MANAJEMEN PERKEBUNAN KOPI STRUKTUR ORGANISASI Bisnis perkebunan adalah bisnis global, sehingga perilaku bisnis dan dinamika

perubahan lingkungan mau tidak mau harus menyesuaikan dengan perkembangan global. Salah satu yang sangat berpengaruh terhadap bisnis tersebut adalah struktur organisasi. Guna terwujudnya struktur organisasi yang solid, diperlukan manajemen strategi untuk menentukan strategi dan arah yang digunakan perusahaan haruslah sesuai/cocok. Pengelolaan perusahaan yang baik merupakan satu syarat penting bagi terciptanya kinerja perusahaan secara wajar. Manajemen perkebunan memiliki tujuan tertentu yang ditelah ditetapkan dalam program jangka panjang maupun jangka pendek. Tujuan tersebut ada yang jelas dapat dihitung secara fisik, namun ada yang tidak dapat dihitung dan perlu diketahui oleh semua pihak. Tujuan tersebut harus dapat dijelaskan secara fisik dan didistribusikan pada setiap lini, pada setiap unit kerja bahkan sampai kepada setiap individu. Pencapaian sasaran yang dinyatakan secara kuantitatif akan mudah dilaksanakan. Sasaran tersebut dapat dibagi berdasarkan waktu kerja misalnya harian, mingguan, bulanan, tahunan dan lima tahunan. Pada dasarnya pimpinan harus meneliti secara cermat struktur organisasi yang sedang berjalan dan bertanya apakah perusahaan memiliki organisasi yang tepat untuk mendukung strategi yang dibuat ? Organisasi merupakan salah satu factor terpenting dalam mencapai tujuan perusahaan. Oleh karena organisasi diartikan sebagai kumpulan dari beberapa orang yang secara bersama-sama berusaha mencapai suatu tujuan. Tujuan tersebut hanya dapat tercapai dengan adanya pembagian kerja. Jika suatu saat strategi dirubah maka perusahaan wajib untuk merubah atau menyesuaikan struktur organisasinya agar cocok dengan strategi yang baru. Dalam struktur organisasi yang utuh terdapat jenjang organisasi yakni tingkat-tingkat satuan organisasi yang di dalamnya terdapat pejabat, tugas serta wewenang tertentu menurut kedudukannya dari atas ke bawah dalam fungsi tertentu. Dilihat dari jenjang organisasi dapat dibedakan atas tiga macam, yaitu:

1. Struktur organisasi pipih (flat top organization), yaitu struktur organisasi yang melaksanakan jenjang organisasi antara 2 sampai dengan 3 tingkat. 2. Struktur organisasi datar, yaitu struktur organisasi yang melaksanakan jenjang organisasi sampai dengan 4 tingkat. 3. Struktur organisasi curam, yaitu struktur organisasi yang melaksanakan jenjang organisasi sampai dengan 5 tingkat. PEMBAGIAN KERJA DI DIVISI Pada struktur divisi dalam pekerjaan lapangan, Asisten dibantu Mandor I. Mandor I membawahi mandor dan krani dan pada lapisan terbawah adalah karyawan/pekerja. Proporsi manajerial dan proporsi keterampilan Asisten, Mandor I, Mandor, Krani dan Karyawan dapat digambarkan sebagai berikut. Asisten sebagai komponen manajemen mempunyai proporsi manajerial yang dominan dibandingkan mandor dan karyawan, namun harus memiliki sedikit proporsi

keterampilan. Asisten dituntut trampil agar dapat memberikan contoh langsung di lapangan, misalnya teknik menyemprot. Proporsi yang kurang lebih sama antara manajerial dan keterampilan adalah pada Mandor I, Mandor dan Krani. Dalam sehari-hari Mandor I, Mandor dan Krani bekerja dengan menerapkan unsur manajemen dan keterampilan dalam porsi yang

berimbang. Mandor I, Mandor dan Krani lebih banyak berhubungan langsung dengan karyawan, sehingga perlu memperagakan teknik bekerja pada karyawan. Hal ini diperlukan mandor, agar prestasi kerja bisa tercapai dan tidak menyimpang dari standar kerja. Proporsi unsur manajemen pada level divisi dapat digambarkan pada tabel berikut. Tabel 14. Proporsi Unsur Manajemen pada Level Devisi Unsur Manajemen Perencanaan Pengorganisasian Pelaksanaan Pengawasan Personil Pelaksana Asisten Kebun Asisten Kebun Asisten Kebun Asisten Kebun Mandor I Mandor I Mandor I Mandor Mandor Mandor

Pembagian kerja sehari-hari dimulai setiap pagi pada kegiatan Morning Call (ligkaran pagi) berdasarkan rencana kerja harian yang dibuat satu hari sebelumnya. Mandor yang bertanggung jawab terhadap karyawan mendistribusikannya sesuai dengan rencana kerja yang dibuat Asisten. STRATEGI KERJA Pengertian dasar manajemen adalah usaha yang dilakukan untuk memanfaatkan sumber daya yang dimiliki untuk mencapai sasaran tertentu. Dalam usaha mencapai sasaran diperlukan strategi kerja yang bisa diterapkan disesuaikan dengan situasi dan kondisi di unit kerja. Agar berhasil dalam menerapkan strategi kerja, pada umumnya dibutuhkan

keterampilan, teknik memberi perintah dan pemantauan hasil kerja berupa umpan balik. Keterampilan Ada tiga keterampilan yang perlu dimiliki oleh Asisten sebagai supervisor, agar strategi kerja dalam proses manajemen berjalan dengan efektif yaitu: 1. Keterampilan Teknis Keterampilan teknis adalah pemahaman dan kecakapan melakukan aktivitas tertentu. Keterampilan ini meliputi pengetahuan dan pemahaman konsep, proses dan metode dalam suatu bidang tertentu. Keterampilan ini diperlukan untuk mengenali, menganalisis dan memecahkan masalah dalam bidang tertentu. 2. Keterampilan Konseptual Keterampilan konseptual adalah pemahaman dan kecakapan dalam menilai/melihat keterkaitan antar kegiatan dan antar unit serta menilai dampak dari keputusannya terhadap organisasi secara keseluruhan. 3. Keterampilan Sosial Keterampilan sosial adalah kemampuan untuk berhubungan dan berinteraksi dengan orang lain. Termasuk di dalamnya adalah kemampuan untuk mengekspresikan diri melalui

tingkah laku dan ucapan sehingga dimengerti oleh orang lain. Juga mampu memahami tingkah laku orang lain. Ketiga macam keterampilan di atas sesungguhnya dimiliki oleh siapapun yang menjadi pimpinan unit dalam organisasi. Hanya saja ada perbedaan kadar keterampilan yang dibutuhkan. Bagi seorang supervisor, keterampilan teknis dan manusiawi lebih banyak dibutuhkan daripada keterampilan konseptual. Hal ini disebabkan oleh kegiatan seorang supervisor yang sangat banyak terlibat dalam hal-hal teknis dan berhubungan dengan manusia, dalam hal ini dengan bawahannya. Pemberian Perintah Pemberian perintah diartikan sebagai usaha agar orang lain mau dan dapat mengerjakan suatu tugas sesuai dengan apa yang kita harapkan. Beberapa hal yang penting diperhatikan agar pemberian perintah dapat efektif adalah: 1. Kesiapan penerima perintah Karyawan yang terlibat harus terlatih, terampil dan mampu secara fisik untuk melaksanakan apa yang diperintahkan. Hasil yang baik baru dapat dicapai bila pelaksana mau mengerjakan apa yang diperintahkan. Perintah harus dirumuskan secara jelas mengenai apa dan bilamana tugas tersebut harus dilaksanakan. 2. Fakta di belakang suatu perintah Dalam memberikan suatu perintah, tunjukkan atau perlihatkan fakta-fakta atau kondisikondisi yang menyebabkan perintah tersebut perlu dilaksanakan. 3. Nyatakan hasil yang diharapkan Sebaiknya besaran tentang hasil yang diharapkan dapat ditentukan secara kuantitatif, misalnya dalam satuan waktu, jumlah dan lain-lain. 4. Tindak lanjut (Follow up) Memberikan perintah saja pada hakikatnya baru menyelesaikan separuh

pekerjaan. Sesungguhnya yang lebih penting adalah separuh pekerjaan yang lain, yaitu

mengikuti perkembangan pemberian perintah selanjutnya yaitu apakah perintah dilaksanakan sesuai dengan apa yang diharapkan. Dalam melaksanakan strategi kerja sering sasaran tidak tercapai karena

terjadinya kesalahan dalam pemberian perintah. Beberapa hal yang sering menghambat efektivitas pelaksanaan tugas antara lain adalah: 1. Bicara tidak tegas atau menggunakan kata-kata yang tidak sepenuhnya mendukung arti perintah tersebut. 2. Susunan perintah tidak teratur dan sembarangan. Sebaiknya diusahakan agar instruksi tersebut disusun dalam urutan yang logis dan tidak membingungkan. 3. Terlalu cepat menganggap pelaksana sudah mengerti apa yang diharapkan dari dirinya, padahal pada kenyataannya mungkin pelaksana belum memahami tugas tersebut sepenuhnya. Umpan Balik Sebagai seorang supervisor, Asisten dalam bekerja harus menjalankan fungsi pengendalian. Dengan melakukan pengendalian, maka kemungkinan terjadinya

penyimpangan di lapangan dapat diperkecil. Jika penyimpangan tidak dapat dihindarkan lagi, maka resikonya dapat diperkecil. Salah satu alat pengendalian terhadap tingkah laku bawahan adalah memberikan umpan balik. Dalam mengambil tindakan terhadap bawahan atau karyawan, seorang Asisten harus memeriksa terlebih dulu apakah penyimpangan terjadi karena kekurangan pada karyawan atau karena hal-hal di luar kendali karyawan tersebut. Asisten haruslah terus mendorong bawahan agar prestasinya terpelihara atau ditingkatkan. Setiap penilaian perlu mempunyai dasar terhadap mana prestasi kerja dapat diukur/dibandingkan. Sasaran/standar perlu dirumuskan dengan jelas sehingga Asisten mempunyai dasar untuk menilai secara objektif. Standar hasil kerja merupakan suatu pernyataan mengenai apa (hasil) yang diharapkan dari karyawan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya seperti yang tercantum dalam uraian pekerjaan. Dengan demikian standar hasil kerja yang diharapkan di lapangan merupakan tolok ukur bagi Asisten dalam menilai hasil kerja bawahan/karyawan, sekaligus merupakan sumber

informasi yang sangat membantu bagi karyawan untuk mengetahui taraf perkembangan dirinya pada setiap saat. Umpan balik merupakan informasi yang diterima pelaksana mengenai prestasi kerjanya. Orang akan lebih mudah meningkatkan atau memelihara prestasinya bila mendapat umpan balik secara teratur. Sebagai konsekuensinya, supervisor harus memberikan umpan balik yang segera dan tepat mengenai prestasi bawahannya. Umpan balik sifatnya informal, sehari-hari diberikan untuk tugas tertentu serta mempunyai tujuan akhir untuk pengembangan pribadi. Dalam memberikan umpan balik, Asisten memerlukan informasi baik yang berasal dari pihak ketiga maupun dari karyawan sendiri. Dalam mencari informasi ada tiga hal yang perlu diperhatikan, yaitu bertanya, mendengar dan menjawab dengan cara, sikap dan katakata yang baik. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam memberikan umpan balik: 1. Tujuan Memberikan umpan balik harus diyakini benar-benar untuk kebaikan bawahan dan bukan untuk menghilangkan kejengkelan. 2. Umpan balik positif dan negatif Selain untuk memberitahukan kekurangan bawahan, umpan balik dapat digunakan untuk hal-hal yang positif (kekuatan atau kelebihannya). 3. Dapat diperbaiki Untuk umpan balik yang negatif, harus diketahui terlebih dahulu apakah kekurangan tersebut dapat diperbaiki atau tidak. Bila tidak dapat diperbaiki, umpan balik jangan diberikan. 4. Siap menerima Perlu dipikirkan pemberian umpan balik tepat dengan mempertimbangkan keadaan emosional bawahan (tenang, gelisah, tergesa-gesa, marah dsb).

5. Hubungan Umpan balik akan lebih efektif bila pemberi dan penerima sudah mengenal cukup baik. 6. Alternatif Ada kemungkinan bila seseorang menerima umpan balik yang negatif, ia akan menanyakan tindakan perbaikannya kepada pemberi umpan balik. Dalam hal ini sebaiknya pemberi umpan balik sudah siap dengan beberapa alternatif yang mungkin dapat digunakan. 7. Non evaluatif Pada umumnya tidak ada orang yang senang dinilai kekurangannya, maka umpan balik sebaiknya diberikan dalam bentuk yang non-evaluatif. Bila tidak mungkin dapat juga memberikan terlebih dahulu umpan balik yang positif. Biasanya orang akan lebih siap menerima umpan balik yang negatif setelah diberitahu mengenai hal-hal yang positif mengenai dirinya. 8. Satu per satu Janganlah memberikan umpan balik terlalu banyak pada suatu saat karena hal ini hanya akan membingungkan dan mungkin mematahkan semangat seseorang. 9. Kesempatan untuk berdiskusi Memberikan umpan balik yang positif maupun yang negatif, biasanya penerima menginginkan penjelasan lebih banyak. Berilah kesempatan. SASARAN PENGEMBANGAN Pengembangan Organisasi Berbagai langkah untuk meningkatkan efektivitas organisasi yang independen. adalah lebih difokuskan pada organisasi yang lebih ramping, dinamis dan mampu menyesuaikan dengan perkembangan eksternal, serta mampu mendukung pengambilan kebijakan yang cepat, tepat dan akurat.

Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM) Perkebunan-perkebunan sekarang telah dan terus mempersiapkan SDM yang kompeten yang tidak saja memiliki kemampuan keilmuan dan ketrampilan yang handal, tetapi juga integritas dan rasa tanggung jawab yang tinggi dalam melaksanakan tugas. Tentu saja hal tersebut disertai dengan penyempurnaan sistem manajemen SDM yang ada agar lebih mendukung pelaksanaan tugas. Langkah-langkah peningkatan kualitas sumber daya manusia telah dirumuskan dengan menyusun strategi pengembangan sumber daya manusia yang ditempuh dengan menyempurnakan sistem penerimaan, promosi, mutasi, dan pendidikan serta pelatihan. Di samping itu, mengembangkan nilai-nilai yang sesuai dengan pencapaian tugas visi dan misi yaitu melalui pengembangan budaya kerja yang sesuai dengan tuntutan Undang-undang No. 23/1999 dan dapat diimplementasikan oleh seluruh pegawai serta dapat meningkatkan kontribusi pencapaian kinerja.