yang terdapat dalam
file ini akan dipilih dari master file barang dan biasanya sering diakses.

4
Gambar 1. Diagram Alir Sistem Gudang On- Line

Dalam sistem gudang on-line yang akan dibuat, pengguna dapat mengetahui
informasi barang yang ada seperti persediaan barang tertentu, jumlah barang
dipesan, tanggal dipesan dsb. Juga tersedia fasilitas untuk menambahkan barang
baru maupun menghapus barang yang sudah tidak dikehendaki ke File Pilihan
Barang. Kedua operasi terakhir dilakukan melalui Tabel Pilihan Barang yang
menghubungkan item-item yang ada di File Pilihan Barang ke master dan
mengontrol suatu perhitungan record terakhir. Suatu Laporan Inventory Barang
bisa disajikan dalam sistem gudang on-line ini. Laporan ini bisa diminta melalui
terminal operator. Laporan ini minimal terdiri dari header dan rincian yang. memuat
daftar barang persediaan dan yang dipesan. Laporan Kontrol Pilihan juga bisa
diberikan untuk membuat daftar semua perubahan pada File Pilihan Barang akibat
transaksi bisnis yang terjadi. Laporan ini terdiri dari bagian rincian dan ringkasan.
Bagian rincian berisi penambahan barang, penghapusan barang dan jumlah
permintaan yang salah. Sedangkan bagian ringkasan berisi

5
rekapitulasi jumlah barang yang ditambahkan maupun dihapus, laporan ukuran dan
status terakhirnya.

METODOLOGI

Metodologi merupakan elemen yang paling mendasar dari suatu proses bisnis.
Berikut ini adalah suatu metodologi untuk merealisasikan proyek perangkat lunak
“Sistem Gudang On-Line” pada PT. Karya Niaga, akan ditempuh langkah-langkah
sebagai berikut :

1. Studi Kelayakan (feasibility study)

Mempelajari proses bisnis yang berlangsung di PT. Karya Niaga, mengidentifikasi
fungsi-fungsi bisnis yang diperlukan sehingga bisa disimpulkan kebutuhan aplikasi
perangkat lunak secara pasti.

2. Desain Fungsi (Design Function)

Melakukan desain sistem secara detail, mulai dari Context Diagram, Data Flow
Diagram (DFD), desain file, desain tabel, relasi tabel dsb sehingga membentuk
sistem lengkap sesuai dengan fungsi-fungsi bisnis yang dikehendaki.

3. Pemrograman (Programming)
Melakukan coding untuk merealisasikan desain fungsi yang telah dibuat. Jumlah
baris coding ini turut menentukan besar-kecilnya harga perangkat lunak yang dibuat.

4. Pengujian (Testing)
Dilakukan untuk mengetahui apakah pekerjaan pemrograman telah dilakukan secara
benar sehingga bisa menghasilkan fungsi-fungsi yang dikehendaki. Pengujian juga
dimaksudkan untuk mengetahui keterbatasan dan kelemahan program aplikasi yang
dibuat untuk sebisa mungkin dilakukan penyempurnaan.

5. Pelatihan (Training)
Sebelum diserahterimakan ke user, pihak developer proyek perangkat lunak
bertanggung jawab melatih user atau operator PT. Karya Niaga yang

6
hendak mengoperasikan program aplikasi yang telah dibuat. Pihak pengembang juga
berkewajiban memberikan informasi yang benar dan terbuka sehingga tidak
menyulitkan para pengguna di kemudian hari.

6. Pemeliharan (Maintenance)
Proyek perangkat lunak tidak bisa selesai begitu saja setelah diserahterimakan, tetapi
masih berlanjut hingga tenggat waktu yang cukup untuk memastikan bahwa produk
perangkat lunak yang telah diserahkan tersebut bisa beroperasi dengan baik dan tidak
ada kendala yang berarti.

7. Dokumentasi (Dokumentation)
Dalam sebuah proyek bisa terdiri dari beberapa dokumen. Dokumen dibuat untuk
melihat kemajuan proyek yang sedang dikembangkan, sebagai referensi untuk
troubleshooting bila terjadi kendala, sebagai pedoman operasional dsb.

Semakin luasnya penerapan Teknologi Informasi di berbagai bidang telah

membuka peluang yang besar bagi para tenaga profesional Tl untuk bekerja di
perusahaan, instansi pemerintah, swasta dan asing di era globalisasi ini.
Terdapat beberapa bidang pekerjaan TI yang peluangnya cukup besar, seperti
analisa kebutuhan, desain fungsi, pemrograman, pengujian, instalasi, pelatihan,
pemeliharaan dan dokumentasi. Beberapa posisi di bidang TI tersebut yang lowong
bisa diisi, asal dengan bekal pengetahuan dan skill based yang memadai. Dibawah
ini akan dipaparkan sejumlah posisi beserta salarynya tersebut

ANALISA KEBUTUHAN

Mempelajari proses-proses dan indentifikasi data-data yang dibutuhkan, dalam

perancangan suatu aplikasi informasi percetakaan berbasis web. Sehingga dapat
memenuhi kebutuhan dan kemudahan dalam hal ini untuk meningkatkan pelayanan
efesiensi dan keputusan.

DESAIN FUNGSI

Melakukan desain sistem secara detail, mulai dari Context Diagram, Data Flow
Diagram (DFD), desain file, desain tabel, relasi tabel dan sebagainya sehingga
membentuk sistem lengkap sesuai dengan fungsi-fungsi bisnis yang dikehendaki.

7
PEMROGRAMAN

Melakukan coding untuk merealisasikan desain fungsi yang telah dibuat. Lama
Pengerjaan dan Jumlah baris coding ini turut menentukan besar-kecilnya harga
Aplikasi yang dibuat.

PENGUJIAN

Melakukan beberapa testing dengan uji prilaku (behavior testing), focus terhadap
input dan output, dan testing terhadap fungsionalitas sistem.

INSTALASI

Mengganti dan menempatkan sistem atau menempatkan sistem yang baru terhadap
aplikasi yang dibuat, jika hasil dari suatu proses pengujian sudah sesuai dengan
fungsinya.

PELATIHAN

Sebelum aplikasi program dijalankan/ kunjungi oleh user, pihak developer proyek
perangkat lunak bertanggung jawab melatih costumer atau eksekutif dari CV Sukses
Sablon yang hendak mengoperasikan program aplikasi yang telah dibuat. Pihak
pengembang juga berkewajiban memberikan informasi yang benar dan terbuka
sehingga tidak menyulitkan para pengguna aplikasi selanjutnya.

PEMELIHHARAAN

Proyek perangkat lunak tidak bisa selesai begitu saja setelah diserahterimakan, tetapi
masih berlanjut hingga tenggang waktu yang cukup untuk memastikan bahwa
produk perangkat lunak yang telah diserahkan tersebut bisa beroperasi dengan baik
dan tidak ada kendala yang berarti.

DOKUMENTASI

Dalam sebuah proyek bisa terdiri dari beberapa dokumen. Dokumen dibuat untuk
melihat kemajuan proyek yang sedang dikembangkan, sebagai referensi untuk bug
bila terjadi kendala, sebagai pedoman operasional dan sebagainya.

8
AKTIVITAS PROYEK
Berdasarkan metodologi penelitian yang telah diuraikan diatas, perencanaan
aktivitas - aktivitas dari proyek ini antara lain :

WBS Aktivitas Proyek

1. Studi kelayakan
1.1. Melakukan identifikasi data
1.2. Melakukan perancangan aplikasi
2.
Desain fungsi
2.1. Membuat Data Flow Diagram (DFD)
2.2. Mendesain
3. Pemrograman
3.1. Melakukan coding
4. Pengujian
4.1. Melakukan testing (Behavior Testing)
5.
Pelatihan
6. Pemeliharaan

Dokumentasi
7.

9
WBS (WORK BREAKDOWN STRUCTURE)
PROYEK PERANGKAT LUNAK SISTEM GUDANG ONLINE PADA PT.
KARYA NIAGA

10
JADWAL PROYEK

Untuk merealisasikan pekerjaan proyek perangkat lunak “Sistem Gudang On-

Line” kurang lebih memerlukan waktu 3 bulan dengan pengaturan wakturti berikut
ini :

Inisial Durasi Predecess

Aktivitas Cost/Biaya
Aktivitas Kerja or
Studi Kelayakan 4 Rp. 300.000
Identifikasi data A 2 -- Rp. 100.000
Melakukan
B 2 A Rp. 200.000
perancangan aplikasi
Desain fungsi 9 Rp. 750.000
Membuat Data Flow
C 5 B Rp. 250.000
Diagram (DFD)
Mendesain D 4 B Rp. 500.000
Pemrograman 20 Rp. 2.000.000
Melakukan coding E 20 C, D Rp. 2.000.000
Pengujian program 7 Rp. 250.000
Melakukan uji coba
F 7 E Rp. 250.000
program
Pelatihan G 12 F Rp. 500.000
Pemeliharaan H 7 F Rp. 600.00
Dokumentasi I 2 H Rp. 100.00
Total Biaya Rp. 4.500.000

11
GANTT CHART

Desember 2020
Kd Tugas
1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8
A Penelitian
Analisis hasil
B
penelitian
Desain Basis
C
Data
Desain Antar
D
Muka
E Desain Input

F Desain Proses

G Desain Laporan

H Desain LAN
Pengadaan
I
Hardware
Pemasangan
J
Hardware
Program
K
Pendaftaran

Prog. Input
L
pola perawatan
M Prog. Billing
Prog. Transaksi
N
bayar
Prog. Info pola
O
perawatan
Prog. Info
P
kelanjutan
Prog. Info
Q
belanja
Testing
R
program,
S Konversi data

T Testing sistem

12
 DIAGRAM PERT

35
C5

A2 B2 35 H7

F7 42
D4
45
G12
28
E20
I2
28

47

47

SUMBER DAYA MANUSIA

Pengisian posisi dalam struktur organisasi diutamakan memanfaatkan SDM yang

ada dengan memberikan pendidikan dan pelatihan, mungkin saja untuk mengisi
kekosongan untuk posisi khusus seperti operator komputer dapat menerima
pegawai baru yang memiliki kemampuan di bidang komputer.

ANALIS DAN PELAPORAN

A. Rencana Bnggaran Belanja (RAB) Proyek
Berikut merupakan uraian anggaran dari tahun ke-0 sampai tahun ke-3 :

13
 URAIAN Tahun Tahun Tahun Tahun ke-
ke-0 ke-1 ke-2 3
(ribuan) (ribuan) (ribuan) (ribuan)
1.Biaya Pengadaan
a.Biaya pembelian 8.500.000
perangkat keras
b. Biaya management 2.500.000
dan staff
c. Biaya instalasasi 6.000.000
hardware dan
software 17.000.00
TOTAL 0
2. Biaya Proyek
A. Biaya Konsultan
a. Manajer sistem 12.000.00
b. Analisis 0
c. programer 1.000.000
d. Biaya perjalanan 8.000.000
dan akomondasi 3.000.000
B. Tahap Analisis
sistem
a. Biaya 300.000
pengumpulan data.
b. Biaya ATK dan 500.000
dokumentasi
c. Biaya rapat 500.000
d. Biaya manajemen 2.500.000
dan staff
C. Tahap Desain
Sistem 500.000
a. Biaya ATK dan
dokumentsi 500.000
b. biaya rapat 2.500.000
c. Biaya manajemen
dan staff 4.000.000
d. Biaya perancangan
D. Tahap Penerapan 4.000.000
sistem 1.000.000
a. Biaya promosi 2.500.000

14
(iklan)
b. Biaya konversi
data
c. Biaya manajemen
dan staff
3. Biaya operasi dan
perawatan
a. Biaya administrasi 400.000 600.000 800.000
b. Biaya overhead 500.000 500.000 500.000
c. Biaya perawatan
hardware 500.000 500.000 500.000
d. Biaya manajemen 2.500.00 2.500.00 2.500.000
dan staff 0 0
TOTAL BIAYA 42.800.00 4.300.000
(TB) 0 3.900.00 4.100.00
0 0
4. Rincian Manfaat
1. Manfaat Wujud
 Pengurangan 3.000.00 5.000.00 7.000.000
Biaya Operasional 0 0
 Pengurangan 500.000
biaya karena 500.000 500.000
kesalahan proses
 Peningkatan 6.000.000
keuntungann 4.000.00 5.000.00
Penyewaan 0 0
 Pengurangan 10.000.00
Biaya Persediaan 0
TOTAL 10.000.0 10.000.0
Total Wujud (TW) 00 00
23.500.00
0
17.500.0 20.500.0
00 00
2.Manfaat Tak Wujud
*.Peningkatan 3.000.00 5.000.00 7.000.000
Pelayanan 0 0
pada pelanggan 2.500.000
* peningkatan 1.500.00 2.000.00

15
kepuasan pelanggan 0 0 3.000.000
* Peningkatan
pengambilan 2.000.00 2.500.00
keputusan 0 0

Total Tak Wujud 6.500.00 9.500.00 12.500.00

(TTW) 0 0 0
Total Manfaat (TM) 24.000.0 30.000.0 36.000.00
00 00 0
Proceed (Selisih TM
& TB ) 21.100.0 25.900.0 31.700.00
00 00 0

16
B. Cost and Benefit
1. Analisis Payback Periode
Perhitungan analisis payback periode adalah sebagai berikut :

Total Biaya Pengadaan Sistem pada tahun 0 : Rp.42.800.000

Proceed pada Tahun I : Rp.21.100.000
Sisa Biaya Sistem pada Tahun I : Rp.21.700.000

Dari hasil perhitungan Payback Periode diatas telah didapatkan bahwa titik
impas (Break Even Point) dicapai setelah 1,83 tahun. Artinya perusahaan
akan dapat mengambil keuntungan dari sistem tersebut pada tahun ke-2.

2. Analisis Return On Investment (ROI)

Dengan metode ini maka presentase manfaat yang dihasilkan oleh sistem
tersebut dapat dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan untuk
pengadaan sistem tersebut.

Berikut perhitungan ROI sistem ini :

- Biaya pengadaan sistem tahun 0 : Rp. 42.800.000
- Biaya perawatan sistem tahun I : Rp. 3.900.000
- Biaya perawatan sistem tahun II : Rp. 4.100.000
Total Biaya Rp. 50.800.000

Sedangkan total keuntunga yang didapat adalah sebagai berikut :

- Total manfaat pada tahun I : Rp. 24.000.000
- Total manfaat pada tahun II : Rp. 30.000.000
Total Manfaat : Rp. 54.000.000

17
 Rumusan ROI adalah :

ROI = 6,29 %

Berdasarkan perhitungan ROI diatas didapatkan bahwa sistem ini akan

memberikan keuntungan pada tahun ke-2 sebesar 6,29% dari biaya
pengembangannya sehingga sistem ini akan layak digunakan bagi
perusahaan ini.

3. Analisis Net Present Value (NPV)

Perhitungan analisis NPV sebagai berikut :

NPV = -42.800.000 + 44.761.904

NPV = Rp.1.961.904

18
4. Metode Tingkat Pengembalian Internal (IRR)

Metode ini mencari tingkat bunga yang menjadikan jumlah sekarang dari
tiap-tiap proceed yang di diskontokan dengan tingkat bunga tersebut sama
besarnya dengan nilai sekarang dari nilai proyek.
i1 = 5% , maka NPV1 = 1.961.904
i2 = 10% , maka

IRR = 9,82% artinya proyek ini akan menghasilkan keuntungan dengan

tingkat bunga 9,82% per tahun. Apabila tingkat bunga pengembalian yang
diinginkan 5% per tahum, maka IRR>5%, dengan kata lain proyek ini dapat
diterima.

19
KESIMPULAN
Work Breakdown Structured (WBS) merupakan sebuah struktur yang paling awal
harus dibuat. Pada perencanaan proyek, WBS yang dibuat secara rinci yang dimulai
dari fungsi-fungsi yang besar kemudian dipecah menjadi fungsi- fungsi yang sangat
rinci sesuai proyek ternyata mampu memberikan estimasi yang paling tidak
mendekati kebutuhan untuk sisi jadwal pelaksanaan (Schedule), sumber daya
(Resources), rencana biaya (Cost), analisis risiko (Risk Analysis) dan bentuk
perubahan manajemen (Change Management) untuk sebuah proyek, semoga apa
yang penulis bahas ini dapat digunakan sebagai pedoman bagi pembaca untuk
keperluan merencanakan proyek IT.

20