Jurnal Manajemen dan Administrasi Rumah Sakit

Vol. 2, No. 1, April 2018

Analisis Perencanaan Terhadap Kebutuhan Obat di Instalasi Farmasi

RS Kartika Pulomas

Desy Kartika Ningsih, Dicky Dewanto Tjatur, Yanuar Jak, Djajang, Fresley Hutapea
Universitas Respati Indonesia
Email: dicky_dewanto@urindo.ac.id

ABSTRAK
Perencanaan obat adalah upaya penetapan jenis, jumlah, dan mutu obat sesuai
dengan kebutuhan. Perencanaan obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Kartika Pulo Mas
dilakukan oleh Kepala IFRS dengan menggunakan metode konsumsi yaitu dengan data
dari pemakaian sebelumnya. Dengan hanya menggunakan metode konsumsi tidak dapat
diketahui obat apa saja yang harus diprioritaskan dalam perencanaan, juga tidak dapat
diketahui kapan saatnya memesan obat yang tepat. Penelitian ini menggunakan
rancangan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif melalui teknik in-depth
interview. Data diperoleh dari perencanaan kebutuhan obat yang ada di Instalasi farmasi
Rumah Sakit Kartika Pulo Mas selama 3 bulan. Tujuan penelitian ini Untuk mengetahui
proses perencanaan kebutuhan obat di Instalasi Farmasi RS Kartika Pulo Mas. Hasil
penelitian menunjukkan bahwa perencanaan kebutuhan obat di Rumah Sakit Kartika
Pulo Mas belum berjalan dengan baik sehingga masih terjadi kekosongan obat, belum
terbentuk Komite Farmasi dan Terapi, belum tersusunnya formularium. Perencanaan
belum berjalan dengan baik dikarenakan belum ada sistem informasi rumah sakit yang
dapat menyebabkan data kebutuhan obat tidak optimal sehingga sering terjadi
keterlambatan pihak farmasi membuat usulan kebutuhan obat, sehingga dalam proses
perencanaan kebutuhan obat selalu berubah-ubah.

Kata Kunci : Farmasi, perencanaan, Kebutuhan obat

ABSTRACT
Drug planning is an effort to determine the type, quantity, and quality of the drug as
needed. Drug planning in Pharmacy Installation of Kartika Pulo Mas Hospital is done by
Head of IFRS by using consumption method that is with data from previous usage. By
using only the consumption method can not know what drugs should be prioritized in
the planning, also can not know when to order the right medicine.This research uses
descriptive research design with qualitative approach through in-depth interview
technique. The data were obtained from the medication requirement planning in
Pharmacy Installation of Kartika Pulo Mas Hospital for 3 months. The purpose of this
study was to find out the process of planning the needs of drugs in Pharmacy Installation
RS Kartika Pulo Mas. The results showed that the planning of medicinal needs in Kartika
Pulo Mas Hospital has not been running well so there is still medicine vacuum, not yet
formed Pharmacy and Therapy Committee, not yet formularium. information system
that can cause the data needs of drugs is not optimal so often there is a delay in the
pharmaceutical drug proposed needs, so that in the process of drug needs planning is
always changing.
Keyword : Pharmacy, Planning, Drug Demand

49
Jurnal Manajemen dan Administrasi Rumah Sakit
Vol. 2, No. 1, April 2018

PENDAHULUAN Pelayanan farmasi merupakan

Instalasi farmasi rumah sakit pelayanan penunjang dan sekaligus

(IFRS) adalah suatu bagian, unit, devisi, merupakan revenue center utama. Hal

atau fasilitas di rumah sakit, tempat tersebut mengingat bahwa lebih dari

semua kegiatan pekerjaan kefarmasian 90% pelayanan kesehatan di RS

yang ditujukan untuk keperluan rumah menggunakan perbekalan farmasi

sakit itu sendiri. Seperti diketahui (obat-obatan, bahan kimia, bahan

pekerjaan kefarmasian adalah radiologi, bahan alat kesehatan habis,

pembuatan, termasuk pengendalian alat kedokteran, dan gas medik), dan

mutu sediaan farmasi, pengamanan 50% dari seluruh pemasukan RS berasal

pengadaan, penyimpanan, dan dari pengelolaan perbekalan farmasi

distribusi obat, pengelolaan obat, (32). Untuk itu, jika masalah perbekalan

pelayanan obat atas resep dokter, farmasi rumah sakit tidak dikelola

pelayanan informasi obat, serta secara cermat dan penuh tanggung

pengembangan obat, bahan obat, dan jawab maka dapat diprediksi bahwa

obat tradisional (25). pendapatan rumah sakit akan

Pelayanan kefarmasian sebagai mengalami penurunan. Untuk

salah satu unsur dari pelayanan utama mengatasi permasalahan yang

di rumah sakit, merupakan bagian yang menyangkut perbekalan farmasi rumah

tidak dapat dipisahkan dari sistem sakit, maka dibutuhkan pengelolaan

pelayanan di rumah sakit yang perbekalan farmasi dengan melakukan

berorientasi kepada pelayanan pasien, perencanaan sebelum melakukan tahap

penyediaan obat yang bermutu, pengadaan.

termasuk pelayanan farmasi klinik yang Perencanaan kebutuhan farmasi

terjangkau bagi semua lapisan merupakan proses kegiatan dalam

masyarakat. Praktek pelayanan pemilihan jenis, jumlah dan harga

kefarmasian merupakan kegiatan perbekalan farmasi yang sesuai dengan

terpadu, dengan tujuan untuk kebutuhan dan anggaran, untuk

mengidentifikasi, mencegah dan menghindari kekosongan obat dengan

menyelesaikan masalah yang berkaitan menggunakan metode yang dapat

dengan obat dan kesehatan. dipertanggung jawabkan dan dasar-

dasar perencanaan yang telah

50
Jurnal Manajemen dan Administrasi Rumah Sakit
Vol. 2, No. 1, April 2018

ditentukan antara lain konsumsi, Waktu pelaksanaanya di laksanakan

epidemiologi, kombinasi metode setelah ada kesepakatan terlebih
konsumsi dan epidemiologi disesuaikan dahulu dengan informan untuk menjaga
dengan anggaran yang tersedia (9). kerahasiannya. Instrumen penelitian
adalah suatu alat yang di gunakan
METODE
mengukur fenomena alam maupun
Penelitian ini menggunakan sosial yang di amati.
kualitatif dengan pendekatan penelitian Instrumen penelitian yang
studi kasus. Penelitian studi kasus digunakan adalah human instrument
adalah studi yang mengeksplorasi suatu atau peneliti sendiri dengan cara
masalah dengan batasan terperinci, wawancara mendalam kepada
memiliki pengambilan data yang informan. Subjek penelitian kualitatif ini
mendalam, dan menyertakan berbagai sebanyak lima informan, terdiri dari
sumber informasi. Penelitian ini dibatasi satu informan direksi, satu informan
oleh waktu dan tempat, dan kasus yang apoteker, dan tiga informan petugas
dipelajari berupa program, peristiwa, farmasi. Penelitian ini peneliti
aktivitas, atau individu. menggunakan metode purposive
Peneliti melakukan pengambilan sampling yaitu informan yang sudah di
data sekunder maupun primer dan anggap tahu dan paham tentang apa
melakukan wawancara mendalam yang yang kita harapkan.
dengan para petugas rumah sakit untuk
mengetahui pendapat mereka
HASIL
mengenai perencanaan kebutuhan
obat, sehingga dapat menjawab Penelitian mengenai analisis

pertanyaan penelitian. perencanaan kebutuhan obat RS.

Penelitian ini di laksanakan di RS. Kartika Pulomas tahun 2017 setelah

Kartika Pulomas bulan Maret-Mei 2017 melakukan wawancara mendalam

Metode yang di gunakan adalah terhadap semua informan, maka

wawancara mendalam. ditemukan tema-tema besar dan disini

Adapun pelaksanaannya peneliti membagi pada sembilan faktor

menggunakan alat bantu quesioner dan yang di lakukan untuk ditanyakan ketika

di catat secara langsung hal-hal intinya. wawancara yaitu faktor yang

51
Jurnal Manajemen dan Administrasi Rumah Sakit
Vol. 2, No. 1, April 2018

mempengaruhi : Perencanaan sekali dengan menggunakan metode

kebutuhan obat Di RS. Kartika Pulomas konsumsi satu minggu yang lalu.
Tahun 2017. Salah satu informan mengatakan
Setelah dilakukan langkah- bahwa perencanaan dibuat setiap hari
langkah analisis dari hasil wawancara senin satu minggu sekali. Untuk
terlihat bahwa dari setiap informan menentukan jumlah obat yang
masing-masing mempunyai jawaban dibutuhkan dengan menggunakan
yang sama, tetapi ada juga yang metode konsumsi satu minggu yang
memang dari jawabannya berbeda, lalu.
selain itu dari hasil analisis terdapat Sedangkan dari hasil penelitian
bahwa perencanaan kebutuhan obat bahwa tidak terdapat anggaran khusus
berasal dari Instalasi Farmasi untuk perencanaan kebutuhan obat.
berdasarkan penggunaan seminggu Standar operasional prosedur yang
yang lalu, kemudian dilakukan belum tersedia karena masih dalam
pengadaan melalui bagian logistik. proses penyusunan. Seluruh kegiatan
Dari hasil penelitian dapat kefarmasian yang berjalan tidak
diketahui bahwa perencanaan didasarkan pada standar prosedur,
kebutuhan obat harus disusun sesuai sehingga masih terdapat kendala yang
dengan SOP. Standar operasional ditemukan dalam kegiatan perencanaan
prosedur yang belum tersedia karena maupun pengendalian obat.
masih dalam proses penyusunan. Selain itu, belum terbentuknya
Seluruh kegiatan kefarmasian yang Komite Farmasi dan Terapi
berjalan tidak didasarkan pada standar menyebabkan belum adanya
prosedur, sehingga masih terdapat penyusunan formularium RS Kartika
kendala yang ditemukan dalam kegiatan Pulo Mas menjadi kekurangan dalam
perencanaan maupun pengendalian pelaksanaan prosedur di rumah sakit.
obat. Formularium rumah sakit merupakan
Sebagian besar dari mereka daftar obat yang disepakati oleh staf
mengatakan orang yang membuat medis, disusun oleh Komite Farmasi dan
perencanaan kebutuhan obat di Terapi (KFT) yang ditetapkan oleh
Instalasi Farmasi ialah informan B yaitu pimpinan rumah sakit. Evaluasi
seorang apoteker, setiap satu minggu terhadap formularium rumah sakit

52
Jurnal Manajemen dan Administrasi Rumah Sakit
Vol. 2, No. 1, April 2018

harus secara rutin dan dilakukan revisi disediakan. Apalagi bila kemudian
sesuai kebijakan dan kebutuhan rumah dokter menulis obat yang berbeda-beda
sakit. dan mendapat penawaran dari
Berdasarkan telaah dokumen perusahaan farmasi yang begitu gencar.
pada bulan Maret 2017 terdapat 7 Resikonya adalah akan terjadi banyak
orang jumlah tenaga kefarmasiaan di RS obat yang kadaluarsa, dan rumah sakit
Kartika Pulo Mas. Dimana tenaga akan rugi secara material, pelayanan
Apoteker di Instalasi Farmasi RS Kartika pasien akan jatuh pada titik terendah
Pulo Mas berjumlah 1 orang dan tenaga karena pengelolaan obat yang tidak
asisten Apoteker berjumlah 7 orang. bagus (30).
Menurut Permenkes No 72 tahun 2016 Pertimbangan dalam
bahwa idealnya rasio Apoteker di rawat perencanaan ini sesuai dengan
jalan yaitu 1 : 50 pasien dan rasio ketentuan PMK No 58 tahun 2014
Apoteker di rawat inap yaitu 1 : 30 bahwa perencanaan harus
pasien. memperhatikan anggaran yang
Sedangkan rasio tenaga Apoteker tersedia, sisa persediaan, kapasitas
di RS Kartika Pulo Mas yaitu 1 Apoteker gudang, data pemakaian periode lalu,
: 80 pasien untuk rawat jalan. Hal ini waktu tunggu dan penetapan prioritas.
menunjukkan bahwa rumah sakit belum Berdasarkan wawancara dengan
memiliki tenaga apoteker yang cukup informan bahwa dalam kegiatan
dalam melakukan pelayanan perencanaan dan penentuan kebutuhan
kefarmasiaanya di rumah sakit. ini terdapat beberapa hal yang harus
Berdasarkan perhitungan diatas diperhatikan dan dipertimbangkan
diketahui bahwa tenaga apoteker di RS diantaranya dana anggaran, stock akhir,
Kartika Pulo Mas masih kurang dan pertimbangan kemampuan penyedia,
belum mencukupi dengan standar ideal dan kepastian dalam penyimpanan.
yang ditetapkan Kemenkes. Kendala atau hambatan dalam
Apabila RS tidak memiliki kegiatan perencanaan yaitu belum ada
formularium dan dokter tidak memiliki bufer stock, belum tersusun nya
panduan terapi obat-obat yang tersedia formularium, data stock komputer yang
di rumah sakit. Instalasi farmasi akan tidak bisa terbaca apabila stock obat
sulit menentukan obat apa yang akan kosong atau tidak datang dan

53
Jurnal Manajemen dan Administrasi Rumah Sakit
Vol. 2, No. 1, April 2018

perencanaan yang tidak sesuai dengan SIMPULAN

realisasi. Dari hasil penelitian dan pembahasan
Masalah yang dapat ditemukan :
menyebabkan terjadinya stock out
1. Perencanaan belum berjalan dengan
dalam proses perencanaan diantaranya
baik dikarenakan belum ada sistem
ketidaksesuaian realisasi dengan
informasi rumah sakit yang dapat
perencanaan, meningkatnya jumlah
menyebabkan data kebutuhan obat
pasien dan pola konsumsi yang
tidak optimal sehingga sering terjadi
berubah. Hal ini belum sesuai dengan
keterlambatan pihak farmasi
ketentuan pedoman pengelolaan
membuat usulan kebutuhan obat,
perbekalan farmasi milik Dirjen Bina
sehingga dalam proses perencanaan
Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun
kebutuhan obat selalu berubah-
2008 bahwa metode konsumsi
ubah;
merupakan metode yang dapat
2. Perencanaan kebutuhan obat di
dilakukan dalam penentuan kebutuhan
Rumah Sakit Kartika Pulo Mas belum
dengan didasarkan pada data real
berjalan dengan baik sehingga masih
konsumsi periode sebelumnya.
terjadi kekosongan obat;
Dari hasil penelitian yang
3. Belum terbentuk Komite Farmasi
dilakukan dapat disimpulkan di RS
dan Terapi, belum tersusunnya
Kartika Pulo Mas belum sesuai dengan
formularium sehingga belum dapat
prosedur dan ketetapan Depkes.
diterapkan perencanaan kebutuhan
Namun dalam pelaksanaannya
obat berdasarkan formularium;
terkadang terdapat masalah yang
4. Belum adanya sistem informasi
berkaitan data stock dalam komputer
Rumah Sakit (SIRS), sehingga
yang tidak terbaca apabila stock obat
perencanaan perbekalan farmasi
kosong atau tidak datang dan
masih bersifat manual;
perencanaan yang tidak sesuai dengan
5. Jumlah SDM RS Kartika Pulo Mas
realisasi. Data stock yang tidak terbaca
belum memenuhi standar RS tipe C,
ini akan mengakibatkan tidak
dari hasil penelitian jumlah tenaga
dipesannya obat yang sebenarnya
apoteker hanya ada 1 orang, tenaga
dibutuhkan di rumah sakit.
asisten Apoteker berjumlah 7 orang

54
Jurnal Manajemen dan Administrasi Rumah Sakit
Vol. 2, No. 1, April 2018

DAFTAR PUSTAKA Risa Sentra Medika, tahun 2012,

FKM UI Diakses pada 23 Maret 2017,
1. Aditama TY., 2007. Manajemen
Sumber : http://lib.ui.ac.id/file-
administrasi rumah sakit. Penerbit
digital/20314392-T31291-
Universitas Indonesia (UI-Pres).
Penetapan%20safety.pdf.
Jakarta.
9. Febriawati Henni. 2013. Manajemen
2. Adikoesoemo, 2003. Manajemen
logistik farmasi rumah sakit. Gosyen
rumah sakit. Jakarta : Pustaka Sinar
Publishing, Yogyakarta.
Harapan.
10.Fitra Farmasi, 2011.
3. Anief, Moh., 1997. Manajemen
Otengfitraone.blogspot.com diakses
farmasi. Gajah Mada University
tanggal 08 April 2017.
Press, Yogyakarta.
11.Gugum Pamungkas, Dewi
4. Anonim, 2002a. Drug and
Nurhasanah, 2016. Analisis
Therapeutics Committee Training
Penyebab Kekosongan Obat Kusta di
Course, 60-69, Management
RS. X Tahun 2014. Bandung.
Sciences for Health, Arlington.
12.Greef, Judith A., 1996. Komunikasi
5. Ardiansyah Y. D., 2014. Penyesuaian
Kesehatan dan Perubahan Perilaku.
Rencana Pengadaan Obat
Djokjakarta: Gadjah Mada University
Berdasarkan Metode Pareto (ABC) –
Press.
VEN (vital, essensial, non essensial)
13.Hartono Puji Joko., 2007. Analisis
Pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit
Proses Perencanaan Kebutuhan Obat
Paru Jember Tahun 2012. Jember.
Publik Untuk Pelayanan Kesehatan
6. Bogadenta, A., 2012. Manajemen
Dasar (PKD) di Puskesmas se wilayah
Pengelolaan Apotek, Edisi I. D-
Kerja Dinas Kesehatan Kota
Medika, Yogyakarta.
Tasikmalaya. Semarang.
7. Bowersox, D.J, 2006. Manajemen
14.Keputusan Menteri Kesehatan No.
Logistik Integrasi Sistem-sistem
1197/MENKES/SK/X/2004 tentang
Manajemen Distribusi Fisik dan
Standar Pelayanan Farmasi di
Manajemen Material. Jakarta: PT.
Rumah Sakit.
Bumi Aksara.
15.Maimun Ali., 2008. Perencanaan
8. Budiyanti, Herni, 2012. Penetapan
Obat antibiotik Berdasarkan
Safety Stock di Gudang Farmasi RS
Kombinasi Metode Konsumsi Dengan

55
Jurnal Manajemen dan Administrasi Rumah Sakit
Vol. 2, No. 1, April 2018

Analisis ABC dan Reorder Point 22.Pamungkas Gugum, Nurhasanah

Terhadap nilai Persediaan dan Turn Dewi., 2014. Analisis Penyebab
Over Ratio di Instalasi Farmasi RS Kekosongan Obat Kusta di RS X.
Darul Istiqomah Kaliwungu Kendal. Bandung.
Semarang. 23.Patton, M.Q. (2001). Qualitative
16.Modeong, N., 2012. Evaluasi Research and Evaluation Methods.
Perencanaan Obat Berdasarkan Thousand Oaks, CA: Sage
Metode ABC di Instalasi Farmasi Publications.
Rumah Sakit Umum Daerah Dr. M. 24.Peraturan Menteri Kesehatan
M. Dunda Kabupaten Gorontalo Republik Indonesia Nomor
Tahun 2011. Karya Tulis Ilmiah. 284/Menkes/Per/III/2007 tentang
Program Studi D3 Farmasi, apotek rakyat.
Universitas Negeri Gorontalo, 25.Siregar Charles, J.P., Lia Amalia.,
Gorontalo. 2004. “Teori dan Penerapan Farmasi
17.Moleong J. Lexy., 2008. Metodologi Rumah Sakit”, Penerbit Buku
Penelitian Kualitatif. PT. Remaja Kedokteran, EGC.
Rosdakarya. Bandung. 26.Subagya M. S., 1994. Manajemen
18.Muninjaya, Gde AA, 2004. Logistik. Haji Masagung, Jakarta.
Manajemen Kesehatan, ed.2. Jakarta 27.Suciati Susi, Adisasmito., 2006.
: EGC. Analisis Perencanaan Obat
19.Mudjia Rahardjo. Triangulasi Dalam Berdasarkan ABC Indeks Kritis di
Penelitian Kualitatif. Instalasi farmasi. Jakarta.
http://mudjiarahardjo.com/artikel/2 28.Sugiyono, 2014. Metode Penelitian
70.htm?task=view, diakses tanggal Kombinasi (mixedmethods) Alfabeta
25 Maret 2017. : Bandung.
20.Notoatmojo, Soekidjo., 1997. Ilmu 29.Yanti, Farida., 2016. Analisis ABC
Kesehatan Masyarakat. Jakarta : dalam Perencanaan Obat Antibiotik
Rineka Cipta. di Rumah Sakit Ortopedi. Surakarta.
21.Notoatmojo S., 2005. Metodologi
Penelitian Kesehatan, Jakarta :
Rineka Cipta.

56
Jurnal Manajemen dan Administrasi Rumah Sakit
Vol. 2, No. 1, April 2018

30.Yudihardis, 2014. Masih Perlukah 32.Yusmainita. Pemberdayaan Instalasi

Formularium RS, Sumber : Farmasi Rumah Sakit Bagian I,
http://www/kompasiana.com/yudih diambil dari
ardis/masih-perlukah-formularium- http://www.tempo.co.id/medika/ars
rs_ 55b0b5f6ea8342c1b552clf ip/012002/top1.htm.Tanggal 30
31.Yustina, Sulasmono., 2011. Praktik Januari 2017.
Kefarmasian; ulasan peraturan 33.Wijaya Hadi., 2012. Analisis
tentang bidang kerja apoteker. Pelaksanaan Standar Pelayanan
Minimal (SPM) Rumah Sakit Bidang
Farmasi Rumah Sakit Tugu Ibu.
Depok

57
Jurnal Manajemen dan Administrasi Rumah Sakit
Vol. 2, No. 1, April 2018

58