Kompleksitas Supply Chain dalam Sistem Informasi

Pemahaman tentang Kompleksitas Sistem

Sebuah sistem dikategorikan sebagai sistem yang kompleks karena memiliki salah satu atau kombinasi dari 2
kompleksitas: detail dan dinamis (2D).
Detail. Kompleksitas detail adalah kompleksitas dari sebuah sistem mengingat tingkat kedetailan dalam
perancangan, pembuatan dan pengelolaan sangat tinggi di luar kemampuan seorang individu biasa.
Konsep Systems Engineering (Rekayasa/Teknik Sistem) secara garis besar membahas teknik untuk rekayasa Sistem
berasal dari dunia militer (terutama di AS) yang produk-produknya sangat kompleks secara komponen karena
bersifat teknologi tinggi (high tech), tingkat keselamatan yang tinggi (high safety concerns) dan tingkat adaptasi
terhadap kebutuhan yang tinggi (custom product). Pembuatan pesawat terbang adalah sebuah kompleksitas detail
karena merupakan orkestra rumit akibat banyaknya bagian yang harus dirangkai untuk mendapatkan satu produk.
Dinamis. Kompleksitas Dinamis adalah kompleksitas karena banyaknya kemungkinan kejadian yang bisa terjadi
seiring berjalannya waktu. Sifat dinamis memang memiliki hubungan erat dengan dimensi waktu. Bermain catur
adalah contoh kompleksitas dinamis ini, karena banyaknya kemungkinan yang bisa terjadi dalam mengambil
keputusan, dan ketika keputusan telah dilakukan (menggerakkan biji catur) terbukalah kemungkinan-kemungkinan
baru yang harus dipertimbangkan.
Sebuah sistem akan memiliki sifat dinamis ketika ada unsur manusia didalamnya, karena setiap manusia adalah
makhluk yang memiliki satu unsur unik: ketidakpastiannya dalam mengambil keputusan. Ditambah pula dengan
kenyataan kalaupun mengambil keputusan sering tidak seperti yang diduga. itu jika satu orang manusia,
bagaimana dengan organisasi yang lebih dari satu manusia yang saling berinteraksi. Sistem dengan unsur manusia
sering disebut sebagai HAS Human Activity Systems - Sistem Aktivitas Manusia, dan pasti memiliki kompleksitas
dinamis.

Tantangan Mengelola Supply Chain

Identifikasi Kompleksitas struktur Supply Chain
1. Adanya kompleksitas yang melibatkan internal perusahaan maupun external perusahaan.
Internal perusahaan contoh : antara bagian marketing dengan produksi, marketing seringkali membuat kesepakatan
dengan pelanggan tanpa mengecek secara baik kemampuan produksi, perubahan jadual produksi secara tiba-tiba
karena marketing menyepakati perubahan order dengan pelanggan. Disisi lain bagian produksi sering resistant
dengan perubahan mendadak.
Dengan eksternal misalnya antara supplier yang menginginkan pemesanan produknya jauh-jauh hari sebelum waktu
pengiriman dan sedapat mungkin pesanan tidak berubah. Supplier juga menginginkan pengiriman segera setelah
produksinya selesai.
Disisi lain perusahaan menghendaki fleksibilitas yang tinggi dengan mengubah jumlah, spesifikasi maupun jadual
pengiriman bahan baku yang dipesan. Perusahaan juga menginginkan supplier menggunakan JIT yaitu mengirimkan
produk dalam waktu yang tepat dan kuantitasnya kecil-kecil.
Kompleksitas yang lain adalah dalam pembayaran, budaya dan bahasa.
2. Ketidakpastian

ketidakpastian menimbulkan ketidakpercayaan diri terhadap rencana yang dibuat. Sebagai akibatnya, perusahaan
sering menciptakan pengaman di sepanjang supply chain. Pengaman ini bisa berupa safety stock, safety time, atau
kapasitas produksi maupun transportasi.
Sumber ketidakpastian yaitu :

1. ketidakpastian pembeli,
2. ketidakpastian dari supplier yaitu terkait dengan pengiriman, harga, kualitas maupun kuantitas,
3. ketidakpastian internal yang bisa disebabkan kerusakan mesin, kinerja mesin yang tidak sempurna, tenaga kerja
serta waktu maupun kualitas produksi

E-business
Sistem bisnis elektronik, atau yang biasanya disebut sebagai eBusiness atau e-bisnis, dapat didefinisikan
sebagai penerapan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) dalam mendukung sebuah kegiatan
bisnis. Commerce merupakan pertukaran produk dan jasa antar perusahaan, kelompok dan individu dan dapat
dilihat sebagai salah satu kegiatan penting dari bisnis apapun. Electronic commerce berfokus pada penggunaan TIK
untuk mengaktifkan kegiatan eksternal dan hubungan bisnis dengan individu, kelompok dan usaha lainnya
(Beynon-Davies 2004).
E-business adalah praktek pelaksanaan dan pengelolaan proses bisnis utama seperti perancangan produk,
pengelolaan pasokan bahan baku, manufaktur, penjualan, pemenuhan pesanan, dan penyediaan servis melalui
penggunaan teknologi komunikasi, komputer, dan data yang telah
terkomputerisasi. (http://id.wikipedia.org/wiki/E-business). e-Business dapat dilakukan dengan menggunakan
web, internet, intranet, ekstranet, dan bantuan perangkat seperti e-mail, telepon, sms, fax atau beberapa
kombinasi dari hal tersebut.

Gambar 5. Skema e-Business

2.3 Aplikasi Sistem Informasi Manajemen dalam Perusahaan

Sejalan dengan perkembangan sistem informasi yang berkaitan dengan manajemen, pada saat ini telah
berkembang aplikasi bisnis yang terkait dengan manajemen perusahaan sebagai pengembangan dari sistem
informasi manajemen sebagaimana telah dikenal sebelumnya. Aplikasi bisnis tersebut telah menjadi tren
manajemen saat ini dan tidak saja dimanfaatkan oleh bisnis telekomunikasi melainkan juga oleh seluruh pelaku
bisnis di dunia (Ahmadjayadi, 2008). Aplikasi-aplikasi tersebut memiliki peran yang berbeda dengan dengan
sasaran yang berbeda pula. Aplikasi sebagaimana dimaksud adalah:
1.

a.

Enterprise Resource Planning

Enterprise Resources Planning (ERP) merupakan aplikasi terpadu yang memberikan dukungan sistem informasi
kepada manajemen dalam hal pengelolaan sumberdaya perusahaan yaitu keuangan, Sumberdaya Manusia, dan
Logistik. Ketiga sumberdaya tersebut akan membentuk sistem informasiback office bagi perusahaan dalam rangka
mendukung kegiatan bisnis utama. Adapun definsi ERP adalah suatu solusi terpadu yang melibatkan pengelolaan
sumberdaya organisasi baik manusia, uang, material dan manajemen dengan memanfaatkan basis data yang
terintegrasi sehingga hanya dibutuhkan satu kali input data untuk setiap transaksi dan akan berpengaruh dengan
fungsi lain didalam modul sistem informasi. ERP telah secara luas dimanfaatkan, dengan beragam solusi yang
dibangun dan ditawarkan oleh vendor sistem informasi, hampir 70% perusahaan yang tergabung dalam fortune
500 memanfaatkan ERP sebagai tulang punggung sistem informasi mereka.
1.

b.

Supply Chain Management

Supply Chain Management (SCM) merupakan aplikasi terpadu yang memberikan dukungan sistem informasi
kepada manajemen dalam hal pengadaan barang dan jasa bagi perusahaan sekaligus mengelola hubungan
diantara mitra untuk menjaga tingkat kesediaan produk dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan secara
optimal. SCM memiliki keterkaitan secara langsung dengan ERP terutama dari sisi Logistik Perusahaan, pembelian
dan hutang serta manajemen mitra.
Adapun definsi SCM adalah suatu solusi terpadu yang melibatkan pengelolaan sumberdaya organisasi atas
kebutuhan barang dan jasa dan juga meliputi manajemen para mitra dengan memanfaatkan basis data yang
terintegrasi dan bertujuan untuk menjamin terpenuhinya tingkat kebutuhan material suatu organisasi.
Manajemen Rantai Suplai (Supply Chain Management/SCM) adalah sebuah proses payung di mana produk
diciptakan dan disampaikan kepada konsumen dari sudut struktural. Sebuah supply chain(rantai suplai) merujuk

kepada jaringan yang rumit dari hubungan yang mempertahankan organisasi dengan rekan bisnisnya untuk
mendapatkan sumber produksi dalam menyampaikan kepada konsumen. (Kalakota, 2001)

Gambar 6. Skema Supply Chain Management

Sumber :http://www.axtin.com/solutions/images/supply_chain_diagram.jpg

Menurut Turban, Rainer, Porter (2004), terdapat 3 macam komponen rantai suplai, yaitu:

Rantai Suplai Hulu (Upstream Supply Chain)

Bagian upstream (hulu) supply chain meliputi aktivitas dari suatu perusahaan manufaktur dengan para
penyalurannya (yang mana dapat manufaktur, assembler, atau kedua-duanya) dan koneksi mereka kepada pada
penyalur mereka (para penyalur second-trier). Hubungan para penyalur dapat diperluas kepada beberapa strata,
semua jalan dari asal material (contohnya bijih tambang, pertumbuhan tanaman). Di dalam upstream supply
chain, aktivitas yang utama adalah pengadaan.

Manajemen Internal Suplai Rantai (Internal Supply Chain Management)

Bagian dari internal supply chain meliputi semua proses pemasukan barang ke gudang yang digunakan dalam
mentransformasikan masukan dari para penyalur ke dalam keluaran organisasi itu. Hal ini meluas dari waktu
masukan masuk ke dalam organisasi. Di dalam rantai suplai internal, perhatian yang utama adalah manajemen
produksi, pabrikasi, dan pengendalian persediaan.

Rantai Suplai Hilir (Downstream Supply Chain)

Downstream (arah muara) supply chain meliputi semua aktivitas yang melibatkan pengiriman produk kepada
pelanggan akhir. Di dalam downstream supply chain, perhatian diarahkan pada distribusi, pergudangan,
transportasi, dan after-sales-service.

1.

c.

Customer Relationship Management

Customer Relationship Management (CRM) merupakan aplikasi terpadu memberikan dukungan sistem informasi
kepada manajemen dalam hal hubungan kepada pelanggan dengan memiliki keterkaitan yang erat secara langsung
dengan ERP terutama dari sisi penjualan, serta piutang. CRM lebih berfokus kepada upaya untuk memahami
kebutuhan pelanggan agar dapat diberikan layanan secara cepat dan tepat.
Adapun definsi CRM adalah suatu solusi terpadu yang melibatkan pengelolaan sumberdaya organisasi meliputi
manajemen para pelanggan dengan memanfaatkan basis data yang terintegrasi dan bertujuan untuk menjamin
terpenuhinya tingkat kebutuhan pelanggan akan barang dan jasa serta meningkatkan kualitas hubungan antara
organisasi dengan pelanggan.
Dalam pemasaran, sistem CRM membantu perusahaan mengidentifikasi dan menargetkan klien potensial serta
memberikan tempat pertama bagi tim penjualan. Adapun tahapan tahapan CRM adalah sebagai berikut :
1. Acquire (mendapatkan pelanggan baru)
Tahap ini berorientasikan pasar dengan tujuan meraih pelanggan baru melalui kemudahan pengaksesan informasi
dan pelayanan yang menarik.
2. Retain (mempertahankan pelanggan)
Tahap ini berusaha mempertahankan shareholder yang dimiliki (pelanggan) dengan menciptakan value perusahaan
di mata pelanggan dan berusaha meraih loyalitasnya
3. Extend (memperluas pelanggan)
Tahap ini memanfaatkan inovasi teknologi informasi untuk dapat memperluas pelanggan

Gambar 7. Tahapan CRM

1.

d.

Enterprise Application Integration

Pada saat implementasi suatu sistem informasi dilakukan seringkali akan ditemui masalah yang menyangkut
integrasi dengan sistem yang telah ada, dimana sistem yang telah ada masih memiliki manfaat yang signifikan
sehingga akan lebih efisien dan efektif bilamana sistem tersebut dipertahankan. Permasalahan lain menyangkut
integrasi sistem informasi adalah meliputi integrasi beberapa sistem yang berbeda sebagai konsekuensi pemilihan
aplikasi yang berbeda untuk setiap fungsi perusahaan sesuai dengan kelebihan yang dimiliki oleh masing-masing
vendor. Sebagai contoh diantaranya adalah SAP untuk ERP, Siebel untuk CRM dan Baan untuk SCM.
Biasanya solusi yang dipilih adalah menggunakan interfacing dengan menggunakan API, tetapi hal ini tidak dapat
diandalkan terutama untuk permasalahan sistem yang sangat kompleks. Untuk itu dibutuhkan solusi aplikasi yang
mampu untuk mengintegrasikan seluruh sumberdaya sistem informasi yang berbeda platform. Solusi tersebut
dikenal dengan istilah Enterprise Application Integration (EAI).
Keempat aplikasi sebagaimana dijelaskan diatas akan menjadi tulang punggung sistem informasi manajemen
perusahaan yang teritegrasi dengan kegiatan operasional perusahaan seperti Billing system, Network Maintenance
System dan beragam aplikasi operasional lainnya. Aplikasi terakhir selain keempat aplikasi bisnis sebagaimana
dimaksud diatas adalah Decision Support Sistem (DSS),sebagai muara dari keseluruh sistem yang bertujuan untuk
memberikan dukungan sistem informasi kepada manajemen perusahaan dalam rangka pengambilan keputusan.
DSS akan menjadi aplikasi terminasi dari alur informasi yang terjadi mulai dari transaksi hingga pengambilan
keputusan ditingkat manajemen puncak perusahaan (Ahmadjayadi, 2008). Gambaran hubungan diantara keempat
aplikasi sebagaimana dijelaskan diatas dalam kaitannya dengan Decision Support System adalah sebagai berikut:

Gambar 8. Kerangka hubungan diantara aplikasi bisnis

Menurut Ahmadjayadi (2008), tujuan utama yang ingin dicapai melalui pemanfaatan teknologi dan sistem
informasi diantaranya adalah :

1.

Peningkatan kualitas produk dan layanan;

2.

Mempercepat dan mengefektifkan proses bisnis perusahaan;

3.

Meningkatkan efisiensi;

4.

Meningkatkan produktifitas dan kualitas SDM.

Lebih lanjut lagi, Ahmadjayadi (2008) menjelaskan bahwa dalam arti sebenarnya sasaran yang ingin dicapai
melalui implementasi teknologi dan sistem informasi adalah guna menjawab tantangan yang dihadapi oleh
perusahaan terutama dalam rangka menghadapi era pasar bebas yaitu:

1.

Kepuasan konsumen;

2.

Good Corporate Governance;

3.

Peningkatan Bisnis;

4.

Optimalisasi Proses Bisnis;

5.

Kemitraan;

6.

SDM
Guna mencapai sasaran yang ingin dituju, dibutuhkan suatu sistem informasi yang memenuhi kriteria-kriteria
sebagaimana dijelaskan sebagai berikut (Ahmadjayadi, 2008):

1.

1.

Reliability, Availability;

2.

2.

Transparancy, Accuracy;

3.

3.

Scalability

4.

4.

Optimalisasi

5.

5.

Reusability

6.

6.

Flexibility, Interoperability

7.

7.

Integrasi

8.

8.

Field Proven

9.

9.

Best Practise

10.

10. Knowledge Enhancement

11.

11. Competency Match

Seluruh kriteria sebagaimana dijelaskan diatas akan menjadi tolok ukur penilaian apakah suatu aplikasi dapat
memberikan manfaat sebagaimana yang diharapkan oleh pihak manajemen perusahaan (Ahmadjayadi, 2008).