Konsep Proses Perbaikan

Berkesinambungan
Disusun oleh :
Zahra Puspita Ningrum
NIM. 1511519042
Kelas B Transportasi 2019
 ARTI PENTING PERBAIKAN
BERKESINAMBUNGAN
Kaizen merupakan konsep Jepang yang berarti perbaikan
berkesinambungan. Pendekatan ini hanya dapat berhasil dengan baik
01 apabila disertai dengan usaha sumber daya manusia yang tepat. Untuk
mencapai perbaikan berkesinambungan, seorang manajer tidak cukup bila
02 hanya menerima ide perbaikan, tetapi juga secara aktif mendorong setiap
orang untuk mengidentifikasi dan menggunakan kesempatan perbaikan
03 atau dengan kata lain ”never accept the status quo”. Pelaksanaan perbaikan
proses berkesinambungan meliputi :
04 · Penentuan masalah dan pemecahan yang memungkinkan
· Pemilihan dan implementasi pemecahan yang paling efektif dan
efisien
· Evaluasi ulang, standarisasi, dan pengulangan proses
 Pendekatan Perbaikan Berkesinambungan

Untuk mengikuti perubahan lingkungan eksternal,

01 seorang manajer harus mengubah organisasi. Seorang
manajer harus selalu melakukan perbaikan yang
02 berkesinambungan yang merupakan usaha konstan
untuk mengubah dan membuat sesuatu menjadi lebih
03 baik. Pendekatan TQM terhadap perbaikan berbeda
dengan pendekatan tradisional. Beberapa perbedaan
04 pokok diuraikan pada bagian berikut:
01

02

03

04
 Penjelasan
Alasan (accasion)
01
Dalam pendekatan
tradisional, perbaikan tidak
02
akan dilakukan jika tidak ada
masalah besar. Sedangkan
03 dalam TQM perbaikan
dilakukan pada setiap aspek
04 dalam sistem organisasi pada
setiap kesempatan, bahkan
pada saat tidak ada masalah
besar.
Respon terhadap
Pendekatan (approach) kesalahan
Dalam pendekatan tradisional,
Dalam pendekatan tradisional,
manajer tidak toleran terhadap
manajer melakukan perbaikan
sebuah kesalahan
dengan coba-coba (trialand
danmemandang kesalahan
error) Sedangkan dalam TQM
manajer menggunakan metode
sebagai kegagalan. Sedangkan
dalam TQM manajer
ilmiah untuk mempelajari
memandang kesalahan
perubahan yang diusulkan dan
sebagai kesempatan untuk
akibat yang dapat
belajar, walaupun pada
ditimbulkannya.
umumnya kesalahan itu tidak
disukai.
 Penjelasan
Perspektif terhadap
pengambilan keputusan
01
Dalam pendekatan tradisional
02 manajer membuat keputusan
yang secara politis
bermanfaat untuk mencapai
03 tujuan jangka pendek
personal. Sedangkan dalam
04 TQM Manajer membuat
keputusan untuk mendukung
tercapainya tujuan strategis.
Peranan manajerial
Dalam pendekatan tradisional
manajer mengadministrasikan
sistem yang ada dan
memeliharanya. Sedangkan
dalam TQM manajer
tertantang untuk melakukan
perbaikan strategik untuk
memenuhi permintaan diamsa
yang akan datang.
Wewenang
Dalam pendekatan tradisional,
manajer membagikan wewenang
dari atsa ke bawah melalui
peraturan dan kebijakan.
Sedangkan dalam TQM manajer
puncak masih memegang
wewenang, tetapi dibagikan
dengan mengkomunikasikan
pandangannya dan
memberdayakan para karyawan
untuk merealisasikan pandangan
tersebut.
 Penjelasan
Fokus
01
Dalam pendekatan
02 tradisional, manajer berfokus
pada perbaikan bisnis melalui
03 penentuan kuota dan target.
Sedangkan dalam TQM
manajer berfokus pada
04
perbaikanhasil bisnis melalui
perbaikan kemammpuan
sistem.
Pengendalian
Dalam pendekatan tradisional,
manajer mengendalikan organisasi
dengan menghitung skor kinerja
individu, memeriksa laporan
reguler, dan mengevaluasi kinerja
mereka. Sedangkan dalam TQM
manajer secara statistik
mempelajari variasi untuk
memahami penyebab kinerja yang
buruk dan mengubah sistem untuk
memperbaiki kinerja.
Alat
Dalam pendekatan tradisional,
manajer mendelegasikan alat
untuk memperbaiki pada staf atau
bawahan yang memikirkan
bagaimana cara untuk mencapai
target yang telahditetapkan.
Sedangkan dalam TQM manajer
mengasumsikan tanggung jawab
sebagaialat untuk melakukan
perbaikan yang dilakukan oleh
staf atau bawahan.
 AKTIVITAS PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN
Komunikasi
Komunikasi merupakan aspek yang sangat
01 penting dalam perbaikan
berkesinambungan. Tanpa adanya
komunikasi ,perbaikan berkesinambungan
02 tidak dapat dilakukan dengan baik.
03
04 Memandang ke hulu
Memandang ke hulu berarti mencari
penyebab suatu masalah, bukan gejalanya.
Memperbaiki masalah yang nyata/ jelas
Permasalahan yang terjadi seringkali tidak jelas,
sehingga diperlukan penelitian untuk
mengidentifikasi dan mengatasinya. Oleh
karena itu pendekatan ilmiah sangat penting
dalam TQM.
Mendokumentasi kemajuan dan
masalah
Dokumentasi masalah dan kemajuan
dilakukan agar apabila di kemudian hari
kitamenjumapai masalah yang sama, maka
pemecahannya dapat dilakukan dengan cepat.
 STRUKTUR PERBAIKAN KUALITAS
Langkah-langkah stukturisasi untuk perbaikan kualitas hidup menurut Joseph Juran terdiri atas tiga
langka berikut:
1. Membentuk dewan kualitas.
01 Dewan kualitas bertanggung jawab atas perbaikan berkesinambungan tanggung jawab dasar dewan
kualitas adalah untuk menggadakan , mengkoordinasi,dan mengelembagaan perbaikan kualitas tahunan.
Dewan kualitas harus melibatkan keputusan dari level eksekutif perusahaan.
02 2. Menyusun pernyataan tanggung jawab dewan kualitas
Pernyataan tanggung jawab meliputi :
03 a. Rumusan kebijakan yang berkaitan dengan kualitas
b. Patok duga dan dimensi yang harus ditetapkan (biaya kualitas rendah,dll)
c. Proses pembentukan tim dan pemilihan proyek
04 d. Sumber daya yang dibutukan dan implementasi proyek
f. Ukuran kualitas untuk memantau kemajuan dan melakukan usaha pemantauan
g. Program penghargaan dan pengakuan yang digunakan
3. Membangun infrastruktur yang diperlukan.
Selain dewan kualitas yang merupakan basis usaha kualitas organisasi, infrastruktur kualitas juga
diperlukan untuk mendukung usaha perbaikan yang dilakukan.
 IDENTIFIKASI KEBUTUHAN AKAN PERBAIKAN

Ada empat strategi yang dapat diterapkan untuk

01 mengidentifikasi kebutuhan akan perbaikan,
yaitu :
02
1. Menerapkan multi-voting.
03 2. Mengidentifikasi kebutuhan pelanggan.
3. Mempelajari penggunaan waktu.
04 Strategi ini mempelajari bagaimana proses
karyawan memanfaatkan waktunya.
4. Melokalisasikan masalah
 Menerapkan multi-voting.

01

02
Multi-voting mencakup penggunaan teknik
03 brainstorming untuk menyusun daftar proyek
perbaikan potensial. Dari daftar tersebut dipilih
04 proyek yang mendapatkan prioritas untuk
dilaksananakan.
 Mengidentifikasi kebutuhan pelanggan.

01

02
Pelanggan dilibatkan dalam proses identifikasi
03 kebutuhan akan perbaikan. Kebutuhan dasar
pelanggan tersebut dijadikan dasar bagi proyek
04 perbaikan
 Mempelajari penggunaan waktu dan Melokalisasikan masalah

01

02 Strategi ini mempelajari bagaimana proses karyawan

memanfaatkan waktunya. Dan Melokalisir masalah
03 adalah membatasi tempat, saat, dan jumlah
terjadinya suatumasalah. Dengan demikian sumber
04 masalah dapat ditemukan dan diatasi dengan baik.
01

02
ROSES PERBAIKAN DAN
03 PENGENDALIAN
04
 1. Penetapan standar untuk pengendalian dan
01 perbaikan.
Digunakan manajer untuk mengkomsusikan
02 visi dan menetapkan tujuan yang realistis
berdasarkan umpan balik mengenai kinerja
03 yang ada
2. Pengakuan
04 Dalam tahap ini ditetapkan pengukuran yang
tepat dan data yang diperlukan untuk penilaian
kinerja.
 3. Studi
Manajer menganalisis data dengan
menggunakan metode statistik dan alat serta
01 teknik lain untuk mengetahui penyebab
penyimpangan. Pendekatan TQM mencari
02 penyebab penyimpangan yang kemudian akan
diperbaiki
03 4. Tindakan
Tahap ini melakukan tindakan koreksi
04 berdasarkan pengetahuan yang di peroleh dari
umpan balik. Tindakan yang di ambil dari
masing-masing building block didasarkan pada
informasi umpan balik yang diperoleh dari
hasil studi.
 STRATEGI PERBAIKAN

Strategi standar yang biasa digunakan untuk memperbaiki proses secara

berkesinambungan adalah sebagai berikut:
01 1. Menggambarkan proses yang ada.
Strategi ini ditempuh untuk menjamin bahwa setiap orang yang terlibat
02 dalam usaha perbaikan proses telah memiliki pemahaman mengenai proses
secara mendalam.
03
2. Membakukan prses.
04 Untuk melakukan perbaikan proses secara berkesinambungan setiap orang
yang terlibat dalam operasi harus menggunakan prosedur yang sama.
3. Menghilangkan kesalahan dalam proses
Strategi ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan menghilangkan
kesalahan yangsering terjadi dalam operasi suatu proses.
 STRATEGI PERBAIKAN
4. Merampingkan proses
Dilaksanakan untuk mengurangi waktu siklus produksi, dan menghapus tahap-tahap yang tidak
perlu.
01 5. Mengurangi sumber-sumber terjadinya variasi
Sumber-sumber ini dapat dilacak berdasarkan perbedaan-perbedaan yang timbul karena faktor
02 manusia, mesin, instrumen pengukuran, material, sumber material, kondisioperasi, dan waktu
operasi. Perbedaan antara orang yang berlainan dapat berupa tingkat kemampuan,pelatihan,
pendidikan , pengalaman, dan motivasi.
03
6. Menerapkan pengendalian proses statistical.
Metode pengendaliaan proses statistical (SPC) memungkinkan penghapusan variasi. Dengan
04 demikian proses dapat berjalan dan terpelihara dengan konsisten.
7. Memperbaiki rancangan.
Selain strategi yang umum digunakan tersebut, Giorgio Merli mengemukakan dua puluh
startegis perbaikan berkesinambungan yang disebut”The Twenty Organizing Points of Total
Manufacturing Managemen”
 PENDEKATAN KAIZEN

Kaizen merupakan istilah bahasa jepang terhadap konsep continuous incremental

improvement. Kai berarti perubahan dan Zen berarti baik. Jadi Kaizen mengandung
01 pengertiyan melakukan perubahan agar lebih baik secara terus-menerus dan tiada
berkesudahan.
02 Bila filosofo kaizen diterapkan, maka semua aspek organisasi harus diperbaiki
sepanjang waktu. Dalam hal ini berlaku prinsip good is never good enough. Konsep
03 dasar Kaizen menurut Masaaki Imai adalah sebagai berikut:
1. Sistem nilai kaizen.
04 2. Peranan manajemen puncak
3. Peranan manajemen madya dan staf
4. Peranan karyawan
5. Kaizen dan Kualitas
01

02

03 Thankyou
04