BAHAN AJAR MATA KULIAH

ANALISA SISTEM ADMINISTRASI

SEMESTER VI KELAS A REGELUR B

PRODI ADMINISTRASI PUBLIK
SEMESTER GENAP TAHUN AKADEMIK 2020/2021

Oleh:
Dr. Drs. PETRUS ATONG, M.SI
Nidn. 1117056601
Lektor Kepala Ilmu Administrasi Publik

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS KAPUAS SINTANG
MARET 2021

1
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1. PENGERTIAN ANALISA ADMINISTRASI:

DALAM BAHASA INGGRIS DI SEBUT “ ADMINISTRATIVE

ANALYSIS” YAITU SUATU USAHA PENELAAHAN TENTANG
SEBAB-SEBAB TIMBULNYA MASALAH ADMINISTRASI DAN
PEMECAHAN, YANG MELIPUTI TANGGUNGJAWAB POKOK
TENTANG PERENCANAAN DAN PENYEMPURNAAN
PROSEDUR-PROSEDUR , METODE-METODE DAN STRUKTUR
ORGANISASI.

PENGETAHUAN TENTANG ANALISA ADMINISTRASI

SEMAKIN PENTING ADALAH KEPENTINGAN UNTUK
MENGUNGKAPKAN :

1. PERMASALAHAN PEMBOROSAN YANG TIDAK PERLU

DALAM PELAKSANAAN PEKERJAAN.
2. KETIDAK EFESIENAN PELAKSANAAN PEKERJAAN.
3. KESALAHAN-KESALAHAN DALAM BEKERJA.
4. TIADANYA KOORDINASI.
5. PROSEDUR YANG BERLIKU-LIKU.
6. STRUKTUR ORGANISASI YANG HIRARKHIS DAN RUWET
7. PERSOALAN PRODUKTIVITAS KERJA DAN PERILAKU
KERJA
8. PERMASALAHAN ORGANISASI DAN TAHAPAN
PERKEMBANGANNYA.
1.2. SASARAN ANALISA ADMINISTRASI ADALAH:
2. MEMBANTU PENENTUAN TUJUAN DAN MASALAH
MANAGEMEN.
3. MEMBANTU PENENTUAN METODE KERJA YANG
TERBAIK DALAM ORGANISASI
4. MEMBANTU PENENTUAN KERJASAMA TEAM
KELOMPOK ORGANISASI DAN ORANG-ORANG DALAM
ADMINISTRASI.

2
1.3.ANALISA ADMINISTRASI
- ANALISIS ; ADALAH SUATU RANGKAIAN KEGIATAN
TENTANG APA YANG DIKETAHUI DAN DIPAHAMI
DALAM PENYELENGGARAAN KEGIATAN BERSAMA
MENCAPAI TUJUAN.
- ADALAH AKTIVITAS PROSES KEGIATAN ORGANISASI
DAN METHOD ( O & M) YANG BERTUJUAN UNTUK
MENINGKATKAN EFESIENSI KANTOR SECARA
MAKSIMAL.
1.4. PRINSIP KERJA ANALISA ADMINISTRASI YANG
EFESIENSI
Efesiensi adalah prinsip kerja atau tindakan yang senantiasa
dipergunakan sebagai landasan dalam penetapan perencanaan kegiatan
atau proses kegiatan.
Sedangkan efektif adalah prinsip kerja atau tindakan yang senantiasa
dipergunakan sebagai landasan dalam penetapan tujuan kegiatan yang
harus dicapai.
A. AKAL SEHAT---- MENGGUNAKAN RASIONALITAS
B. KESEDERHANAAN--- AZAS MANFAAT POTENSI
C. BERKEMBANG SESUAI ILMU DAN TEKNOLOGI
D. TIDAK MEMBUAT SESUATU SEMPURNA , TETAPI BISA
LEBIH BAIK.
1.4. KEUNTUNGAN ANALISA ADMINISTRASI
A. PANDANGAN BEBAS UNTUK MENGATASI
MASALAH----CEPAT:
CERMAT/EFEKTIF/PASTI/AKURAT/TEPAT:
DIANOGSA---MEMERIKSA SECARA UTUH.
B. HARUS CUKUP WAKTU MENGKAJI PEKERJAAN—
PEMAHAMAN DAN INFORMASI KERJA

3
C. MENCIPTAKAN RELEVANSI SISTEM PROSEDUR---
KONSISTEN/KOMITMEN/KONSEKUEN.
CTH. SEMAI DAN BIBIT. SEMAI: SELAMATKAN MORAL
ANAK INDONESIA. BIBIT: BANGUN INVESTASI BAKAT
INTEGRASI TERPENDAM.
D. MENCIPTAKAN METODE BARU --- ADAPTASI UNTUK
KEBERLANJUTAN.
E. MEMBERIKAN PANDANGAN ARTI FUNGSIONALISASI
KERJA MAKSIMAL---- MEMBANGUN
SENERJIKERJA/SEBERGENTIK
F. MEMBANGUN MANAGAMEN SERVICE ---
BERORIENTASI KEPADA KESEHATAN
ORGANISASI/KERJA DAN PROSEDUR.

4
 BAB II
STANDAR UKURAN KINERJA

2.1. EFESIEN DAN STANDAR UKURAN KINERJA: OP

A. ORGANISASI : POSISI/ EFEKTIF/KELAYAKAN
B. KEPEGAWAIAN : HUBUNGAN KERJA/ KEKOMPAKAN KERJA/
HASIL KERJA
C. PROSEDUR –SISTEM KERJA : WAKTU GERAK DAN WAKTU
KERJA : (+/-)
D. PERALATAN : EFESIEN DAN EFEKTIF
2.2. ORGANISASI DAN METHOD:
- PMTS : PREDETERMENID MADION TIME SYSTEM
( UKURAN WAKTU KERJA)
- MTA: MATION TIME ANALISIS ( ANALISIS WAKTU
GERAK)
- MTS: MATION TIME STANDARD ( STANDAR WAKTU
GERAK)
- MTM: MATION TIME MEASUREMENT ( PENGUKURAN
METODE KERJA)
- BMTS: BASIC MATION TIME STUDY ( GERAK DASAR
PENELITIAM WAKTU)
-
2.3 ORGANISASI ----- MENUJU STANDAR SEHAT- KUAT
DAN BESAR;
KEEFEFTIFAN :
1. TINGKAT INDIVIDUAL--komitmen
2. TINGKAT KELOMPOK.-- kompak
3. TINGKAT ORGANISASI.—sehat-kuat-besar
5
KRETERIA KEEFEKTIFITAS:
A. PRODUKTIF—Berdaya dan menghasilkan
B. EFESIENSI---- Menghasilkan sesuatu yang bermanfaat
C. KEPUASAN---- Phisikologis transaksi layanan.
D. KEADAPTASIAN--- Penyesuaian dalam ketergantungan.
STANDAR KEEFEKTIFITAS :
A. KOGNISI---- APA YANG DIHADAPI
B. MOTIVASI--- TERGERAK HATI DALAM BERTINDAK
C. REAKSI----- SIKAP KEPUTUSAN YANG DIAMBIL
D. TINGKAH LAKU----- TAMPILAN YANG DITAMPAKAN

2.4.UKURAN EFESIENSI DAN PRODUKTIFITAS KERJA;

Pendekatan : efesiensi dan produktifitas kerja
A. Administrasi Negara ------ Tertib
Penyelenggaraan/kepastian( SPM)
B. Administrasi Bisnis/Niaga-- --------Keuntungan/
kemakmuran

Aspek : efesiensi dan produktifitas kerja

1. Finansial ----Sumberdaya modal dalam bergerak.
2. kepegawaian…Sumberdaya pelaku utama
3. Komunikasi…Sumberdaya dalam berinteraksi
4. Sarana-Prasarana—Sumberdaya fisik
5. Metode Kerja ---Sumberdaya kebijakan
6. Kondisi Lingkungan Kerja---Sumberdaya keakraban dan
humanizing(hubungan manusiawi)

Faktor yang diperhitungkan : dalam rangka efesiensi dan produktifas

kerja:
1. Faktor awal : L.B. Pendidikan/ Pengalaman/ Karakter
2. Faktor Proses: Unsur dan Fungsi managemen
3. Faktor Akhir : Kesehatan Kerja/Harapan Kerja/ Disiplin
Kerja/Motivasi Kerja dan Peluang Kerja.
2.5.STANDAR PEKERJAAN DAN PENILAIAN KARYA
A. STANDAR KERJA BERISI INFORMASI:
6
 1. Apa tugas –tugas yang harus dikerjakan.
2. Bagaimana cara terbaik melaksanakan tugas tersebut.
3. Hasil maksimal yang seharusnya dicapai dalam melaksanakan
tugas.
B. PENILAIAN KERJA
1. Disusun ringkas
2. Tidak bias/tidak tumpang tindih
3. Mudah dipahami
4. Dapat dijadikan bahan koreksi diri.
CONTOH ; STANDAR INFORMASI KERJA
NO INFORMASI KERJA URAIAN KEGIATAN
1 APA TUGAS 1. BIDANG:………….
2. UNIT KERJA:
3. JABATAN:…..
4. DESKRIPSI KERJA:
5. KOMPETENSI KERJA:
2 CARA MELAKSANAKAN 1. RENCANA KERJA
TUGAS 2. PROSEDUR KERJA
3. METODE KERJA
4. STRATEGI KERJA
5. INTERAKSI KERJA
3 HASIL DICAPAI 1. DIBAWAH STANDAR
2. SESUAI STANDAR
3. DIATAS STANDAR
4 PRINSI[ PENGEMBANGAN AKUNTABILITAS/KREDIBEL/
ORGNAISI TRANSPRAN/ADIL DAN
BERTANGGUNGJAWAB

5 SASARAN PENGEMBANGAN - OPERASIONAL

- ORGANISASI
- PUBLIK

7
 BAB IV
PENGETAHUAN DAN PEKERJAAN

4.1.KEMAMPUAN DAN PENGETAHUAN ATAS PEKERJAAN:

A. PEKERJAAN DIPAHAMI, --TANPA BIMBINGAN.
B. PEMAHAMAN DAN DAYA KRITIS PENYELESAIAN KERJA,
C. LAPORAN KERJA CEPAT, JELAS DAN LENGKAP.
D. KEMAMPUAN BERBICARA, MEYAKINKAN DAN RESPON
POSITIF;
SIKAP KERJA
A. KETERTARIKAN…… AKTIF DAN TINGGI
B. PERILAKU…………..PAHAM DAN MENTAATI
C. PERILAKU TERHADAP PENGAWASAN…………
MENGHARGAI BIMBINGAN
D. PERILAKU TERHADAP REKAN KERJA………….SUKA
BEKERJASAMA
KEMAMPUAN KERJA:
A. KUANTITAS PEKERJAAN
------MEMPERTAHANKAN/MENYELESAIKAN- DIBAWAH
STANDAR
B. KUALITAS PEKERJAAN ---------- KONSISTEN-CERMAT-
TELITI-RAPI
C. KECEPATAN KERJA--------------- CEPAT-RATA-RATA-
LAMBAT
D. TANGGUNGJAWAB------------- MENERIMA SELURUH-
KONSISTEN

8
 No Kemampuan Standar Kemampuan
Pekerjaan 4 3 2 1
1 Kuantitas Mampu Mampu Menyelesaikan Dibawah standar
Pekerjaan Mempertahankan Menyelesaik Sesuai standar
dan menyelesaikan an di atas
lebih baik standar
2 Kualitas Konsisten cermat teliti Rapi
Pekerjaan
3 Kecepatan Kerja Luar biasa- cepat Rata-rata lambat
4 Tanggung-jawab Menerima seluruh konsisten Menerima menghindari
nya tugas /tidak
berTanggung-
jawab

KEKUATAN:
MENGGUNAKAN KEKUATAN UTK MEMANFAATKAN
PELUANG DAN MENGHINDARI ANCAMAN ATAU
MEMPERBAIKI KELEMAHAN.
KELEMAHAN:
MENGGUNAKAN KEKUATAN UNTUK MEMPERBAIKI
KELEMAHAN
PELUANG :
MENGGUNAKAN PELUANG UNTUK MEMPERBAIKIB
LEMAHAN DAN MEMBANGUN KEKUATAN
ANCAMAN:
MEMANFAATKAN KEKUATAN MENGHINDARI ANCAMAN,
SERTA MEMPERBAIKI KELEMAHAN MENGHINDARI
ANCAMAN ATAU MEMANFAAT PELUANGAN UNTUK
MENGHINDARI ANCAMAN.

9
4.2.KEPRIBADIAN :
A. KEPEMIMPINAN/PEMIMPIN----- INSPIRASI STAF UNTUK
BERKARYA-RELASIONAL PENDORONG YG BERSIFAT=
Dialogis
B. KESOPANAN---------- SELALU MELAYANI – RAMAH –
IKHLAS= Responsive
C. SIKAP DAN KEPERCAYAAN DIRI ------ SIGAP/CEKATAN –
MENGENDALIKAN SITUASI = legitimasi
D. PENAMPILAN---------- TERKESAN MENGAGUMKAN-
MEMILIKI KARAKTER- TEGAS- DISIPLIN= Pengaruh
Kepribadian harus mengembangkan kemampuan yang bersifat:
a).Dialogis, b). Responsive, c).Legitimasi dan d).Pengaruh.
Kepribadian selalu melekat pada gaya,karakteristik dan ciri-ciri
seseorang.
4.3.MAKNA KERJA DALAM ORGANISASI
A. KERJA ADALAH STATUS
B. KERJA ADALAH KARUNIA
C. KERJA ADALAH PANGGILAN JIWA YANG HIDUP

D. KERJA ADALAH PENDERITAAN

E. KERJA ADALAH SENI
F. KERJA ADALAH ILMU PENGETAHUAN
G. KERJA ADALAH AMANAH TUHAN
H. KERJA ADALAH KENIKMATAN
I. KERJA ADALAH PANDANGAN HIDUP
10
 J. KERJA ADALAH UNTUK SESAMA MANUSIA

4.4.KOMUNIKASI DALAM INTERAKSI KERJA

A.KEBEBASAN UNTUK BERPENDAPAT ATAU

ARGUMENTASI PANDANGAN
B. TANGGAPAN UNTUK MEMECAHKAN MASALAH
YANG DIHADAPI KARNA REAKSI ATAU RESPON
C. PENDENGAR PASIF UNTUK MEMILIKI KESANGGUPAN
MENERIMA PANDANGAN ORANG LAIN
D.PENDENGAR AKTIF UNTUK MEMILIKI KEMAMPUAN
MEMBERIKAN PANDANGAN KEPADA ORANG LAIN
DALAM RANGKA MEMBANGUN RELASI YANG BAIK
E. KOMUNIKASI SARAN MERUBAH PERILAKU
BERKARYA SEBAGAI AKIBAT HUBUNGAN TIMBAL
BALIK
Kerumitan berkomunikasi adalah membangun komunikasi yang
komunikatif secara komunitas atau komunal sikap atau memberikan
pemahaman yang empati dan setara.

11
4.5.Ukuran Organisasi

Besar
5 krisis komitmen/stamina 5 kerjasama /kolaborasi

4 krisis birokrasi 4 koordinasi

3 krisis pengawasan 3 Delegasi

2 krisis ekonomi 2 Penggerakan

1 Krisis Kepemimpinan
1. Pertumbuhan/kreativitas

Kecil anak Remaja Dewasa Tua

12
4.6.GAYA KEPEMIMPINAN

GAYA KEPEMIMPINAN

BERORIENTASI PADA
BERORIENTASI PADA
TUGAS
HUBUNGAN ANTAR MANUSIA

KEKOMPAKAN KEKOMPAKAN KEKOMPAKAN KEKOMPAKAN

TINGGI- RENDAH- TINGGI- RENDAH

KERJA RENDAH KERJA TINGGI KERJA TINGGI KERJA RENDAH

4.7.Teori Peran Kelompok Dalam Kerja:

a. Koordinator :
ciri-ciri umum : toleransi/komitmen/dipercaya
b. Pembentuk :
ciri-ciri umum: orientasi pada tugas/gampang konflik/mencapai
akhir.
c. Aparat :
ciri-ciri umum: radikal/tidak menghargai pendapat/orisinil
d. Penyelidikan sumber :
ciri-ciri : pembangun kontak/relasi tinggi/tidak orisinil.
e. Pelaksana :
13
 ciri-ciri umum: disiplin/teliti/rapi/ dipercaya dan toleran
f. Penilai :
ciri-ciri umum : hati-hati/pandai/kritis
g. Pekerja :
ciri-ciri umum: terampil/pendengar/ setia
h. Penyempurna Akhir :
ciri-ciri umum: melengkapi yang kurang/konsisten/cendrung tidak
mendelegasikan.
i. Spesialis :
ciri-ciri umum : menyendiri/inisiatif/berpikir apa yang menjadi
tugas utamanya.

4.8.KINERJA=PRESTASI (KOMPETENSI X MOTIVASI X

HARAPAN X PELUANG )

Kinerja adalah sesuatu yang dihasilkan/prestasi yang didukung dengan

aspek:
a.Kompetensi----- Kemampuan berbuat/daya saing/keunggulan.
b.Motivasi---------- Daya dorong untuk mau berbuat/bertindak.
c.Harapan---------- Kondisi yang dihadapi untuk direspon/dirubah.
d.Peluang---------- Kemampuan beradaptasi untuk keberlanjutan.

4.9. PERILAKU TAMPILAN PRODUKTIFITAS KINERJA:

A. KUALIFIKASI KEBUTUHAN
B. POTENSI KETERSEDIAAN
C. KOMITMEN DALAM BERTINDAK/BERBUAT
D. REALITAS CAPAIAN KERJA
14
 E. RELASIONALITAS YANG BERKELANJUTAN.

4.10.PERILAKU INDIVIDUAL DALAM BEKERJA:

A. KEPRIBADIAN DALAM MEMANDANG KERJA
B. PENGALAMAN
C. PRESTASI YANG PERNAH DICAPAI
D. KEPEDULIAN TERHADAP UNIT PEKERJAAN

SKEMA MANAGEMENT KONFLIK

 KOREKSI DIRI
 MENINGKATKAN
PRESTASI
 PENDEKATAN LEBIH BAIK
 ALTERNATIF LEBIH BAIK
 PERBEDAAN PENDAPAT
 SALAH PAHAM POSITIP
 MERASA DIRUGIKAN KONFLIK
 TERLALU SENSITIF

 MENGHAMBAT
KERJASAMA
PENYEBAB  SUBYEKTIF DAN
EMOSIONAL
Tetap ada- tersedia-tercipta
 APRIORI
sebagai dinamika
 FRUSTASI

NEGATIP

Perbedaan pendapat : - ide/sudut pandang/kepentingan

Salah paham : persepsi- penapsiran
Merasa dirugikan : kebutuhan/manfaat/hasil/dampak
Terlalu sensitive : emosi- sikap-nilai
15
4.11.ORGANISASI DAN TAHAPAN
Tahapan Kondisi Pemimpin- Orientasi Kondisi Perubahan
Organisasi Kepemimpinan Pemimpin Anggota Anggota
1 Baru lahir Kharismatik Menjadi Kelompok Menuntut Pengaturan
Inspiratif- dituntun menuju Tahap 2
jiwa
semangat
2 Perkembangan Direktif Prosedur Berkemban Menolak yang rutinitas
Kacau- dan aturan g dan menuju Tahap 3
semeraut membangu
n
kreativitas
3 Delematik- Partisipatif Kepercayaa Pengakuan Pemberian delegasi
Tertekan- ndan dan menuju Tahap 4
Sumber tanggung- legitimasi
tersedia jawab
4 Sehat- Kuat Koordinatif Sistem dan Tugas Perencanaan kerja dan
prosedur kelompok- penilaian kerja/
kekompaka Kompetens
n menuju Tahap 5
kelompok
5 Sehat-Kuat- Kolaboratif Hubungan
Besar antar Terlibat Semangat kelompok
pribadi- dalam dan aspirasi kelompok
kerja dan pemecahan menjadi maksimal.
hasil kerja masalah

4.12. KEPEMIMPINAN DALAM HUBUNGAN KERJA

1. PEKERJAAN YANG HARUS DISELESAIKAN
2. KELOMPOK DAPAT BEKERJASAMA ( KOMPAK )
TUGAS KEPEMIMPINAN YANG BERHUBUNGAN DENGAN :
METODE KOMUNIKASI/ SALING PERCAYA DAN RELASIONAL /
FUNGSIONAL STRUKTURAL
A. KERJA KELOMPOK :
- MEMULAI
- MENGATUR
- MENGINFORMASIKAN
- MENDUKUNG
- MENILAI
- MENYIMPULKAN
B. KEKOMPAKAN KELOMPOK:
16
 - MENDORONG
- MENGUNGKAPKAN PERASAAN
- MENDAMAIKAN
- MENGALAH
- MEMPERLANCAR
- MEMASANG ATURAN MAIN

4.13.MITOS KEPEMIMPINAN :

A. KEMAMPUAN------------- BAKAT/ATAU HASIL DARI PROSES

B. PENGAKUAN JABATAN--- KEWENANGAN/DAN
KEWIBAWAAN
C. GAYA--------------------------------- TAMPILAN ORIENTASI
D. PENGALAMAN--------------------- CARA BELAJAR YANG EFEKTIF
E. EFEKTIF------------------------------ KEBUTUHAN DAYA DUKUNG

4.14.HUBUNGAN KELOMPOK DAN INDIVIDU

kelompok----------- hubungan ---------kebutuhan------?PYT

Individu----------- peranan ---------- harapan---------?PYT

organ-------------- potensi ---------- kekuatan-------?PYT

4.15.MEMAKNAKAN ARTI PENTING KERJASAMA:

- Kerjasama adalah proses untuk mencapai tujuan: Proses kerjasama
yang dituntut adalah:
a. Membangun prilaku berubah( individu, kelompok, dan organisasi)
b.Tuntutan dalam membangun perilaku berubah dalam aspek:
1. operasional.
2. organisasi
3. publik.
c. Sasaran yang dikembangkan adalah membangun prinsip organisasi
yang bertindak untuk diarahkan kepada:
1. Kridibel,
2. Akuntabilitas,
3. Transparan,
4. Adil.
17
 5. Bertanggungjawab.

4.16.POLA BERTINDAK UNTUK BEKERJA.

1. PAHAMI BIDANG PEKERJAAN---HAMBATAN/DUKUNGAN
2. PAHAMI SISTEM DAN PROSEDUR YANG TERSEDIA----
SEPERANGKAT KEBIJAKAN DAN FASILITAS DUKUNGAN
3. LAKUKAN PENGAMATAN DAN KAJIAN----MENCERMATI
PRIORITAS PERSOALAN DAN SELUSI MASALAH
4. LAKUKAN TINDAKAN---KEPUTUSAN UNTUK
BERBUAT/INDIKATOR KERJA
5. PEMANTAUAN DAN EVALUASI----MENGUKUR
KEBERHASILAN CAPAIAN
6. REKOMENDASI TINDAK LANJUT--- PROSES FUNGSI
MANAGEMEN (PERENCANAAN, PENGORGANISASIAN,
PENGGERAKAN, PELAKSANAAN DAN PENGAWASAN).

4.17. BEKERJA DENGAN PENGUASAAN PENGETAHUAN.

Tingkata Kemampuan Definisi Capaian
n
1. Mengetahui Mengingat Menyebutkan
2. Memahami Maksud Merangkum
konsep
3. Mengaplikasikan Menggunakan Mencontohi
4. Menganalisis Membagi Bandingan
konsep
5. Mensintesis Menyatukan Mengkategori
6. Mengevaluasi Menilai Berargumentasi

18
19