Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Ditjen Badilag

TATA NASKAH DINAS
DIREKTORAT JENDERAL BADAN

PERADILAN AGAMA
MAHKAMAH AGUNG REPUBLIK INDONESIA

DIREKTORAT JENDERAL BADAN PERADILAN AGAMA
2015
ii
KATA PENGANTAR
Dalam rangka peningkatan efisiensi dan perwujudan tertib

administrasi penyelenggaraan tugas-tugas administrasi umum
secara lebih berdaya guna dan berhasil guna serta untuk
mewujudkan pengertian yang sama, seragam dan menyeluruh
tentang ketatalaksanaan dan administrasi umum, sistem surat
menyurat dan Kearsipan di lingkungan Direktorat Jenderal Badan
Peradilan Agama, dengan Keputusan Direktorat Jenderal Badan
Peradilan Agama Nomor:3376/Dj.A/OT.01.3/IX/2010. Berdasarkan
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 80 Tahun 2012
tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah dan
perkembangan serta dinamika tentang Pedoman Tata Naskah
Dinas, maka Sistem Surat Menyurat dan Kearsipan di lingkungan
Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama tersebut perlu
disempurnakan, yang ditetapkan dengan Keputusan Direktorat
Jenderal Badan Peradilan Agama Nomor : xxxxxxxxxxxxxxxx
tentang Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas di Lingkungan
Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama Penyempurnaan ini
meliputi jenis dan format naskah dinas, penyusunan naskah dinas,
tata surat dinas, penggunaan lambang negara, logo dan cap
dinas, serta perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat
naskah dinas.
Petunjuk Pelaksanaan ini dimaksudkan sebagai acuan
pengelolaan tata naskah dinas dan acuan pembuatan petunjuk
pelaksanaan tata naskah dinas di lingkungan Direktorat Jenderal
Badan Peradilan Agama.
Dengan melaksanakan Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah
Dinas ini, diharapkan tercipta tertib administrasi, efisiensi, dan
efektivitas komunikasi tulis antar satuan kerja dan instansi
pemerintah dalam rangka menunjang kelancaran
penyelenggaraan Pemerintahan.
Jakarta, 22 April 2015
Penyusun
i
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ............................................................................... i

DAFTAR ISI ............................................................................................. ii
DAFTAR GAMBAR .................................................................................v
DAFTAR TABEL .................................................................................... vii
KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL BADAN PERADILAN
AGAMA MAHKAMAH AGUNG REPUBLIK INDONESIA............... viii
LAMPIRAN KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL BADAN
PERADILAN AGAMA MAHKAMAH AGUNG REPUBLIK
INDONESIA ............................................................................................. 1
BAB I PENDAHULUAN ........................................................................ 1
A. Latar Belakang ........................................................................... 1
B. Maksud dan Tujuan ................................................................... 3
C. Ruang Lingkup ........................................................................... 3
D. Pengertian................................................................................... 4
BAB II JENIS NASKAH DINAS ............................................................ 7
A. Naskah Dinas Korespondensi ................................................. 7
1. Surat Dinas .............................................................................. 7
2. Memorandum ........................................................................ 15
B. Naskah Dinas Arahan ............................................................. 22
1. Surat Edaran ......................................................................... 22
2. Naskah Dinas Penetapan.................................................... 25
3. Naskah Dinas Penugasan ................................................... 32
C. Naskah Dinas Pemberitahuan ............................................... 42
ii
1. Surat Keterangan ................................................................. 42
2. Pengumuman ........................................................................ 44
3. Surat Undangan .................................................................... 48
D. Naskah Dinas Khusus............................................................. 52
1. Surat Kuasa ........................................................................... 52
2. Surat Perjanjian .................................................................... 55
E. Laporan ..................................................................................... 63
F. Telaahan Staf ........................................................................... 66
G. Formulir ..................................................................................... 71
H. Naskah Dinas Elektronik ........................................................ 71
BAB III PENATAAN NASKAH DINAS ............................................... 72
A. Petunjuk Umum........................................................................ 72
B. Tataran Naskah Dinas ............................................................ 73
C. Penomoran Naskah Dinas ..................................................... 75
D. Identifikasi Bagian-bagian Naskah Dinas ............................ 76
E. Ketentuan Jarak Spasi ............................................................ 78
F. Kata Penyambung ................................................................... 78
G. Lampiran ................................................................................... 79
H. Nomor Copy ............................................................................. 81
I. Daftar Distribusi........................................................................ 81
J. Rujukan ..................................................................................... 82
K. Penulisan Alamat Surat .......................................................... 83
L. Kewenangan Penandatanganan ........................................... 84
M. Ruang Tanda Tangan ............................................................. 85
iii
N. Media Surat-Menyurat ............................................................ 90
O. Penggunaan Bahasa............................................................... 92
BAB IV PERANGKAT NASKAH DINAS ........................................... 94
A. Umum ........................................................................................ 94
B. Kop Naskah Dinas ................................................................... 94
C. Cap Dinas ................................................................................. 99
D. Amplop Dinas ......................................................................... 101
BAB V PROSES PENGURUSAN SURAT ..................................... 105
A. Pengertian............................................................................... 105
B. Ketentuan Pengurusan Surat .............................................. 105
C. Pengurusan Surat Masuk ..................................................... 107
D. Pengurusan Surat Berdisposisi ........................................... 113
E. Pengurusan Surat Keluar ..................................................... 116
BAB VI PERANGKAT PENGENDALIAN SURAT ......................... 120
A. Pengertian............................................................................... 120
B. Perangkat Pengendalian Surat Masuk ............................... 120
C. Perangkat Pengendalian Surat Keluar ............................... 126
BAB VII PENUTUP............................................................................. 130
TIM PENYUSUN................................................................................. 132
iv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Format Surat Dinas Direktur Jenderal Badan

Peradilan Agama ------------------------------------------------------------- 14
Gambar 2.2 Format Memorandum Pejabat Eselon I ---------------- 18
Gambar 2.3 Format Memorandum Pejabat Eselon II Dirjen Badilag
------------------------------------------------------------------------------------ 19
Gambar 2.4 Format Memorandum Pejabat Eselon III --------------- 20
Gambar 2.5 Format Memorandum Pejabat Eselon IV -------------- 21
Gambar 2.6 Format Surat Edaran yang Ditandatangani Oleh
Pejabat yang Berwenang --------------------------------------------------- 24
Gambar 2.7 Format Keputusan (Bersifat Umum)--------------------- 29
Gambar 2.8 Format Keputusan (Pembentukan Tim) ---------------- 30
Gambar 2.9 Format Lampiran Keputusan (Pembentukan Tim) --- 31
Gambar 2.10 Format Surat Perintah ------------------------------------ 36
Gambar 2.11 Format Surat Tugas --------------------------------------- 41
Gambar 2.12 Format Surat Keterangan -------------------------------- 44
Gambar 2.13 Format Pengumuman ------------------------------------- 47
Gambar 2.14 Format Surat Undangan ---------------------------------- 50
Gambar 2.15 Format Lampiran Surat Undangan --------------------- 51
Gambar 2.16 Format Surat Kuasa yang Ditandatangani oleh
Pimpinan Satuan Kerja ----------------------------------------------------- 55
Gambar 2.17 Format Surat Perjanian ----------------------------------- 58
Gambar 2.18 Format Perjanjian Kerjasama dengan Instansi
Pemerintah (1) ---------------------------------------------------------------- 59
Pemerintah (2) ---------------------------------------------------------------- 60
Gambar 2.20 Format Perjanjian Kerjasama dengan Swasta (1) -- 61
Gambar 2.21 Format Perjanjian Kerjasama dengan Swasta (2) -- 62
Gambar 2. 22 Format Laporan -------------------------------------------- 65
Gambar 2. 23 Format Telaahan Staf ------------------------------------ 69
Gambar 2. 24 Format Telaahan Staf ------------------------------------ 70
Gambar 3.1 Nomor Halaman ---------------------------------------------- 76
Gambar 3.2 Kata penyambung Berbeda Halaman (1) -------------- 79
v
Gambar 3.3 Kata penyambung Berbeda Halaman (2) -------------- 79
Gambar 3.4 Penulisan alamat kepada pihak yang langsung dituju
------------------------------------------------------------------------------------ 83
Gambar 3.5 Penulisan alamat kepada pengguna untuk perhatian
------------------------------------------------------------------------------------ 84
Gambar 4.1 Kop Naskah Dinas Direktorat Jenderal Badan
Peradilan Agama ------------------------------------------------------------- 96
Gambar 4.2 Kop Naskah Dinas Eksternal------------------------------ 98
Gambar 4.3 Kop Naskah Dinas Internal Direktorat Jenderal Badan
Peradilan Agama ------------------------------------------------------------- 99
Gambar 4.4 Bentuk Cap Instansi --------------------------------------- 100
Gambar 4.5 Cap Ditjen Badilag ----------------------------------------- 101
Gambar 4.6 Contoh Amplop Instansi ---------------------------------- 103
Gambar 5.1 Contoh Cap Tanggal dan Waktu Penerimaan ------ 108
Gambar 5.2 Contoh Rak Pilah ------------------------------------------ 108
Gambar 5.3 Alur Surat Masuk------------------------------------------- 112
Gambar 5.4 Alur Disposisi ----------------------------------------------- 116
Gambar 5.4 Alur Surat Keluar ------------------------------------------- 119
Gambar 6.1 Contoh Disposisi Direktorat Jenderal Badan Peradilan
Agama ------------------------------------------------------------------------ 123
vi
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Matriks Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas

------------------------------------------------------------------------------------ 84
Tabel 3.2 Contoh Kata Baku ---------------------------------------------- 93
Tabel 4. 1 Ukuran dan Penggunaan Amplop Dinas---------------- 103
Tabel 5. 1 Bagan Pengurusan Surat Masuk ------------------------- 113
Tabel 5. 2 Bagan Disposisi Eselon I ----------------------------------- 114
Tabel 5. 3 Bagan Pengurusan Surat Keluar Eselon II ------------- 118
Tabel 6.1 Contoh Buku Agenda Surat Masuk ----------------------- 120
Tabel 6.2 Contoh Buku Ekspedisi -------------------------------------- 125
Tabel 6.3 Contoh Buku Agenda Surat Keluar ----------------------- 126
Tabel 6. 4 Contoh Formulir Tanda Terima --------------------------- 128
vii
KEPUTUSAN
DIREKTUR JENDERAL BADAN PERADILAN AGAMA
NOMOR : 1267.a/DjA/OT.01.3/04/2015
TENTANG
PETUNJUK PELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS DI

LINGKUNGAN
Menimbang : a. bahwa Keputusan Direktorat Jenderal Badan

Peradilan Agama Nomor:
3376/Dj.A/OT.01.3/IX/2010, tentang Petunjuk
Pelaksanaan Tata Naskah Dinas di lingkungan
Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama
perlu disempurnakan dan diperbaharui;
b. bahwa untuk tertib administrasi dan
penyeragaman sistem administrasi
perkantoran sesuai dengan perkembangan
pemerintahan dan pembangunan, perlu
mengatur Tata Naskah Dinas di Lingkungan
Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama;
c. bahwa sehubungan dengan hal tersebut pada
huruf a perlu ditetapkan Petunjuk
Pelaksanaan Tata Naskah Dinas di
Lingkungan Direktorat Jenderal Badan
Peradilan Agama dengan Keputusan Direktur
Jenderal Badan Peradilan Agama.
Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2004
tentang Pembentukan Peraturan Perundang-
viii
Undangan (Lembaran Negara Republik
Indonesia Tahun 2004 Nomor 53, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor
4389);
2. Undang-Undang Nomor 3 Tahun 2009 tentang
Mahkamah Agung Republik Indonesia;
3. Undang-Undang Nomor 50 Tahun 2009
tentang Perubahan Kedua Atas Undang-
Undang Nomor 7 Tahun 1989 tentang
Peradilan Agama;
4. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan;
5. Keputusan Ketua Mahkamah Agung Nomor
KMA/018/SK/III/2006 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Kepaniteraan Mahkamah Agung
Republik Indonesia;
6. Keputusan Sekretaris Mahkamah Agung
Nomor MA/SEK/07/SK/III/2006 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Kesekretariatan
7. Keputusan Ketua Mahkamah Agung Republik
Indonesia Nomor 143/KMA/SK/VIII/2007
tentang Memberlakukan Buku I tentang
Pedoman Pelaksanaan Tugas dan
Administrasi Pengadilan Bidang Pola
Kelembagaan Peradilan, Administrasi
Kepegawaian Peradilan, Administrasi
Perencanaan, Administrasi Tata Persuratan,
Tata Kearsipan dan Administrasi Keprotokolan,
Kehumasan dan Keamanan, Administrasi
Perbendaharaan, Pedoman bangunan Gedung
Kantor dan Rumah Jabatan Badan Peradilan
Dibawah Mahkamah Agung Republik
Indonesia, Prototype Gedung Pengadilan dan
Rumah Dinas dan Pola Klasifikasi Surat
ix
8. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan
Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008
tentang Pedoman Umum Tata Naskah
Dinas, yang menggantikan Keputusan
Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara
Nomor KEP/72/M.PAN/7/2003 tentang
Pedoman Umum Tata Naskah Dinas.
Dalam Peraturan Menteri Negara
Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22
Tahun 2008 diamanatkan bahwa tata naskah
dinas yang telah ada di instansi pusat dan
daerah agar secara bertahap disesuaikan
dengan Pedoman tersebut paling lambat 2
(dua) tahun sejak Pedoman tersebut
ditetapkan;
9. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara dan Reformasi Birokrasi Republik
Indonesia Nomor 80 Tahun 2012 tentang
Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi
Pemerintah.
MEMUTUSKAN:
Menetapkan : KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL BADAN

PERADILAN AGAMA MAHKAMAH AGUNG
REPUBLIK INDONESIA TENTANG
PETUNJUK PELAKSANAAN TATA NASKAH
DINAS DI LINGKUNGAN DIREKTORAT
JENDERAL BADAN PERADILAN AGAMA.
Kesatu : Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas
sebagaimana tercantum dalam Lampiran
Keputusan ini;
Kedua : Dengan ditetapkan Keputusan Direktur
Jenderal Badan Peradilan Agama ini maka
Keputusan Direktur Jenderal Badan Peradilan
Agama Nomor: 3376/Dj.A/OT.01.3/IX/2010
x
tentang Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah
Dinas di Lingkungan Direktorat Jenderal
Badan Peradilan Agama dinyatakan tidak
berlaku lagi;
Ketiga : Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal
ditetapkan, dengan ketentuan apabila
dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam
peraturan ini akan diadakan perbaikan
sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Jakarta
Pada tanggal : 22 April 2015
xi
xii
LAMPIRAN KEPUTUSAN
NOMOR 1267.a/DjA/OT.01.3/04/2015 TENTANG
PETUNJUK PELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Keputusan Presiden Nomor 13 Tahun 2005 tanggal 31
Januari 2005 tentang Sekretariat Mahkamah Agung, pada
pasal 2 menyatakan bahwa Sekretariat Mahkamah Agung
mempunyai tugas membantu Ketua Mahkamah Agung dalam
menyelenggarakan koordinasi dan pembinaan dukungan
teknis, administrasi, organisasi dan finansial kepada seluruh
unsur di lingkungan Mahkamah Agung dan Pengadilan di
semua lingkungan Peradilan. Adapun salah satu badan
peradilan dibawah Mahkamah Agung adalah Direktorat
Jenderal Badan Peradilan Agama, sehingga peraturan yang
diterapkan mengacu pada peraturan yang ada di Mahkamah
Agung.
Berdasarkan keputusan Sekretaris Mahkamah Agung
Nomor MA/SEK/07/SK/III/2006 tentang Organisasi dan Tata
Kerja Kesekretariatan Mahkamah Agung Republik Indonesia,
memiliki spesifikasi dibidang organisasi dan Tata Kerjanya.
Spesifikasi tersebut dapat terlihat dalam terintegrasinya unit
teknis yang menangani bidang teknis peradilan maupun unit
pendukungnya yang terdiri dari unit teknis administrasi
peradilan, (Kepaniteraan Mahkamah Agung) dan unit yang
menaungi bidang administrasi umum (Kesekretariatan
Mahkamah Agung) guna tertibnya Administrasi Tata
Persuratan, Tata Kearsipan, Pola Klasifikasi Surat di
lingkungan Mahkamah Agung telah diatur dalam Keputusan
1
Ketua Mahkamah Agung Republik Indonesia Nomor
143/KMA/SK/VIII/2007 tentang Memberlakukan Buku I tentang
Pedoman Pelaksanaan Tugas dan Administrasi Pengadilan
Bidang Pola Kelembagaan Peradilan, Administrasi
Kepegawaian Peradilan, Administrasi Perencanaan,
Administrasi Tata Persuratan, Tata Kearsipan dan Administrasi
Keprotokolan, Kehumasan dan Keamanan, Administrasi
Perbendaharaan, Pedoman Bangunan Gedung Kantor dan
Rumah Jabatan Badan Peradilan Dibawah Mahkamah Agung
RI, Prototype Gedung Pengadilan dan Rumah Dinas dan Pola
Klasifikasi Surat Mahkamah Agung RI.
Pada tahun 2008 telah diterbitkan Peraturan Menteri
Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun
2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas, yang
menggantikan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara Nomor KEP/72/M.PAN/7/2003 tentang Pedoman
Umum Tata Naskah Dinas.
Dalam Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan
Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 diamanatkan
bahwa tata naskah dinas yang telah ada di instansi pusat
dan daerah secara bertahap disesuaikan dengan Pedoman
tersebut paling lambat 2 (dua) tahun sejak Pedoman
tersebut ditetapkan. Pada tahun 2010, Direktorat Jenderal
Badan Peradilan Agama telah menyusun petunjuk
pelaksanaan tata naskah dinas sebagaimana yang tertuang
dalam Keputusan Direktur Jenderal Badan Peradilan Agama
Nomor 3376/DjA/OT.01.3/IX/2010.
Dalam Pedoman Umum Tata Naskah Dinas tersebut
diatur beberapa ketentuan baru, antara lain mengenai
penambahan jenis naskah dinas, penyempurnaan format
naskah dinas, tata cara penyusunan naskah dinas, dan
pengurusan surat dinas, serta pengaturan yang jelas
mengenai penggunaan Lambang Negara dan logo instansi.
Kemudian pada tahun 2012 di terbitkan lagi Peraturan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
Republik Indonesia Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman
Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah.
2
Ketentuan tentang penggunaan Lambang Negara
diperkuat dengan diterbitkannya Undang-Undang Nomor 24
Tahun 2009 tentang bendera, bahasa, lambang negara, dan
lagu kebangsaan, yang mengatur antara lain tentang
penggunaan Lambang Negara sebagai cap atau kop surat
jabatan.
Berdasarkan pertimbangan tersebut di atas, maka
Administrasi Tata Persuratan, Tata Kearsipan, Pola Klasifikasi
Surat di Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama yang
berada pada lingkungan Mahkamah Agung telah diatur dalam
Keputusan Ketua Mahkamah Agung Republik Indonesia
Nomor 143/KMA/SK/VIII/2007 yang berlaku saat ini perlu
disempurnakan dan disusun kembali, dengan petunjuk
pelaksanaan Tata Naskah Dinas.
B. Maksud dan Tujuan

Penyempurnaan Petunjuk Pelaksanaan ini dimaksudkan
untuk menyesuaikan (Keputusan KMA) 143/KMA/SK/VIII/2007
dengan ketentuan dalam Undang-Undang Nomor 24 Tahun
2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara, serta
Lagu Kebangsaan dan Peraturan Menteri Negara
Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 80 Tahun 2012
tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah,
serta perkembangan perubahan organisasi Mahkamah Agung
Republik Indonesia.
Tujuan penyempurnaan Petunjuk Pelaksanaan ini adalah
agar tercipta panduan tentang tata naskah dinas sesuai
dengan ketentuan yang berlaku serta perkembangan dari
organisasi, sehingga dapat mendukung kelancaran
pelaksanaan tugas dan fungsi Direktorat Jenderal Badan
Peradilan Agama secara efektif dan efisien
C. Ruang Lingkup
Ruang lingkup materi Petunjuk Pelaksanaan ini meliputi
berbagai hal yang berkaitan dengan penyusunan naskah dinas
dan pengurusan surat di Direktorat Jenderal Badan Peradilan
3
Agama. Penyusunan naskah dinas terdiri dari pengaturan
tentang jenis dan format naskah dinas, tata cara penyusunan,
pengetikan, dan perangkat naskah dinas. Sedangkan
pengurusan surat mencakup proses penanganan surat masuk
dan surat keluar, surat berdisposisi, dan perangkat
pengendaliannya, yang berlaku di Direktorat Jenderal Badan
Peradilan Agama yang berada pada lingkungan Mahkamah
Agung.
D. Pengertian
1. Naskah Dinas adalah semua informasi tertulis sebagai
alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat
yang berwenang di Direktorat Jenderal Badan Peradilan
Agama dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsinya.
2. Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis
yang mencakup pengaturan jenis, format, tata cara
penyusunan, penyiapan, pengabsahan, pengurusan surat
masuk dan surat keluar, distribusi, dan penyimpanan, serta
media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
3. Format adalah susunan dan bentuk naskah dinas yang
menggambarkan tata letak dan bentuk redaksional, serta
penggunaan Logo Direktorat Jenderal Badan Peradilan
Agama dan cap dinas.
4. Logo Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama yang
selanjutnya disebut Logo adalah kesatuan gambar atau
huruf sebagai identitas Direktorat Jenderal Badan Peradilan
Agama.
5. Unit Pengolah adalah satuan organisasi atau unit kerja
yang menindaklanjuti isi informasi naskah dinas termasuk
penyelenggaraan penyimpanan arsip aktif atas naskah
dinas tersebut.
6. Satuan Organisasi adalah unsur-unsur organisasi
Mahkamah Agung RI yang dipimpin oleh pejabat Eselon I
yang terdiri dari:
a. Panitera Mahkamah Agung;
b. Sekretaris Mahkamah Agung;
4
c. Direktur Jenderal Badan Peradilan Umum;
d. Direktur Jenderal Badan Peradilan Agama;
e. Direktur Jenderal Badan Peradilan Peradilan Militer dan
TUN;
f. Kepala Badan Urusan Administrasi;
g. Kepala Badan Penelitian dan Pengembangan dan
Pendidikan dan Pelatihan Hukum dan Peradilan;
h. Kepala Badan Pengawasan.
7. Unit Kerja adalah unsur-unsur organisasi yang di pimpin
oleh pejabat Eselon II d a n Pejabat Fungsional yang
disetarakan dengan pejabat Eselon II Mahkamah Agung
yang terdiri dari:
a. Panitera Muda Kamar Mahkamah Agung;
b. Sekretaris Kepaniteraan;
c. Sekretaris Ditjen;
d. Sekretaris Badan;
e. Kepala Biro;
f. Direktur;
g. Kepala Pusdiklat;
h. Kepala Puslitbang;
i. Inspektur.
8. Kurir atau Caraka adalah petugas pengantar naskah dinas.
5
6
BAB II
JENIS NASKAH DINAS
A. Naskah Dinas Korespondensi

Naskah Dinas Korespondensi adalah naskah dinas yang
digunakan baik untuk berkomunikasi antar instansi, antar
satuan organisasi atau unit kerja maupun dalam satuan
organisasi/unit kerja di Direktorat Jenderal Badan Peradilan
Agama. Jenis naskah dinas yang termasuk ke dalam golongan
ini adalah sebagai berikut.
1. Surat Dinas
a. Pengertian
Surat Dinas adalah naskah dinas yang dibuat oleh
pejabat yang berwenang untuk menyampaikan informasi
kedinasan kepada pihak lain di luar Direktorat Jenderal
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Pejabat yang berwenang membuat dan menandatangani
surat dinas adalah pejabat Eselon I dan pejabat
serendah-rendahnya Eselon II atau pejabat lainnya yang
diberi pelimpahan wewenang atau kuasa secara tertulis
oleh Direktur Jenderal Badan Peradilan Agama. Hal ini
berdasarkan KMA No 125 Tahun 2009 Tentang
Pendelegasian sebagian wewenang kepada para pejabat
eselon I di lingkungan Mahkamah Agung .
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala Surat Dinas terdiri dari beberapa unsur
berikut.
7
a) Kop Surat Dinas
Kop surat yang menggunakan Logo dan nama
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
(Tata cara penulisan nama jabatan dan nama
instansi/satuan organisasi pada kop surat diatur
lebih lanjut dalam Bab IV).
b) Tempat dan tanggal pembuatan surat diketik
disebelah kanan atas tanpa diakhiri dengan tanda
titik, sebaris dengan nomor surat.
c) Nomor, sifat, lampiran, dan hal ditulis di sebelah kiri
di bawah kop surat dengan huruf kapital pada
setiap huruf awalnya.
d) Kata Yth. ditulis di sebelah kiri di bawah hal, diikuti
dengan nama jabatan dan alamat yang dituju.
2) Batang Tubuh
Ketentuan penulisan batang tubuh Surat Dinas adalah
sebagai berikut.
a) Bagian batang tubuh terdiri dari alinea pembuka,
alinea isi, dan alinea penutup.
b) Pengetikan batang tubuh dimulai dari margin kiri
sejajar dengan Hal.
c) Setiap awal alinea diketik menjorok ke dalam
sebanyak 5 karakter.
d) Jarak antar baris adalah satu spasi, tetapi apabila
isi surat relatif sedikit, jarak antar baris dapat
disesuaikan menjadi 1,5 atau 2 spasi.
3) Kaki
Bagian kaki Surat Dinas terdiri dari:
a) nama jabatan, yang ditulis dengan huruf awal
kapital, diakhiri dengan tanda baca koma (,);
b) tanda tangan pejabat;
c) nama lengkap, yang ditulis dengan huruf awal
kapital;
8
d) cap dinas, yang digunakan sesuai dengan
ketentuan;
e) tembusan, yang memuat nama jabatan penerima
surat, ditulis berurutan dengan angka Arab jika
lebih dari satu, tanpa diakhiri dengan tanda baca.
Catatan:
Butir a) dan c) diketik rata kiri di bagian kanan
surat.
d. Penomoran
Penomoran surat secara berurutan terdiri dari :
1) kode derajat pengamanan naskah dinas, yaitu SR
Sangat Rahasia, R Rahasia, T Terbatas, atau B
Biasa;
2) tanda hubung (-), yang merupakan penghubung
antara kode derajat pengamanan dan nomor surat;
3) nomor, yang dibuat berdasarkan nomor urut dalam
satu tahun takwim/kalender, untuk nomor 1 s.d. 9
diawali dengan angka 0 (nol);
4) garis miring (/);
5) kode jabatan atau instansi atau satuan organisasi
atau unit kerja yang mengeluarkan surat yang
dipisahkan dengan garis miring (/), dengan urutan:
6) kode jabatan Ketua Mahkamah Agung/Wakil Ketua
Mahkamah Agung/Ketua Muda/Pengadilan;
a) kode satuan organisasi Eselon I (Panitera,
Sekretaris, Dirjen, Pengadilan dll;
b) kode unit kerja Eselon II;
8) kode klasifikasi arsip (KKA);
10) bulan (dalam angka Arab), untuk nomor 1 s.d. 9
12) tahun (ditulis lengkap).
9
Kode jabatan bagi pejabat yang menandatangani surat
dinas digunakan dengan kode singkat sebagai berikut :
1) Kesekretariatan
Kode Surat Kepaniteraan :
. . .(1)/. . .(2)/ . . .(3)/. . .(4)/. . .(5)
Keterangan :
No. 1 adalah nomor urut surat
2 adalah kode Unit Kesekretariatan
3 adalah kode Surat
4 adalah kode Bulan
5 adalah kode Tahun
Contoh Nomor Surat Kesekretariatan :

- Direktur Jenderal Badan Peradilan Agama Kode :
01/DjA/SK/08/2014
 Sekretaris Direktorat Jenderal Badan
Peradilan Agama Kode:
01/DjA.1/SK/08/2014
 Direktorat Pembinaan Tenaga Teknis
Peradilan Agama Kode :
01/DjA.2/SK/08/2014
 Direktorat Pembinaan Administrasi Peradilan
Agama Kode : 01/DjA.3/SK/08/2014
 Direktorat Pranata Dan Tatalaksana Perkara
Perdata Agama Kode :
01/DjA.4/SK/08/2014
2) Kode Surat untuk Pengadilan Tingkat Banding dan

Tingkat Pertama
- Pengadilan Tingkat Banding Kode Surat :
. . .(1)/. . .(2)/ . . .(3)/. . .(4)/. . .(5)
10
Keterangan :
No. 1 adalah kode Wilayah dan Kode Pengadilan
2 adalah Nomor surat
3 adalah kode Surat
4 adalah kode Bulan
5 adalah kode Tahun
Contoh :
 Nomor Surat Pengadilan Tinggi Agama
Medan masalah kepegawaian:
W2-A/08/Kp.01.3/08/2014
- Pengadilan Tingkat Pertama Kode Surat :

. . .(1)/. . .(2)/ . . .(3)/. . .(4)/. . .(5)
Keterangan :
No. 1 adalah kode Wilayah dan Kode Pengadilan
2 adalah Nomor surat
3 adalah kode Surat
4 adalah kode Bulan
5 adalah kode Tahun
Contoh Nomor Surat Pengadilan Tingkat Pertama

di Banda Aceh masalah kepegawaian :
- Pengadilan Agama Kode :
W1-A1/10/KP.04.1/08/2014
e. Distribusi
Surat Dinas disampaikan kepada alamat tujuan dan
alamat tembusan seluruhnya dibubuhi cap sesuai
dengan aturan penggunaan cap yang berlaku.
11
f. Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan
1) Dalam hal Surat Dinas lebih dari satu halaman, kop
naskah dinas dengan Lambang Negara atau Logo
hanya digunakan pada lembar pertama.
2) Surat Dinas yang ditandatangani dengan pelimpahan
wewenang atas nama (a.n.) atau untuk beliau (u.b.)
dilakukan menurut pelimpahan wewenang yang
diberikan oleh pejabat yang berwenang, dan pejabat
pemberi wewenang diberikan tembusannya (diatur
lebih lanjut pada Bab III).
3) Jika Surat Dinas disertai dengan lampiran atau salah
satu kalimat di dalam isinya dapat diartikan
mengantarkan berkas kepada alamat yang dituju,
pada kolom Lampiran disebutkan jumlah dengan
angka Arab atau satuannya saja dan tidak perlu ditulis
kedua-duanya.
Contoh yang salah:

Lampiran : 2 (dua) lembar Lampiran : 015 (lima
belas) berkas Lampiran : 22 (dua puluh dua) berkas
Contoh yang benar:

Lampiran : Dua Lembar
Lampiran : 2 Lembar
Lampiran : Lima Belas Berkas
Lampiran : 15 Berkas
Lampiran : 22 Berkas.
4) Pemberian delegasi wewenang atau kuasa dalam

pembuatan dan penandatanganan Surat Dinas
dilakukan secara tertulis.
5) Hal memuat pokok surat. Oleh karena itu, pokok surat
harus dirumuskan sesingkat mungkin, tetapi masih
tetap dapat dimengerti oleh penerima surat. Isi Hal
ditulis dengan huruf awal kapital, tanpa diakhiri
12
dengan tanda baca, dan tidak melebihi batas tengah
kertas.
Contoh:
Hal : Penunjukan sebagai Pelaksana Tugas
Direktur Jenderal
6) Tembusan Surat Dinas dibuat dengan cara

memfotokopi surat asli dan dibubuhi dengan cap
dinas.
7) Kop naskah dinas untuk pejabat Eselon I dan Eselon
II (bergambar Logo dan nama unit organisasi)
dilengkapi dengan alamat unit organisasi organisasi
sesuai dengan ketentuan yang diatur pada Bab IV.
8) Untuk memudahkan caraka, alamat surat hendaknya
ditulis secara jelas, baik di dalam surat maupun pada
amplop dinas.
9) Pejabat yang menandatangani Surat Dinas dapat
menggunakan gelar akademik, atau dapat ditambah
dengan pangkat bagi pejabat yang berasal dari TNI
atau Polri.
g. Format Surat Dinas

Format Surat Dinas dapat dilihat pada Gambar 2.1,
berikut ini.
13
FORMAT SURAT DINAS

( Gedung Sekretariat Mahkamah Agung R.I. Lantai 6,7, dan 8
( Jalan Jenderal Ahmad Yani Kav.58 Bypass, Cempaka Putih Timur Jakarta Pusat
Telp. (021) 29079177 Fax. (021) 29079277 Situs : https://badilag.mahkamahagung.go.id
Surat Elektronik : ditjen.badilag@mahkamahagung.go.id
Nomor : 01/DjA./SK/10/2014 x Oktober 2014

Sifat : S/R/P/B
Lampiran : Satu Berkas
Hal : Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx
Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxx
(
(
Yth. Menteri Xxxxxxxxxxxxx
Jalan Medan Merdeka Barat No. xx
Jakarta 10110
(
(
(
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx (alinea pembuka) xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx (alinea isi) xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx (alinea penutup) xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
(
(
(
Direktur Jenderal
Badan Peradilan Agama MA RI,
(
(
(
(
Xxxxxxx Xxxxxxx
Tembusan:
1. Ketua Mahkamah Agung RI
2. Sekretaris Mahkamah Agung RI
Gambar 2.1 Format Surat Dinas Direktur Jenderal Badan Peradilan

Agama
14
2. Memorandum
a. Pengertian
Memorandum adalah bentuk naskah dinas
korespondensi internal Direktorat Jenderal Badan
Peradilan Agama dan pejabat Direktorat Jenderal Badan
Peradilan Agama dalam melaksanakan tugas dan
fungsinya.

memorandum adalah pejabat Eselon I sampai dengan
pejabat Eselon IV secara hirarki serta Staf Ahli, sesuai
dengan lingkup tugas, wewenang dan tanggung jawab
masing-masing.
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala Memorandum terdiri dari beberapa
unsur berikut
a) Kop Memorandum
Memorandum yang ditandatangani oleh Ketua
Mahkamah Agung menggunakan kop naskah
dinas yang terdiri dari Lambang Negara dan
nama jabatan.
Memorandum yang ditandatangani oleh pejabat
Eselon I ke bawah menggunakan kop naskah dinas
yang berupa nama unit organisasi, tanpa Lambang
Negara atau Logo.
(Tata cara penulisan nama jabatan dan nama
instansi atau satuan organisasi pada kop
Memorandum diatur lebih lanjut dalam Bab IV).
b) Kata Memorandum diketik di tengah secara
simetris, menggunakan huruf kapital dan ditebalkan
dengan ukuran huruf yang lebih besar sekitar dua
15
point daripada ukuran huruf isi Memorandum.
c) Nomor diketik di bawah kata Memorandum
dengan huruf awal kapital.
d) Kata Yth., Dari, Hal, dan Tanggal ditulis mulai dari
margin kiri di bawah kata Memorandum secara
berurutan ke bawah dengan huruf awal kapital,
diberi garis penutup mulai dari margin kiri sampai
dengan margin kanan.
2) Batang Tubuh
Batang tubuh Memorandum terdiri dari alinea
pembuka, isi dan penutup yang singkat, padat dan
jelas.
3) Kaki
Bagian kaki Memorandum terdiri dari tanda tangan,
nama pejabat, dan tembusan jika perlu.
d. Penomoran dan Distribusi

1) Nomor Memorandum secara berurutan terdiri dari:
a) huruf M, singkatan dari kata Memorandum;
b) tanda hubung (-), yang merupakan penghubung
antara huruf M dan nomor Memorandum;
c) nomor, yang dibuat berdasarkan nomor urut
dalam satu tahun takwim atau kalender, untuk
nomor 1 s.d. 9 diawali dengan angka 0 (nol);
d) garis miring (/);
e) kode jabatan/satuan organisasi/unit kerja yang
mengeluarkan Memorandum (diatur lebih lanjut
dalam Sublampiran Peraturan ini);
f) garis miring (/);
g) kode klasifikasi arsip (KKA);
h) garis miring (/);
i) bulan (dalam angka Arab), untuk nomor 1 s.d. 9
j) garis miring (/);
k) tahun (ditulis lengkap).
16
Contoh:
Memorandum yang ditandatangani oleh Direktur
Jenderal Badan Peradilan Agama adalah
Nomor : M-230/DjA/OT.01/02/2015
M : Singkatan dari Memorandum
230 : Nomor urut Memorandum dalam satu
tahun takwim/kalender
DjA : Kode satuan organisasi Kesekretariatan
OT.01 : Kode klasifikasi arsip untuk
Organisasi dan Tata Laksana
02 : Bulan ke-2 (Februari)
2015 : Tahun 2015
2) Unit kerja yang bertugas memberikan nomor

Memorandum diatur pada Bab III huruf C. Penomoran
Naskah Dinas.
e. Hal-hal yang Perlu Diperhatikan

1) Memorandum tidak dibubuhi cap dinas.
2) Tembusan Memorandum dibuat dengan cara
memfotokopi Memorandum asli, tanpa dibubuhi cap
dinas.
3) Memorandum yang ditandatangani Pejabat Eselon II
Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama ditujukan
kepada bawahannya yang ditembuskan kepada
Direktur Jenderal Badan Peradilan Agama.
4) Tembusan Memorandum tidak boleh sampai ke luar
Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama.
5) Nama penanda tangan tidak perlu menggunakan gelar
karena Memorandum hanya digunakan secara internal
di lingkungan Direktorat Jenderal Badan Peradilan
Agama.
f. Format Memorandum
Format Memorandum dapat dilihat pada Gambar 2.2 –
Gambar 2.5.
17
FORMAT MEMORANDUM PEJABAT ESELON I

(
(
MEMORANDUM
Nomor : M-…../DjA/…/20..
(
(
Yth : Sekretaris/Direktur............
Dari : Direktur Jenderal Badan Peradilan Agama
Hal : Mohon ………………………………………
Tanggal : …………………..20….
(
(
Xxxxxxxxxx xxxxx xxxxxxx xxxxxxxxx xxxx, xxxxxxx xxx xxxxxx xxxxxx xxxx xxxxxxxx
xxx-xxx xxxxxxx xxxxxxx.
1. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Atas perkenan Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Direktur Jenderal
Badan Peradilan Agama
ttd
Nama Lengkap (tanpa gelar)
Gambar 2.2 Format Memorandum Pejabat Eselon I
18
FORMAT MEMORANDUM PEJABAT ESELON II

(
(
MEMORANDUM
Nomor : M-…../DjA.1…/…/20..
(
(
Yth : Direktur Jenderal Badan Peradilan Agama
Dari : Sekretaris/Direktur............
Hal : Mohon ………………………………………
Tanggal : …………………..20….
(
(
xxxxxxxxxxxxxxxx
Atas perkenan Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Sekretaris / Direktur,
ttd
Nama Lengkap (tanpa gelar)
Tembusan:
Direktur Jenderal Badan Peradilan Agama
Gambar 2.3 Format Memorandum Pejabat Eselon II Dirjen Badilag
19
FORMAT MEMORANDUM PEJABAT ESELON III

(
(
MEMORANDUM
Intern
(
(
Yth : Kasubbag Ketatalaksanaan, Ditjen Badilag
Dari : Kepala Bagian Organisasi dan Tatalaksana, Ditjen Badilag
Hal : Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx
Tanggal : ……………….. 20….
(
(
(
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxx
Xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxx xxxxxxxxxx.
Xxxxxxxxxxx xxxxxxx
Tembusan:
……………………………………………..
Gambar 2.4 Format Memorandum Pejabat Eselon III
20
FORMAT MEMORANDUM PEJABAT ESELON IV

(
(
MEMORANDUM
Intern
(
(
Yth : Staf Subbagian Ketatalaksana, Ditjen Badilag
Dari : Kepala Subbagian Ketatalaksana, Ditjen Badilag
Hal : Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx
Tanggal : ………………20…….
(
(
(
xxxxxxxxxxxxxxxx
Xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxx xxxxxxxxxx.
Xxxxxxxxxxx xxxxxxx
Gambar 2.5 Format Memorandum Pejabat Eselon IV
21
B. Naskah Dinas Arahan
Naskah Dinas Arahan adalah naskah dinas yang memuat
kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus
dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas
atau kegiatan di Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama.
Jenis naskah dinas yang termasuk ke dalam golongan ini
adalah sebagai berikut.
1. Surat Edaran
a. Pengertian
Surat Edaran adalah naskah dinas yang bersifat
mengatur mengenai hal-hal tertentu yang dianggap
penting dan mendesak untuk dilaksanakan.

Surat Edaran adalah Direktur Jenderal Badan Peradilan
Agama, pejabat Eselon II, dan pejabat di daerah sesuai
dengan tugas dan fungsinya.
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala Surat Edaran terdiri dari unsur berikut.
a) Kop naskah dinas menggunakan Logo Direktorat
b) Tulisan Surat Edaran diletakkan secara simetris di
bawah kop naskah dinas, ditulis dengan huruf
kapital dan ditebalkan.
c) Nomor Surat Edaran ditulis sesuai dengan
ketentuan penomoran naskah dinas Peraturan atau
Keputusan.
d) Kata tentang ditulis dengan huruf kapital secara
simetris di bawah kata Surat Edaran.
e) Rumusan judul Surat Edaran ditulis dengan huruf
22
kapital secara simetris di bawah kata tentang.
2) Batang Tubuh
Bagian Batang Tubuh Surat Edaran memuat
konsideran dan diktum atau isi materi yang akan
disampaikan.
3) Kaki
Bagian kaki Surat Edaran terdiri dari:
a) tempat dan tanggal penetapan;
b) nama jabatan yang menetapkan, yang ditulis
dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda
baca koma (,);
c) tanda tangan pejabat yang menetapkan;
d) nama lengkap pejabat yang menandatangani, yang
ditulis dengan huruf kapital;
e) cap dinas;
f) tembusan.
d. Distribusi
Mengingat ruang lingkup distribusi cukup luas, maka
digunakan daftar distribusi yang memuat pejabat yang
menerima Surat Edaran, tembusan dan alamatnya.
e. Format Surat Edaran

Format Surat Edaran dapat dilihat pada Gambar 2.6.
23
FORMAT SURAT EDARAN YANG DITANDATANGANI OLEH
PEJABAT YANG BERWENANG

Gedung Sekretariat Mahkamah Agung R.I. Lantai 6,7, dan 8
Jalan Jenderal Ahmad Yani Kav.58 Bypass, Cempaka Putih Timur Jakarta Pusat
(
(
(
SURAT EDARAN NOMOR X TAHUN XXXX
(
(
TENTANG
XXXXXXXXXXXXXXXXX
(
(
(
(
1. Latar Belakang
(
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx.
(
(
2. Maksud dan Tujuan
(
(
(
3. Ruang Lingkup
(
(
(
4. Dasar
(
(
(
5. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx (Isi Surat Edaran) xxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xxx.
(
6. Dan seterusnya
(
(
(
(
Pada tanggal x Februari 2015
(
(
DIREKTUR JENDERAL
BADAN PERADILAN AGAMA MA RI
(
(
(
(
XXXXXXXX XXXXXX
Tembusan :
1. Ketua Mahkamah Agung RI
Gambar 2.6 Format Surat Edaran yang Ditandatangani Oleh Pejabat yang
Berwenang
24
2. Naskah Dinas Penetapan
Naskah dinas penetapan hanya ada satu macam, yaitu
Keputusan.
a. Pengertian
Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan
di bidang administrasi yang bersifat tidak mengatur dan
merupakan pelaksanaan dari suatu kebijakan pokok,
yang digunakan untuk:
1) menetapkan atau mengubah status personel atau
materiil atau keuangan;
2) menetapkan atau mengubah atau membubarkan
suatu badan kepanitiaan atau tim; dan
3) menetapkan pelimpahan wewenang.
b. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan

Pejabat yang berwenang menetapkan dan
menandatangani Keputusan adalah:
1) Direktur Jenderal Badan Peradilan Agama dan
pejabat Eselon II khusus untuk pembentukan
Sekretariat Tim sepanjang hal tersebut diatur dalam
Keputusan pembentukan Tim yang bersangkutan;
2) Pejabat lain yang diberi pelimpahan wewenang atau
kuasa oleh Direktur Jenderal Badan Peradilan Agama.
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala Keputusan terdiri dari beberapa unsur
berikut.
b) Kata Keputusan dan nama jabatan pejabat yang
menetapkan diletakkan secara simetris di bagian
tengah, diketik dengan huruf kapital, dan diletakan
dua spasi di bawah nama jabatan.
25
c) Nomor diketik dengan huruf kapital, dan diletakan
satu spasi di bawah kata Keputusan secara
simetris.
d) Kata tentang diketik dengan huruf kapital, dan
diletakan satu spasi di bawah nomor secara
simetris.
e) Rumusan Judul Keputusan diketik dengan huruf
kapital, dan diletakan satu spasi di bawah kata
tentang secara simetris.
f) Nama jabatan dari pejabat yang menandatangani
Keputusan diketik dengan huruf kapital, diletakan
dua spasi di bawah judul secara simetris, dan
diakhiri dengan tanda baca koma (,).
2) Konsideran
Konsideran diketik dua spasi di bawah nama
jabatan dan berturut- turut terdiri dari beberapa unsur
berikut.
a) Kata Menimbang memuat alasan atau tujuan atau
kepentingan atau pertimbangan tentang perlunya
dikeluarkan Keputusan. Pengetikan rumusan
pertimbangan diawali dengan huruf kecil, dan
jika lebih dari satu, maka diberi nomor urut
dengan huruf kecil secara alfabetis, diakhiri dengan
tanda titik koma (;).
b) Kata Mengingat memuat peraturan perundang-
undangan sebagai dasar pengeluaran Keputusan.
Pengetikan peraturan perundang- undangan diawali
dengan huruf kapital dan jika lebih dari satu,
diberikan nomor urut dengan menggunakan angka
Arab, diakhiri dengan tanda titik koma (;).
c) Jika dianggap perlu, dapat ditambahkan
Memperhatikan di bawah kata Mengingat, yang
memuat hal-hal lain yang perlu diperhatikan
berkenaan dengan dikeluarkannya Keputusan
tersebut. Pengetikan kelompok Memperhatikan
sama dengan cara pengetikan kelompok
26
Mengingat.
3) Diktum
Ketentuan penulisan bagian diktum adalah sebagai
berikut.
a) Sistematika dan cara penulisan diktum Keputusan
sama dengan ketentuan dalam penyusunan
Peraturan, tetapi penjabaran substansi Keputusan
diuraikan bukan dalam pasal-pasal, melainkan
diawali dengan bilangan bertingkat, seperti Kesatu,
Kedua, dan Ketiga.
b) Khusus untuk Keputusan tentang penetapan
status pegawai ditambahkan pernyataan:
(1) Salinan, yang menunjukkan para pejabat yang
berhak menerima salinannya;
(2) Petikan, yang berisi nama pegawai secara
perorangan yang tercantum dalam Keputusan,
dan disampaikan kepada yang bersangkutan
untuk diketahui dan diperhatikan.
c) Di dalam diktum dicantumkan pula ketentuan-
ketentuan pengatur lainnya, seperti penentuan saat
berlakunya keputusan, pembatalan atau
pencabutan, ketentuan lain, atau pengaturan lebih
lanjut.
4) Kaki
Bagian kaki Keputusan terdiri dari:
a) tempat dan tanggal penetapan Keputusan;
b) nama jabatan yang menetapkan, yang ditulis
dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda
baca koma (,);
c) tanda tangan pejabat yang menetapkan Keputusan;
ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan
gelar.
27
d. Penomoran
Pemberian nomor Keputusan dilakukan secara berurutan
dalam tahun takwim atau kalender, sebagaimana diatur
dalam ketentuan penomoran Peraturan.
e. Pengabsahan
Ketentuan pengabsahan Keputusan sama dengan
ketentuan pengabsahan Peraturan.
f. Distribusi
Distribusi Keputusan disampaikan kepada yang
berkepentingan untuk diketahui dan diperhatikan, dan
kepada pejabat yang dipandang perlu mengetahuinya.
g. Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan

1) Keputusan yang ditandatangani oleh Direktur
Jenderal Badan Peradilan Agama atau Eselon II di
lingkungan Direktorat Jenderal Badan Peradilan
Agama tidak dibuatkan Salinannya.
2) Seluruh halaman naskah Keputusan menggunakan
Kop Naskah Dinas dengan Logo Direktorat Jenderal
Badan Peradilan Agama, termasuk Lampiran (apabila
ada).
3) Naskah asli Keputusan, termasuk yang diparaf oleh
pejabat yang mengajukan, harus disimpan sebagai
pertinggal.
h. Format Keputusan
Format Keputusan dapat dilihat pada Gambar 2.7
(Bersifat Umum), Gambar 2.8 (Pembentukan Tim),
Gambar 2.9 (Lampiran Keputusan).
28
FORMAT KEPUTUSAN (BERSIFAT UMUM)
(
(
(
(
KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL BADAN PERADILAN AGAMA
MAHKAMAH AGUNG RI
(
NOMOR x TAHUN xxxx
(
TENTANG
(
XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXX
XXXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXX
(
(
DIREKTUR JENDERAL BADAN PERADILAN AGAMA,
(
(
Menimbang : a. bahwa xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx;
b. bahwa xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx;
(
Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor xx Tahun xxxx tentang Xxxxxxxxxxxx;
2. Peraturan Pemerintah Nomor xx Tahun xxxx tentang Xxxxxxxxx;
(
(
MEMUTUSKAN:
(
Menetapkan : KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL BADAN PERADILAN AGAMA TENTANG
PELIMPAHAN WEWENANG XXXXXXXXXXXX XXXXX XXXXXXXXXX.
(
KESATU : Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
(
KEDUA : Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
(
KETIGA : Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
(
Salinan Keputusan ini disampaikan kepada yang bersangkutan untuk dilaksanakan sebagaimana
mestinya
(
(
(
pada tanggal xx Maret XXXX
(
DIREKTUR JENDERAL,
(
(
(
(
Xxxxxxxx xxxxxxxxx
Gambar 2.7 Format Keputusan (Bersifat Umum)
29
FORMAT KEPUTUSAN (PEMBENTUKAN TIM)
(
(
(
(
KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL BADAN PERADILAN AGAMA
MAHKAMAH AGUNG RI
(
NOMOR x TAHUN xxxx
(
TENTANG
(
XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXX
XXXXXXXXX XXXXXXXX XXXXXX
(
(
DIREKTUR JENDERAL BADAN PERADILAN AGAMA,
(
(
Menimbang : a. bahwa xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx;
b. bahwa xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx;
(
Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor xx Tahun xxxx tentang Xxxxxxxxxxxx;
2. Peraturan Pemerintah Nomor xx Tahun xxxx tentang Xxxxxxxxx;
(
(
MEMUTUSKAN:
(
Menetapkan : KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL BADAN PERADILAN AGAMA TENTANG
PEMBENTUKAN TIM XXXXXXXXXXXX XXXXX XXXXXXXXXX.
(
KESATU : Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
(
KEDUA : Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
(
KETIGA : Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
(
Salinan Keputusan ini disampaikan kepada yang bersangkutan untuk dilaksanakan sebagaimana
mestinya
(
(
(
pada tanggal xx Maret XXXX
(
DIREKTUR JENDERAL,
(
(
(
(
Xxxxxxxx xxxxxxxxx
Gambar 2.8 Format Keputusan (Pembentukan Tim)
30
FORMAT LAMPIRAN KEPUTUSAN (PEMBENTUKAN TIM)
LAMPIRAN KEPUTUSAN
DIREKTUR JENDERAL BADAN
PERADILAN AGAMA
MAHKAMAH AGUNG RI
( NOMOR : X TAHUN XXXX
MAHKAMAH AGUNG REPUBLIK INDONESIA TANGGAL : XX XXX XXXX
(
(
(
SUSUNAN KEANGGOTAAN TIM XXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXX
No. Nama NIP Golongan Jabatan Kedudukan dalam Tim

1.
2.
3.
4.
(
(
DIREKTUR JENDERAL,
(
(
(
(
XXXXXXXXX XXXXXXX
Gambar 2.9 Format Lampiran Keputusan (Pembentukan Tim)
31
3. Naskah Dinas Penugasan
Naskah Dinas Penugasan terdiri dari dua macam yaitu
Instruksi dan Surat Perintah.
a. Surat Perintah
1) Pengertian
Surat Perintah adalah naskah dinas yang dibuat oleh
atasan atau pejabat yang berwenang kepada
bawahan atau pejabat lain yang diberi perintah,
yang memuat apa yang harus dilakukan.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan

Pejabat yang berwenang membuat dan
menandatangani. Surat Perintah serendah-rendahnya
adalah pejabat Eselon II dan di daerah berdasarkan
lingkup bidang tugas, wewenang dan tanggung jawab
masing-masing.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala Surat Perintah terdiri dari unsur
berikut.
(1) Kop naskah dinas menggunakan Lambang
Negara atau Logo dan nama Direktorat
(2) Tulisan Surat Perintah diletakkan di tengah
secara simetris, diketik dengan huruf kapital
dan ditebalkan, serta dengan ukuran huruf
yang lebih besar sekitar dua point daripada
ukuran huruf isi Surat Perintah.
(3) Nomor Surat Perintah ditulis di bawah kata
Surat Perintah, dengan cara yang sama pada
ketentuan penomoran Surat Dinas, tetapi
menggunakan huruf awal capital dan
32
ditebalkan, serta tanpa mencantumkan derajat
pengamanan dan kode klasifikasi arsip.
Contoh penomoran Surat Perintah:

a) Surat Perintah yang ditandatangani oleh
pejabat Satuan Kerja Eselon I selain
pimpinan satuan organisasi:
- Direktur Jenderal Badan Peradilan
Agama
SURAT PERINTAH
Nomor 09/DjA/XX/03/2015
b) Surat Perintah yang ditandatangani oleh
pejabat Eselon II:
- Sekretaris Direktorat Jenderal Badan
Peradilan Agama
SURAT PERINTAH
Nomor 10/DjA.1/XX/03/2015
b) Konsideran
Konsideran diketik tiga spasi di bawah nomor,
yang meliputi:
(1) pertimbangan, yang memuat alasan atau
tujuan dikeluarkannya Surat Perintah;
(2) dasar, yang memuat ketentuan atau hal-hal
yang dijadikan landasan dikeluarkannya
Surat Perintah tersebut.
c) Diktum
Diktum Surat Perintah dimulai dengan kata
Memberi Perintah yang diketik secara simetris
dengan menggunakan huruf kapital, diikuti
dengan kata Kepada yang diketik di margin kiri,
serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat
33
perintah. Di bawah kata Kepada diketik kata
Untuk di margin kiri disertai tugas-tugas yang
harus dilaksanakan.
d) Kaki
Bagian kaki Surat Perintah terdiri dari:
(1) tempat dan tanggal dikeluarkannya Surat
Perintah;
(2) nama jabatan pejabat yang memberikan
perintah, yang ditulis dengan huruf awal kapital
dan diakhiri dengan tanda baca koma (,);
(3) tanda tangan pejabat yang memberikan
perintah;
(4) nama lengkap pejabat yang menandatangani,
yang ditulis dengan huruf awal kapital;
(5) cap dinas;
(6) tembusan.
4) Distribusi dan Tembusan

a) Surat Perintah disampaikan secara langsung
kepada pejabat atau pegawai yang mendapat
perintah. Dalam hal perintah kolektif yang
disampaikan kepada yang diperintahkan dapat
berupa hasil penggandaannya, tetapi cap dinas
pada ruang tanda tangan semua harus asli.
b) Tembusan disampaikan kepada para pejabat atau
pegawai yang dianggap berkepentingan dengan
perintah yang diberikan dan dengan pejabat atau
pegawai yang mendapat perintah.
5) Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan

a) Bila tidak memungkinkan, konsideran dapat
memuat pertimbangan saja.
b) Jika perintah merupakan perintah kolektif, maka
daftar pejabat atau pegawai yang diperintahkan
disusun dalam daftar tersendiri dan merupakan
lampiran dari Surat Perintah tersebut. Nama
34
pejabat atau pegawai yang dimasukkan dalam
daftar tersebut terdiri dari nomor urut, nama,
pangkat dan golongan, NIP, serta jabatan.
c) Dengan pertimbangan tertentu, seorang pejabat
dapat diberi wewenang tertulis untuk
menandatangani Surat Perintah bagi dirinya
sendiri.
d) Surat Perintah tidak berlaku lagi setelah perintah
yang termuat di dalamnya selesai dilaksanakan.
6) Format Surat Perintah

Format Surat Perintah dapat dilihat pada Gambar
2.10.
35
FORMAT SURAT PERINTAH

(
(
(
SURAT PERINTAH
Nomor XX/…/…../03/2015
(
(
(
Menimbang : a. bahwa xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
b. bahwa xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
(
Dasar : 1. Undang-Undang Nomor X Tahun XXXX Tentang xxxxxxxxxxxxx.
2. Peraturan Pemerintah Nomor X Tahun XXXX Tentang Xxxxxxxx.
(
MEMBERI PERINTAH :
(
Kepada : 1. Xxxxxxxx xxxxxx.
2. Xxxxxxxx xxxxxx.
(
Untuk : 1. Tersebut-1, agar Xxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx.
2. Tersebut-1, agar Xxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx.
(
(
(
Nama Tempat, Tanggal
Nama Jabatan
(
(
(
(
Tanda tangan dan Cap Instansi
Nama Lengkap
Tembusan :
1. ………………………………
2. ………………………………
3. dan seterusnya
Gambar 2.10 Format Surat Perintah
36
b. Surat Tugas
1) Pengertian
Surat Tugas adalah naskah dinas yang dibuat oleh
atasan atau pejabat yang berwenang kepada
bawahan atau pejabat lain untuk melaksanakan
suatu tugas tertentu.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan

Pejabat yang berwenang membuat dan
menandatangani. Surat Tugas serendah-rendahnya
adalah pejabat Eselon II dan di daerah berdasarkan
lingkup bidang tugas, wewenang dan tanggung jawab
masing-masing.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala Surat Tugas terdiri dari unsur
berikut.
(1) Kop naskah dinas menggunakan Lambang
Negara atau Logo dan nama Direktorat
(2) Tulisan Surat Tugas diletakkan di tengah
secara simetris, diketik dengan huruf kapital
dan ditebalkan, serta dengan ukuran huruf
yang lebih besar sekitar dua point daripada
ukuran huruf isi Surat Tugas.
(3) Nomor Surat Tugas ditulis di bawah kata Surat
Tugas, dengan cara yang sama pada
ketentuan penomoran Surat Dinas, tetapi
menggunakan huruf awal kapital dan
ditebalkan, serta tanpa mencantumkan derajat
pengamanan dan kode klasifikasi arsip.
Contoh penomoran Surat Tugas:

a) Surat Tugas yang ditandatangani oleh pejabat
37
Satuan Kerja Eselon I selain pimpinan satuan
organisasi:
- Direktur Jenderal Badan Peradilan
Agama
SURAT TUGAS
Nomor 009/DjA/05/2014
b) Surat Tugas yang ditandatangani oleh pejabat

Eselon II:
- Sekretaris Direktorat Jenderal Badan
Peradilan Agama
-
SURAT TUGAS
Nomor 010/DjA.1/06/2014
b) Konsideran
Konsideran diketik tiga spasi di bawah nomor,
yang meliputi:
(1) pertimbangan, yang memuat alasan atau
tujuan dikeluarkannya Surat Tugas;
(2) dasar, yang memuat ketentuan atau hal-hal
yang dijadikan landasan dikeluarkannya Surat
Tugas tersebut.
c) Diktum
Diktum Surat Tugas dimulai dengan kata
Memberi Tugas yang diketik secara simetris
dengan menggunakan huruf kapital, diikuti
dengan kata Kepada yang diketik di margin kiri,
serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat
perintah. Di bawah kata Kepada diketik kata
Untuk di margin kiri disertai tugas-tugas yang
38
harus dilaksanakan.
d) Kaki
Bagian kaki Surat Tugas terdiri dari:
(1) tempat dan tanggal dikeluarkannya Surat
Tugas;
(2) nama jabatan pejabat yang memberikan tugas,
yang ditulis dengan huruf awal kapital dan
diakhiri dengan tanda baca koma (,);
(3) tanda tangan pejabat yang memberikan tugas;
(4) nama lengkap pejabat yang menandatangani,
yang ditulis dengan huruf awal kapital;
(5) cap dinas;
(6) tembusan.
4) Distribusi dan Tembusan

a) Surat Tugas disampaikan secara langsung kepada
pejabat atau pegawai yang mendapat tugas. Dalam
hal perintah kolektif yang disampaikan kepada yang
diperintahkan dapat berupa hasil penggandaannya,
tetapi cap dinas pada ruang tanda tangan semua
harus asli.
b) Tembusan disampaikan kepada para pejabat atau
pegawai yang dianggap berkepentingan dengan
tugas yang diberikan dan dengan pejabat atau
pegawai yang mendapat tugas.
5) Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan

a) Bila tidak memungkinkan, konsideran dapat
memuat pertimbangan saja.
b) Jika tugas merupakan penugasan kolektif, maka
daftar pejabat atau pegawai yang ditugaskan
disusun dalam daftar tersendiri dan merupakan
lampiran dari Surat Tugas tersebut. Nama pejabat
atau pegawai yang dimasukkan dalam daftar
tersebut terdiri dari nomor urut, nama, pangkat
dan golongan, NIP, serta jabatan.
39
c) Dengan pertimbangan tertentu, seorang pejabat
dapat diberi wewenang tertulis untuk
menandatangani Surat Tugas bagi dirinya sendiri.
d) Surat Tugas tidak berlaku lagi setelah perintah
yang termuat di dalamnya selesai dilaksanakan.
6) Format Surat Tugas

Format Surat Tugas dapat dilihat pada Gambar 2.11.
40
FORMAT SURAT TUGAS
(
(
(
SURAT TUGAS
Nomor …./…/03/2015
(
(
(
Menimbang : a. bahwa ………………………………………………………………...
b. bahwa ………………………………………………………………...
(
Dasar : 1. …………………………………………………………………………
2. …………………………………………………………………………
(
Memberi Tugas :
(
Kepada : 1. …………………………………………………………………………
2. …………………………………………………………………………
(
Untuk : 1. …………………………………………………………………………
2…………………………………………………………………………
3. dan seterusnya
(
(
(
Nama Tempat, Tanggal
Nama Jabatan
(
(
(
(
Tanda tangan dan Cap Instansi
Nama Lengkap
Tembusan :
1. ………………………………
2. ………………………………
3. dan seterusnya
Gambar 2.11 Format Surat Tugas
41
C. Naskah Dinas Pemberitahuan
Naskah Dinas Pemberitahuan adalah naskah dinas yang berisi
keterangan mengenai hal atau seseorang, pengumuman, dan
undangan untuk menghadiri acara kedinasan atau kenegaraan
atau resmi tertentu.
Naskah Dinas Pemberitahuan terdiri dari Surat Keterangan,
Pengumuman, dan Surat Undangan.
1. Surat Keterangan
a. Pengertian
Surat Keterangan adalah naskah dinas yang berisi
informasi mengenai hal atau seseorang untuk
kepentingan kedinasan.

Surat Keterangan ditandatangani oleh pejabat struktural
serendah-rendahnya Eselon II atau pejabat lain
sesuai dengan tugas dan fungsinya.
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala Surat Keterangan terdiri dari unsur
berikut.
a) Kop naskah dinas menggunakan Logo dan nama
b) Tulisan Surat Keterangan diketik dengan huruf
kapital dan diletakkan secara simetris.
c) Nomor ditulis di bawah kata Surat Keterangan,
penulisannya sama dengan ketentuan pada
penomoran Memorandum, hanya huruf M diganti
dengan SKet (akronim dari Surat Keterangan),
tetapi tanpa mencantumkan kode klasifikasi arsip.
2) Batang Tubuh
Batang tubuh Surat Keterangan terdiri dari unsur
berikut.
42
a) Paragraf pertama memuat nama, NIP, dan
jabatan dari pejabat yang menandatangani Surat
Keterangan diikuti dengan kata-kata „dengan ini
menerangkan bahwa’, kemudian data mengenai
seseorang atau barang yang diterangkan.
b) Paragraf berikutnya memuat maksud
dikeluarkannya Surat Keterangan tersebut.
3) Kaki
Bagian kaki Surat Keterangan terdiri dari tempat dan
tanggal, nama jabatan, tanda tangan, serta nama
pejabat yang membuat Surat Keterangan. Bagian kaki
terletak pada bagian kanan bawah surat.

1) Pemberian nomor Surat Keterangan dilakukan secara
berurutan dalam tahun takwin/kalender, untuk nomor
1 s.d. 9 diawali dengan angka 0 (nol).
2) Surat Keterangan didistribusikan kepada pihak yang
berkepentingan, pihak lain yang memerlukan, dan
atasan dari pejabat yang menandatangani Surat
Keterangan tersebut.
e. Format Surat Keterangan

Format Surat Keterangan dapat dilihat pada Gambar
2.12.
43
FORMAT SURAT KETERANGAN

(
(
(
SURAT KETERANGAN
Nomor : SKet-xx/DjA.1/HM.00/03/2015
(
(
Yang bertanda tangan di bawah ini,
Nama : Xxxxxxx Xxxxxxx

NIP : Xxxxxx xxxxx
Jabatan : Xxxxxxx Xxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxx
dengan ini menerangkan bahwa :
Nama : Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx

NIP : Xxxxxx xxxxxxxxxxxxx
Pangkat golongan/ruang : Xxxxxxxxxxxxxxxx
Jabatan : Xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxx
Dan seterusnya.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxx

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Jakarta, x Maret 2015

(
a.n Direktur Jenderal
Sekretaris
(
(
Gambar 2.12 Format Surat Keterangan
(
(
XXXXXXXX XXXXXX
2. Pengumuman
a. Pengertian
Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat
pemberitahuan yang ditujukan kepada semua atau
44
sebagian pejabat dan pegawai di Direktorat Jenderal
Badan Peradilan Agama, atau pihak lain di luar
Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama sejauh
berkaitan dengan lingkup tugas dan tanggung jawab

Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh pejabat
yang berwenang, serendah-rendahnya Eselon II dan
para pejabat di daerah serta pejabat lain yang diberi
pelimpahan wewenang atau kuasa oleh Direktorat
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala Pengumuman terdiri dari unsur berikut.
b) Tulisan Pengumuman dicantumkan di bawah kop
naskah dinas, diletakkan di tengah secara simetris,
diketik dengan huruf kapital dan ditebalkan, serta
dengan ukuran huruf yang lebih besar sekitar
dua point daripada ukuran huruf isi Pengumuman.
c) Nomor Pengumuman penulisannya sama dengan
ketentuan penomoran Memorandum, hanya huruf
M diganti dengan P (singkatan dari Pengumuman).
d) Kata tentang dicantumkan di bawah nomor ditulis
dengan huruf kapital dan ditebalkan.
e) Rumusan judul Pengumuman ditulis dengan huruf
kapital secara simetris di bawah kata tentang dan
ditebalkan.
2) Batang Tubuh
Batang tubuh Pengumuman memuat:
a) alasan tentang perlunya dibuat Pengumuman;
b) peraturan perundang-undangan atau naskah dinas
45
tertentu yang menjadi dasar pembuatan
Pengumuman;
c) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap
penting untuk diumumkan.
3) Kaki
Bagian kaki Pengumuman terdiri dari:
a) tempat dan tanggal dikeluarkannya Pengumuman;
b) nama jabatan pejabat yang mengeluarkan
Pengumuman, yang ditulis dengan huruf awal
kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma (,);
c) tanda tangan pejabat yang menandatangani;
ditulis dengan huruf awal kapital;
e) cap dinas.

1) Tata cara penomoran Pengumuman sama dengan
ketentuan pada Memorandum, hanya huruf M diganti
dengan huruf P (singkatan dari Pengumuman), ditulis
menggunakan huruf awal capital dan ditebalkan,
serta tanpa mencantumkan kode klasifikasi arsip.
2) Karena Pengumuman memuat pemberitahuan yang
bersifat umum, maka distribusinya dilakukan secara
luas agar seluruh pejabat atau pegawai di Direktorat
Jenderal Badan Peradilan Agama mengetahuinya.
3) Pengumuman dapat juga diunggah di situs
sepanjang berkaitan dengan pihak lain di luar
e. Format Pengumuman
Format Pengumuman dapat dilihat pada Gambar 2.13.
46
FORMAT PENGUMUMAN

PENGUMUMAN
Nomor P-xx/DjA.1/03/2015
(
TENTANG
(
XXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX
(
(
(
Xxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
1. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
Xxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
Dikeluarkan di Jakarta
Pada tanggal x Maret 2015
(
a.n Direktur Jenderal
Sekretaris
(
(
(
(
XXXXXXXX XXXXXX
Gambar 2.13 Format Pengumuman
47
3. Surat Undangan
a. Pengertian
Surat Undangan adalah surat dinas yang memuat
undangan kepada pejabat/pegawai di Direktorat Jenderal
Badan Peradilan Agama atau pihak lain di luar Direktorat
Jenderal Badan Peradilan Agama untuk menghadiri
suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, rapat
kerja/konsinyering, upacara, pelantikan, dan pertemuan.
b. Kewenangan Penandatanganan
Pejabat yang berwenang mengundang pejabat atau
pegawai Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama
pejabat serendah-rendahnya Eselon II sesuai dengan
tugas dan fungsinya.
c. Susunan
1) Kepala
Ketentuan pembuatan bagian kepala Surat
Undangan sama dengan format Surat Dinas,
termasuk penggunaan kop naskah dinasnya.
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh Surat Undangan terdiri dari:
a) alinea pembuka;
b) alinea isi, yang meliputi hari dan tanggal, waktu,
tempat, dan acara;
c) alinea penutup.
3) Kaki
Bagian kaki Surat Undangan terdiri dari:
a) nama jabatan, yang ditulis dengan huruf awal
kapital, diakhiri dengan tanda baca koma (,);
48
b) tanda tangan pejabat;
c) nama lengkap, yang ditulis dengan huruf awal
kapital;
d) cap dinas, yang digunakan sesuai dengan
ketentuan;
e) tembusan, yang memuat nama jabatan penerima
surat, ditulis berurutan dengan angka Arab jika lebih
dari satu, tanpa diakhiri dengan tanda baca.

Tata cara penomoran dan distribusi Surat Undangan
adalah sama dengan penomoran dan distribusi untuk
Surat Dinas.
e. Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan

1) Tingkat pengamanan Surat Undangan ditentukan oleh
tingkat pengamanan dari suatu kegiatan/acara yang
akan diadakan atau dilaksanakan; misalnya, apabila
suatu kegiatan/acara akan membahas rencana
pengamanan tamu negara yang berkunjung ke
Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama, Surat
Undangan bagi pejabat terkait yang diminta hadir
mengikuti rapat pembahasan bersifat Sangat Rahasia
atau Rahasia.
2) Apabila alamat yang dituju pada undangan cukup
banyak, para pejabat yang diundang dibuat dalam
daftar tersendiri yang merupakan lampiran dari Surat
Undangan.
f. Format Surat Undangan

Format Surat Undangan berikut lampirannya dapat
dilihat pada Gambar 2.14 dan Gambar 2.15.
49
FORMAT SURAT UNDANGAN
(
(
Nomor : ND-xx/DjA.1/XX/…./20… ………………………..20…..
Sifat : Biasa
Lampiran : Dua Berkas
Hal : Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx
Xxxxxxxx Xxxxxxxx
(
(
Yth. Para pejabat pada daftar terlampir
(
(
(
Xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx (alinea pembuka) xxxxxxxxx xxxxx xxxxxx xxxxx
xxx xxxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxx xxx xx
xxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx diselenggarakan
pada hari, tanggal : Xxxxxx, x Maret 2015

waktu : Pukul xx.xx s.d. xx.xx WIB
tempat : Xxxxxx Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxxx
acara : Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxx.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx (alinea penutup) xxxx xxxxxxxx xxxxxx xxxxx

xxxxxxxxxx Xxxxxx xxxxxxxxxx.
(
(
(
Sekretaris,
(
(
(
(
Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx
Tembusan:
Direktur Jenderal Badan Peradilan Agama.
Gambar 2.14 Format Surat Undangan
50
FORMAT LAMPIRAN SURAT UNDANGAN
Lampiran Surat Undangan

Sekretaris Ditjen Badilag
Nomor : ND-xx/DjA.1/XX/…/20…
Tanggal : ……………… 20….
(
(
(
DAFTAR PEJABAT YANG DIKIRIM SURAT UNDANGAN
(
(
No. Nama Peserta NIP Gol Jabatan Tanggal
1. xxxxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxxx
2. xxxxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx Xxxxxxxx
Sekretaris,
(
(
(
(
XXXXXXXX XXXXXX
Gambar 2.15 Format Lampiran Surat Undangan
51
D. Naskah Dinas Khusus
Naskah Dinas Khusus adalah naskah dinas yang berisi
pemberian wewenang kepada pihak tertentu dan
kesepakatan bersama tentang suatu obyek antara dua
pihak atau lebih.
Naskah Dinas Khusus terdiri dari Surat Kuasa dan Surat
Perjanjian.
1. Surat Kuasa
a. Pengertian
Surat Kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian
wewenang kepada badan hukum atau kelompok orang
atau perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya
untuk melakukan tindakan tertentu dalam rangka
kedinasan.
b. Kewenangan Pembuatan dan Penandatanganan

Pejabat yang berwenang memberikan kuasa adalah
Direktur Jenderal Badan Peradilan Agama serta pejabat
di bawahnya sesuai dengan tugas dan fungsinya.
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala Surat Kuasa terdiri dari unsur berikut.
b) Tulisan Surat Kuasa diletakkan di tengah secara
simetris di bawah kop naskah dinas, diketik dengan
huruf kapital dan ditebalkan, serta dengan ukuran
huruf yang lebih besar sekitar dua point daripada
ukuran huruf isi Surat Kuasa.
c) Nomor Surat Kuasa diletakkan di bawah kata Surat
Kuasa, ditulis dengan huruf awal kapital dan
ditebalkan.
52
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh Surat Kuasa memuat materi yang
dikuasakan.
3) Kaki
Bagian kaki Surat Kuasa memuat keterangan tempat,
tanggal, bulan dan tahun pembuatan, nama dan tanda
tangan para pihak yang berkepentingan, dibubuhi
meterai sesuai dengan peraturan perundang-
undangan.
d. Format Surat Kuasa

Format Surat Kuasa dapat dilihat pada Gambar 2.16.
53
FORMAT SURAT KUASA
YANG DITANDATANGANI OLEH PIMPINAN SATUAN KERJA
(
(
(
SURAT KUASA
Nomor xx/SEK/XX/03/2015
(
(
Yang bertanda tangan di bawah ini,
nama : Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx

jabatan : Direktur Jenderal Badan Peradilan Agama
alamat : Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx, Xxxxxx Xxxx
memberi kuasa kepada
nama : Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx

jabatan : Direktur Pranata dan Tata Laksana
alamat : Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx, Xxxxxx Xxxx
untuk xxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
Xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxx xxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxx dan seterusnya.
Surat Kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Jakarta, xx Maret 2015
Penerima Kuasa, Dirjen Badan Peradilan Agama
Tanda Tangan Materai dan Tanda Tangan
Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx
NIP. xxxxxxxxxxxxxxxxxx NIP. xxxxxxxxxxxxxxxx

54
Gambar 2.16 Format Surat Kuasa yang Ditandatangani oleh
Pimpinan Satuan Kerja
2. Surat Perjanjian
a. Pengertian
Surat Perjanjian adalah naskah dinas yang berisi
kesepakatan bersama tentang suatu objek yang
mengikat antara dua pihak atau lebih untuk
melaksanakan suatu tindakan atau perbuatan hukum
yang telah disepakati bersama.
b. Kewenangan Pembuatan dan Penandatanganan

Surat Perjanjian adalah:
1) Direktur Jenderal Badan Peradilan Agama ;
2) Pejabat lain yang karena tugas dan kewenangannya.
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala Surat Perjanjian terdiri dari unsur
berikut.
b) Tulisan Surat Perjanjian diletakkan secara
simetris di bawah kop naskah dinas, ditulis dengan
huruf kapital dan ditebalkan, dengan ukuran huruf
yang lebih besar sekitar dua point daripada ukuran
huruf isi Surat Perjanjian.
c) Nomor Surat Perjanjian ditulis secara simetris di
bawah kata Surat Perjanjian, ditulis dengan huruf
awal kapital dan ditebalkan.
2) Batang Tubuh
55
Bagian batang tubuh Surat Perjanjian memuat hari,
tanggal, tahun, dan tempat pelaksanaan
penandatanganan, nama dan jabatan pihak-pihak
yang mengadakan perjanjian, dan materi perjanjian.
3) Kaki
Bagian kaki Surat Perjanjian terdiri dari nama dan
tanda tangan pihak-pihak yang mengadakan perjanjian
dan para saksi (jika dipandang perlu), dibubuhi meterai
sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Kerja
sama pemerintah dengan luar negeri dan dalam negeri
tidak menggunakan meterai.
d. Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan

1) Selain Surat Perjanjian, terdapat juga Perjanjian
Kerja Sama yang materi perjanjiannya dijabarkan
dalam pasal-pasal.
2) Apabila Surat Perjanjian atau Perjanjian Kerja Sama
ditandatangani oleh Mahkamah Agung dan Pejabat
Negara yang lain, kop naskah dinas menggunakan
satu Lambang Negara yang diletakkan secara
simetris di bagian atas kertas.
3) Apabila Surat Perjanjian atau Perjanjian Kerja Sama
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang (selain
Ketua Mahkamah Agung dan Pejabat Negara yang
lain), maka Logo Mahkamah Agung atau Negara
diletakkan di sebelah kiri atas kertas, sedangkan Logo
Kementerian atau instansi lain diletakkan di sebelah
kanan atas kertas.
4) Apabila Mahkamah Agung merupakan penggagas
perjanjian, maka nama Mahkamah Agung atau
pejabat Mahkamah Agung ditulis terlebih dahulu
(disebut Pihak Pertama) diikuti dengan nama
Kementerian/instansi lain/pejabat dari
Kementerian/instansi lain (disebut Pihak Kedua),
demikian juga sebaliknya.
5) Apabila Mahkamah Agung mengadakan Perjanjian
dengan pihak swasta, maka tidak menggunakan logo,
56
baik Logo Mahkamah Agung maupun pihak swasta.
e. Penandatanganan
1) Dalam naskah kerja sama Mahkamah Agung
dengan pihak lain, para pihak menandatangani
naskah asli untuk masing- masing pihak.
2) Setiap kerja sama Mahkamah Agung dengan pihak
lain didasarkan pada asas kesetaraan.
f. Format Surat Perjanjian

Format Surat Perjanjian dan Format Perjanjian Kerja
Sama masing- masing dapat dilihat pada Gambar 2.17,
Gambar 2.18, Gambar 2.19, Gambar 2.20 dan Gambar
2.21.
57
FORMAT PERJANJIAN

(
(
(
SURAT PERJANJIAN
Nomor xxx/xxxx/……/20…..
(
(
Pada hari ini, Senin tanggal dua puluh, bulan September, tahun dua ribu empat
belas, bertempat di xxxxxxxxxxxxxx telah diadakan perjanjian antara
1. Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx, NIP xxxxxx, Kepala Xxxxxxx Xxxxxxxxxx, selanjutnya

disebut Pihak Pertama
dan
2. Xxxxx xxxxxxxx (pihak lain) xxxxxxxxxxx, selanjutnya disebut Pihak Kedua.
Perjanjian tersebut dibuat dengan ketentuan sebagai berikut.
1. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxxxxxx.
2. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxxxxxx.
3. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxx xxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxx.
Untuk dan Atas Nama, Untuk dan Atas Nama,
Xxxxxxxx (nama organisasi) Direktur Jenderal Badan Peradilan Agama
Sebagai Sebagai
Pihak Kedua Pihak Pertama
( (
Gambar 2.17 Format Surat Perjanian
( (
( (
58 ( (
FORMAT PERJANJIAN KERJASAMA
DENGAN INSTANSI PEMERINTAH
Logo Kementrian/
instansi lain
PERJANJIAN KERJA SAMA

ANTARA
DIREKTORAT JEDERAL BADAN PERADILAN AGAMA
DAN
KEMENTERIAN XXXXXXXX XXXXXXXXXX XXXXXXX
(
Nomor xxxxxxxxxxxxxxx
Nomor xxxxxxxxxxxxxxx
(
(
Mahkamah Agung Republik Indonesia dan Kementerian Xxxxxxxx
Xxxxxxxxxxx,
(
(
Kedua belah pihak sepakat untuk mengadakan kerja sama dalam rangka (Program)
xxxxxxxxxxxxxx dengan ketentuan sebagai berikut.
Pasal 1
TUJUAN KERJASAMA
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx.
Pasal 2
RUANG LINGKUP KERJA SAMA

Pasal 3
PELAKSANAAN KERJA SAMA


Pemerintah (1)
59
−2−
Pasal 4
PEMBIAYAAN

Pasal 5
PENYELESAIAN PERSELISIHAN

Pasal 6
LAIN-LAIN

Pasal 7
PENUTUP

Dibuat di Xxxxxxxxxxxxxx
Pada tanggal xx xxxxxx xxxx
(
(
Kementerian Xxxxxxxx Xxxxxx Direktorat Jenderal Badilag
a.n Sekretaris,
Deputi Bidang Xxxxxx (
( (
( (
( Gambar 2.19 Format Perjanjian( Kerjasama dengan Instansi

Pemerintah (2)
( Xxxxxxxx Xxxxxxxxx
Xxxxxxxx Xxxxxxxx
60
FORMAT PERJANJIAN KERJASAMA DENGAN PIHAK
SWASTA
PERJANJIAN KERJA SAMA

ANTARA
MAHKAMAH AGUNG REPUBLIK INDONDESIA DAN
XXXXXXXXXXXX (PIHAK SWASTA) XXXXXXXXXXX
TENTANG
(PROGRAM) XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX
(
Nomor XXXXXXXXXXXX
Nomor XXXXXXXXXXXX
(
(
Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama Mahkamah Agung Republik Indonesia dan
Xxxxxxxx Xxxxxxxx (Pihak Swasta),
(
(
Kedua belah pihak sepakat untuk mengadakan kerja sama dalam rangka
(Program) xxxxxxxxxxxxxx dengan ketentuan sebagai berikut.
Pasal 1
TUJUAN KERJASAMA

Pasal 2
RUANG LINGKUP KERJA SAMA

Pasal 3
PELAKSANAAN KERJA SAMA

Pasal 4
PEMBIAYAAN
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxx.
Gambar 2.20 Format Perjanjian Kerjasama dengan Swasta (1)
61
−2−
Pasal 5
PENYELESAIAN PERSELISIHAN

Pasal 6
LAIN-LAIN

Pasal 7
PENUTUP

Dibuat di Xxxxxxxxxxxxxx
Pada tanggal xx xxxxxx xxxx
(
(
Xxxxxxxx Xxxxxx (Pihak Swasta) Direktorat Jenderal Badilag
Kepala/Direktur Xxxxxx Sekretaris,
( (
( (
( (
( (
Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx

Gambar 2.21 Format Perjanjian Kerjasama dengan Swasta (2)
62
E. Laporan
1. Pengertian
Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan
tentang pelaksanaan suatu kegiatan yang memerlukan
uraian yang lebih rinci.
2. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Laporan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang
diserahi tugas melaksanakan suatu kegiatan.
3. Susunan
a) Kepala
Bagian kepala Laporan terdiri dari unsur berikut.
1) Kop naskah dinas berupa nama instansi/satuan
organisasi tanpa Lambang Negara/Logo.
2) Tulisan Laporan, tentang dan judul Laporan diletakkan
secara simetris di bawah kop naskah dinas dengan
menggunakan huruf kapital dan ditebalkan.
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh Laporan terdiri dari unsur berikut.
1) Pendahuluan memuat penjelasan umum, maksud
dan tujuan, ruang lingkup, serta sistematika Laporan.
2) Materi Laporan terdiri dari kegiatan yang
dilaksanakan, faktor yang mempengaruhi, hasil
pelaksanaan kegiatan, hambatan yang dihadapi, dan
hal lain yang perlu dilaporkan.
3) Kesimpulan dan saran sebagai bahan pertimbangan.
4) Bagian penutup merupakan akhir Laporan.
c) Kaki
Bagian kaki Laporan terdiri dari:
1) tempat dan tanggal pembuatan Laporan;
2) nama jabatan pejabat pembuat Laporan, yang ditulis
63
dengan huruf awal kapital dan diakhiri dengan tanda
baca koma (,);
3) tanda tangan;
4) nama lengkap, yang ditulis dengan huruf awal kapital.
4. Hal yang Perlu Diperhatikan

a. Laporan disampaikan dengan pengantar Memorandum.
b. Apabila suatu kegiatan dilaksanakan oleh bukan
pejabat, maka laporan kegiatan tersebut ditandatangani
oleh yang bersangkutan.
5. Format Laporan
Format Laporan dapat dilihat pada Gambar 2.22.
64
FORMAT LAPORAN

(
(
(
LAPORAN
(
TENTANG
(
XXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXX
(
(
(
A. Pendahuluan
(
Xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx x x x x x x x x x x x x x x x x
x x x x x x x x x x x xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx.
(
(
B. Kegiatan yang Dilaksanakan
(
Xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx.
(
(
C. Hasil yang Dicapai
(
(
(
D. Kesimpulan dan Saran
(
(
(
E. Penutup
(
(
(
(
Dibuat di Jakarta
Pada tanggal xx September 2014
(
Nama jabatan pembuat Laporan
(
(
(
Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxx
Gambar 2. 22 Format Laporan
65
F. Telaahan Staf
1. Pengertian
Telaahan Staf adalah naskah dinas yang berbentuk uraian
yang memuat analisis mengenai suatu persoalan dengan
memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan.
2. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Telaahan Staf dapat dibuat dan ditandatangani oleh pejabat
atau pegawai sesuai dengan bidang tugasnya.
3. Susunan
a) Kepala
Bagian kepala Telaahan Staf terdiri dari unsur berikut.
1) Kop naskah dinas berupa nama instansi atau satuan
organisasi tanpa Lambang Negara atau Logo.
2) Tulisan Telaahan Staf, tentang, dan judul Telaahan
Staf diletakkan secara simetris di bawah kop naskah
dinas dengan menggunakan huruf kapital dan
ditebalkan.
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh Telaahan Staf terdiri dari beberapa
unsur berikut.
1) Persoalan
Bagian persoalan memuat pernyataan singkat dan
jelas tentang persoalan yang akan dipecahkan.
2) Praanggapan
Bagian praanggapan memuat dugaan yang
beralasan, berdasarkan data yang ada, saling
berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi,
dan merupakan kemungkinan kejadian di masa yang
akan datang.
66
3) Fakta yang mempengaruhi
Bagian fakta yang mempengaruhi memuat fakta yang
merupakan landasan analisis dan pemecahan
persoalan.
4) Analisis
Bagian ini memuat analisis pengaruh praanggapan
dan fakta terhadap persoalan serta akibatnya,
hambatan serta keuntungan dan kerugian,
pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau
dapat dilakukan.
5) Kesimpulan
Bagian kesimpulan memuat intisari hasil analisis dan
merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar.
6) Saran
Bagian saran memuat secara ringkas dan jelas saran
atau usul tindakan untuk mengatasi persoalan yang
dihadapi.
Catatan:
Batang Tubuh Telaahan Staf bisa juga terdiri dari
Pendahuluan (memuat latar belakang, batasan
masalah, dan pokok masalah), Tujuan dan Kegunaan,
Analisis Pokok Masalah, Kesimpulan, dan Saran.
c) Kaki
Bagian kaki Telaahan Staf terdiri dari:
1) tempat dan tanggal pembuatan telaahan staf;
2) nama jabatan pembuat telaahan staf, yang ditulis
dengan huruf awal kapital;
3) tanda tangan;
4) nama lengkap.
67
4. Hal yang Perlu Diperhatikan
a. Telaahan Staf disampaikan dengan pengantar
Memorandum.
b. Apabila Telaahan Staf dibuat oleh bukan pejabat,
maka Telaahan Staf tersebut ditandatangani oleh yang
bersangkutan.
5. Format Telaahan Staf

Format Telaahan Staf dapat dilihat pada Gambar 2.23 dan
Gambar 2.24.
68
FORMAT TELAAHAN STAF

DIREKTORAT PEMBINAAN TENAGA TEKNIS
(
(
(
TELAAHAN STAF
(
TENTANG
(
(
(
(
A. Persoalan
(Memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan dipecahkan).
B. Praanggapan
(Memuat dugaan yang beralasan, berdasarkan data dan saling berhubungan sesuai
dengan situasi yang dihadapi, dan merupakan kemungkinan kejadian di masa
mendatang)
C. Fakta yang Mempengarungi

(Memuat fakta yang merupakan landasan analisis dan pemecahan masalah)
D. Analisis
(Analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan dan akibatnya,
hambatan serta keuntungan dan kerugian, serta pemecahan atau cara bertindak yang
mungkin atau dapat dilakukan)
E. Kesimpulan
((Memuat intisari hasil analisis, dan pilihan cara bertindak atau jalan keluar sebagai
pemecahan persoalan yang dihadapi)
F. Saran
(Memuat secara ringkas dan jelas saran tindakan untuk mengatasi persoalan yang
dihadapi)
(
(
(
Jakarta, x September 2014
(
(
(
(
(
Gambar 2. 23 Format Telaahan Staf
69
FORMAT TELAAHAN STAF

DIREKTORAT PEMBINAAN TENAGA TEKNIS
(
(
(
TELAAHAN STAF
(
TENTANG
(
(
(
(
A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
(Memuat alasan/faktor-faktor yang melatarbelakangi perlunya dilakukan
telaahan staf)
2. Batasan Masalah
(Memuat ruang lingkup persoalan yang akan dipecahkan)
3. Pokok Masalah
(Memuat pernyataan singkat dan jelas tentang inti persoalan yang akan
dipecahkan)
B. Tujuan dan Kegunaan
(Memuat tujuan dilaksanakannya telaahan staf dan manfaat yang diperoleh dari
hasil telaahan staf)
C. Analisis Pokok Masalah
(Analisis terhadap persoalan dan akibatnya, hambatan serta keuntungan dan
kerugian, serta pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan)
D. Kesimpulan
(Memuat intisari hasil analisis pokok masalah dan pilihan cara bertindak atau
jalan keluar sebagai pemecahan persoalan yang dihadapi)
E. Saran
(Memuat secara ringkas dan jelas saran tindakan untuk mengatasi persoalan
yang dihadapi)
F. Saran
(Memuat secara ringkas dan jelas saran tindakan untuk mengatasi persoalan yang
dihadapi)
(
(
Jakarta, x September 2014
(
(
(
(
(
Gambar 2. 24 Format Telaahan Staf
70
G. Formulir
Formulir adalah bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar
naskah untuk mencatat berbagai data dan informasi. Formulir
dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak dengan
judul tertentu berisi keterangan yang diperlukan.
Format Formulir sangat bervariasi, tergantung dari jenis dan

kegunaannya yang diterbitkan oleh instansi/satuan
organisasi/unit kerja tertentu.
H. Naskah Dinas Elektronik

1. Pengertian
Naskah Dinas Elektronik adalah naskah dinas berupa
komunikasi dan informasi yang dilakukan secara elektronis
atau yang terekam dalam multimedia elektronik.
2. Lingkup Kegiatan
Naskah Dinas Elektronik mencakup surat-menyurat
elektronik, arsip dan dokumentasi elektronik, transaksi
elektronik, dan naskah dinas elektronik lainnya.
71
BAB III
PENATAAN NASKAH DINAS
A. Petunjuk Umum
1. Setiap naskah dinas harus ditata secara cermat dan
mencerminkan suatu kebulatan pikiran yang lengkap dan
akurat, terang dan jelas, singkat dan padat, serta logis
dan meyakinkan, yang dituangkan dalam susunan kalimat
secara sistematis. Kebulatan isi pikiran tersebut akan lebih
mencapai sasaran yang diinginkan bila naskah dinas
disusun dan dituangkan mengikuti aturan yang baku dengan
tipografi yang baik.
2. Untuk dapat mencerminkan suatu kebulatan isi pikiran,

perlu diperhatikan hal- hal berikut.
a. Ketelitian
Segi yang penting untuk setiap naskah dinas adalah
ketelitian, baik dalam bentuk, susunan pengetikan, isi,
kaidah bahasa dan penerapan kaidah ejaan di dalam
pengetikan, kerapian, maupun kebersihan. Dengan
ketelitian, dapat dihindari kesalahan dalam pengambilan
keputusan oleh pimpinan.
b. Lengkap dan Akurat

Penyampaian informasi, penjelasan, atau suatu gagasan
yang menggunakan bentuk naskah dinas harus
diusahakan secara lengkap dan akurat. Hal ini
dimaksudkan supaya pembaca tidak mempertanyakan
kembali isi yang disampaikan atau dari isi tersebut justru
timbul pertanyaan baru.
c. Terang dan Jelas

Yang dimaksud dengan terang di sini adalah hasil
pembuatan naskah dinas atau penggandaannya harus
dapat dibaca dengan baik, sedangkan jelas adalah
menyangkut isi naskah dinas itu sendiri. Oleh karena
72
itu, setiap penuangan informasi, rumusan fakta atau
data, atau argumentasi di dalam naskah dinas harus
jelas agar tidak menimbulkan keragu-raguan atau
penafsiran lain sehingga perlu dihindari kata-kata yang
tidak lazim digunakan.
d. Singkat dan Padat

Naskah dinas harus menggunakan bahasa Indonesia
yang formal, efektif, singkat, padat, dan lengkap. Hal-hal
yang tidak perlu atau kurang penting harus dihindari.
e. Logis dan Meyakinkan

Naskah dinas yang disusun harus runtut dan logis yang
berarti bahwa penuangan gagasan ke dalam naskah
dinas dilakukan menurut urutan yang logis, sistematis,
dan meyakinkan. Penyusunan kalimat secara efektif
dengan pemilihan kata yang tepat merupakan hal
yang sangat penting artinya untuk meyakinkan
penerima naskah dinas.
f. Pembakuan
Setiap naskah dinas harus disusun menurut aturan yang
baku sesuai dengan tujuan pembuatannya. Disamping
itu, dilihat dari segi format dan bahasa agar
memudahkan dan memperlancar pemahaman isi
naskah.
B. Tataran Naskah Dinas

Tataran Naskah Dinas adalah tingkat kedudukan suatu naskah
dinas dalam satu kelompok penanganan yang didasarkan
pada tingkat keaslian, bobot informasi, derajat pengamanan,
dan derajat penyampaian.
1. Menurut tingkat keasliannya, naskah dinas terdiri dari
73
empat tingkatan:
a. asli, yaitu lembaran yang ditujukan kepada instansi atau
perorangan sebagaimana tercantum pada alamat yang
dituju atau lembaran yang dinyatakan asli;
b. tembusan, yaitu lembaran penyampaian informasi
kepada instansi atau perorangan yang mempunyai
keterkaitan langsung atau tidak langsung dengan
substansi naskah dinas sebagaimana dikomunikasikan
oleh pembuat naskah dinas;
c. salinan, yaitu lembaran atau berkas hasil penggandaan
yang dilegalisasi oleh pejabat yang berwenang;
d. petikan, yaitu lembaran yang berisi beberapa bagian
atau kalimat atau hal yang dikutip dari naskah dinas asli
dan dilegalisasi oleh pejabat yang berwenang.
2. Menurut bobot informasinya, naskah dinas terdiri dari dua

tingkatan:
a. penting, yaitu naskah dinas yang memuat hal-hal yang
bersifat strategis atau kebijakan;
b. biasa, yaitu naskah dinas yang memuat hal-hal yang
bersifat rutin dan operasional.
3. Menurut derajat pengamanannya, naskah dinas terdiri dari

empat tingkatan:
a. sangat rahasia, yaitu naskah dinas yang memuat
informasi dan membutuhkan pengamanan tertinggi
berupa kebijakan atau data yang berhubungan erat
dengan keamanan negara dan hanya boleh diketahui
oleh pejabat tertentu yang berwenang, serendah-
rendahnya adalah pejabat Eselon I;
b. rahasia, yaitu naskah dinas yang memuat informasi
yang membutuhkan pengamanan tinggi berupa
pelaksanaan kebijakan atau data yang erat hubungannya
dengan kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh
pejabat tertentu yang berwenang, serendah-rendahnya
adalah pejabat Eselon II. Dalam proses pengurusan
surat, surat yang bersifat sangat rahasia atau rahasia
disampaikan kepada alamat yang dituju;
c. terbatas, yaitu naskah dinas yang memuat informasi
74
yang membutuhkan pengamanan khusus berupa
pelaksanaan kebijakan atau data yang erat hubungannya
dengan tugas khusus kedinasan dan hanya boleh
diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang
ditunjuk, serendah-rendahnya adalah pejabat Eselon III;
d. biasa, yaitu naskah dinas yang memuat informasi yang
tidak memerlukan pengamanan khusus, tetapi tidak
terlepas dari rahasia kedinasan dan tidak boleh diketahui
oleh orang-orang yang tidak berhak. Dalam proses
pengurusan surat, surat yang bersifat biasa dapat dibuka
oleh petugas tata usaha tanpa penugasan khusus dari
pejabat tata usaha.
4. Menurut derajat penyampaiannya, naskah dinas terdiri dari

tiga tingkatan:
a. kilat/sangat segera, yaitu naskah dinas yang harus
diselesaikan dan dikirimkan seketika setelah
ditandatangani atau dikeluarkan secara resmi;
b. segera, yaitu naskah dinas diselesaikan dan dikirimkan
pada kesempatan pertama atau selambat-lambatnya
dalam waktu 24 jam setelah ditandatangani atau
dikeluarkan secara resmi;
c. biasa, yaitu naskah dinas yang tidak memerlukan
penyelesaian dan pengiriman pada kesempatan pertama,
tetapi tetap dikerjakan sesuai dengan jadwal.
C. Penomoran Naskah Dinas

1. Nomor Naskah Dinas
Tata cara penomoran naskah dinas adalah sesuai dengan
ketentuan penulisan masing-masing jenis naskah dinas
sebagaimana telah diatur pada Bab II.
2. Unit Kerja Pemberi Nomor Naskah Dinas

a. Penomoran Surat Dinas dan Memorandum yang
ditandatangani oleh Direktur Jenderal Badan Peradilan
Agama, dilakukan oleh unit tata usaha pada sekretariat
75
b. Penomoran naskah dinas yang ditandatangani oleh
Sekretaris Direktur Jenderal, berikut para pejabat
Eselon I dan Eselon II di lingkungan Direktorat
Jenderal Badan Peradilan Agama, dilakukan oleh unit
kerja yang menangani persuratan pada satuan
organisasi masing-masing.
c. Penomoran naskah dinas yang ditandatangani oleh
pejabat Eselon II di Direktorat Jenderal Badan Peradilan
Agama dilakukan oleh Subbagian tata usaha pada
sekretariat Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama.
d. Memorandum yang ditandatangani oleh pejabat
Eselon III dan Eselon IV tidak menggunakan nomor,
tetapi cukup mencantumkan kata Intern di bawah
tulisan Memorandum.
3. Nomor Halaman
Nomor halaman naskah dinas ditulis dengan menggunakan
nomor urut angka Arab dan dicantumkan pada bagian
tengah atas dengan diapit oleh tanda hubung (-) yang diberi
satu spasi sebelum dan setelah nomor halaman, kecuali
halaman pertama naskah dinas yang menggunakan kop
naskah dinas tidak perlu mencantumkan nomor halaman.
Contoh:
−2−
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
Gambar 3.1 Nomor Halaman
D. Identifikasi Bagian-bagian Naskah Dinas

Untuk memudahkan pemahaman dalam penyusunan naskah
dinas diperlukan pengelompokan berdasarkan isi atau
materinya, yaitu dengan cara memberikan identifikasi pada
bagian-bagian naskah dinas tersebut. Pemberian identifikasi
bagian-bagian naskah dinas dibedakan sesuai dengan uraian
76
yang dituangkan, yaitu sebagai berikut.
1. Tulisan Dinas yang Berisi Uraian Ringkas (Bersifat

Korespondensi)
a. Identifikasi diberikan dengan menggunakan tanda
pengenal angka dan huruf untuk membedakan paragraf-
paragraf dalam naskah dinas yang bersangkutan dan
mempermudah pengenalan masing-masing paragraf.
b. Jika terdapat subparagraf, akan lebih mudah dikenali
dengan cara pemberian tanda pengenal sampai
subparagraf yang berada di bawahnya, dengan urutan
secara berturut-turut sebagai berikut: 1., a., 1), a), (1),
dan (a).
2. Tulisan Dinas yang Berisi Uraian Tugas (Bersifat

Mengatur atau Mengarahkan)
a) Identifikasi diberikan berdasarkan pengelompokan sesuai
gengan isi atau materi naskah dinas, yang terdiri dari
unsur-unsur berikut:
1) bab, yang dibagi dalam bagian-bagian;
2) bagian, yang dibagi dalam paragraf-paragraf;
3) paragraf, yang dibagi dalam pasal-pasal;
4) pasal, yang dapat dibagi dalam beberapa ayat.
b) Pengelompokan materi dalam bab, bagian, dan

paragraf dilakukan atas dasar kesamaan materi. Urutan
pengelompokan adalah sebagai berikut:
1) bab dengan pasal (-pasal) tanpa bagian dan paragraf;
2) bab dengan bagian dan pasal (-pasal) tanpa paragraf;
atau
3) bab dengan bagian dan paragraf yang berisi pasal (-
pasal).
c) Pemberian identifikasi dilakukan dengan mencantumkan

tanda pengenal angka dan huruf disertai dengan
menuliskan judul sebagai pengenal isi atau materi yang
77
dimuat. Dengan demikian, judul merupakan rumusan dari
isi atau materi yang ada di bawahnya, tetapi tidak semua
tanda pengenal dicantumkan atau diberi judul terutama
untuk pasal.
E. Ketentuan Jarak Spasi

Ketentuan jarak spasi diatur sebagai berikut:
1. jarak antara bab dengan judul, satu spasi;
2. jika judul lebih dari satu baris, maka jarak antara baris
pertama dan kedua tidak menggunakan spasi;
3. jarak antara judul dengan subjudul, tiga spasi;
4. jarak antara subjudul dengan uraian, satu spasi;
5. jarak antara akhir uraian subjudul dengan subjudul
berikutnya, dua spasi;
6. jarak masing-masing baris disesuaikan dengan kebutuhan.
Catatan:
Dalam penentuan jarak spasi, hendaknya diperhatikan
aspek keserasian dan estetika, dengan mempertimbangkan
banyaknya isi suatu naskah dinas.
F. Kata Penyambung
Kata penyambung adalah kata yang digunakan sebagai tanda
bahwa teks masih berlanjut pada halaman berikutnya (jika
naskah lebih dari satu halaman), dan biasanya diterapkan
dalam penulisan jenis naskah dinas pengaturan dan
penetapan. Kata penyambung ditulis pada akhir setiap
halaman pada baris terakhir teks di sudut kanan bawah
halaman, yang terdiri dari kata penyambung dan tiga buah titik.
Kata penyambung diambil persis sama dari kata pertama

halaman berikutnya. Jika kata pertama dari halaman
berikutnya menunjuk pasal atau diberi garis bawah atau
dicetak miring, kata penyambung juga harus dituliskan sama.
Contoh:
78
Penulisan kata penyambung pada halaman 1 baris
paling bawah adalah “Media…”
Halaman 1
.................................................
.................................................
.................................................
Media … Kata Penyambung
Gambar 3.2 Kata penyambung Berbeda Halaman (1)
Kata pertama pada halaman 2 baris paling atas

kiri adalah “Media elektronik……….. dst”
Halaman 2
Media elektronik …………...….

.......................dst.....................
.................................................
.................................................
Gambar 3.3 Kata penyambung Berbeda Halaman (2)
G. Lampiran
Kadang-kadang suatu naskah dinas disertai dengan lampiran,
dengan maksud untuk menambah kejelasan atas isi yang
dicantumkan di dalam naskah dinas induknya atau memuat
hal-hal yang lebih rinci yang tidak memungkinkan dituangkan
dalam naskah dinas induknya. Pencantuman lampiran diatur
sebagai berikut.
1. Untuk naskah dinas jenis Peraturan, Keputusan, Instruksi,
79
Surat Perintah, Pedoman, dan Petunjuk Pelaksanaan,
adanya lampiran dinyatakan di dalam diktum/isi naskah
dinas.
2. Untuk Surat Dinas, adanya lampiran berikut jumlahnya
dicantumkan di dalam ruang lampiran, disamping
disebutkan di dalam isi atau materi surat.
3. Untuk Memorandum, adanya lampiran disebutkan di dalam
isi atau materi Memorandum.
4. Jika suatu naskah dinas memiliki beberapa lampiran, setiap
pengetikan kata lampiran harus diberi nomor urut angka
Arab, diketik di sudut kanan atas setiap halaman
pertama, tanpa garis bawah.
Contoh:
- Lampiran
Keputusan Direktur Jenderal Badan
Peradilan Agama Mahkamah Agung RI
Nomor : XXXXXX
Tanggal : XXXXXXX
5. Lampiran guna memperjelas isi yang tercantum di dalam

lampiran yang bersangkutan. Sub lampiran diberi nomor
urut dengan menambahkan huruf kecil secara alfabetis
setelah nomor urut lampiran induknya, diantara keduanya
dibubuhi tanda hubung (-). Penomoran sub lampiran
ditiadakan jika hanya terdapat satu sub lampiran.
Contoh:
1) SubLampiran 1-a
Nomor : XXXXXX
Tanggal : XXXXXXX
2) SubLampiran 1-b
80
Nomor : XXXXXX
Tanggal : XXXXXXX
6. Jika lampiran-lampiran suatu naskah dinas mempunyai

derajat pengamanan yang tidak sama, seluruh naskah
dinas berikut lampiran-lampirannya tersebut diperlakukan
menurut derajat pengamanan yang tertinggi.
H. Nomor Copy
Nomor kopi digunakan untuk menunjukkan bahwa naskah
dibuat dalam jumlah terbatas dan distribusinya tertentu atau
diawasi. Ketentuan penulisan nomor copy adalah sebagai
berikut.
1. Semua naskah dinas yang mempunyai tingkat
keamanan Sangat Rahasia diberi nomor copy pada setiap
halaman.
2. Jumlah copy harus dicantumkan meskipun hanya satu copy
(copy tunggal).
3. Pendistribusian naskah yang bernomor copy harus sama
dengan daftar distribusi yang dicantumkan sebagai
lampiran.
I. Daftar Distribusi
Daftar distribusi adalah susunan pejabat yang digunakan
sebagai pedoman pendistribusian naskah. Hal yang perlu
diperhatikan dalam pembuatan daftar distribusi adalah sebagai
berikut:
1. Kelompok Pertama, yaitu pejabat yang langsung berada
di bawah Direktur Jenderal Badan Peradilan Agama
(Eselon II);
2. Kelompok Kedua, yaitu pejabat pada Kelompok Pertama,
ditambah dengan pejabat pada urutan eselon berikutnya;
3. Kelompok Ketiga, yaitu pejabat pada Kelompok
Pertama dan Kelompok Kedua ditambah pejabat lain
sesuai dengan kebutuhan.
81
Cara penggunaan daftar distribusi adalah sebagai berikut.
1. Setiap distribusi menunjukkan batas pejabat yang berhak
menerima naskah. Dengan demikian, jika naskah
dimaksudkan sampai ke tingkat atau eselon tertentu, pada
alamat yang dituju tidak perlu ditambah daftar distribusi
untuk tingkat/eselon di bawahnya.
2. Daftar distribusi tidak digunakan jika naskah didistribusikan
untuk pejabat tertentu. Untuk itu, pada naskah langsung
dicantumkan pejabat yang dituju.
J. Rujukan
Rujukan adalah naskah atau dokumen lain yang digunakan
sebagai dasar acuan atau dasar penyusunan naskah dinas.
Penulisan rujukan dilakukan sebagai berikut.
1. Pada naskah dinas yang berbentuk Peraturan, Keputusan,
dan Instruksi, rujukan ditulis di dalam konsideran
Mengingat.
2. Pada naskah dinas yang berbentuk Pedoman dan
Petunjuk Pelaksanaan, rujukan ditulis di dalam konsideran
Mengingat pada Peraturan yang menghantarkannya.
3. Pada naskah dinas yang berbentuk Surat Perintah,
Surat Edaran, dan Pengumuman, rujukan ditulis di dalam
konsideran Dasar.
4. Pada naskah dinas yang berbentuk Surat Dinas,
rujukan ditulis di dalam alinea pembuka diikuti substansi
materi surat yang bersangkutan. Dalam hal rujukan lebih
dari satu naskah, rujukan harus ditulis secara kronologis.
5. Jika rujukan yang digunakan cukup banyak, daftar rujukan
dicantumkan pada bagian akhir sebagai lampiran, sehingga
ditulis rujukan terlampir.
6. Jika rujukan yang digunakan lebih dari satu, rujukan
tersebut harus dinyatakan secara jelas dengan
menggunakan nomor urut, diikuti dengan penulisan
judulnya.
7. Naskah rujukan tidak harus disertakan pada naskah dinas
yang bersangkutan.
82
K. Penulisan Alamat Surat
1. Langsung kepada Pihak yang Dituju
Surat Dinas ditujukan kepada nama jabatan pimpinan
instansi pemerintah atau pejabat tertentu yang dituju. Surat
Dinas tidak dapat ditujukan kepada institusi atau lembaga
tanpa menyebutkan jabatan, misalnya kantor, kementerian,
instansi, dan sebagainya.
Surat Dinas yang ditujukan kepada pejabat

pemerintah/pejabat negara ditulis dengan urutan:
a. nama jabatan;
b. alamat lengkap (jalan, nomor, kota, dan kode pos);
c. provinsi (apabila alamat yang dituju berada di daerah
yang terpencil atau kurang dikenal).
Contoh:
Yth. Ketua Pengadilan Agama Jakarta Pusat

Jalan Rawasari Selatan No.51
Jakarta Pusat
Gambar 3.4 Penulisan alamat kepada pihak yang langsung dituju
2. Penggunaan Untuk Perhatian (u.p.)

Alamat surat dengan menggunakan istilah untuk perhatian
(u.p.) digunakan untuk keperluan berikut:
a. mempercepat penyelesaian surat yang diperkirakan
cukup dilakukan oleh pejabat atau staf tertentu;
b. mempermudah penyampaian oleh penerima surat untuk
diteruskan kepada pejabat yang dituju;
c. mempercepat proses penyelesaian surat karena tidak
harus menunggu kebijaksanaan langsung pimpinan
instansi.
83
Contoh:
Yth. Menteri Keuangan

u.p. Direktur Jenderal Anggaran
Jalan Dr. Wahidin Raya Nomor 1
Jakarta
Gambar 3.5 Penulisan alamat kepada pengguna untuk perhatian
L. Kewenangan Penandatanganan
1. Kewenangan untuk menandatangani naskah dinas
didasarkan pada kewenangan yang dimiliki oleh pejabat
yang bersangkutan sesuai dengan tugas, fungsi, dan
tanggung jawabnya masing-masing.
2. Kewenangan penandatangan naskah dinas dapat dilihat

pada tabel berikut.
Tabel 3.1
Matriks Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas
Sekretaris/ Kabag/
Jenis Naskah Kasubbag/
No. Dirjen Direktur Kasub
Dinas Kasi
bid
1 Peraturan √ - - -
2 Pedoman √ - - -
3 Petunjuk √ - - -
Pelaksanaan
4 Instruksi √ - - -
5 Surat Kuasa √ √ - -
6 Prosedur Tetap * √ √ - -
7 Surat Edaran √ √ - -
8 Keputusan √ √ - -
84
Sekretaris/ Kabag/
Jenis Naskah Kasubbag/
No. Dirjen Direktur Kasub
Dinas Kasi
bid
9 Surat Perintah √ √ - -
10 Surat Keterangan √ √ - -
11 Pengumuman √ √ - -
12 Surat Undangan √ √ - -
13 Surat Perjanjian √ √ - -
14 Surat Dinas √ √ - -
15 Memorandum √ √ √ √
16 Laporan √ √ √ √
17 Telaahan Staf √ √ √ √
18 Formulir √ √ √ √
*Kewenangan penandatangan Protap yang diatur dalam matriks ini adalah
penandatanganan lembar Standar Operating Procedures (SOP), bukan penetapan SOP
3. Khusus untuk naskah dinas yang berupa Surat Dinas,

diatur ketentuan sebagai berikut.
a. Kewenangan menandatangani Surat Dinas yang bersifat
kebijakan berada pada Ketua Mahkamah Agung.
b. Kewenangan menandatangani Surat Dinas yang tidak
bersifat kebijakan berada pada pejabat serendah-
rendahnya Eselon II
M. Ruang Tanda Tangan

1. Pengertian
Ruang tanda tangan adalah tempat pada bagian kaki
naskah dinas yang memuat nama jabatan, tanda tangan,
dan nama pejabat yang menandatangani naskah dinas.
2. Cara Penulisan
a. Penandatanganan Atas Nama Sendiri
Ketentuan penandatanganan atas nama sendiri adalah
sebagai berikut.
85
1) Nama jabatan diketik lengkap dengan huruf pertama
kapital.
2) Ruang tanda tangan sekurang-kurangnya empat spasi.
3) Nama pejabat yang bersangkutan diketik dengan huruf
pertama kapital, dan sesuai dengan ejaan yang
digunakan oleh yang bersangkutan; singkatan nama
atau gelar dicantumkan menurut kelaziman/ketentuan
yang berlaku.
4) Khusus untuk naskah dinas pengaturan dan
penetapan, penulisan nama jabatan dan nama
pejabat, semuanya dengan huruf kapital.
5) Cap jabatan/instansi dibubuhkan di sebelah kiri tanda
tangan, dengan menyinggung tanda tangan pejabat
yang bersangkutan.
“Contoh penulisan pada Surat Dinas”:
Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx
“Contoh penulisan pada Peraturan/Keputusan”:

Mahkamah Agung RI,
XXXXXXXXXX XXXXXXXXXX
b. Penandatanganan yang Menggunakan Garis
Kewenangan
1) Atas Nama (a.n.)
Ketentuan penandatanganan atas nama (a.n.) adalah
86
sebagai berikut
a) Atas nama (a.n.) dipergunakan jika pejabat yang
menandatangani Surat Dinas telah diberi kuasa
oleh pejabat yang berwenang berdasarkan bidang
tugas dan tanggung jawab pejabat yang
bersangkutan.
b) Pejabat penandatangan Surat Dinas bertanggung
jawab atas isi Surat Dinas kepada pejabat yang
memberikan kuasa, sedangkan tanggung jawab
akhir tetap berada pada pejabat yang memberikan
kuasa.
c) Naskah dinas yang sudah ditandatangani oleh
pejabat yang diberi wewenang ditembuskan
kepada pejabat yang memberikan kuasa.
d) Naskah dinas dengan penandatanganan atas
nama Ketua Mahkamah Agung menggunakan kop
naskah dinas instansi dan dibubuhi cap dinas
instansi.
Contoh:
a.n. Direktur Jenderal
Sekretaris,
Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx
2) Untuk Beliau (u.b.)

Ketentuan penandatanganan untuk beliau (u.b.) adalah
sebagai berikut.
a) Untuk beliau (u.b.) dipergunakan jika pelimpahan
kuasa diberikan kepada pejabat dua tingkat di
bawah pejabat yang memberikan kuasa.
b) Materi yang ditangani benar-benar menjadi tugas
dan tanggung jawab pejabat yang melimpahkan
87
kuasa.
c) Untuk beliau (u.b.) dapat dipergunakan oleh
pejabat yang ditunjuk sebagai pejabat sementara
atau pejabat yang mewakili.
d) Naskah dinas dengan penandatanganan untuk
beliau (u.b.) menggunakan kop naskah dinas
instansi dan dibubuhi cap dinas instansi.
e) Letak tulisan u.b. berada di tengah-tengah jabatan
dari pejabat yang diberi kuasa menandatangani
Surat Dinas.
Contoh:
a.n. Direktur Jenderal

Sekretaris,
u.b.
Kepala Bagian Organisasi dan Tatalaksana,
Xxxxxxxxxx Xxxxxxxx
3) Pelaksana Tugas (Plt.)

Ketentuan penandatanganan pelaksana tugas (Plt.)
a) Pelaksana tugas (Plt.) dipergunakan apabila
pejabat yang berwenang menandatangani naskah
dinas belum ditetapkan.
b) Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai
dengan pejabat yang definitif ditetapkan.
Contoh:
Plt. Direktur Jenderal Badan Peradilan Agama,
88
Xxxxxxxxx Xxxxxxx
4) Pelaksana Harian (Plh.)

Ketentuan penandatanganan pelaksana harian (Plh.)
a) Pelaksana harian (Plh.) dipergunakan apabila
pejabat yang berwenang menandatangani naskah
dinas tidak berada di tempat, sehingga untuk
kelancaran pelaksanaan pekerjaan sehari-hari
perlu ada pejabat sementara yang
menggantikannya.
b) Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai
dengan pejabat yang definitif kembali di tempat.
Contoh:
Plh. Direktur Jenderal Badan Peradilan Agama,
Xxxxxxxxx Xxxxxxx
5) Tata Cara Penulisan

Tata cara penulisan nama jabatan, pejabat yang
menandatangani, dan cap instansi sama dengan
ketentuan penandatanganan naskah dinas atas nama
sendiri.
3. Cara Pembubuhan Paraf

a. Setiap konsep Surat Dinas atau Memorandum
sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang
dibubuhi paraf terlebih dahulu oleh para pejabat dua
tingkat di bawahnya yang bertugas menyiapkan konsep
89
Surat Dinas atau Memorandum tersebut.
b. Letak pembubuhan paraf pada konsep Surat Dinas
atau Memorandum diatur sebagai berikut.
1) Paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawah
pejabat penandatangan berada di sebelah kiri atau
sebelum nama pejabat penandatangan.
2) Paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah
pejabat penandatangan berada di sebelah kanan atau
setelah nama pejabat penandatangan.
c. Konsep Surat Dinas dan Memorandum Ketua
Mahkamah Agung yang disiapkan oleh Staf Ahli atau
Staf Khusus hanya diparaf oleh yang bersangkutan.
N. Media Surat-Menyurat
1. Jenis dan Keasaman serta Ukuran Kertas
Dalam rangka standardisasi kertas untuk pembuatan naskah
dinas, perlu dilakukan pengaturan mengenai jenis dan
keasaman serta ukuran kertas yang digunakan di
Mahkamah Agung, yakni sebagai berikut.
a. Jenis dan Keasaman Kertas
Jenis kertas yang digunakan adalah HVS 80 gram yang
berwarna putih. Untuk jenis naskah dinas yang dirancang
berjangka simpan lama, digunakan kertas yang bebas
asam serta bebas lignin, dan apabila tidak terdapat
kertas sejenis itu, digunakan kertas yang memiliki ph 6,5
- 8,5.
b. Ukuran Kertas
Ukuran kertas yang resmi digunakan untuk
pembuatan naskah dinas adalah A4 (210 X 297 mm).
Disamping kertas A4, untuk kepentingan tertentu dapat
digunakan juga kertas dengan ukuran:
- A3 Kuarto Ganda (297 X 420 mm);
- A5 atau Setengah A4 (210 X 148 mm);
- Folio (215 X 330 mm);
90
- Folio Ganda (430 X 330 mm).
2. Jenis dan Ukuran Huruf

Pengetikan naskah dinas di Direktorat Jenderal Badan
Peradilan Agama menggunakan jenis huruf Arial dengan
ukuran huruf 11 atau 12, yang disesuaikan dengan banyak
atau tidaknya isi naskah dinas tersebut.
3. Penentuan Batas atau Ruang Tepi

Demi keserasian dan kerapian (estetika) dalam
penyusunan naskah dinas, diatur supaya tidak seluruh
permukaan kertas digunakan secara penuh. Oleh karena
itu, perlu ditetapkan batas antara tepi kertas dan naskah,
baik pada tepi atas, kanan, bawah maupun pada tepi kiri
sehingga terdapat ruang yang dibiarkan kosong.
Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang
terdapat pada peralatan yang digunakan untuk membuat
naskah dinas, yaitu:
a. ruang tepi atas : apabila menggunakan kop
naskah dinas, 2 spasi dibawah
kop, dan apabila tanpa kop
naskah dinas, sekurang-
kurangnya 2 cm dari tepi atas
kertas;
b. ruang tepi bawah : sekurang-kurangnya 2,5 cm dari
tepi bawah kertas;
c. ruang tepi kiri : sekurang-kurangnya 3 cm dari
tepi kiri kertas; batas ruang tepi
kiri tersebut diatur cukup lebar
agar pada waktu dilubangi untuk
kepentingan penyimpanan dalam
ordner/snelhechter tidak berakibat
hilangnya salah satu
huruf/kata/angka pada naskah
dinas tersebut;
91
d. ruang tepi kanan : sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi
kanan kertas.
Catatan:
Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti
tersebut di atas bersifat fleksibel, disesuaikan dengan
banyak atau tidaknya isi suatu naskah dinas. Penentuan
ruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalam paragraf)
hendaknya memperhatikan aspek keserasian dan estetika.
O. Penggunaan Bahasa
1. Bahasa yang digunakan di dalam naskah dinas harus jelas,
tepat, dan menguraikan maksud, tujuan dan isi naskah.
Untuk itu, perlu diperhatikan pemakaian kata dan kalimat
dalam susunan yang baku, baik dan benar, sesuai
dengan kaidah tata bahasa yang berlaku.
2. Ejaan yang digunakan di dalam naskah dinas adalah Ejaan

Bahasa Indonesia yang ditetapkan dengan Peraturan
Menteri Pendidikan Nasional Nomor 46 Tahun 2009
tentang Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia
Yang Disempurnakan dan Keputusan Menteri
Pendidikan Nasional Nomor 146/U/2004 tentang
Penyempurnaan Pedoman Umum Pembentukan Istilah.
3. Kata baku adalah kata yang sesuai dengan kaidah bahasa

Indonesia. Sumber utama yang telah ditentukan dalam
pemakaian bahasa baku yaitu Kamus Besar Bahasa
Indonesia (KBBI).
Sedangkan kata tidak baku adalah kata yang tidak sesuai
dengan kaidah bahasa Indonesia. Biasanya kata tidak baku
dipakai dalam bahasa percakapan sehari-hari. Berikut
adalah contoh kata-kata yang baku:
92
Tabel 3.2 Contoh Kata Baku
Kata Tidak Kata Tidak
No Kata Baku No Kata Baku
Baku Baku
1. Aktif Aktip 18. Risiko Resiko
2. Analisis Analisa 19. Sistematis Sistimatis
3. Definisi Difinisi 20. Sistem Sistim
4. Daftar Daptar 21. Subjek Subyek
5. Foto Photo 22. Tarif Tarip
6. Hierarki Hirarki 23. Teks Tek
7. Ijazah Ijasah 24. Tim Team
8. Izin Ijin 25. Ubah Rubah
9. Jadwal Jadual 26. Utang Hutang
10. Jenderal Jendral 27. Zaman Jaman
11. Mengubah Merubah 28. Februari Pebruari
12. Motif Motip 29. Persyaratan Persaratan
13. Metode Metda 30. Maha Esa Mahaesa
14. Narasumber Nara sumber
15. Objektif Obyektif
16. Persentase Prosentase
17. Psikotes Psikotest
93
BAB IV
PERANGKAT NASKAH DINAS
A. Umum
Disamping pembakuan jenis dan cara penyusunan naskah
dinas yang berlaku di Direktorat Jenderal Badan Peradilan
Agama, perlu diatur juga cara pembuatan dan penggunaaan
beberapa perangkat yang terkait erat dengan penataan naskah
dinas, yaitu penataan tentang kop naskah dinas, cap dinas, dan
amplop dinas.
B. Kop Naskah Dinas

1. Pengertian
Kop naskah dinas adalah nama jabatan atau nama instansi,
baik disertai maupun tidak disertai dengan Lambang Negara
atau Logo, yang berfungsi sebagai pengenal dari pejabat
atau instansi yang mengeluarkan naskah dinas dan
merupakan unsur keabsahan naskah dinas tersebut.
Untuk naskah dinas yang menggunakan Logo, letak Logo
tersebut berada di sebelah kiri bagian atas kertas yang
diikuti dengan nama Direktorat Jenderal Badan Peradilan
Agama berikut alamat lengkap di sebelah kanan Logo.
Sedangkan kop naskah dinas yang tidak menggunakan
Lambang Negara/Logo, maka nama Direktorat Jenderal
Badan Peradilan Agama diletakkan secara sentris di bagian
atas naskah dinas, dan diketik pada saat pembuatan
naskah dinas.
2. Macam Kop Naskah Dinas

Pada dasarnya, pencantuman kop naskah dinas berkaitan
erat dengan penulisan tajuk tanda tangan. Untuk
pembakuannya, kop naskah dinas tersebut dicetak pada
kertas yang sesuai dengan penggunaannya. Kop naskah
dinas terdiri dari kop naskah dinas jabatan dan kop naskah
dinas.
94
a. Kop Naskah Dinas Instansi
Kop naskah dinas instansi adalah kop naskah dinas yang
menunjukkan nama Direktorat Jenderal Badan Peradilan
Agama dan Logo, yang digunakan untuk naskah dinas
yang ditandatangani oleh pejabat yang memiliki
wewenang untuk menerbitkan naskah dinas.
Kop naskah dinas instansi terdiri dari:
1) kop naskah dinas ekstern, yaitu kop naskah dinas
yang digunakan untuk naskah dinas yang
berhubungan dengan pihak luar Direktorat Jenderal
Badan Peradilan Agama, contoh: Surat Dinas;
2) kop naskah dinas intern, yaitu kop naskah dinas yang
digunakan untuk naskah dinas di internal Direktorat
Jenderal Badan Peradilan Agama, contoh:
Memorandum.
Ketentuan penulisan kop naskah dinas instansi adalah

sebagai berikut.
1) Kop Naskah Dinas Ekstern

- Untuk seluruh satuan organisasi di lingkungan
Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama, kop
naskah dinas ekstern terdiri dari Logo, nama
Mahkamah Agung RI dan nama satuan organisasi
(Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama),
serta alamat lengkap.
Format kop naskah dinas ekstern adalah sebagai

berikut.
95
a) Untuk Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama

Gambar 4.1 Kop Naskah Dinas Direktorat Jenderal Badan

Peradilan Agama
- Ukuran huruf nama satuan organisasi di bawah

tulisan Mahkamah Agung lebih kecil 2 point
daripada ukuran huruf tulisan Mahkamah Agung,
dan ukuran huruf nama Direktorat Jenderal Badan
Peradilan Agama yang berada dibawahnya atau di
daerah lebih kecil 2 point daripada ukuran huruf
nama satuan organisasi Mahkamah Agung.
2) Kop Naskah Dinas Intern (Memorandum)

Kop Memorandum yang ditandatangani oleh Direktur
Jenderal Badan Peradilan Agama menggunakan Logo
Mahkamah Agung sebagaimana ketentuan pada butir
1) tersebut di atas.
Format kop naskah dinas intern adalah sebagai

berikut.
MAHKAMAH AGUNG RI
96
3. Tata Cara Pembuatan Kop Naskah Dinas
a. Kop Naskah Dinas Instansi

1) Kop Naskah Dinas Ekstern
a) Bentuk kop naskah dinas ekstern menggunakan
Logo, yang terletak di tepi atas kertas dan berada di
tengah, diikuti dengan tulisan Mahkamah Agung RI,
nama satuan organisasi, dan alamat lengkap yang
terletak di sebelah kanan sejajar dengan Logo.
Tulisan nama Mahkamah Agung RI dicetak tebal
dengan huruf kapital tipe Times New Roman
ukuran 16 dengan warna hitam dan nama satuan
organisasi dicetak tebal dengan huruf kapital
tipe Times New Roman ukuran 14 dengan warna
hitam, sedangkan alamat lengkap ditulis dengan
huruf awal kapital berukuran 12.
b) Untuk satuan organisasi di lingkungan Mahkamah

Agung ketentuan tentang penulisan nama satuan
organisasi adalah sebagai berikut:
- ukuran huruf tulisan Mahkamah Agung RI
adalah 16;
- ukuran huruf tulisan Direktorat Jenderal Badan
Peradilan Agama adalah 14.
c) Contoh cara pembuatan atau penulisan dapat

dilihat pada Gambar 4.2 berikut ini.
97
Gambar 4.2 Kop Naskah Dinas Eksternal
2) Kop Naskah Dinas Intern (Memorandum)
a) Bentuk kop naskah dinas intern tidak

menggunakan Lambang Negara atau Logo, kecuali
Memorandum yang ditandatangani oleh Ketua
Mahkamah Agung menggunakan Lambang
Negara.
b) Tulisan nama instansi atau satuan organisasi ditulis

dengan huruf kapital dan ditebalkan, terletak
simetris di bagian tengah atas kertas dan
sekurang-kurangnya 20 mm dari tepi atas kertas,
yang diketik pada saat pengetikan Memorandum
dengan menggunakan jenis dan ukuran huruf yang
sama dengan isi Memorandum.
c) Nama satuan organisasi setelah nama Mahkamah

Agung RI disesuaikan dengan ketentuan pada butir
B. 2. b. 2) di atas.
d) Cara pembuatan atau penulisan dapat dilihat pada

contoh Gambar berikut :
98
Gambar 4.3 Kop Naskah Dinas Internal Direktorat Jenderal
Badan Peradilan Agama
C. Cap Dinas
1. Pengertian
Cap dinas adalah cap yang memuat Lambang Negara atau
Logo dan tulisan nama jabatan atau tulisan nama
Mahkamah Agung, yang digunakan sebagai tanda
keabsahan suatu naskah dinas yang digunakan di
2. Macam Cap Dinas

Cap Instansi
Cap instansi adalah cap dinas yang menunjukkan nama
Mahkamah Agung Republik Indonesia dan digunakan pada
naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat di Direktorat
Jenderal Badan Peradilan Agama yang diberi wewenang
untuk menerbitkan naskah dinas.
3. Penggunaan Cap Dinas

Pejabat Mahkamah Agung yang berhak menggunakan cap
dinas diatur sebagai berikut.
a. Cap jabatan hanya digunakan oleh Ketua Mahkamah
Agung.
b. Cap instansi digunakan oleh:
99
1) para pejabat yang berdasarkan tugas dan fungsinya
diberi wewenang untuk menerbitkan naskah dinas
atas nama Ketua Mahkamah Agung;
2) para pejabat Eselon I berdasarkan tugas dan
fungsinya;
3) para pejabat Eselon II berdasarkan tugas dan
fungsinya;
4) Para Ketua Pengadilan di daerah.
4. Bentuk dan Ketentuan Penggunaan Cap Dinas

a. Cap dinas digunakan sebagai tanda pengenal yang sah
untuk memberikan pengesahan secara legal terhadap
naskah dinas yang diterbitkan. Pelaksanaannya
dilakukan setelah naskah dinas tersebut ditandatangani
dan diberi nomor.
b. Cap dinas dibuat dari bahan logam, karet keras, dan
kayu atau bahan lainnya berbentuk lingkaran seperti
berikut.
1) Cap Instansi
Bentuk cap instansi adalah seperti
pada gambar berikut. Bentuk perisai
atau bulat telur atau oval
a) Bentuk perisai atau

bulat telur atau oval,
terdiri dari dua
lingkaran.
Gambar 4.4 Bentuk Cap Instansi
100
b) Lingkaran pertama
adalah lingkaran
paling luar. Pada
lingkaran kedua, di
bagian atas
c) tercantum tulisan nama
d) Mahkamah Agung;
sedangkan di bagian
bawah terdapat Logo
Garuda Pancasila (lihat
contoh).
Gambar 4.5 Cap Ditjen Badilag
c. Penggunaan dan penyimpanan cap dinas diatur sebagai

berikut.
1) Pembuatan cap dinas di satuan organisasi
Mahkamah Agung dilaksanakan oleh Biro Umum,
Mahkamah Agung.
2) Penggunaan dan penyimpanan cap dinas di Ketua

Mahkamah Agung, Para Wakil Ketua, Para Pejabat
Eselon I dan II dilaksanakan oleh Subbagian yang
menangani persuratan. Pembuatan cap dinas
dikoordinasikan terlebih dahulu dengan Kepala Biro
Umum, Mahkamah Agung.
3) Tinta yang digunakan untuk cap dinas berwarna ungu.
D. Amplop Dinas
1. Pengertian
Amplop dinas adalah sampul surat yang memuat Lambang
Negara atau Logo dan tulisan nama jabatan atau tulisan
nama instansi atau satuan organisasi sebagai unsur
keabsahan suatu perangkat naskah dinas.
101
2. Macam Amplop Dinas
a. Amplop Instansi
Amplop instansi adalah sampul surat yang bertuliskan
nama Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama yang
letaknya di samping kanan Logo.
3. Wewenang Penggunaan Amplop Dinas

Amplop instansi digunakan sebagai sampul untuk
mengirimkan naskah dinas yang ditandatangani oleh atau
dokumen yang berasal dari para pejabat di lingkungan
Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama yang berada di
bawahnya berdasarkan tugas dan fungsinya.
4. Bentuk dan Ketentuan Penggunaan Amplop Dinas

a. Bentuk dan Ukuran Kertas Amplop Dinas
Pada dasarnya, amplop dinas yang digunakan di
Mahkamah Agung berbentuk segi empat panjang
dengan ukuran sesuai keperluan.
b. Jenis dan Warna Kertas Amplop Dinas

1) Amplop jabatan dibuat dari bahan kertas jenis linen
2
100 g/m , berwarna putih.
2) Amplop instansi dibuat dari bahan kertas jenis gassing
2
100 g/m , berwarna coklat muda.
c. Penulisan Identifikasi
1) Amplop Instansi
Semua pejabat selain Ketua Mahkamah Agung
menggunakan amplop instansi. Nama instansi atau
satuan organisasi dilengkapi dengan alamat lengkap
yang dicantumkan di sebelah kiri atas. Contoh amplop
untuk satuan organisasi Direktorat Jenderal Badan
Peradilan Agama, dapat dilihat pada Gambar 4.6.
102
Telp. (021) 29079177 Fax. (021) 29079277 Situs : https://badilag.mahkamahgung.go.id
DINAS
BEBAS DARI BEA
NOMOR :......................
LAMPIRAN : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gambar 4.6 Contoh Amplop Instansi
Nomenklatur pada amplop instansi untuk para

pejabat di lingkungan Direktorat Jenderal Badan
Peradilan Agama ditulis mengacu pada tata cara
penulisan kop naskah instansi.
d. Jenis Ukuran dan Penggunaan Amplop Dinas

Ketentuan mengenai macam-macam ukuran dan
pemakaian amplop dinas diatur sebagaimana dalam
Tabel 4.1 berikut.
Tabel 4. 1 Ukuran dan Penggunaan Amplop Dinas

No. Ukuran (mm) Penggunaan Keterangan
1 105 X 227 Biasa Sampul I tulisan Dinas

Rahasia
2 115 X 245 Biasa Sampul II tulisan Dinas
Rahasia
3 176 X 250 Dilipat dua -
103
No. Ukuran (mm) Penggunaan Keterangan
4 229 X 324 Berkas A4 Sampul I tulisan Dinas

Rahasia
5 350 X 353 Berkas C4 Sampul II tulisan Dinas
Rahasia
Buku atau
6 270 X 400 -
Dokumen
Penjelasan:
1) Ketentuan mengenai bentuk dan ukuran amplop dinas
didasarkan pada Keputusan Dirjen Postel Nomor
43/DIRJEN/1987 tentang Penerapan Standar Kertas
Sampul Surat, Ukuran Sampul Surat, dan Bentuk
Sampul Surat.
2) Ukuran Lambang Negara dibedakan sebagai berikut.
a) Untuk amplop ukuran 105 X 227 mm dan 115 X
245 mm, ukuran Lambang Negara ditetapkan:
lebar X tinggi = 20,00 X 21,25 mm.
b) Untuk amplop ukuran lebih besar dari tersebut di
atas, ukuran Lambang Negara ditetapkan: lebar X
tinggi = 30,00 X 32,00 mm.
3) Ukuran dan jenis huruf dibedakan sebagai berikut.
a) Untuk amplop ukuran 105 X 227 mm dan 115 X
245 mm, jenis huruf yang digunakan adalah Times
dengan ukuran 12 dan dicetak tebal (atau
disesuaikan dengan ruang yang tersedia).
b) Untuk amplop ukuran lebih besar daripada ukuran
tersebut di atas, jenis huruf yang digunakan adalah
Times dengan ukuran 14 dan dicetak tebal (atau
disesuaikan dengan ruang yang tersedia).
104
BAB V
PROSES PENGURUSAN SURAT
A. Pengertian
Proses pengurusan surat adalah suatu proses kegiatan
yang dilakukan sejak surat diterima hingga penyampaian
kepada pejabat yang dituju dan proses kegiatan yang dilakukan
sejak pembuatan konsep surat hingga pengiriman ke alamat
yang dituju.
B. Ketentuan Pengurusan Surat

1. Untuk menjamin tercapainya efektivitas dan efisiensi
yang optimal dalam pengurusan surat, dianut prinsip dan
asas sebagai berikut.
a. Prinsip Pengurusan Surat
Prinsip pengurusan surat adalah:
 cepat (cepat waktu penyelesaiannya);
 tepat (tepat alamat dan kewenangannya);
 aman (aman dalam penanganannya); dan
 dapat dipertanggungjawabkan (dapat
dipertanggungjawabkan berdasarkan ketentuan
peraturan perundang-undangan yang berlaku).
b. Asas Sentralisasi dan Asas Desentralisasi

1) Asas sentralisasi mempunyai pengertian bahwa
a) Pengurusan surat dilaksanakan berdasarkan
satu pedoman yaitu Petunjuk Pelaksanaan Tata
Naskah Dinas Direktorat Jenderal Badan Peradilan
Agama Mahkamah Agung Republik Indonesia;
b) Pengurusan surat dari atau kepada Direktur
Jenderal Badan Peradilan Agama dan para pejabat
lainnya dilaksanakan melalui satu pintu;
c) Semua surat masuk yang dialamatkan kepada
Direktur Jenderal Badan Peradilan dan para pejabat
lainnya pada masing-masing satuan organisasi
105
tersebut, disampaikan ke Bagian Tata Usaha
Sekretariat Direktorat Jenderal Badan Peradilan
Agama.
d) Pengagendaan dan pembubuhan cap dinas pada
surat keluar yang ditandatangani oleh Direktur
Jenderal Badan Peradilan dilaksanakan oleh
Bagian Tata Usaha Sekretariat Direktorat Jenderal
2) Asas desentralisasi mempunyai pengertian bahwa

a) Pengurusan surat yang secara substantif menjadi
tugas, fungsi, dan kewenangan pejabat satuan
organisasi dilaksanakan oleh satuan organisasi
yang bersangkutan dengan tetap berpedoman pada
Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas
Mahkamah Agung Republik Indonesia ini;
b) Pengurusan surat masuk yang dialamatkan
kepada pejabat di Direktorat Jenderal Badan
Peradilan Agama ditangani langsung oleh unit kerja
yang menangani ketatausahaan pada masing-
masing un it satuan organisasi;
c) Pengagendaan dan pembubuhan cap surat
keluar dari seluruh satuan organisasi di lingkungan
Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama,
dilaksanakan oleh unit kerja yang menangani
ketatausahaan pada masing-masing satuan
organisasi;
d) Penyelesaian semua surat yang ada di satuan
organisasi ditangani oleh unit kerja yang menangani
ketatausahaan pada masing-masing satuan
organisasi.
2. Surat yang telah berdisposisi tidak boleh keluar dari

kantor Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama.
106
C. Pengurusan Surat Masuk
1. Surat masuk merupakan surat yang diterima oleh
Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama baik melalui
email, kantor pos, caraka maupun ekspedisi lainnya.
2. Kegiatan pengurusan surat masuk di Tata Usaha Sekretariat

Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama, dan Bagian
Tata Usaha pada bagian atau unit masing-masing.
a. Penerimaan dan Pemilahan Surat Manual

1) Teknis pelaksanaan penerimaan dan pemilahan surat
masuk merupakan tanggung jawab Subbagian
Persuratan yang pelaksanaannya dilakukan oleh Juru
Sortir.
2) Kegiatan pada tahap ini adalah sebagai berikut.

a) Pemeriksaan kebenaran alamat
Surat yang tidak dialamatkan kepada pejabat di
segera dikembalikan kepada pengirim.
b) Pembubuhan cap tanggal dan waktu penerimaan

surat pada sampul surat yang bersangkutan dan
pembubuhan paraf.
Dalam hal surat tidak bersampul, cap tanggal dan
waktu penerimaan surat dibubuhkan pada bagian
belakang lembar pertama surat yang
bersangkutan.
Contoh cap tanggal dan waktu penerimaan dapat

dilihat pada Gambar 5.1 berikut ini.
107
Gambar 5.1 Contoh Cap Tanggal dan Waktu
Penerimaan
c) Pemilahan surat-surat sesuai dengan alamat

melalui pengelompokan berdasarkan satuan
organisasi.
Contoh rak pilah dapat dilihat pada Gambar 5.2

berikut ini.
Gambar 5.2 Contoh Rak Pilah
108
b. Penerimaan dan Pemilahan Surat Elektronik
Untuk penerimaan surat secara elektronik sudah
dilakukan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama
melalui alamat email badilag di
Ditjen.badilag@mahkamahagung.go.id. Petugas yang
mengecek surat yang masuk melalui email adalah staf
Tata Usaha. Teknis penerimaan surat melalui email
diantaranya
1) Dicek apakah surat tersebut ditujukan kepada pejabat
di Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama.
2) Setelah dilakukan pengecekan surat yang ditujukan
kepada pejabat di Direktorat Jenderal Badan
Peradilan Agama, surat di unduh dan diupload
kembali ke aplikasi persuratan yang ada di Direktorat
3) Setelah itu petugas pengarah surat atau Pejabat TU
Sekretariat mengarahkan surat kepada pejabat yang
dituju.
Catatan : Surat yang diinputkan kedalam aplikasi
persuratan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama
tidak hanya yang berasal dari email tetapi berasal dari
pengiriman surat manual seperti surat yang dikirim
melalui pos, caraka dan ekspedisi lainnya
c. Pembukaan Sampul Surat

1) Pembukaan sampul surat yang ditujukan kepada
Direktur Jenderal Badan Peradilan Agama dan pejabat
Eselon II dilaksanakan oleh Juru Sortir, kecuali surat
sangat rahasia/rahasia dilakukan oleh petugas khusus
yang ditunjuk.
2) Khusus untuk surat yang ditujukan kepada Direktur
Jenderal Badan Peradilan Agama yang bersifat
sangat rahasia dan rahasia hanya boleh diketahui oleh
Sekretaris Direktorat Jenderal Badan Peradilan
Agama; sedangkan surat yang bersifat terbatas hanya
boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang
serendah-rendahnya pejabat Eselon II.
109
3) Prioritas penanganan diIakukan berturut-turut
terhadap:
a) surat berlabel atau bercap sangat segera atau kilat;
b) surat bertanda sangat rahasia atau rahasia;
c) surat biasa.
4) Kegiatan pada tahap ini meliputi:
a) pembukaan sampul surat (kecuali surat sangat
rahasia atau rahasia) dan memeriksa
kelengkapannya seperti lampiran; bila tidak
lengkap, dibuat catatan seperlunya pada sampul
surat yang bersangkutan;
b) pemberian Lembar Disposisi.
d. Pencatatan Surat
1) Kegiatan pencatatan dilakukan oleh Juru Agenda
dengan menggunakan Buku Agenda Surat Masuk.
2) Kegiatan pada tahap ini meliputi:
a) pembubuhan nomor agenda surat masuk dengan
numorator pada lembar surat yang bersangkutan
dan Lembar Disposisi berdasarkan pengelompokan
prioritas penanganan surat;
b) pencatatan pada Buku Agenda Surat Masuk;
c) pengisian Lembar Disposisi (kolom nomor
agenda dan kolom hal) dan membubuhkan paraf
pada kolom yang disediakan;
d) surat yang telah dicatat diteruskan kepada
Kasubbag Persuratan.
e. Pengarahan Surat
1) Kegiatan pengarahan merupakan kegiatan
penapisan terhadap surat masuk yang dialamatkan
kepada Direktur Jenderal Badan Peradilan Agama
berdasarkan penafsiran hal (pokok) surat, substansi
atau isi surat yang bersangkutan.
2) Penapisan tahap pertama dilakukan oleh

Kasubbag TU Sekretariat, dengan tahapan kegiatan
110
meliputi:
a) pemeriksaan untuk memastikan kelengkapan dan
kebenaran isi Lembar Disposisi yang terlampir
pada surat dan membubuhkan paraf di luar
kolom hal pada Lembar Disposisi;
b) dengan memperhatikan hal (pokok) dan sifat
kedinasan surat yang bersangkutan dan
berdasarkan pemahaman terhadap tugas, fungsi,
dan susunan unit organisasi Direktorat Jenderal
Badan Peradilan Agama, Kasubbag TU Sekretariat
mengisi Lembar Disposisi untuk selanjutnya surat
yang ditujukan kepada pejabat satuan unit
organisasi atau surat yang ditujukan kepada
Direktur Jenderal Badan Peradilan Agama dan
para pejabat lainnya yang dianggap cukup
ditandatangani oleh pejabat satuan organisasi
diteruskan kepada pejabat yang bersangkutan;
c) surat-surat yang perlu diteruskan kepada Direktur
Jenderal Badan Peradilan Agama disampaikan
kepada Sekretaris Direktorat Jenderal Badan
Peradilan Agama.
3) Penapisan tahap kedua dilaksanakan oleh Kepala

Sub Bagian Tata Usaha dengan mempertimbangkan
substansi isi surat berdasarkan pemahaman
tugas, fungsi, dan unit organisasi Direktorat Jenderal
Badan Peradilan Agama, dan meneruskannya ke unit
organisasi yang bersangkutan dengan mengisi
Lembar Disposisi. Surat-surat yang perlu diteruskan
kepada Direktur Jenderal Badan Peradilan Agama
disampaikan kepada bagian tata usaha.
f. Penyampaian Surat
1) Penyampaian surat yang telah diarahkan
berdasarkan penafsiran substansinya oleh Kepala
Bagian Umum diteruskan kepada Direktur Jenderal
Badan Peradilan Agama melalui Subbagian Tata
Usaha Sekretariat Direktorat Jenderal Badan
111
Peradilan Agama.
2) Penyampaian surat kepada unit organisasi
dilaksanakan oleh staf Subbagian Tata Usaha kepada
unit kerja yang menangani ketatausahaan pada
masing-masing bagian.
Alur Surat Masuk dan Bagan Pengurusan Surat Masuk

pada Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama, mulai
dari penerimaan dan pemilahan hingga penyampaian,
dapat dilihat pada Gambar 5.3 dan Tabel 5.1 berikut ini.
Gambar 5.3 Alur Surat Masuk
112
Tabel 5. 1 Bagan Pengurusan Surat Masuk
Pelaksana
No Aktivitas
Direktur Kabbag Kasubbag Tata
Sekretaris Staf
Jenderal UMUM Usaha
1. Menerima dan meneliti

kebenaran alamat surat
2. Membubuhkan paraf
tanggal dan jam pada
saat surat diterima
sebagai bukti
penerimaan surat
3. Mensortir dan
memisahkan surat
dengan memberi tanda
P(Penting), B(Biasa)
atau R(Rahasia) pada
surat dinas dan Pb
(Surat Pribadi)
4. Menscan surat masuk

yang bertanda
P(Penting) sebelum
diinput ke aplikasi TNDE
5. Menginput surat masuk

ke aplikasi TNDE
6. Membaca dan meneliti

kelengkapan surat serta
mengarahkan dan
meneruskan ke unit
pengolah (unit eselon II)
D. Pengurusan Surat Berdisposisi

1. Surat berdisposisi merupakan surat yang telah mendapat
petunjuk atau pengarahan tertulis dari pejabat yang
113
berwenang.
2. Pengurusan surat yang telah berdisposisi dilaksanakan
oleh Tata Usaha Sekretariat, dengan kegiatan sebagai
berikut.
a. Semua surat berdisposisi Direktur Jenderal Badan
Peradilan Agama disampaikan langsung kepada Direktur
Jenderal Badan Peradilan Agama melalui Subbagian
Tata Usaha Sekretaris.
b. Surat berdisposisi unit eselon II disampaikan kepada
Tata Usaha masing-masin unit eselon II yang diarahkan
dari Tata Usaha Sekretariat.
c. Surat berdisposisi Direktur Jenderal Badan Peradilan
Agama yang ditujukan kepada para pejabat dilingkungan
Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama disampaikan
kepada para pejabat yang bersangkutan melaui Tata
Usaha Sekretariat untuk ditindaklanjuti.
d. Dalam rangka pengendalian surat berdisposisi, Kabag
Tata Usaha Sekretariat membuat rekapitulasi surat-surat
berdisposisi serta perkembangan penanganan surat
melalui buku ekspedisi.
Tabel 5. 2 Bagan Disposisi Eselon I

Pelaksana
No Aktivitas
Direktur
Eselon II Eselon III Eselon IV Staf
Jenderal
Membaca dan
mempelajari isi surat
1.
melalui aplikasi TNDE
Membuat disposisi pada

2. aplikasi TNDE
Membaca dan
mempelajari isi surat
dan disposisi melalui
3. aplikasi TNDE
114
Pelaksana
No Aktivitas
Direktur
Jenderal

aplikasi TNDE
4.
Membaca, mempelajari
isi surat dan disposisi
5.

6. aplikasi TNDE
7. isi surat dan disposisi
8. aplikasi TNDE
isi surat dan disposisi
9.
Melaksanakan dan
menyelesaikan isi
10.
disposisi
115
Gambar 5.4 Alur Disposisi
E. Pengurusan Surat Keluar

1. Surat keluar merupakan semua surat yang dibuat dan
ditandatangani oleh pejabat berwenang di Direktorat
Jenderal Badan Peradilan Agama dan dikirim kepada pihak
lain yang pengirimannya dapat melalui pos, caraka maupun
ekspedisi lainnya.
2. Penyiapan surat keluar dilaksanakan oleh unit organisasi
yang bersangkutan, baik sebagai tindak lanjut disposisi
Direktur Jenderal Badan Peradilan Agama atau para
pejabat di lingkungan Direktorat Jenderal Badan Peradilan
Agama maupun atas dasar pelaksanaan tugas dan fungsi
116
satuan organisasi yang bersangkutan. Kegiatan penyiapan
surat keluar meliputi:
a. pembuatan konsep surat;
b. pengetikan net surat;
c. pembubuhan paraf pejabat pembuat konsep surat;
d. penandatanganan surat oleh pejabat yang berwenang;
e. penyiapan amplop dinas termasuk pengetikan nama
dan alamat yang dituju.
3. Pengagendaan, Pemberian Nomor Surat, dan Cap Dinas

a. Pengagendaan dan pemberian nomor surat diatur
sebagai berikut.
1) Surat yang ditandatangani oleh Direktur Jenderal
Badan Peradilan Agama, dan unit eselon II dicatat
dan diberi nomor oleh Subbagian Tata Usaha,
Sekretariat Dirjen Badilag.
2) Penomoran Memorandum dilakukan oleh Subbagian
Tata Usaha, Sekretariat Dirjen Badilag.
b. Kode penomoran Surat Dinas dan Memorandum
dibuat mengacu pada Sublampiran Peraturan ini.
c. Pembubuhan cap dinas di satuan organisasi unit eselon I
dan II dilaksanakan oleh unit tata usaha pada masing-
masing unit organisasi.
4. Pengiriman Surat
a. Pengiriman surat keluar diatur sebagai berikut.
1) Pengiriman surat keluar dari Direktur Jenderal
Badan Peradilan Agama dilakukan oleh Subbagian
Tata Usaha Sekretariat Direktorat Jenderal Badan
Peradilan Agama.
2) Pengiriman surat keluar dari unit organisasi
Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama dilakukan
oleh unit kerja yang menangani persuratan pada
masing-masing satuan organisasi.
b. Identitas surat ditulis pada buku ekspedisi atau formulir
tanda terima pengiriman surat.
c. Untuk menjaga keutuhan dokumen yang disertakan
dalam surat yang akan dikirim ke luar Direktorat Jenderal
117
Badan Peradilan Agama, amplop surat harus ditutup
rapat.
Bagan Pengurusan Surat Keluar dan Alur Surat Keluar dapat

dilihat pada Tabel 5.3 dan Gambar 5.5 berikut ini.
Tabel 5. 3 Bagan Pengurusan Surat Keluar Eselon II

Pelaksana
No Aktivitas
Direktur
Jenderal
1. Membuat dan
menyampaikan konsep Tidak
surat melalui aplikasi

TNDE
2. Membaca, mengoreksi
dan menyampaikan
konsep surat Tidak
3. Membaca, mengoreksi
dan menyutujui konsep Ya
surat
4. Mencetak dan Ya
menyampaikan surat
6. Membubuhkan paraf dan

menyampaikan konsep
surat
7. Menyampaikan surat
untuk ditandatangani
Sekditjen
8. Membaca, memeriksa dan
menandatangani surat
9. Mengagendakan, memberi
nomor dan mengirim surat
118
Gambar 5.5 Alur Surat Keluar
119
BAB VI
PERANGKAT PENGENDALIAN SURAT
A. Pengertian
Perangkat pengendalian surat adalah semua sarana
pengendalian yang digunakan dalam proses pengurusan surat
di lingkungan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama.
B. Perangkat Pengendalian Surat Masuk

1. Buku Agenda Surat Masuk
a. Pengertian
Buku agenda surat masuk adalah buku yang berisi
lajur-lajur khusus sebagai sarana pencatatan surat
masuk.
b. Bentuk
Buku agenda surat masuk berbentuk buku dengan
ukuran folio yang berisi kolom-kolom seperti pada contoh
Tabel 6.1.
Tabel 6.1 Contoh Buku Agenda Surat Masuk

Nomor
Petunjuk
dan Petunjuk
Nomor Terima pada
Tanggal Tanggal Lampiran Isi pada Nomor Keterangan
Agenda dari Nomor
Surat berikutnya
yang lalu
Masuk
1 2 3 4 5 6 7 8 9
120
c. Cara Pengisian
1) Tanggal : diisi dengan tanggal penerimaan surat
2) Nomor Agenda : diisi dengan angka Arab berurutan,

mulai dari angka 1
3) Nomor dan : diisi dengan nomor dan tanggal

Tanggal Surat yang tertera pada surat
Masuk
4) Lampiran : diisi dengan jumlah lembar/ berkas/
eksemplar lampiran surat tersebut
5) Terima dari : diisi dengan nama dan alamat

pengirim surat
6) Petunjuk pada : diisi dengan tanda tambah (+) dan

Nomor yang lalu angka yang berupa nomor-nomor
agenda yang lalu (lebih kecil
angkanya) dan satuan organisasi yang
dituju. Nomor agenda yang lalu adalah
surat-surat sejenis/ senada
dengan surat yang diagendakan
sekarang
7) Isi : diisi dengan pokok permasalahan

surat; dapat pula diambil dari hal surat
8) Petunjuk pada : diisi dengan tanda kurang (-) dan

Nomor angka yang berupa nomor-nomor
Berikutnya agenda yang berikutnya (lebih besar
angkanya) dan satuan organisasi yang
dituju; nomor agenda yang berikutnya
adalah surat-surat sejenis atau senada
dengan surat yang diagendakan
sekarang
9) Keterangan : diisi dengan catatan yang dianggap

penting
121
2. Lembar Disposisi
a. Pengertian
Lembar disposisi adalah suatu formulir yang disertakan
pada surat masuk sebagai sarana untuk mencantumkan
disposisi atau pengarahan atau catatan dari pejabat yang
berwenang atau yang memperoleh delegasi wewenang
untuk menyelesaikan atau menangani substansi surat
serta sebagai sarana pengendalian yang berisi
informasi perkembangan penanganan surat atau berkas.
b. Bentuk
Lembar disposisi disusun dengan bentuk seperti pada
contoh Gambar 6.1, Gambar 6.2 dan Gambar 6.3,
menggunakan kertas HVS warna putih dengan ukuran
kertas A4.
122
Gambar 6.1 Contoh Disposisi Direktorat Jenderal Badan Peradilan
Agama
123
c. Cara Pengisian
Indeks : diisi dengan indeks surat yang
meliputi
- Nomor Agenda : diisi dengan nomor agenda surat
masuk
- Tanggal : diisi dengan tanggal penerimaan
- Wil. Hkm : diisi dengan kode wilayah hukum
surat masuk
Rahasia : diisi dengan sifat surat masuk
Penting : diisi dengan sifat surat masuk
Biasa/Rutin : diisi dengan sifat surat masuk
Kode : diisi dengan kode surat masuk
Tanggal Penyelesaian: diisi dengan tanggal proses
penyelesaian
Tanggal / Nomor : diisi dengan tanggal dan nomor
surat
Asal : diisi dengan asal surat
Isi Ringkas : diisi oleh hal surat masuk
Diteruskan Kepada : diisi dengan tujuan disposisi
3. Buku Ekspedisi
a. Pengertian
Buku Ekspedisi adalah suatu sarana bagi kurir atau
caraka untuk menyampaikan dan menerima surat dari
suatu organisasi kepada organisasi yang lain.
b. Bentuk
Buku Ekspedisi berukuran panjang dan lebar 32 cm x
10 cm, yang berisi kolom-kolom, seperti pada contoh
Tabel 6.2.
124
Tabel 6.2 Contoh Buku Ekspedisi
No.
Tanggal Agenda/ Kepada Hal Paraf
Surat
c. Cara Pengisian
Tanggal : diisi dengan tanggal pengiriman

surat
Nomor Agenda/Surat : diisi dengan nomor agenda
apabila yang akan
didistribusikan adalah surat
masuk; atau nomor surat
apabila yang akan
didistribusikan surat keluar
Kepada : diisi dengan alamat yang dituju
(untuk surat keluar) Hal : diisi
dengan hal (pokok) surat
Paraf : diisi dengan paraf dan nama
penerima surat
125
C. Perangkat Pengendalian Surat Keluar
1. Buku Agenda Surat Keluar
a. Pengertian
Buku Agenda Surat Keluar adalah buku yang berisi
lajur-lajur khusus sebagai sarana pencatatan identitas
surat keluar.
b. Bentuk
Buku Agenda Surat Keluar berbentuk buku dengan
ukuran folio, yang berisi kolom-kolom, seperti pada
contoh Tabel 6.3.
Tabel 6.3 Contoh Buku Agenda Surat Keluar
Nomor Keterangan
Tanggal Hal Lampiran Kepada Referensi
Surat
126
c. Cara Pengisian
Tanggal : diisi dengan tanggal surat keluar

Nomor Surat : diisi dengan nomor surat keluar
Hal : diisi dengan hal (pokok) surat
Lampiran : diisi dengan jumlah lampiran surat
Kepada : diisi dengan alamat surat
Referensi : diisi dengan menyebutkan dasar
diterbitkannya surat keluar (nomor dan
tanggal surat)
Keterangan : diisi oleh satuan atau unit kerja
pengolahan surat
2. Formulir Tanda Terima

a. Pengertian
Formulir Tanda Terima adalah lembar formulir sebagai
tempat pencatatan penerimaan surat yang merupakan
bukti bahwa surat tersebut telah diterima.
b. Bentuk
Formulir Tanda Terima disusun dengan bentuk seperti
pada Tabel 6.4 menggunakan HVS warna putih dengan
ukuran kertas setengah A4 (210 X 148 mm).
127
Tabel 6. 4 Contoh Formulir Tanda Terima
No Disampaikan Kepada Nomor Surat
Jakarta, ………………….
Yang menerima :
Nama :
Jabatan :
No. Telepon :
Tanda tangan :
128
c. Cara Pengisian
Nomor : diisi dengan nomor urut surat

yang akan diterimakan
Disampaikan Kepada : diisi dengan alamat surat
Nomor Surat : diisi dengan nomor surat yang
akan diterimakan
Tanggal : diisi dengan tanggal, bulan, dan
tahun pengiriman
Nama : diisi dengan nama penerima
surat
Jabatan : diisi dengan jabatan penerima
surat
No. Telepon : diisi dengan nomor telepon
penerima surat
Tanda tangan : diisi dengan tanda tangan
penerima surat
129
BAB VII
PENUTUP
1. Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas ini merupakan

pedoman bagi seluruh pejabat dan pegawai di lingkungan
Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama dalam
pelaksanaan Tata Naskah Dinas dan Tata Persuratan.
2. Terhadap hal-hal yang belum diatur dalam Petunjuk

Pelaksanaan ini, baik substansi maupun uraian
penjelasannya akan diatur tersendiri berdasarkan keperluan.
130
131
TIM PENYUSUN
PENGARAH : Drs. H. Abdul Manaf, MH.

Tukiran, SH., MM.
PENANGGUNG : Dr. H. Abu Tholhah,M.Pd.

JAWAB
KETUA : H. Deddy Juniawan, SH.
SEKRETARIS : Adnan Qori Widanu, S.E.
ANGGOTA : 1. Bambang Subroto, SH., MM.

2. Hirpan Hilmi, ST
3. Aulia Septiani, S.SI.
4. Nikmah Rahmawati, S.Kom.
5. Aminuddin Bukhary Harahap, A.Md.
6. Zaenal Abidin, SE.
132

Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Ditjen Badilag

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Ditjen Badilag

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

TATA NASKAH DINAS

DIREKTORAT JENDERAL BADAN

MAHKAMAH AGUNG REPUBLIK INDONESIA

Dalam rangka peningkatan efisiensi dan perwujudan tertib

KATA PENGANTAR ............................................................................... i

Gambar 2.1 Format Surat Dinas Direktur Jenderal Badan

Tabel 3.1 Matriks Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas