MANAJEMEN PENJAMINAN MUTU

Oleh:

Nama : MIFTAHUL RAHMA

NRP : 461189630
Kelas : K8C
Dosen Pengampu : Dra. Puji Reknati, M. Pd.
TUGAS PERTEMUAN 12 :

A. JAWABLAH PERTANYAAN BERIKUT INI:

1. Diskusikan dengan teman saudara hal-hal apa saja yang menjadi alasan sebuah
organisasi perlu menerapkan sistem penjaminan mutu.
Jawab:
Alasan sebuah organisasi perlu menerapkan sistem penjaminan mutu adalah untuk
mempertahankan kepuasan pelanggan, perusahaan biasanya menerapkan sistem penjaminan
mutu (manajemen mutu). Karena apabila tidak diterapkan maka akan timbul masalah
seperti kalah dengan kompetitor lain dan tidak ada target dan perencanaan yang tercapai.

2. Menurut saudara sistem penjaminan mutu apa yang sebaiknya diterapkan oleh
organisasi? Apa alasannya.
Jawab:
Sistem penjaminan mutu yang dilakukan secara bertahap, yang meliputi empat komponen
(tahap), yakni persiapan, perencanaan, pelaksanaan, dan kontrol.

3. Hal-hal apa saja yang perlu dipertimbangkan jika sebuah perusahaan akan memulai
menerapkan sistem penjaminan mutu?
Jawab:
Berikut ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam penerapan sistem penjaminan
mutu, yaitu :
a. Memberikan pelatihan hanya pada kelompok kecil yang membutuhkan, jangan
langsung melatih semua karyawan sekaligus. Melatih karyawan sekaligus bisa
membuat lupa bagi yang belum memerlukan dan menghabiskan biaya .

b. Menerapkan sistem penjaminan mutu secara bertahap tidak langsung melibatkan

banyak orang dalam satu tim.

c. Tidak mengelegasikan penerapan sistem penjaminan mutu. Manajemen harus

terlibat langsung dan aktif dalam penerapan sistem dan tidak mendelegasikan pada
pihak lain, tanpa keterlibatan manajemen sistem penjaminan mutu sulit berhasil
 d. Mulai penerapan sistem jika manajemen memang sudah siap. Manajemen harus
sudah memahami segala sesuatu menegnai sistem manajemen penjaminan mutu
sebelum menerapkannya

4. Jelaskan tahap-tahap dalam penerapan sistem penjaminan mutu

Jawab:
Berikut tahap-tahap dalam penerapaan system penjaminan mutu:
1. Tahap Persiapan;
Dalam tahap ini terdiri dari 10 langkah, yaitu :
a. Membentuk TQM steering Committee: Eksekutif puncak menjadi ketuanya, staf
terdekat /bawahan langsung menjadi anggota, pejabat senior serikat pekerja
disertakan dalam keanggotaan jika diperlukan.
b. Membentuk Tim: biasanya dalam langkah ini memerlukan konsultan dari luar
perusahaan.
c. Pelatihan TQM: Biasanya dilakukan dengan mendatangkan konsultan dari luar
perusahaan. Steering committee memerlukan pelatihan yang berkaitan dengan
filosofi,teknik, dan alat-alat sebelum menerapkan sistem. Pelatihan harus
dilanjutkan dalam jangka panjang melalui pengembangan diri dan mengikuti
seminar yang relevan.
d. Menyusun pernyataan visi dan prinsip sebagai pedoman. Visi organisasi harus
dibuat dalam pernyatan, dan selanjutnya perlu disusun prinsip-prinsip pedoman
operasi organisasi.
e. Menyusun tujuan umum: tujuan umum perusahaan yang terdiri dari tujuan
strategis dan tujuan taktis disusun berdasarkan visi yang telah ditetapkan.
f. Komunikasi dan Publikasi: Manajemen puncak dan steering committee perlu
mengkomunikasikan setiap informasi menyenai langkah-langkah persiapan yang
sudah dibuat. Semua orang dalam organisasi harus mengetahui alasan peningnya
manajemen penjaminan mutu, visi dan misi organisasi, tujuan, serta prinsip-
prinsip sebagai pedoman operasi organisasi.
g. Identifikasi Kekuatan dan kelemahan: untuk dapat melaksanakan manajemen
penjaminan mutu dengan baik steering committee harus mengidentifikasi
 kekuatan dan kelemahan organisasi. Informasi tersebut juga berguna untuk
mengetahui hal-hal apa yang harus diperbaiki oleh organisasi.
h. Identifikasi pendukung dan penolak: informasi tentang karyawan sebagai tokoh
kunci yang mendukung maupun yang menolak diperlukan untuk memulai
kegiatan maupun untuk memilih anggota tim.
i. Memperbaiki sikap karyawan. Untuk mengetahui manajeman penjaminan mutu
berjalan atau tidak perlu diketahui bagaimana sikap karyawan terhadap sistem
tersebut.
j. Mengukur kepuasan pelanggan. Umpan balik dari pelanggan perlu diperoleh
untuk mengetahi seberapa tingkat kepuasan pelanggan. Informasi ini diperlukan
sebagai salah satu cara mengetahui efektivitas sistem penjaminan mutu.
2. Tahap Perencanaan
Tahap perencanaan terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut :
a. Merencanakan Pendekatan Implementasi dengan menggunakan siklus
P(Plan) D (Do) C (check) A (Action)
Langkah ini dilakukan berbarengan atau sesudah langkah identifikasi
kekuatan dan kelemahan. Pada tahap ini steering committee merencanakan
penerapan manajemen penjaminan mutu. langkah ini dilakukan terus
menerus karena pada saat proyek berlangsung informasi –informasi umpan
balik akan dikembalikan pada untuk dilakukan perbaikan, evaluasi dan
seterusnya. Dalam tahap ini setiap proses dikelola.
b. Identifikasi Proyek: Steering committee bertanggung jawab untuk memilih
proyek awal sistem penjaminan mutu yang didasarkan pada kekuatan dan
kelemahan perusahaan,personil yang terlibat, visi, misi dan tujuan organisasi
dan kemungkinan untuk suksesnya. Pada tahap ini saran-saran dari berbagai
sumber untuk perbaikan sangat diperlukan.
c. Komposisi Tim: Langkah selanjutnya adalah membentuk komposisi tim-tim
yang akan melaksanakan sistem yang telah diterapkan
d. Pelatihan Tim: Pelatihan tentang dasar-dasar sistem manajemen mutu dan
alat-alat yang sesuai harus dilakukan kepada setiap tim yang dibentuk untuk
melaksanakan tugas.

3. Tahap Pelaksanaan: Tahap Pelaksanaan terdiri atas langkah:

 a. Penggiatan Tim. Steering komite memberikan bimbingan kepada setiap tim
untuk mengaktivkan mereka. Setiap tim mengerjakan proyek dengan
menggunakan sistem penjaminan mutu yang sudah dipelajari dengan siklus
PDCA.
b. Umpan Balik kepada sterring committee: Umpan balik dari tim proyek
diberikan kepada steering committee tentang kemajuan dan hasil-hasil yang
telah dicapai. Umpan balik ini diperlukan untuk menentukan apakah
diperlukan perubahan atau perbaikan. Setiap perubahan yang diinginkan
disampaikan kepada tim proyek yang akan melaksanakannya. Dalam hal ini
siklus PDCA dilakukan baik oleh steering comiitte maupun tim.
c. Umpan Balik dari Pelanggan: umpan balik dari pelanggan internal maupun
eksternal diperlukan. oleh sebab itu umpan balik dari pelanggan harus
dikumpulkan. Survei kepuasan pelanggan dan informasi lainnya secara
formal dilaksanakan setiap tahun dan dilaksanakan secara berkesinambungan.
Sedang umpan balik dari pelanggan internal tentang suatu proses perlu
dipantau terus, dan balik perlu disampaikan secara regular.
d. Umpan Balik dari Karyawan: petugas khusus juga perlu ditunjuk untuk
memantau sikap dan kepuasan karyawan. Survei ini secara formal dilakukan
setiap tahun. Informasi dari survei ini digunakan untuk mengevaluasi
kemajuan yang sudah dicapai dan menentukan tindakan perbaikan yang
diperlukan.
e. Modifikasi Infrastruktur:
Umpan yang balik diperoleh dari tim,proyek,pelanggan, dan karyawan akan
dijadikan dasar oleh steering committee untuk melakukam perubahan yang
dilakukan dalam infrasruktur perusahaan, misalnya pada prosedur dan
proses,struktur organisasi,program pengakuan dan pengargaan prestasi dan
lain-lain.

5. Jelaskan mengapa kegiatan pencatatan dan pendokumentasian ksi-instruksi kerja yang

terdefinisi dengan baik.
Jawab:
Karena dalam penerapan sistem penjaminan mutu dibangun budaya pencatatan dari seluruh
aktivitas, sehingga semua terdokumentasi dengan baik. Kegiatan perencanaan, pelaksanaan,
monitoring dan juga perbaikan dicatat dan didokumentasikan sehingga menjadi dokumen
resmi dari setiap unit kerja. Semua standar dan prodesur yang sudah dibuat, didokumentasikan
dan wajib dilaksanakan sesuai muatan yang ada dalam dokumen tersebut.