Nazzir Hussain Hj Mydeen

Bermula dengan MS Project

Tutorial ini dibina dengan MS Project 2003, walaubagaimanapun versi 2007 adalah hampir
serupa dengan versi 2003 dengan beberapa fungsi baru. Oleh yang demikian, pengguna baru
tidak akan menghadapi sebarang masalah mengikuti tutorial ini dengan mana-mana versi.

Definisi projek
Mulakan dengan mendefinikan cirri-ciri (properties) projek yang akan anda uruskan.

Anda harus tetapkan tarikh permulaan projek dan peraturan asas pengoperasian organisasi
anda (the basic operating rules of the organization).
Nazzir Hussain Hj Mydeen
Nazzir Hussain Hj Mydeen
 Nazzir Hussain Hj Mydeen

Pertama : pecahkan keseluruhan projek kepada skop tugas yang kecil.

Perkara ini mungkin rumit kerana kita mahu skop tugas yang kecil dan mudah diuruskan tapi
tidaklah terlalu kecil. Pengalaman seorang pengurus adalah penting dalam menentukan
perkara ini.

Biasanya, tugas akan melibatkan seseorang atau sekumpulan pekerja menjalankannya dalam
satu tempoh masa yang boleh diukur dalam bilangan hari.
 Nazzir Hussain Hj Mydeen

Semua tugas akan berlangsung selama satu dan bermula pada hari yang sama. Kita akan
betulkan ini kemudian.

Sekarang kita akan asingkan tugas mengikut fasa.

Dalam MS Project, pengasingan tugas dilakukan dari atas ke bawah dengan jumlah akhir di
atas sekali dengan jumlah-jumlah kecil di bawah.
Nazzir Hussain Hj Mydeen
Nazzir Hussain Hj Mydeen
 Nazzir Hussain Hj Mydeen

Menetapkan Garisan Masa

Langkah berikutnya adalah menetapkan tempoh untuk semua tugas. Sekali lagi pengalaman
dan pengetahuan seorang pengurus akan memudahkan perkara ini. Anda perlu menetapkan
tempoh yang realistik bagi setiap tugas. Ini mungkin perlu dirundingkan dengan orang yang
akan dipertanggungjawabkan dengan setiap tugas.
 Nazzir Hussain Hj Mydeen

Kini anda sudah ada tempoh bagi setiap tugas tapi semuanya bermula pada hari yang sama.
Sekarang anda perlu menyusun setiap tugas mengikut urutan dan menentukan hubungan
antara setiap tugas.

Dalam MS Project tugas yang perlu diselesaikan sebelum tugas lain boleh dimulakan digelar,
predecessor.
Tugas pertama tiada predecessor dan setiap tugas berikutnya perlu ada sekurang-kurangnya
satu.
Ada masanya, sesuatu tugas mungkin ada beberapa predecessor bererti beberapa tugas harus
diselesaikan sebelum tugas tersebut boleh dimulakan. Kadangkala, sesuatu tugas boleh
menjadi predecessor kepada beberapa tugas lain – penyelesaian tugas tersebut akan
membolehkan pemulaan beberapa tugas lain.
 Nazzir Hussain Hj Mydeen

Kepentingan menjejak kemajuan

Selama lebih 40 tahun, para pengurus projek telah menggunakan pelbagai teknik untuk
menguruskan projek masing-masing dengan berkesan. Sebahagian teknik ini adalah secara
manual pada mulanya dan telah dikomputerkan.

Dua dari teknik ini digelar Critical Path Management (CPM) and Program Evaluation and
Review Techniques (PERT). Keduanya agak serupa dan sering dirujuk sebagai: CPM/PERT.

Teknik ini menggunakan model rangkaian (network models) untuk menjejak hubungan antara
tugas dan untuk mengenalpasti tugas yang kritikal untuk menamatkan projek mengikut jadual.

Bila anda mempunyai banyak tugas yang bertindih, anda perlu menggunakan radas yang
sesuai untuk menentukan urutan tugas, tugas mana boleh dilewatkan dan yang mana perlu
mengikut jadual asal,

Setelah laluan kritikal dikenalpasti, sebarang kelewatan di mana-mana bahagian di dalam

laluan kritikal akan mengakibatkan kelewatan pada keseluruhan projek. Di sinilah, para
 Nazzir Hussain Hj Mydeen

pengurus harus menumpukan perhatian mereka.

Dalam MS Project, anda boleh gunakan rajah Tracking Gantt untuk menunjukkan laluan
kritikal dalam warna merah dan anda boleh lihat trajah PERT dengan melihat Network
view.
 Nazzir Hussain Hj Mydeen

Akhirnya, anda akan mahu menjejak tahap penyelesaian setiap tugas. Ini boleh
dilakukan setiap hari semasa pelaksanaan projek. Sebaik satu tugas bermula atau
terlewat, anda boleh bertindak-balas dengan berkesan.

Pengurusan sumber projek

Anda akan memerlukan pekerja untuk menyelesaikan semua tugas yang telah anda tetapkan.
Para pekerja ini adalah sumber manusia yang perlu diuruskan dengan baik untuk mencapai
objektif projek.

Anda juga akan memerlukan sumber material – peralatan, bekalan dan persekitaran
yang tertentu. Setiap satu darinya, perlu dijadualkan dan dibayar.

Anda mampu memasukkan pengurusan sumber dalam MS Project bersama tugas

kerana sumber tersebut adalah penting bagi penyelesaian tugas-tugas tersebut.

Anda harus mulakan dengan mengenalpasti sumber yang boleh didapati dengan
 Nazzir Hussain Hj Mydeen

kosnya.

Kos sumber akan didarabkan dengan tempoh untuk mengira kos projek.

Anda harus buka Resource sheet untuk menentukan sumber-sumber projek dan
kosnya.

Untuk menjejak kos, anda harus masukkan Lajur Kos sebelah lajur Sumber.(insert a
Cost column next to the Resources column.) Apabila anda tetapkan sumber kepada
setiap tugas, kos akan dikira dan dipaparkan. Perlu diingat bahawa sesuatu tugas
mungkin ada beberapa sumber.
Nazzir Hussain Hj Mydeen
 Nazzir Hussain Hj Mydeen

Demikianlah tutorial ringkas tentang Microsoft Project.

Anda digalakkan meneroka sendiri pelbagai fungsi dalam MS Project untuk mendapat
penggunaan yang penuh dan menyeluruh.

Terdapat banyak fungsi yang boleh membantu menghadapi kelewatan kerja, lebihan
kos, pertindihan tugas dan lain-lain.

Sekian, terima kasih.