MANAJEMEN JADWAL PROYEK

Manajemen Jadwal Proyek mencakup proses yang diperlukan untuk mengelola penyelesaian proyek
secara tepat waktu.

• Rencana Manajemen Jadwal — Proses penetapan kebijakan, prosedur, dan dokumentasi untuk
merencanakan, mengembangkan, mengelola, melaksanakan, dan mengendalikan jadwal proyek.

( schedule itu harus kita pertimbangkan proses-proses dan kebijakan-kebijakan , prosedur-prosedur

yang berlaku di perusahaan kita. Termasuk people calender, project calender)

• Menetapkan Kegiatan — Proses mengidentifikasi dan mendokumentasikan tindakan spesifik yang

harus dilakukan untuk menghasilkan hasil proyek.

(nah ini Tindakan spesifik apa dalam melaksanakan kegiatan)

• Membuat Urutan Aktivitas — Proses mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan antara

kegiatan proyek.

( stelah itu kita urutkan, membuat kegiatan ini kita tentukan dari WBS tadi, jika kita sudah membuat
WBS dengan nagus dan baik, sudah tidak terlewat sudah tervalidasi, kita akan lebih mudah membuat ini.
Atau bahwa WBS ini bias langsung di export ke tools, untuk membuat scadule, itu bias di integrasikan )

• Perkiraan Durasi Aktivitas — Proses memperkirakan jumlah periode kerja yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan aktivitas individual dengan estimasi sumber daya.

(setelah membuat urutan kemudian kita tentukan durasinya, dalam membuat durasi atau mengestimasi
durasi ini tergantung dari expert, orang yang baru bekerja di aktivitas tertentu masih junior diminta
membuat estimasi akan berbeda dengan orang yang sudah berpengalaman dan expert , makanya ini
ketergantungannya begitu)

• Mengembangkan Jadwal — Proses menganalisis urutan aktivitas, durasi, persyaratan sumber daya,
dan menjadwalkan kendala untuk membuat jadwal proyek untuk pelaksanaan dan pemantauan dan
pengendalian proyek.

• Pengendalian Jadwal — Proses pemantauan status proyek untuk memperbarui jadwal proyek dan
mengelola perubahan pada baseline jadwal.

( setelah anda eksekusi, anda kendalikan jadwal)

Project Schedule Management Overview

Ketiga

- Rolling wave planning ini interaktif, jadi satu pekerjaan tidak harus selesai dulu semua 100% lalu
baru ke pekerjaan lain atau analisis lain baru mulai berjalan.tapi seperti garfik atau gelombang
over lapping.
- Sequence activities atau mengurutkan
- Dependency determination and integration, jadi Dependency itu ada hard logic, soft logic dan
external. Ini ketergantungan. Misalnya saya akan membangun gedung, ketika saya membangun
tembok, itu dependence nya harus mandatory dengan pondasinya, sifat pondasi dengan tembok
ini mandatory dependence atau hard logic, sama dengan tower, kita tidak bias membangun
tanda ada pondasi di bawahnya. Kemudian soft logic itu contohnya tower dengan jaringan PLN
nya.
- Leads and lags, itu apakah kita kelebihan waktu untuk mengimplementasi atau kita
kekurangan,jika legs gimana, nanti dibahas disini.

Keempat
 - Analog estimating ini disebut juga top down teknik atau histories teknik, memperkirakan
berdasarkan apa yang sudah pernah dilakukan,
- Parametric estimating
- itu tidak mengambil mentah mentah apa yang sudah dilakukan tapi ditambahkan dengan
parameter.
- Three-point estimating, jika ada beberapa masukan, misalnya anda bertanya ke 5 penggali
tanah, jawabannya pasti berbeda. Anda akan mengambil yang mana dari beberapa pernyataan
itu, biasanya orang sering mengambil rata-rata. Three-point estimating ini yang paling rendah
ditambah 4 rata-rata di tambah yang paling tinggi, di bagi 6. Ini lebih bagus dari median.
- Butom up itu anda break down dulu sampai bawah sampai tidak bias di break down baru yang
paling bawah anda memberi estimasinya, kemudian anda jumlahkan dari bawah ke atas, teknik
ini yang paling baik. Tools nya adalah WBS. Buttom up ini lebih realistis di banding yang lain,
dengan anda membuat buttomup estimating kemudian manajemen atas punya buttom up
estimating, ini akan jadi pembelajaran bersama, dimana yang lebih tepat, sekaligus mengajarkan
organisasi bagaimana berproses,
- Basis estimates, basis nya sudah ada kemudian jika ada pekerjaan tambahan maka basis ini
ditambah pekerjaan baru durasinya berapa, yang penting basinya sudah ada

Kelima

- Agreements ini dipertimbangkan disini anda sudah masuk factor Agreements

- Schedule network analysis, jika anda punya Microsoft project software untuk membuat scadule
- Critical path method ini jalur yang paling panjang, yang jika ini verse 1 hari pasti deadline anda
bergeser, dan biasanya lebih dari sehari. Jika anda sudah memiliki Microsoft project , anda bias
Critical path secara otomatis. Karena Critical path ini jalur yang paling panjang antara start
sampai ke end. Jika anda punya system yang sudah digital anda bisa ingatkan anak buah anda.
- Jika anda mengupdate nya manual itu tidak akan efektif, anda harus kirim email dan lain lain.
( jika anda punya system yang terintegrasi, project calender anda akan langsung tau, dan sudah
ada reminder misalnya si A ini sudah mendekati cuti,anda bisa mengaktifkan remindernya,
karena anda tidak akan mungkin mengingat semuanya, karena bisa jadi si A akan cuti tanggal
sekian dan si B akan cuti tanggal sekian, jika tim anda banyak dan anda tidak memiliki system
reminder, ini akan merepotkan.
- Ini contoh ativity list yang kita dapatkan di work break down structure, itu output nya adalah
activity list sebagai basis untuk membuat schedule dalam bentuk Bar chart seperti ini, ini
kemudia network diagramnya, keterhubungan antara dependences nya disini.
- Proses nya schedule method, dan project information akan berpengaruh pada schedule
modelnya , men generate output menjadi project schedule. Scheduling tools ini contohnya tadi
WBS , mictosoft project.
- Jika yang critical ini molor satu hari maka kita akan molor deadline nya.
 - Disini di dalam Project management plan, cope management plan , Development approach
input yang akan kita pakai dalam plan schedule management.

Mendefinisikan Aktifitas

Mendefinisikan Aktifitas ini termasuk atribut-atribut dari aktivitas tersebut.

Contoh : aktivitas menggali tanah untuk pondasi, atributnya itu jenis tanahnya itu sudah ada
informasinya, karena menggali tanah yang berbeda jenisnya akan berbeda durasiny, ini yang disebut
mendefinisikan aktifitas.

Misalnya anda memasang suatu mesin, harus sampai ke spec, ukuran, lokus dan segala macam, ukuran
mur, baud dan segala macamnya anda harus lengkap.

• Mendefinisikan Aktifitas adalah proses mengidentifikasi dan mendokumentasikan tindakan

spesifik yang harus dilakukan untuk menghasilkan hasil proyek.

• Manfaat utama dari proses ini adalah menguraikan paket kerja ke dalam jadwal kegiatan yang
memberikan dasar untuk memperkirakan, menjadwalkan, melaksanakan, memantau, dan
mengendalikan pekerjaan proyek.

• Proses ini dilakukan di seluruh proyek.

Membuat Urutan Aktivitas

Dalam membuat urutan, dirutkan dimana yang lebih dulu, biasanya jika kita sudah membuat WBS, yang
sebelah kiri itu yang dikerjaan duluan. WBS nya dari kiri ke kanan. Yang paling kanan itu yang paling
bawah.

Menentukan urutan yang logis, dari siu anda membuat hubungan yang logis secara dependences.
Apakah pekerjaan A ini selesai lebih dulu baru pekerjaan B itu namanya finish to start, atau sebaliknya B
dulu selesai baru pekerjaan A itu namanya start to finish. Ada juga start to start 2 pekerjaan jalannya
bareng walaupun akhirnya ga harus bareng dan finish to finish mulainya tidak harus bareng tapi
selesainya bareng

- Kegiatan membuat Urutan Aktivitas an Sequence adalah proses mengidentifikasi dan

mendokumentasikan hubungan antara kegiatan proyek.
- Manfaat utama dari proses ini adalah bahwa ia menentukan urutan logis pekerjaan untuk
mendapatkan efisiensi terbesar dari semua kendala - kendala proyek
- Proses ini dilakukan di seluruh proyek.
ESTIMASI DURASI AKTIVITAS

• Perkirakan Durasi Aktivitas adalah proses memperkirakan jumlah periode kerja yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan kegiatan individu dengan estimasi sumber daya.

( berapa hari dan berapa SDM yang dibutuhkan)

• Manfaat utama dari proses ini adalah menyediakan jumlah waktu setiap kegiatan akan dibutuhkan
untuk menyelesaikannya.

( waktu dan resourch)

• Proses ini dilakukan di seluruh proyek.

 - Resouch calender termasuk hari cuti, training, hak nya mereka kita mendapatkan semua
formasinya. Jadwal expertise
- Risk register disini belum bisa kita buat sampai kita nanti menganalisis risk di bab 11.
- Reserve analysis itu adalah analisis yang dilakukan oleh project sponsor dan direksi untuk
cadangan misalnya: dolar terhadap rupiah, itu ada acuan yang ditetapkan di level atas yang di
pakai oleh semua project, kemudian misalnya biaya BBM harga acuan BBM disana ada plus dan
minusnya. Asumsi atau estimasi upah minimum regional, karena semua project pakai itu
ditentukan oleh project management, tapi project manager wajib membuat contingents
analysis, ini di level project manager.
-

MEMBUAT JADWAL PROYEK

• Membuat Jadwal adalah proses menganalisis urutan aktivitas, durasi, kebutuhan sumber daya, dan
kendala – kendala jadwal untuk membuat model jadwal untuk pelaksanaan dan pemantauan dan
pengendalian proyek.

( kendala jadwal disini termasuk anda memnuat contingency)

• Manfaat utama dari ini prosesnya adalah menghasilkan model jadwal dengan tanggal yang
direncanakan untuk menyelesaikan kegiatan proyek.

• Proses ini dilakukan di seluruh proyek.

 - What-if scenario analysis inidata analysis dari WBS tadi. Ini akan mempengaruhi risk
management tadi, ada risk direktur disini.
- Simulation, anda bisamenggunakan tools untuk simulasi.

MENGONTROL JADWAL PROYEK

• Pengendalian Jadwal adalah proses pemantauan status proyek untuk memperbarui jadwal dan
mengelola perubahan baseline jadwal.

• Manfaat utama dari proses ini adalah bahwa baseline jadwal dipertahankan sepanjang proyek.

• Proses ini dilakukan di seluruh proyek.

- Di dalam data analysis ini arned value analysisnanti kita akan singgung
- Iteration burndown chart, chart yang kita bisa buat list-list itu tadi agar kita tidak pernah
melewatkan.

MANAJEMEN BIAYA PROYEK

• Manajemen Biaya Proyek meliputi proses perencanaan, estimasi, penganggaran, finansial,

pendanaan, mengelola, dan mengendalikan biaya sehingga proyek dapat diselesaikan sesuai
anggaran yang disetujui

MANAJEMEN BIAYA PROYEK

• Merencanakan Manajemen Biaya — Proses menentukan bagaimana biaya proyek akan

diperkirakan, dianggarkan, dikelola, dipantau, dan dikendalikan.

• Estimasi Biaya — Proses mengembangkan perkiraan sumber daya moneter yang dibutuhkan
untuk menyelesaikan pekerjaan proyek.

• Menentukan Anggaran — Proses untuk mengumpulkan perkiraan biaya kegiatan individu atau
paket pekerjaan menetapkan garis dasar biaya resmi.

• Mengontrol Biaya — Proses pemantauan status proyek untuk memperbarui biaya dan
mengelola proyek perubahan pada baseline biaya.
 PERENCANAAN MANAJEMEN BIAYA
• Perencanaan Manajemen Biaya adalah proses menentukan bagaimana biaya proyek akan
diperkirakan, dianggarkan, dikelola, dipantau, dan dikendalikan.
( disesuaikan dengan proses dan regulasi yang berlaku0
• Manfaat utama dari proses ini adalah memberikan panduan dan arahan tentang bagaimana
biaya proyek akan dikelola di seluruh proyek.
• Proses ini dilakukan sekali atau pada titik yang telah ditentukan dalam proyek
- Biasanya orang hanya memasukan schedule management plan, yang termasuk didalamnya
sumber daya matrial. Bedanya memasukan biaya schedule management orang dan material itu
consumable sifatnnya
- Risk itu bukan consumable, risk justru harus dicegah seminimal mungkin. Risk budget itu
realisasinya harus sekecil mungkin. Eringkali yang sering dimasukan hanya yang consumable dan
tidak menganggarkan biaya untuk resikonya.
- Mitigasinya apa ? biaya risk harus kita tekan sekecil kecilnya.
- Banyak project manager tidak mempersiapkan risk budget. Ini salah satu penyebabkan
kegagalan project. Biaya untuk material malah digunakan untuk resiko akhirnya over budget.

ESTIMASI BIAYA-BIAYA PROYEK

• Perkiraan biaya-biaya adalah proses pengembangan perkiraan biaya sumber daya yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek .
• Manfaat utama dari proses ini adalah menentukan sumber daya moneter yang diperlukan untuk
proyek.
• Proses ini dilakukan secara berkala di seluruh proyek sesuai kebutuhan.
( ini harus dilakukan berkala)
 - Ada baiaya cost of quality, saya membuat kontruksi cost,
Ada consumable dan non consumable, dan sebagainya.
- Training ini masuk ke dalam cost of quality, mentraining staff project termasuk ini. Team
building ini masuk cost of quality

MENETAPKAN ANGGARAN PROYEK

• Menentukan Anggaran adalah proses menggabungkan perkiraan biaya kegiatan individu atau
paket kerja menetapkan garis dasar (baseline) biaya resmi.
• Manfaat utama dari proses ini adalah menentukan biaya dasar terhadap kinerja proyek supaya
dapat dimonitor dan dikendalikan.
• Proses ini dilakukan sekali atau pada titik yang telah ditentukan di proyek.

(Kategori cost tadi yang masuk ke dalam kategori cost of opportunity, cost of quality, cost of defect,
cost of consumable, cost of non consumable, ini semua dijumlah kemudian ditetapkan.

Setelah ini dibuat dan dijumlah maka ini adalah biaya dasarnya. )
- Resource management disini ada 4 : material, human,money, time
- Misalnya project anda dibiayain dari luar itu ada namanya cost of money, itu harus masuk ke
resource estimates cost,
- Anda perlu tahu dulu business case dan benefit management plan sebelum anda menentukan
anggaran
-
- Mengenai project budget, antara anggaran dengan cost itu berbeda, ada activity cost disini,
kemudian sebagai project manager anda bisa menambahkan contingency, dari aktivitasnya anda
beri contingency,
- kemudian jadilah work package cost estimate dan anda beri contingency reserve, contohnya risk
budget, total schedule contingency.
- Kemudian setelah itu ada yang disebut control account
- Dan itu yang disebut cost baseline, dan ada yang disebut management reserve, dari
management reserve berapa yang ditambahkan agar aman.
- Ini cara kita mengkontruksi project budgetAgar kita tidak over budget

PENGENDALIAN BIAYA PROYEK

• Pengendalian Biaya adalah proses pemantauan status proyek untuk mendapatkan update biaya
proyek dan mengelola perubahan baseline biaya.
• Manfaat utama dari proses ini adalah baseline biaya dipertahankan di seluruh proyek.
• Proses ini dilakukan di seluruh proyek.

- Performance measurement baseline dari project-project sebelumnya.

- Perlu tidak project funding, ada atau tidak biaya untuk membiayai project anda ?
- Project requirement, itu ada cost of funding, dan diasukan ke budget. Ada biayanya.
-
 Earned Value, Planned Value, and Actual Costs
- Ini earned valuenya jika kita membuat budget tadi ini BAC, anda masukan nilai project budget.
Project belum berjalan anda sudah gambar grafiknya.
- Seiring anda menjalan proyek, disana akan muncul actual cost dan earn value.
o Actual cost, adalah biaya yang anda bayarkan dari mulai sub contractror kemudian cost
team. Yang tahu adalah orang accounting. Misalnya contoh 6 bulan, comulativenya 100,
actual cost nya 70, maka 70 ini lebih dari separuhnya padahal baru 6 bulan, maka ini
over budget.
o Earn value ini anda bsa tahu dari orang lapangan, progressnya sudah berapa, misalnya
A,B,C dan anda proyeksikan ke kontrak, jika ABC ini selesai dan saya nagih, nilainya
berapa, dan anda hitung dari bobot kontrak tadi, dari setiapactivitas tadi, jika ternyata
ABC ini selesai saya tagih dan nilainya hanya 4. Ini sudah over budget, behind schedule
juga.
o Anda harus membuat perbaikan agae 6 bulan kedepan tidak melebihi ini, jika tidak
melakukan perbaikan makan over budget dan behind schedule.
o Anda harus expert dalam menghandle time dan cost.