IMPLEMENTASI 5S DAN VISUAL MANAGEMENT BERDASARKAN

PELNGALAMAN KERJA DI PT. SAINT-GOBAIN CONSTRUCTION

PRODUCT INDONESIA

Disusun oleh : Ronald Tarigan

Jabatan : Management Trainee

2023
I. PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Merupakan sebuah pendekatan sistematis untuk mengatur, menyusun, dan

membersihkan berasal dari Jepang pasca perang dunia II yang diperkirakan pada
pertengahan 1950-an. Pada saat itu, perusahaan manufaktur Jepang terpaksa
beroperasi dengan sumber daya yang sangat sedikit, sehingga mereka
mengembangkan metode “shop-floor” untuk membuat setiap scrap dihitung dan
tidak membuang apa-apa.
Awalnya, hanya ada empat kegiatan dalam sistem Jepang. Kegiatan-kegiatan ini,
masing-masing dimulai dengan huruf S, yaitu:
 Seiri (Sorting)
 Seiton (Organizing)
 Seiso (Cleanong)
 Seiketsu (Systematic Cleanliess)

Kemudian, kegiatan kelima ditambahkan. Disebut Shitsuke (discipline) dan

melengkapi elemen S yang sekarang dikenal sebagai 5S.

B. Tentang 5S

5S adalah metode untuk menciptakan budaya mandiri, yang menciptakan tempat

kerja yang rapi, bersih, dan efisien; metode untuk menghilangkan semua bahan
dan alat berlebih dari tempat kerja dan mengatur barang-barang yang diperlukan
sehingga mudah ditemukan, digunakan, dan dirawat. Ini adalah kumpulan 5
aturan sederhana dan diaplikasikan pada saat yang sama.
Ini juga merupakan tools yang memungkinkan kita mengontrol tempat kerja
secara visual.
 Sejak awal proses, 5S didasarkan pada partisipasi seluruh pekerja/karyawan dan
mereka bertanggung jawab untuk melanjutkannya. Metode ini menggunakan
pendekatan "fokus dan menyeluruh", yaitu berkonsentrasi pada area kecil sampai
semua 5 langkah telah selesai sebelum memulai area lain.
5S adalah fondasi untuk implementasi Kaizen dan Lean, yaitu TPM (Total
Productive Maintenance).
Awalnya dibuat sebagai bagian dari Toyota Production System (TPS) sekarang
digunakan di seluruh dunia bisnis dan produksi.
Metodologi ini adalah program lima langkah yang berkelanjutan, berulang, yang
menghasilkan:
• Peningkatan workflow,
• Peningkatan keamanan,
• Kinerja mesin yang lebih tinggi,
• Kualitas produk atau layanan yang lebih tinggi,
• Produktivitas yang lebih besar,
• Biaya lebih rendah,
• Kepuasan pelanggan yang lebih besar.

C. Visi, Misi dan Tujuan 5S

Visi : Membuat limbah/sampah terlihat oleh semua orang.

Misi : Meningkatkan efisiensi dan produktivitas dengan menghilangkan
pemborosan gerak mencari alat, bahan, atau informasi.
Tujuan : Menciptakan lingkungan yang bersih dan teratur.

Implementasi metode 5S yang efektif adalah tanggung jawab manajemen dan

seluruh karyawan. Implementasi harus dilakukan setelah sebelumnya
mendapatkan pelatihan yang sesuai dan membuat staf menyadari validitas dan
efektivitas metode yang digunakan. Kita dapat membandingkan pengenalan
prinsip 5S dengan PDCA (Plan, Do, Control, Act). Pengenalan metode 5S
 membutuhkan komitmen seluruh tim. Kegiatan yang akan dilaksanakan untuk
kebaikan bersama baik karyawan maupun perusahaan. Manajemen, bersama
dengan karyawan, merencanakan dan mengimplementasikan berbagai langkah
metode ini.
Tanggung jawab bersama, serta visi ruang kerja yang lebih nyaman dan efisien,
memotivasi orang untuk mengambil tindakan dan membuat perubahan. Semua
karyawan, tanpa kecuali, harus melihat program 5S sebagai alat yang membantu
dalam pekerjaan sehari-hari. Pelatihan yang tepat dan sikap karyawan yang benar
menghasilkan rasa upaya bersama serta kepuasan perusahaan dan pekerja,
membawa semuanya lebih dekat dengan tujuan.
Tempat kerja yang bersih dan teratur akan membawa manfaat dalam hal:
• Nol cacat, tidak ada keluhan
• Waktu pencarian harus diminimalkan hingga 0
• Tingkat stok minimum
• Energi optimal dan penghematan konsumsi energi
• Lebih sedikit kerusakan dan waktu mesin berhenti singkat.

D. Aktivitas Utama 5S

Setiap langkah 5S memiliki tujuan spesifiknya sendiri, seperti pada Tabel 1 di

bawah ini:

STEPS OBJECTIVES

Untuk menghapus semua item yang tidak

Step 1 – Sort/Sisih diperlukan untuk operasi produksi saat ini, hanya
menyisakan hal-hal penting: jika ragu, buanglah.

Untuk mengatur barang-barang yang diperlukan

Step 2 – Set In dengan rapi dan sistematis sehingga mereka dapat
Order/Susun dengan mudah diambil untuk digunakan dan
dikembalikan setelah digunakan.
 Untuk membersihkan dan memeriksa tempat kerja
Step 3 – Shine/Sapu
secara menyeluruh sehingga tidak ada pengotor di
lantai, mesin dan peralatan.

Untuk mempertahankan standar organisasi tempat

Step 4 – kerja yang tinggi dengan mengintegrasikan langkah-
Standardize/Standar langkah Sort, Set In Order dan Shine secara
keseluruhan.

Untuk melatih orang untuk mempraktikkan sistem

Step 5 – 5S secara terus menerus sehingga menjadi
Sustain/Sinambung kebiasaan dan tertanam dalam budaya organisasi.

Untuk melatih orang untuk mempraktikkan sistem 5S secara terus menerus

sehingga menjadi kebiasaan dan tertanam dalam budaya organisasi.
II. METODOLOGI 5S

Pada bagian ini, kita akan membahas metode dan alat yang digunakan dalam semua
langkah implementasi metodologi 5S.

Definisi waste: Setiap operasi yang menghabiskan uang, waktu, ruangan, energi, dll.
tanpa menambah nilai pada produk dan layanan yang dibeli oleh Pelanggan. Sumber
potensi penghematan terbesar dalam kinerja perusahaan adalah dengan
menghilangkan atau mengurangi pemborosan.
Namun, pertama-tama mari kita berikan detail lebih lanjut tentang visi 5S: "membuat
limbah/sampah terlihat oleh semua orang". Dalam teori manajemen Lean ada tujuh
jenis limbah (waste) yang harus dihilangkan untuk menciptakan tempat kerja dan
proses yang ergonomis dan optimal:

1. Inventory berlebihan – memiliki lebih dari stok minimum yang diperlukan untuk
memenuhi pesanan pelanggan saat ini.
Gejala:
• Area kerja yang dipenuhi dengan barang-barang yang tidak dibutuhkan
atau jumlah barang yang berlebihan, yang menyebabkan tidak ada ruang
yang tersedia
• Penambahan sumber daya untuk penanganan (orang, peralatan,
penyimpanan)
• Produk yang sudah lama.
 Gambar 1. Inventory berlebihan

2. Defect (Cacat) – produk atau layanan tidak sesuai untuk memenuhi kebutuhan
pelanggan.
Gejala:
• Scrap
• Rework

Gambar 2. Defect

3. Waiting – orang, suku cadang, mesin, dan peralatan yang menunggu siklus kerja di
upstream selesai, atau di downstream tersedia.
 Gejala:
• Orang yang tidak beraktivitas
• Bagian menunggu langkah selanjutnya
• Mesin dan peralatan yang tidak digunakan

Gambar 3. Waiting

4. Over production – memproduksi lebih banyak atau lebih cepat dari yang
dibutuhkan oleh pelanggan berikutnya (internal/eksternal)
Gejala:
• Produk yang tidak dibutuhkan
• Penyimpanan ekstra
• Alat / peralatan tambahan
• Bekerja lebih cepat dari tenggat waktu
 Gambar 4. Over Production

5. Unnecessary Movement – semua pergerakan orang, informasi atau materi di

antara proses, di dalam atau di luar area yang dapat dipersingkat
Gejala:
• Perpindahan yang terlalu lama untuk menemukan atau menyediakan
persediaan, alat, proses kerja, instruksi
• Jangkauan yang berlebihan

Gambar 5. Unnecessary Movement

6. Proses yang tidak sempurna – proses tidak diadaptasi dengan baik sesuai
kebutuhan oleh pelanggan (dengan hasil yang buruk, dengan langkah-langkah
yang tidak bernilai tambah, dengan batch besar, dengan pergantian yang rendah,
dll.)
Gejala:
• Jalur aliran material yang kompleks
• Mesin yang digunakan dengan pengaturan yang buruk
 Gambar 6. Proses yang tidak sempurna

7. Aktivitas berlebih – tugas apa pun yang diberikan kepada orang atau mesin yang
mengatasi kapasitasnya (misalnya mesin mobil yang selalu berjalan melebihi
kapasitas 80%)
Gejala:
• Lebih banyak kerusakan
• Meningkatkan Gangguan Muskuloskeletal (MSD), ketidakhadiran
• Kecelakaan

Gambar 7. Over Activity

Selama penerapan metodologi 5S, tujuh jenis limbah yang dijelaskan di atas harus
dihilangkan. Keuntungan memberantas ketujuh jenis sampah tersebut adalah
sebagai berikut:
• Peningkatan keamanan
• Kondisi kerja yang lebih baik
• Perawatan yang lebih sederhana
• Pekerjaan menjadi standar
• Biaya non-value berkurang

Method/Tool
Objecti ve Descripti on
used

P-D-C-A cycle Untuk menggalakkan Ini adalah siklus atau proses

Continual Improvement. untuk merencanakan dan
melaksanakan perbaikan. Ini
adalah komponen penting dari

• Masalah menjadi terlihat
• Waktu pengaturan yang lebih rendah
• Produktivitas yang lebih tinggi
• Sedikit atau tidak ada waktu yang terbuang
Ini akan dimungkinkan melalui penerapan metode dan alat tambahan tertentu
yang ditunjukkan pada tabel di bawah ini:
5S Audit list Untuk mengukur dan
meningkatkan 5S tempat
kerja, menanamkan filosofi 5S,
dan mengevaluasi
keberhasilan implementasi 5S.
Tagging Untuk mengidentifikasi item
yang berpotensi tidak
dibutuhkan di area tersebut,
untuk mengevaluasi
kegunaannya, untuk
menentukan tindakan yang
tepat terhadapnya.
Lean atau Sistem Produksi
Toyota dan digunakan (dalam
beberapa bentuk) untuk setiap
pemecahan masalah atau
proyek peningkatan
berkelanjutan.
Ini adalah formulir yang berisi
langkah-langkah implementasi
5S. Formulir ini digunakan selama
tahap Sustain untuk
mengevaluasi keberhasilan
metodologi pelaksanaan.
Metode yang membantu
menghindari tempat kerja yang
berantakan. Yang paling sulit
adalah membedakan antara apa
yang dibutuhkan dan apa yang
tidak. Ada 3 kriteria utama yang
membantu memutuskan:
kegunaan item untuk melakukan
pekerjaan, frekuensi item yang
dibutuhkan, jumlah item yang
 dibutuhkan untuk melakukan
pekerjaan.

Spaghetti Diagram Untuk menggambar Ini adalah alat yang digunakan

“Current” and “Future” untuk melihat aliran di area
5S Map tertentu. Ini menunjukkan lokasi
saat ini dari barang-barang yang
dibutuhkan (alat, mesin, bahan
baku, WIP, produk jadi dll.),
Aliran manusia, peralatan, bahan
baku, WIP dan produk jadi.

“Current” 5S Map Untuk menganalisa layout of "Current" 5S Map sering disebut

saat ini pada suatu area. diagram spageti. Peta ini
digunakan untuk melihat aliran
arus di area tertentu. Ini
menunjukkan lokasi saat ini dari
barang-barang yang dibutuhkan,
arus manusia, peralatan, dll.

“Future” 5S Untuk Menentukan Layout baru Berdasarkan "current" 5S map,

Map dimungkinkan untuk
mengidentifikasi akar penyebab
waste dan kemudian
memutuskan apa yang harus
diubah tata letaknya untuk
menghilangkan waste tersebut.
Menggambar layout "future" 5S
map memungkinkan terjadinya
peningkatan kinerja.

Why-Why Analysis Untuk mengidentifikasi Metode terstruktur yang

akar masalah terjadinya membantu mengidentifikasi apa
waste akar penyebab terjadinya
 waste. Ide di balik metode ini
adalah menanyakan mengapa-
mengapa-mengapa... sampai
menemukan

akar penyebab masalah.

Reference pictures Untuk menunjukkan improvement Mengambil reference picture

dari tempat kerja adalah
metode yang sangat berguna
karena mampu menunjukkan
apa yang "sebelum" dan apa
yang "setelah" penerapan
metodologi 5S. Ini
memungkinkan menyimpan
catatan peningkatan. Sangat
penting untuk mengambil
Reference picture dengan cara
yang tepat. Jika Anda hanya
mengambil gambar umum,
nanti, hanya mungkin untuk
melihat perbedaan besar, jadi
buatlah gambar tertentu
dengan mengambil perspektif
yang sama di kedua gambar
sebelum dan sesudah.

Painting strategy Untuk membuat visual tata letak baru Strategi ini digunakan untuk
di lantai area. menampilkan dengan jelas area
operasi, penyimpanan,
pedestrian, area komunikasi,
dll. Penting untuk mengikuti
Standar Warna Lantai di
masing-masing organisasi saat
 menggunakan strategi ini.

Trend charts Untuk memantau dan mengelola Bagan yang digunakan untuk
peningkatan dari waktu ke waktu menunjukkan kemajuan
implementasi 5S selama periode
tertentu.

Standard Worksheet Standard Worksheet digunakan Standard worksheet didefinisikan

untuk memperlihatkan bagaimana dan dibagikan dengan orang yang

seharusnya zona tertentu di area terlibat. Berfokus pada key point.

tersebut. Setiap key point menjelaskan cara

untuk memeriksa apakah Standar
berhasil diimplementasikan.

Itu harus secara Visual agar mudah

diterapkan dan cepat diperiksa
oleh semua orang.

Setiap key point dinilai sesuai

dengan dampak pada tingkat
kinerja yang diharapkan.
Diperlukan waktu kurang dari 30
detik untuk memeriksanya.

Daily Control Manajer area menggunakan Manajer area harus menetapkan

lembar kerja kontrol Harian limit of failure point untuk zona

tersebut.
untuk mengukur level of respect
terhadap Standar dalam zona
tertentu secara harian dan dapat
memperlihatkan hasil
implementasi selama bulan
berjalan.

Cleaning Plan Rencana kegiatan Pembersihan Tentukan tingkat kebersihan dan

digunakan pada setiap zona area bagaimana mengukur tingkat itu.

5S, tugas apa yang harus Tentukan kegiatan Pembersihan
 dilakukan, siapa yang harus termasuk metode dan alat, waktu

melakukannya, bagaimana hal itu yang dibutuhkan, frekuensi,

tugas, dll. Dokumentasikan
harus dilakukan (metode dan
"Rencana Pembersihan"
bahan) kapan dan berapa banyak
sementara. Terapkan Rencana
waktu yang dialokasikan dan
dan Periksa efisiensinya.
siapa yang harus memeriksanya.

5S Board Mengontrol proses 5S dalam satu Ini adalah papan permanen

area. yang berisi Peta 5S dan Rencana
Mingguan, bagan KPI. Ini juga
sebagai alat komunikasi.

5S project Management Untuk melacak semua proses yang 5S Project Management Board
Board terkait dengan Proyek 5S berfungsi sebagai panduan
visual dari seluruh proyek 5S
dan terdiri dari Tim 5S, PIR
(Project Initial Report), Tinjauan
rapat, KPI 5S, rencana 5S 100
hari, Audit tim.

Project Initial Report Berisi esensi proyek. Berikan PIR adalah singkatan dari Project
pemahaman bersama tentang Initial Report yang mencakup

proyek. Bertindak sebagai kontrak informasi tentang departemen,

antara sponsor proyek, pemangku pemimpin proyek, sponsor

kepentingan utama, dan tim proyek. internal, ruang lingkup yang

dianalisis, alasan proyek ini,
jadwal pertemuan mingguan,
tujuan pembelajaran, dll.

Masterplan Untuk melacak kemajuan dalam Masterplan ini mencerminkan

Implementasi proyek 5S semua kegiatan implementasi,
output yang diharapkan, dan
timeline untuk Proyek 5S.
III. LANGKAH LANGKAH IMPLEMENTASI 5S

Agar sistem 5S berhasil, faktor terpenting adalah komitmen, partisipasi, dan

keterlibatan semua orang dan dukungan kuat yang terlihat dari Top Management.
Secara umum, kegiatan 5S harus dilakukan secara sistematis sebagai berikut:
• Latih semua orang secara memadai tentang Praktik 5S
• Promosikan 5S
• Rencanakan pendekatan sistematis mengikuti Siklus Plan-Do-Check-Act (P-D-C-A)
• Lakukan pengukuran kinerja dan sistem penghargaan.

Rencana implementasi sendiri terdiri dari 4 fase yang masing-masing mengacu pada
siklus P-D-C-A seperti yang ditunjukkan sebelumnya di bagian metodologi 5S:

Fase 1: Persiapan (Plan)

o Langkah 1: Pembentukan Tim 5S

o Langkah 2: Siapkan zona 5S (pindai tempat kerja).
o Langkah 3: Tentukan tujuan, sasaran, dan fase implementasi 5S.
o Langkah 4: Rencanakan rencana aksi 5S dan Peluncuran 5S

Tahap 2: Implementasi (Do)

o Kegiatan 1: See the waste:

 Tampilan statis & dinamis
 Penandaan
o Aktivitas 2: Bersihkan area Percontohan
 Pindahkan semua item dan bersihkan area tersebut
o Aktivitas 3: Tentukan tata letak baru
o Aktivitas 4: Menerapkan tata letak baru
 Tempatkan garis pembagi dan Pindahkan item ke lokasi baru
 Terapkan strategi "Set in Order"
 o Kegiatan 5: Memperbarui Standar:
 Buat Standar saat ini se-Visual mungkin
 Rencanakan kegiatan pembersihan
o Kegiatan 6: Menerapkan daily control (control harian)

Tahap 3: Penilaian (Check)

o Langkah 1: Melakukan Audit internal 5S
o Langkah 2: Benchmark antara departemen atau dengan organisasi lain
o Langkah 3: Pastikan prosedur 5S yang ditetapkan diikuti

Fase 4: Perbaikan Berkelanjutan (Act)

o Langkah 1: Kembangkan praktik 5S menjadi kebiasaan.

o Langkah 2: Bandingkan tujuan aktual dengan tujuan yang ditetapkan.
o Langkah 3: Menghargai dan mengakui upaya staf.
o Langkah 4: Daftarkan Sertifikasi 5S.
o Langkah 5: Tinjau Siklus Plan-Do-Check-Act
Untuk memastikan keberhasilan implementasi 5S, setiap fase harus berjalan sesuai
seperti yang diilustrasikan dalam Peta Jalan menuju Implementasi 5S, di mana Fase 1
dan 2 adalah aktifasi dan Fase 3 dan 4 adalah hasil aktual yang dicapai:

Gambar 8. Roadmap Implementasi 5S

Phase 2, Activity 1 - See the waste

Untuk melihat limbah/sampah di tempat kerja, penting untuk terlebih dahulu

menentukan lokasi limbah yang mungkin dan jenisnya menggunakan tampilan statis
dan dinamis. Alat khusus seperti gambar referensi, peta 5S saat ini dapat membantu
dalam hal ini.
Pertama, kami akan memperkenalkan konsep gambar referensi, dan setelah itu kami
akan melanjutkan dengan konsep tampilan statis dan dinamis.

Gambar referensi: berfungsi sebagai alat yang membantu mengidentifikasi limbah, poin
untuk ditingkatkan, dan membantu menyimpan catatan perbaikan dengan
membandingkan gambar "sebelum" dan "sesudah". Di bawah ini adalah contoh gambar
"sebelum" dan "sesudah":

Gambar 9. Gambar Referensi

Penting untuk mengikuti aturan khusus selama proses pengambilan gambar referensi:

 Orang yang mengambil gambar harus dalam posisi tetap

 Saat mengambil gambar "setelah", orang harus mengambilnya di posisi yang sama
seperti gambar "sebelum" diambil
 Titik fokus kamera harus diperbaiki dan harus berada pada ketinggian dan arah
yang sama sepanjang waktu saat mengambil gambar "sebelum" dan "sesudah"
  Selama rangkaian gambar, target harus sama

Ada juga beberapa poin penting untuk diingat:

• Jika hanya mengambil gambar "umum", nanti, "hanya" mungkin untuk melihat
"perbedaan besar", tetapi peningkatan harian diperoleh pada "detail kecil"
• Buat gambar tertentu: perbesar dan fokus pada target

Fase 2, Aktivitas 1.1: Tampilan statis dan dinamis

Tampilan statis hanyalah tangkapan dari fitur fisik dan aspek tampilan. Tampilan dinamis
akan menawarkan lebih banyak tentang subjek, serta memberikan berbagai konotasi
tentang situasi nyata tampilan.

Namun, dengan menggunakan gambar referensi, yang merupakan pandangan statis dari
tempat kerja, kita hanya dapat melihat aspek "statis" dari limbah. Sebagian besar limbah
memiliki aspek "dinamis" yang disebabkan oleh aliran terorganisir yang buruk. Oleh
karena itu, kita juga perlu melihat alirannya. Dalam tabel di bawah ini kami menunjukkan
tujuh limbah dan karakteristiknya: mereka bisa statis, atau dinamis, atau keduanya.

The “ Seven Waste s” Static Dynamic

Excessive inventory x
 Defects x
Unnecessary movements x x
Over production x x
Waiting x
Over activity x x
Imperfect processes x

Peta 5S "Saat Ini": alat yang digunakan untuk melihat aliran di area tertentu. Peta ini
menunjukkan lokasi saat ini dari barang-barang yang dibutuhkan (misalnya alat, mesin,
bahan baku, pekerjaan dalam proses atau WIP, produk jadi, dll.), Aliran manusia saat
ini, peralatan, bahan baku, WIP dan produk jadi. Secara umum, ini digunakan untuk
menganalisis tata letak area saat ini.

Gambar 11. Current 5S Map

Tahap 2, Kegiatan 1.2: Tagging

Strategi Pemberian Tag adalah metode sederhana yang digunakan: untuk

mengidentifikasi item yang berpotensi tidak dibutuhkan di area tersebut, untuk
mengevaluasi kegunaannya, untuk menentukan tindakan yang tepat dengannya.
Praktis, itu berarti menempatkan tag pada setiap item di area tersebut.

Pertama, dua pertanyaan harus dijawab sebelum memulai pemberian tag:

• Apa pekerjaannya?
• Apa yang dibutuhkan?

Hal yang paling sulit adalah membedakan antara: apa yang dibutuhkan dan apa yang
tidak. Ada tiga kriteria utama yang membantu mengidentifikasi apa yang dibutuhkan:
kegunaan item untuk melakukan pekerjaan, frekuensi item yang dibutuhkan dan
jumlah item yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan itu.

Berikut adalah contoh tiga jenis Tag: merah, kuning dan biru. Tabel di bawah ini
menunjukkan bagaimana tag terlihat dan memberikan deskripsi singkat tentang
mereka:

Tag
Description
Gunakan tag Merah ketika tidak ada
keraguan tentang tidak bergunanya
item tersebut.
Keputusan segera dimungkinkan:
"Park" dan buat tersedia untuk orang
lain
"Waste" dan buang dengan benar
Kemungkinan tindakan yang dapat
diambil setelah evaluasi:
Pindah ke Zona Merah
Hilangkan
Gunakan tag Kuning ketika ada
keraguan tentang kegunaan item
tersebut.
Tindakan segera:
 Pindah ke zona kuning untuk evaluasi
lebih lanjut
Kemungkinan tindakan setelah
evaluasi: Pindah ke zona Merah
Atau pindah ke area lain Atau pindah
kembali ke area 5S

Tag warna biru memiliki 2 sisi Siapa pun dapat menggunakan sisi
depan tag Biru untuk:
Sisi depan Sisi belakang Kelainan pada mesin
Perangkat non-fungsional atau rusak
Pisahkan item (motor, alat, dll.)
Menjelaskan:
"Jenis" kelainan "Alasan" untuk
kelainan.

Tim pemeliharaan menggunakan sisi

belakang untuk: "Perbaikan" dan
rencanakan dengan pemeliharaan
Atau "Ganti" dan periksa stok atau
pembelian
Menurut tindakan: Perbaikan di
daerah tersebut
Atau pindah ke pemeliharaan Atau
beli yang baru

Jadi, langkah pertama Pemberian Tag adalah membuat dan melampirkan tag yang
diperlukan (merah, kuning, dan biru) ke setiap item yang tidak dibutuhkan di zona
tersebut.
Langkah kedua adalah menentukan zona untuk menyimpan item yang diberi tag:

Gambar 12. Zona/Area

Setelah zona ditentukan, perlu memutuskan item mana yang pergi ke zona mana.
Berikut adalah proses pengambilan keputusan yang singkat:

Gambar 13. Proses pengambilan keputusan

Fase 2, Aktivitas 2 - Bersihkan dan bersihkan area Percontohan

Untuk memiliki tugas pembersihan yang efisien, pertama-tama Anda harus
membersihkan semua barang yang dapat dilepas dari area tersebut; baik ke zona
Merah, Kuning atau Masuk kembali.

Kegiatan ini menekankan pada kebersihan karena memastikan tempat kerja yang lebih
nyaman dan lebih aman, serta visibilitas yang lebih baik, yang mengurangi waktu
pengambilan dan memastikan pekerjaan, produk, atau layanan berkualitas lebih tinggi.
Bekerja di lingkungan yang bersih meningkatkan moral dan meningkatkan produktivitas.

Dalam aktivitas ini Anda harus mengikuti langkah-langkah berikut:

• Pindahkan dan bersihkan semua item yang dapat dilepas dari area Pilot
o Baik ke zona Merah, Kuning, atau Re-entry
• Bersihkan barang-barang yang tersisa di dalam area Pilot
• Bersihkan lantai dan dinding

Dampak potensial utama dari implementasi langkah Shine adalah sebagai berikut:
• Pekerjaan dan produk berkualitas lebih tinggi.
• Lingkungan kerja yang lebih nyaman dan aman.
• Visibilitas yang lebih besar dan waktu pengambilan yang lebih sedikit.
• Biaya perawatan yang lebih rendah.
• Menciptakan kesan positif pada pengunjung dan selama inspeksi pelanggan.

Fase 2, Aktivitas 3 - Tentukan tata letak baru

Setelah pelaksanaan dua kegiatan pertama barang-barang yang dibutuhkan diketahui,

area tersebut dibersihkan dan dibersihkan. Sekarang saatnya untuk menentukan tata
letak yang lebih baik untuk area tersebut. Dengan mendefinisikan tata letak yang lebih
baik, kita juga akan dapat menghilangkan atau mengurangi pemborosan:

 Ruang/space
• Waktu (untuk mencari alat, bahan, instruksi, dll.)
• Gerakan yang tidak perlu dan lain-lain.
Fase 2, Aktivitas 3.1: Tentukan lokasi yang lebih baik

Untuk menentukan lokasi yang lebih baik, kita dapat menerapkan strategi yang
dijelaskan di bawah ini sesuai dengan frekuensi penggunaan:

Gambar 14. Proses pengambilan keputusan berdasarkan frekuensi penggunaan

Ada juga beberapa prinsip tambahan yang bisa sangat berguna:

• Simpan item bersama-sama jika digunakan bersama-sama

• Simpan dalam urutan yang digunakan

Poin kunci dalam kegiatan ini adalah penghapusan barang-barang yang tidak perlu di
tempat kerja. Penyortiran adalah teknik yang sangat baik untuk mengubah tata letak
tempat kerja yang berantakan menjadi area yang efektif untuk meningkatkan efisiensi
dan keselamatan.

Dampak potensial utama dari pelaksanaan kegiatan ini adalah sebagai berikut:

• Barang-barang yang diperlukan diidentifikasi dan diposisikan di tempat kerja dan

lokasi yang tepat.
• Barang yang tidak diinginkan dihilangkan.
• Waktu pencarian berkurang.
• Lingkungan kerja ditingkatkan.
• Pemanfaatan ruang dimaksimalkan.

Fase 2, Kegiatan 3.2: Future 5S Map

Menggunakan Peta 5S sebenarnya melibatkan pembuatan peta "current" dan "Future".

Peta "Current" telah disebutkan sebelumnya. Peta "Future" digunakan untuk
memutuskan tata letak baru berdasarkan peta "current":

Gambar 15. Peta 5S “Current” dan “Future”

Pertama, perlu untuk menganalisis tata letak "current", dan setelah mengidentifikasi
kemungkinan akar penyebab pemborosan. Setelah melakukan itu, mulailah memikirkan
cara untuk mengurangi limbah yang teridentifikasi. Dengan tata letak area 5S "future"
kita dapat mencapai kinerja yang lebih baik (misalnya lebih sedikit berjalan, waktu siklus
yang lebih baik, area yang lebih sedikit, dll.), Di mana KPI 5S umum adalah:

 Jarak
• Permukaan / Volume
 Waktu

Ini akan membantu mendukung kinerja saat ini yang selaras dengan tujuan Departemen.
 Tahap 2, Kegiatan 3.3: Strategi pengecatan dan standar warna lantai

Strategi "pengecatan" digunakan untuk membuat visual tata letak baru di lantai area. Ini
juga digunakan untuk menampilkan dengan jelas area Operasi dan Penyimpanan,
pedestrian, dll. Berikut adalah langkah-langkah yang harus diikuti:

• Tandai zona menggunakan garis pembagi

• Buat area, termasuk operasi dan penyimpanan, jalan setapak, area komunikasi,
visual
• Tandai tempat, termasuk work-in-process (WIP), peralatan, dll.

Dalam hal ini Penting untuk membuat standar warna. Berikut contoh standar warna yang
bisa digunakan:

Gambar 16. Contoh Standar warna

Fase 2, Aktivitas 4 - Menerapkan Tata Letak baru

Fase 2, Aktivitas 4.1: Garis pembagi

Dalam kegiatan ini yang dibutuhkan hanyalah pergi ke area Pilot dan menempatkan garis
pembagi menggunakan selotip. Selotip ini digunakan karena merupakan tata letak
provisory yang perlu diuji dan disesuaikan. Selotip akan diganti dengan cat ketika akan
divalidasi.
Fase 2, Aktivitas 4.2: Memindahkan item ke lokasi baru mereka

Pindahkan item ke lokasi baru mereka, jika ada sejumlah besar pemindahan yang
diperlukan, mungkin perlu mendapatkan sumber daya tambahan untuk mendukung tim.
Setelah semuanya dipindah ke lokasi baru, perlu memotret situasi 5S baru Anda.

Tahap 2, Kegiatan 4.3: Atur secara berurutan

Untuk mengurangi pemborosan waktu, semua barang harus: mudah DITEMUKAN, mudah
DIAMBIL, mudah DIKEMBALIKAN, untuk SEMUA ORANG. Konsep ini mengacu pada
prinsip Just-in-time (JIT).

Diatur secara berurutan mencerminkan pepatah yang sangat populer: “A place for
everything and everything in its place. Ini menekankan keselamatan, efisiensi dan
penyimpanan yang efektif dan akibatnya meningkatkan penampilan tempat kerja. Untuk
item yang dibutuhkan, strategi Set in Order digunakan:

• Untuk mengidentifikasi APA yang pergi KE MANA

• Dan BERAPA BANYAK yang termasuk di setiap lokasi

Strategi Set in Order meliputi strategi Signboard, Color-coding, dan Outlining. Strategi
Signboard digunakan untuk mengidentifikasi apa, di mana dan berapa banyak. Ada tiga
jenis utama: indikator lokasi, indikator item, indikator jumlah.
Indikator lokasi menunjukkan ke mana barang pergi. Papan nama digunakan untuk
menentukan lokasi item:

Gambar 17. Indikator Lokasi

Indikator item menunjukkan item spesifik apa yang masuk ke tempat-tempat tersebut.
Setiap lokasi penyimpanan diberi label dengan nama item. Item diberi label untuk
mempermudah identifikasi:

Gambar 18. Indikator Item

Indikator jumlah menunjukkan berapa banyak dari barang-barang ini yang ada di sana. Di
sini, jumlah minimum dan maksimum dari setiap item yang akan ditemukan diidentifikasi:

Gambar 19. Indikator Jumlah

Strategi Color-coding digunakan untuk menunjukkan dengan jelas item mana yang
akan digunakan untuk tujuan apa. Beberapa contoh strategi ini diberikan di bawah
ini.
Contoh 1: jika barang-barang tertentu akan digunakan untuk membuat produk
tertentu, semuanya dapat diberi kode warna dengan warna yang sama dan bahkan
disimpan di lokasi yang dicat dengan warna itu:

Gambar 20. Contoh Color-coding

Contoh 2: jika berbagai jenis pelumas akan digunakan pada bagian mesin yang
berbeda, wadah pasokan, kaleng oli, dan bagian mesin dapat diberi kode warna
untuk menunjukkan apa yang digunakan di mana:

Gambar 21. Contoh Color-coding

Strategi Outlining digunakan untuk menunjukkan item mana yang disimpan di mana.
Menguraikan secara sederhana berarti menggambar garis besar item dalam posisi
penyimpanan yang tepat.
Saat ingin meletakkan kembali alat, outlining menyediakan indikasi tentang di mana
alat itu berada:

Gambar 22. Contoh Outlining Strategy

Poin-poin penting dalam langkah ini banyak. Pelabelan khusus untuk orang lain yang
membutuhkan apa yang ada di area, ketika pemilik area sedang pergi. Manfaatnya
adalah waktu pencarian berkurang. Ketika keteraturan ditetapkan, tidak ada
pemborosan energi manusia atau persediaan berlebih.
Dampak potensial utama dari pelaksanaan kegiatan ini adalah sebagai berikut:
• Item dengan mudah dikembalikan ke lokasi yang ditentukan setelah digunakan.
• Item yang diperlukan mudah ditemukan, disimpan, dan diambil.
• First-In First-Out (FIFO) dipraktikkan.
• Waktu pengambilan berkurang.
• Item yang Tepat, Tempat yang Tepat, Kuantitas yang Tepat dan Metode yang
Tepat sudah ada.

Fase 2, Aktivitas 5 - Perbarui standar

Standar adalah praktik terbaik saat ini untuk memberikan tingkat kinerja yang
diharapkan. Ketika standar tidak dihormati, hasilnya lebih rendah dari apa yang dapat
kita capai, dan orang melakukan tugas dengan cara mereka sendiri, memperkenalkan
ketidakstabilan kinerja global, jadi penting untuk menghormati standar. Namun
demikian, standar lebih dihormati ketika mereka visual.

Selama tahap Standardisasi, sangat penting untuk mengikuti Manajemen Visual

karena standar yang baik tidak memerlukan penjelasan dan itulah gunanya Visual
Management. Ada hubungan yang jelas antara 5S dan Visual Management:
 Gambar 23. Hubungan 5S dan Visual Management

Semua orang harus dapat melihat secara real time jika sistem terkendali untuk
memberikan tingkat kinerja yang diharapkan. Oleh karena itu, KPI, aktivitas, aliran,
dll. harus visual (dan tidak hanya terlihat), di mana visual berarti bahwa segala
sesuatu harus jelas dalam sekejap untuk semua orang tanpa penjelasan tambahan
yang diperlukan. Berikut adalah beberapa contoh visual management:
 Gambar 24. Contoh Visual Management
Contoh berikutnya menunjukkan beberapa visual control yang menghilangkan
kebutuhan untuk memeriksa standar manual:

Gambar 25. Contoh visual control

Untuk mengurangi total waktu yang diperlukan untuk memeriksa kesesuaian

terhadap standar, visual management harus terus harus ditingkatkan terus menerus.

Rencana Kebersihan

Agar berhasil menerapkan kebersihan sebagai aktivitas penambahan nilai harian,

langkah-langkah berikut harus dipraktikkan:

Langkah 1: Delegasikan Tugas Pembersihan

Kebersihan adalah tanggung jawab setiap karyawan dan tempat kerja harus dibagi
menjadi area kebersihan yang berbeda, yang dapat didasarkan pada:
• Area 5S: tunjukkan semua area kebersihan dan nama orang yang bertanggung
jawab untuk mereka
• Jadwal 5S: tunjukkan secara lebih rinci berbagai area dan nama-nama mereka
yang bertanggung jawab untuk mereka, termasuk daftar nama harian.
Langkah 2: Tentukan Apa yang Harus Dibersihkan
Kembangkan target dan kategorikan untuk kemudahan penggunaan. Dalam tabel
berikut adalah beberapa contoh hal-hal yang harus dibersihkan dan tindakan yang
harus diambil:

Gambar 26. Contoh benda yang harus dibersihkan dan Tindakan yang harus diambil

Langkah 3: Tentukan Metode yang Akan Digunakan

Tentukan alat dan bahan yang dibutuhkan dan apa yang harus dibersihkan di masing-
masing daerah. Kebersihan harus dipraktikkan setiap hari dan hanya membutuhkan
waktu singkat untuk dieksekusi. Standar harus diadopsi untuk memastikan orang
melakukan pembersihan secara efisien.

Langkah 4: Siapkan Alat dan Bahan Pembersih

Siapkan alat pembersih dan bahan yang dibutuhkan sedemikian rupa sehingga mudah
diambil untuk digunakan.
Langkah 5: Terapkan Kebersihan
Semua kerusakan atau cacat peralatan harus diperbaiki atau direkondisi.
Poin kunci dalam langkah ini adalah menjaga tempat kerja dan semua yang ada di
dalamnya tetap bersih dan dalam kondisi fungsional yang baik. Ini dicapai melalui
kombinasi fungsi pembersihan dan deteksi cacat.

Gambar 27. Contoh Cleaning Plant

Fase 2, Aktivitas 6 - Menerapkan kontrol harian

Kegiatan terakhir adalah untuk mempertahankan hasil yang membutuhkan disiplin

diri yang tanpanya tidak mungkin untuk mempertahankan standar kualitas,
keamanan, dan kebersihan yang konsisten.
Tujuan langkah ini adalah untuk membiasakan diri mempertahankan momentum
kegiatan sebelumnya untuk memastikan keberlanjutan sistem dan untuk membuat
perbaikan lebih lanjut dengan mendorong penggunaan Siklus P-D-C-A yang efektif.
Berikut ini adalah contoh 5S Area Board, yang membantu mengontrol proses 5S:

Gambar 28. 5S Area Board

Faktor kunci keberhasilan dalam mempertahankan 5S:

• Gabungkan 5S dalam rutinitas harian:
Tahap sustain sejauh ini merupakan langkah terpenting dalam 5S. Untuk bekerja
secara efektif, pekerja harus terbiasa mengembalikan barang-barang ke tempat
yang tepat untuk memastikan penggunaan di masa depan yang mudah.
Mengetahui apa yang harus dilakukan hanyalah bagian pertama. Itu harus
menjadi respons alami daripada tindakan paksa. 5S adalah kegiatan yang
berkelanjutan dan harus mengambil efek jangka panjang, sehingga seluruh
perusahaan perlu dididik dan berpartisipasi dalam proses tersebut. Manajemen
tidak boleh menganggap 5S semata-mata sebagai aktivitas shop-floor; Dukungan
harus datang dari semua tingkatan organisasi.

• Membuat semua orang termotivasi:

Menciptakan rasa bangga akan memiliki dampak yang jauh lebih besar. Hati
nurani menjadi motivator ketika pekerja membandingkan kinerja mereka sendiri
 (baik dulu maupun sekarang) dengan rekan-rekan mereka. Mendorong semangat
kompetitif yang positif, juga bisa menjadi faktor pendorong untuk terus
mempertahankan dan meningkatkan sistem 5S.

• Manajer harus sebagai panutan:

Sikap dan keputusan manajemen puncak akan berdampak besar pada
keberhasilan promosi 5S. Setiap anggota organisasi membutuhkan pemahaman
yang baik tentang makna dan tujuan 5S serta nilainya. Komunikasi sangat penting
untuk mencapai komitmen terhadap 5S. Ada sejumlah cara untuk mencapai ini;
secara verbal (misalnya presentasi, percakapan sehari-hari), dengan cetakan
(misalnya buletin, spanduk, dan slogan), dengan memasukkan 5S ke dalam metrik
kinerja dan yang paling penting melalui tindakan – dengan "memberi contoh".
Awalnya manajer tertinggi harus menjalankan proyek 5S. Partisipasi
berkelanjutan di pihak mereka melalui audit dan kegiatan peningkatan akan
menjadi kekuatan pendukung yang signifikan.

Poin kunci dari langkah ini adalah nilai-nilai bersama. Nilai-nilai bersama dicapai
melalui pembinaan dan partisipasi tim, bukan meneriakkan perintah dan menjatuhkan
hukuman. Implementasi 5S melibatkan pembinaan untuk membuat para pekerja
melakukan hal-hal sederhana dengan benar. Membeli nilai-nilai dasar ini adalah titik
awal yang penting untuk mengembangkan organisasi Kelas Dunia.
Dampak potensial utama dari implementasi langkah Sustain adalah sebagai berikut:
• Kepatuhan terhadap aturan tempat kerja.
• Semangat tim dan disiplin dikembangkan.
• Mentalitas 'Kaizen' ditanamkan pada karyawan.
• Adopsi praktik terbaik.
Tahap 3: Penilaian

Fase ini mengacu pada Periksa bagian dari siklus P-D-C-A. Penilaian diperlukan untuk
memastikan bahwa organisasi dapat menilai kekuatannya serta area untuk perbaikan
dan di mana organisasi berdiri dalam gerakan 5S.

Kegiatan dari Fase 2 akan memberikan momentum 5S progresif langsung. Penilaian

mandiri 5S harus dipantau dan didokumentasikan melalui metodologi Audit Internal
5S.

Audit Internal 5S:

Auditor 5S Internal dari organisasi akan berada dalam posisi terbaik untuk menangani
penilaian diri 5S. Organisasi yang memiliki aktivitas 5S yang sukses mengukur kinerja
mereka melalui audit mingguan atau bulanan menggunakan Daftar Periksa 5S dan
Lembar Ringkasan Audit. Hasil audit harus ditampilkan kepada semua. Ini menciptakan
suasana kompetisi yang bersahabat dan akan membantu menanamkan kebanggaan
pada tim.
Evaluasi ini harus dikaitkan dengan sistem penghargaan; sebagian besar organisasi
sukses menawarkan hadiah bulanan untuk tim pemenang dalam berbagai kategori 5S.
Self-Assessment (penilaian mandiri) adalah dasar untuk Sertifikasi 5S.

Tahap 4: Perbaikan berkelanjutan

Self-assessment dan sertifikasi 5S secara alami mendorong tujuan organisasi untuk

terus meningkatkan kualitas dan efektivitas biaya penyediaan produk atau layanan
melalui panduan sistematis menggunakan Indikator Kinerja Utama (KPI).

KPI adalah rentang pengukuran faktor operasi yang memenuhi syarat yang
menggarisbawahi proses kerja itu sendiri dan yang menentukan tingkat biaya dan
kualitas secara keseluruhan. Faktor-faktor seperti keselamatan, moral, pemeliharaan
preventif, pengaturan waktu, dan perencanaan waktu siklus memiliki dampak besar
pada kinerja.

Meskipun proses kerja adalah kombinasi dari bahan, mesin, peralatan dan
pengetahuan manusia, cara di mana sumber daya ini digunakan penting sebagai
jumlah aktual yang digunakan.
Mengadaptasi KPI:
Dalam menggunakan teknik manajemen 5S, setiap kelompok kerja membutuhkan
serangkaian KPI sendiri untuk memungkinkannya memantau kemajuannya sendiri.
Setiap kelompok kerja harus

memeriksa proses kerjanya sendiri untuk mengembangkan KPI, yang menggambarkan

bagaimana kelompok mempengaruhi produktivitas di seluruh bidang utama. KPI yang
paling umum digunakan adalah:
 Produktivitas
• Inventory level
• Inventory cost
 Lead time
• Waktu pencarian
• Reject rate
 Rework
• Keluhan pelanggan
• Waktu perawatan
• Waktu inspeksi

Tidak mungkin untuk mengadopsi semua KPI, karena seseorang perlu

menyesuaikannya dengan budaya organisasinya sendiri. Kelompok kerja perlu
mendiskusikan dan memprioritaskan penggunaan KPI untuk menumbuhkan budaya
kerja yang produktif melalui Benchmarking.
Tabel berikut menunjukkan contoh tujuan Pemeliharaan:

Gambar 29. Contoh KPI/Objectives

IV. INTERAKSI 5S DENGAN METODOLOGI LAINNYA

Metodologi 5S berfungsi sebagai dasar untuk pilar-pilar organisasi. Gambar 30

merupakan contoh yang menunjukkan interaksi antara 5S sebagai salah satu pondasi
dengan pilar organisasi lainnya.

Gambar 30. Interasi 5S dengan Pilar Organisasi

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, 5S membantu menghilangkan limbah,

yang merupakan poin kunci dalam Lean Management. Gambar 31 menunjukkan
hubungan antara "7 limbah" dan 5S:
 Gambar 31. Hubungan 7 Waste dan 5S

Pertama, Gambar 31 menunjukkan bahwa implementasi metodologi 5S adalah proses

perbaikan berkelanjutan, dimana mulai dari Situasi awal kita terapkan 3S pertama,
dan kemudian setelah pembaruan standar kita pindah ke 2S terakhir. Selama
penerapan teknik-teknik ini, kami menghilangkan limbah sehingga pada saat kami
mencapai S terakhir semua limbah akan dihilangkan dan kinerja akan meningkat.
V. KESIMPULAN
1. 5S adalah merupakan sebuah pondasi lean yang dapat meningkatkan mutu
produk dan tempat kerja.
2. Membutuhkan keterlibatan/partisipasi semua orang dalam organisasi dari level
atas sampai level bawah.
3. Membutuhkan komitmen Manajemen untuk memastikan kegiatan 5S dilakukan
setiap hari dan dianggap sebagai prioritas.
4. Merubah perspektif semua orang dalam organisasi bahwa 5S lebih dari sekedar
program kebersihan.
5. Menerapkan 5S secara konsisten untuk perubahan budaya.
6. Menggunakan Visual Management untuk mengkomunikasikan aktivitas 5S secara
efektif.
7. Melakukan Audit 5S secara teratur (mingguan, bulanan, dll.) untuk menilai
performance.