MAKALAH

ADMINISTRASI DAN SUPERVISI PENDIDIKAN

“ ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA “

Disusun Oleh :
Anisa Munawaroh (21023120)

Dosen Pengampu :
Dr. Rifma, M.Pd

UNIVERSITAS NEGERI PADANG 2023

 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan semua
nikmatnya sehingga penulis berhasil menyelesaikan makalah yang berjudul “Administasi
Sarana dan Prasarana” dengan tepat waktu. Makalah ini disusun guna memenuhi tugas pada
mata kuliah Administrasi dan Supervisi Pendidikan. Selain itu, kami juga berharap agar
makalah ini dapat menambah wawasan bagi pembaca tentang Administrasi Peserta Didik.
Kami mengucapkan terimaksih sebesar-besarnya kepada bapak . Drs. Syahril, M.Pd,
Ph.D selaku dosen pengampu mata kuliah. Kami berharap makalah ini dapat menambah
pengetahuan dan wawasan. Penulis juga mengucapkan terimakasih pada semua pihak yang
telah membantu dalam proses penyusunan makalah ini.
Penulis menyadari makalah ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, Kritik
dan saran yang membangun akan sangat diterima demi kesempurnaan makalah ini.

Padang, 14 Februari 2023

Penulis

i
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR...............................................................................................................i
DAFTAR ISI.............................................................................................................................ii
BAB I PENDAHULUAN.........................................................................................................1
A. Latar Belakang..............................................................................................................1
B. Rumusan Masalah.........................................................................................................1
BAB II PEMBAHASAN..........................................................................................................2
A. Teori Dan Pengertian Administrasi Sarana Dan Prasarana....................................2
B. Kegiatan Administrasi Sarana Dan Prasarana..........................................................3
1. Perencanaan Pengadaan Barang.............................................................................3
2. Prakualifikasi Rekanan.............................................................................................5
3. Pengadaan Barang.....................................................................................................6
4. Penyimpanan..............................................................................................................8
5. Inventarisasi...............................................................................................................9
6. Penyaluran.................................................................................................................9
7. Pemeliharaan...........................................................................................................10
8. Rehabilitasi...............................................................................................................10
9. Penghapusan............................................................................................................11
BAB III PENUTUP................................................................................................................12
A. Kesimpulan..................................................................................................................12
B. Saran.............................................................................................................................12
DAFTAR PUSTAKA.............................................................................................................13

ii
 BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Administrasi pendidikan merupakan suatu proses yang dilakukan oleh sekelompok orang
dalam suatu oragnisasi guna mencapai tujuan dari oragnisasi tersebut. Dengan demikian
administrasi merupakan suatu sistem yang terpaut dengan organisasi. Bahkan dapat
dinyatakan pula bahwa Administrasi adalah upaya mencapai tujuan secara efektif dan efisien
dengan memanfaatkan orang-orang dalam suatu pola kerja sama. Sedangkan Pendidikan
menurut UUSPN 1989 adalah usaha sadar untuk menyiapkan peserta didik melalui kegiatan
bimbingan pengajaran dan latihan bagi peranannya di masa yang akan datang.
Dalam administrasi pendidikan terdapat beberapa bidang-bidang yang dikaji. Komponen
sekolah yang menjadi objek fungsi administrasi itu sendiri. Ada juga yang menganggapnya
sebagai subtansi administrasi pendidikan bahkan ada yang menganggapnya sebagai
komponen administrasi pendidikan. Menurut Suryosubroto (2004 : 25 ) adapun bidang-
bidang dalam administrasi pendidikan adalah administrasi kurikulum, administrasi
kesiswaan, administrasi kepegawaian, administrasi perlengkapan dan administrasi keuangan.
Menurut Ibrahim Bafadal (2003: 2) sarana pendidikan adalah semua perangkatan
peralatan, bahan dan perabot yang secara langsung digunakan dalam proses pendidikan
disekolah. Prasarana pendidikan merupakan semua komponen yang secara tidak langsung
menunjang jalannya proses belajar mengajar di sekolah. Sebagai contoh: jalan menuju
sekolah, halaman sekolah, gedung dan sebagainya
Administrasi Sarana dan Prasarana pendidikan merupakan seluruh proses yang
direncanakan dan diusahakan secara sengaja dan bersungguh-sungguh serta pembinaan
secara kontinu terhadap benda-benda pendidikan, agar senantiasa siap pakai (ready for use)
dalam PBM sehingga PBM semakin efektif dan efisien guna membantu tercapainya tujuan
pendidikan yang telah ditetapkan.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka dapat dirumuskan masalah yaitu

1. Apa yang dimaksud dengan Administrasi Sarana dan Prasarana?

2. Bagaimana Proses Kegiatan Administrasi Sarana dan Prasarana?

1
 BAB II PEMBAHASAN
A. Teori Dan Pengertian Administrasi Sarana Dan Prasarana
Secara otimologis prasarana berarti alat tidak langsung untuk mencapai tujuan. Dalam
pendidikan misalnya lokasi/tempat, bangunan sekolah, lapangan olahraga, uang dan
sebagainya. Sedang sarana seperti alat langsung untuk mencapai tujuan pendidikan.
Misalnya: ruang, buku, perpustakaan, laboratorium dan sebagainya.
Sedangkan menurut keputusan Menteri P dan K No. 079/1975, sarana pendidikan terdiri
dari 3 kelompok besar yaitu:
a. Bangunan dan perabot sekolah.
b. Alat pelajaran yang terdiri, pembukuan dan alat-alat peraga dan laboratorium.
c. Media pendidikan yang dapat dikelompokkan menjadi audiovisual yang menggunakan
alat penampil dan media yang tidak menggunakan alat penampil.
Administrasi Sarana dan Prasarana pendidikan merupakan seluruh proses kegiatan yang
direncanakan dan diusahakan secara sengaja dan bersungguh-sungguh serta pembinaan
secara konting terhadap benda-benda pendidikan, agar senantiasa siap-pakai (read for use)
dalam PBM sehingga PBM semakin efektif dan efisien guna membantu tercapainya tujuan
pendidikan yang telah ditetapkan
Proses Belajar Mengajar (PBM) atau Kegiatan Belajar Mengajar (PBM) akan semakin
sukses bila ditunjang dengan sarana dan prasarana pendidikan yang memadai, sehingga
pemerintah selalu berupaya untuk secara terus-menerus melengkapi sarana dan prasarana
pendidikan bagi seluruh jenjang dan tingkat pendidikan sehingga kekayaan fisik negara yang
berupa sarana dan prasarana pendidikan telah menjadi sangat besar. Berdasarkan data yang
tercatat pada akhir Pelita III saja kekayaan tersebut nilainya berkisar satu trilyun rupiah,
sehingga perlu pengamanan yang kuat mencakup pengamanan perencanaan, pengadaan,
pendayagunaan, dan penghapusan. Pengamanan yang kuat dapat dicapai melalui suatu sistem
yang antara lain diwujudkan dalam bentuk perundangan dan peraturan yang cermat, di
samping ketentuan-ketentuan teknis yang telah ada.
Semuanya itu akan dapat berjalan dengan arah yang tepat bila ada partisipasi penuh dari
para personel yang ditugasi serta terkait dengan pengelolaan fasilitas pendidikan tersebut
berdasar rasa tanggung jawab yang tinggi dan Fasilitas atau benda-benda pendidikan dapat
ditinjau dari fungsi jenis atau sifatnya.
1. Ditinjau dari fungsinya terhadap PBM, prasarana pendidikan berfungsi tidak langsung
(kehadirannya tidak sangat menentukan). Termasuk dalam prasarana pendidikan
adalah tanah, halaman, pagar, tanaman, gedung/bangunan sekolah, jaringan jalan, air,
listrik, telepon, serta perabou/mebiler. Sedangkan sarana pendidikan berfungsi
langsung (kehadirannya sangat menentukan) terhadap PBM, seperti alat pelajaran,
alat peraga, alat praktek dan media pendidikan.
2. Ditinjau dan jenisnya, fasilitas pendidikan dapat dibedakan menjadi fasilitas fisik dan
fasilitas nonfisik.
a. Fasilitas fisik atau fasilitas material yaitu segala sesuatu yang berwujud benda
mati atau dibendakan yang mempunyai peran untuk memudahkan atau
melancarkan sesuatu usaha, seperti kendaraan, mesin tulis, komputer, perabot, alat

2
 peraga, model, media, dan sebagainya.Fasilitas nonfisik yakni sesuatu yang bukan
benda mati, atau kurang dapat disebut benda atau dibendakan, yang mempunyai
peranan untuk memudahkan atau melancarkan sesuatu usaha seperti manusia,
jasa, uang.
3. Ditinjau dari sifat barangnya, benda-benda pendidikan dapat dibedakan menjadi
barang bergerak dan barang tidak bergerak, yang kesemuanya dapat mendukung
pelaksanaan tugas
a. Barang bergerak atau barang berpindah/dipindahkan dikelompokkan menjadi
barang habis-pakai dan barang tak habis pakai,
 Barang habis-pakai ialah barang yang susu volumenya pada waktu
dipergunakan, dan dalam jangka waktu tertentu barang tersebut dapat susut
terus sampai habis atau tidak berfungsi lagi, seperti kapur tulis, tinta,
kertas, spidol, penghapus, sapu dan sebagainya. (Keputusan Menteri
Keuangan Nomor 225/MK/V/1971 tanggal 13 April 1971)
 Barang tak-habis-pakai ialah barang-barang yang dapat dipakai berulang
kali serta tidak susut volumenya semasa digunakan dalam jangka waktu
yang relatif lama, tetapi tetap memerlukan perawatan agar selalu siap-
pakai untuk pelaksanaan tugas, seperti mesin tulis, komputer, mesin
stensil, kendaraan, perabol media pendidikan dan sebagainya.
b. Barang tidak bergerak ialah barang yang tidak berpindah- pindah letaknya atau
tidak bisa dipindahkan, seperti tanah, bangunan/gedung, sumur, menara air, dan
sebagainya.
Secara kronologis-operasional kegiatan administrasi sarana dan prasarana pendidikan
meliputi
1. Perencanaan Pengadaan Barang
2. Prakualifikasi Rekanan
3. Pengadaan barang
4. Penyimpanan, Inventarisasi, Penyaluran
5. Pemeliharaan, Rehabilitasi
6. Penghapusan dan Penyingkiran
7. Pengendalian
Seluruh rangkaian kegiatan tersebut harus merupakan satu kesatuan yang
harmonis/terpadu. Dalam sistematika kerjanya harus dihindarkan timbulnya kesimpang
siuran dan tumpang tindih dalam wewenang tanggung jawab, dan pengawasan menghindari
timbulnya pemborosan biaya, tenaga, dan waktu.

B. Kegiatan Administrasi Sarana Dan Prasarana

1. Perencanaan Pengadaan Barang
Suatu kegiatan administrasi/manajemen/pengelolaan yang baik dan tidak gegabah
(sembrono) tentu diawali dengan suatu perencanaan (planning/programming) yang matang
dan baik dilaksanakan demi menghindari terjadinya kesalahan dan kegagalan yang tidak
diinginkan. Seperti L Gulick dan Urwick pakar administrasi negara di Amerika Serikat
mengemukakan tujuh macam kegiatan dalam administrasi/manajemen, yaitu Planning (peren-
canaan). Organizing (pengorganisasian). Staffing (penyusunan staf). Directing (pengarahan).
Coordinating (pengkordinasian), Recording (pencatatan). Budgeting (penyusunan anggaran).

3
 Perencanaan yang baik dan teliti akan berdasarkan analisis kebutuhan, dan penentuan
skala prioritas bagi kegiatan-kegiatan untuk mendapatkan urutan pertama, kedua, ketiga, dan
seterusnya untuk dilaksanakan yang disesuaikan dengan tersedianya dana dan tingkat
kepentingannya.
R. Freedman dan kawan-kawannya (1952) mengatakan, bahwa perencanaan atau rencana
(planning/programming) adalah pengetrapan secara sistematik daripada pengetahuan yang
tepat guna untuk mengontrol dan menentukan arah kecenderungan perubahan, menuju
kepada tujuan yang telah ditetapkan. Dari definisi tersebut tersirat dua fungsi pokok dari
perencanaan, yaitu:
a. Suatu rencana/perencanaan dapat digunakan untuk mengontrol setiap langkah kegiatan
pekerjaan.
Bila terpaksa terjadi hambatan/kendala, maka demi tetap tercapainya tujuan yang telah
ditetapkan, maka rencana/ perencanaan dapat digunakan untuk memberi arah perubahan
seperlunya.
Philip H. Coombs (1970) mengatakan bahwa Perencanaan Pendidikan dalam arti yang
seluas-luasnya, adalah penggunaan analisis yang bersifat rasional dan sistematik terhadap
proses pengembangan pendidikan yang bertujuan untuk menjadikan pendidikan itu menjadi
lebih efektif dan efisien dalam menanggapi kebutuhan dan tujuan.
Dari definisi tersebut dapat disimpulkan, bahwa :
a. Perencanaan pendidikan harus menggunakan analisis yang rasional dan sistematik.
b. Perencanaan pendidikan dilakukan demi pengembangan dan peningkatan pendidikan,
atau perubahan pendidikan yang menuju ke arah pendidikan yang lebih baik dari
sebelumnya. Diharapkan agar peningkatan dan pengembangan yang dilakukan itu
dapat menambah daya guna dan hasil-g 1-gunanya sehingga mempercepat tercapainya
cita-cita pendidikan yang diharapkan, serta menghemat biaya, tenaga dan waktu.
c. Hasil dari perencanaan pendidikan tersebut dapat bermanfaat bagi siswa-siswa
khususnya dan masyarakat pada umumnya.
Jadi dalam perencanaan sarana dan prasarana pendidikan pun keempat unsur tersebut
harus tetap diperhatikan.
Lima Proposisi dalam Perencanaan Pendidikan
a. Perencanaan pendidikan itu harus menggunakan pandangan jangka panjang. (Jangka
pendek = sampai 2 tahun; jangka menengah = 4 sampai 5 tahun; jangka panjang = 10
sampai 15 tahun).
b. Perencanaan pendidikan itu harus bersifat komprehensif (meliputi keseluruhan sistem
pendidikan, meliputi pendidikan formal dan nonformal).
c. Perencanaan pendidikan harus merupakan bagian dari perencanaan masyarakat.
d. Perencanaan pendidikan harus merupakan bagian integral dari manajemen
pendidikan.
e. Perencanaan pendidikan harus memperhatikan perkembangan kualitatif dan
kuantitatif pendidikan; perencanaan pendidikan harus menjadikan pendidikan lebih
relevan, efektif dan efisien.

4
 Aplikasi dari kelima proposisi tersebut dalam perencanaan pengadaan sarana dan
prasarana pendidikan dapat dikemukakan dalam contoh-contoh berikut ini.
a. Sarana dan prasarana pendidikan yang kita siapkan hendaklah memiliki daya guna
jangka panjang, baik kualitas maupun kuantitasnya. Seperti bangunan SD Inpres yang
roboh sebelum berumur lima tahun misalnya, merupakan kasus yang bertentangan
dengan proposisi pertama, atau setelah gedung-gedung SD Inpres dibangun, tetapi
ternyata kekurangan siswa.
b. Perencanaan tentang pengadaan Buku Paket, hendaklah meliputi penyiapan,
penulisan, penerbitan, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, dan sebagainya
sampai pada sasaran pemakainya bagi sekolah dan masyarakat.
c. Perencanaan sarana dan prasarana olah raga di sekolah, merupakan bagian dari
perencanaan memasyarakatkan olah raga dan mengolahragakan masyarakat, seperti
penyediaan lapangan, peralatan, perlombaan/kejuaraan, hadiah-hadiah yang edukatif
dan sebagainya.
d. Perencanaan tentang peningkatan mutu pendidikan IPA erat hubungannya dengan
pembangunan laboratorium IPA di SMP dan SMA (negeri) beserta alat peraga,
model, guru-guru IPA melalui program Diploma dan S1, penataran, pelatihan
penggunaan alat-alat, media, dan sebagainya.
e. Perencanaan pengadaan Paket Belajar, Modul, Film pendidikan, Kaset pelajaran,
Siaran pendidikan melalui radio/ TV bagi sistem SD PAMONG, SMP Terbuka,
Universitas Terbuka, dan sebagainya dimaksudkan agar pendidikan dapat lebih
relevan, efisien, dan efektif sesuai tuntutan dan perkembangan/pembaruan
pendidikan.

Suatu perencanaan pendidikan dapat dibedakan sekurang-kurangnya atas tiga kualitas,

yaitu :
a. Perencanaan pendidikan dengan data yang cukup memadai
b. Perencanaan pendidikan dengan data yang kurang memadai
c. Perencanaan pendidikan yang tanpa data.
2. Prakualifikasi Rekanan
Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan melalui pembelian sebagai tindak lanjut
pelaksanaan DIP/DIK dilakukan dengan sistem lelang/tender yang diikuti oleh para rekanan,
untuk menghindar berbagai kemungkinan yang tidak diinginkan seperti penyalahgunaan.
spekulasi, manipulasi serta perbuatan perbuatan sembrono lainnya. Rekanan/pemborong yang
dapat mengikuti tender hanyalah rekanan-rekanan yang bonafid atau terpercaya saja. Untuk
memperoleh rekanan-rekanan yang bonafid, dilakukan kegiatan prakualifikasi.
Langkah-langkah kegiatan prakualifikasi perlu ditetapkan demi kelancaran serta
keseragaman bagi seluruh jajaran di lingkungan Depdikbud dengan:
a. Langkah persiapan
 Membuat pengumuman
 Menyampaikan undangan
 Menentukan waktu dan tempat pendaftaran
 Menyampaikan/membuat daftar isian.

5
 b. Pelaksanaan
a). Pemeriksaan dan penilaian terhadap calon rekanan secara administratif:
 Akta pendirian (didirikan)
 Izin usaha
 Referensi Bank
 Referensi Kerja
 Keterangan fiscal
 Pernyataan bersedia menaati ketentuan-ketentuan prakualifikasi.
b). Pemeriksaan dan penilaian terhadap calon rekanan secara teknis.
 Adanya tenaga ahli di bidang usaha
 Adanya peralatan yang memadai untuk mendukung pelaksanaan tugas.
 Adanya rekomendasi dari yang berwajib tentang bonafiditas perusahaannya.
 Mengadakan pemeriksaan setempat.
c). Menetapkan dan mengumumkan hasil prakualifikasi, serta memberikan
sertifikat/tanda lulus.
d). Menyampaikan laporan tentang pelaksanaan prakualifikasi kepada Menteri
Depdikbud.
3. Pengadaan Barang
Pengadaan merupakan segala kegiatan untuk menyediakan semua keperluan
barang/benda/jasa bagi keperluan pelaksanaan tugas. Maka pengadaan sarana dan prasarana
pendidikan dilakukan sebagai berikut:
a. Pengadaan Tanah
Untuk pengadaan tanah dapat dilaksanakan dengan cara membeli, menerima hibah,
menerima hak pakai atau menukar.
1). Tata cara pembelian tanah
a). Menyusun panitia pembelian yang beranggotakan pejabat- pejabat fungsional dari
Depdikbud, Pemda, Dinas Agraria dan Dinas PU.
b). Menetapkan Tugas-tugas panitia, yaitu:
 Menetapkan kriteria/syarat (lokasi, luas dan lain-lain)
 Meneliti surat-surat tanah yang akan dibeli
 Memperoleh penawaran harga
 Memperhatikan perencanaan tata kota
 Mendapatkan syarat/bukti pembebasan tanah
 Menyaksikan pembayaran langsung kepada pembelinya.
c). Memperhatikan persyaratan-persyaratan bagi tanah yang akan dibeli, seperti :
 daerah bebas banjir atau malapetaka lainnya.
 terletak di daerah yang terjangkau oleh jalur transportasi dalam kemudahan
 tidak akan tergusur oleh perluasan jalan dan lain sebagainya

6
  terjangkau oleh fasilitas listrik, telepon, air
 memenuhi persyaratan bagi bangunan sekolah/pendidikan.
2). Tata cara menerima hibah
Tanah yang diterima secara hibah dapat berasal dari pemerintah atau dari pihak swasta,
melalui proses acara penyerahan atau akta serah terima hibah (pusat/daerah)
penyerahan/berita yang dibuat oleh Notaris/PPAT. Akta tersebut perlu diproses lebih lanjut
menjadi sertifikat tanah.
3) Tata cara menerima hak pakai
Penerimaan hak pakai dari pemerintah harus disertai surat keputusan serta berita acara
serah terima. Penerimaan hak pakai dari pihak swasta harus disertai dokumen serah terima
dari pihak swasta yang bersangkutan dan diketahui oleh pejabat setempat serendah-rendahnya
camat.
b. Pengadaan Bangunan
Untuk pengadaan bangunan ini dapat dilaksanakan dengan membangun/mendirikan
bangunan baru, membeli, menyewa, menerima hibah atau menukar (pada prinsipnya sama
dengan pengadaan tanah).

c. Pengadaan Perabot
Cara pengadaan perabot dapat dilakukan dengan membeli, membuat sendiri atau
menerima bantuan/sumbangan.
 Membeli perabot dapat berwujud barang jadi (readystock) dan membeli
dengan pesanan yang sesuaai dengan syarat ukuran anatomis, teknis
konstruksi, dan kualitas bahan.
 Membuat sendiri dapat dimungkinkan dalam rangka praktek serta disesuaikan
dengan biaya dan kemampuan yang tersedia.
 Menerima bantuan/sumbangan dari donator seperti BP3 bersifat tidak
mengikat, dilaksanakan dengan proses yang verbal.

d. Pengadaan Kendaraan/Alat Transportasi

Yang dimaksud dengan kendaraan adalah alat angkut orang atau barang untuk di darat, di
air dan di udara. Khusus untuk sekolah hanya kendaraan darat dan air. Kendaraan dapat
dibedakan atas kendaraan bermotor (mobil, sepeda motor, kapal motor, dan sebagainya) dan
kendaraan tak bermotor (sepeda, gerobak, becak, kuda, dan sebagainya). Dewasa ini
pengadaan kendaraan untuk sekolah telah dilakukan oleh pemerintah pusat.

e. Pengadaan Sarana Pendidikan, Alat-alat Kantor dan Alat Tulis Kantor (ATK)
Sarana pendidikan (alat pelajaran, alat peraga, media dan alat-alat praktikum), alat-alat
kantor (mesin ketik, mesin hitung, mesin stensil, alat penyedot debu, sapu, sulak, dan
sebagainya) dan alat tulis kantor (kertas, tinta stensil, tinta koreksi, potlod, map, dan
sebagainya) dapat diadakan sesuai ketentuan yang berlaku, yaitu untuk jumlah besar tertentu

7
melalui lelang/tender dengan rekanan. Kekurangan ATK dalam jumlah kecil dapat diadakan/
dibeli melalui dana taktis. Pengadaan buku-buku atau benda grafis lainnya dapat diadakan
dengan membuat sendiri, menerima bantuan, hadiah, hibah.
4. Penyimpanan
Menampung/mewadahi hasil pengadaan barang-barang demi keamanannya, baik yang
belum maupun yang akan didistribusikan, disebut penyimpanan. Kegiatan penyimpanan
meliputi, menerima barang, menyimpan barang dan mengeluarkan/mendistribusikan barang,
sesuai ICW (Indische Comptabilitietswet) atau Undang-undang Perbendaharaan Indonesia
Pasal 55 dan 57.
Untuk keperluan penyimpanan barang biasanya digunakan gudang, sehingga
penyimpanan barang. Untuk mempersiapkan sebuah gudang perlu diperhatikan beberapa
faktor pendukungnya seperti lokasi, konstruksi, macam/bentuk/sifat dan ketentuan tata letak
barang di dalamnya sesuai jenis dan sifat barangnya.
a. Lokasi
Faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih lokasi pergudangan, yaitu :
 mudah dicapai oleh alat pengangkut
 bebas banjir serta aman terhadap bahaya kebakaran dan lain- lain.
 tersedia fasilitas-fasilitas kemudahan seperti air, listrik, telepon, dan sebagainya.

b. Konstruksi
Konstruksi bangunan sebuah gedung hendaknya sesuai kebutuhan :
 kuat dan tahan gempa
 tidak terlalu banyak tiang
 lantainya tahan tekanan berat
 ventilasi cukup untuk menahan kelembaban
 pintu diperkuat dan lebamya disesuaikan dengan kebutuhan, serta berkunci yang
tak mudah dipalsu/dibandrek.
 pembagian interiomya disesuaikan dengan keperluan barang yang akan disimpan
di dalamnya.

c. Bentuk
1. Gudang terbuka : tak berdinding dan tak beratap tetapi berpagar dengan alas yang
kuat/tahan tekanan berat sesuai sifat barang yang akan disimpan di dalamnya,
seperti stoomwals, drum aspal, balok, dan sebagainya.
2. Gudang tertutup : berdinding dan beratap serta konstruksi yang disesuaikan dengan
fungsinya.

d. Keamanan
 Keamanan di sekeliling gudang perlu diperhatikan, seperti pembuatan pagar
yang kuat serta pintu masuk yang mudah dikontrol bagi keluar/masuknya
orang.

8
  Keamanan intem gudang perlu diperhatikan seperti kunci, alat pemadam
kebakaran, tralis, penempatan barang-barang berharga pada tempat yang lebih
khusus, serta perlu adanya penjaga gudang yang khusus (bagi gudang yang
besar).

e. Pengaturan/Tata letak Barang

Pengaturan penyimpanan barang dalam gudang perlu memperhatikan prinsip "first in,
first out" yaitu barang yang masuk lebih dulu harus digunakan/dikeluarkan lebih dulu, agar
tidak terjadi kerusakan barang karena terlalu lama disimpan. Penataan barang juga harus
memperhatikan tentang sifat barangnya seperti barang-barang berat, barang mewah atau
barang/zat kimia, dan sebagainya harus diletakkan secara tersendiri agar tidak terjadi
kerusakan-kerusakan.

5. Inventarisasi
Inventarisasi berasal dari kata "inventaris" (Latin: inventarium) yang berarti daftar
barang-barang, bahan, dan sebagainya. Jadi inventarisasi merupakan kegiatan untuk mencatat
dan menyusun daftar barang-barang/bahan yang ada secara teratur menurut ketentuan yang
berlaku. Inventarisasi ini dilakukan dalam rangka usaha penyempurnaan pengurusan dan
pengawasan yang efektif terhadap barang-barang milik negara (atau swasta). Inventarisasi
juga memberikan masukan (input) yang sangat berharga/berguna bagi efektivitas pengelolaan
sarana dan prasarana, seperti perencanaan, analisis kebutuhan, pengadaan, penyimpanan,
penyaluran, pemeliharaan, rehabilitasi dan penghapusan.
 Pelaksanaan Inventarisasi
Kegiatan wajib yang dilakukan dalam pelaksanaan inventarisasi adalah:
a. Mencatat semua barang inventaris di dalam "Buku Induk Inventaris" dan buku
pembantu "Buku Golongan Inventaris".
b. Memberikan koding pada barang-barang yang inventarisasikan.
c. Membuat laporan triwulan tentang mutasi barang.
d. membuat daftar isian/format inventaris.
e. Membuat daftar rekapitulasi tahunan.

6. Penyaluran
Penyaluran merupakan kegiatan yang menyangkut pemindahan barang dan tanggung
jawab dari instansi/pemegang yang satu kepada instansi/pemegang yang lain. Dalam
lingkungan yang sempit seperti di lingkungan sekolah/fakultas, maka kegiatan penyaluran ini
dapat berwujud pendistribusian atau kegiatan membagi/mengeluarkan barang sesuai
kebutuhan guru/dosen/seksi bagian dalam instansi/ sekolah/fakultas tersebut untuk keperluan
kegiatan belajar-mengajar serta perkantoran.
Kegiatan penyaluran barang yang baik meliputi Penyusunan alokasi, pengiriman barang
(untuk pusat-pusat penyalur) dan penyerahan barang.

9
 7. Pemeliharaan
Agar setiap barang yang kita miliki senantiasa dapat berfungsi dan digunakan dengan
lancar tanpa banyak menimbulkan gangguan/ hambatan, maka barang-barang tersebut perlu
dirawat secara baik dan kontinu untuk menghindarkan adanya unsur-unsur pengganggu/
perusaknya. Dengan demikian kegiatan rutin untuk mengusahakan agar barang tetap dalam
keadaan baik dan berfungsi baik pula (running well), disebut pemeliharaan atau perawatan
(servis).
Kegiatan pemeliharaan dapat dilakukan menurut ukuran waktu dan menurut ukuran
keadaan barang. Pemeliharaan menurut ukuran waktu dapat dilakukan setiap hari (setiap
akan/sesudah memakai) dan secara berkala atau dalam jangka waktu tertentu sesuai petunjuk
penggunaan (manual), misalnya 2 atau 3 bulan sekali (seperti mesin tulis) atau setelah jarak
tempuh tertentu (kendaraan bermotor) atau jam pakai tertentu (mesin statis). Pemeliharaan
tersebut dapat dilakukan sendiri oleh pemegangnya/penanggungjawabnya (juru ketik, sopir,
dan sebagainya) atau memanggil tukang/ahli servis untuk melakukannya, atau membawanya
ke bengkel servis. Pada umumnya pemeliharaan atau servis ini tidak mengganti suku cadang
atau mengubah konstruksi, tetapi terbatas pada penyetelan, pembersihan dan pemeriksaan,
seperti penyetelan platina, mencuci, pemeriksaan tekanan ban, mengganti oli, air radiator, dan
sebagainya. Pemeliharaan yang dilakukan menurut keadaan barangnya dilakukan terhadap
barang habis pakai dan barang tak habis pakai, seperti pemeliharaan terhadap kertas, kapur
dan sebagainya dengan penyimpanan yang baik (aman, tidak lembab, bebas hama, dan
sebagainya), sebelum barang tersebut dipakai atau dalam penyimpanan. Terhadap barang tak
habis pakai seperti mesin tulis, kendaraan dan sebagainya dilakukan servis bila keadaan
pemakaiannya ternyata sudah kurang enak atau kurang lancar, secara rutin berkala.
Pemeliharaan terhadap tanah dan gedung, dilakukan dengan pembersihan, pengecatan,
menyapu, mengepel dan sebagainya.
Pada prinsipnya kegiatan pemeliharaan dilakukan agar setiap sarana dan prasarana itu
senantiasa siap-pakai dalam proses/kegiatan belajar mengajar. Aktivitas, kreativitas serta rasa
tanggung jawab dan rasa "handarbeni" adalah kunci dari keberhasilan kegiatan pemeliharaan,
demi optimasi daya pakai dan daya guna setiap barang kita.
8. Rehabilitasi
Rehabilitasi merupakan kegiatan untuk memperbaiki barang dari kerusakan dengan
tambal sulam atau penggantian suku cadangnya agar barang tersebut dapat dipergunakan lagi
sehingga mempunyai daya pakai yang lebih lama.
Dalam tindak rehabilitasi ada berapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain:
a. Dalam hal rehabilitasi yang bersifat perbaikan, hendaklah diperhatikan agar
ongkos/biaya perbaikan tersebut masih dapat dipertimbangkan antara besamya biaya
yang dikeluarkan dengan efisiensi penggunaan selanjutnya, sehingga tindak
merupakan suatu pemborosan.
b. Rehabilitasi yang bersifat penambahan atau tambal sulam atau modifikasi selain harus
diseimbangkan dengan biayanya, perlu juga diseimbangkan dengan barang aslinya,
agar setelah rehabilitasi fungsi dan peranannya tidak berubah.

10
 9. Penghapusan
Jika besamya biaya rehabilitasi sesuatu barang inventaris tidak sesuai dengan daya
pakainya, artinya bila biaya rehabilitasinya terlalu besar sedang daya pakainya terlalu singkat,
maka barang tersebut lebih baik tidak dipakai lagi dan dikeluarkan dari daftar inventaris.
Proses kegiatan yang bertujuan untuk mengeluarkan/menghilangkan barang-barang milik
negara dari daftar inventaris negara berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku, disebut penghapusan.
Penghapusan sebagai salah satu fungsi administrasi sarana pendidikan, mempunyai arti :
a. Mencegah atau sekurang-kurangnya membatasi kerugian/ pemborosan biaya untuk
keperluan pemeliharaan/perbaikan/ pengamanan barang-barang yang semakin buruk
kondisinya, barang-barang yang berkelebihan dan/atau tidak dapat dipergunakan lagi.
b. Meringankan beban kerja dan tanggung jawab pelaksanaan inventaris.
c. Membebaskan satuan organisasi dari pengurusan dan pertanggungjawaban barang
yang tidak produktif lagi.
d. Membebaskan ruangan atau pekarangan kantor dari penumpukan barang-barang yang
tidak dipergunakan lagi, sehingga seluruh kantor pada umumnya kelihatan bersih dan
rapi serta sehat.

11
 BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan
Administrasi Sarana dan Prasarana pendidikan merupakan seluruh proses kegiatan yang
direncanakan dan diusahakan secara sengaja dan bersungguh-sungguh serta pembinaan
secara konting terhadap benda-benda pendidikan, agar senantiasa siap-pakai (read for use)
dalam PBM sehingga PBM semakin efektif dan efisien guna membantu tercapainya tujuan
pendidikan yang telah ditetapkan.
Kegiatan administrasi sarana dan prasarana pendidikan meliputi
a. Perencanaan Pengadaan Barang
b. Prakualifikasi Rekanan
c. Pengadaan barang
d. Penyimpanan, Inventarisasi, Penyaluran
e. Pemeliharaan, Rehabilitasi
f. Penghapusan dan Penyingkiran
g. Pengendalian
Seluruh rangkaian kegiatan tersebut harus merupakan satu kesatuan yang
harmonis/terpadu. Dalam sistematika kerjanya harus dihindarkan timbulnya kesimpang
siuran dan tumpang tindih dalam wewenang tanggung jawab, dan pengawasan untuk
menghindari timbulnya pemborosan biaya, tenaga, dan waktu.

B. Saran
Demikianlah makalah yang kami buat ini, semoga bermanfaat dan menambah
pengetahuan para pembaca. Kami mohon maaf apabila ada kesalahan ejaan dalam penulisan
kata dan kalimat yang kurang jelas, dimengerti, dan lugas. Dan kami juga sangat
mengharapkan saran dan kritik dari para pembaca demi kesempurnaan makalah ini.

12
PETA KONSEP

13
 DAFTAR PUSTAKA
Gunawan, Ary h. 1996. Administrasi sekolah (administrasi pendidikn mikro). Penerbit rineka
cipta.
Daryanto , 2008. Administrasi Pendidikan. Jakarta : PT RINEKA CIPTA

14
15