Standard Operating Procedure

Tindakan Korektif dan Pencegahan

Fakultas Ilmu Budaya

Universitas Brawijaya
Malang
2018
 LEMBAR IDENTIFIKASI

UN10/F12.09/HK.01.02.a/03
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
2 Mei 2018

Revisi 3
Tindakan Korektif dan
Pencegahan Halaman 2 dari 6 halaman

Tindakan Korektif dan Pencegahan

Penanggungjawab

Proses Tanda Tanggal

Nama Jabatan
Tangan
Ketua GJM
1. Perumusan Hamamah,
Ph.D

2. Pemeriksaan Syariful Wakil Dekan I

Muttaqin, M.A.

3. Persetujuan Syariful Wakil Dekan I

Muttaqin, M.A.

4. Penetapan Prof. Dr. Agus Dekan

Suman, SE.,
DEA.

Wakil Dekan I
5. Pengendalian Syariful
Muttaqin, M.A.

Hal. i
 DAFTAR ISI

LEMBAR IDENTIFIKASI ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ i

DAFTAR ISI --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ii

A. Tujuan --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3

B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait --------------------------------------------------------------------------- 3

C. Standar Mutu yang Terkait ---------------------------------------------------------------------------------------------- 3

D. Istilah dan Definisi ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 3

E. Urutan Prosedur ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4

F. Bagan Alir --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6

G. Referensi -------------------------------------------------------------------------------------- Error! Bookmark not defined.

H. Lampiran ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 8

Hal. ii
A. Tujuan
Prosedur ini menjelaskan penerapan sistem terkait tindakan
koreksi/perbaikan dan tindakan preventif/pencegahan yang dilakukan
secara terencana dan terkendali. Tindakan koreksi bertujuan untuk
memperbaiki dan mengkaji akar penyebab ketidaksesuaian.
Tindakan pencegahan bertujuan untuk mempertahankan
konsistensi serta perbaikan pengendalian produk dan dokumen-dokumen
terkait di FIB UB, guna mencegah terjadinya kembali produk yang tidak
sesuai.

B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait

Tindakan korektif dan pencegahan yang dijelaskan dalam prosedur
ini diterapkan terhadap setiap proses dan produk yang terdapat dalam
masing-masing bidang beserta dokumen yang terkait guna mencegah
adanya produk cacat.
Unit yang terkait dengan SOP ini adalah Dekan, Wakil Dekan I,
GJM, dan Kabag Tata Usaha, dan unit kerja yang ada di FIB UB.

C. Standar Mutu yang Terkait

Standar mutu yang terkait dengan SOP ini adalah manual mutu FIB UB,
SOP pengendalian produk tidak sesuai, SOP pengendalian dokumen dan
rekaman, dan dokumen mutu yang lain.

D. Istilah dan Definisi

1. Tindakan pencegahan adalah tindakan sistematik untuk
menghilangkan penyebab potensi ketidaksesuaian.
2. Tindakan korektif adalah tindakan yang dilakukan untuk
memperbaiki atau menghilangkan penyebab
ketidaksesuaian/penyimpangan atau situasi lain yang tak
diharapkan, sehingga tidak terulang kembali.
3. Management Representative (MR), yaitu Wakil Dekan I, adalah
seseorang yang bertugas membantu Top Management (TM), yaitu
Dekan, dalam implementasi SPMI.
4. Dokumen Mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen
akademik, digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Dokumen Mutu UB
meliputi Manual Mutu, Standard Operating Procedure (SOP), IK,
Formulir dan Dokumen Pendukung (DP). Semua dokumen harus
memenuhi standar sistem mutu.
E. Urutan Prosedur
1. Petunjuk Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan:
a. Menyelidiki penyebab ketidaksesuaian.
b. Menganalisis proses, operasi kerja, rekaman mutu, keluhan
pelanggan, dsb.
c. Mengupayakan tindakan korektif dan pencegahan.
d. Memastikan bahwa tindakan yang diambil telah dilaksanakan
secara efektif.
e. Melaksanakan dan merekam perubahan prosedur yang
diakibatkan dari tindakan korektif, menggunakan Laporan
Tidakan Korektif dan Pencegahan.
2. Pemrakarsa Tindakan Korektif
a. Dalam mengidentifikasi keperluan tindakan korektif, Dekan
harus mengusulkan tindakan korektif.
b. Identifikasi ketidaksesuaian harus lengkap dan terinci, jika
memungkinkan, akar penyebab kejadian diidentifikasi sehingga
tindakan korektif dapat dilaksanakan dengan tepat.
c. Usulan tindakan korektif akan didiskusikan dengan MR.
3. Permohonan Pemrosesan Tindakan Korektif
a. Wakil Dekan akan mengkaji setiap usulan tindakan korektif
bersama dengan Kepala Sub Bagian terkait guna memastikan
bahwa tindakan korektif telah dideskripsikan secara benar dan
memadai serta menjelaskan kondisi yang memerlukan tindakan
korektif tersebut.
b. Untuk kondisi yang memerlukan tindakan korektif, tanggal
penyelesaiannya akan dicatat dalam Laporan Tindakan Korektif
dan Pencegahan.
c. Dekan yang bertanggung jawab harus memastikan bahwa
tindakan korektif yang disepakati telah dilaksanakan pada
tanggal yang ditetapkan dan menginformasikan kepada
Pembantu Dekan terkait kapan verifikasi dapat dilakukan.
d. Wakil Dekan harus melakukan verifikasi terhadap penyelesaian
tindakan korektif.
e. Dekan harus menandatangani verifikasi formulir Rekaman
Ketidaksesuaian dan Laporan Tindakan Korektif dan Pencegahan
bila hasil tindakan korektif disetujui dan dilaksanakan secara
efektif.
f. MR memelihara daftar status guna memastikan usulan
tindakan korektif pada semua jenis pekerjaan telah diselesaikan.
g. Jika tindakan korektif yang disepakati tidak dilaksanakan, maka
akan dilaporkan kepada MR beserta salinan data pendukung.
4. Tindakan Pencegahan
a. Bila tindakan korektif dilaksanakan, perhatian khusus harus
diberikan pada tindakan pencegahan untuk mencegah
terulangnya ketidaksesuaian.
b. Tindakan korektif berorientasi pada kondisi sekarang, sedangkan
tindakan pencegahan berorientasi ke masa yang akan datang.
Tindakan yang dapat direkomendasikan sebagai tindakan
pencegahan antara lain sebagai berikut:
i. Perbaikan suatu Proses
ii. Perbaikan Dokumentasi
iii. Perbaikan Sistem
iv. Perbaikan Peralatan
v. Perbaikan Mutu
vi. Peningkatan Pelatihan
vii. Peningkatan Kesadaran
viii. Perbaikan Prosedur
c. Terlepas dari apakah tindakan korektif dan pencegahan
diperlukan atau tidak, rapat akan dilaksanakan secara periodik
untuk memperbaiki metode dan cara kerja agar mengurangi
kemungkinan terjadinya kegagalan. Hasil rapat akan
didiskusikan pada rapat tinjauan manajemen.
5. Tindakan Korektif dan Pencegahan untuk Keluhan Pelanggan
Ketika ketidaksesuaian produk yang dikeluhkan oleh pelanggan telah
diselidiki oleh MR, maka laporan diberikan ke Dekan yang merupakan
penanggung jawab untuk memastikan bahwa keluhan tersebut telah
dijawab sampai terdapat kesepakatan dengan pelanggan.
6. Rekaman
Salinan Rekaman Ketidaksesuaian dan Laporan Tindakan Korektif dan
Pencegahan harus dipelihara oleh MR sebagai rekaman mutu.
 F. Bagan Alir
Bagan Alir Tindakan Korektif

Mulai

Menyelidiki Penyebab
Wakil
Ketidaksesuaian
Dekan
(1 bulan)

Menganalisis Proses, Operasi Kerja,

Dekan
Rekaman Mutu, Keluhan Pelanggan,
dan Wakil
dll
Dekan
(1 bulan)

Formulir Daftar
Mengupayakan Tindakan Korektif dan
Wakil Ketidaksesuaian
Pencegahan
Dekan 00009 02002 01
(1 bulan)

Dekan
Memastikan Pelaksanaan Tindakan
dan Wakil
(1 minggu)
Dekan

MP Pengendalian Dokumen
dan Rekaman:
Melaksanakan dan Merekam Formulir Daftar Revisi
Wakil Dokumen (00009 02000 03)
Perubahan
Dekan
(6 bulan) Formulir Daftar Rekaman
Mutu (00009 02000 04)

Selesai
Bagan Alir Tindakan Pencegahan

Mulai

Wakil Menyimpan Daftar Distribusi Dokumen Dokumen

Dekan 1 (6 bulan)

Wakil Meninjau Secara Periodik Dokumen

Dekan 1 (6 bulan)

Memberi Identitas Rekaman

GJM
(1 bulan)

Mengendalikan Rekaman Rekaman

Unit Kerja
(6 bulan)

Tenaga
Meninjau Rekaman Rekaman Kedaluarsa
Kependidi
(1 bulan)
kan

WD 1 dan Pemusnahan Rekaman Kedaluarsa Rekaman Kedaluarsa

GJM (2 minggu)

Selesai

G. Referensi
1. Manual Mutu FIB UB.
2. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) –
Persyaratan ISO 9001:2008, Badan
3. Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman.
4. Manual Prosedur Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai.
5. Manual Prosedur Audit Internal Mutu
 H. Lampiran
Formulir Daftar Ketidaksesuaian atau Corrective Action Request
Tindakan Korektif/Pencegahan ke :
Bulan :
Bidang/
Target
No. Tanggal Kategori Status dokumen Uraian Tindakan Status
Auditor Teraudit Waktu Verifikasi
Temuan Temuan Temuan Temuan yang Ketidaksesuaian Perbaikan akhir
Selesai
diaudit
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)

Tanda tangan MR

(1) Nomer temuan (2) Tanggal temuan (3) Kategori temuan: KTS, Observasi (4) Status: New, open,
closed
(5) Nama Auditor (6) Personil /unit kerja yang diaudit (7) Bidang yang diaudit (8) Deskripsi temuan
ketidaksesuaian
(9) Tindakan perbaikan yang(10) Tanggal waktu penyelesaian (11) Verifikasi pada (12) Status Akhir: open,
dilakukan dokumen yang diperbaiki closed

…………………………
 1. Formulir Klarifikasi Tindakan Korektif & Pencegahan

Bidang Teraudit Auditor :

Tgl Audit :
No. Temuan :
Uraian ketidaksesuaian : Kategori :
1. Major
2. Minor
3. Observasi

Penyebab/Akar masalah : Tanda tangan

Auditee

Rencana perbaikan/pencegahan yang dilakukan Target waktu selesai

Auditee:

Verifikasi :

Status temuan : Tanda tangan MR