Panduan dan Templates untuk Melakukan Workload Analysis

Tujuan untuk Melakukan Analisis Beban Kerja

• Workload Analysis atau Analisis Beban Kerja dilakukan untuk mengukur beban kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan

sebuah pekerjaan atau kegiatan kerja dengan tuntas dan hasil memuaskan. Dari data beban kerja ini selanjutnya kita bisa

menentukan berapa jumlah pegawai ideal yang dibutuhkan.

Contoh Penerapan dan Template Form untuk Melakukan Analisis Beban Kerja

▪ Dalam melakukan analisis beban kerja, maka kita perlu terlebih dahulu menentukan asumsi jumlah jam kerja. Berikut adalah

kriteria jumlah jam kerja yang lazim digunakan dalam melakukan analisis beban kerja.

• Kriteria jumlah jam kerja per hari adalah : 7 jam (atau 8 jam waktu normal dikurangi jam istirahat 1 jam)

• Kriteria hari kerja selama sebulan adalah 22 hari kerja

• Sehingga jumlah jam kerja yang total tersedia selama 1 bulan kerja adalah adalah 7 jam * 22 = 154 jam.

• Artinya 154 jam kerja dalam sebulan sama dengan 1 orang pegawai fulltime.

• Sebutannya adalah FTE atau Full Time Equivalent.

• 1 FTE = 1 orang pegawai full time yang bekerja selama 154 jam dalam sebulan.

▪ Dalam uraian berikut ini akan disajikan beragam contoh dan template penerapan dalam melakukan analisis beban kerja.

1
Template Beban Kerja dan Jam Kerja yang Dibutuhkan Bagian Keuangan
Area Kerja Rincian Pekerjaan Volume dan Durasi Total Durasi Jam Kerja
Pekerjaan
Penagihan ke Mengelola proses validasi tagihan ▪ Jumlah pelanggan yang Total durasi jam kerja yang
Pelanggan dengan pelanggan, memastikan ditangani per hari adalah : dibutuhkan dalam setiap
akurasi data tagihan dan 20 perusahaan pelanggan. bulan adalah :
melakukan monitoring tagihan.
▪ Durasi pengelolaan proses ▪ 20 x 45 menit x 22 hari =
validasi dan administrasi 330 jam
penagihan tiap pelanggan
adalah 45 menit.

Pembuatan Bertugas membuat invoice dan ▪ Tiap hari terdapat 20 invoice Total durasi jam kerja yang
Invoice mengecek akurasi data invoice yang perlu diproses. dibutuhkan dalam setiap
dengan pelanggan bulan adalah :
▪ Durasi penyelesaian per satu
invoice adalah 15 menit. ▪ 20 x 15 menit x 22 hari =
110 jam

Pembayaran Bertugas mengurus pembayaran ▪ Jumlah tagihan sekitar 30 Total durasi jam kerja yang
Tagihan Biaya- tagihan biaya-biaya yang tagihan/hari. dibutuhkan dalam setiap
biaya dan diajukan, serta pengaihan dari bulan adalah :
Pembayaran ke supplier – mengecek akurasi data ▪ 1 tagihan memerlukan 20
Supplier tagihan, memastikan data tagihan menit untuk memprosesnya ▪ 30 x 20 menit x 22 hari =
sesuai kontrak, dan melakukan 220 jam
pencatatan transaksi pembayaran.

2
Pajak Melakukan pelaporan dan
pembayaran PPN serta
penerbitan faktur PPN.
Pelaporan Melakukan penyusunan laporan
Keuangan keuangan, melakukan
penjurnalan keuangan
Menyusun anggaran dan
melakukan pemantauan realisasi
anggaran
Menyusun semua jenis pelaporan
keuangan ad-hoc yang diminta
direksi.
▪ Tiap hari terdapat 10 PPN
yang perlu diproses.
▪ Durasi penyelesaian per satu
PPN adalah 20 menit.
▪ Tiap hari memproses lebih
kurang 12 jenis data.
▪ Setiap data membutuhkan
waktu proses dan analisa 30
menit.
Total durasi jam kerja yang
dibutuhkan dalam setiap
bulan adalah :
▪ 10 PPN x 20 menit x 22
hari = 73 jam
Total durasi jam kerja yang
dibutuhkan dalam setiap
bulan adalah :
▪ 12 jenis data x 30 menit
x 22 hari = 132 jam
3
Rekap Jam Kerja dan Jumlah Pegawai yang Dibutuhkan Bagian Keuangan :
Area Kerja Total Durasi

Penagihan ke Pelanggan Total durasi jam kerja yang dibutuhkan dalam setiap bulan adalah :
20 x 45 menit x 22 hari = 330 jam

Pembuatan Invoice Total durasi jam kerja yang dibutuhkan dalam setiap bulan adalah :
▪ 20 x 15 menit x 22 hari = 110 jam

Pembayaran Tagihan Biaya- Total durasi jam kerja yang dibutuhkan dalam setiap bulan adalah :
biaya dan Pembayaran ke ▪ 30 x 20 menit x 22 hari = 220 jam
Supplier

Pajak Total durasi jam kerja yang dibutuhkan dalam setiap bulan adalah :
▪ 100 PPN x 20 menit x 22 hari = 730 jam

Pelaporan Keuangan Total durasi jam kerja yang dibutuhkan dalam setiap bulan adalah :
▪ 12 jenis data x 30 menit x 22 hari = 132 jam

▪ Total Jam Kerja yang Dibutuhkan oleh Departemen Keuangan adalah :

o 330 jam + 110 jam + 220 jam + 73 jam + 132 jam = 865 jam dalam sebulannya.
▪ Maka FTE yang dibutuhkan adalah 865 jam / 154 jam = 5,6 FTE; dibulatkan menjadi 6 orang pegawai.
(1 FTE setara dengan 154 jam; atau 1 pegawai memiliki total 154 jam kerja dalam sebulannya).

4
Template Beban Kerja dan Jam Kerja yang Dibutuhkan Bagian HRGA (Human Resources and General
Affairs)
Area Kerja Tugas dan Pekerjaan
HR Admin and Payroll ▪ Mengelola kegiatan
pembayaran gaji dan
tunjangan pegawai
▪ Mengelola berbagai urusan
administrasi pegawai seperti
update data absensi, update
data pegawai, reimbursement
biaya pengobatan,
pengurusan asuransi BPJS
▪ Mengelola hubungan
industrial seperti pemberian
Surat Peringatan, pembuatan
serta sosialisasi peraturan
perusahaan dan peraturan
pegawai.
HR Development ▪ Melakukan kegiatan
rekrutmen karyawan baru
Volume dan Durasi Pekerjaan
▪ Mengelola proses
administrasi pembayaran
gaji dan tunjangan kepada
sebanyak 150 pegawai
membutuhkan waktu 2 jam
setiap harinya.
▪ Mengelola berbagai urusan
administrasi pegawai
membutuhkan waktu rata-
rata 3 jam setiap harinya.
▪ Mengelola hubungan
industrial membutuhkan
waktu rata-rata 2 jam setiap
harinya.
▪ Melakukan kegiatan
rekrutmen pegawai baru
sebanyak rata-rata 2 orang
Total Durasi
Total durasi jam kerja yang
dibutuhkan dalam setiap
bulan adalah :
Admin Gaji
▪ 3 jam x 22 hari = 66 jam
Administrasi Pegawai
▪ 3 jam x 22 hari = 66 jam
Hubungan Industrial
▪ 2 jam x 22 hari = 44 jam
Total durasi jam kerja yang
dibutuhkan dalam setiap
bulan adalah :
5
 hingga memberikan orientasi
bagi para karyawan baru
▪ Mengelola administrasi
penilaian kinerja karyawan
▪ Menyelenggarakan kegiatan
training kepada para karyawan
▪ Menjalankan kegiatan
perencanaan karir karyawan,
dan mengelola proses
administrasi promosi jabatan
per bulan, membutuhkan
waktu 10 jam per bulannya.
▪ Mengelola administrasi
penilaian kinerja karyawan
membutuhkan waktu 1 jam
setiap harinya.
▪ Menyelenggarakan kegiatan
training dan melakukan
administrasi pendataan
kegiatan training,
membutuhkan waktu 2 jam
setiap harinya.
Training
▪ 10 jam
Penilaian Kinerja
▪ 2 jam x 22 hari = 44 jam
Training
▪ 2 jam x 22 hari = 44 jam
Karir dan Promosi Jabatan
▪ 2 jam x 22 hari = 44 jam

▪ Menjalankan kegiatan
perencanaan karir karyawan,
dan mengelola proses
administrasi promosi
jabatan, membutuhkan
waktu 2 jam setiap harinya.

General Affairs ▪ Mengelola kegiatan untuk
menjaga kebersihan dan
kenyamanan sarana kantor
▪ Mengelola kegiatan untuk
menjaga kebersihan dan
kenyamanan sarana kantor
membutuhkan waktu 2 jam
setiap harinya
Total durasi jam kerja yang
dibutuhkan dalam setiap
bulan adalah :
Kebersihan Ruangan :
▪ 2 jam x 22 hari = 44 jam

6
 ▪ Mengelola kegiatan untuk
menjaga kebersihan dan
kenyamanan sarana toilet
▪ Mengelola kegiatan sarana
transportasi perusahaan
▪ Mengelola kegiatan sarana
▪ Mengelola kegiatan untuk Kebersihan Toilet :
menjaga kebersihan dan ▪ 2 jam x 22 hari = 44 jam
kenyamanan sarana toilet
membutuhkan waktu 2 jam Transportasi :
setiap harinya. ▪ 2 jam x 22 hari = 44 jam
transportasi perusahaan
membutuhkan waktu 2 jam
setiap harinya.

Rekap Jam Kerja dan Jumlah Pegawai yang Dibutuhkan Bagian HRGA :
Area Kerja Total Durasi

HR Admin and Payroll Total durasi jam kerja yang dibutuhkan dalam setiap bulan adalah :

Admin Gaji
▪ 3 jam x 22 hari = 66 jam

Administrasi Pegawai
▪ 3 jam x 22 hari = 66 jam

Hubungan Industrial
▪ 2 jam x 22 hari = 44 jam
7
HR Development Total durasi jam kerja yang dibutuhkan dalam setiap bulan adalah :

Training
▪ 10 jam

Penilaian Kinerja
▪ 2 jam x 22 hari = 44 jam

Training
▪ 2 jam x 22 hari = 44 jam

Karir dan Promosi Jabatan

▪ 2 jam x 22 hari = 44 jam

General Affairs Total durasi jam kerja yang dibutuhkan dalam setiap bulan adalah :

Kebersihan Ruangan :
▪ 2 jam x 22 hari = 44 jam

Kebersihan Toilet :
▪ 2 jam x 22 hari = 44 jam

Transportasi :
▪ 2 jam x 22 hari = 44 jam

8
▪ Total Jam Kerja yang Dibutuhkan oleh Departemen HRGA adalah

o (66 + 66 + 44 ) + (10 + 44 + 44 + 44 ) + (44 + 44 + 44) = 406 jam dalam sebulannya.

▪ Maka FTE yang dibutuhkan adalah 406 jam / 154 jam = 2,6 FTE; dibulatkan menjadi 3 orang pegawai.

(1 FTE setara dengan 154 jam; atau 1 pegawai memiliki total 154 jam kerja dalam sebulannya).

Template Beban Kerja dan Jam Kerja yang Dibutuhkan Bagian SALES and MARKETING
Area Kerja Tugas dan Pekerjaan Volume dan Durasi Pekerjaan Total Durasi

SALES ▪ Melakukan kunjungan ▪ Melakukan kunjungan penjualan ke Total durasi jam kerja yang
penjualan ke calon calon pelanggan, setiap hari rata-rata dibutuhkan dalam setiap
pelanggan terdapat 50 calon pelanggan yang bulan adalah :
harus dikunjungi, dan membutuhkan
▪ Menyusun proposal waktu 2 jam per kunjungan. Kunjungan Penjualan
penawaran penjualan ke ▪ 50 pelanggan x 2 jam x
calon pelanggan ▪ Menyusun proposal penawaran 22 hari = 2200 jam
penjualan ke calon pelanggan; setiap
▪ Menyusun presentasi dan bulan rata-rata terdapat 20 proposal Penyusunan Proposal
melakukan melakukan yang harus disusun, dan

9
 presentasi penjualan membutuhkan waktu 2 jam per ▪ 20 proposal x 2 jam =
kepada calon pelanggan proposal untuk pembuatannya. 40 jam
Presentasi Penjualan
▪ Melakukan negosiasi ▪ Menyusun presentasi dan melakukan ▪ 20 presentasi x 2 jam
harga dan clsosing the melakukan presentasi penjualan = 40 jam
deal dengan calon kepada calon pelanggan; setiap bulan
pelanggan rata-rata terdapat 20 presentasi yang Negosiasi
harus dilakukan; dan membutuhkan ▪ 10 negosiasi x 2 jam =
waktu 2 jam per satu kali presentasi. 20 jam
▪ Melakukan negosiasi harga dan
clsosing the deal dengan calon
pelanggan; setiap bulan rata-rata
terdapat 10 kegiatan negosiasi yang
harus dilakukan; dan membutuhkan
waktu 2 jam per satu kali kegiatan
negosiasi.

Marketing ▪ Menyusun rencana ▪ Menyusun rencana kegiatan Total durasi jam kerja yang
kegiatan pemasaran dan pemasaran dan promosi; setiap bulan dibutuhkan dalam setiap
promosi terdapat 20 kegiatan pemasaran yang bulan adalah :
dilakukan, dan rata-rata
▪ Melakukan implementasi membutuhkan waktu 10 jam untuk Menyusun Rencana
kegiatan pemasaran dan menyusun perencanaan per satu Pemasaran
promosi yang telah kegiatan pemasaran. ▪ 20 kegiatan x10 jam =
dijadwalkan 200 jam
▪ Melakukan implementasi kegiatan
pemasaran dan promosi yang telah

10
 ▪ Melakukan evaluasi
efektivitas kegiatan
pemasaran dan promosi
yang telah dilakukan; dan
melakukan rencana
perbaikan untuk kegiatan ▪ Melakukan evaluasi efektivitas
di waktu mendatang
dijadwalkan; setiap bulan terdapat 20 Implementasi Kegiatan
kegiatan pemasaran yang dilakukan, Pemasaran
dan rata-rata membutuhkan waktu 20 ▪ 20 implementasi x 20
jam untuk implementasi per satu jam = 400 jam
kegiatan pemasaran.
Evaluasi :
kegiatan pemasaran dan promosi ▪ 2 kali kegiatan evaluasi
yang telah dilakukan; setiap bulan x 2 jam = 4 jam
dilakukan 2 kali kegiatan, dan
membutuhkan rata-rata waktu 2 jam
per satu kali kegiatan evaluasi.

Rekap Jam Kerja dan Jumlah Pegawai yang Dibutuhkan Bagian SALES & MARKETING
Area Kerja Total Durasi

SALES Total durasi jam kerja yang dibutuhkan dalam setiap bulan adalah :

Kunjungan Penjualan
▪ 50 pelanggan x 2 jam x 22 hari = 2200 jam

Penyusunan Proposal
▪ 20 proposal x 2 jam = 40 jam

11
 Presentasi Penjualan
▪ 20 presentasi x 2 jam = 40 jam

Negosiasi
▪ 10 negosiasi x 2 jam = 20 jam

MARKETING Total durasi jam kerja yang dibutuhkan dalam setiap bulan adalah :

Menyusun Rencana Pemasaran

▪ 20 kegiatan x10 jam = 200 jam

Implementasi Kegiatan Pemasaran

▪ 20 implementasi x 20 jam = 400 jam

Evaluasi :
▪ 2 kali kegiatan evaluasi x 2 jam = 4 jam

▪ Total Jam Kerja yang Dibutuhkan oleh Departemen SALES & MARKETING adalah

o (2200 jam + 40 jam + 40 jam + 20 jam) + ( 200 jam + 400 jam + 4 jam) = 2904 jam dalam sebulannya.

▪ Maka FTE yang dibutuhkan adalah 2904 jam / 154 jam = 18,8 FTE; dibulatkan menjadi 19 orang pegawai.
(1 FTE setara dengan 154 jam; atau 1 pegawai memiliki total 154 jam kerja dalam sebulannya).

12
Template Beban Kerja dan Jam Kerja yang Dibutuhkan Bagian PRODUKSI
Area Kerja Tugas dan Pekerjaan
Pengelolaan Bahan ▪ Mengelola pengadaan dan
Baku persediaan bahan baku
produksi
▪ Mengelola persiapan dan
pengolahan bahan baku
produksi
Proses Produksi ▪ Mengelola seluruh tahapan
proses produksi hingga
menjadi barang jadi
Pengemasan dan ▪ Mengelola kegiatan
Pengepakan pengemasan barang jadi
▪ Mengelola pengepakan
barang jadi
Volume dan Durasi Pekerjaan
▪ Tiap hari terdapat 100 unit
produk yang perlu disiapkan
bahan bakunya.
▪ Penyiapan bahan baku per 1 unit
membutuhkan waktu jam kerja
rata-rata 1 jam.
▪ Tiap hari terdapat 100 unit yang
perlu diproses produksinya.
▪ Proses produksi per 1 unit
membutuhkan waktu rata-rata 2
jam.
▪ Tiap hari terdapat 100 unit
produk yang perlu dikemas dan
di-packing.
▪ Proses pengemasan dna packing
untuk per 1 unit membutuhkan
Total Durasi
Total durasi jam kerja yang
dibutuhkan dalam setiap
bulan adalah :
▪ 100 unit x 1 jam x 22
hari = 2200 jam
Total durasi jam kerja yang
dibutuhkan dalam setiap
bulan adalah :
▪ 100 unit x 2 jam x 22
hari = 4400 jam
Total durasi jam kerja yang
dibutuhkan dalam setiap
bulan adalah :
13
 waktu jam kerja rata-rata 30 ▪ 100 unit x 30 menit x
menit. 22 hari = 1100 jam

Rekap Jam Kerja dan Jumlah Pegawai yang Dibutuhkan Bagian PRODUKSI
Area Kerja Total Durasi

Pengelolaan Bahan Baku Total durasi jam kerja yang dibutuhkan dalam setiap bulan adalah :
100 unit x 1 jam x 22 hari = 2200 jam

Proses Produksi Total durasi jam kerja yang dibutuhkan dalam setiap bulan adalah :
100 unit x 2 jam x 22 hari = 4400 jam

Pengemasan dan Pengepakan Total durasi jam kerja yang dibutuhkan dalam setiap bulan adalah :
100 unit x 30 menit x 22 hari = 1100 jam

▪ Total Jam Kerja yang Dibutuhkan oleh Departemen PRODUKSI adalah

o (2200 jam + 4440 jam + 1100 jam) = 7700 jam dalam sebulannya.

▪ Maka FTE yang dibutuhkan adalah 7700 jam / 154 jam = 50 FTE; atau 50 orang pegawai.
(1 FTE setara dengan 154 jam; atau 1 pegawai memiliki total 154 jam kerja dalam sebulannya).

14
Dari hasil analisis beban kerja di atas, maka kebutuhan jumlah pegawai untuk setiap departemen adalah sebagai berikut :

Departemen / Bagian Jumlah Kebutuhan

Pegawai

Keuangan 6 orang pegawai

HRGA 3 orang pegawai

Sales & Marketing 19 orang pegawai

Produksi 50 orang pegawai

15