Laporan Hasil Jawaban Tugas V

Disusun Oleh :
1521014-Yoshua Mayo Adi S
1521010-Yosua Valentino Hutagalung
1521017- Keivan Saragih
1521005- Daniela Ivana Graccy Kuo

Mata Kuliah Pemodelan Sistem

Dosen : Dr. Roland Silitonga, M.T.
Program Studi Teknik Industri
TA : 2022/2023
Tugas kelompok

1. Terjemahkan dan buatlah resume untuk sub bab 6.7 dan 6.8. Judul setiap bagian, contoh:
'How is the project initiated?' tetap ditulis apa adanya, tetapi untuk setiap sub bab
tersebut, tulislah dengan lengkap faktanya.

2. Coba buat gambaran permasalahan LOD, tidak menggunakan rich picture, tetapi
menggunakan mind map.

Jawaban

1. SUBBAB 6.7 & 6.8

6.7 The Lubricating Oil Division — a situation summary

How is the project initiated?

Proyek ini berkaitan dengan operasi Divisi Minyak Pelumas (LOD) dari sebuah perusahaan
minyak besar AS. LOD memproduksi dan menyimpan sekitar 400 jenis oli dan gemuk
pelumas otomotif dan industri, untuk penjualan akhir kepada lebih dari 1000 pelanggan.

Learning the stakeholders’ technical jargon

Tindakan pertama analis adalah mengatur tur berpemandu ke kantor dan fasilitas
LOD. Dia melakukan upaya yang sungguh-sungguh untuk memahami, mempelajari, dan
menggunakan hal-hal yang sebagian besar tidak dikenalnya. Jika dia tidak mengerti sesuatu,
dia
tidak malu untuk bertanya — bahkan dengan risiko terlihat sedikit bodoh. Penting untuk tidak
berasumsi bahwa arti teknis orang lain dari suatu istilah adalah sama dengan Anda. Jadi dia
memeriksanya untuk menghindari kebingungan dan kesalahpahaman.

Details of the operations

Rich picture diatas mendefinisikan suatu masalah yang di mulai di sudut kiri atas, itu
menunjukkan apa yang memicu penelitian dan pandangan dunia yang tersirat, yaitu
kepedulian terhadap efisiensi ekonomi dari investasi. Inti dari gambar tersebut
menggambarkan berbagai operasi LOD dan hubungannya dengan bagian lain dari operasi
kilang dan pelanggannya. Produksi minyak pelumas dan gemuk dilakukan secara batch mulai
dari 400 liter hingga 100.000 liter. LOD membawa 804 kombinasi ukuran produk-kontainer
yang berbeda. Karena saham ini adalah dijual, mereka diisi ulang oleh produksi dengan
ukuran yang tepat. Berbagai minyak dasar dan aditif dicampur dengan resep tertentu dalam
tong pencampur. Ukuran tong yang dipilih tergantung pada ukuran batch pencampuran.
Kapasitas pencampuran dan pengisian LOD yang ada cukup besar sehingga dengan beberapa
pengecualian, semua proses produksi selesai dalam 24 jam. Semua
pesanan pelanggan selalu terpenuhi dalam waktu pengiriman yang direncanakan. Tidak ada
kekurangan
atau permintaan pelanggan yang tidak terpenuhi dapat terjadi. Barang dalam kemasan
dipindahkan dengan forklift. Barang yang dipasok dari stok dipindahkan dua kali, sekali dari
produksi ke lokasi stok di gudang dan kedua kalinya dari sana ke dermaga pengiriman.
Barang untuk pesanan pelanggan besar, sebaliknya, hanya
dipindahkan sekali, yaitu dari produksi ke dermaga pengiriman. Oleh karena itu total beban
kerja untuk
operator forklift dan tagihan upah yang sesuai dapat dikurangi dengan memiliki lebih banyak
barang melewati tahap persediaan. Semakin besar fraksi pelanggan yang diklasifikasikan
sebagai
besar, semakin rendah tagihan upah untuk operator forklift.

Assessing document flows and data sources

Analis menindaklanjuti tur fasilitas dengan kunjungan diperpanjang ke kantor LOD. Dia
menggambar diagram rinci dari dokumen dan informasi aliran untuk memproses pesanan
pelanggan, dari penerimaan hingga pengiriman, dan untuk memulai dan pemrosesan
pengisian kembali stok, dan memverifikasinya di tempat dengan orang-orang mengerjakan
tugas masing-masing. Dia meminta fotokopi semua dokumen yang digunakan dan cek
seberapa jauh ke belakang file data disimpan , untuk memastikan bahwa data yang tepat
dalam bentuk yang tepat tersedia saat dibutuhkan. Begitu kembali ke kantor, dia segera
mengatur semua informasi yang dikumpulkan dalam bentuk sistematis, mengisi celah dari
memori, dan menyoroti aspek-aspek yang perlu klarifikasi atau verifikasi lebih lanjut pada
kunjungan berikutnya.

6.8 Identifying the problem to be analysed

Identifying the issue to be analysed

Seperti yang ditunjukkan pada rich picture, perilaku inventaris normal dari waktu ke waktu
untuk setiap produk memiliki pola gigi gergaji yang khas. Setiap gigi sesuai dengan satu
pengisian kembali stok dan mewakili satu perputaran stok untuk produk itu. Semakin sedikit
perputaran stok per tahun, semakin besar pula penambahan stok. Misalnya, jika permintaan
untuk produk tertentu adalah 120.000 liter per tahun dan ukuran setiap pengisian stok adalah
5.000 liter, maka perputaran stok adalah 24 kali per tahun. Jika perputaran stok dikurangi
menjadi 12 kali per tahun, maka setiap pengisian stok harus sama dengan 10.000 liter.
Diskusi dengan manajer LOD menunjukkan bahwa ia berbagi pandangan dunia yang
diungkapkan oleh Wakil Presiden Keuangan, yaitu untuk memastikan penggunaan sumber
daya LOD yang paling efisien.
Melihat dana yang diikat di saham sebagai dana yang menganggur, sedangkan perputaran
saham yang tinggi ditafsirkan sebagai tanda efisiensi. Dari perspektif ini, mengurangi ukuran
pengisian kembali stok akan meningkatkan perputaran stok. Hal ini akan memungkinkan
pencapaian tujuan Wakil Presiden atau ekspektasi sebelumnya dari perputaran saham 24 kali
per tahun, sehingga mengurangi total investasi dalam saham.
Namun, dari gambaran yang kaya kita melihat bahwa setiap proses pencampuran dan
pengisian juga melibatkan penyiapan — waktu yang dihabiskan operator untuk menyiapkan
proses pencampuran dan pengisian — dan teknisi lab perlu menguji produk. Meningkatkan
tingkat turnover untuk produk tertentu berarti lebih banyak pengisian kembali stok dan
karenanya lebih banyak pengaturan produksi. Akibatnya, waktu yang dihabiskan oleh
operator untuk setup juga akan meningkat. Dengan $16 per jam, ini bisa berarti bahwa
penghematan apa pun yang dilakukan dengan mengurangi investasi dalam saham dapat
hilang karena biaya tenaga kerja tahunan yang lebih tinggi. Ukuran stok yang dibutuhkan
juga tergantung pada seberapa kecil pesanan ditentukan. Menurunkan titik potong
mengurangi permintaan yang dipenuhi dari stok. Akibatnya, saham yang lebih kecil
diperlukan, yang pada gilirannya berarti pengurangan investasi saham. Tetapi menurunkan
titik potong berarti bahwa lebih banyak pesanan pelanggan dipenuhi oleh produksi khusus,
menyebabkan peningkatan biaya pengaturan produksi tahunan. Masing-masing tindakan yang
mungkin menyebabkan beberapa biaya menurun dan lainnya meningkat.
Pendekatan efisiensi sempit yang hanya berfokus pada investasi mungkin tidak menjadi
kepentingan terbaik perusahaan (kecuali karena alasan lain perusahaan ingin mengurangi
investasinya terlepas dari pengaruhnya terhadap biaya operasi). Kita perlu
mempertimbangkan semua biaya yang dipengaruhi oleh perubahan kebijakan. Dengan kata
lain, kami mencari kebijakan pengendalian produksi/persediaan yang paling efektif —
kebijakan yang menjaga total biaya operasi serendah mungkin, sementara pada saat yang
sama mempertahankan atau bahkan meningkatkan tingkat layanan pelanggan saat ini..
Pemilik masalah — manajer LOD —bagaimanapun harus sepenuhnya memahami alasannya
dan setuju dengan mereka. Oleh karena itu beberapa manajemen sebelumnya mungkin
diperlukan tepat di awal proyek.

The hierarchy of systems involved

Masalahnya tertanam dalam hierarki sistem. Sistem perhatian terluas adalah perusahaan
secara keseluruhan, dengan kilang sebagai salah satu subsistemnya. LOD pada gilirannya
adalah subsistem dari sistem kilang. Dalam sistem LOD, operasi pengendalian
produksi/persediaan membentuk salah satu subsistem utamanya. Karena operasi LOD secara
keseluruhan memiliki kendali atas sumber daya yang dibutuhkan oleh sistem yang sempit,
serta memiliki keputusan akhir dalam hal proyek, itu menjadi sistem kepentingan yang lebih
luas.

Stakeholders

Di sini, peran analis diemban oleh konsultan internal perusahaan. Tampaknya ada beberapa
tingkat pemilik masalah atau pengambil keputusan. Ini tipikal situasi masalah dengan hierarki
sistem, seperti yang terjadi di sini. Di atas adalah Wakil Presiden Keuangan, yang
mengoordinasikan penggunaan dana di dalam perusahaan. Dia menyatakan kriteria dimana
investasi dana akan dievaluasi. Wakil Presiden Manufaktur (sistem penyulingan) beroperasi
dalam kriteria ini. Dia telah mendelegasikan wewenang untuk membuat keputusan
operasional sehari-hari tentang produksi dan pengendalian stok untuk produk yang dikemas
kepada manajer LOD (sistem LOD). Untuk proyek yang tidak melibatkan investasi besar,
yang terakhir adalah pengambil keputusan langsung dari situasi tersebut. Namun, dia harus
merujuk keputusan investasi besar kepada Wakil Presiden Manufaktur. Secara apriori, satu-
satunya penggunaan dana yang baru adalah biaya proyek itu sendiri. Setelah proyek selesai,
analis dapat merekomendasikan perubahan tingkat investasi dalam persediaan. Setiap
rekomendasi tersebut kemudian akan dievaluasi dalam hal kriteria investasi yang ditentukan
oleh Wakil Presiden Keuangan. Pada titik analisis ini, biaya proyek adalah satu-satunya
penggunaan dana yang harus dievaluasi. Ternyata, bahkan melebihi wewenang manajer dan
karenanya harus dirujuk lebih tinggi. Tetapi setelah disetujui, setiap perubahan pada operasi
LOD sehari-hari berada di bawah kendalinya. Untuk LOD, analis telah memastikan bahwa
ada kesepakatan dasar antara pandangan dunia dari Wakil Presiden Keuangan dan manajer
LOD dalam hal maksimalisasi keuntungan. Namun, salah satu sumber konflik dapat muncul
jika solusi optimal tidak memenuhi target perputaran saham yang ditetapkan oleh Wakil
Presiden Keuangan. Aspek ini perlu ditangani dalam proposal proyek. Untuk menentukan
pengguna yang bermasalah, kita perlu mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab untuk
memulai proses produksi untuk pengisian kembali stok atau pesanan pelanggan dalam jumlah
besar. 'Keputusan' ini, dalam kebijakan yang ditentukan oleh pemilik masalah — Manajer
LOD — dibuat oleh petugas stok. Setiap perubahan pada aturan kebijakan pengendalian
persediaan/produksi harus sedemikian rupa sehingga dia mampu menerapkannya tanpa perlu
pelatihan lebih lanjut yang ekstensif. Pelanggan untuk produk LOD adalah pelanggan
bermasalah. Salah satu poin pertama yang diangkat oleh manajer LOD adalah bahwa setiap
kebijakan baru harus mempertahankan atau meningkatkan tingkat layanan saat ini yang
ditawarkan kepada semua pelanggan, khususnya sehubungan dengan waktu tunggu
pengiriman dua hari Persyaratan ruang gudang dan kapasitas produksi dari setiap kebijakan
baru harus tetap, setidaknya dalam jangka pendek hingga menengah, dalam kapasitas yang
tersedia saat ini.

Problem elements

Singkatnya, enam elemen masalah adalah:

• Pengambil keputusan langsung
Manajer LOD.
• Tujuan
Mencapai biaya operasi yang Minimum untuk operasi LOD, dengan mempertahankan
tingkat layanan pelanggan yang sama.
• Ukuran kinerja
Total biaya operasi LOD.
• Kriteria keputusan
Meminimalkan total biaya operasi LOD.
• Tindakan alternatif
Ukuran batch pengisian kembali stok dan titik batas untuk mengklasifikasikan pesanan
pelanggan sebagai besar atau kecil.
• Wider System
Operasi LOD dan kilang.
2. MINDMAP LOD