LAPORAN AUDIT INTERNAL

UNIT PENDAFTARAN

PUSKESMAS SUNGAI PUA

TAHUN 2020
I. Latar Belakang
Dalam menjalankan pelayanannya, Puskesmas harus selalu menjalankan proses
mutu untuk menghasilkan luaran yang maksimal dan berkualitas. Mutu Puskesmas harus
dijalankan oleh semua pegawai dan dilakukan monitoring dan penilaian kinerja dengan
berbagai mekanisme, baik melalui supervisi, laporan capaian kinerja, audit, lokakarya
mini bulanan, dan penilaian kinerja tahunan.
Audit internal merupakan salah satu mekanisme untuk menilai kinerja
puskesmas yang dilakukan oleh tim audit internal yang dibentuk oleh Kepala Puskesmas
berdasarkan standar/kriteria/target yang ditetapkan. Agar pelaksanaan audit internal dapat
dilaksanakan secara efektif dan efisien, maka kegiatan ini harus disusun secara
terstruktur, yaitu dibuatnya audit plan dan berdasarkan prioritas masalah yang didapat.
Salah satu unit pelayanan yang membantu jalannya pelayanan di puskesmas
adalah unit UKP. UKP adaah salah satu unit pelayanan terdepan dan bersinggungan
langsung dengan pasien, sehingga penilaian harus selalu dilakukan secara berkala. Salah
satu unit yang termasuk dalam UKP adalah Unit pendaftaran.
Pelayanan yang dilakukan di unit ini dimulai dari saat pasien datang sampai
pasien siap untuk dilayani yaitu bertemu dengan dokter atau petugas kesehatan lainnya.
Semua rangkaian pelayanan tersebut harus memiliki standar bekerja yang dijadikan
pedoman melakukan pelayanan. Oleh karena itu audit internal perlu dilakukan terhadap
unit pendaftaran untuk mencapai kinerja pelayanan yang sesuai dengan standar yang ada
dan untuk meningkatkan mutu pelayanan di unit pendaftaran di puskesmas Sungai Pua.

II. Tujuan audit:

Audit dilakukan untuk perbaikan proses pendaftaran sebagai dasar peningkatan mutu
kinerja di Puskesmas Sungai Pua

III. Objek Audit

- Kesesuaian terhadap standar akreditasi
- Kepatuhan proses pelayanan pendaftaran terhadap SOP alur pendaftaran pasien

IV. Jadwal audit, Auditor, Auditee

 Audit terhadap unit pendaftaran dilaksanakan pada tanggal 11 Januari 2020, pukul
08.30-10.00 WIB
 Auditor : - dr.Putri Prima Gusty
- drg. Synthia Wahyuni

 Auditee : Ertati

V. Metoda audit :
Observasi

VI. Kriteria audit :

- Standar : Berdasarkan BAB 7.1 Proses Pendaftaran Pasien.
Kriteria 7.1.1 Proses pendaftaran dilaksanakan dengan efektif dan efisien dengan
memperhatikan kebutuhan pelanggan.
- Berdasarkan Elemen penilaian 7.1.1
1. Tersedia prosedur pendaftaran : SOP pendaftaran
2. Tersedia bagan alur pendaftaran : Bagan alur pendaftaran
 3. Petugas mengetahui dan mengikuti prosedur tersebut : SOP pendaftaran
4. Pelanggan mengetahui dan mengikuti alur yang ditetapkan
5. Terdapat cara mengetahui bahwa pelanggan puas terhadap proses
pendaftaran : SOP untuk menilai kepuasan pelanggan, form survei pasien.
6. Terdapat tindak lanjut jika pelanggan tidak puas : Hasil survei dan tindak
lanjut survei
7. Keselamatan pelanggan terjamin di tempat pendaftaran : SOP identifikasi
pasien

VII.Instrumen audit :
1. Kuisioner untuk wawancara terhadap petugas (terlampir)
2. Kuisioner untuk wawancara terhadap responden atau pelanggan (terlampir)
3. Daftar Tilik (terlampir)

VIII. Hasil pelaksanaan audit

Berdasarkan hasil observasi terhadap petugas pendaftaran :
a. Data yang didapatkan bahwa tingkat kepatuhan petugas unit pendaftaran dalam
menerapkan setiap langkah-langkah yang ada dalam SOP adalah 100 % ,tapi
tidak ada petugas yang tersedia untuk memberikan arahan pengambilan nomor
antrian .
b. Alur pendaftaran terdapat didalam format SOP pendaftaran.
c. Terdapat SOP Pendaftaran pasien tahun 2016 dan revisinya tahun 2019.
d. Petugas dapat menjelaskan alur pendaftaran sesuai bagan alur yang ada secara
lengkap. Sehingga petugas pendaftaran memahami alur pendaftaran.
e. SOP untuk menilai kepuasan pelanggan, form survei pasien, hasil survey dan
tindak lanjutnya masih keluaran tahun 2016, belum direvisi.
f. SOP identifikasi pasien masih keluaran tahun 2016, belum direvisi.
g. Pelayanan pasien di unit pendaftaran rata-rata memakan waktu <15 menit per
pasien,
h. Status pasien dikembalikan ke ruangan pendaftaran atau rekam medis dalam
1x24 jam setelah pelayanan.
ANALISA HASIL AUDIT

No Standar/ Daftar pertanyaan Temuan Audit Rekomendasi

Kriteria
1 Kriteria 7.1.1 . Apakah saudara Petugas dapat -
memahami langkah- menjelaskan isi SOP
langkah SOP dan
pendaftaran? tolong menyebutkannya
sebutkan langkah- secara lengkap dan
langkah tersebut petugas menerapkan
kepada
pasien,sehingga
tingkat kepatuhan
petugas adalah
100%

2. Apakah saudara tidak ada di dalam Perbaiki SOP

menerapkan setiap SOP tentang adanya
langkah-langkah petugas yang
yang ada dalam SOP tersedia untuk
pendaftaran setiap memberikan arahan
saat dan dilakukan pengambilan nomor
secara runut? antrian
3. Apakah terdapat alur Alur pendaftaran -
pendaftaran di unit dan bagan alur
pendaftaran? Apakah pendaftaran terdapat
ada bahan informasi di dalam format
mengenai alur SOP.
pendaftaran yang
dapat dilihat dan
dipahami oleh
pelanggan?
4. Apakah SOP Masih menggunakan Revisi SOP
pendaftaran yang SOP tahun 2016 Pendaftaran
saudara gunakan
sudah direvisi setiap
tahunnya?
4. Apakah saudara Paham, dijelaskan -
memahami alur sesuai alur.
pendaftaran pasien?
5. Apakah SOP untuk Masih menggunakan Revisi SOP
menilai kepuasan SOP untuk menilai Pendaftaran,
pelanggan yang kepuasan pelanggan Form survei
saudara gunakan tahun 2016. kepuasan
sudah direvisi setiap Form survei pasien, hasil
tahunnya? kepuasan pasien, survey dan
Bagaimana dengan hasil survey dan tindak lanjutnya
form survei kepuasan tindak lanjutnya juga
pasien, hasil survey masih keluaran
dan tindak tahun 2016
lanjutnya ?
6 Apakah SOP Masih menggunakan Revisi SOP
identifikasi pasien SOP identifikasi identifikasi
yang saudara pasien tahun 2016. pasien
gunakan sudah
direvisi setiap
tahunnya?

7 Sebutkan kesulitan Pasien sering lupa Petugas harus

yang saudara membawa kartu mensosialisasi
temukan saat berobat proses
melaksanakan SOP? pendaftaran per
2 minggu,

8. Berapa lama waktu Waktu pelayanan di -

pelayanan pasien di pedaftaran < 15
unit pendaftaran menit
sampai ke ruang
pemeriksaan?
9 Apakah Ya status pasien -
pengembalian status dikembalikan ke
pasien ke rekam rekam medik di unit
medik di unit pendaftaran selsai
pendaftaran dapat dalam 1x24 jam.
selesai dalam 1x24
jam?
 IX. Rencana Tindak Lanjut

No Standar/ kriteria Temuan audit Rencana Tindak lanjut

1 Kepatuhan tidak adanya petugas yang Memperbaiki SOP pendaftaran
terhadap SOP tersedia untuk memberikan Pasien
arahan pengambilan nomor
antrian

2 Belum semua SOP di Petugas merevsi SOP yang

bagian pendaftaran yg di berkaitan di bagian
revisi sampai tahun 2020 pendaftaran
ini.

3 Belum merevisi survei Harus melakukan survey

kepuasan pasien, hasil kepuasaan kembali sampai
survey dan tindak lanjutnya tindak lanjut hasil survey
tersebut

Ketua Tim Audit Auditor 1 Auditor 2 Auditee

dr. Putri Prima Gusty drg. Synthia Wahyuni dr. Putri Prima Gusty Ertati
a. Cek list SOP Pendaftaran
Kegiatan (diisi sesuai kegiatan dalam SOP Tidak
No Ya Tidak
pendaftaran) berlaku
Pasien mengambil nomor antrian sesuai
1 √
poliklinik yang dituju
2 Petugas memanggil pasien sesuai nomor urut √
antrian
3 Petugas mendaftakan pasien √
4 Petugas membuatkan data identitas pasien
yang bersangkutan
√
5 Petugas mencatat pada buku register rawat √
jalan
6 Petugas membuat family folder baru untuk √
pasien baru
7 Petugas mencari data rawat jalan sesuai nomor
indek untuk pasien yang sudah pernah √
berkunjung
8 Petugas meminta pasien menunjukkan kartu √
BPJS/KIS dan memeriksanya
9 Petugas mencatat nomor kartu BPJS/KIS dan √
identitas pasien
10 Petugas meminta tanda tangan peserta √
BPJS/KIS yang dilayani
11 Petugas memasukkan data kunjungan pasien √
pada komputer
12 Petugas memasukkan data kunjungan pasien √
pada buku register
13 Petugas menarik retribusi dari pasien umu √
sesuai Perda yang berlaku
14 Petugas menyerahkan family folder pada √
tempat tujuan pelayanan yang diingikan pasien
15 Petugas di ruang pelayanan yang dituju √
menerima pasien dan melaksanakan pelayanan
Total 15
Tingkat Kepatuhan (compliance rate) 15/15 x 100% 100 %
DOKUMENTASI AUDIT INTERNAL PADA UNIT PENDAFTARAN