Redesain Proses dengan metode

Failure Mode Effect Analysis (FMEA)

Dr. Eka Wahyu H, MARS

 Perspektif Sejarah
  Hingga saat ini, pencegahan kesalahan medis
belum menjadi fokus utama bidang kedokteran
  Sebagian besar sistem pelayanan kesehatan
tidak didesain untuk mencegah atau mencegah /
mengatasi “error”

REDESAIN PROSES DENGAN

ANALISA PROAKTIF (FMEA)

2
Arjaty/ IMRK/FMEA/2008 3
Advanced Patient safety in US since 1999, NPCS,
August 2004, www,patientsafety.gov
 What is FMEA ?
•  Adalah metode perbaikan kinerja dgn mengidentifikasi
dan mencegah Potensi Kegagalan sebelum terjadi. Hal
tersebut didesain untuk meningkatkan keselamatan
pasien.
•  Adalah Proses Proaktif, dimana kesalahan dpt dicegah
& diprediksi.
•  Mengantisipasi kesalahan akan meminimalkan dampak
bu uk

4
 FAILURE MODE AND EFFECTS ANALYSIS /
ANALISIS MODUS KEGAGALAN DAN DAMPAK
Analisis (A)
Penyelidikan secara detail suatu proses
Mode (M)
Cara atau Perilaku yang dapat menimbulkan kegagalan
Kegagalan (K)
Saat sistem atau bagian dari sistem tidak sesuai yang
diharapkan baik disengaja maupun tidak
Dampak (D)
Dampak atau Konsekuensi Modus Kegagalan

5
 FMEA

FMEA bisa dilakukan pada :

-  Proses yang telah dilakukan saat ini
-  Proses yang belum dilakukan atau baru
akan dilakukan mis :
•  Implementasi Elektronik Rekam Medis
•  Pembelian alat baru
•  Redesain ruan, Kamar Operasi, dll

6
 LANGKAH- LANGKAH FMEA
1. Pilih Proses Berisiko tinggi dan bentuk Tim
2. Diagram / gambarkan Alur Proses & Brainstorming
Modus Kegagalan / Failure Mode
3. Menentukan Dampak / Effects
4. Prioritas Modus Kegagalan
5. Identifikasi Penyebab / Causes
6. Redesain Proses
7. Analisa dan Uji coba Proses
8. Implementasi & Monitor Proses baru
Langkah 1 : PILIH PROSES BERISIKO TINGGI
Proses baru
Misalnya : proses mengoperasikan alat infus baru untuk pasien
rawat jalan
Proses yang sedang berjalan
MIsalnya : proses pengadaan dan penyimpanan gas medis di
rumah sakit
Proses dalam klinis
Misalnya : proses pemeriksaan darah di laboratorium
Proses non-klinis
Misalnya : proses mengkomunikasikan hasil pemeriksaan (lab)
kepada dokter atau proses Identifikasi pasien yang berisiko
jatuh

9
Memilih Proses FMEA
• Sentinel Event Alert yang dipublikasikan JCAHO
• Infant Abduction
• Wrong site surgery
• Delay Treatment
• Sasaran Keselamatan Pasien JCAHO
• Proses berisiko tinggi di RS
Salah satu kriteria pemilihan Proses adalah :
Proses potensial memberikan Dampak yang tidak diharapkan
pada pasien.
Pertanyaan untuk memilih Proses :
1. Proses pelayanan apa saja yang dapat berdampak (affect)
pada keselamatan pasien ?
2. Proses pelayanan apa yang potensial tinggi volume ?
3. Proses pelayanan apa saja yang banyak hubungan /
keterkaitan dalam pelayanan kepada pasien? Dan jika terjadi
masalah, sering memberikan dampak dalam proses2 tsb.
• Ruang lingkup Proses yang akan dianalisa perlu
dibatasi agar Tim lebih fokus memberikan ide.
• Contoh :
Proses pemberian obat parenteral pasien rawat jalan
• Proses :6
• Sub proses : 67
• Potensial Modus Kegagalan : 217
Ketika membuat Alur Proses, Tim harus menjawab beberapa
pertanyaan :
1. Apa langkah-‐langkah dalam proses ?
• Jika proses sudah ada, bagaimana langkah2 yang sudah
dikerjakan?
• Jika proses belum ada, bagaimana seharusnya dikerjakan ?
2. Bagaimana hubungan antar langkah dalam proses ?
(mis. Berurutan atau simultan )
3. Bagaimana proses berhubungan dengan proses yang lain?
4. Apa tools yang digunakan dalam membuat alur / diagram
proses?
TENTUKAN PROSES BERISIKO TINGGI YG AKAN DIANALISA
Prioritization Matrix Worksheet

High = 3 points;
Medium = 2 points;
Low = 1 point
Prioritization Matrix Worksheet
 Matrix Prioritisasi
No Kriteria
1 Urgensi Apakah ini merupakan isu utama yang harus diselesaikan dalam 1-3
tahun kedepan?

2 Potensial Dampak Apakah penyelesaian isu ini akan berdampak signifikan pada satu atau
lebih populasi khusus?
Apa alasan anda bahwa isu ini akan berhasil diselesaikan?

3 Action yang fisibel Apakah ada peluang untuk menyelesaikan isu ini? Apakah ada
kemungkinan perbaikan dalam isu ini?

4 Sumber daya Sumber daya (dana, staf, pakar) tersedia untuk menyelesaikan isu ini?
Apakah ada sumber daya dari pemerintah, komunitas?
Jika tidak, apakah sumber daya dapat disediakan?

5 Kesiapan Masyarakat Apakah isu yang akan diselesaikan ini merupakan hal penting untuk
masyarakat?
Apakah masyarakat tertarik dengan isu ini?
Apakah ada momentum masyarakat untuk menggerakkan isu ini?

6 Integrasi Apakah bisa dikolaborasi? Apakah ada duplikasi?

 TENTUKAN PROSES BERESIKO TINGGI YANG AKAN DIANALISA

Potensial Kesiapan Nilai

No Proses Urgensi Dampak Feasibel Sumberdaya Komunitas Integrasi Total

Proses penyampaian nilai kritis lab

1 kepada DPJP 3 3 3 3 3 3 729

Proses pemberian obat dari Depo

2 Farmasi ke Rawat Inap 3 3 3 2 2 3 324

Proses transfer pasien dari IGD ke

3 Ranap 3 2 3 3 3 3 486

4 Proses transfusi darah pasien ranap 2 3 3 3 3 3 486

5 Pengiriman RM ke IRJ 3 2 3 2 2 2 144

Proses pengambilan spesimen

6 laboratorium di ranap 2 3 3 2 2 3 216

7 Proses pemanggilan pasien di IRJ 2 2 2 2 2 3 96

8 Proses transfer pasien ranap ke ICU 3 3 2 2 2 3 216

Proses transfer pasien dari IGD ke

9 OK 3 3 2 2 2 3 216

Proses pengiriman jaringan dari IBS

10 ke patologi 2 3 3 3 3 3 486
 TENTUKAN RANGKING PROSES BERESIKO TINGGI YANG AKAN DIANALISA

Potensial Kesiapan
No Proses Urgensi Dampak Feasibel Sumberdaya Komunitas Integrasi Nilai Total Peringkat

Proses penyampaian nilai kritis

1 lab kepada DPJP 3 3 3 3 3 3 729 1

Proses transfusi darah pasien

2 ranap 2 3 3 3 3 3 486 2

Proses pengiriman jaringan dari

3 IBS ke patologi 2 3 3 3 3 3 486 2

Proses pemberian obat dari Depo

4 Farmasi ke Rawat Inap 3 3 3 2 2 3 324 3

Proses pengambilan spesimen

5 laboratorium di ranap 2 3 3 2 2 3 216 3

Proses transfer pasien dari IGD

6 ke Ranap 3 2 3 3 3 3 486 3

Proses transfer pasien dari IGD

7 ke OK 3 3 2 2 2 3 216 4

Proses transfer pasien ranap ke

8 ICU 3 3 2 2 2 3 216 4

9 Pengiriman RM ke IRJ 3 2 3 2 2 2 144 5

Proses pemanggilan pasien di

10 IRJ 2 2 2 2 2 3 96 6

Tinggi 3

Moderat 2

Rendah 1
 Membentuk Tim
• Multidisiplin
• Tidak lebih dari 10 orang (idealnya 4 – 8
orang)
• Memiliki pengetahuan tentang proses yg
akan dianalisis (subject matter / process
expert) & komitmen pada “performance
• improvement”
Mewakili bidang yg akan “dianalisis” dan unit
• yang akan “terkena” perubahan
Mengikutkan orang yang tidak terlibat dlm
• proses tapi memiliki “analytical skill”
Setidaknya ada satu pembuat keputusan
• (leader)
Satu orang yg memiliki “critical thinking”
saat perubahan akan dilaksanakan

14
 TIME LINE AND TEAM ACTIVITIES
Pra meeting Identifikasi topik dan beri motivasi pada tim

1st team meeting Gambarkan proses, identifikasi subproses, verifikasi ruang lingkup

2rd team meeting Kunjungi unit kerja untuk observasi proses, verifikasi semua langkah proses &
subproses apakah sudah benar (Langkah 3)

3 rd team meeting Brainstorming modus kegagalan, tugaskan anggota tim untuk berdiskusi
dengan peetugas pada unit yang terlibat dalam proses (Langkah 3)

4rd team meeting Identifikasi penyebab modus kegagalan, tugaskan anggota tim untuk berdiskusi
dengan petugas pada unit yang terlibat dalam proses untuk memperoleh
masukan tambahan (Langkah 3)
5th team meeting Tuangkan modus kegagalan dan penyebabnya pada lembar kerja HFMEA
(langkah 3). Lakukan analisa hazard (langkah4)
Identifikasi tindakan perbaikan dan tindaklanjuti tanggungjawabnya (Langkah 5)

6th,7th , 8th….η team Tugaskan anggota tim menindaklanjuti PIC untuk setiap tindakan perbaikan
meeting plus 1

η team meeting plus 2 Tindakan perbaikan berbasis umpan balik

η team meeting plus 3 Uji perubahan yang diajukan

η team meeting plus 4 Pertemuan dengan Pimpinan untuk persetujuan semua tindakan perbaikan

Postteam meeting Konsultan menind

Ara
jaktyla
Dnauju
dt/IiMsRaKm
/Fp
MaEiA semua tindakan telah lengkap 15
 LANGKAH 2 : BUAT ALUR PROSES &
BRAINSTORMING MODUS KEGAGALAN
1. Alur Proses
Buat Alur Proses, bila perlu dibuat Subproses dan buat masing-‐masing
Diagramnya.
Bila Proses Baru: Bagaimana seharusnya
Bila Proses Lama: Bagaimana saat ini
Buat Flowchart untuk diagram proses

2. Modus Kegagalan
““Perilaku yang dapat mengakibatkan kegagalan”
- Tanyakan “bagaimana bisa gagal?”
‐ Identifikasi semua modus kegagalan
- -‐beberapa langkah dapat tidak memiliki modus kegagalan
‐ -‐beberapa langkah dapat memiliki banyak modus kegagalan
Starting Point

PROCESS
STEP Establish Process Steps for Process Flow

STEP 1 Step 1:

STEP 2
Step 2:

STEP 3 Step 3:
What is the process for delivering
medications to the unit?
Physician examines pa.ent
Flow Charting
Physician writes medica.on order
• Five to eight steps
process
• Stay high level
Medica.on order pulled from chart • Be as linear as
possible. Avoid “If X,
Order transcribed into Medica.on then Y” splits
Administra.on Record (MAR) • Each step describes
something that is
Medica.on request delivered to being done.
pharmacy

Medica.on delivered to unit 18

 Diagram / Mapping Process
• Mapping Process juga dikenal sebagai Flowchart,
Gambarkan semua langkah dalam proses
• Mapping Process membantu Tim mengidentifikasi
masalah yang dapat diperbaiki. Tool ini sangat
mendasar yang sebaiknya digunakan pada langkah
awal karena dapat memberikan pandangan yang
jelas tentang proses.
• Tim sebaiknya memulai dengan Process Map level
tinggi (5- 12 langkah). Kemudian memilih proses yang
mempunyai masalah yang paling besar.
 Failure Modes, Effects, and Causes
Failure Mode •A failure mode is usually:
• A warning (check engine light)
What we observe that • A symptom (fever is a failure mode
tells us a failure may be for infection)
occurring
•A failure mode is not the cause of the
failure.
Brainstorm Potential Failure Modes, Causes, and Effects

Order not pulled in

Timely manner

Physician Medication Order Transcribed

Writes Order Order Order Pulled By Unit Clerk into
From Chart MAR

•Writing illegible NCR copy of

•Order incomplete order sent to
•Non-formulary drug pharmacy
•Used felt pen Transcription error
•Confusing abbrev. Used
•Look-alike drug ordered Order Transcribed
•Contrary to approved By Pharm Tech
clinical protocol Into Pharmacy System
 LANGKAH 2
ALUR PROSES Penyampaian nilai kritis oleh petugas Laboratorium kepada
dokter jaga IGD
1 2 3 4 5 6
Pengiriman Spesimen dan Penerimaan spesimen & Lapor hasil kritis ke
Penanganan spesimen Verifikasi Hasil Validasi Hasil
formulir Lab dari IGD Formulir Lab., IGD

SUBPROSES

Dr. IGD membuat Penerimaan spesimen & Pengecekan riwayat

Hasil dilaporkan ke dr Melaporkan hasil kritis
a permintaan pemeriksaan Formulir lab melalui Pengolahan spesimen hasil lab & ket.klinis
SpPK ke dr jaga IGD
laboratorium pneumatic tube pasien

Perawat mengambil
Pengecekan kelengkapan Dokter memberikan Mencatat laporan hasil
b spesimen sesuai Pemeriksaan spesimen Persetujuan / ACC
Formulir Lab konfirmasi / saran kritis di buku laporan
permintaan

Perawat mengirim
Cocokkan identitas dan jenis
spesimen & form
c spesimen dengan formulir Hasil ditampilkan di alat - LIS
laboratorium melalui
lab.
Pneumatic tube

Input data & jenis

d pem.spesimen termasuk Mengecek daftar nilai kritis
waktu penerimaan

e Cetak Label / barcode

f Pelabelan spesimen

g Distribusi spesimen
 Subproses 1 :Pengiriman spesimen - form lab dari IGD
& Modus Kegagalan

1 SUBPROSES Pengiriman Spesimen dan Form LAB dari IGD

Dr. IGD membuat permintaan pemeriksaan Perawat mengambil spesimen sesuai Perawat mengirim spesimen & form laboratorium
laboratorium permintaan melalui Pneumatic tube

MODUS KEGAGALAN MODUS KEGAGALAN MODUS KEGAGALAN

Perawat terlambat mengambil spesimen

Perawat lupa mengirim spesimen

Dr IGD terlambat membuat permintaan
pemeriksaan laboratorium

Form laboratorium tidak ada Jalur pneumatic tube sibuk

Perawat salah mengambil jenis spesimen
Pneumatic tube rusak
Tabung spesimen tidak ada

Listrik mati
Perawat salah mengambil darah pasien
 LANGKAH 3 MENENTUKAN DAMPAK
Menentukan kemungkinan Dampak jika kegagalan
tersebut terjadi dengan Brainstorming / Diskusi
diantara Anggota Tim
 Langkah 3
Brainstorm Potensial Modus Kegagalan dan Dampaknya

A. Brainstorm Potensial Modus Kegagalan

• Modus Kegagalan : Setiap kejadian yang

menyebabkan kegagalan fungsi (any event that is the
cause of a functional failure)

• Berpikir “outside the box”

4/18/2015 29
 Elemen yang harus dipertimbangkan Tim
ketika Brainstorming Modus Kegagalan
1. People
Staffing level, Training, Scheduling, Communication,
Competence assessment issues)
2. Materials
(issues related to availability of supplies or
misplaced supplies)
3. Equipment
(issues relatef to availability of appropriate equipment)
4. Methods
(issues related to the processes and procedures that staff use)
5. Environment
(issues related to the safety of the environment such as
infection prevention and control or hazardous waste)
4/18/2015 30
 Risk Points : Langkah yang rawan terjadi
kesalahan dalam suatu proses
• Risk point  susceptible to error or system
breakdown
• Identifikasi “Risk points”  “Failure Mode”.

Contoh Risk point :

• Verifikasi sisi yang akan dioperasi pada Proses
Persiapan operasi

4/18/2015 31
 • Tidak semua Langkah Proses / Subproses
memiliki Modus Kegagalan, tapi biasanya setiap
langkah memiliki banyak Modus Kegagalan.
• Pertimbangkan : Active failures & Latent Failures
– Active failures : direct interaction between human
and system.
Include errors by physician, nurse, other caregivers
who involved day by day care of patients
– Latent Failures : consequences of decisions made in
the upper levels of an organization.
Including resource allocation, education and training,
unit design and other managerial decisions.

4/18/2015 32
 B. Identifikasi Potensial Dampak Modus
Kegagalan
• Menentukan kemungkinan Dampak jika
Kegagalan tersebut terjadi.
• Dampak adalah akibat dari Modus Kegagalan
• Pertanyaan :
– What could happen if a failure mode actually
occurs ?
– Dampak / Effect bisa :
• langsung / tidak langsung, (direct / undirect)
• waktu lama / singkat (long term / short term)
• Mungkin / tidak mungkin (likely / unlikely)

4/18/2015 33
 Failure Mode & Generic Effects

• Setiap Modus Kegagalan dapat memiliki satu atau lebih

Dampak
• Pertanyaan :
Jika Kegagalan ini terjadi, apa Dampak yang dapat
menimpa pasien ?
Possible Failure Modes Possible Generic Effects
Wrong drug No injury
Wrong dosage No injury but increased LOS to
monitor effects
Wrong frequency Injury with no permanent loss of
function
Wrong route of administration Injury with permanent loss of
function

4/18/2015 34
 Potensial Dampak / Effect
 Effect : Dampak atau konsekuensi modus kegagalan
 Untuk setiap modus kegagalan, tanyakan
“Apa dampak dari modus kegagalan ini?”

 Jika MODUS KEGAGALAN terjadi, MAKA APA

DAMPAKNYA
• Jika Scanner tidak dapat dioperasikan MAKA
gunakan scaner lain
• Jika salah identifikasi pasien, MAKA pasien akan
menerima obat yang salah (adverse event)
• Jika tidak mengecek ID, MAKA Prosedur tindakan
dilakukan pada pasien yang salah

4/18/2015 35
 Failure Modes, Effects, and Causes
Failure Mode Potential Effects of
Failure
Definition: What we
– The effect
Definition: How might describes the
observe that tells us a
this failure impact our
failure may be impact of the
customer?
occurring
failure that is
indicated by
Late the failure
Repair mode.
Explosion
Langkah 3: Modus Kegagalan & Dampak
Subproses 1 : Pengiriman spesimen dan formulir Lab dar IGD
Sub proses/ product 1 : Dr IGD membuat permintaan pemeriksaan lab.

Sub Process/Product: 1. Dr IGD membuat permintaan pemeriksaan laboratorium

Potential Failure Mode Potential Causes for Failure Potential Effects of
Failure

Dr IGD terlambat membuat

Hasil pemeriksaan lama
1 permintaan pemeriksaan
diperoleh
laboratorium

Waktu permintaan
Formulir permintaan pemeriksaan
2 pemeriksaan dan hasil
laboratorium tidak ada
pemeriksaan lama
 LANGKAH 5
IDENTIFIKASI PENYEBAB MODUS KEGAGALAN

Mencari kemungkinan penyebab Modus Kegagalan

Pronsipnya adalah Kegagalan dimasa datang bisa dicegah.
Kalaupun tidak dapat dicegah, pasien harus di proteksi terhadap
dampak kegagalan tsb atau Dampak di mitigasi.
 Failure Modes, Effects, and Causes
Potential Effects of Potential Causes of
Failure Mode Failure Failure
Definition: What we Definition: How might Definition: The element
observe that tells us a this failure impact our that creates/allows the
failure may be customer? failure
occurring

Loose oil cap

Late
Faulty warning light
Low oil level
Blocked air-filter has caused
Repair the engine to seize
Faulty warning light

Dirt in the fuel line is

Explosion

choking the engine

Filled gas tank with Diesel
fuel

Others….
 Memilih Skala Peringkat
JCI tidak secara spesifik menentukan “skala” mana yang harus
digunakan dalam menilai modus kegagalan.
Pimpinan dan staf bebas memilih skala yang dipercaya efektif, dan
organisasi harus menggunakannya secara konsisten.
Mis. Organisasi bisa memilih skala 1-‐10 atau 1-‐5.
• Tidak masalah, apapun metode (FMEA / HFMEA) dan
penentuan skala ( 1-10 atau 1-5) yang digunakan oleh
tim, Anggota tim harus setuju dan mengerti skala apa
yang telah ditetapkan.
• Mis. Jika tim sepakat menggunakan skala 1-10, mereka
harus setuju pada definisi tiap rating.
 Sample Severity Scale 1- 10
RATING DESKRIPSI DEFINISI

1 Minor effect or no effect Would not be noticeable to individual served

and would not affect the process

3 May affect the individual served and would

result in some effect on the process
4

5 Moderate effect May affect the individual served and would

result in a major effect on the process
6 Minor injury Would affect the individual and result in a
major effect on the process

8 Major injury Would result in a major injury for the individual

served and have a major efect on the process
9

10 Catastrophic effect, a terminal Extremely dangerous, failure would result in

injury or death death of the individual served and have a major
effect on the process

34
 Sample Severity Scale 1- 5
SEVERITY RATING
(Modified by IMRK)
CATASTROPHIC MAJOR MODERATE MINOR INSIGNICANT
5 4 3 2 1
Patient Death Injury with Injury with no No injury but No injury
Outcome permanent permanent loss of increased
loss of function LOS to
function monitor
effects
Visitor Death, Injury with Injury with no Evaluated & No injury
Outcome hospitalization permanent loss of permanent loss of First aid
of 3 or more function function or treatment
Or Hospitalization Evaluation &
of 1 or 2 treatment for
visitors 1 or 2 visitors
(less than
hospitalizatin )

Staff Death or Hospitalization Medical expenses, First aid No injury

Outcome hospitalization of 1 or 2 staff or lost time or treatment
of 3 or more 3 or more staff restricted duty only with no
staff experiencing lost injuries or lost time, nor
time or restricted illness for 1 or restricted
duty 2 staff duty injuries
injuries or nor illnesses
illnesses
 Sample Probability of occurrence scale 1- 10
Rating Deskripsi Probability of Detection Definisi

1 Remote to 1 in 10.000 No or little known occurrence, highly

nonexixtent unlikely that condition will ever occur

2
3 Low likelihood 1 in 5000 Possible, but no known data, the
condition occurs in isolated cases, but
chances are low
4
5 Moderate likelihood 1 in 200 Documented, but infrequently the
condition has a reasonable chance to
occur
6

7 High likelihood 1 in 100 Documented & frequent, the condition

occurs very regularly and / or during a
reasonable amount of time

9 Certain to occur 1 in 20 Documented, almost certain, the

condition will inevitably occur during long
period typical for the step or link

10 36
Sample Probability of occurrence scale 1- 5

PROBABILITY

Rating Description Definition

1 Rare Very Unlikely to occur
(may happen sometime in 5 to 30 years)
2 Unlikely Unlikely to occur
(may happen sometimes in 2 to 5 years)
3 Possible Possible will occur
(may happen several times in 1 to 2 years)

4 Likely Likely to occur immediately or within a short period

(may happen several times in one year )

5 Almost certain Very likely to occur every month

 Menentukan Kemampuan Deteksi
(Detectability)
Detectability adalah derajat dimana sesuatu dapat
ditemukan atau dicatat
Pertanyaannya :
Jika modus kegagalan terjadi , bagaimana hal tersebut
dapat diketahui (terdeteksi) ?
Contoh : mengidentifikasi isi gas berdasarkan label
yang tertera pada tabung. Jika label hilang maka akan
sangat berbahaya karena tidak diketahui isi tabung
tsb.
 Sample Detectability scale 1 - 10
Rating Deskripsi Definisi Definition

1 Certain to 10 out of 10 Almost always detected immadiately

detect
2

3 High likelihood 7 out of 10 Likely to be detected

4
5 Moderate 5 out of 10 Moderate likelihood of detection
likelihood
6
7 Low likelihood 2 out of 10 Unlikely to be detected
8

9 Almost certain 0 out of 10 Detection not possible at any point

not to detect
10

39
 Sample Detectability Scale

Rating Description Probability of Definition

Detection

1 Certain to detect 10 out to 10 Almost always detected immediately

2 High likelihood 7 out of 10 Likely to be detected

3 Moderate 5 out of 10 Moderate likelihood of detection

likelihood

4 Low likelihood 2 out 0f 10 Unlikely to be detected

5 Almost certain 0 out of 10 Detection not possible at any point

not to detect
Langkah 3: Modus Kegagalan & Dampak
Subproses 1 : Pengiriman spesimen dan formulir Lab dar IGD
Sub proses/ product 1 : Dr IGD membuat permintaan pemeriksaan lab.

Sub Process/Product: 1. Dr IGD membuat permintaan pemeriksaan laboratorium

Potential Failure Mode Potential Causes for Failure Potential Effects of
Failure

Dr IGD terlambat membuat

Hasil pemeriksaan lama
1 permintaan pemeriksaan Pasien sangat banyak
diperoleh
laboratorium

Waktu permintaan
Formulir permintaan pemeriksaan
2 Sistem stok barang kurang baik pemeriksaan dan hasil
laboratorium tidak ada
pemeriksaan lama
 LANGKAH 4 : PRIORITAS MODUS
KEGAGALAN
Skala Peringkat Modus Kegagalan
Beberapa Metode yang digunakan untuk menilai
peringkat Modus kegagalan :
Risk Priority number (RPN) : -‐ FMEA
Fokus pada severity, probability dan detectibility
RPN : Severity x Probability x Detectibility
 Prioritaskan Modus Kegagalan
Modus kegagalan harus dilakukan prioritas sesuai dengan
prioritas tindakan.
Jika modus kegagalan menggunakan RPN, mungkin dapat
memilih "cut off point" untuk menentukan prioritas.
Nilai dibawah cutoff point tidak memerlukan tindakan
segera kecuali tersedia waktu .
Nilai di atas cutoff point , harus dilakukan eksplorasi.
 Risk Priority Number (RPN)
Detectabilit
FM # Failure Mode Severity Frequency y RPN
y
2 Choose incorrect medication 10 7 7 490

6 No double check 10 7 7 490

4 Error due to Baker Cells 10 8 6 480

1 Poor flow of refilling process 7 10 6 420

10 Dispense not documented in computer 7 10 5 350

Cuttof
point
5 Labeled Incorrectly 7 8 3 168

7 Illegible initials 4 10 4 160

9 No double check of bag contents 7 7 3 147

3 Count incorrect quantity 2 7 10 140

8 Prescription bagged incorrectly 4 1 16

44
Ranking by RPN
– Use the RPN to determine where to
focus your limited resources
– We are looking for failures that are most
severe, occur often, and are hard to
detect.
RPN Rank

168 3

360 1

54 4

210 2 45
 TOTAL FAILURE MODE & RPN
Potential Failure Mode Potential Causes for Li Potential Effects S Current Controls De RP Recommended Action
Failure ke of Failure e te N
lih v cti
oo er on
d it
y

1 Identitas pasien tidak ada dokter tdk lengkap dlm spesimen hrs Mengecek kelengkapan Dibuatkan stiker yg memuat identitas pasien ,MR,
mengisi form/tdk teliti 5 diambil lagi 5 form 5125 DPJP , spy mempermudah dokter/IGD menulis
2
tidak sama identitas spesimen l dgn
formulir lab PetugasIGD tdk teliti 5Hasil tertunda 5 Supervisi 5125 Sosialisasi ulang identifikasi (IPSG)
3
Jenis spesimen tdk sesuai dgn Ulang pengambilan
pemeriksaan Ketidaktahuan petugas IGD 5 spesimen pasien 5 Supervisi 5125 pelatihan phlebotomi untuk perawat
4 Volume spesimen tdk sesuai Ketidaktahuan petugas & Ulang pengambilan
drh susah diambil 5 spesimen pasien 5 Supervisi 5125 pelatihan phlebotomi untuk perawat
5 sistem komputer error Beban jaringan sistem 125
informasi RS tidak memadai 5Hasil tertunda 5 Monitor setiap hari 5 Naikkan daya muat jaringan informasi RS
6 sistem barcode / label error Komputer RS sering error 5Hasil tertunda 5 Monitor setiap hari 5 125 Naikkan daya muat jaringan informasi RS
7 Salah melabel spesimen Petugas lab tdk teliti 5Hasil tertunda 5 Monitor setiap hari 5 125 ada petugas yang verifikasi
8 Nama DPJP tidak ada Dokter enggan mengisi / tdk hasil tdk tau Dibuatkan stiker yg memuat identitas pasien ,MR,
tau 5 dilaporkan kesiapa 4 Supervisi 5100 DPJP , spy mempermudah dokter/IGD menulis
9
Jenis pemeriksaan yg diminta tdk Perawat IGD mengecek kelengkapan form sblm
ada dokter lupa 5hasil lab. Tertunda 5 Supervisi 4100 dikirim ke lab
10 salah input Ketidaktelitian petugas 4Hasil tertunda 5 Supervisi atasan 5 100 Ada petugas yg review ceklist & verifikasi
11 Listrik
spesimen lama Maintenance genset oleh
mati Sistem genset tdk berfungsi 5 5 3 75 Aliran listrik ke lab hrs disediakan 24 jam
diterima IPSRS

Petugas analis lab. terlambat

12
verifikasi, melakukan pemriksaan,
serta melihat hasil lab. Beban kerja tinggi 5Hail tertunda 5 Supervisi atasan 3 75 Permintaan tambahan petugas analis
Proses pengambilan darah Ulang pengambilan Cut Off 50
Spesimen tidak layak / beku/lisis 5 5 Pengecekan spesimen 3 pelatihan phlebotomi untuk perawat
13 yang tdk benar spesimen 75

Tlp IGD tdk bisa dihub. Penanganan pasien Menambah line tlp khusus IGD untuk melaporkan
14 Tlp IGD sibuk 5 tertunda 5 Supervisi 3 75 nilai kritis
15 prosedur penyimpanan Ulang pengambilan 75 Sosialisasi ulang SPO penerimaan & penyimpanan
spesimen hilang spesimen belum efektif 3 spesimen 5 Supervisi atasan 5 spesimen.
16 tabung spesimen tdk sesuai Ulang pengambilan 60
spesimen tumpah standar 3 spesimen 5 Supervisi 4 Penyediaan tabung spesimen sesuai standar
Dr.IGD terlambat membuat
17 Pasien banyak 3Hasil lama diperoleh 5 Supervisi oleh atasan 3 45 Permintaan tambahan kebutuhan Dr.IGD
permintaan pem.lab.
Perawat salah mengambil darah
18 Perawat kurang teliti 3Salah Diagnosa 5 Supervisi oleh atasan 3 45 Sosialisasi identitifikasi dengan benar ( IPSG )
pasien
Perawat terlambat mengambil Hasil pem.lama
19 Pasien sangat banyak 3 5 Supervisi atasan 3 45 Permintaan tambahan kebutuhan perawat di IGD
spesimen diperoleh
LANGKAH 6 : REDESAIN PROSES
Develop and implement risk reduction solutions for each failure mode

Focus: elemen re-‐desain yg kritis

Pelajari RS lain bagaimana cara mengatasi hal tsb.

Take a deep breath

• Conduct a literature search to gather relevant information from
the professional literature.
• Network with colleagues
• Recommit to out-of-the-box thinking

47
 RE - DESIGN FMEA

NO YANG LAMA YANG BARU

Penulisan identifikasi pasien (nama, tgl lahir, RM) &

1 nama DPJP di FPPL secara manual Buat stiker yang memuat identifikasi pasien & nama DPJP

SPO identifikasi pasien & pengisian kelengkapan

2 FPPL tidak dilaksanakan secara konsisten Review dan sosialisasi SPO Identifikasi

Belum semua perawat IGD mendapatkan pelatihan

3 Phlebotomi Semua perawat IGD sudah mendapat Pelatihan phlebotomi

4 Kapasitas server HIS kecil Kapasitas server sistem informasi RS menjadi lebih besar

5 Tidak ada petugas verifikasi cek list & spesimen Ada petugas verifikasi cek list & spesimen di Lab.

6 Genset tersedia tetapi sering tidak berfungsi Ada genset yang berfungsi 24 jam

Jumlah SDM analis terbatas , petugas analis jaga

masih ada yang 3 orang ( standar setiap jaga 4
7 orang analis ) Penambahan jumlah analis sebanyak 4 orang

Line extension di IGD khusus untuk menerima laporan nilai

8 Telpon IGD ( extension ) hanya 1 line kritis

9 Pengambilan spesimen masih menggunakan spuit Adanya tabung vacutainer

 LANGKAH 7 :
ANALISA & UJI COBA PROSES BARU
• Organizing for redesign implementation

• Testing the New Process

• The Plan-‐Do-‐Study-‐Act (PDSA)

• The analysis, testing, implementation and monitoring of a process
are all linked
• To help teams keep track of the two final steps of the FMEA
process, an organization might want to consider using a quality
improvement tool such as the PDSA cycle

48
TESTING NEW PROCESS
Pilot Testing
- Tim mengimplementasikan redesain dalam skala kecil,
‐ monitor hasilnya, dan lakukan redesain sesuai kebutuan
tanpa mengambil risiko jika diimplementasikan dalam skala
besar
- Kumpulkan umpan balik dari staf yang terlibat dalam proses
‐ di skala kecil tersebut
- Pertimbngkan pre dan pot survey staf yang terlibat dalam
‐ pilot testing. Hali ini akan memberikan informasi tentang
bagaimana kelompok membandingkan proses sebelum dan
sesudah redesain

49
 EVALUASI RPN RE-DESIGN

NO YANG LAMA L S D RPN YANG BARU L S D RPN

Penulisan identifikasi pasien ( nama, tgl lahir, RM ) &

1 DPJP 5 5 5 125 Buat stiker yang memuat identifikasi pasien & nama DPJP 3 5 5 75
di FPPL secara manual

2 SPO identifikasi pasien & pengisian kelengkapan 5 5 5 125 Sosialisasi ulang identifikasi IPSG 3 5 5 75
FPPL tidak dilaksanakan secara konsisten

Semua perawat IGD sudah mendapatkan Pelatihan

3 Belum semua Perawat IGD mendapatkan pelatihan 6 5 5 125 phlebotomi 2 5 5 50
phlebotomi

4 Kapasitas server informasi RS kecil 5 5 5 125 Kapasitas server informasi RS menjadi lebih besar 5 5 5 125

5 Tidak ada petugas verifikasi cek list & spesimen 4 5 5 100 Ada petugas verifikasi cek list & spesimen 2 5 5 50

6 Genset tersedia tetapi sering tidak berfungsi 5 5 3 75 Ada genset yang berfungsi 24 jam 5 5 3 75

7 Jumlah SDM analis terbatas , petugas analis setiap jaga 5 5 3 75 Penambahan jumlah analis sebanyak 4 orang 5 5 3 75
ada yang 3 orang ( standar setiap jaga 4 orang )

line extension di IGD khusus untuk menerima laporan nilai

8 Telpon IGD ( extension ) hanya 1 line 5 5 3 75 kritis 3 5 3 45

9 Pengambilan spesimen masih menggunakan spuit 3 5 4 60 Adanya tabung vacutainer 1 5 4 20

 LANGKAH 8 :
IMPLEMENTING & MONITORING THE NEW PROCESS

• Implementing the redesigned process is

all about introducing change into ongoing
health care process
• Sustaining the Redesigned Process

50
 AMKD / FMEA
Proses lama
yg high risk Efek /
Alur Modus
Kegagalan Dampak RPN Redesain RPN
Proses baru

Failure
Mode

Desain
Proses baru Penyebab

56
Don’t hurt me,
Heal me,
Be nice to me
I TRUST YOU

58