AKUNTANSI REKENING TAMU

(GUEST BILL)

Rossi Evita, SE., M.Par

Rabu, 12 – 10 - 2016
 Tujuan Pembelajaran bab ini:

a. Memahami transaksi debet dan kredit pada

rekening tamu,
b. Menyiapkan laporan harian penerimaan kas,
c. Menyiapkan laporan harian piutang tamu
Rekening Tamu
 Transaksi-transaksi yang dicatat pada piutang hotel kepada tamu-
tamu yang masih tinggal di hotel

 Disiapkan setelah tamu mendaftar (check in) dan melengkapi kartu

registrasi
Informasi yang didapat dari Kartu Registrasi
 Nama Tamu
 Jumlah Orang
 Tujuan Berkunjung
 Lama Tinggal
 Alamat Tamu
 Kebangsaan Tamu
 Tanda Identitas Tamu
 Jenis Kamar yang diminta
 Harga Kamar
 Tanda Tangan Tamu
 Tanda tangan karyawan hotel saat melayani saat
check in
 Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh tamu
selama tinggal di hotel
Fungsi kartu Registrasi:

1. Sebagai dasar dalam membebankan jasa kamar dan jasa-jasa lainnya

yang telah dinikmati oleh tamu ke dalam rekeningnya selama tinggal
di hotel
2. Petugas hotel dengan mudah membebankan biaya kamar ke rekening
tamu sesuai dengan harga kamar yang dicantumkan pada kartu
registrasi
3. Dapat dijadikan alat informasi untuk mengetahui segmen tamu hotel
dengan perilaku serta tujuan berkunjung
4. Bila terjadi keraguan dalam mencatat suatu transaksi lain di luar jasa
kamar maka petugas hotel dapat membandingkan tanda tangan tamu
yang tercantum di kartu registrasi dengan tanda tangan pada voucher
jasa yang dinikmati tersebut.
Contoh kartu registrasi:
Hotel Gandapura
Jalan Pantai Melati 107
Seminyak Kuta
Telepon 0361 222888
http://www.gandapura.htl
email: sales@gandapura.co.id
KARTU REGISTRASI
 
NAMA TAMU: ..........................................
Tanggal datang: .......................................... Tanggal berangkat: .............................................
Alamat Rumah: ..........................................
Alamat email: ..........................................
.................................
Identitas: . Kebangsaan: ......................... Tanggal lahir: .......................................
Tujuan berkunjung : Bisnis/ Liburan/
Lainnya: ..............................        
Nomor kamar: .................................. Jenis Kamar ......................... Jumlah Tamu: ........................  
Harga Kamar: Pembayaran: Tunai/
.................................. Kartu Kredit/ Lainnya: ......................... Agen/ Lembaga: ...........................  
1. Semua beban yang tercantum dalam rekening nomor kamar ini merupakan tanggungan tamu yang tinggal di nomor kamakamar ini.
2. Hotel tidak bertanggung jawab atas kehilangan uang/barang berharga yang tidak disimpan dalam safe deposit box yang ada dikamar.
Safe deposit box merupakan fasilitas gratis untuk tamu hotel.  
3. Waktu untuk meninggalkan hotel pukul 12.00 siang. Bila tamu hendak tinggal melampaui batas waktu tersebut tanpa beban kamar
agar sebelumnya menghubungi petugas hotel.
4. Selamat menikmati jasa-jasa hotel kami.  
Tanda Tangan tamu:       Petugas hotel:    
   
   
   
Jasa-jasa hotel yang dibebankan dan dicatat pada sisi
debet pada rekening tamu diantaranya:

1. Kamar
2. Restoran
3. Room service
4. Laundry and dry cleaning
5. Telpon
6. Diskotik
7. Spa
8. Jasa lainnya
Contoh Rekening Tamu
         
Hotel Gandapura 210 Tn. Yakin H. (1) 05/05/2016  
Jl. Pantai Melati 107 Indonesia 03/05/2016  
Seminyak Kuta Jl. Gadilala 27  
Bali-Indonesia Jakarta 10120  
  Rp 220.000  
   
Tanggal Keterangan Debet Kredit Saldo
         
         
         
         
         
         
         
         
Tanda tangan
Dibebankan ke:     tamu:  
   
   
         
Pada akuntansi rekening tamu, seluruh jasa hotel
yang dinikmati oleh tamu hotel yang dibebankan ke
rekening kamarnya.
Contoh transaksi pada rekening tamu, pada tanggal 3 Mei 2006 Tuan Yakin H
telah menikmati jasa room service sebesar Rp 44.000 yang dibebankan ke
rekening kamarnya.

         
Hotel Gandapura 210 Tn. Yakin H. (1) 05/05/2006  
Jl. Pantai Melati 107 Indonesia 03/05/2006  
Seminyak Kuta Jl. Gadilala 27  
Bali-Indonesia Jakarta 10120  
  Rp 220.000  
   
Tanggal Keterangan Debet Kredit Saldo
03/05/2006 Room service Rp 44.000   Rp 44.000
03/05/2006 Kamar Rp 220.000   Rp 264.000
         
         
Dibebankan ke:     Tanda tangan tamu:  
   
   
         
Melanjutkan contoh diatas, pada tanggal 4 Mei 2006
Tuan Yakin H membayar tunai sebagian rekening
kamar sebesar Rp 100.000 dan tanggal 4 Mei Tuan
Yakin H check out manajemen hotel memberikan
discount pada harga kamar sebesar Rp 20.000 per
malam maka discount ini harus dicatat agar
mengurangi beban kamar Tuan Yakin H.
         
Hotel Gandapura 210 Tn. Yakin H. (1) 05/05/2006  
Jl. Pantai Melati 107 Indonesia 03/05/2006  
Seminyak Kuta Jl. Gadilala 27  
Bali-Indonesia Jakarta 10120  
  Rp 220.000  
   
   
Tanggal Keterangan Debet Kredit Saldo
03/05/2006 Room service Rp 44.000   Rp 44.000
03/05/2006 Kamar Rp 220.000   Rp 264.000
04/05/2006 Pembayaran tunai   Rp 100.000 Rp 164.000
04/05/2006 Kamar Rp 220.000   Rp 384.000
04/05/2006 Penyesuaian harga kamar   Rp 40.000 Rp 344.000
Dibebankan ke:     Tanda tangan tamu:
   
   
         
 Hal-hal khusus yang mungkin terjadi:

1. Tamu meninggalkan hotel tanpa menyelesaikan

rekening
2. Salah pembebanan untuk jasa-jasa hotel
3. Tamu memberikan tips pada saat check out
4. Penanganan rekening tamu rombongan
Contoh isian rekening master bill (Rekening Tamu
Rombongan)

         
Hotel Gandapura 212 Tn. Budi Daya (15) 05/05/2006  
Jl. Pantai Melati 107 MASTER BILL 03/05/2006  
Seminyak Kuta  
Bali-Indonesia  
  Rp 3.000.000  
   
Tanggal Keterangan Debet Kredit Saldo
05/05/2006 Kamar Rp 3.000.000   Rp 3.000.000
06/05/2006 Kamar Rp 3.000.000   Rp 6.000.000
         
         
Dibebankan ke:     Tanda tangan tamu:
   
   
         
Contoh isian rekening extra bill (Rekening Tamu Pribadi
Rombongan)

         
Hotel Gandapura 212 Tn. Budi Daya (1) 05/05/2006  
Jl. Pantai Melati 107 EXTRA BILL 03/05/2006  
Seminyak Kuta Jalan Jati Diri 128  
Bali-Indonesia Jakarta 10220  
   
Tanggal Keterangan Debet Kredit Saldo
Rp
05/05/2006 Room service Rp 44.000   44.000
Rp
06/05/2006 Room service Rp 36.000   80.000
         
         
Dibebankan ke:     Tanda tangan tamu:
   
   
         
Laporan Penerimaan Kas dibuat oleh petugas kasir
dengan sumber dokumen berikut:

1. Rekening Tamu dan atau kuitansi untuk

penerimaan kas
2. Formulir (voucher) paid out untuk kas yang
dikeluarkan
3. Formulir penukaran uang asing untuk
penerimaan uang asing
 Contoh isian laporan penerimaan kas:
Kasir: .................... Waktu tugas: .................... Hari/tanggal: ....................
Penerimaan Kas (Rp) Pengeluaran (Rp)
No. Keteranga No.
No. Voucher Kamar Nama Tamu Jumlah n No. Voucher Kamar Nama Tamu Jumlah
01245 623 Tn. Budi Rp 75.000 Deposit 0225 511 Mr Choi Rp 200.000
01246 603 Mr. Blurs Rp 1.235.000 Check out 0226 408 Tn Toni Rp 125.000
Laporan Penukaran Uang Asing (Rp) Rekapitulasi Penyetoran Uang Asing (Rp)
Jumlah Jenis
No. Uang Jumlah uang Jumlah Uang Jumlah
No. Voucher Kamar Nama Tamu Asing Rupiah asing Asing Rupiah
03102 425 Mr. Tanaka ¥ 5.000 Rp 350.000 ¥ 5000 Rp 50.000
Rp
03103 502 Mr. Schartz £ 200 2.400.000 USD 300 Rp 70.000
            € 200 Rp 240.000
Kasir yang bertugas:              
   
   
  (Mulyadi)   (Hatanni)     (Ismail)    
 Contoh isian rekening city ledger:

No. Voucher No. Kamar Nama Tamu Debet Kredit Saldo

03251 523 Mr. Sun K.C Rp 3.185.000   Rp 3.185.000
/03271 416 Tn Antonio K. Rp 2.421.750   Rp 2.421.750
 Contoh D Card Report:
Tanggal: ...........
Night Auditor: ................ .
Nomor Keterangan Jumlah
  Debet  
1 Kamar  
2 Restoran  
3 Room Service  
4 Spa  
5 Paid Out  
6 Transfer debet  
7 Total Debet  
  Kredit  
8 Pembayaran Tunai  
9 City Ledger  
10 Transfer Credit  
11 Adjustment  
12 Total Kredit  
13 Saldo hari ini  
14 Saldo Kemarin  
15 Saldo sampai dengan hari ini
 
16 Trial balane  
Night Auditor yang bertugas  
   
   
   
( ...................
) ( .......................) ( .......................) Pertemuan ke 5
 Contoh Transkrip rekening Tamu

Night
Auditor: .......... Tanggal: ..................
No. Saldo Restor Room Tel Pembelian City Saldo hari Saldo s.d hari
Kamar
Kamar Kemarin an Service Spa p Tunai Adjustment Ledger ini ini
                       
                       
                       
                       
                       
Night Auditor                    
   
   
   
( .......................)   ( .......................)   ( .......................)
Istilah-istilah Dalam Rekening Tamu (Guest Bill)
Istilah-istilah yang biasa digunakan dalam kegiatan penanganan
rekening tamu dalam rangka melayani tamu antara lain sebagai
berikut: 
Posting, yaitu memasukan data-data transaksi ke dalam
rekening tamu.
Correction, yaitu perbaikan pada rekening tamu, yang

menyangkut pengurangan jumlah rekening.

Closing, yaitu penutupan rekening tamu yang telah melunasi

rekeningnya.
Adjustment, yaitu perbaikan pada rekening tamu untuk hari

yang sudah lewat, misalnya pemotongan harga kamar

(discaount).
Paid out, yaitu pengeluaran jumlah uang dari kasir untuk

keperluan hotel.
Late charges, yaitu keterlambatan memasukkan transaksi

(posting) kedalam rekening tamu.

Deposit, yaitu pembayaran sejumlah uang oleh tamu kepada

kasir kantor depan

TERIMA KASIH