Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis: Rumah Sakit Umum Karina Medika

PEDOMAN
PENGORGANISASIAN
UNIT REKAM MEDIS
RUMAH SAKIT UMUM KARINA MEDIKA
Jl. Baru Kp.Krajan RT 31 RW 09 Ds. Maracang, Kec. Babakanciako, Kab.Purwakarta 41151
Telp.(0264)8301768
Tahun 2022
ii
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI........................................................................................................................i
KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM KARINA MEDIKA...................iii
BAB I...................................................................................................................................1
PENDAHULUAN...............................................................................................................1
A. Latar Belakang..........................................................................................................1
B. Tujuan.......................................................................................................................1
C. Ruang Lingkup Pelayanan........................................................................................2
D. Batasan Operasional.................................................................................................3
BAB II.................................................................................................................................3
GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT KARINA MEDIKA..........................................3
A. Deskripsi Rumah Sakit Karina Medika....................................................................3
B. Sejarah Rumah Sakit Karina Medika.......................................................................4
BAB III................................................................................................................................6
VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI, TUJUAN DAN MOTTO RSU KARINA MEDIKA...6
A. Visi............................................................................................................................6
B. Misi...........................................................................................................................6
C. Falsafah.....................................................................................................................6
D. Nilai – Nilai..............................................................................................................7
E. Tujuan.......................................................................................................................7
F. MOTTO....................................................................................................................7
BAB IV................................................................................................................................8
STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT UMUM KARINA MEDIKA...................8
BAB V.................................................................................................................................9
STRUKTUR ORGANISASI UNIT REKAM MEDIS.......................................................9
BAB VI..............................................................................................................................11
URAIAN JABATAN........................................................................................................11
A. Kepala Unit Rekam Medis.....................................................................................11
B. Pelaksana Distribusi Rekam Medis........................................................................15
C. Pelaksana Penyusunan Formulir Rekam Medis.....................................................18
D. Pelaksana Filling Rekam Medis.............................................................................20
i
E. Pelaksana Assembling Dan Klpcm Rekam Medis.................................................24
F. Pelaksana Coding Rekam Medis............................................................................26
G. Pelaksana Logistik Rekam Medis...........................................................................29
H. Pelaksana Laporan Rekam Medis...........................................................................31
I. Pelaksana Retensi Berkas Rekam Medis................................................................34
BAB VII............................................................................................................................38
TATA HUBUNGAN KERJA...........................................................................................38
BAB VIII...........................................................................................................................40
POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL............................................40
BAB IX..............................................................................................................................42
KEGIATAN ORIENTASI................................................................................................42
BAB X...............................................................................................................................43
PERTEMUAN / RAPAT...................................................................................................43
BAB XI..............................................................................................................................45
PELAPORAN....................................................................................................................45
A. Laporan Harian.......................................................................................................45
B. Laporan Bulanan.....................................................................................................45
C. Laporan Tahunan....................................................................................................45
ii
Jl. Baru Kp. Krajan RT 31 RW 09 Ds. Maracang, Kec. Babakan Cikao
Telp. (0264) 8301768
e mail : rskarinamedika@yahoo.com website : www.rskarinamedika.com
PURWAKARTA
Kode Pos : 41151
KEPUTUSAN DIREKTUR
NOMOR : 061/SK-Dir/RSKM/XII/2022
TENTANG
PEDOMAN PENGORGANISASIAN UNIT REKAM MEDIS

DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM KARINA MEDIKA
Menimbang a. bahwa pembentukan system informasi manajemen rumah sakit

dilakukan dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektifitas
penyelenggaraan pelayanan rumah sakit di indonesia;
b. bahwa sistem manajemen data program PMPK dan
manajemen data survalians serta indikator mutu harus
terintegrasi
c. bahwa berdasarakan pertimbangan sebagaimana dimaksud
pada huruf a dan b di atas, perlu diatur melalui keputusan
direktur rumah sakit umum karina medika;
Mengingat 1. Undang-undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah
Sakit.
2. Undang-undang Nomor 36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan.
3. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsiapan.
4. Peraturan Pemerintah No 32 tahun 1996 tentang Tenaga
iii
Kesehatan.
5. Peraturan Pemerintah No 10 Tahun 1966 Tentang Wajib
Simpan Rahasia Kedokteran.
6. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
971/MENKES/PER/XI/2009 Tentang Standar Kompetensi
Pejabat Struktural Kesehatan.
7. Peraturan Menteri Kesehatan RI No.
290/Menkes/PER/III/2008 Tentang Persetujuan Tindakan
Kedokteran.
8. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor.
340/Menkes/PER/III/2010 Tentang Klasifikasi Rumah
Sakit.
9. Permenkes No 269/Menkes/PER/III/2008 tentang Rekam
Medis.
10. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
1087/MENKES/SK/VIII/2010 tentang Standar Kesehatan
dan Keselamatan Kerja Rumah Sakit;
11. Keputusan Menteri Kesehatan No. 129 Tahun 2008
Tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit.
12. Keputusan Menteri Kesehatan No. 377/Menkes/SK/III/2007
Tentang Profesi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan.
13. Keputusan Menteri Kesehatan No. 24 Tahun 2022 tentang
Rekam Medis.
14. Manual Rekam medis Konsil Kedokteran Indonesia Tahun
2006.
15. Direktorat Jenderal Pelayanan Medis dalam Pedoman
Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Tahun 2006.
16. Keputusan Direktur PT. Berkah Do’a Multazam Nomor
003/SK-Dir/BDM/XII/2022 Tentang Pengangkatan Pejabat
Direktur RSU Karina Medika.
17. Keputusan Direktur PT. Berkah Do’a Multazam Nomor
004/SK-Dir/BDM/XII/2022 Tentang Perubahan Keempat
iv
Keputusan Direktur PT BDM Nomor 057/SK/BDM/X/2015
Tentang Susunan Organisasi dan Tata Kelola RSU Karina
Medika
Memperhatikan Perlunya usaha untuk meningkatkan kualitas pengorganisasian dan
pelayanan di Rumah Sakit Umum Karina Medika
MEMUTUSKAN:
Menetapkan
KESATU : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM KARINA
MEDIKA TENTANG PEDOMAN PENGORGANISASIAN UNIT
REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM KARINA
MEDIKA.
KEDUA : Pedoman pengorganisasian Rekam Medis Rumah Sakit Umum
Karina Medika sebagaimana tercantum dalam Lampiran I keputusan
ini.
KETIGA : Pedoman pengorganisasian Rekam Medis Rumah Sakit Umum
Karina Medika dilaksanakan oleh YanMed Rumah Sakit Umum
Karina Medika.
KEEMPAT : Pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan pengorganisasian dan
pelayanan Unit Rekam Medis harus dibahas sekurang – kurangnya
setiap 3 (tiga) tahun sekali dan apabila diperlukan dapat dilakukan
perubahan sesuai dengan perkembangan yang ada.
KELIMA : Pengorganisasian unit rekam medis sebagai acuan dalam
terbentukanya persamaan persepsi dan langkah dalam melaksanakan
pengelolaan rekam medis sehingga dapat dilakukan secara optimal.
KEENAM : Keputusan ini berlaku terhitung mulai tanggal ditetapkan dan akan
direvisi sebagaimana mestinya apabila kemudian hari ternyata
terdapat kekeliruan dalam penetapannya.
Ditetapkan di : Purwakarta
PadaTanggal : 24 Desember 2022
v
Direktur RSU Karina Medika
(dr.Dwiana Sari Wardhani, MMRS)
vi
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Memasuki era globalisasi membuat persaingan antar setiap unit semakin

meningkat, di tunjang dengan meningkatnya pula perkembangan ilmu
pengetahuan dan tekhnologi di segala bidang, tidak tertinggal pula perkembangan
dibidang kesehatan. Untuk mendapatkan informasi pelayanan kesehatan yang
lebih baik dan bermutu tinggi, masyarakat lebih kreatif dalam melakukan
penilaian pelayanan dan mutu sebuah rumah sakit. Hal tersebut merupakan
tantangan berat bagi tenaga kesehatan terutama tenaga rekam medis sebagai
pelayanan terdepan bagi rumah sakit. Rekam Medis atau sesuai dengan pradigma
baru biasa disebut Unit Rekam Medis merupakan unit yang paling bertanggung
jawab terhadap pengumpulan, pengolahan dan pelaporan data yang dihasilkan
tersebut menjadi informasi yang akurat. Untuk melaksanakan tugas itu maka di
dalam Unit Rekam Medis di bagi menjadi beberapa unit, yaitu unit perakitan
(Assembling), penyusunan formulir rawat inap dan pengendali, unit pengkode
(Koding) dan pengindeks (Indeksing), unit penyimpanan (Filling), pencarian dan
pendistribusiaan berkas rekam medis, unit pelaporan (Reporting) dan penganalis
(Analysing). Unit-unit tersebut merupakan sistem yang ada dalam Unit Rekam
Medis, dilanjutkan dengan unit pelayanan mulai dari rawat jalan, gawat darurat,
rawat inap serta penunjang medis yang kesemuanya merupakan tempat
dimulainya pencatatan terhadap data medis pasien. Dalam rangka menciptakan
keseragaman penyelenggaraan rekam medis dengan ditetapkannya buku pedoman
pengorganisasian ini diharapkan dapat memberikan gambaran dan acuan bagi
pelaku pelayanan rekam medis dalam melaksanakan kegiatan sehari-hari di
rumah sakit umum karina medika serta dapat mengidentifikasi fungsi-fungsi
utama dari unit rekam medis.
B. Tujuan
1. Tujuan Umum
1
Agar dalam pembagian tugas dapat dilaksanakan dengan penuh tanggung
jawab. Dengan pembagian tugas diharapkan setiap anggota organisasi dapat
meningkatkan keterampilannya secara khusus (spesialisasi) dalam
menangani tugas – tugas yang dibebankan.
2. Tujuan Khusus
a) Membantu koordinasi : yaitu memberi tugas pekerjaan kepada unit rekam
medis secara koordinatif agar tujuan organisasi dapat melaksanakan
dengan mudah dan efektif.
b) Memperlancar pengawasan, yaitu dapat membantu pengawasan dengan
menempatkan seorang anggota manajer yang berkompetensi di unit rekam
medis.
c) Memaksimalkan manfaat spesialisasi : yaitu dengan konsentrasi kegiatan,
maka dapat membantu seorang menjadi lebih ahli dalam pekerjaan –
pekerjaan tertentu. Spesialisasi pekerjaan dengan dasar keahlian dapat
menghasilkan produk yang berkualitas tinggi, sehingga kemanfaatan
produk dapat memberikan kepuasan dan memperoleh kepercayaan
masyarakat pengguna.
d) Penghematan biaya : artinya dengan pengorganisasian, maka akan tumbuh
pertimbangan yang berkaitan dengan efisiensi. Dengan demikian pelaku
organisasi akan selalu berhati – hati dalam setiap akan menambah unit
kerja baru yang notabene menyangkut penambahan tenaga kerja yang
relative banyak membutuhkan biaya tambahan berupa gaji / upah.
e) Meningkatkan kerukunan hubungan antar manusia, dengan
pengorganisasian, maka masing – masing pekerja antar unit kerja dapat
bekerja saling melengkapi, mengurangi kejenuhan, menumbuhkan rasa
saling membutuhkan, mengurangi pendekatan materialistis.
C. Ruang Lingkup Pelayanan
Pedoman pengorganisasian ini memberi panduan bagi unit rekam medis di rumah
sakit umum karina medika dalam melaksanakan kegiatan pelayanan rekam medis
tentang :
a. Pengorganisasian dan tata hubungan kerja unit rekam medis.
2
b. Uraian tugas dan kualifikasi unit rekam medis
c. Sarana dan fasilitas pelayanan penunjang
d. Pengembangan dan Pendidikan SDM
e. Monitoring dan evaluasi.
D. Batasan Operasional
1. Managemen rekam medis

Adalah kegiatan penyelenggaraan rekam medis di RS yang terdiri dari
assembling, koding, indeksing, penyimpanan rekam medis (filling),
pendistribusian rekam medis dan pelaporan rekam medis.
2. Rekam medis
Adalah keterangan baik yang tertulis maupun terekam tentang identitas,
anamnesa, penentuan fisik laboratorium, diagnose segala pelayanan dan
Tindakan medik yang diberikan kepada pasien, dan pengobatan baik yang
dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat
darurat.
3. Tracer
Adalah pembatas rekam medis atau pengganti dari rekam medis yang sedang
dipinjam.
4. ICD X
Adalah Classification of Procedures digunakan untuk mengkode Tindakan –
Tindakan terhadap pasien baik rawat jalan maupun rawat inap.
3
BAB II
GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT KARINA MEDIKA
A. Deskripsi Rumah Sakit Karina Medika
Rumah Sakit Umum Karina Medika (RSU. Karina Medika / RSKM)

merupakan rumah sakit umum dengan pelayanan kesehatan mulai dari yang
bersifat umum sampai dengan yang bersifat spesialistik, yang dilengkapi dengan
pelayanan penunjang medis 24 jam.
RS Karina Medika berlkasi di Jl. Baru Kp. Krajan Rt. 31/09 Ds. Maracang
Kec. Babakancikao Kab. Purwakarta. Telp. (0264) 8301768, Fax (0264) 8301768
dengan alamat e – mail rskarinamedika@yahoo.com, dan alamat Website
www.rskarinamedika.com.
RS Karina Medika diresmikan pada tanggal 20 Mei 2016, dengan status

berada dibawah kepemilikan PT. Berkah Do’a Multazam (BDM). Pada saat ini RS
Karina Medika dipimpin oleh dr. Dwiana Sari Wardhani, MMRS selaku direktur.
Tahun 2018 RSU Karina Medika mengajukan Akreditasi SNARS 2018

dengan Program Khusus 4 Pokja. Tanggal 26-28 Desember 2018 pelaksanaan
Akreditasi RSU Karina Medika berjalan lancar. Dan pada tanggal 31 Desember
2018 RSU Karina Medika mendapatkan Sertifikat Akreditasi Rumah Sakit, dan
dinyatakan Lulus Perdana Bintang 1 (satu). Sertifikat ini berlaku sampai dengan
25 Desember 2021.
RS Karina Medika memberikan beragam jenis pelayanan medis antara lain

klinik gigi dan mulut, dan klinik spesialis, Instalasi Gawat Darurat, serta rawat
inap yang terdiri dari kelas I, II, III, VIP dan VVIP yang dilengkapi pelayanan
laboratorium, radiologi, farmasi, fisioterapi, anestesi. Kapasitas tempat tidur
pasien yang disediakan di RS Karina Medika sebanyak 87 tempat tidur biasa dan
9 tempat tidur ruang isolasi covid.
3
B. Sejarah Rumah Sakit Karina Medika
Rumah Sakit Karina Medika adalah Rumah Sakit Swasta milik perseorangan di
daerah Purwakarta. RSU Karina Medika sebagai rumah sakit yang melayani
masyarakat Purwakarta selalu berusaha untuk meningkatkan pelayanan kesehatan
menuju kepada paradigma patient safety.
Pada awalnya Rumah Sakit Umum Karina Medika merupakan klinik utama
khusus anak yang melayani rawat jalan saja, dengan nama Klinik Khusus Anak
Masithoh. Seiring dengan berjalannya waktu dan di lihat dari letaknya yang
strategis, setelah pindah ke lokasi baru di jalan Baru Kp. Krajan Maracang Kec.
Babakancikao, maka klinik tersebut mengalami perkembangan yang cukup pesat
dan melayani rawat inap sehingga statusnya ditingkatkan lagi menjadi klinik utama
khusus anak dengan perawatan.
Dengan mengedepankan pelayanan serta keunggulan SDM serta karyawan yang

terlatih dan berorientasi pada kepuasan pasien, Rumah Sakit Umum Karina Medika
sebagai salah satu aset yang di miliki Kabupaten Purwakarta siap bersaing dengan
Rumah Sakit lainnya di Kabupaten Purwakarta dan sekitarnya. Dengan mengusung
nilai-nilai etika, profesional, komunikasi, kerjasama serta Integritas, dengan ini
Rumah Sakit Umum Karina Medika akan memberikan pelayanan yang terbaik bagi
masyarakat Kabupaten Purwakarta, sehingga sebagian masyarakat yang biasa
mencari pengobatan ke luar Kabupaten Purwakarta, saat ini tidak perlu lagi mencari
pelayanan kesehatan terlalu jauh.
Rumah Sakit Umum (RSU) Karina Medika di dirikan di bawah naungan badan
hukum PT. Berkah Do’a Multazam (BDM) yang dibentuk berdasarkan akta notaris
Nora Indrayani, SH Nomor 70 tanggal 20 Maret 2013 yang beralamat di Jalan
Veteran Gg. Flamboyan No. 99 Purwakarta Tlp. 0264-8220544 dan diperbaharui
dengan Keputusan Menteri Hukum Dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia
Nomor AHU-0055475.AH.01.02. Tahun 2022 tentang Persetujuan Perubahan
Anggaran Dasar Perseroan Terbatas PT BERKAH DOA MULTAZAM.
PT. BDM merupakan salah satu bentuk partisipasi swasta perorangan yang
bergerak di bidang pelayanan kesehatan dalam upayanya membantu Pemerintah
Kabupaten Purwakarta membuka akses pelayanan kesehatan yang seluas-luasnya
bagi masyarakat Purwakarta. Perusahaan dipimpin oleh Ny. Dra.Yani Sufaati yang
juga bertindak sebagai pemilik perusahaan. Pada bulan April 2013 usaha jasa
pelayanan kesehatan diawali dengan mendirikan klinik utama khusus Anak
“Masithoh” dengan pelayanan rawat jalan yang beralamat di Jalan Veteran Gg.
Flamboyan No. 99 Purwakarta dengan penanggungjawab klinik dr. RAMLI, Sp.A.
yang ditetapkan berdasarkan Surat Keputusan Direktur PT. BDM Nomor 001/SK-
DIR/PT.BDM/IV/2013 tanggal 1 April 2013.
4
Atas permohonan pasien dan dalam upaya memenuhi tuntutan masyarakat akan
pelayanan yang lebih berkualitas dan nyaman, maka setelah hampir satu tahun
beroperasional tepatnya pada Bulan April 2014, klinik utama khusus anak Masithoh
ditingkatkan statusnya menjadi Klinik utama DTP Khusus Anak Masithoh dengan
pelayanan rawat inap.
Surat Izin Klinik Khusus dikeluarkan oleh BPMPTSP Purwakarta Nomor

445.5/BPK.01831-BPMPTSP/IV/2014 tanggal 15 April 2014 dan lokasi klinik
pindah tempat ke gedung baru lantai 2 yang terletak di Jalan Baru Kampung Krajan
RT.01/01 Desa Maracang Kecamatan Babakancikao Kabupaten Purwakarta.
RSU Karina Medika Purwakarta memiliki staf medis fungsional, Ilmu Kesehatan
Anak, Ilmu Kebidanan dan Penyakit Kandungan, Penyakit Dalam, Anestesi,
Patologi Klinik, Radiologi, Gigi serta Umum.
C. Tugas Pokok Dan Fungsi Rsu Karina Medika Purwakarta
1. Memberikan pelayanan kesehatan secara komperhensif dengan cara

peningkatan kesehatan (promotif), pencegahan penyakit (prefentif),
pemyembuhan penyakit (kuratif) serta pemulihan kesehatan (rehabilitasi)
dalam rangka peningkatan produktifitas dan kualitas hidup, dengan pelayanan
maksimal dan harga terjangkau.
2. Turut serta secara aktif dalam upaya peningkatan derajat kesehatan masyarakat
yang optimal dalam rangka mewujudkan masyarakat Purwakarta Istimewa di
bidang pelayanan kesehatan rujukan
3. Memberikan perlindungan dan pemeliharaan kesehatan dalam rangka

peningkatan kesejahteraan bagi para tenaga kerja sehingga tercipta etos kerja
yang baik dan maksimal.
5
BAB III
VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI DAN TUJUAN
A. VISI RUMAH SAKIT UMUM KARINA MEDIKA
Visi RSU Karina Medika adalah Menjadikan RSU Karina Medika sebagai RSU yang
unggul dalam pelayanan, terjangkau, dan terpercaya.
B. MISI RUMAH SAKIT UMUM KARINA MEDIKA
1. Memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas dan terjangkau dengan

mengutamakan keselamatan pasien dan kepercayaan keluarga pasien
2. Meningkatkan kualitas SDM yang professional dan berakhlaqul karimah;
3. Mewujudkan team work kerja yang profesional dan akuntable
4. Meningkatkan daya dukung sarana dan prasarana yang berkualitas serta
melakukan penyesuaian ilmu pengetahuan dan teknoligi dalam pelayanan
kesehatan di rumah sakit;
5. Menciptakan suasana kerja yang humanis dan religius di lingkungan rumah
sakit dan sekitarnya;
C. MOTO :
Motto RSU Karina Medika adalah “ Melayani dengan Sentuhan Kemanusiaan

(Serve With Human Touch). Yang bermakna bahwa seluruh karyawan Rumah Sakit
Umum Karina Medika dalam memberikan pelayanan harus didasari dengan ikhlas,
ramah, bersahabat, dan tersenyum.
D. FALSAFAH RUMAH SAKIT UMUM KARINA MEDIKA
Rumah Sakit Umum Karina Medika harus menjadi pusat pelayanan kesehatan yang
terjangkau, ramah, bersahabat dan melayani dengan hati guna mendukung Program
Pembangunan Kesehatan Daerah.
6
E. TUJUAN :
Rumah Sakit Umum Karina Medika turut serta secara aktif mewujudkan masyarakat
Purwakarta Istimewa dalam pelayanan kesehatan.
F. LANDASAN NILAI RUMAH SAKIT UMUM KARINA MEDIKA
1 Kejujuran :
RSU Karina Medika Purwakarta memberikan pelayanan dengan berpedoman
kepada aturan, norma dan etika yang berlaku serta menjungjung tinggi kejujuran
dalam menjalankan aturan, norma dan etika.
2 Kesetiaan :
RSU Karina Medika Purwakarta melayani dengan setia sampai pasien sembuh
dan bisa beraktifitas kembali
3 Keikhlasan :
Bahwa seluruh karyawan Rumah Sakit Umum Karina Medika dalam memberikan
pelayanan harus didasari dengan rasa ikhlas untuk melayani secara profesional
4 Kemitraan :
Rumah Sakit Umum Karina Medika mengembangkan pelayanan dengan konsep
kemitraan yang berkesinambungan
5 Kasih Sayang :
Rasa kasih dan sayang selalu diutamakan dalam memberikan pelayanan dan
pengabdian dalam bekerja.
6 Bekerja untuk Ibadah :
Bahwa dalam memberikan pelayanan seluruh karyawan Rumah Sakit Umum
Karina
Medika memulai bekerja dibarengi niat untuk ibadah
7
BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT UMUM KARINA MEDIKA
Struktur Organisasi Rumah Sakit Umum Karina Medika ditetapkan oleh Direktur PT. Berkah Do’a Multazam. Struktur organisasi
Rumah Sakit Umum Karina Medika Purwakarta dipimpin oleh seorang direktur dengan kualifikasi jabatan yang sesuai.
Direktur membawahi bidang teknis dan bidang non teknis. Masing – masing bidang membawahi Kepala Unit/Kepala Seksi.
8
BAB V
STRUKTUR ORGANISASI UNIT REKAM MEDIS
Direktur
YanJangMed
Kepala Unit Rekam Medis
Distribusi Penyusun Pencarian dan Assembling Koding Logistic Pelaporan Retensi

RM formulir RM penyimpanan / dan KLPCM RM
filling BRM
Hak dan Kewajiban
i. Hak
Unit rekam medis mempunyai hak sebagai berikut :
a. Menyelenggarakan, mempersiapkan ruangan, personal pembantu dan peralatan dalam penyelenggaraan rekam medis.
b. Mengembangkan pelayanan rekam medis.
9
c. Melakukan perbaikan dan pengembangan standar rekam medis sesuai perk embangan
keilmuan yang dapat dipertanggung jawabkan.
d. Memberikan saran tentang kebutuhan penunjang penyelenggaraan rekam medis.
e. Mengadakan pertemuan internal unit rekam medis dalam rangka pemecahan masalah –
masalah dalam penyelenggaraan rekam medis.
ii. Kewajiban
a. Menyelenggarakan pengembangan SDM melalui program diklat rekam medis baik
formal dan informal serta melakukan inservice training.
b. Memperbaiki dan meningkatkan standar rekam medis di rumah sakit.
c. Membuat program kerja unit rekam medis yang mengacu pada visi dan misi rumah sakit.
d. Berperan aktif dalam proses pengembangan rumah sakit.
10
BAB VI
URAIAN JABATAN
A. Kepala Unit Rekam Medis
1. Nama Jabatan : Kepala Unit Rekam Medis

2. Unit Organisasi : Unit Rekam Medis
3. Tugas Pokok : Menyiapkan rancangan rencana, kebutuhan tenaga, sarana,
prasarana, dan fasilitas serta menyelenggarakan kegiatan pelayanan rekam medis
berdasarkan peraturan yang berlaku, kebijakan direktur serta referensi terkait.
4. Uraian Tugas :
a. Menyusun rencana kerja unit rekam medis.
b. Menyusun tata cara kerja di lingkungan unit rekam medis.
c. Menyiapkan data usulan program di lingkungan unit rekam medis.
d. Menyiapkan data usulan anggaran di lingkungan unit rekam medis.
e. Membuat data usulan kebutuhan tenaga Kesehatan dan non Kesehatan di
lingkungan unit rekam medis.
f. Membuat data usulan kebutuhan Pendidikan dan pelatihan di lingkungan unit
rekam medis.
g. Membuat data usulan kebutuhan fasilitas pelayanan di lingkungan unit rekam
medis.
h. Membuat data usulan pemeliharaan sarana dan prasarana non Kesehatan
dilingkungan unit rekam medis.
i. Menyelenggarakan kegiatan pelayanan rekam medis, pengumpulan dan pengolahan
data serta penyajian informasi.
j. Melaksanakan pengawasan dan pengendalian pelaksanaan kegiatan dilingkungan
unit rekam medis.
k. Mengevaluasi kegiatan pegawai di lingkungan unit rekam medis dengan cara
menilai pelaksanaan tugas serta menilai prestasi kerja untuk pengembangan
pegawai.
l. Menyusun laporan berkala dilingkungan unit rekam medis.
m. Melaksanakan rapat berkala di lingkungan unit rekam medis.
11
n. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan dalam rangka kelancaran
pelaksanaan tugas rumah sakit.
5. Hasil Kerja :
a. Rencana kerja unit rekam medis.
b. Tata cara kerja unit rekam medis.
c. Usulan dan program anggaran unit rekam medis.
d. Data usulan kebutuhan tenaga unit rekam medis.
e. Data usulan kebutuhan sarana, prasarana dan fasilitas di unit rekam medis.
f. Data usulan pemeliharaan sarana, prasarana dan fasilitas di unit rekam medis.
g. Data usulan kebutuhan Pendidikan dan pelatihan serta penelitian dan
pengembangan
h. Rancangan usulan Standar Prosedur Operasional (SPO) unit rekam medis.
i. Laporan pelaksanaan kegiatan unit rekam medis
j. Laporan pengawasan dan pelaksanaan kegiatan pelayanan pemeliharaan rekam
medis
k. Laporan penyelenggaraan ketatausahaan dan kerumahtanggaan dilingkungan unit
rekam medis.
l. Laporan berkala unit rekam medis
m. SPO, juknis kegiatan penerimaan, pencatatan, pengelolaan data medis,
penyimpanan dan pengambilan data medis.
n. Uraian tugas bawahan
o. Jadwal dinas shift, daftar cuti, libur
p. Petunjuk kerja bawahan
q. Supervise pelaksanaan tugas bawahan
r. Rencana kerja dan anggaran kebutuhan unit rekam medis.
s. Program kerja, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan penyelenggaraan rekam medis
6. Bahan Kerja :
a. Kebijakan, pedoman, juknis kemenkes RI
b. Kebijakan pengelolaan SDM RSU Karina Medika
c. Informasi langsung / tidak langsung tentang kegiatan bawahan
d. Rekapitulasi seluruh kegiatan rawat jalan dan rawat inap
12
e. Surat tugas dari manajemen
f. Informasi pengajuan usulan, jadwal dinas dan cuti unit rekam medis
g. Laporan kasus yang menyangkut pelayanan terhadap pasien dari bawahan.
7. Perangkat Kerja :
a. Computer / Laptop
b. Telepon
c. ATK
8. Sifat Jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :
- Senin – jumat : jam 08.00 s/d 16.00 WIB
- Sabtu : jam 08.00 s/d 12.00 WIB
9. Tanggung Jawab :
a. Ketepatan dan kesesuaian rencana dan tata kerja di unit rekam medis
b. Ketepatan dan kebenaran pelaksanaan kegiatan sesuai dengan SPO, juknis yang
ditetapkan :
1) Pelayanan rekam medis meliputi penyediaan, pendistribusian, penyimpanan dan
peminjaman berkas rekam medis.
2) Pengolahan data rekam medis meliputi assembling, koding dan pelaporan
pelayanan rumah sakit
3) Ketepatan dan kesesuaian rencana kebutuhan sumber daya dengan realisasi
kebenaran dan ketepatan laporan kepada managemen.
10. Wewenang :
a. Menilai, menegur dan memotivasi bawahan di unit rekam medis
b. Mengatur rencana kegiatan penyelenggaraan unit rekam medis
c. Meminta arahan dari atasan
d. Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain yang terkait
e. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan
11. Nama Bawahan Langsung :
a. Manajemen rekam medis
b. Pelayanan rekam medis
13
12. Kolerasi Jabatan :
UNNIT
NO JABATAN DALAM HAL
ORGANISASI
Pelaporan
1 Ka. Unit Rekam Medis Unit rekam medis
pengarahan
Staff pencarian berkas rekam Koordinasi
2 Unit rekam medis
medis kegiatan
Koordinasi
3 Staff distribusi berkas rekam medis Unit rekam medis
kegiatan
Staff penyimpanan berkas rekam Koordinasi
4 Unit rekam medis
medis kegiatan
Ka. Unit dan Ka. Unit lain, Ka. Bagian medis dan Koordinasi tentang
5
Ruangan keperawatan pelaayanan
Pengadaan ATK
Bagian perlengkapan dan rumah Bagian logistic
6 dan sarana
tangga umum
pendukung lainnya.
Bagian lain yang
7 Kepala unit lain yang terkait Koordinasi tugas
terkait.
13. Kondisi Lingkungan Kerja :
NO ASPEK FAKTOR
Tempat Kerja : Ruang pengolahan data rekam Diruang tertutup dan
1
medis berventilasi
Diruang tertutup,
2 Tempat Kerja : Arsip rekam medis berventilasi dan finger
print
14. Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
14
1 Strees Manajerial Tanggungjawab dan beban pelaksanaan tugas.
15. Syarat Jabatan :
N JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN

O
1 Minimal D – 3 Rekam  STR Pengalaman bekerja di
Medis  Pelatihan bidang bidang rekam medis.
RMIK
16. Upaya Fisik :

a. Duduk : Sering
b. Berdiri : Sering
c. Berjalan : Sering
d. Memegang : Sering
17. Kondisi Fisik :
a. Jenis Kelamin : Laki – laki / perempuan
b. Berbadan : Sehat jasmani dan rohani.
B. Pelaksana Distribusi Rekam Medis
1. Nama Jabatan : Pelaksana distribusi rekam medis

2. Unit Kerja : Unit rekam medis
3. Tugas Pokok :
a. Cepat dan tepat dalam mendistribusikan berkas rekam medis ke poliklinik yang
dituju.
b. Mengurangi atau menekan tingkat kesalahan pembagian berkas rekam medis yang
didistribusikan ke poliklinik.
4. Uraian Tugas :
a. Mendistribusikan berkas rekam medis ke poliklinik dan unit lain yang terkait.
b. Menuliskan / entry waktu pengiriman berkas rekam medis sebelum didistribusikan.
15
c. Menerima kembali berkas rekam medis dari unit terkait setelah selesai pelayanan.
d. Menghadiri rapat rutin di lingkungan unit rekam medis.
5. Hasil Kerja :
a. Berkas rekam medis tersedia di setiap unit pelayanan yang memerlukan di RSU
Karina Medika.
b. Peminjaman rekam medis terlayani dan tertulis.
6. Bahan Kerja :
a. Tracer
b. Buku peminjaman dan pengembalian berkas rekam medis.
c. Komputer SIMRS
a. Komputer
b. ATK
c. Telepon
8. Sifat Jabatan :
Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift rumah sakit, yaitu :
a. Senin – minggu : jam 07.00 s/d 14.00 WIB shift 1
b. Senin – minggu : jam 14.00 s/d 21.00 WIB shift 2
c. Senin – minggu : jam 21.00 s/d 07.00 WIB shift 3
9. Tanggung Jawab :
a. Bertanggung jawab atas kebenaran distribusi berkas rekam medis.
b. Bertanggung jawab atas ketepatan pengeluaran berkas.
c. Bertanggung jawab atas keamanan berkas rekam medis.
d. Bertanggung jawab atas kerapihan dan penataan berkas rekam medis.
e. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.
10. Wewenang :
a. Mendistribusikan berkas rekam medis ke unit terkait.
b. Menyusun kembali berkas rekam medis di rak penyimpanan.
c. Memberikan masukan kepada atasan langsung.
16
UNIT
ORGANISASI
Pelaporan
1 Ka. Unit rekam medis Unit rekam medis
pengarahan
Staff pencarian berkas rekam Koordinasi
2 Unit rekam medis
medis kegiatan
Staff distribusi berkas rekam Koordinasi
3 Unit rekam medis
medis kegiatan
Staff penyimpanan berkas rekam Koordinasi
4 Unit rekam medis
medis kegiatan
NO ASPEK FAKTOR
Diruang tertutup, strategis
1 Tempat kerja : Ruang penyimpanan BRM dan berventilasi serta
aman.
Diruang terbuka, tersebar
2 Tempat kerja : Area poliklinik rawat jalan cukup luas dan kontak
dengan pasien.
13. Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
Tanggung jawab dan
1 Stress operasional beban pelaksanaan
pelayanan BRM
2 Kecelakaan kerja Penggunaan alat kerja
3 Pneumoconiosis, penyakit akibat kerja Paparan serbuk kertas
17
NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN
 STR
 Pelatihan
customer Pengalaman bekerja
Minimal D-3 rekam medis /
1 service di bidang rekam
SLTA plus / sarjana lain plus
 Pelatihan medis.
pelayanan
RMIK
15. Upaya Fisik :

a. Duduk : sering
b. Berdiri : sering
c. Berjalan : sering
d. Memegang : sering
16. Kondisi Fisik :
a. Jenis kelamin : Laki – laki / perempuan
b. Berbadan : Sehat jasmani dan rohani
C. Pelaksana Penyusunan Formulir Rekam Medis
1. Nama Jabatan : Penyusunan Formulir Rekam Medis

2. Unit Organisasi : Unit Rekam Medis
3. Tugas Pokok : Menyusun formulir rekam medis rawat jalan dan rawat inap
berdasarkan dokter spesialis.
4. Uraian Tugas :
a. Menyusun atau menyiapkan berkas rekam medis rawat jalan untuk pasien baru
b. Menyusun formulir rekam medis rawat inap untuk pasien kebidanan.
c. Menyusun formulir rekam medis rawat inap untuk pasien perinatology.
d. Menyusun formulir rekam medis rawat inap untuk pasien anak.
e. Menyusun formulir rekam medis rawat inap untuk pasien bedah.
f. Menyusun formulir rekam medis rawat inap untuk pasien dalam.
18
5. Hasil Kerja :
a. Menyiapkan lembar rekam medis yang berlaku di rumah sakit
b. Menyiapkan lembar rekam medis sesuai kebutuhan.
c. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan langsung.
6. Bahan Kerja :
a. Formulir rekam medis
a. Lemari penyusunan lembar rekam medis
b. Kertas HVS F4
c. Fotocopy
d. Telepon
8. Sifat Jabatan :
9. Tanggung Jawab :
Bertanggung jawab atas penyusunan formulir rekam medis
10. Wewenang :
Memberikan masukan kepada atasan langsung.
UNNIT
ORGANISASI
Pelaporan
1 Ka. Unit Rekam Medis Unit rekam medis
pengarahan
Ka. Unit dan Ka. Unit lain, Ka. Bagian medis dan Koordinasi tentang
2
Ruangan keperawatan pelaayanan
3 Bagian perlengkapan dan rumah Bagian logistic Pengadaan ATK
tangga umum dan sarana
19
pendukung lainnya.
NO ASPEK FAKTOR
Tempat Kerja : Ruang penyunan formulir Diruang tertutup dan
1
rekam medis berpentilasi serta aman
Tempat Kerja : Area poliklinik rawat jalan Diruang terbuka, tersebar
2
dan Pendaftaran. dengan luas
13. Resiko Bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
Stress operasional Tanggungjawab dan beban pelaksanaan penyusunan
1
formulir rekam medis
2 Nyeri punggung Posisi duduk terlalu lama

D3 Rekam Medis / SMA Pelatihan bidang Pengalaman bekerja di
1
sederajat MRMIK bidang rekam medis
15. Upaya Fisik :

a. Duduk : Sering
b. Berdiri : Sering
16. Kondisi Fisik :
Jenis Kelamin : Laki – laki / Perempuan
Berbadan : Sehat jasmani dan rohani
20
D. Pelaksana Filling Rekam Medis
1. Nama Jabatan : Pelaksana filling rekam medis

2. Unit Kerja : Unit rekam medis
3. Tugas pokok : Mencari berkas rekam medis dan menyimpan / Menyusun Kembali
berkas rekam medis dengan tepat, cepat dan akurat.
4. Uraian tugas :
a. Pencarian berkas rekam medis
1) Mencari berkas rekam medis untuk kunjungan ulang / control ke RSU Karina
Medika di ruang arsip maupun di ruang lain berdasarkan tracer yang tercetak di
SIMRS.
2) Mencari Riwayat berobat pasien di SIMRS (History pasien) Ketika berkas pasien
tidak ditemukan di ruang arsip.
3) Jika berkas rekam medis tidak ditemukan setelah dicari di rak / ruangan lain yang
terkait, petugas membuat rekam medis sementara dan berkas lama tetap harus
dicari.
4) Setelah berkas lama ditemukan, disatukan dengan berkas rekam medis
sementara.
5) Petugas mengeluarkan berkas rekam medis yang dicari dan melampirkan tracer
ke berkas rekam medis pasien.
6) Mencari dan menyiapkan berkas pasien yang akan dipinjam oleh dokter atau unit
lain di RSU Karina Medika.
7) Peminjaman rekam medis harus tertulis di formulir peminjaman.
b. Penyimpanan rekam medis
1) Menerima berkas rekam medis dari rawat jalan serta dari pengolahan data rekam
medis.
2) Memeriksa kelengkapan berkas rekam medis
3) Menyusun berkas rekam medis berdasarkan nomor ututan rekam medis.
4) Menyimpan berkas rekam medis di rak penyimpanan.
5) Menghadiri rapat rutin di lingkungan unit rekam medis.
5. Hasil kerja :
21
a. Berkas rekam medis tersedia ke setiap bagian yang memerlukan di RSU Karina
Medika.
b. Peminjaman rekam medis terlayani dan tertulis.
6. Bahan kerja :
a. Tracer
b. Buku pengembalian berkas rekam medis
c. Computer SIMRS
7. Perangkat kerja :
a. Computer
b. ATK
c. Telepon
8. Sifat jabatan :
9. Tanggung jawab :
a. Bertanggung jawab atas ketepatan pengeluaran berkas
b. Bertanggung jawab atas keamanan berkas rekam medis
c. Bertanggung jawab atas kerapihan dan penataan berkas rekam medis
d. Bertanggung jawab atas perangkat kerja
10. Wewenang :
a. Mendistribusikan berkas rekam medis ke unit terkait
b. Menyusun Kembali berkas rekam medis di rak penyimpanan
c. Memberikan masukan kepada atasan langsung
11. Kolerasi jabatan :
UNIT
ORGANISASI
Pelaporan
1 Ka. Unit rekam medis Unit rekam medis
pengarahan
2 Staff pencarian berkas rekam medis Unit rekam medis Koordinasi
22
kegiatan
Koordinasi
3 Staff distribusi berkas rekam medis Unit rekam medis
kegiatan
Koordinasi
4 Staff penyimpanan berkas rekam medis Unit rekam medis
kegiatan
12. Kondisi lingkungan kerja
NO ASPEK FAKTOR
Tempat kerja : ruang penyimpanan Diruang tertutup, strategis dan
1
BRM berventilasi serta aman
Tempat kerja : area poliklinik rawat Diruang terbuka, tersebar cukup luas dan
2
jalan kontak dengan pasien
13. Resiko bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
Stress operasional Tanggungjawab dan beban
1
peelaksanaan pelayanan BRM
14. Syarat jabatan :

1 Minimal D – 3 rekam  STR Pengalaman bekerja
medis / SLTA plus /  Pelatihan customer di bidang rekam
sarjana lain plus service medis
 Pelatihan pelayanan
MRMIK
15. Upaya fisik :
23
a. Duduk : sering
b. Berdiri : sering
16. Kondisi fisik :
b. Berbadan : sehat jasmani dan rohani
E. Pelaksana Assembling Dan Klpcm Rekam Medis
1. Nama jabatan : pelaksana assembling dan KLPCM rekam medis

2. Unit kerja : unit rekam medis
3. Tugas pokok :
a. Kelengkapan formulir berkas rekam medis
b. Kelengkapan pengisian berkas rekam medis
c. Penyortiran lembar berkas rekam medis atau status rawat inap yang tidak terpakai
d. Pendataan berkas rekam medis pasien yang sudah dikembalikan
4. Uraian tugas :
a. Menerima berkas rekam medis dari unit pelayanan sesuai dengan yang tertulis di
buku ekspedisi.
b. Meneliti kelengkapan isi berkas rekam medis (analisis kuantitatif)
c. Menyusun lembar rekam medis sesuai urutan yang berlaku dirumah sakit
d. Mencatat dan mengendalikan berkas rekam medis yang belum lengkap
e. Membuat laporan ketidak lengkapan isi berkas rekam medis berikut
penanggungjawab pengisiannya.
f. Menyerahkan berkas rekam medis yang sudah lengkap kebagian filling.
5. Hasil kerja :
a. Hasil evaluasi kelengkapan pengembalian rekam medis
b. Tersedia laporan tepat waktu.
6. Bahan kerja :
a. Computer SIMRS
24
b. Buku pengembalian rekam medis.
a. ATK
b. Telepon
8. Sifat jabatan :
9. Tanggung jawab :
a. Bertanggung jawab atas ketetapan evaluasi pengembalian berkas rekam medis
d. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.
10. Wewenang :
a. Memberikan laporan KLPCM kepada pihak yang membutuhkan
b. Memberikan masukan kepada atasan langsung
UNIT
ORGANISASI
1 Ka. Unit rekam medis Unit rekam medis Pelaporan
pengarahan
2 Staff assembling dan KLPCM Unit rekam medis Koordinasi tugas
12. Kondisi lingkungan kerja ;
NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : ruang pengolahan Diruang tertutup, strategis dan berventilasi
data & BRM serta aman
13. Resiko bahaya :
25
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress operasional Tanggungjawab dan beban
pelaksanaan pengolahan data & BRM
5 Kerusakan saraf mata Paparan radiasi dari komputer
14. Syarat jabatan ;

1 Minimal D – 3 rekam  STR Pengalaman bekerja di
medis / SLTA plus /  Pelatihan bidang rekam medis
sarjana lain plus customor service
 Pelatihan
MRMIK
15. Upaya fisik :

a. Duduk : sering
b. Berdiri : sering
16. Kondisi fisik :
F. Pelaksana Coding Rekam Medis
1. Nama jabatan : pelaksana coding rekam medis

3. Tugas pokok :
26
a. Koding diagnosa penyakit yang sesuai dengan standar ICD 10
b. Koding Tindakan medis sesuai dengan standar ICPM 9
4. Uraian tugas :
a. Memberikan kode penyakit pada rekam medis pasien rawat inap, rawat jalan dan
UGD setelah pasien pulang sesuai dengan ICD – 10
b. Memberikan kode Tindakan sesuai dengan ICD – 9 CM
c. Berkas rekam medis yang sudah di koding siap untuk di input ke computer
d. Menyerahkan berkas rekam medis yang di koding ke bagian assembling berkas
rekam medis
e. Menghadiri rapat rutin di lingkungan unit rekam medis.
5. Hasil kerja :
a. Hasil koding tepat waktu dan akurat
b. Terpenuhinya permintaan data medis pasien
6. Bahan kerja :
a. ICD – 10
b. ICD – 9 CM
c. Kamus kedokteran DORLAN
a. Computer
b. ATK
c. Telepon
8. Sifat jabatan :
9. Tanggung jawab :
a. Bertanggung jawab atas ketepatan kode diagnose
b. Bertanggung jawab atas ketepatan kode Tindakan
c. Bertanggung jawab atas keamanan berkas rekam medis
d. Bertanggung jawab atas kerapihan dan penataan berkas rekam medis
27
e. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.
10. Wewenang :
a. Memberi kode penyakit dan Tindakan
NO JABATAN UNIT DALAM HAL

ORGANISASI
pengarahan
2 Staff assembling, koding, dan Unit rekam medis Koordinasi tugas
filling rekam medis
12. Kondisi lingkungan kerja :
NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : ruang pengolahan Diruang tertutup, strategis dan
data dan BRM berventilasi serta aman
13. Resiko bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress operasional Tanggung jawab dan beban
pelaksanaan pengolahan data dan
BRM
28
NO JENIS PELATIHAN PENGALAMAN

PENDIDIKAN
1 Minimal D – 3 rekam  STR Pengalaman bekerja di
medis / SLTA plus /  Pelatihan customer bidang rekam medis
sarjana lain plus service
 Pelatihan MRMIK
15. Upaya fisik :

a. Duduk : sering
b. Berdiri : sering
16. Kondisi fisik :
G. Pelaksana Logistik Rekam Medis
1. Nama jabatan : pelaksana logistic rekam medis

3. Tugas pokok : terjaminnya ketersediaan semua kebutuhan logistic di unit rekam
medis.
4. Uraian tugas :
a. Mengawasi ketersediaan logistic
b. Mengajukan permintaan logistic
c. Menjaga ketersediaan logistic
d. Membuat pesanan barang “menulis di lembar permintaan barang”
e. Memberikan lembar permintaan barang yang sudah diisi ke kepala unit rekam
medis untuk di tanda tangani
29
f. Memberikan lembar permintaan barang ke bagian pengadaan barang.
g. Mengambil barang – barang yang ada dari bagian pengadaan barang
h. Menyimpan barang – barang yang ada di tempat yang telah ditentukan
i. Menyimpan copy lembar permintaan barang sebagai arsip
j. Memberikan permintaan formulir rekam medis dari unit terkait dengan
menggunakan buku ekspedisi
k. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan langsung
l. Menghadiri rapat bulanan di unit rekam medis
5. Hasil kerja :
Ketersediaan barang / ATK.
6. Bahan kerja :
a. Bon permintaan barang / ATK
b. Buku ekspedisi
a. ATK
b. Telepon
8. Sifat jabatan :
9. Tanggung jawab :
a. Bertanggung jawab atas stok barang / ATK di unit rekam medis
b. Bertanggung jawab atas stok formulir rekam medis
c. Bertanggung jawab atas perangkat kerja
10. Wewenang :
a. Mengajukan permintaan barang / ATK sesuai
NO JABATAN UNIT DALAM HAL
30
ORGANISASI
pengarahan
2 Staff di unit rekam medis Unit rekam medis Koordinasi tugas
N
ASPEK FAKTOR
O
Tempat kerja : ruang pengolahan Diruang tertuttup, strategis dan
1
data & BRM berventilasi serta aman
13. Resiko bahaya :
N
ASPEK FAKTOR
O
1 Stress operasional Tanggungjawab dan beban
pelaksanaan pengolahan data &
BRM

SLTA Plus Pelatihan Pengalaman kerja di bidang
1
customer service rekam medis
15. Upaya fisik :

a. Duduk : sering
b. Berdiri : sering
31
16. Kondisi fisik :
b. Berbadan : sehat jasmani dan rohani.
H. Pelaksana Laporan Rekam Medis
1. Nama jabatan : pelaksana laporan rekam medis

3. Tugas pokok : penyajian data laporan yang informatif, lengkap dan akurat
4. Uraian tugas :
a. Melaksanakan kegiatan penyusunan laporan hasil pengolahan data pelayanan
rekam medis RS
b. Melaksanakan kegiatan penyajian laporan yang informatif, lengkap dan akurat
c. Mengecek data pasien dengan kasus – kasus tertentu yang termasuk kategori
surveilent untuk dilaporkan ke dinas Kesehatan setempat.
d. Membuat laporan KLPCM perbulan untuk dilaporkan ke direktur RSU karina
medika.
e. Membuat laporan informasi ketersediaan tempat tidur di rumah sakit karina
medika pada sistem SIRANAP.
f. Membuat laporan informasi ketersediaan tempat tidur khusus covid pada sistem
RS Online
g. Membuat laporan pasien yang terdiagnosa susp covid ke sistem RS Online
h. Membuat laporan SIRS Online tahunan dan bulanan
i. Membuat laporan pasien yang terdiagnosa DBD ke dinas Kesehatan setempat
j. Membuat laporan profil tahunan rumah sakit ke dinas Kesehatan setempat
k. Membuat laporan indicator bulanan dan persentasi kenaikan atau penurunan
pasien RSU karina medika ke statistic.
l. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan langsung
32
m. Menghadiri rapat baik di unit rekam medis, internal rumah sakit maupun eksternal
rumah sakit.
5. Hasil kerja :
a. Laporan bulanan, triwulan dan tahunan rumah sakit
b. Laporan survailens penyakit
c. Laporan KLPCM
d. Laporan SIRANAP
e. Laporan RS Online
f. Laporan SIRS Online
g. Laporan pasien covid
h. Laporan pasien DBD
i. Laporan indicator dan persentase kenaikan atau penurunan pasien
j. Profil tahunan rumah sakit
6. Bahan kerja :
a. Lembar ceklis KLPCM
b. Buku register UGD, rawat jalan dan rawat inap
c. Sensus rawat inap
a. Computer
b. Printer
c. ATK
d. Telepon
8. Sifat jabatan :
Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu :
- Senin – jumat : jam 08.00 s/d 16.00 WIB
- Sabtu : jam 08.00 s/d 12.00 WIB
9. Tanggung jawab :
a. Bertanggung jawab atas pelaporan di unit rekam medis
b. Bertanggung jawab atas perangkat kerja
10. Wewenang :
a. Mengolah laporan yang dibutuhkan di unit rekam medis
33
NO JABATAN UNIT ORGANISASI DALAM HAL

Ka. Unit rekam medis Unit rekam medis Pelaporan
1
pengarahan
2 Staff di unit rekam medis Unit rekam medis Koordinasi tugas
NO ASPEK FAKTOR
1 Tempat kerja : Ruang pengolahan data & BRM Diruang tertutup, strategis
dan berventilasi serta
aman
13. Resiko bahaya :
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress operasional Tanggung jawab dan beban
pelaksanaan pengolahan data &
BRM
5 Kerusakan saraf mata Paparan radiasi dari computer

D3 Rekam medis  STR Pengalaman bekerja
 Pelatihan customer di bidang rekam
1
service medis
 Pelatihan RMIK
34
15. Upaya fisik :
a. Duduk : Sering
b. Berdiri : Sering
16. Kondisi fisik :
a. Jenis kelamin : Laki – laki / Perempuan
I. Pelaksana Retensi Berkas Rekam Medis
1. Nama jabatan : pelaksana retensi berkas rekam medis

3. Tugas pokok : meretensi berkas rekam medis pasien yang sudah tidak berobat lagi
ke RSU Karina Medika selama 5 tahun dari Riwayat terakhir pasien berobat.
4. Uraian tugas :
a. Mencari berkas rekam medis yang akan diretensi
b. Mengecek kebenaran berkas rekam medis pasien dengan SIMRS
c. Menginput data retensi berkas rekam medis ke dalam excel
d. Mengscan berkas rekam medis yang akan diretensi
e. Menginput hasil scanan retensi berkas rekam medis ke dalam SIMRS.
5. Hasil kerja :
a. Berkas rekam medis aktif dan inaktif terpisah
b. Hasil retensi berkas rekam medis tepat waktu dan akurat
6. Bahan kerja :
a. SIMRS
b. Berkas rekam medis
a. Computer
b. ATK
35
8. Sifat jabatan :
d. Senin – minggu : jam 07.00 s/d 14.00 WIB shift 1
e. Senin – minggu : jam 14.00 s/d 21.00 WIB shift 2
f. Senin – minggu : jam 21.00 s/d 07.00 WIB shift 3
9. Tanggung jawab :
a. Bertanggung jawab atas ketepatan retensi berkas rekam medis
d. Betanggung jawab atas perangkat kerja
10. Wewenang :
a. Memberikan laporan hasil retensi berkas reka medis pasien kepada atasan
UNIT
ORGANISASI
Pengarahan
2 Staff retensi berkas rekam Unit rekam medis Koordinasi tugas
medis
NO ASPEK FAKTOR
Tempat kerja : ruaang pengolahan data & Diruang tertutup, strategis
1 BRM dan berventilasi serta
aman
13. Resiko bahaya :
36
NO ASPEK FAKTOR
1 Stress oprasional Tanggungjawab dan beban
pelaksanaan retensi berkas rekam
medis

Minimal D – 3 rekam medis /  STR Pengalaman bekerja
SLTA Plus / sarjana lain plus  Pelatihan di bidang rekam
customer medis
1
service
 Pelatihan
RMIK
15. Upaya fisik :

a. Duduk : Sering
b. Berdiri : Sering
16. Kondisi fisik :
37
BAB VII
TATA HUBUNGAN KERJA
Tata hubungan kerja di unit rekam medis bersifat garis komunikasi, koordinasi dan
informasi dalam pelaksanaan kegiatan yang dilakukan melalui pertemuan dan atau surat dinas.
1. Dalam menyelenggarakan tugasnya, unit rekam medis perlu mengadakan koordinasi

dengan unit terkait dilingkungan rumah sakit dan dengan dunia luar dan Lembaga –
Lembaga Pendidikan.
2. Kepala unit rekam medis membina hubungan yang harmonis baik dilingkungan unit
rekam medis maupun hubungan kerja dengan unit lainnya dilingkungan rumah sakit dan
luar rumah sakit.
UNIT / BAGIAN HUBUNGAN KERJA

- Evaluasi kebutuhan formulir rekam medis sesuai
UNIT RAWAT INAP kebutuhan di unit rawat inap
- Koordinasi tentang data sensus rawat inap
Evaluasi kebutuhan formulir rekam medis sesuai kebutuhan di
UNIT RAWAT JALAN
unit rawat jalan
- Evaluasi kebutuhan formulir rekam medis sesuai
UNIT GAWAT
kebutuhan di unit gawat darurat
DARURAT
- Koordinasi tentang sistem SISRUTE
UNIT LAB,
RADIOLOGI, Evaluasi kebutuhan formulir rekam medis sesuai kebutuhan di
FISIOTERAPI, unit laboratorium, radiologi, fisioterapi, farmasi dan gizi
FARMASI DAN GIZI
- Koordinasi tentang syarat – syarat klaim
BAGIAN KLAIM DAN - Koordinasi tentang disposisi surat masuk atau surat
KEUANGAN keluar
- Penggajian
UNIT IT Koordinasi tentang jaringan maupun sistem informasi yang
38
digunakan dalam memberikan pelayanan di unit rekam medis
- Promosi
SUB BAGIAN HUMAS
- Penyediaan brosur pelayanan rekam medis
DAN MARKETING
- Perizinan
- Kepegawaian
BAGIAN HRD
- Pengembangan dan pelatihan karyawan
BAGIAN
Layanan perbaikan dan pemeliharaan alat, sarana, dan
PEMELIHARAAN
prasarana
SARANA
BAGIAN
PENGADAAN
Pengadaan barang – barang kebutuhan pelayanan rekam medis
(GUDANG /
LOGISTIK)
UNIT SECURITI Koordinasi keamanan
39
BAB VIII
POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL
Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu kiranya
melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia yang tepat
bagi organisasi. Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses
mengantisipasi dan menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan keluar
organisasi.
Tujannya adalah mendayagunakan sumber – sumber tersebut seefektif mungkin

sehingga pada waktu yang tepat dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan
persyaratan jabatan. Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan
kemampuan organisai dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan
kontribusi. Adapun pola ketenagaan dan kualifikasi sumber daya manusia di unit rekam
medis RSU Karina Medika adalah sebagai berikut :
A. Kualifikasi Sdm Unit Rekam Medis Rsu Karina Medika
Nama Jabatan Kualifikasi Formal & Informasi Tenaga Yang

Dibutuhkan
S1 / DIII Rekam Medis (menguasai rekam
medis, menguasai ICD X dan ICD IX +
Ka. Unit Rekam Medis 1
pelatihan + pelaporan RS + pengalaman kerja
minimal 5 tahun dibagian Rekam Medis)
DIII Rekam Medis / DIII Teknik
Staff pengolahan BRM Informatika / SLTA Plus (pelatihan ICD X 2
dan ICD IX CM)
DIII Rekam Medis / SLTA Plus (pelatihan
Staff koding BRM rekam medis, pelatihan ICD X, menguasai 1
ICD IX CM)
Staff filling dan
SLTA Plus / pelatihan customer service 1
distribusi BRM
TOTAL 5
40
B. Distribusi Ketenagaan Unit Rekam Medis
1. Sumber Daya Manusia
NO UNIT JUMLAH
1 Kepala Unit dan Pelaporan 1
2 Assembling & KLPCM BRM dan Koding 2
3 Distribusi dan filling BRM 1
4 Penyusunan Formulir BRM, logistic RM dan Retensi 1
TOTAL 5
2. Tabel Distribusi SDM Managemen Rekam Medis
Nama Jabatan Kualifikasi Formal & Informasi Waktu Kerja Jumlah

SDM
S1 / DIII Rekam Medis (menguasai
rekam medis, menguasai ICD X dan
Ka. Unit Rekam
ICD IX + pelatihan + pelaporan RS + 1 shift 1
Medis
pengalaman kerja minimal 5 tahun
dibagian Rekam Medis)
DIII Rekam Medis / DIII Teknik
Staff pengolahan
Informatika / SLTA Plus (pelatihan 3 shift 2
BRM
ICD X dan ICD IX CM)
DIII Rekam Medis / SLTA Plus 3 shift
Staff koding BRM (pelatihan rekam medis, pelatihan 1
ICD X, menguasai ICD IX CM)
Staff filling dan SLTA Plus / pelatihan customer 3 shift
1
distribusi BRM service
TOTAL 5
41
42
BAB IX
KEGIATAN ORIENTASI
Kegiatan orientasi dilakukan pada seluruh pegawai yang masuk ke unit rekam medis selama
minimal 1 (satu) bulan atau lebih jika dibutuhkan, jadwal orientasi sesuai table di bawah ini :
N
LOKASI MATERI WAKTU PENGARAH
O
Serah terima dan
Ruang Rekam
1 pengarahan dari Ka. Unit 1 hari Ka. Unit Rekam Medis
Medis
Rekam Medis
Minimal 3 Ka. Unit Rekam Medis
Pengarsipan dan Pengenalan situasi,
2 hari waktu
distribusi BRM komunikasi, SPO dan alur
disesuaikan
Minimal 3 Ka. Unit Rekam Medis
Pengolahan data Pengenalan situasi,
3 hari waktu
BRM komunikasi, SPO dan alur
disesuaikan
Ruang Rekam Ka. Unit Rekam Medis
4 Evaluasi hasil orientasi 1 hari
Medis
43
BAB X
PERTEMUAN / RAPAT
A. Rapat Rutin
Rapat rutin diselenggarakan sebulan sekali :
a. Waktu : Setiap sabtu minggu pertama / kedua setiap bulan
b. Jam : 10.00 s.d selesai
c. Tempat : Ruang unit rekam medis
d. Peserta : Ka. Bid YanJangMed, Ka. Unit Rekam Medis dan seluruh Staff Rekam
Medis
e. Materi :
1) Evaluasi kinerja unit rekam medis
2) Evaluasi SDM unit rekam medis
3) Evaluasi terhadap materi dan pelaksanaan pelayanan rekam medis
4) Perencanaan dan upaya peningkatan kinerja SDM di unit rekam medis
5) Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan unit rekam medis
6) Sosialisasi kebijakan RS
7) Pembinaan staff rekam medis
f. Kelengkapan rapat : Undangan, daftar hadir, notulen rapat, laporan / rekomendasi /
usulan kepada pimpinan.
B. Rapat Insidentil
Rapat insidentil diselenggarakan pada :
a. Waktu : Sewaktu – waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang perlu
dibahas dan diselenggarakan segera
b. Jam : Sesuai undangan
c. Tempat : Sesuai undangan
d. Peserta : Ka. Bid YanJangMed, Ka. Unit Rekam Medis dan Seluruh Staff
Rekam Medis
e. Materi : Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas
44
f. Kelengkapan rapat : Undangan, daftar hadir, notulen rapat, laporan / rekomendasi /
C. Rapat Koordinasi
Rapat koordinasi diselenggarakan pada :
a. Waktu : Sewaktu – waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang perlu
dibahas dan diselenggarakan segera
a. Jam : Sesuai undangan
b. Tempat : Sesuai undangan
c. Peserta : Ka. Bid YanJangMed, Ka. Unit Rekam Medis dan Seluruh Staff
Rekam Medis
d. Materi : Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas
e. Kelengkapan rapat : Undangan, daftar hadir, notulen rapat, laporan / rekomendasi /
45
BAB XI
PELAPORAN
A. Laporan Harian
a. Laporan SPM
b. Laporan KLPCM
c. Laporan ketersediaan TT reguler dan covid
d. Laporan pasien dengan diagnosa Covid
e. Laporan logistic APD dan Obat.
f. Laopran Plasma Apheresis
g. Laporan nakes terinfeksi susp covid.
h. Laporan pemeriksaan PCR nakes
i. Laporan agregat pasien rawat inap dengan diagnose susp covid.
B. Laporan Bulanan.
a. Laporan bulanan unit rekam medis e. Laporan indikator rumah sakit
b. Laporan kunjungan pasien. f. Laporan Persentase kunjungan

rumah sakit
c. Laporan pengunjung pasien a. Laporan survailens diagnose
d. Laporan 10 besar diagnose rawat b. Laporan pasien DBD

jalan dan rawat inpa.
C. Laporan Tahunan
a. Laporan tahunan unit Rekam Medis p. Pelayanan kesehatan jiwa

b. Data dasar Rumah sakit. q. Pelayanan keluarga berencana
c. Indikator Rumah Sakit r. Pelayanan farmasi rumah sakit
d. Fasilitas rawat inap s. Pelayanan rujukan
e. Ketenagaan Rumah Sakit Karina Medika t. Laporan cara bayar
u. Morbiditas dan mortalitas penyakit
f. Pelayanan rawat inap
rawat inap
46
v. Morbiditas dan mortalitas penyakit
g. Pelayanan rawat darurat
rawat jalan
h. Pelayanan gigi dan mulut w. Angka kematian pasien di rumah sakit

i. Pelayanan kebidanan x. 10 besar diagnosa rawat jalan
j. Pelayanan perinatology y. 10 besar diagnosa rawat inap
k. Pelayanan pembedahan z. Kunjungan pasien rawat inap
l. Pelayanan radiologi aa. Kunjungan pasien rawat jalan
m. Pelayanan laboratorium bb. Rata – rata kunjungan pasien
n. Pelayanan rehabilitasi medik
cc. Data dasar Rumah Sakit
o. Pelayanan khusus
47

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis: Rumah Sakit Umum Karina Medika

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis: Rumah Sakit Umum Karina Medika

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PEDOMAN

PEDOMAN PENGORGANISASIAN UNIT REKAM MEDIS

DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM KARINA MEDIKA

Menimbang a. bahwa pembentukan system informasi manajemen rumah sakit

(dr.Dwiana Sari Wardhani, MMRS)

Memasuki era globalisasi membuat persaingan antar setiap unit semakin

C. Ruang Lingkup Pelayanan

1. Managemen rekam medis

A. Deskripsi Rumah Sakit Karina Medika

Rumah Sakit Umum Karina Medika (RSU. Karina Medika / RSKM)

RS Karina Medika diresmikan pada tanggal 20 Mei 2016, dengan status

Tahun 2018 RSU Karina Medika mengajukan Akreditasi SNARS 2018

RS Karina Medika memberikan beragam jenis pelayanan medis antara lain

Dengan mengedepankan pelayanan serta keunggulan SDM serta karyawan yang

Surat Izin Klinik Khusus dikeluarkan oleh BPMPTSP Purwakarta Nomor

C. Tugas Pokok Dan Fungsi Rsu Karina Medika Purwakarta

1. Memberikan pelayanan kesehatan secara komperhensif dengan cara

3. Memberikan perlindungan dan pemeliharaan kesehatan dalam rangka

A. VISI RUMAH SAKIT UMUM KARINA MEDIKA

B. MISI RUMAH SAKIT UMUM KARINA MEDIKA

1. Memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas dan terjangkau dengan

Motto RSU Karina Medika adalah “ Melayani dengan Sentuhan Kemanusiaan

D. FALSAFAH RUMAH SAKIT UMUM KARINA MEDIKA

F. LANDASAN NILAI RUMAH SAKIT UMUM KARINA MEDIKA

Medika memulai bekerja dibarengi niat untuk ibadah

Kepala Unit Rekam Medis

Distribusi Penyusun Pencarian dan Assembling Koding Logistic Pelaporan Retensi

Hak dan Kewajiban

A. Kepala Unit Rekam Medis

1. Nama Jabatan : Kepala Unit Rekam Medis

13. Kondisi Lingkungan Kerja :

14. Resiko Bahaya :

15. Syarat Jabatan :

N JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN

16. Upaya Fisik :

B. Pelaksana Distribusi Rekam Medis

1. Nama Jabatan : Pelaksana distribusi rekam medis

12. Kondisi Lingkungan Kerja :

13. Resiko Bahaya :

14. Syarat Jabatan :

15. Upaya Fisik :

C. Pelaksana Penyusunan Formulir Rekam Medis

1. Nama Jabatan : Penyusunan Formulir Rekam Medis

12. Kondisi Lingkungan Kerja :

13. Resiko Bahaya :

14. Syarat Jabatan :

NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN

15. Upaya Fisik :

1. Nama Jabatan : Pelaksana filling rekam medis

12. Kondisi lingkungan kerja

13. Resiko bahaya :

14. Syarat jabatan :

NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN

15. Upaya fisik :

E. Pelaksana Assembling Dan Klpcm Rekam Medis

1. Nama jabatan : pelaksana assembling dan KLPCM rekam medis

12. Kondisi lingkungan kerja ;

13. Resiko bahaya :

14. Syarat jabatan ;

NO JENIS PENDIDIKAN PELATIHAN PENGALAMAN

15. Upaya fisik :

F. Pelaksana Coding Rekam Medis