PERAN SISMADAK

DALAM
AKREDITASI RUMAH SAKIT

Dr.dr.Sutoto,M.Kes, FISQua
 DEFINISI SISMADAK
(Sistem Manajemen Dokumen Akreditasi Rumah Sakit)

Adalah sistem manajemen pengelolaan

dokumen akreditasi (baik regulasi maupun
bukti implementasi) dengan menggunakan
teknologi informasi (IT) serta dokumentasi
manajemen mutu dan keselamatan pasien
KENAPA HARUS MEMAKAI TEKNOLOGI INFORMASI

o Dokumen akreditasi yang harus disiapkan rumah sakit

sangat banyak jumlahnya
o Dokumen regulasi bentuknya mulai dari kebijakan, pedoman,
panduan, program sampai kepada SPO
o Dokumen regulasi diperlukan bukan hanya pada satu unit,
seringkali satu regulasi digunakan oleh banyak unit
pelayanan/unit kerja
o Dokumen bukti implementasi yang paling banyak berada
pada berkas rekam medis yang jumlahnya juga banyak
dengan banyak variasi untuk unit pelayanan/unit kerja yang
berbeda
o Selain berkas rekam medis dokumen bukti implementasi
juga dalam bentuk formulir-formulir yang jumlahnya juga
cukup banyak
o DLL
 KENAPA HARUS MENGGUNAKAN TEKNOLOGI INFORMASI

o Dokumen Peningkatan mutu dan

keselamatan pasien sangat banyak
o Indikator mutu jumlahnya lebih dari
sangat banyak
o Indikator mutu harus dikelola
dengan baik
SISMADAK MEMUDAHKAN
PROSES SURVEI AKREDITASI

• Dokumen regulasi & dokumen bukti

rumah sakit sudah tersusun secara
sistimatis
• Dokumen regulasi sudah bisa dipelajari
oleh surveior sebelum hari survei
• Pada saat survei pelaksanaan telusur
regulasi hemat waktu dan tidak membuat
staf/pokja kalang kabut mencari dokumen
regulasi
• Dokumen regulasi dapat dilihat sewaktu
waktu dan dari hotel selama waktu survei
 FUNGSI SISMADAK

DOKUMENTASI DOKUMENTASI MANAJEMEN LAPORAN I.K.P

REGULASI DOKUMEN BUKTI MUTU

BAHAN EDUKASI DAN

SIMULASI
 FUNGSI SISMADAK:
1. Mengumpulkan, menyimpan, dan mencari kembali
regulasi dan dokumen bukti yang berhubungan
dengan akreditasi
2. Mendokumentasikan capaian indikator mutu
rumah sakit baik indikator mutu klinis,
manajemen, sasaran keselamatan pasien maupun
indikator mutu yang diwajibkan oleh Kementerian
Kesehatan
3. Mendokumentasikan laporan insiden keselamatan
pasien yang berguna untuk proses belajar rumah
sakit agar insiden tersebut dapat dicegah
dikemudian hari
4. Mendokumentasikan video simulasi sebagai
implementasi sesuai dengan Standar Nasional
Akreditasi Rumah Sakit yang berguna untuk proses
edukasi bagi staf rumah sakit.
 PENGELOLAAN SISMADAK
Pengelolaan Aplikasi SISMADAK dilakukan oleh pihak rumah sakit dan
tersimpan dalam server rumah sakit dalam hal tertentu terkoneksi
dengan server KARS yaitu:
1. Pendokumentasian regulasi dan dokumen bukti sepenuhnya dikelola
oleh rumah sakit dan bila KARS atau surveior menghendaki untuk
akses diperlukan izin dari rumah sakit
2. Pengumpulan, verifikasi/validasi dan entri data ke dalam indikator
mutu SISMADAK dilakukan oleh rumah sakit dan rumah sakit akan
mendapatkan indikator mutu sesuai dengan data yang dimasukkan.
Indikator mutu ini terkoneksi dengan Sistem Informasi KARS
(SIKARS) untuk diolah menjadi indikator mutu nasional maupun
provinsi. Indikator ini bermanfaat bagi rumah sakit dalam rangka
melakukan benchmarking.
3. Pelaporan insiden keselamatan pasien baik sentinel, kejadian tidak
diharapkan (KTD), kejadian nyaris cedera (KNC) dientri oleh rumah
sakit dan terkoneksi dengan SIKARS terkait dengan kewajiban
rumah sakit untuk melaporkan kepada KARS bila terjadi sentinel.
4. Pendokumentasian video simulasi yang disiapkan oleh rumah sakit
dan akses sepenuhnya di pihak rumah sakit.
 DUKUNGAN TEKNOLOGI INFORMASI KARS
Dikelola oleh RS

SISMADAK
Sistem Manajemen Dokumen SIKARS
• Dokumen (Tersimpan di Server http://akreditasi.kars.or.id

RS) Standar Instrumen Penilaian • Data Rumah Sakit

• Indikator Mutu (IMUT) Benchmark IMUT
• Data Surveior
• Profil RS • Pelaporan Hasil Survei,
• Laporan IKP (Insiden Keselamatan Rekomendasi
Pasien) • Penjadwalan Survei
1. Pelaporan IMUT
Bulanan
Sinkronisasi Data IMUT 2. Pelaporan IKP
SIRSAK
• Data Pasien Sistem Informasi RS

• Data PPA (Profesional Pemberi SEP - VClaim

Asuhan) BPJS
• Rekam Medis (Asesmen Awal +
Ulang) E-Klaim
• Asuhan Terintegrasi: Medis, InaCBG
Keperawatan, Gizi, Farmasi
• Inventori Obat dan Alat
Penunjang
MANFAAT SISMADAK BAGI RS
1. Mempercepat proses akreditasi
2. Mempercepat proses pencarian dokumen regulasi dan
dokumen bukti
3. Menghindari kepemilikan regulasi dan dokumen bukti oleh
pokja tertentu (berpokja ria)
4. Memiliki Penyimpanan dokumen yang terintegrasi (antar
pokja dan unit)
5. Mencegah kerusakan/kehilangan dokumen
6. Mengurangi biaya pembelian kertas dan biaya fotokopi
dokumen
7. Mengurangi kebutuhan ruang untuk penyimpanan dokumen
kertas
 MANFAAT SISMADAK
BAGI RS
8. SISMADAK dapat diakses baik intranet/internet
9. Mengurangi penyebaran virus dibandingkan apabila
penggunaan flashdisk
10. Menjamin kontinuitas dokumen walaupun ada pergantian staf
11. Mempermudah rumah sakit dalam proses telaah dokumen
saat survei akreditasi dengan jalan memberikan akses kepada
surveyor
12. Meningkatkan kemampuan Asesor Internal RS untuk
melakukan evaluasi dan monitoring (MONEV) persiapan
akreditasi
13. Mendukung program pemerintah dalam hal pengumpulan
data indikator mutu RS secara nasional
14. Mempermudah RS melakukan benchmarking mutu
MANFAAT SISMADAK UNTUK KARS
• Surveior dapat melihat dokumen regulasi satu
minggu sebelum survei dimulai dan satu
minggu setelah survei)→ mempercepat proses
survei
• Peningkatan kualitas hasil laporan survei
karena surveior memiliki waktu yang cukup
untuk melakukan penelusuran di lapangan
• Memiliki Indikator mutu nasional yang
kemudian diberikan kepada RS untuk
benchmarking
 PERAN DIREKTUR DALAM
SISMADAK

1. Menyediakan anggaran untuk perangkat lunak maupun

perangkat keras untuk mendukung berfungsinya
SISMADAK seperti pengadaan server, jaringan dan
pemeliharaan
2. Agar SISMADAK berfungsi dengan optimal maka
Direktur melakukan koordinasi dengan staf Teknologi
Informasi Rumah Sakit, penanggung jawab (PJ)
Akreditasi RS
3. Mengatur hak akses bagi seluruh pejabat dan staf
rumah sakit
4. Meninjau secara berkala implementasi SISMADAK
melalui dashboard
5. Menggunakan data SISMADAK untuk menunjang
pengambilan keputusan
6. Mengembangkan inovasi baru dalam memanfaatkan
SISMADAK
 MANFAAT SISMADAK
BAGI DIREKTUR RS
DIREKTUR RS
1. Dapat memonitor capaian mutu dari indikator
mutu , baik indikator mutu nasional, mutu
klinik, manajerial maupun sasaran
keselamatan pasien.
2. Dapat memonitor seberapa jauh persiapan
akreditasi yang telah dilakukan
3. Dapat memonitor mutu RS nya dibandingkan
dengan mutu tingkat nasional maupun tingkat
propinsi
4. Memiliki data base profil RS secara lengkap
dan langsung dapat melihatnya, misalnya
database kepegawaian, data base pendidikan.
5. Dapat melaporkan insiden keselamatan
pasien secara tertutup kepada KARS, serta
memperoleh feedback-nya
BEKERJA LEBIH NYAMAN
SISTIMATIKA PENYUSUNAN DOKUMEN
SUDAH TERATUR DENGAN SENDIRINYA
PROSES SELF ASESMEN DAPAT DILAKUKAN KAPAN SAJA
 SISMADAK MENDUKUNG PMKP

o SISMADAK tersedia 78 indicator mutu RS:

1. Indikator mutu klinik
2. Indikator Mutu manajemen
3. Indikator Sasaran Keselamatan Pasien
o Kemenkes telah menetapkan 12 indicator mutu
kunci rumah sakit

o SISMADAK MENYEDIAKAN INDIKATOR SEMUA

INDIKATOR MUTU TINGKAT NASIONAL
MAUPUN PROVINSI YG DAPAT DIGUNAKAN
UNTUK BENCHMARKING
 PERAN SISMADAK DALAM
PELAPORAN DAN ANALISIS
INSIDEN KESELAMATAN PASIEN

• BILA TERJADI INDSIDEN DI RUMAH SAKIT HARUS

MENJADI PROSES BELAJAR SEHINGGA INSIDEN
TERSEBUT TAK TERJADI LAGI DI KEMUDIAN HARI
• I.K.P TERDIRI DARI : KTD, KNC, KTC, SENTINEL
• KEJADIAN SENTINEL DI RS HARUS MELAPORKAN
KEPADA KARS DLAM 5X 24 JAM KE KARS DAN 45
HARI KEMUDIAN HARUS SUDAH MENGIRIMKAN
RCA NYA KE KARS MELALUI SISMADAK.
• LAPORAN I.K.P MELALUI SISMADAK DIHARAPKAN
MEMILIKI TINGKAT KEAMANAN YG LEBIH
DIBANDINGKAN DENGAN MELALUI EMAIL.
• DATA DI SIMADAK DAPAT DIOLAH OLEH RS
KENDALA DALAM IMPLEMENTASI SISMADAK

• Keterbatasan jaringan internet sehubungan SISMADAK

berbasis web
• Keterbatasan jumlah dan kompetensi staf Teknologi
Informasi di rumah sakit
• Merubah kebiasaan penggunaan dokumentasi manual
ke dokumentasi elektronik dalam persiapan dokumen
untuk itu staf rumah sakit terkait harus mendapatkan
pelatihan penggunaan SISMADAK
 PERAN SISMADAK DALAM EDUKASI
SIMULASI

• RS DAPAT MEMBUAT VIDEO PENDEK

TENTANG BERBAGAI SIMULASI YG
DIMINTA DALAM AKREDITASI MISAL
SIMULASI RJP, CUCI TANGAN DLL
• VIDEO DI UPLOAD KE SISMADAK
• STAF RS DIBERI AKSES UNTUK DAPAT
MELIHAT VIDEO EDUKASI SIMULASI
DALAM SNARS
 KESIMPULAN

o SISMADAK merupakan alat bantu

teknologi informasi yang sangat
bermanfaat bagi rumah sakit dalam
proses akreditasi rumah sakit
o SISMADAK memudahkan proses
survei akreditasi
o SISMADAK menghemat waktu
pencarian dokumen regulasi
o SISMADAK menjamin akurasi
penilaian surveyor atas regulasi RS
o SISMADAK berguna untuk sarana
benchmarking indikator mutu
. KARS 23