REVISI PESAN-PESAN BISNIS

Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Komunikasi Bisnis

Dosen Pembina
Henny Utarsih, S.E., M.Si.

Oleh :
Amelia Zulfa 0116101120
Elsa Dewi 0116101122
Rosse Pradini 0116101126
Widi Eka 0116101127
Orlando Joshua 0116101130

JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS WIDYATAMA
BANDUNG
2016
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI............................................................................................................................. 2

PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS........................... Error! Bookmark not defined.

1. Pemahaman Proses Komposisi .................................... Error! Bookmark not defined.

2. Penentuan Tujuan......................................................... Error! Bookmark not defined.

3. Analisis Audiens .......................................................... Error! Bookmark not defined.

4. Penentuan Ide Pokok.................................................... Error! Bookmark not defined.

PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BISNIS ................ Error! Bookmark not defined.

1. Hal-hal yang Menyebabkan Pesan-pesan Tak Terorganisasi dengan BaikError! Bookmark

not defined.

2. Pentingnya Pengorganisasian yang Baik ..................... Error! Bookmark not defined.

3. Pengorganisasnian Pesan-pesan Melalui Outline....... Error! Bookmark not defined.

4. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional . Error! Bookmark not defined.

STUDI KASUS ........................................................................ Error! Bookmark not defined.

1. PT Hyundai Mobil Indonesia (HMI) ........................... Error! Bookmark not defined.

2. Nestl ........................................................................... Error! Bookmark not defined.

DAFTAR PUSTAKA .............................................................. Error! Bookmark not defined.

REVISI PESAN-PESAN BISNIS

1. KETERAMPILAN MEREVISI

Menulis pesanpesan bisnis sangatlah berbeda dan tidaklah semudah

menulis pesanpesan yang bersifat pribadi (personal). Penulisan surat surat
pribadi pun dapat ditulis dengan bahasa apa saja termasuk bahasa gadogado
atau campuran sesuai dengan tujuan penulisan tersebut. Oleh karena itu,
menulis pesan-pesan bisnis tidak sekali jadi.

Dalam menulis surat-surat bisnis yang baik diperlukan proses pemikiran,

tenaga dan waktu yang cukup. Akan berbahaya apabila penyampaian pesan
pesan bisnis cenderung dilakukan secara asal-asalan dan ceroboh, baik dari sisi
substansi isi pesan maupun format penulisannya.

Setelah tahapan perencanaan, pengorganisasian, dan pembuatan (penulisan)

pesan- pesan bisnis, langkah selanjutnya adalah melakukan
koreksi, penyempurnaan atau perbaikan (revisi) terhdap pesan-pesan bisnis.
Revisi sangat diperlukan agar pesan-pesan bisnis yang
telah direncanakan dan dibuat tersebut dapat ditinjau ulang atau disempurnakan
untuk menghindari kemungkinan terjadinya kesalahan ketik atau kekurangan
lainnya, sehingga sesuai dengan maksud dan tujuan yang dikehendaki. Revisi
merupakan langkah terakhir dalam mengembangkan pesan-pesan bisnis secara
efektif.

Setiap pesan bisnis perlu diedit baik menyangkut masalah isi dan pengorgani
sasiannya. Gaya penulisan yang efektif dimulai dengan pemilihan kata yang
tepat dalam memilih kata perlu diperhatikan antara lain memilih kata yang
sudah familier, sudah dikenal secara umum, singkat, dan hindarkan kata yang
memiliki pengertian ganda. Penulisan pesan-pesan bisnis yang paling efektif
akan mencakup keseimbangan pemilhan terhadap jenis kalimat yaitu kalimat
sederhana, majemuk, dan kompleks. Kalimat-kalimat yang singkat dan
menggunakan kalimat aktif akan mempermudah audiens dalam memahami
maksud dan tujuan pesan-pesan bisnis.

Contoh Revisi Pesan-pesan Bisnis

 A. Pesan-Pesan Bisnis Tertulis.

Proses penulisan pesan-pesan bisnis dalam bentuk tertulis mulai dalam

bentuk tertulis dimulai dari penulisan draf, selanjutnya dilakukan penelaahan
lebih lanjut dari sudut substansi suatu pesan maupun pengorganisasian, gaya
(style) bahasa yang digunakan, susunan kalimat, mekanika, format dan tata
letak (layout) penulisan.

a. Mengedit Isi, Pengorganisasian dan Gaya penulisan.

Untuk mengevaluasi efektivitas suatu pesan-pesan bisnis secara
menyeuruh, keseluruhan dokumen perlu terlebih dahuu dibaca dengan
cepat (skimming). Pada saat melakukan evaluasi, ada beberapa hal yang
perlu mendapatkan perhatian, antara lain: substansi suatu pesan,
pengorganisasian pesan, dan gaya penulisannya. Untuk membantu
memberikan gambaran yang lebih rinci tentang hal-hal apa saja yang
perlu diperbaiki atau disempurnakan, berikut ini terdapat beberapa
pertanyaan penting yang perlu diperhatikan .
Pada tahap awal pengeditan, perhatikan secara seksama pesan-pesn
awal dan akhir, karena pesan-pesan tersebut mempunyai pengaruh
terbesar terhadap audiens. Perhatikan pembuka surat atau memo, apakah
sudah relevan, menarik, dan mengundak reaksi pembaca. Pada pesan-
pesan yag lebih panjang, bebrapa paagraf pertama mencakut subjek,
maksud, dan organisasi bahan.

b. Mengedit Mekanika/Teknis Peulisan.

Setelah melakukan pengeditan isi, pengorganisasian, dan gaya
penulisannya, langkah berikutnya adalah melakukan pengeditan dari sdut
mekanika atau teknis penulisan suatu pbisnis melesan-pesan bisnis.
Kesalahan mekanik dalam penulisan pesan-pesan bisnis akan dapat
mengganggu pemahaman maksud dan tujuan penulisan pesan-pesan
bisnis tersebut, bahkan dapat berdampak pada memudarnya kepercayaan
dan citra suatu organisasi. Di samping itu, terjadinya kesalahan mekaik
secara ekonomis berdampak pada pada pemborosan waktu, tenaga, dan
dana yang diperlukan untuk memperbaikinya.

c. Mengedit Format dan Layout.

Langkah tekhir dalam mengedit suatu pesan bisnis adalah mengedit
format dan layout secara keseluruhan. Di samping keseluruhan.
 Disamping melakukan penelahaan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan-
kesalahan tulis, dan tanda baca, format penulisannya juga tidak boleh
diabaikan begitu saja. Jika format penulisannya menarik, ditata rapi,
bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang digunakan berkualitas baik,
audiens anda akan senang membacanya.

Contoh kasus pesan-pesan bisnis

Pesan untuk reservasi booking kamar hotel.

Sebelum direvisi:

kami bermaksud menyelenggarakan konfrensi tahunan di hotel Rose

Garden dalam bulandepan. Sehubungan dengan hal tersebut kami berharap
dapat memperoleh informasi tentangketersediaan kamar untuk 350 peserta
konferensi. Selain itu, kami juga memerlukaninformasi tentang konsumsi dan
kendaraan yang memadai untuk antar-jemput dari bandara kehotel dan
sebaliknya.

Setelah direvisi:

Asosiasi manajamen wirausaha Indonesia merencanakan konfrensi nasional

bertempat di hotel Rose Garden dari tanggal 25-30 april 2017. Sehubungan
dengan rencana tersebut kami memerlukan informasi yang terinci sebelum kami
menetapkan keputusan akhir. Kami berharap pihak manajemen dapat
memberikan jawaban atas beberapa pertanyaan berikut:

1. Dapatkah disediakan akomodasi untuk 350 orang untuk tanggal-tanggal

tersebut diatas (dengan perkiraan tiga perempat dari peserta lebih
menyukai single room)?
2. Berapa biaya penginapan untuk setiap kamar?
3. Dapatkah disediakan tiga ruang pertemuan yang besar pada tanggal-
tanggal tersebut (setiapruangan berkapasitas 125 orang)?
4. Kami lebih menyukai makan bersama dalam bentuk prasmanan untuk
makan pagi, siang, dan malam. Dapatkah hal tersebut dipenuhi? Kami
juga memerlukan informasi tentang menu dan harga. Apakah Hotel Rose
Garden memiliki kendaraan yang representative untuk antar-jemput
peserta dan dari hotel/airport?
1. Pesan Pesan Bisnis Lisan.
 Sebagai mana pesan-pesan bisnis yang disampaikan secra tertulis, pesan-
pesan bisnis yang disampaikan dalam bentuk lisan pun memerlukan pengecekan
ulang, perbaikan atau pengeditan (editing) seperlunya, sehingga suatu pesan
bisnis dapat dipahami audiens dengan baik.

Pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara lisan antara lain

menyampaikan pesan-pesan bisnis melalui rapat/pertemuan bisnis, negosiasi,
dan persentasi bisnis. Meskipun pesan-pesan bisnis tersebut disampaikan secara
lisan, namun diperlukan juga kerangka dasar (outline) tentang sbstansi pesan-
pesan bisnis yang akan disampaikan. Meskipun pesan-pesan bisnis disampaikan
secara lisan, tetap perlu dilakukan kegiatan pengeditan yang mencakup antara
lain substansi pesan yang ingin disampaikan, pengorganisasiannya, dan gaya
bahasa yang digunakan.

a. Substansi pesan
Langkah pertama dan utama dalam melakukan penngeditan
(editing) pesan-pesan bisnis adalah mengedit substansi pesan yang akan
disampaikan pada audiens.
b. Pengorganisasian pesan
Pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang akan disampaikan secara
lisan menckup tiga poin penting, yaitu :
1. Pembuka
2. Penyampaian substansi pesan
3. Penutup
c. Gaya bahasa
Pada umumnya, penyampaian pesan-pesan bisnis yang akan
disampaikan secara lisan cenderung hanya bersifat outline atau garis
besarnya saja, sedangkan penyajian secara lebih rinci (lengkap) dapat
disampaikan pada saat melakukan presentasi.
Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan-pesan bisnis
secara lisan lebih menarik dan dinamis daripada yang berbentuk tertlis
karena cara penyampaiannya yang lebih santai, luwes, dan tidak
monoton. Disamping itu, melalui penyajian secara lisan penerima esan
akan lebih mudah memahami maksud dan tujuan suatu pesan yang
ditnjukan dengan penyampaian pesan-pesan secara langsung, pesan-
pesan nonverbal yang didukung dengan tampilan kata, huruf, gambar,
bagan, dan tabel dalam format animasi yang dinamis.
 2. PEMILIHAN KATA YANG TEPAT

Pemilihan kata adalah penggunaan kata-kata tertentu ntuk mencurahkan ide atau
pikiran kedalam sebah kalimat. Agar pesan yang terkandng dalam kalimat yang
disampaikan kepada orang lain dengan mudah dapat dimengerti, Anda garus
dapat memilih kata-kata dengan sebaik-baiknya.

Dalam penyampaikan pesan-pesan bisnis kepada audiens, peran kata

menjadi penting. Penggunaan kata yang sama sekali tidak diketahui atau sangat
asing bagi aiend bukan saa pemborosan atau membung buang waktu, tetapi
yang lebih penting dari itu adalah penyampaian maksd atau tujuan komunikasi
menjadi terganggu . pleh karena itu, agr maksud komunikasi dapat tercapai,
perlu diperhatikan beberapa hal berikut ini :

a. Pilihlah kata yang sudah familiar/terkenal

Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis, gunakanlah kata-kata yang
sudah dikenal, umum, dan lazim sehingga mudah dipahami oleh audiens.
b. Pilhlah kata-kata yang singkat
Kata-kata yang singkat, selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens.
Meskipun pemiihan kata yang singkat diperlukan, harus tetap
diperhatikan berbagai kaidah penulis bahasa yang baik dan benar.
c. Hindari kata-kata yang singkat
Kata-kata yang memiliki berbagai pengertian harus dihindari dalam
penyampaian pesan-pesan bisnis. Penggunaan kata-kata tersebut akan
mengakibatkan terjadinya penafsiran yang bermacam-macam. Maka dari
itu, sedapa mungkin gunakan kata yang memiliki makna yang jelas dan
tegas.

Contoh memilih kata yang tepat

Tepat

Contohnya :

Makna kata lihat dengan kata pandang biasanya bersinonim, tetapi kelompok
kata pandangan mata tidak dapat digantikan dengan lihatan mata.

Seksama
Contohnya :

Kata besar, agung, akbar, raya, dan tinggi termasuk kata-kata yang bersinonim.
Kita biasanya mengatakan hari raya serta hari besar, tetapi kita tidak pernah
mengatakan hari agung, hari akbar ataupun hari tinggi. Begitu pula dengan kata
jaksa agung tidak dapat digantikan dengan jaksa besar ataupun jaksa raya, atau
pun jaksa tinggi karena kata tersebut tidak seksama.

Lazim

Lazim adalah kata itu sudah menjadi milik bahasa Indonesia. Kata yang tidak
lazim dalam bahasa Indonesia apabila dipergunakan sangatlah akan
membingungkan pengertian saja.

Contohnya :

Kata makan dan santap bersinonim. Akan tetapi tidak dapat mengatakan Anjing
bersantap sebagai sinonim anjing makan. Kemudian kata santapan rohani tidak
dapat pula digantikan dengan makanan rohani. Kedua kata ini mungkin tepat
pengelompokannya, tetapi tidak seksama serta tidak lazim dari sudut makna dan
pemakain-nya.

3. MEMBUAT KALIMAT YANG EFEKTIF

Kalimat merupakan saran untuk menyampaikan pesan kepada orang lain.

Kalimat dapat dibuat untuk memanggil, memarahi, menasihat, menyuruh dan
memperingati seseorang, juga untuk mengemukakan pendapat, dan
mengumumkan sesuatu. Agar pesan yang disampaikan dapat dengan mudah
dimengerti pembaca, kalimat hars disusun secara efektif.

Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yang dengan sadar da sengaja

disusun untuk mencapai daya informasi yang tepat dan baik.

Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan tiga hal, yaitu kesatuan
pikiran, kesatuan susunan dan kelogisan. Sebagaimana diketahuai bahwa setiap
kalimat paling tidak terdiri atas Subjek dan Predikat. Disamping Subjek dan
Predikat suatu kalimat juga dapat dilengkapi dengan Pelengkap yang akan
memperjelas arti suatu kata kerja. Ada beberapa jenis pelengkap anatara lain
objek langsung dan objek tak langsung.
Ada Tiga Jenis Kalimat

1. Kalimat Sederhana (simple sentence)

Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan sebuah
predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi
dengan objek baik langsung maupun tak langsung .
Contoh :
Saya membeli buku Komunikasi Bisnis di toko buku Berkah kemarin.

2. Kalimat Majemuk (coumpound sentence)

Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak
mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan klausa yang
dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan
klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri, sehingga
tidak memiliki pengertian yang utuh. Suatu kalimat majemuk dihbungkan
dengan kata penghubung seperti dan, tetapi, atau.
Contoh :
Omzet penjualan meningkat 10% tetapi keuntungan perusahaan menurun
15%.

3. Kalimat Komplek ( complex sentence)

Kalimat kompleks berisi sebuah klausa inependen dan satu atau lebih
klausa dependen sebagai anak kalimat.
Contoh :
Meskipun gaji tidak naik, para pegawai bekerja sebagaimana mestinya.
Karena tuntunan kenaikan gaji tidak dihiraukan oleh majikan, karyawan
melakukan unjuk rasa ke gedung DPR.

Dalam menyusun suatu kalimat, gunakanlah jenis kalimat mana yang

paling tepat atau cocok dengan pemikiran atau ide yang dimiliki.

Cara Mengembangkan Paragraf

Secara umum ada dua pendekatan yang dapat digunakan untuk

mengembangkan suatu pargraf, yaitu pendekatan induktif dan deduktif.
Pendekatan induktif dimulai dengan mengemukakan berbagai alasan terlebih
dahulu, kemudia baru dibuat kesimpulan, sedangkan pendekatan deduktif
dimulai dari kesimpulan baru diikuti dengan alasan-alasannya.
 a. Ilustrasi

Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi atau

contoh yanh dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.
Pemberian contoh terhadap sesuatu topik bahasan yang relevan akan
memberikan gambaran yang lebih jelas dan dapat dipahami oleh audiens.

b. Perbandingan ( Persamaan dan Perbedaan )

Anda dapat mengembangkan suatu paragraf dengan cara membandingkan

persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran
yang lain. Cara pengembangan paragraf ini memerlukan wawasan berpikir
yang luas bagi penyampai pesan-pesan bisnis.

c. Pembahasan Sebab-Akibat

Ketika mengembangkan suatu paragraf, Anda dapat memfokuskan perhatian

pada alasan-alasan mengenai suatu hal. Paling tidak pola pengembangan
paragraf dengan sebab-akibat akan membantu memberikan arah yang jelas
terhadap suatu pokok bahasan tertentu.

d. Klarifikasi

Paragraf dapat dikembangkan dengan cara melakukan klarifikasi atau

pengelompokan ide-ide umum ke dalam ide-ide yang lebih khusus. Pola
pengembangan paragraf dengan pengelompokan ini akan mempermudah
pemahaman bagi pengirim pesan maupun penerima pesan.

e. Pembahasan Pemacahan Masalah

Cara lain untuk mengembangkan paragraf adalah dengan menyajikan

masalah, kemudian menjelaskan cara pemecahan masalah tersebut. Cara
pengembangan paragraf ini akan mampu memberikan latihan analitis yang
sangat diperlukan bagi seorang dalam pengambilan keputusan-keputusan
penting bagi suatu organisasi.

Satu hal yang perlu diperhatikan dalam kaitannya dengan memberikan

pengaruh kepada audiens Anda adalah memusatkan ide/gagasan tunggal (
kesatuan ide ) untuk setiap paragraf dan perlu tetap dijaga agar suatu paragraf
singkat. Paragraf hendaknya jangan terlalu singkat namun jangan juga terlalu
panjang. Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau
gagasan yang utuh, menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau kata kunci
sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas.

Daftar Pustaka
Purwanto, Djoko. Komunikasi Bisnis (Edisi Keempat). Jakarta: Erlangga,
2011.
http://megasilvana54.blogspot.co.id/2012/11/contoh-pesan-bisnis.html
http://www.bahasaindonesiaku.net/2016/02/2-contoh-surat-bisnis-dalam-
bahasa-indonesia-terbaru.html
http://tugaskuliah15.blogspot.co.id/2015/10/makalah-bahasa-indonesia-
diksi-atau.html
http://www.katapengertian.com/2016/08/25-contoh-kalimat-efektif-dan-
tidak.html