Proposal

SIPADUKO : Sistem Informasi Puskesmas Terpadu Kota Payakumbuh

 Tanggal pelaksanaan inovasi pelayanan publik

Monday, 15 April 2019
 Kategori inovasi pelayanan publik

 Kesehatan

 Bukti inisiasi
Klik di sini untuk lihat bukti inisiasi
Ringkasan Proposal

Pelayanan di Puskesmas Ibuh masih perlu dilakukan pembenahan, hal ini terlihat dari :

1. Banyaknya keluhan
pasien terkait proses
antrian pendaftaran yang
tidak teratur dan waktu
tunggu yang lama di loket
pendaftaran. 
2. Lamanya pengembalian
rekam medis dari Poli
(Umum, Gigi dan KIA) ke
bagian Rekam Medis
(lebih dari 24 jam),
sehingga mengganggu
rotasi rekam medis pada
hari berikutnya.
3. Rendahnya angka
kelengkapan pengisian
rekam medis, karena tidak
sesuai dengan
PERMENKES No
269/MENKES/PER/III/20
08. 

Untuk mengatasi permasalahan ini, timbul ide untuk memperbaiki pelayanan dengan
membuat sebuah aplikasi yang menghimpun seluruh layanan di Puskesmas, agar sesuai
standar dan dapat mengakomodir keluhan dan keinginan pasien. Melalui kerjasama Tim
penyusun aplikasi Puskesmas Ibuh dengan dinas Komunikasi dan Informasi Kota
Payakumbuh, maka dibuatlah sebuah aplikasi yang menghimpun seluruh lini pelayanan, yang
dinamakan Sistem Informasi Puskesmas terpadu Kota Payakumbuh
disingkat SiPaduko.SiPaduko di Playstore

SiPaduko terdiri atas dua buah aplikasi, yaitu SiPaduko dan SiPaduko HC (Health

Centre). SiPaduko diperuntukkan untuk masyarakat sasaran pelayanan Puskesmas Ibuh,
sedangkan SiPaduko HC digunakan oleh tenaga medis dan paramedis Puskesmas Ibuh untuk
melakukan pelayanan, mulai dari Loket Pendaftaran, Poli Umum, Poli Gigi, Poli KIA,
Labor, Apotek dan Konsultasi.

Adanya SiPaduko menjadi solusi dalam mengatasi permasalahan yang ada di Puskesmas dan

juga mengatasi keluhan masyarakat :

1. Waktu pendaftaran yang

lama, dapat diatasi melalui
aplikasi SiPaduko, dimana
masyarakat dapat
melakukan pendaftaran
melalui aplikasi yang bisa
diinstal di hape android,
dari mana saja. Sehingga,
masyarakat dapat langsung
datang ke poli yang dituju.
Hal ini sangat mendukung
dalam pencegahan
penularan Covid 19.
2. Rekam medis pasien yang
diisi secara online yang
harus diisi dalam kurun
waktu 24 jam, sehingga
tidak diperlukan
pengembalian
sebagaimana rekam medis
fisik.
3. Item pengisian rekam
medis sudah tersedia
sesuai PERMENKES No
269/MENKES/PER/III/20
08, sehingga target
kelengkapan pengisian
rekam medis sudah
tercapai.

Latar Belakang dan Tujuan

Uraikan latar belakang dan tujuan dari inovasi, yang terdiri dari:

1. Rumusan masalah yang

dihadapi (kondisi nyata
sebelum adanya inovasi
antara lain
kebutuhan/kepentingan
publik yang
tidak/belum/terhambat
terpenuhi);
2. Gagasan dari inovasi;
3. Tujuan dari inovasi;
 4. Kelompok masyarakat
atau populasi yang
mendapatkan manfaat atau
menjadi target inovasi!

Jawaban:

Evaluasi yang dilakukan terhadap pelayanan di Puskesmas Ibuh masih banyak mengalami
permasalahan, hal ini terlihat dari :

1. Banyaknya keluhan
pasien terkait proses
antrian pendaftaran yang
tidak teratur dan waktu
tunggu yang lama di loket
pendaftaran. Keluhan
pasien terkait Rekam
Medis
2. Lamanya pengembalian
rekam medis dari Poli
(Umum, Gigi dan KIA) ke
bagian Rekam Medis
(lebih dari 24 jam),
sehingga mengganggu
rotasi rekam medis pada
hari berikutnya. Data
Mutu Klinis Rekam Medis
2016
3. Rendahnya angka
kelengkapan pengisian
rekam medis, karena tidak
sesuai dengan
PERMENKES No
269/MENKES/PER/III/20
08. Data Mutu Klinis
Rekam Medis 2016

Beranjak dari masalah di atas, maka Kepala Puskesmas Ibuh tahun 2018 mempunyai wacana
untuk dibuat sebuah aplikasi yang dapat mengatasi permasalahan di atas. Upaya ini
diwujudkan melalui kerjasama melalui Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Payakumbuh
untuk membuat sebuah aplikasi yang dapat mengatasi permasalahan tersebut.

Adanya aplikasi ini diharapkan tidak hanya menyelesaikan masalah antrian dan rekam medis,
tapi juga untuk meningkatkan mutu pelayanan Puskesmas lainnya, mulai dari pasien
mendaftar, sampai pasien pulang. Sebuah aplikasi yang serba online dan paperless.

Aplikasi ini diharapkan dapat digunakan oleh semua sasaran masyarakat yang ingin berobat
ke Puskesmas Ibuh, baik yang termasuk kapitasi maupun non kapitasi.

Kesesuaian Kategori
Jelaskan kesesuaian permasalahan yang akan diatasi melalui inovasi dengan
kategori yang dipilih!

Jawaban:

Aplikasi SiPaduko mendukung tujuan Pembangunan Kesehatan yaitu meningkatkan

kesadaran, kemauan dan kemampuan hidup sehat secara mandiri bagi setiap orang agar
terwujud derajat kesehatan masyarakat yang optimal. Hal ini juga selaras
dengan visi Puskesmas Ibuh yaitu ”Mewujudkan Masyarakat Sehat dan Mandiri dengan
Pelayanan Bermutu di Wilayah Kerja Puskesmas Ibuh”. Adanya SiPaduko, dapat
menciptakan pelayanan kesehatan oleh petugas kesehatan yang bermutu dan sesuai standar.
Dengan demikian masyarakat akan mendapatkan pelayanan kesehatan yang bermutu,
terjamin keamanannya, efektif, tepat sasaran dan mampu menghadapi tantangan global dan
regional secara berkesinambungan (Continuous Quality Improvement/CQI).

Kontribusi terhadap Capaian Nasional Sustainable Development Goals

(SDGs)/Tujuan Pembangunan Berkelanjutan (TPB) (5%)

1. Sebutkan kontribusi
inovasi terhadap capaian
nasional SDGs/TPB (lihat
Perpres Nomor 59 Tahun
2017)!
2. Jika ada lebih dari satu
tujuan dalam SDGs/TPB
dan/atau target agar
dijelaskan secara singkat!

Jawaban:

SiPaduko diharapkan dapat berkontribusi terhadap Agenda 2030 untuk Pembangunan

Berkelanjutan (the 2030 Agenda for Sustainable Development atau SDGs) dalam bidang
Kesehatan sesuai dengan Pilar Pembangunan Sosial tujuan ke tiga yakni kehidupan sehat
dan sejahtera, indikator 3.8.1.a tentang Unmeet need. Unmeet need yaitu upaya Pelayanan
Kesehatan untuk mencakup penduduk yang seharusnya berobat ketika sakit, namun pada
kenyataannya tidak berobat, salah satu penyebabnya yakni karena waktu tunggu pelayanan
yang lama sehingga berat hati untuk berobat. Adanya SiPaduko memberi solusi agar
masyarakat tidak perlu menunggu lama baik saat pendaftaran di loket ataupun poli.

Deskripsi Inovasi

Uraikan secara singkat cara kerja inovasi ini dalam mengatasi permasalahan yang
dihadapi!

Jawaban:

SiPaduko terdiri atas dua buah aplikasi, yaitu SiPaduko dan SiPaduko HC (Health

Centre). SiPaduko diperuntukkan untuk masyarakat sasaran pelayanan Puskesmas Ibuh,
sedangkan SiPaduko HC digunakan oleh tenaga medis dan paramedis Puskesmas Ibuh untuk
melakukan pelayanan, mulai dari Loket Pendaftaran, Poli Umum, Poli Gigi, Poli KIA,
Labor, Apotek dan Konsultasi.SiPaduko di Playstore

Masyarakat dapat melakukan pendaftaran secara online melalui aplikasi SiPaduko dengan

memilih tanggal kunjungan, poli yang dituju dan keluhan.  Kemudian pasien akan
mendapatkan nomor antrian dan notifikasi  waktu yang dianjurkan untuk datang ke
Puskesmas. Setibanya di Puskesmas, pasien mengkonfirmasikan kedatangan
kepada Customer Service/Security, untuk ditindaklanjuti oleh petugas Rekam Medis dan
pasien dapat langsung menunggu di poli tujuan. SiPaduko Masyarakat SiPaduko Nomor
Antrian

Petugas Rekam Medis melalui aplikasi SiPaduko HC akan memproses pasien untuk
diteruskan ke Poli tujuan. Pada poli tujuan, pasien akan dipanggil secara berurutan dan
dilakukan pemeriksaan. Hasil pemeriksaan oleh medis dan paramedis akan langsung diinput
ke dalam aplikasi, tanpa memakai rekam medis fisik. Surat pengantar laboratorium, hasil
pemeriksaan laboratorium dan resep obat akan dikirim melalui aplikasi. Pasien juga akan
mendapatkan notifikasi bila harus melakukan kontrol atau kunjungan ulang.SiPaduko HC
Menu Dokter SiPaduko HC Apotek SiPaduko HC Labor

Inovatif (Kebaruan, Nilai Tambah, atau Keunikan)

Jelaskan sisi kebaruan/keunikan, nilai tambah, dan keunggulan daya penyelesaian

masalah dari inovasi ini dibandingkan dengan model penyelesaian masalah yang
pernah ada/digunakan dalam konteks wilayah Anda dengan cara menggambarkan
kecepatan penyelesaian masalah dan luasan target populasi penyelesaian masalah
yang terjangkau oleh kinerja inovasi!

Jawaban:

SiPaduko yang digunakan oleh masyarakat memberikan solusi  cepat dalam melakukan
pendaftaran, karena pasien dapat melakukan pendaftaran dari mana saja. Hal ini memotong
waktu tunggu di loket pendaftaran dan dapat mencegah penularan Covid-19.

Aplikasi SiPaduko HC menyediakan menu isian yang lengkap dari sebuah rekam

medis sesuai Peraturan Menteri Kesehatan No. 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam
Medis, hal ini menghindari kemungkinan kesalahan dan ketidaklengkapan dalam pengisian
rekam medis pasien. Selain itu, tidak akan terjadi lagi keterlambatan pengembalian rekam
medis, karena rekam medis SiPaduko harus diisi pada hari yang sama atau tidak akan bisa
diakses lagi oleh petugas Poli.

Transferabilitas (Sifat dapat diterapkan pada konteks/tempat lain)

Jelaskan bukti bahwa Inovasi:

1. telah diadaptasi/
direplikasi/ disesuaikan
dan diterapkan oleh unit/
instansi lain; dan/atau
2. memiliki potensi untuk
direplikasi dengan
 menggambarkan luasan
populasi dan kesamaan
karakter masalah yang
dialami atau ada pada
daerah lain!

Jawaban:

Puskesmas Ibuh merupakan pilot project dalam penerapan aplikasi SiPaduko, bila dalam

evaluasi nya SiPaduko sudah sempurna, maka aplikasi ini juga akan diterapkan pada 7 (tujuh)
puskesmas lainnya yang ada di Kota Payakumbuh. Tidak menutup kemugkinan, oleh
puskesmas di daerah lain di luar kota Payakumbuh.

Pada tahun 2021 ini akan dilaksanakan pemakaian Aplikasi pada 3 Puskesmas lainnya di
Kota Payakumbuh, yaitu Puskesmas Parit Rantang, Puskesmas Lampasi dan Puskesmas
Tarok. Pada tahun ini juga direncanakan akan dilakukan bridging pada aplikasi Silakeh
SMART (Sistem Informasi Manajemen Kesehatan) yaitu aplikasi antrian RS Adnaan WD
Kota Payakumbuh yang juga dikembangkan oleh Dinas KOMINFO Kota Payakumbuh.

Adanya bridging kedua aplikasi ini diharapkan, pasien yang dirujuk ke RS Adnaan WD bisa
langsung mendapatkan nomor antrian Rumah Sakit, tanpa harus mengantri lagi di loket
pendaftaran.Silakeh SMART

Sumber daya

1. Jelaskan sumber daya apa

(yaitu keuangan, manusia,
metode, peralatan atau
material) yang digunakan
untuk melaksanakan
inovasi tersebut!
2. Jelaskan langkah-
langkah/strategi yang
dilakukan untuk
menggerakkan dan
mengoptimalkan seluruh
sumber daya yang ada!
3. Bagaimana memastikan
keberlanjutan sumber daya
yang digunakan?

Jawaban:

SiPaduko diinisiasi oleh Kepala Puskesmas Ibuh tahun 2018, yang direalisasikan dengan
adanya kerjasama dengan Dinas Kominfo. Realisasi dilakukan dengan pembentukan Tim
Penyusun Aplikasi diwakili oleh setiap jenis tenaga medis dan paramedis Puskesmas
Ibuh berjumlah 12 orang. Hingga saat ini kerjasama masih terus berlanjut untuk
berkoordinasi dalam mengatasi permasalahan yang timbul selama pemakaian
aplikasi  SiPaduko.
Untuk keperluan pelayanan, Puskesmas pada tahun 2019 mengadakan pembelian 7 buah
tablet senilai Rp. 31.640.000.00,- dengan sumber dana BLUD, untuk digunakan dalam
pemakaian SiPaduko HC selama pelayanan berlangsung. 

Setelah pemakaian SiPaduko sejak tahun 2019, masih ada permasalahan yang timbul,
baik kekurangan fitur dari aplikasi maupun kestabilan jaringan internet. Namun koordinasi
selalu dilakukan antara Puskesmas Ibuh dengan pihak Kominfo, agar permasalahan yang ada
bisa diatasi dan aplikasi dapat berjalan baik dan digunakan untuk jangka panjang.

Agar Aplikasi SiPaduko ini semakin dikenal dan digunakan masyarakat, maka aplikasi ini
akan dilakukan promosi melalui pencetakan leaflet, dan kalender Puskesmas di tahun 2022.
Selain itu, Promosi SiPaduko juga sudah disampaikan melalui pertemuan Lintas sektor,
kegiatan lapangan dan melalui video promosi ruang tunggu Puskesmas dan sosial media.

Strategi Keberlanjutan

Jelaskan strategi apa saja yang telah dilakukan agar inovasi tetap berlanjut! Catatan:
Strategi keberlanjutan dapat berupa:

1. strategi institusional
berupa regulasi;
2. strategi sosial berupa
partisipasi/ kolaborasi
dengan pemangku
kepentingan dan dukungan
masyarakat karena adanya
kebutuhan/kepentingan
publik yang harus
dipenuhi; dan
3. strategi manajerial berupa
peningkatan kapasitas
SDM, penjaminan kualitas
dan/atau pemberlakuan
SOP.

Jawaban:

Regulasi yang menjadi dasar hukum dari pelaksanaan aplikasi SiPaduko ini adalah Perpres
Nomor 95 tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan berbasis elektronik, Peraturan
Walikota Payakumbuh nomor 97 tahun 2014 tentang master plan e-government Kota
Payakumbuh periode 2014-2019 dan Peraturan Walikota Payakumbuh Nomor 25 tahun
2017 tentang Penyelenggaraan e-government di lingkungan Pemerintah Kota
Payakumbuh.

Pemantapan pelaksanaan SiPaduko terus diupayakan dengan penyempurnaan aplikasi, untuk

hal ini, tim dari Kominfo membuat pertemuan secara bertahap untuk masing-masing jenis
tenaga medis dan paramedis. Hal ini bertujuan untuk memberi pembekalan dan menghimpun
masukan dari aplikasi yang sudah ada.
Sosialisasi kepada masyarakat dilakukan beberapa upaya seperti penyuluhan di Ruang
Tunggu pasien, pemberitahuan langsung kepada pasien oleh customer service, melalui Social
Media Puskesmas Ibuh, dan pemberitahuan melalui Rapat Lintas Sektor di Kantor Camat
Payakumbuh Barat.

Evaluasi

Jelaskan evaluasi yang dilakukan, baik secara internal instansi maupun eksternal
(lembaga lainnya yang relevan) untuk mengukur dampak inovasi secara resmi!

Jawaban:

Evaluasi terhadap Mutu pelayanan Rekam medis dilakukan secara internal dan eksternal
dengan 2 cara, yaitu :

1. Pengukuran Mutu Klinis Rekam Medis : dilakukan oleh Tim Mutu UKP yang terdiri atas 5
orang (ketua, sekretaris dan 3 anggota) yang berasal dari staff Puskesmas Ibuh sendiri.
Evaluasi dilakukan dengan mengukur pelayanan di rekam medis berdasarkan indikator mutu
Rekam Medis. 

2. Survey Kepuasan Masyarakat : survey ini dilakukan oleh tim survey Puskesmas dari Dinas
Kesehatan Kota Payakumbuh. Indeks kepuasan masyarakat dengan menyebar kuisioner pada
pengunjung puskesmas. Survey ini dilakukan setiap tahun, namun pada tahun 2020 tidak
terlaksana, dikarenakan pandemi Covid-19. 

Jelaskan metode pelaksanaan evaluasi inovasi tersebut (waktu dan indikator kinerja
yang digunakan)!

Jawaban:

Waktu tunggu pelayanan di pendaftaran dievaluasi secara rutin setiap bulan, oleh Tim Mutu
UKP (Upaya Kesehatan Perorangan), terdiri atas Ketua, Sekretaris dan 3 (tiga) orang anggota
yang berasal dari staff Puskesmas Ibuh. Tim ini bertugas mengukur secara berkala setiap
indikator ruangan, termasuk waktu tunggu loket pendaftaran dan kelengkapan rekam medis.
Selanjutnya, dilakukan evaluasi, dan  tindak lanjut, bila ada pelayanan yang tidak sesuai
standar.
Pengukuran Indeks Kepuasan pasien dilakukan dengan menyebar kuisioner pada pengunjung
Puskesmas yang sudah selesai mendapatkan pelayanan pada hari pelaksanaan survey. Survey
berisikan pertanyaan pertanyaan terkait pelayanan di Puskesmas Ibuh.

 Jelaskan hasil dari evaluasi

tersebut, baik berupa
output maupun outcome!
 Lengkapi dengan data
output maupun outcome,
sebelum dan sesudah
Inovasi!
 Bagaimana tindak lanjut
dari hasil evaluasi
tersebut?

Jawaban:

Hasil evaluasi dari kedua metode adalah sebagai berikut :

1. Hasil pengukuran indikator mutu rekam medis sebelum dan sesudah pelaksanaan SiPaduko
(2016 vs 2021)

Sebelum Sesudah SiPaduko

Indikator Target
SiPaduko(2016) (2021)
Waktu tunggu di Loket  kurang dari 5
5-15 menit 0 menit
Pendaftaran menit
Kelengkapan Pengisian Rekam
100% 0% 100 %
Medis
kurang dari 24
Pengembalian Rekam Medis 50 % 100 %
jam
Note : Indikator menyesuaikan.

2. Untuk hasil survey Indeks Kepuasan Masyarakat mengalami peningkatan dari tahun 2017
sampai dengan 2019. Survey ini tidak terlaksana pada tahun 2020, dikarenakan
pandemi Covid-19. Hasil survey IKM 2017-2019

Jelaskan penyesuaian layanan yang dilakukan guna merespons pandemi COVID-

19!

Jawaban:

Penyesuaian layanan yang dilakukan dalam upaya mencegah penyebaran Covid 19 adalah
dengan protokol 3 M :

1. Pasien wajib memakai

masker saat melakukan
kunjungan ke Puskesmas
Ibuh.
 2. Pasien wajib mencuci
tangan pada tempat yang
telah disediakan sebelum
memasuki gedung
Puskesmas Ibuh.
3. Menjaga jarak antar pasien
dengan menandai jarak
duduk pada kursi tunggu
pasien.

Selain protokol 3 M, pasien yang berkunjung ke Puskesmas juga dilakukan hal hal berikut :

1. Pengukuran suhu tubuh menggunakan termo laser

2. Peningkatan penyediaan Sarana Alat Perlindungan Diri (APD) bagi seluruh petugas
pemberi layanan, menurut tingkat resiko keterpaparan

3. Memberikan pembatas kaca pada setiap meja yang digunakan untuk melakukan pelayanan

4. Pembatasan pelayanan pada masa emergency Covid-19 (April - November 2020), dan

pelayanan selektif pada masa sesudahnya, terutama di ruangan Poli gigi. 

Keterlibatan pemangku kepentingan

Jelaskan pemangku kepentingan mana yang terlibat, dan apa peran dan kontribusi
mereka dalam merancang, melaksanakan, mengevaluasi dan memastikan
keberlanjutan inovasi ini!

Jawaban:

SiPaduko dan SiPaduko Hc  diinisiasi oleh kepala Puskesmas Ibuh tahun 2018, yaitu drg.

Muhammad Fadlan. Kepala Dinas Kesehatan Kota Payakumbuh, dr. Bakhrizal, MKM. ,
sangat menyambut antusias gagasan ini, beliau kemudian meneruskan gagasan ini kepada
jajaran Pemerintahan Kota Payakumbuh, dan disambut sangat baik, melalui Wakil Walikota
Payakumbuh. Pemerintahan Kota mendukung penuh setiap upaya pelayanan berbasis dasar
elektronik. Dukungan ini direalisasikan dengan perintah kepada Dinas Kominfo untuk
memfasilitasi agar Aplikasi SiPaduko tercipta.

Peran dari Pemangku Jabatan yang ada adalah sebagai berikut :

1. Wakil Walikota Payakumbuh : memberikan perintah untuk membentuk dan

melaksanakan inovasi SiPaduko

2. Kepala Dinas Kesehatan Kota Payakumbuh : memberikan saran dan dukungan penuh
dalam pelaksanaan SiPaduko

3. Kepala Puskesmas : sebagai inisiator, mengawasi pelaksanaan penyusunan dan

pelaksanaan penerapan SiPaduko
4. Tim SiPaduko Puskesmas Ibuh : terdiri atas dokter, dokter gigi, perawat, perawat gigi,
apoteker, tenaga labor dan bidan. Bertugas menyusun materi yang akan digunakan dalam
pembuatan aplikasi, serta memberikan saran atas kekurangan pada aplikasi SiPaduko

5. Tim SiPaduko Dinas Kominfo : Membangun sistem aplikasi SiPaduko dan melakukan
perbaikan dan maintenance selama pemakaian aplikasi.

Surat Serah terima aplikasi hal 1 Bukti Serah terima aplikasi hal. 2

Faktor Penentu

Sebutkan dan jelaskan faktor penentu keberhasilan dan kendala dalam mendukung
inovasi!

Jawaban:

Dalam penggunaan aplikasi ini terdapat banyak peluang keberhasilan, karena aplikasi ini
mendukung misi e-governance Pemerintah kota Payakumbuh, melalui e-healthservice. Kerja
sama dan kemampuan Dinas Kominfo merupakan penentu yang sangat signifikan. Ditambah
lagi dengan kondisi pandemi covid-19 ini sehingga semua pelayanan diupayakan minimal
kontak dengan memotong waktu antrian dan pemanfaatan IT.

Kendala yang masih dihadapi adalah masih belum maksimalnya penggunaan aplikasi
SiPaduko oleh masyarakat. Mungkin ini disebabkan oleh kurangnya promosi ke masyarakat
terkait aplikasi ini. Dukungan lintas sektor sangat diharapkan dalam mensukseskan SiPaduko
ini. Selain itu, masih diperlukan adanya perbaikan dan penyempurnaan, baik pada aplikasi
SiPaduko maupun SiPaduko HC.