PROPOSAL

SISTEM PENATAAN ARSIP KEPENDUDUKAN DI KANTOR LURAH

COPPO KECAMATAN BARRU

MUSDAR

20151080

SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI (STIA)

AL-GAZALI BARRU

2019
SISTEM PENATAAN ARSIP KEPENDUDUKAN DIKANTOR LURAH

COPPO KECAMATAN BARRU

PROPOSAL

Sebagai Salah Satu Syarat untuk Mencapai

Derajat Strata Keserjanaan Satu (S.1)

PROGRAM STUDI

ILMU ADMINISTRASI NEGARA

Disusun dan diajukan oleh:

MUSDAR

Kepada

SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI (STIA)

AL GAZALI BARRU

2019
 Halaman Persetujuan
Proposal

Judul :

SISTEM PENATAAN ARSIP KEPENDUDUKAN DI KANTOR LURAH

COPPO KECAMATAN BARRU

diajukan oleh

MUSDAR
NIM : 20151080

PROGRAM STUDI
ILMU ADMINISTRASI NEGARA

Menyetujui
Komisi Pembimbing

Pembimbing I Pembimbing II

Drs. H. HAFID ABDUL RAZAK, M.Si Hj. AIDAH, S.Sos., M.Si

Mengetahui :
Ketua Jurusan Ilmu Administrasi Negara

Drs. H. SURASNO TALIKI, M.Si

 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas limpahan

berkah dan karunianya sehingga penulisan skripsi ini dapat terselesaikan

walaupun bentuk yang sederhana. Adapun judul skripsi yakni “SISTEM

PENATAAN ARSIP KEPENDUDUKAN DI KANTOR LURAH COPPO

KECAMATAN BARRU”.

Penulisan proposal ini di lakukan untuk memenuhi salah satu

persyaratan akademik guna memperoleh gelar strata kesarjanaan satu (S1)

dalam bidang Ilmu Administrasi pada jurusan Ilmu Administrasi Negara,

Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi (STIA) Al Gazali Barru.

Penulis menyadari bahwa proposal ini masih jauh dari kesempurnaan.

Hal ini di sebabkan oleh keterbatasan kemampuan penulis. Oleh karena itu,

penulis sangat mengharapkan kritikan dan saran demi penyempurnaan

proposal ini. Penulisan proposal ini tidak mungkin terwujud tanpa ada

bantuan, motivasi, saran dan petunjuk dari berbagai pihak.

Dengan penuh kerendahan hati, secara khusus penulis mengucapkan

terima kasih kepada:

1. Bapak Dr. H. Kamaruddin Hasan, S.Ag., M.Pd selaku ketua Stia Al Gazali

Barru.
2. Bapak H. Muhammad Yusuf, S.Sos selaku kepala kelurahan coppo

kecamatan barru yang telah memberikan izin meneliti di kantor kelurahan

coppo dan membantu dalam penyusunan proposal ini

3. Bapak Drs. H. Surasno Taliki, M.Si selaku ketua jurusan Ilmu Administrasi

Negara Stia Al Gazali Barru.

4. Bapak Drs. H. Hafid Abdul Razak, M.Si selaku pembimbing I dan Ibu Hj.

Aidah, S.Sos., M.Si selaku pembimbing II proposal saya yang telah

memberikan kritik dan saran bimbingan maupun arahan yang sangat

berguna dalam penyusunan proposal ini.

5. Bapak dan Ibu dosen Stia Al Gazali Barru yang telah membina,

membimbing dan mengajar saya selama perkuliahan

6. Teristimewa kepada Orang tua saya yang paling saya cintai dan hormati,

Ayahanda Zainuddin dan Ibunda Rabiah yang telah melahirkan dan

mendidik penulis sejak kecil dan mendoakan selalu keberhasilan semua

anaknya.
7. Saudara-saudara Kandung saya yang selalu menemaniku baik suka

maupun duka yang selalu mendukung saya sampai penyusunan proposal

ini selesai.
8. Sahabat-sahabatku, dan seluruh rekan-rekan mahasiswa pada jurusan

Ilmu Administrasi Negara Stia Al Gazali Barru yang telah bersama-sama

suka dan duka dalam membina ilmu yang telah memberikan motivasi

kepada penulis dalam menyelesaikan proposal ini.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan skripsi ini masih jauh dari

kata sempurna. Maka dengan segala kerendahan hati penulis mengharapkan

saran dan kritik yang membangun demi kesempurnaan proposal ini. Dan

penulis berharap semoga proposal ini dapat bermanfaat bagi kita semua.

Amin-Amin-Amin Ya Rabbal Alamin.

 Wassalamu Alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Barru, ............. 2019

Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ........................................................................... i

HALAMAN PENGAJUAN ................................................................ ii

HALAMAN PERSETUJUAN ............................................................ iii

KATA PENGANTAR .......................................................................... iv

DAFTAR ISI...................................................................................... v

BAB I.PENDAHULUAN .................................................................... 1

A. Latar Belakang Masalah.............................................. 1

 B. Rumusan Masalah....................................................... 6

C. Tujuan Penelitian......................................................... 6

D. Manfaat Hasil Penelitian.............................................. 7

BAB II.TINJAUAN PUSTAKA ........................................................... 8

A. Pokok-Pokok Pengertian............................................. 8

B. Kerangka Pikir.............................................................. 28

BAB III.METODE PENELITIAN......................................................... 30

A. Tipe Penelitian............................................................ 30

B. Lokasi dan Waktu Penelitian ...................................... 30

C. Populasi dan Sampel.................................................. 31

D. Definisi Operasional Variabel...................................... 32

E. Teknik Pengumpulan Data ......................................... 32

F. Teknik Analisis Data ................................................... 33

DAFTAR PUSTAKA........................................................................... 35

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Setiap pekerjaan dan kegiatan kantor, baik pemerintah maupun
swasta memerlukan penyimpanan, pencatatan serta pengolahan surat,
baik kedalam maupun keluar dengan sistem tertentu dan dapat
dipertanggungjawabkan. Kegiatan ini disebut dengan istilah Administrasi
Kearsipan. Kearsipan sebagai salah satu kegiatan perkantoran
merupakan hal yang sangat penting dan tidak mudah. Arsip yang dimiliki
oleh organisasi harus dikelola dengan baik sebab keunggulan pada
bidang kearsipan akan sangat membantu tugas pimpinan serta
membantu mekanisme kerja dari seluruh karyawan instansi yang
bersangkutan dalam pencapaian tujuan secara lebih efisien dan efektif.
Informasi yang diperlukan melalui arsip dapat menghindari salah
komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu
mencapai efisiensi kerja.
Arsip mempunyai nilai dan peran penting karena arsip merupakan
bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi
pemerintahan dan kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia,
sehingga dalam rangka usaha untuk meningkatkan daya guna dan
tepat guna administrasi aparatur Negara, telah ditetapkan Undang-
Undang No 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan Pokok-Pokok Kearsipan.
Tujuan kegiatan kearsipan yang diselenggarakan oleh pemerintah
dimaksudkan untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan
bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. (Pasal
2 Undang-Undang No 7 Tahun 1971)Arsip sebagai pusat ingatan dan
sebagai sumber informasi tertulis harus tersedia apabila diperlukan
agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif. Oleh karena
itu suatu kantor dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan
sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam
mencapai tujuannya. Efektivitas pengelolaan kearsipan dipengaruhi
pula oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau
fasilitas yang dipergunakan dan dana yang tersedia untuk
pemeliharaan arsip.
 Untuk dapat mengembang tugas seperti ini, pegawai yang bekerja
pada bagian kearsipan bukan hanya ditunjang oleh faktor kemauan
terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali keterampilan
khusus mengenai bidang kearsipan. Faktor manusia dalam unit
kerasipan sangatlah penting peranannya, sebab manusia di unit
kearsipan ini harus terampil dalam teknis kearsipan, sehingga mampu
menggerakkan instansinya untuk mencapai arah/tujuan yang telah
direncanakan dan ditetapkan sebelumnya.
Walaupun kearsipan mempunyai peranan yang penting dalam
administrasi, namun didalam kegiatan perkantoran masih banyak
kantor-kantor (pemerintah maupun swasta) yang belum melakukan
penataan arsip dengan baik. Masih banyak dijumpai arsip yang hanya
ditumpuk di dalam gudang, sehingga arsip cepat rusak dan sulit
ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Oleh karena itu agar arsip dapat memberikan informasi secara
maksimal, maka diperlukan pengelolaan kearsipan yang baik dan
teratur. Sehingga akan membantu pimpinan dalam merencanakan dan
mengambil keputusan, selain itu juga dapat menghemat waktu,
tenaga, fikiran dan biaya. Dengan demikian pengelolaan kearsipan
dikantor harus ditingkatkan guna menunjang peningkatan produktivitas
dan efisiensi kerja kantor.
Berdasarkan latar belakang tersebut maka penulis berkeinginan
untuk melaksanakan penelitian yang berhubungan dengan sistem
penataan kearsipan kependudukan di kantor Kelurahan Coppo
Kecamatan Barru

B. Rumusan masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, maka kami mengambil
rumusan masalah yaitu:
 1. Bagaimana sistem penataan arsip kependudukan di kantor
kelurahan coppo kecamatan barru ?
2. Bagaimana pentingnya peranan Arsip bagi organisasi
pemerintahan khususnya dikantor kelurahan coppo kecamatan
barru ?
C. Tujuan Penelitian
Penelitian merupakan suatu proses dengan menggunakan metode
ilmiah untuk dapat menemukan, mengembangkan serta menguji kebenaran
ilmu pengetahuan. Oleh karena itu adapun tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui bagaimana sistem penataan arsip kependudukan
dikantor kelurahan coppo.
2. Untuk mengetahui sejauh mana pentingnya peranan arsip bagi pemerintah
daerah khususnya dikantor kelurahan coppo.

D. Manfaat Penelitian
1. Manfaat Teoritis
Dalam penelitian ini diharapkan agar hasil penelitian nantinya dapat
memberikan ataupun menambah pengetahuan terutama dalam
administrasi Negara mengenai masalah-masalah yang berkaitan dengan
kearsipan di kelurahan.
2. Manfaat Praktis
a. Sebagai bahan referensi atau masukan bagi pemerintah pusat
maupun pemerintah daerah untuk sadar akan pentingnya sistem
penataan kearsipan khususnya bagi Kelurahan Coppo.
b. Dapat dijadikan bahan referensi atau informasi ilmiah dalam penulisan
karya ilmiah dan penelitian tentang sistem penataan arsip
kependudukan di Kelurahan Coppo.
c. Untuk mengetahui sejauh mana pentingnya peranan arsip didalam
pembangunan daerah di Kelurahan Coppo.
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

A. Pokok-Pokok Pengertian
1. Kelurahan
Kelurahan adalah sebuah daerah administratif diwilayah
Indonesia yang berada dibawah wilayah tingkat kecamatan.Kelurahan
dipimpin oleh lurah yang beradah dibawah dan bertanggung jawab
kepada bupati/walikota melalui camat. Lurah diangkat oleh
bupati/walikota atas usul camat dari aparatur sipil negara.
A. Kedudukan dan tugas pokok kelurahan
1. Ketentuan umum
 a. Lurah adalah kepala kelurahan dilingkungan
pemerintahan.
b. Lurah mempunyai tugas pokok menyelenggrakan urusan
pemerintahan, pembanguna dan kemasyarakatan.
c. Lurah melaksanakan urusan pemerintahan yang
dilimpahkan bupati/walikota.
d. Urusan pemerintahan disesuaikan dengan kebutuhan
kelurahan dengan memperhatikan prinsip efisiensi dan
peningkatan akuntabilitas.
e. Pelimpahan urusan pemerintahan disertai dengan sarana,
prasarana, pembiayaan dan personil.
f. Pelimpahan urusan pemerintahan ditetapkan dalam
peraturan bupati/walikota dengan berpedoman pada
peraturan menteri.
2. Tugas pokok
a. Pelaksanaan kegiatan pemerintahan kelurahan
b. Pemberdayaan masyarakat
c. Pelayanan masyarakat
d. Penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum
e. Pemeliharaan prasarana dan fasilitas pelayanan umum
f. Pembinaan lembaga kemasyarakatan

B. Struktur organisasi
1. Kelurahan terdiri dari lurah dan perangkat lurah
2. Perangkat kelurahan terdiri dari sekretaris lurah dan seksi
sebanyak-banyaknya 4 (empat) seksi serta jabatan fungsional
3. Dalam melaksanakan tugasnya perangkat kelurahan
bertanggung jawab kepada lurah
4. Perangkat kelurahan diisi dari aparatur sipil negara yang
diangkat sekretaris daerah kabupaten/kota atas usul camat
5. Ketentuan lebih lanjut mengenai struktur organisasi dan tata
kerja kelurahan diatur dengan peraturan daerah
kabupaten/kota
 6. Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, lurah melakukan
koordinasi dengan camat dan instansi vertikal yang berada di
wilayah kerjanya
7. Pimpinan satuan kerja tingkat kelurahan bertanggung jawab
memimpin dan mengkoordinasikan pelaksanaan tugas pokok
dan fungsi masing-masing
8. Setiap pemimpin satuan kerja dikelurahan wajib membina dan
mengawasi bawahannya masing-masing.

C. Rincian tugas pokok dan fungsi satuan organisasi kelurahan

Tugas pokok lurah mempunyai fungsi :
1. Pelaksanaan kegiatan pemerintahan kelurahan
2. Pemberdayaan masyarakat, perekonomian dan kesejahteraan
rakyat
3. Pelayanan masyarakat
4. Penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum
5. Pemeliharaan prasarana, fasilitas pelayanan umum dan
lingkungan hidup
6. Pembinaan lembaga kemasyarakatan

Tugas pokok sekretaris lurah mempunyai fungsi :

1. Penyusunan data dan bahan materi lingkup kesekretariatan
kelurahan
2. Penyususnan rencana program dan kegiatan kelurahan
3. Pengelolaan perlengkapan, keuangan dan kepegawaian
4. Pengkoordinasian kegiatan seksi dikelurahan
5. Fasilitas dan pengkoordinasian kegiatan kelurahan dengan
instansi terkait
6. Pelaporan pelaksanaan lingkup kesekretariatan dan kelurahan

Tugas pokok seksi pemerintahan dikelurahan mempunyai

fungsi :
1. Penyusunan data dan bahan materi lingkup pemerintahan
2. Fasilitas penyelenggaraan pemilihan pengurus rukun tetangga
(RT) dan rukun warga (RW)
3. Pengkoordinasian dan fasilitas kegiatan ketentraman dan
ketertiban
4. Pembinaan potensi perlindungan masyarakat
5. Pengkoordinasian dan fasilitas kegiatan pemerintahan dengan
instansi terkait
6. Pelaporan pelaksanaan lingkup pemerintahan

Tugas pokok seksi ekonomi, pembangunan dan lingkungan

hidup dikelurahan mempunyai fungsi :
1. Penyusunan data dan materi bahan lingkup ekonomi,
pembangunan dan lingkungan hidup
2. Fasilitas pembinaan bidang koperasi, usaha kecil dan
menengah
3. Inventarisasi potensi ekonomi masyarakat dan pembangunan
4. Fasilitas pembangunan sarana dan prasarana fisik fasilitas
umum dan fasilitas social
5. Fasilitas pemberdayaan masyarakat dalam upaya pelestarian
lingkungan hidup
6. Fasilitas dan pengkoordinasian kegiatan ekonomi,
pembangunan dan lingkungan hidup dengan instansi terkait
7. Pelaporan pelaksanaan lingkup ekonomi, pembangunan dan
lingkungan hidup

Tugas pokok seksi kemasyarakatan dikelurahan mempunyai

fungsi :
1. penyusunan data dan materi bahan lingkup kemasyarakatan
2. pembinaan terhadap lembaga kemasyrakatan ditingkat
kelurahan
3. inventarisasi potensi bidang kemasyarakatan
4. inventarisasi dan fasilitasi bidang pendidikan
5. inventarisasi dan fasilitasi ketahanan pangan
 6. fasilitas pembinaan bidang keagamaan, ketahanan keluarga,
partisipasi dan pemberdayaan perempuan serta generasi
muda
7. fasilitas dan pengkoordinasiaan kegiatan bidang
kemasyarakatan dengan instansi terkait
8. pelaporan pelaksanaan lingkup kemasyarakatan

Tugas pokok seksi pelayanan di kelurahan mempunyai

fungsi :
1. penyusunan data dan bahan materi lingkup pelayanan
2. pelayanan data dan informasi kelurahan
3. pelayanan administrasi kependudukan
4. pelayanan administrasi umum lainnya
5. fasilitas dan pengkoordinasian kegiatan pelayanan dengan
instansi terkait.
2. Arsip dan Kearsipan
a. Istilah Kearsipan berasal dari akar kata "Arsip". Arsip pada
prinsipnya mengandung pengertian defenitif yang sama, namun
demikian para ahli cenderung memberikan pengertian arsip
yang berlainan satu dengan lainnya, tergantung pada sudut
pandang dan point penekanan utama yang diberikan
didalamnya sebagaimana dikemukakan oleh Liang Gie
(2000:18) bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang
disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan
agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan
kembali.
b. Barthos (2005:1) menyebutkan arsip adalah setiap catatan
tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat
keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok
persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk
membantu daya ingatan orang (itu) pula. Jadi yang termasuk
arsip misalnya : surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar
 gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto
dan lain sebagainya.
c. Menurut Wiyasa (2003:79) arsip adalah kumpulan berkas baik
berupa tulisan maupun benda atau gambar yang diatur,
diklasifikasikan, ditata dan diatur serta disimpan secara
sistematis agar setiap kali diperlukan dapat segera diketemukan
kembali.
d. Moekijat (2002:75) berpendapat kearsipan adalah penempatan
kertas-kertas dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik
menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu
sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) apabila
diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan
cepat.
Beberapa pengertian lain mengenai arsip, akan dikemukakan
dibawah ini:
a. Menurut UU No.7/1971/pasal 1 dalam (Sedarmayanti,
2001:185)
Arsip adalah Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh
lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintahan
dalam bentuk dan corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintahan. Arsip juga adalah Naskah-naskah
yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau
perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka
pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
b. Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) dalam
(Wursanto, 1991:47)
arsip sebagai segala kertas, buku, foto, film, rekaman
suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain
 dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau
salinannya, serta dengan segala penciptaannya, dan
yang dihasilkan atau diterima oleh suatu
organisasi/badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi,
fungsi-fungsi, kebijaksanaan-kebijaksanaan,keputusan-
keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan, atau
kegiatan pemerintah yang lain, atau karena pentingnya
informasi yang terkandung didalamnya.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa
arsip adalah kumpulan surat yang mengandung arti dan
mempunyai kegunaan baik kepentingan suatu instansi.
Kepentingan tersebut berkaitan dengan
individu/pribadi/perorangan.Arsip disimpan dengan
metode tertentu sehingga dapat dengan mudah dan
cepat ditemukan kembali. Arsip yang disimpan secara
tidak teratur akan menyebabkan proses temu kembali
yang sukar.

Fungsi dan Tujuan Penataan Arsip

a. Menurut Widjaja (1993:1) fungsi arsip yang sangat penting
yaitu sebagai sumber informasi dan dokumentasi. Sebagai
sumber informasi maka arsip akan dapat membantu
mengingatkan petugas yang lupa mengenai sesuatu
masalah. Sebagai sumber dokumentasi arsip dapat
dipergunakan oleh pimpinan organisasi untuk membuat
atau mengambil keputusan secara tepat mengenai sesuatu
masalah yang dihadapi.
b. Sedarmayanti (2003:19) mengemukakan fungsi arsip
meliputi :
1. Alat utama ingatan organisasi.
2. Bahan atau alat pembuktian.
3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
4. Barometer kegiatan organisasi mengingat setiap kegiatan
umumnya menghasilkan arsip.
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
Dari kedua uraian diatas jelas bahwa arsip berfungsi
sebagai urat nadi sebuah organisasi pemerintah maupun
swasta karena tanpa adanya sistem kearsipan yang baik
disatu sisi tidak mungkin organisasi dapat berkembang dan
disisi yang lain arsip sebagai dasar untuk mengambil
keputusan dimasa kini dan masa yang akan datang.
Kenyataan ini disebabkan arsip sarat akan nilai-nilai tentang
data dan informasi.
Adapun tujuan kearsipan adalah untuk menjamin
keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
Berdasarkan jenisnya, arsip dapat dibedakan menjadi
beberapa macam tergantung dari segi jenis peninjauannya.
Jenis arsip menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan
menjadi 2 yaitu:
1. Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan
administrasi suatu organisasi. Arsip ini tidak hanya
berupa kertas atau surat saja, tetapi juga termasuk bahan
tertulis atau bahan tercetak yang direkam dalam pita
kaset, juga termasuk naskah-naskah, memorandum,
nota, slide, foto dan lain-lain.
Berdasarkan nilainya arsip dinamis dibagi sebagai berikut
:
 a. Arsip Aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus-
menerus bagi kelangsungan pekerjaan di unit suatu
organisasi/kantor.
b. Arsip in-aktif yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan
secara langsung karena nilainya yang semakin menurun
di unit suatu organisasi/kantor.
2. Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara
langsung dalam penyelenggaraan kegiatan maupun
ketatausahaan. Arsip tersebut cenderung mempunyai
kepentingan dalam nilai sejarah dan disimpan ditempat
yang lebih aman dan sulit dijangkau. Arsip ini tidak lagi
berada pada organisasi atau kantor pencipta arsip
tersebut akan tetapi berada di Arsip Nasional Republik
Indonesia.
(ARNAS) Contoh arsip statis adalah berkas undang-
undang, peraturan, dan lain-lain. Arsip ini tidak diperlukan
secara langsung tetapi dibutuhkan sebagai referensi
untuk kegiatan lainnya (Abubakar,1997:32)
B. Kerangka Fikir

BAB III
METODE PENELITIAN
A. Tipe Penelitian
Penelitian ini penulis menggunakan tipe penelitian diskriptif kualitatif
yaitu dengan cara mengumpulkan data kemudian menggambarkan bentuk
kalimat penulis menggunakan diskrifsi kualitatif sebagai metode analisis
data, yang dimaksud dengan metode diskripsi kualitatif adalah suatu cara
menggambarkan data tersebut dalam bentuk kata-kata atau kalimat.
 Sedang pola pikir secara kualitatif, hanya mengecek dan melaporkan apa
yang ada ditempat peneliti.

B. Lokasi dan Waktu Penelitian

Kegiatan penelitian direncanakan dalam waktu 2 bulan dan
dilaksanakan di kantor kelurahan coppo, kecamatan barru, kabupaten
barru, penelitian ini dilakukan secara deskriptif, yakni penelitian berupaya
menggambarkan fenomena variable, yakni sistem penataan arsip
kependudukan di kantor kelurahan coppo.

A. Populasi dan Sampel

1. Populasi
Populasi adalah subyek yang akan diambil datanya. Yang
menjadi subyek dalam penelitian ini adalah seluruh aparatur sipil
negara yang ada di kelurahan coppo.
2. Sampel
Sampel adalah sebagian atau wakil dari populasi yang diteliti
pelaksanaan penelitian dilakukan untuk melihat bagaimana sistem
penataan arsip kependudukan yang ada di kantor kelurahan coppo.

Penulis langsung menentukan siapa saja orang-orang yang dianggap

sebagai informan dalam penelitian ini di antaranya:
a. Lurah coppo = 1 orang
b. Sekretaris kelurahan = 1 orang
c. Pegawai kantor kelurahan = 3 orang

Jumlah =5 orang

B. Definisi Operasional Variabel

Adapun definisi variabel yang dikemukakan dalam penelitian ini
sebagai berikut :
 1. Penataan arsip kependudukan sebagai variabel X, dapat
didefinisikan sebagai upaya program-program yang dilakukan oleh
instansi terkait untuk meningkatkan kemampuan (capacity)
aparatur pemerintah, baik ditingkat kelurahan maupun ditingkat
kecamatan melalui pemberian pembinaan, kebutuhan yang
dinyatakan atau tersirat.
2. Sistem penataan kearsipan didefinisikan sebagai keseluruhan ciri
serta sifat dari suatu produk atau pelayanan yang berpengaruh
pada kemampuannya untuk memuaskan pertanyaan
(questionarie) yang kemudian disebarkan kepada masing-masing
responden untuk diisi. Sedangkan untuk mendapatkan data
sekunder digunakan teknik penelitian dokumenter serta semua
data yang diperoleh melalui survei dan observasi.

C. Teknik Pengambilan Data

1. Teknik Pengumpulan Data Primer
a. Wawancara, yaitu teknik pengumpulan data dengan
mengajukan pertanyaan-pertanyaan lansung kepada pihak-
pihak yang berhubungan dengan penelitian yang dilakukan
dan selanjutnya akan disebut sebagai informan
b. Observasi, yaitu kegiatan mengamati secara lansung objek
penelitian dengan mencatat gejala-gejala yang ditemukan
dilapangan serta menjaring data yang tidak terjangkau.
2. Teknik Pengumpulan Data Sekunder
a. Penelitian kepustakaan (Library Research) Yaitu dengan
mengumpulkan data dan informasi-informasi melalui literatur
yang relevan dengan judul penelitian seperti buku-buku,
makalah, dan majalah yang memilki relevansi dengan masalah
yang diteliti.
b. Studi dokumenter (Documentary) Yaitu dengan menggunakan
dokumen hukum, kearsipan, catatan-catatan yang ada dilokasi
 penelitian serta sumber-sumber lain yang relevan dengan
objek penelitian.

D. Teknik Analisis Data

Teknik analisa data yang digunakan didalam penelitian ini
adalah analisa data deskriptif kualitatif yang bertujuan untuk
melukiskan secara sistematis data, fakta dan karakteristik populasi
dengan cermat dan nyata dengan jalan mengumpulkan data,
menyusun dan mengklarifikasikan dalam bentuk tabel tunggal,
menganalisa serta menginterpretasikannya kedalam hal yang
sebenarnya.