Pencatatan dan Pelaporan

Dalam
Pekerjaan Sosial
Pertemuan 1 (Teori)
Pengertian Pencatatan
Sub Pokok Bahasan:
1. Kedudukan pencatatan dalam pekerjaan
sosial
2. Pengertian Pencatatan
3. Tujuan Pencatatan
4. Fungsi Pencatatan
5. Teknis Membuat Catatan
 Kedudukan Pencatatan dan Pelaporan
dalam Pekerjaan Sosial
• Dokumentasi pekerjaan sosial merupakan
komponen vital dan integral dari praktik
profesional, etis, dan kompeten dalam pengaturan
organisasi, komunitas, dan pribadi.
• Standar pencatatan pekerjaan sosial didasarkan
pada etika dan nilai-nilai profesi pekerjaan sosial.
• Istilah-istilah pencatatan dan dokumentasi
digunakan secara bergantian.
Pengertian Pencatatan:
1. Catatan adalah dokumen tertulis atau gambar
memuat keterangan atau peristiwa yang dibuat dalam
suatu rangkaian kegiatan individu.
2. Pencatatan adalah aktivitas menuliskan fakta dan
penyiapan informasi dari suatu kasus yang dikerjakan
oleh pekerja sosial.
3. Pencatatan kegiatan menghimpun bahan keterangan
(orang, benda dan keadaan dengan segala atributnya)
yang berhubungan dengan proses pelayanan.
4. Kamus Pekerjaan Sosial (2014), didefinisikan
pencatatan sebagai “proses penulisan dan
penyimpanan informasi yang relevan tentang
klien; masalah; prognosis; rencana intervensi;
kemajuan pengobatan; faktor sosial, ekonomi,
dan kesehatan yang berkontribusi pada situasi;
dan prosedur untuk penyembuhan atau rujukan
”
Catatan pekerjaan sosial mengacu pada
dokumen tertulis atau elektronik yang berisi
informasi klien, pengamatan profesional,
keputusan klinis, strategi intervensi, dan hasil
yang dihasilkan selama penyampaian layanan
pekerjaan sosial.
Tujuan Pencatatan:
Dokumentasi/pencatatan pekerjaan sosial merupakan
komponen integral dan esensial dalam praktik pekerjaa sosial.
Tujuan pencatatan dalam pekerjaan sosial adalah untuk
menyediakan:
1) Pernyataan yang jelas tentang penilaian pekerjaan sosial,
intervensi, dan pengambilan keputusan.
2) Akuntabilitas profesional dan transparansi kepada klien dan
organisasi dan sesuai dengan undang-undang yang relevan.
3) Kesempatan untuk pemikiran kritis dan refleksi tentang
praktik profesional dan pemberian layanan
4) Informasi yang relevan untuk memfasilitasi
pemberian layanan, kesinambungan perawatan,
dan penghentian layanan
5) Informasi untuk tujuan pengawasan
6) Dokumentasi untuk tujuan penelitian dan evaluasi
program
7) Informasi untuk manajemen risiko dan penjaminan
kualitas
8) Catatan untuk memfasilitasi komunikasi dan
kolaborasi antar disiplin ilmu.
Tujuan dan fungsi pencatatan menurut ahli lain,
sebagai berikut:
1. Sebagai dokumentasi kegiatan pekerjaan
sosial (Documentation of social work
activity)
2. Kelangsungan pelayanan (Continuity of
service)
3. Kualitas kontrol (Quality control)
4. Laporan statistik (Statistical reporting)
5. Tinjauan keperluan supervisi (Supervisory review)
6. Pengorganisasian pikiran petugas (Organizing the
worker’s througt)
7. Komunikasi interdisipliner (interdiscplinary
communication)
8. Bagian dari suatu kebutuhan yang layak (Part of an
eligibility requrement)
 9. Bahan mengajar (Teaching)
10. Bahan penelitian (Research)
11. Pertahanan lembaga dalam tindakan resmi
(Agency defense in legal actions)
12. Alat therapeutik (A therapeutic tool)
Teknis Membuat Catatan
1. Menggunakan tata bahasa dan teknis penulisan
yang baik dan benar
2. Menyajikan fakta berupa bukti dan alasan yang
mendukung kesimpulan maupun rekomendasi
3. Menjawab pertanyaan: apa, siapa, mengapa,
dimana, bilamana, dan bagaimana mengenai
episode pelayanan, apa yang telah
dilaksanakan, dan situasi sekarang.
• Memuat fakta-fakta autentik, perasaan-
perasaan, pengalaman-pengalaman, sehingga
dapat meyakinkan pembaca.
Pertemuan 2 (Teori)
 Pelaporan
Sub Pokok Bahasan
1. Hakikat Pelaporan
2. Pengertian Pelaporan
3. Tujuan Pelaporan
4. Fungsi Pelaporan
5. Manfaat Pelaporan
6. Syarat-syarat Pelaporan
7. Bentuk-bentuk laporan
8. Isi Laporan
9. Jenis Laporan
A. Hakikat pelaporan
1. Laporan adalah kegiatan memberi pesan tentang
bahan keterangan yang mempunyai arti sebagai
alat kontrol dan wujud komunikasi
2. Laporan perlu didasarkan pada fakta.
B. Pengertian
1. Pelaporan kegiatan penyusunan dan penyampaian
bahan keterangan (orang, benda, peristiwa, keadaan
dan segala atributnya) tentang segala proses
penyelenggaraan kegiatan pelayanan
2. Alat penyampaian informasi dari seorang petugas
kepada petugas/pejabat lain dalam suatu sistem
administrasi
3. Kegiatan menyusun dan menyampaikan informasi
tentang segala proses penyelenggaraan dan
perkembangan usaha pelayanan
C. Tujuan
1. Memberi gambaran kemajuan pelaksanaan
program pelayanan
2. Membantu komunikasi pekerja sosial dengan
pihak lain (dokter, psikiater, psikolog, dll)
3. Sebagai alat untuk menciptakan dan memelihara
kontak dengan klien
D. Fungsi
1. Pertanggungjawaban dari bawahan ke atasan
dan pengawasan atasan ke bawahan
2. Sebagai sumber informasi bagi atasan
3. Bahan pengambilan keputusan
E. Manfaat
1. Merupakan alat administrasi, sbg dokumentasi
yg memberikan gambaran:
a. Hal-hal yang dilakukan lembaga
b. Tingkat keberhasilan kegiatan
c. Sebagai tolok ukur kemampuan pekerja sosial
2. Merupakan alat ut memberikan pelayanan:
a. Perencanaan pemberian pelayanan kepada klien
b. Alat komunikasi antara pekerja sosial dg supervisor dan
lembaga
F. Syarat-syarat pelaporan
1. Benar dan obyektif; benar sesuai dengan data dan
obyektif tanpa dipengaruhi oleh kepentingan tertentu
2. Lengkap, maksudnya meliputi segala segi kegiatan dg
kelengkapan data dan informasi
3. Langsung mengenai sasaran, singkat, padat, dan jelas
4. Tegas dan konsisten, artinya tegas adalah yakin akan
kebenaran dan konsisten berarti menjaga keajegan
dalam situasi apapun
5. Tepat waktu.
G. Bentuk laporan:
1. Laporan proses, laporan terperinci (detil) berisi
hasil interaksi antara pekerja sosial dengan klien
(verbal dan non-verbal), kegunaannnya:
a. Dasar menentukan inti masalah/diagnosa dan rencana bantuan
b. Untuk mengetahui peristiwa khusus pada suatu waktu tertentu
dari kehidupan klien
c. Sebagai alat supervisi
d. Sebagai alat pengajaran
2. Laporan proses ringkas, laporan yang
dibuat/disusun secara komprehensif
3. Laporan ringkas, terdiri dari ringkasan beberapa
laporan, catatan atau hasil wawancara dlm jangka
waktu terentu. Kegunaannya:
a. Pelimpahan pelayanan dari pekerja sosial/lembaga ke
pekerja sosial/lembaga lain
b. Mengetahui garis besar kasus yg sedang dihadapi atau
harus diselesaikan
c. Membuat kesimpulan, bila suatu kegiatan harus
diselesaikan.
4. Laporan diagnostik, laporan yg menggambarkan
asal-usul diri klien: latar belakang masalah dan
kondisi saat bertemu dg pekerja sosial.
Kegunannya:
a. Memberi bantuan kepada klien sesuai dg kebutuhan
sebenarnya
b. Sumber ketengan mengenai kesulita klien
c. Menyusun atau merencanakan cara kerja baru dalam
proses penanganan klien
H. Isi laporan:
Penulisan ttg kasus sejak proses penerimaan sampai berakhir
pelayanan, meliputi:
1. Pertanggunjawaban pelayanan yg telah diberikan oleh
lembaga
2. Pertanggungjawaban ttg pelaksanaan kegiatan/proses
pelayanan
3. Ketepatan bantuan yg diberikan sesuai kebutuhan klien
4. Keterangan identitas klien
5. Keterangan memuat nilai-nilai diagnostik (memberikan
gambaran yg lebih baik ttg sebab-sebab kesulitan klien pada
masa lalu dan sekrang.
I. Jenis laporan
a. Laporan berkala, laporan periodik dlm jangka
waktu tertentu seperti mingguan, bulanan, dsb.
b. Laporan insidental, laporan disampaikan di luar
waktu yg ditetukan, biasanya kejadian insidental
atau keperluan mendesak.
Pertemuan 1 (Teori)
Standar Pencatatan dalam Pekerjaan Sosial
(Standar 1 – 8)
Standar Pencatatan Pekerjaan Sosial

Standar 1:
Dokumentasi dalam praktik pekerjaan sosial
didasarkan pada nilai, etika, dan prinsip profesi
pekerjaan sosial.
Dokumentasi adalah bagian integral dari praktik
pekerjaan sosial. Karena itu, penting bahwa
pekerja sosial mendokumentasikan semua
intervensi dengan cara yang etis dan kompeten.
• Standar dokumentasi pekerjaan sosial
berkaitan dengan semua bidang praktik
pekerjaan sosial termasuk klinis,
pengembangan masyarakat, manajemen dan
pengawasan, penelitian, pendidikan dan
pengembangan kebijakan.
• Kode Etik CASW (2005) menguraikan nilai-nilai
dan prinsip-prinsip yang memandu praktik
pekerjaan sosial profesional.
Nilai-nilai Praktik Pekerjaan Sosial
1) Penghormatan terhadap martabat dan nilai
orang secara Inheren
2) Memperjuangkan keadilan sosial
3) Layanan untuk kemanusiaan
4) Integritas dalam praktek profesional
5) Kerahasiaan dalam praktek profesional
6) Kompetensi dalam praktik profesional
Standar 2:
Pekerja sosial menyimpan catatan intervensi pekerjaan sosial.
• Pekerja sosial memiliki tanggung jawab etis dan hukum untuk
memelihara catatan pekerjaan sosial.
• Dokumentasi intervensi pekerjaan sosial dengan klien harus dimuat
dalam satu file.
• Pencatatan bisa elektronik, kertas atau keduanya.
• Pekerja sosial tidak boleh menyimpan informasi klien yang tidak
relevan dengan pemberian layanan.
• Dokumentasi pekerjaan sosial hanya boleh mencakup informasi
yang memenuhi kebutuhan klien dan memenuhi persyaratan
legislatif, etika, dan organisasi.
Pekerja sosial bertanggung jawab untuk memberi
tahu klien tentang informasi apa yang sedang dicatat,
bagaimana informasi itu digunakan, dan siapa yang
akan memiliki akses ke informasi ini sebagai bagian
dari proses informed consent. Pekerja sosial juga
harus mengetahui kebijakan dan peraturan organisasi
terkait dengan akses ke catatan profesional dan hak
banding. Pekerja sosial dalam praktik swasta
bertanggung jawab untuk mengembangkan kebijakan
ini.
Informed consent didefinisikan oleh Kode Etik CASW
(2005) sebagai “perjanjian sukarela yang dicapai oleh
klien berdasarkan informasi tentang risiko yang dapat
diperkirakan dan manfaat yang terkait dengan perjanjian
tersebut (misalnya, partisipasi dalam konseling atau
perjanjian untuk mengungkapkan laporan pekerjaan
sosial kepada suatu pihak ketiga) “ Oleh karena itu,
pekerja sosial mendokumentasikan persetujuan tertulis
dalam catatan klien di awal hubungan pekerja sosial, dan
sepanjang durasi hubungan sebagaimana diperlukan.
Standar 3:
Pekerja sosial memastikan catatan berada dalam format yang memfasilitasi
pemantauan dan evaluasi intervensi pekerjaan sosial.
• Dokumentasi pekerjaan sosial diselesaikan secara tepat waktu dan kronologis
untuk memastikan keakuratan, kejelasan, dan kredibilitas informasi.
• Pencatatan harus diselesaikan setelah intervensi atau sesegera mungkin
setelahnya.
• Pekerja sosial menggunakan penilaian profesional untuk menentukan apakah
catatan perlu diselesaikan lebih cepat. Kebutuhan untuk mendokumentasikan
catatan lebih cepat mungkin tergantung pada kompleksitas kasus, tingkat
risiko, dampak pada pemberian layanan, dan / atau persyaratan legislatif.
• Jika standar organisasi ada, pekerja sosial harus mengetahui dan mematuhi
kebijakan dan jadwal untuk menyelesaikan dokumentasi.
Catatan pekerjaan sosial harus berisi semua informasi yang
relevan secara klinis dan signifikan dengan pemberian layanan.
Minimal, catatan harus mencakup yang berikut ini:
1) Nama klien dan informasi kontak
2) Menyajikan masalah dan deskripsi layanan profesional yang
diminta
3) Nasihat yang diinformasikan klien sesuai salinan dokumen
yang relevan (misalnya, rujukan, surat, dokumen
pengadilan, dll)
4) Penilaian profesional , sasaran, intervensi, dan hasil.
Catatan kemajuan
5) Komunikasi dengan profesional lain.
6) Pernyataan yang jelas tentang kapan dan
mengapa hubungan profesional diakhiri.
Standar 4:
Dokumentasi pekerjaan sosial harus mencakup penilaian yang
jelas, strategi intervensi dan rencana pemutusan hubungan
kerja.
• Keterampilan dokumentasi dan penilaian saling terkait. Seperti
dicatat oleh Leon & Pepe (2010), "bagaimana seseorang
mewawancarai dan menilai klien akan menentukan seberapa
informatif kontak klien dan akibatnya berapa banyak konten
penting yang dapat dimasukkan dalam dokumentasi klien“.
• Catatan yang tidak lengkap atau tidak akurat dapat
menyebabkan layanan yang tidak memadai untuk klien.
• Penilaian didasarkan pada fakta yang harus secara jelas
didokumentasikan dalam file klien.
• Fakta yang penting dan relevan dengan penilaian atau
pemberian layanan yang harus dicatat.
• Jenis informasi yang dianggap relevan akan tergantung
pada konteks praktik dan penilaian profesional pekerja
sosial.
• Semua pendapat profesional perlu didukung dengan
fakta, dan pengamatan profesional harus dibedakan
dari informasi yang diberikan langsung oleh klien.
Standar 5:
Pekerja sosial melindungi kerahasiaan klien dan
memastikan bahwa klien mengetahui batasan
kerahasiaan dokumentasi pekerjaan sosial sebelum
memulai hubungan pekerja sosial dengan klien.
• Pedoman CASW untuk praktek etis (2005) berbicara
tentang pentingnya persetujuan dan privasi serta
kerahasiaan. Penting bagi pekerja sosial untuk
merefleksikan prinsip-prinsip ini ketika menyiapkan
catatan pekerjaan sosial.
• Pekerja sosial mengambil langkah-langkah untuk melindungi
kerahasiaan catatan tertulis atau elektronik.
• Menurut Kode Etik CASW (2005), penting bahwa pekerja sosial
“mengambil langkah-langkah yang wajar untuk memastikan
bahwa catatan klien disimpan di lokasi yang aman dan bahwa
catatan klien tidak tersedia untuk orang lain yang tidak
berwenang untuk memiliki akses”
• Ketika pekerja sosial memberikan layanan kepada lebih dari satu
individu dalam sistem klien (mis., Keluarga, pasangan, dan
kelompok), penting bahwa semua pihak diberi tahu tentang hak
setiap orang atas kerahasiaan dan kerahasiaan informasi yang
dibagikan oleh orang lain, dan bagaimana catatan itu diberikan.
• Informasi ini harus didokumentasikan dengan
jelas dalam file klien. Klien terlihat secara
terpisah, di samping pekerjaan keluarga,
kelompok atau pasangan, harus memiliki
catatan pekerjaan sosial mereka sendiri.
Pengungkapan informasi dan catatan klien kepada orang
atau organisasi diizinkan:
a) Dengan persetujuan klien. Persetujuan ini, tertulis atau
lisan, harus didokumentasikan dalam catatan klien.
b) Ketika pengungkapan diperlukan untuk mencegah
bahaya serius, tidak terduga, dan segera terjadi pada
klien atau orang lain. Pekerja sosial menggunakan
penilaian profesional mereka untuk menentukan
berapa banyak informasi klien perlu diungkapkan
untuk mencegah bahaya.
Standar 6:
Pekerja sosial akrab dengan pedoman praktik terbaik terkait
penggunaan teknologi dan dokumentasi.
• Dalam konteks kemajuan teknologi saat ini, penting bahwa
pekerja sosial mengambil tindakan pencegahan untuk
memastikan dan menjaga kerahasiaan informasi yang
dikirimkan ke pihak lain melalui segala bentuk komunikasi
elektronik.
• Pekerja sosial harus mengetahui dan memberi tahu klien
tentang batasan kerahasiaan yang mungkin berlaku untuk
bentuk komunikasi ini.
• Sebagaimana dicatat dalam Standar NLASW untuk
Penggunaan Teknologi dalam Praktek Kerja Sosial
(2012), berikut adalah beberapa bidang untuk
dipertimbangkan:
1) Email, telepon dan pesan teks dari klien yang memiliki
signifikansi klinis atau terapeutik harus didokumentasikan
dalam file klinis.
2) Ketika mode komunikasi elektronik digunakan dalam
praktik, penting bahwa pekerja sosial memasukkan
kebijakan seputar dokumentasi komunikasi elektronik
dalam proses informed consent.
3) Pedoman CASW untuk Praktek Etis (2005): “pekerja sosial
melindungi kerahasiaan catatan tertulis dan elektronik klien”.
Saat menggunakan bentuk elektronik dari dokumentasi atau
pengumpulan informasi (mis., Laptop), penting bahwa pekerja
sosial mengembangkan strategi manajemen risiko (mis., Kata
sandi komputer, penyimpanan yang sesuai).
4) Ketika pekerja sosial berkomunikasi dengan klien melalui email /
teks, pekerja sosial mendiskusikan dengan klien jenis informasi
yang sesuai untuk email / teks sesuai dengan kebijakan
organisasi, kode etik dan pedoman praktik terbaik. Informasi ini
harus didokumentasikan dengan jelas dalam file klien.
Ketika anggota tim atau penyedia layanan
berkomunikasi melalui email atau teknologi
elektronik lainnya, upaya yang wajar harus
dilakukan untuk memastikan perlindungan
privasi klien dan kerahasiaan serta strategi
manajemen risiko harus dilakukan. Klien juga
harus diberi tahu tentang metode komunikasi
tim ini dan didokumentasikan dalam file klien
sebagai bagian dari proses informed consent.
Standar 7:
Pekerja sosial akrab dengan pedoman praktik terbaik untuk
melengkapi dokumentasi pekerjaan sosial dan terlibat dalam
melanjutkan pendidikan profesional.
• Reamer (2005) menyatakan "pekerja sosial harus berusaha
untuk terus memperkuat praktik pencatatan mereka untuk
menjaga integritas program mereka".
• Pekerja sosial bertanggung jawab untuk memahami standar
dan pedoman praktik terbaik yang mengatur praktik dan
dokumentasi pekerja sosial.
• Sebagai bagian dari pengembangan profesional yang
sedang berjalan, pekerja sosial terus menilai pengetahuan
mereka tentang dokumentasi pekerjaan sosial melalui
refleksi diri dan konsultasi dengan rekan kerja, manajer
dan / atau pengawas dan untuk terlibat dalam peluang
pengembangan profesional untuk mendorong
pembelajaran dan kompetensi yang berkelanjutan.
Standar 8:
Dokumentasi proses pengembangan masyarakat, perencanaan
proyek, pengembangan kebijakan, dan penelitian didasarkan
pada nilai-nilai, etika, dan filosofi profesi dan mencerminkan
kepatuhan terhadap Kode Etik Asosiasi Pekerja Kanada (CASW)
(2005) dan Pedoman CASW untuk Praktek Etis (2005).
• Pekerja sosial yang dipekerjakan dalam organisasi masyarakat
dan pekerjaan konsultasi, mendokumentasikan pekerjaan
mereka dengan klien, keluarga, kelompok, komunitas,
pengusaha dan pemangku kepentingan sesuai dengan standar
yang ditetapkan dalam dokumen ini dan Kode Etik CASW.
Kesimpulan
NLASW Standards for Social Work Recording (2014)
memberikan standar praktik terbaik untuk
dokumentasi pekerjaan sosial. Standar ini
dimaksudkan untuk memberikan panduan dan
dukungan kepada pekerja sosial di berbagai bidang
praktik dan untuk meningkatkan kesadaran akan
pertimbangan praktik dan tanggung jawab etis. Tujuan
utamanya adalah keunggulan dalam praktik pekerja
sosial.
Pertemuan 4 (Teori) dan Pertemuan 5
(Praktik di dalam kelas)
 Format Ringkasan Informasi
Sub-pokok bahasan:
1. Format Ringkasan Informasi
2. Ringkasan Informasi Klien (I)
3. Format halaman Depan Klien
4. Melengkapi Lembar Ringkasan Informasi (II)
5. Analisis Format Ringkasan Informasi
 Format Ringkasan Informasi
(Information Summary Sheets)
• Ketika klien pertama kali menghubungi pekerja sosial
atau agen, informasi demografis biasanya dikumpulkan
terlebih dahulu dan diorganisir dalam satu halaman.
• Ini sering disebut format depan, fomat demografis,
formulir asupan awal, atau format ringkasan informasi.
• Apa pun namanya, biasanya merupakan bentuk
pertama dalam file kasus. Informasi ini dikumpulkan
pada titik asupan, segera sebelum janji temu pertama,
atau pada awal pertemuan awal.
Apa yang harus ada di format ringkasan
Moline, Williams, dan Austin (1998) merekomendasikan agar
informasi berikut dimasukkan:
- nama lengkap
- nomor telepon (kantor dan rumah)
- tanggal lahir dan usia
- nomor KTP
- status pernikahan
- pekerjaan
- pendidikan
- anak-anak yang hidup dengan klien (nama dan usia)
- orang lain yang hidup dengan klien (nama, umur,
hubungan dengan klien)
- minat atau hobi khusus
- perusahaan asuransi kesehatan, nomor polis, dan
nomor telepon.
Detail berikut mungkin juga penting untuk dicatat
pada format demografis:
sumber rujukan (yang mereferal klien untuk layanan)
• status referensi (terbuka, tertutup, direferensikan)
• alasan kontak (menyajikan masalah)
• pendapatan tahunan
• keterlibatan saat ini dengan lembaga lain
• Suku
• agama
Terserah masing-masing anggota staf lembaga atau praktisi
swasta untuk menentukan informasi apa yang perlu
dimasukkan, tetapi pedoman ini harus diikuti:
• Kumpulkan hanya informasi yang diperlukan untuk
memberikan layanan secara efisien dan efektif.
• Jangan berasumsi bahwa klien dapat mengisi lembaran
informasi ini sebelumnya. Ini bisa sulit, misalnya, untuk
klien yang tidak bisa membaca atau menulis atau keluarga
yang sedang menghadapi tekanan. Saran dan bantuan
mungkin diperlukan untuk mendapatkan informasi.
• Setiap ruang pada formulir harus diisi. Membiarkan
item kosong menunjukkan bahwa seseorang tidak
meminta informasi. Jika itu terjadi, catat alasan
kurangnya informasi; misalnya, bahwa
pertanyaannya tidak berlaku atau klien memilih
untuk tidak mengungkapkan informasi.
• Jelaskan kepada klien alasan pentingnya informasi
baik yang sensitif atau apa pun. Misalnya, informasi
pendapatan mungkin diperlukan untuk mengevaluasi
kelayakan layanan.
Analisis Format Ringkasan Informasi
1. Apa saja bentuk persamaan dan perbedaan?
2. Informasi apa yang diminta? Informasi apa yang
tampaknya hilang, mengingat daftar informasi khas
yang muncul di formulir ini? Menurut Anda mengapa
demikian?
3. Bagaimana informasi demografis sebelum bertemu
dengan klien dapat membantu atau menghambat
proses bantuan?
4. Apakah ada pertanyaan pada formulir yang
Anda akan mengalami kesulitan mengisi?
Mengapa atau mengapa tidak?
5. Jika Anda bisa mendesain ulang formulir, apa
yang akan Anda tanyakan berbeda? Apa yang
tidak akan Anda tanyakan? Mengapa?
6. Hal terpenting apa yang telah Anda pelajari
dari latihan ini?
Mengisi Lembar Ringkasan Informasi (1)
Lengkapi lembar informasi di bawah seolah-olah
Anda adalah klien yang mencari layanan.
 Ringkasan Informasi Klien (I)
Nama: Nomor kasus: Masuk penerimaan:
Alamat: Telepon rumah: Telepon kantor:
No. HP: E-mail:
tanggal lahir Usia: Ras:
Gender:
Pekerjaan: Pendidikan:
Status perkawinaan: Agama:
Status referal:
Pendapatan keluarga Tanggungan keluarga:
kotor: Asuransi lainnya:
Nomor bantuan medis:
Lanjut
Nomor Kartu Keleuarga:
Nama Hubungan Keluarga Tanggal lahir Usia

Alasan saat masuk:

Prognosis pada saat
dipulangkan:
Referal kepada:
Kemudian, dengan menggunakan lembar yang baru
saja Anda isi, jawab pertanyaan berikut.
1. Informasi apa yang mudah Anda berikan? Apa
yang sulit? Mengapa?
2. Informasi apa yang Anda ragu untuk diberikan,
jika ada? Mengapa?
3. Apakah Anda pikir klien akan bereaksi seperti
yang Anda lakukan? Jelaskan pikiranmu?
4. Jika formulir meminta nomor Jaminan Sosial
Anda, apakah Anda akan
memberikan/menyediakan?
5. Informasi sensitif apa lagi yang tidak ingin
Anda bagikan dengan seseorang yang tidak
Anda kenal? Apa yang membuat Anda ingin
membagikannya?
6. Menganalisis secara kritis formulir informasi
yang Anda isi. Apa kekuatan dan
kelemahannya? Informasi apa yang hilang
yang ingin Anda tambahkan?
7. Apa hal terpenting yang Anda pelajari dari
menyelesaikan latihan ini?
Melengkapi Lembar Ringkasan Informasi (II)

Isi formulir informasi yang sama untuk hewan

peliharaan atau hewan favorit lainnya. Informasi
hewan perlu diketahui oleh pekerja sosial karena
bosan di rumah dan merasa bahwa hidup tidak
berharga. Tambahkan informasi tambahan
sesuai kebutuhan.
Melengkapi Lembar Ringkasan Informasi (III)

Dengan menggunakan formulir alternatif di

halaman berikutnya, minta rekan Anda untuk
mengambil peran sebagai klien yang tidak bisa
membaca atau menulis. Lengkapi lembar
ringkasan informasi dengan mengajukan
pertanyaan yang diperlukan untuk mengisi
formulir. Berganti peran dan ulangi latihan.
 Format Halaman Depan Klien
Nama: Nomor kasus: Tanggal hari ini:
Alamat: Tanggal lahir Jenis kelamin:

Telepon 1: Telepon 2: Telepon 3:

Referal/rujukan untuk: Dirujuk oleh: Status rujukan:

Pekerjaan: Pertanggungan 1: Pertanggungan 2:

Suku: Agama: Status perkawinan:

Tinggal bersama: Pekerjaan pokok:

Diskusikan pertanyaan berikut:

1. Apa yang membuat latihan ini sulit atau

mudah?
2. Bagaimana perbedaan melengkapi formulir
dengan klien langsung dan dengan mengisi
sendiri?
3. Analisis secara kritis lembar depan ini. Apa
kekuatan dan kelemahannya?
Pertemuan 6 (Teori) dan Pertemuan 7
(Praktik di dalam kelas)
Catatan Proses (Process Recording): Alat
Pembelajaran Bagi Mahasiswa
Sub-Pokok Bahasan:
1. Catatan Proses (Process Recording): Sebuah Alat
Pembelajaran Bagi Mahasiswa
2. Informasi yang Harus Ada Pada Catatan Proses
(Process Recording)
3. Membuat catatan proses (Process Recording)
4. Tujuan Catatan Proses (Process Recording)
Catatan Proses (Process Recording): Sebuah
Alat Pembelajaran Bagi Mahasiswa
• Proses (narasi) dalam pencatatan adalah
bentuk yang khusus dan sangat rinci/detail
dari bentuk pencatatan.
• Jalannya interview dicatat menggunakan
“ saya mengatakan lalu dia menjawab”.
• Pekerja sosial menuliskan apapun yang dia
dengar dan dia amati menggunakan tape
recorder dan kamera.
• Kebanyakan catatan proses selalu
menggunakan kutipan langsung, seperti:
– Pekerja sosial: bagaimana kabarmu ?
– Klien : aku baik-baik saja, kamu bagaimana ?
Komentar tingkah laku klien atau perasaan pekerja
sosial dicatat di kolom yang terpisah, menggunakan:
• gaya perasaan yang dirasakan sendiri (self-
expressive style) “saya merasa terganggu karena....”
• Gaya ringkasan (summary style), “Ibu Joni terlihat
seperti kurang sehat.”
• Diuraikan dengan kata-kata sendiri : “saya bertanya
kepada Ibu Joni, bagaimana perasaan saat itu dan
dia mengatakan baik-baik saja.”
Informasi yang Harus Ada Pada Catatan Proses
(Process Recording)
1. Mengidentifikasi informasi.
– nama pekerja sosial,
– tanggal wawancara,
– nama klien dan/atau nomor identitas.
 2. Deskripsi kata demi kata, contoh:
– saya memberi tahu Mr. Gracia, “dalam rangka mencari
tahu jenis pekerjaan apa yang mungkin dapat anda
lakukan, anda akan di pertemukan dengan psikiater.”
– Mr. Gracia mengatakan, ”psikiater? maksud anda apa?”
3. Deskripsi aktivitas nonverbal, contoh;
Pekerja Sosial: bagaimana perasaan anda hari ini Mr. Gracia ?
(Pertanyaanya itu dijawabnya sangat lama, tetapi pada
akhirnya dia mengangkat kepalanya dan melihat kepadaku
dan mengatakan).
Klien: saya dalam keadaan buruk.
(Sebelum saya mengatakan sesuatu, dia berdiri dari kursinya,
kemudian berjalan di sekitar ruangan dan berteriak bahwa
tidak ada yang salah dengan dia secara mental dan dia tidak
perlu untuk bertemu dengan psikiater).
4. Perasaan atau reaksi pekerja
sosial/mahasiswa saat wawancara
berlangsung. Misal, saat berlangsung
interview dengan Mr. Gracia:
– Pada poin ini, perasaan saya sedikit gelisah karena
Mr. Gracia terlihat sangat terganggu dan saya
tidak tahu mengapa. Saya sedikit merasa takut
dan ingin tahu apa yang akan dia dilakukan, dan
saya pun tidak tahu apa yang harus saya katakan.
5. Observasi dan pikirkan secara analitis mengenai apa yang
baru saja terjadi saat interview. Pewawancara
berpengalaman berpikir secara terus menerus selama
berlangsungnya interview:
– Apa yang harus saya lakukan selanjutnya?
– Saya ingin tahu bagaimana efek dari klien jika saya mengatakan
begini dan begitu?
– Mengapa dia bertingkah laku seperti itu?
– Saya ingin tahu maksud dari pertanyaanya yang kontradiksi
dengan apa yang dia katakan padaku sebelumnya. Dia
mengatakan bahwa dia merasa bahagia tetapi dia benar-benar
tidak terlihat bahagia.
Dalam proses pencatatan, semua kesunyian pikiran juga ditulis. Sebagai
contoh, dari kontak yang berlanjut dengan Mr. Gracia, sebagai berikut:
– Saya sedikit bingung dan bertanya-tanya apa yang harus dilakukan
selanjutnya.
– Saya tidak tahu apakah saya harus membiarkannya berteriak atau
apakah saya harus mencoba menenangkannya.
– Saya ingin tahu mengapa dia sangat terganggu tetapi saya tidak
berani bertanya karena yang saya takut malah dia akan semakin
terganggu.
– Saya akhirnya memutuskan, sebaiknya menunjukan rasa empati
semenjak dia memperdebatkan dan tidak setuju dengan yang saya
katakan tentang psikiater.
• PS: saya dapat mengerti bahwa sesuatu tentang
gagasan psikiater membuatmu sangat terganggu.
• K: (mulai melihat lurus ke arah saya) ya itu benar.
Saya sudah pernah kesana sebelumya, dan aku
sudah muak dengan mereka.
Setelah Mr. Gracia mengatakannya, banyak
pertanyaan yang saya pikirkan tentang sejarah masa
lalu dan saya tahu itu telah membuka gerbang untuk
berbicara kepadanya mengenai hal ini.
Contoh lain tentang analis pekerja sosial dan obersasi mengenai
proses pencatatan :
• Saya bertanya kepada Mr. Joni, apakah dia memiliki penghasilan lain
selain apa yang dia dapatkan dari program bantuan keuangan. Dia
mengatakan tidak.
• Dia terlihat sangat gugup ketika memberi tahu saya tentang ini. Dia
duduk sangat tidak nyaman di pojokan kursinya.
• Dia memiliki syal yang ia lilitkan di tangannya dan dia tidak dapat
duduk dengan diam. Dia terlihat sangat gugup, membuat saya
bertanya-tanya apakah dia mengatakan yang sebenarnya atau tidak.
• Saya bertanya lagi, apakah kamu yakin kamu tidak memiliki
penghasilan lain?
6. sebuah “ringkasan diagnostik” atau sebuah
paragraf dari “kesan-kesan pekerja sosial” berada di
akhir dari proses pencatatan. Pekerja sosial harus
menyimpulkan analisis pemikirannya tentang
semua interview yang baru saya dicatatnya.
7. “rencana pelayanan sosial,” “rencana kerja kasus,”
atau “rencana intervensi” sesegara mungkin
dilakukan berdasarkan pernyataan pada ringkasan
diagnostik.
 Membuat catatan proses (Process Recording)

Cara efisien bagi pekerja sosial/mahasiswa untuk

menuliskan proses pencatatannya menggunakan
ukuran kertas folio, setiap halaman terbagi
menjadi memanjang dengan tiga kolom yang
sama. Halaman akan terlihat seperti ini :
 SUPERVISORY
COMMENTS
Pada kolom ini supervisor dapat
membuat keterangan-keterangan
interaksi yang berlawanan atau
insting perasaan yang telah
direkam.
CONTENT-DIALOGUE
Catat kata demi kata apa yang telah
terjadi selama interview, termasuk
komunikasi verbal dan nonverbal.
Masukkan third-person
partisipants (partisipan orang
ketiga), gangguan, dan kejadian
lainnya yang tidak menjadi rencana
dalam interview.
GUT-LEVEL
FEELINGS
Catat bagaimana anda merasakan
aktivitas atau perubahan verbal
saat interview. Jangan gunakan
kolom ini untuk menganalisis reaksi
klien- gunakan hanya untuk
mengidentifikasi perasaan anda.
Hendaknya terbuka dan jujur dan
jangan khawatir untuk
menggunakan bahasa profesional .
Tuliskan seperti apa peraaan anda
yang sebenarnya. atau apa adanya.
Pekerja sosial pemula/mahasiswa adakalanya mengalami
kesulitan memahami tujuan kolom “gut-level feelings” atau
merasa tidak nyaman menuliskan perasaan mereka sendiri pada
kolom ketiga untuk mengomentari reaksi klien dan perasaan
yang dirasakanya sendiri. Sangat membantu jika menggunakan
kolom ke empat untuk “analisis” untuk membedakan antara
perasaan klien dan analisnya, dan juga untuk mendorong
kemampuan berfikirnya dalam mendiagnosis.
Tujuan Catatan Proses (Process Recording)

• Catatan proses tidak mudah dilakukan sebagai metode

pencatatan pekerjaan sosial untuk praktek sehari-hari, tetapi
ini merupakan cara yang efektif untuk membantu pekerja
sosial pemula/mahasiswa belajar kemampuan interview.
• Pekerja sosial pemula/mahasiswa harus memiliki pengalaman
dengan segala tipe dari pencatatan dengan baik. Menulis
ringkasan, sejarah khusus, dan pernyataan diagnostik.
• Sebaliknya mereka akan lulus dengan tidak realistik, tidak
dapat bekerja dengan konsep pencatatan pekerjaan sosial
dan tidak akan bisa memenuhi harapan pencatatan dari
lembaga yang memperkerjakan mereka, jika metode
pencatatan tidak dipelajari.
• Catatan proses sering digunakan untuk membantu
supervisor menentukan bagaimana pekerja sosial
pemula/mahasiswa melakukan fungsinya dan untuk
mengidentifikasi area mana penggunaan teknik-
teknik yang efektif serta area mana saja yang
membutuhkan bimbingan.
• Hal ini penting bagi instruktur lapangan dalam
menentukan kemampuan pekerja sosial
pemula/mahasiswa meningkatkan rencana pelatihan
pendidikan yang akan memberikannya pengalaman
yang dia butuhkan untuk memperoleh kemampuan
yang diinginkan.
• Catatan proses dapat digunakan sebagai h alat
evaluasi bagi staf. Para supervisor boleh meminta staf
baru untuk membuat catatan proses interview,
dengan demikian mereka bisa mendapatkan ide-ide
bagaimana pekerja sosial bekerja.
• Ketika catatan proses tidak lengkap atau tidak akurat,
maka tape recorder atau video taping adalah sebuah
alat yang sangat berguna untuk mengurangi rasa
kecemasan pada pekerja sosial pemula/mahasiswa.
• Pekerja sosial pemula/mahasiswa seringkali
mengutarakan rasa kekhawatiran terhadap kemungkinan
mereka melakukan kesalahan kepada klien.
• Karena ketidaktahuannya, pekerja sosial
pemula/mahasiswa breaksi dengan tidak tepat, bekerja
dengan peran yang tidak tepat, melakukan sesuatu
dengan tidak bijak, atau gagal untuk mengambil arti
sebenarnya dari apa yang terjadi.
• Tetapi jika supervisor dapat tetap dekat dengan aktivitas
pekerja sosial pemula/mahasiswa dan disertai
komunikasi yang baik kesalahan yang utama dapat di
hindari.
 Pertemuan 8, 9 dan 10
(Teori dan praktik di dalam kelas)
 Catatan Ringkas (Summary Recording )
Sub Pokok Bahasan:
1. Catatan Ringkas (Summary Recording )
2. Kapan catatan ringkas dibuat oleh pekerja sosial
3. Perbandingan catatan Gaya Ringkas dan catatan Proses (Comparation of
Summary Style and Process Recording)
4. Isi atau konten yang dalam Catatan Ringkas (Content of Summary Recordeed
Entries)
5. Teknik-teknik Umum dalam Membuat Catatan Ringkas (General Techniques of
Summary Recording)
6. Garis Besar Catatan Ringkas (Summary Recording Outlines)
7. Ringkasan transfer/Rujukan (Transfer
summaries)
8. Ringkasan Penutup (Closing summaries)
 Catatan Ringkas (Summary Recording )

• Catatan ringkas atau summary recording

dibuat oleh pekerja sosial ketika proses
intervensi.
• Bagian ini membahas kapan catatan ringkas
dibuat oleh pekerja sosial, isi atau content yang
terdapat pada catatan ringkas, teknik-teknik
umum dalam membuat catatan ringkas, dan
garis-garis besar dalam membuat catatan
ringkas.
Kapan catatan ringkas dibuat oleh pekerja sosial:
a. Saat suatu kasus klien dibuka atau dimulai.
b. Ketika suatu kasus dialihkan dari pekerja sosial kepada
pekerja sosial lainnya atau bidang keahlian lain pada suatu
agensi/lembaga yang sama atau lembaga yang berbeda.
c. Diperolehnya atau perkembangan informasi baru yang perlu
dicatat atau ditambahkan ke dalam catatan yang telah ada.
d. Terjadi sesuatu yang berakibat mengubah diagnosa pekerja
sosial terhadap suatu situasi, sehingga menyebabkan
perlunya revisi rencana pelayanan atau rencana intervensi.
e. Suatu catatan yang akan dikirim kepada seorang
profesional atau bidang keahlian lain atau sebuah
lembaga, tidaklah baik jika hanya menyalin catatan
yang ada secara utuh atau lengkap untuk dikirimkan
atau diserahkan kepada pihak luar. Hal ini tentu
berujung pada pelanggaran kerahasiaan dan
menyebabkan pihak lain mendapat informasi yang
berlebihan atau tidak sesuai tentang klien. Sebuah
ringkasan khusus perlu dipersiapkan, berisi data yang
diminta oleh pihak luar atau dalam bentuk garis
besarnya.
f. Informasi dalam suatu catatan dapat
diungkapkan kepada pihak lain atau orang di
luar lembaga. Pada beberapa seting mungkin
diperlukan dokumentasi, bahwa
pengungkapan informasi suatu catatan
kepada pihak lain telah dilakukan. Jika hal ini
terjadi, data berikut perlu dicatat oleh
pekerja sosial:
1) Tanggal pengungkapan/penyampaian informasi
2) Orang atau lembaga yang menerima informasi
3) Penjelasan atau salinan dari informasi yang diungkapkan
4) Tujuan mengapa informasi diungkapkan/penggunaan oleh
lembaga yang menerimanya
5) Batasan-batasan tentang apa yang boleh dan tidak boleh
dilakukan oleh lembaga dengan informasi yang
diterimanya
6) Salinan format “izin pengungkapan/penyampaian
informasi” yang ditandatangani oleh klien harus
disertakan dalam catatan.
g. Pencatatan ringkas diperlukan ketika sebuah
kasus ditutup atau terjadi terminasi.
 Perbandingan catatan Gaya Ringkas dan catatan Proses (Comparation of
Summary Style and Process Recording)

• Catatan ringkas (summary recording) tidak hanya

lebih singkat dari pencatatan proses (process
recording), namun juga berbeda dalam hal gaya (the
style) penulisannya:
– Catatan ringkas tidak menyertakan “ saya berkata” atau
“dia berkata”, serta tidak mengulang kata per kata apa
yang dikatakan pekerja sosial dan klien selama
wawancara. Dalam catatan ringkas isi wawancara
dirangkum.
– Hanya terdapat sedikit referensi tentang apa yang
dikatakan atau dilakukan pekerja sosial. Fokus
utamanya adalah klien. Pekerja sosial dapat
mencantumkan hasil pengamatan, perasaan, dan
pemikiran analitisnya dalam kolom khusus yang diberi
judul seperti “Ringkasan Diagnosis”, “Kesan Pekerja
Sosial” atau “Asesmen”.
– Uraian yang tidak relevan dihilangkan, bahkan
terkadang hal-hal yang berkaitan pun dicatat dengan
amat ringkas. Akan tetapi, beberapa bagian yang
dianggap perlu dapat ditambahkan pada uraian.
– Pencatatan ringkas menjelaskan hasil, namun
tidak menjelaskan langkah-langkah yang diambil
pekerja sosial dalam mencapai hasil tersebut.
– Wawancara dicatat secara ringkas dan tidak
disajikan secara berurutan. Melainkan isi dari
wawancara atau rangkaian wawancara disajikan
dalam beragam kolom subjek. Jika lembaga tidak
menyediakan model pencatatan, pekerja sosial
dapat menyusun gagasan-gagasannya berdasarkan
area subjek dan memberinya judul yang sesuai
Isi atau konten yang dalam Catatan Ringkas (Content of
Summary Recordeed Entries)
– Nama lengkap klien, termasuk nama-nama aliasnya (nama palsu
atau nama panggilan).
– Nomor identitas klien, seperti nomor kartu tanda penduduk,
nomor kartu surat izin mengemudi, nomor kartu pasien, nomor
kartu kredit, dan sebagainya.
– Tanggal wawancara
– Tanggal pencatatan dilakukan
– Nama pekerja sosial
– Tujuan wawancara
– Isi—apa yang terjadi selama wawancara
– Penjelasan mengenai area permasalahan (sesuaikan dengan alat
asesmen yang digunakan) yang diidentifikasi pekerja sosial
dan/atau klien
– Penjelasan tentang pelayanan (bagi klien yang telah atau sedang
mendapatkan layanan) yang diberikan oleh pekerja sosial
– Asesmen profesional dan analisis pekerja sosial tentang apa yang
terjadi selama wawancara, biasanya dalam kolom berjudul
semacam “Kesan Pekerja Sosial” atau “Ringkasan Diagnosis”.
– Rencana-rencana (sasaran, pelayanan) untuk ke depannya atau
tindak lanjut. Hal ini seringkali dicantumkan dalam kolom “Rencana
Pelayanan”, “Rencana Perawatan” atau “Sasaran”. Di dalamnya
dapat dicantumkan hasil dari sasaran tersebut dan permasalahan
apa saja yang ditemui dalam mencapainya.
 Teknik-teknik Umum dalam Membuat Catatan Ringkas (General Techniques
of Summary Recording)

• Ingatlah selalu tujuan dari pencatatan. Catat unsur-unsur penting dari

sebuah situasi dengan cara mencantumkan informasi yang relevan dan
signifikan. Tinggalkan rincian yang tidak sesuai, tidak relevan, dan
berlebihan.
• Gunakan pulpen untuk mencatat, kecuali jika diinstruksikan untuk
menggunakan pensil. Jika catatan akan difotokopi, jangan menggunakan
warna pulpen lain selain hitam (pekerja sosial dapat menggunakan
tehnologi modern).
• Cantumkan nama pencatat yang sah, atau cantumkan di bawah tanda
tangan yang sah.
• Catat tanggal pasti, bukan periode waktu. Misalnya, gunakan ungkapan
“Ibu Brown akan datang di pertemuan tanggal 7 Oktober” daripada
ungkapan “Ibu Brown akan datang di pertemuan minggu depan.”
• Buatlah catatan seringkas mungkin. Catatan yang efektif tidak harus panjang,
karena catatan yang bertele-tele seringkali gagal memberikan fakta-fakta inti.
• Berusahalah untuk tidak mengulang apa yang sebelumnya telah dicatat.
• Jika memungkinkan, buat subjudul untuk tiap paragraf agar pembaca dapat
menemukan informasi yang ia perlukan dengan cepat. Hindari paragraf
panjang, terutama yang lebih dari satu halaman.
• Hindari singkatan, simbol, atau jargon pekerjaan sosial yang tidak umum,
terutama jika catatan akan dibaca oleh para anggota dari disiplin ilmu lain.
• Selalu cantumkan sumber informasi ketika mencatat materi seperti label
diagnosis yang digunakan anggota disiplin ilmu lain, data sosial dan faktual
yang amat signifikan, dan sebagainya. Bedakan antara kesan/penilaian
pekerja sosial, penilaian dari profesi lain, dan informasi yang diperoleh dari
klien.
• Hindari kata-kata yang terlalu subjektif, seperti “pria yang besar dan
obesitas” atau “tempat tinggal yang buruk” dalam mendeskripsikan orang
atau situasi. Pernyataan umum diperbolehkan, namun lanjutkan dengan
penjelasan tentang pemilihan kata sifat yang digunakan. Hindari rincian
berlebihan.
• Berhati-hatilah dalam menggunakan label diagnosis. Istilah seperti
“alkoholik” dan “keterbelakangan mental” sebaiknya tidak dicantumkan
dalam catatan, kecuali jika diagnosisnya telah disahkan dengan jelas dan
profesional. Pelabelan seperti itu seringkali menimbulkan salah paham dan
cenderung terus menempel pada klien selama bertahun-tahun.
• Jangan takut menuliskan “saya tidak tahu” dalam catatan. Banyak pekerja
sosial yang cenderung menghindari pencantuman suatu hal dalam catatan
mereka jika merasa tidak yakin dengan apa yang dikatakan dan diamati.
• Yakinkan bahwa penjelasan-penjelasan selanjutnya menjelaskan
hasil dari semua rencana atau tujuan yang telah dicatat. Hindari
membuat pembaca bingung karena membaca catatan yang tidak
lengkap.
• Gunakan pencatatan ringkas untuk mendeskripsikan lebih dari
satu kontak dengan klien.
• Hindari mencatat terlalu banyak “proses”. Hasil dari aktifitas
pekerjaan sosial biasanya lebih penting dari langkah-langkah
terperinci yang dilakukan praktikan untuk mencapai hasil tersebut.
• Catatan harus terus diperbaharui dan cukup lengkap untuk
diperiksa supervisor atau untuk diteruskan oleh anggota staf ataqu
pekerja sosial lainnya.
 Garis Besar Catatan Ringkas (Summary
Recording Outlines)
Ringkasan Awal (Intakes Summaries). Data berikut ini
biasanya dicantumkan dalam catatan awal (intake recording):
• Nama pekerja sosial, tanggal kontak awal dilakukan, dan
tanggal ringkasan awal dipersiapkan.
• Nama, alamat, nomor telepon, dan nomor identitas klien.
• Orang-orang lain yang diajak bicara oleh pekerja sosial
sebagai bagian dari proses awal (intake process), serta
nama dan hubungan mereka dengan klien.
• Alasan kontak dengan klien. Bisa juga disebut “persoalan
saat ini” (presenting problem).
• Deskripsi ringkas (summarized description) tentang informasi
latar belakang dan sejarah sosial (social history) yang berkaitan
dengan area permasalahan utama.
• Dasar dan pola kontak sebelumnya dengan lembaga, jika ada.
• Pernyataan ringkasan diagnosis (A diagnostic summary
treatment).
• Rencana perawatan (A treatment plan) yang mendeskripsikan
sasaran perawatan jangka pendek dan panjang.
• Beberapa lembaga mencantumkan kolom akhir “disposisi”
untuk menunjukkan hasil yang spesifik.
 Ringkasan transfer/Rujukan (Transfer summaries)

Informasi berikut ini biasanya dicantumkan dalam ringkasan

transfer:
• Nama pekerja sosial dan tanggal ringkasan transfer dibuat.
• Nama dan nomor identitas klien.
• Tanggal dan alasan terjadinya kontak pertama antara klien
dan lembaga. Jika kasusnya sudah pernah dibuka dan ditutup
beberapa kali, maka ringkasan tentang tanggal dan alasan
tiap-tiap pembukaan dan penutupan kasus harus
dicantumkan.
• Permasalahan (presenting problems) yang ada saat kasus
dibuka.
• Kolom “aktifitas kasus” (case activity) atau “penyediaan
layanan” (services provided) untuk menjelaskan apa saja yang
telah terjadi semenjak kasus dibuka.
• Deskripsi tentang situasi klien saat ini.
• Ringkasan diagnosis (diagnostic summary)
• Pembahasan tentang rencana perawatan yang tertunda
(pending treatment plans).
• Alasan kasus ditransfer, kepada siapa kasus ditransfer, dan
tanggal efektif transfer (berbeda dengan tanggal ringkasan
transfer dibuat). Sebuah pernyataan dapat dicantumkan
untuk menunjukkan sadar tidaknya klien akan proses transfer.
• Kolom “aktifitas kasus” (case activity) atau
“penyediaan layanan” (services provided) untuk
menjelaskan apa saja yang telah terjadi semenjak
kasus dibuka.
• Deskripsi tentang situasi klien pada saat kasus ditutup.
• Pernyataan ringkasan diagnosis. Amat penting untuk
menyebutkan permasalahan-permasalahan yang
belum terselesaikan pada saat kasus ditutup dan
indikasi mengapa permasalahan-permasalahan
tersebut tetap ada.
• Alasan dan tanggal penutupan kasus (jika
berbeda dengan tanggal ringkasan dibuat).
• Beberapa lembaga meminta pekerja sosial
untuk mencantumkan pernyataan yang
mengindikasikan kemungkinan kasus dibuka
kembali di masa yang akan datang.
 Ringkasan Penutup (Closing summaries)

Berikut ini adalah garis besar ringkasan penutup yang

disarankan, yang dapat diadaptasi untuk disesuaikan dengan
masing-masing lembaga:
• Nama pekerja sosial dan tanggal ringkasan penutup dibuat.
• Nama dan nomor identitas klien.
• Tanggal dan alasan terjadinya kontak pertama antara klien
dan lembaga. Jika kasusnya sudah pernah dibuka dan ditutup
beberapa kali, maka ringkasan tentang tanggal dan alasan
tiap-tiap pembukaan dan penutupan kasus harus
dicantumkan.
• Permasalahan yang ada saat kasus dibuka.
 Pertemuan 11 dan 12
(Teori dan praktik dalam kelas)
 Penulisan Format Asesmen
Sub Pokok Bahasan:
1. Asesmen
2. Penulisan Format Asesmen
3. Penulisan Format Intervensi
 Asesmen dan Rencana Intervensi
• Sebelum berpikir tentang pelayanan, pekerja
sosial harus melakukan asesmen kebutuhan
klien dan merencanakan kebutuhan layanan.
Cara mendokumentasikan proses asesmen
dan rencana intervensi dicakup dalam
penjelasan ini.
 Penulisan Format Asesmen
• Asesmen telah didefinisikan sebagai "proses
menentukan sifat, penyebab, perkembangan,
dan prognosis masalah dan kepribadian serta
situasi yang terlibat di dalamnya" dan
"memperoleh pemahaman tentang masalah,
apa penyebabnya, apa yang dapat diubah
untuk meminimalkan atau mengatasinya ".
• Meskipun pengorganisasian laporan bervariasi, berikut
yang umum digunakan diidentifikasi oleh Wilson (1980)
– tanggal dan alasan rujukan
– situasi medis
– situasi keluarga
– Pengaturan/pola hidup
– situasi ekonomi
– informasi latar belakang
– Kesan pekerja sosial
– tujuan casework/rencana intervensi
Hampir 30 tahun setelah Wilson menulis, judulnya tetap
konsisten. Sheafor dan Horesji (2008) mendaftar judul yang
paling umum digunakan saat ini:
• mengidentifikasi informasi (nama, tanggal lahir, alamat, dll)
• alasan untuk melaporkan
• alasan untuk pekerjaan sosial atau keterlibatan dengan
lembaga
• pernyataan masalah atau masalah klien
• latar belakang keluarga klien
• komposisi keluarga saat ini dan / atau keanggotaan rumah
tangga
• hubungan dengan orang lain atau orang terdekat
• etnis, agama, dan spritualitas
• fungsi fisik, masalah kesehatan, nutrisi, keselamatan,
sakit, cacat, obat-obatan
• latar belakang pendidikan, prestasi sekolah, fungsi
intelektual
• kekuatan, cara mengatasi, dan kapasitas pemecahan
masalah
• pekerjaan, penghasilan, pengalaman kerja, dan
keterampilan
• perumahan, lingkungan, dan transportasi
• arus dan penggunaan layanan komunitas dan
profesional baru-baru ini
• kesan dan penilaian pekerja sosial
• rencana intervensi dan layanan
Lukas (1993) meringkas beberapa judul menjadi
sejumlah kecil kategori:
• mengidentifikasi informasi
• menghadirkan masalah
• deskripsi rumah tangga
• data historis dan perkembangan
• kontak klien
• informasi diagnostik
• Dalam hal membandingkan kategori, orang memperhatikan
perbedaan dari segi format, tetapi dalam konten memiliki
kesamaan.
• Perbandingan laporan asesmen yang digunakan oleh
beberapa lembaga akan mengungkapkan perbedaan juga.
Format setiap lembaga dapat menampilkan kategori yang
berbeda, tetapi konten biasanya sangat mirip.
• Beberapa rincian penting mungkin sulit untuk dihubungkan
secara jelas dan logis, namun secara umum dianggap cukup
baik untuk menguraikan informasi secara kronologis.
• Pendapat pekerja sosial muncul di bagian
asesmen/penilaian, biasanya diberi label "kesan dan
asesmen pekerja sosial".
• Ini bagian yang paling sulit untuk diselesaikan oleh
pekerja sosial pemula, karena memerlukan analisis
informasi yang cermat.
• Ini gambaran pendapat profesional yang ringkas -
bukan penyajian kembali fakta, tetapi interpretasi
obyektif dan analisis fakta-fakta tersebut (Wilson,
1980).
Bagian ini sering menyertakan jawaban untuk
pertanyaan berikut:
1. Masalah dan kebutuhan apa yang dilihat klien?
2. Masalah dan kebutuhan apa yang dilihat pekerja
sosial?
3. Bagaimana perasaan klien tentang situasinya?
4. Seberapa tepat perasaan dan perilaku klien?
5. Upaya apa yang telah dilakukan klien untuk
menyelesaikan masalahnya?
 Penulisan Format Intervensi
• Rencana intervensi dideskripsikan secara berbeda
dari lembaga ke lembaga. Ada yang menyebut
tujuan dan sasaran, kontrak layanan, kontrak
terapeutik, atau rencana awal, atau istilah lain.
• Tidak peduli namanya, itu adalah "perjanjian
antara pekerja sosial dan klien yang menjabarkan
kegiatan yang akan dilakukan oleh masing-
masing, bersama dengan jadwal untuk tindakan
selama fase intervensi". (Sheafor & Horesji, 2008)
• Rencana pelayanan dibuat berdasarkan hasil asesmen.
Digambarkan sebagai "tulang punggung dari setiap catatan
kemajuan" dan "peta jalan untuk sampai ke dan dari
pelayanan" (Ward & Mama, 2010). Rothman (2002)
menyebut "cetak biru untuk proses perubahan yang akan
terjadi"
• Rencana pelayanan dianggap kontrak hukum atau perjanjian
formal yang menjadi dasar layanan. Kontrak, kata Rothman,
adalah antara klien dan lembaga: "bukan antara klien dan
pekerja tertentu. Klien telah datang ke lembaga untuk
layanan, dan hubungan awal didefinisikan dengan cara ini".
Sheafor dan Horesji (2008) merekomendasikan bahwa,
paling tidak, unsur-unsur berikut dimasukkan dalam
rencana pelayanan :
• masalah atau masalah yang harus ditangani
• tujuan dan sasaran intervensi
• tugas-tugas yang akan dilakukan oleh klien dan pekerja
sosial
• kerangka waktu yang diharapkan untuk intervensi
• waktu dan tempat pertemuan
• kontribusi oleh orang atau lembaga lain
Garvin (2002) menawarkan pedoman tambahan berikut
untuk menetapkan tujuan:
• Ketika tujuan tercapai harus terukur, sehingga jelas bagi
semua orang yang terlibat. Misalnya, jika suatu tujuan
adalah untuk mengubah perilaku tertentu, klien dan
pekerja sosial harus tahu kapan perilaku itu berubah.
• Tujuan harus dinyatakan dalam perilaku klien. Memulai
pernyataan tujuan dengan "membantu klien" tidak
berorientasi pada klien, tetapi berfokus pada apa yang
akan dilakukan pekerja sosial.
• Kelayakan tujuan harus dipertimbangkan. Jika mungkin
tidak masuk akal untuk mencapai tujuan, berikan klien
kekuatan dan tantangan khusus. Pelayanan harus
diberikan agar klien tidak dihadapkan pada kegagalan.
• Tujuan harus legal dan etis, dan mencapainya tidak
boleh membahayakan orang lain.
• Keterampilan pekerja sosial harus memadai untuk
membantu klien dalam mencapai tujuan.
• Tujuan harus diungkapkan secara positif, sebagai
sarana untuk mendorong pertumbuhan.
 Pertemuan 13 dan 14
(Teori dan Praktik di Kelas)
 Membuat Profil Komunitas
(Community Profiling)
Sub Pokok Bahasan:
1. Asesmen kebutuhan,
2. Konsultasi masyarakat,
3. Audit sosial dan
4. Community profiling
 Pendahuluan
• community profiling adalah suatu pendekatan
atau alat dalam pengembangan masyarakat
• Community profiling adalah elemen dalam
strategi pengembangan masyarakat melalui
pengambilan keputusan sampai ke tingkat
bawah/akar rumput
• Kelompok-kelompok masyarakat dan
organisasi sosial telah banyak menperoleh
pelatihan ttg community profiling
• Pelatihan ini diberikan sbg sarana
memperjuangkan pemenuhan kebutuhan
masyarakat atau ketidakadilan yang dirasakan.
Asesmen kebutuhan, konsultasi masyarakat,
audit sosial dan Community profiling
• Asesmen/Penilaian kebutuhan, konsultasi
masyarakat, audit sosial dan profil
komunitas/community profiling istilah yang
ditemukan dalam literatur, praktik dan latihan-
latihan pekerjaan sosial.
Asesmen Kebutuhan/Penilaian Sosial:
• Secara umum, asesmen kebutuhan
dimulai/dilakukan oleh badan hukum (mis:
otoritas lokal, kementerian atau lembaga lain)
ut tujuan perencanaan kebijakan
• Asesmen kebutuhan umumnya menggunakan
data yang ada dan masyarakat tidak selalu
terlibat dalam prosesnya
• Kurangnya keterlibatan masyarakat mungkin
disebabkan wilayah geografis atau wilayah
administratif yang akan dipetakan terlalu luas,
sehingga secara praktis masyarakat sulit untuk
bisa terlibat
• Sumber daya yang tersedia untuk asesmen
kebutuhan mungkin terbatas (keuangan, SDM,
waktu dan keahlian)
• Ada sejumlah asesmen kebutuhan lokal yang
dilakukan oleh para praktisi masyarakat yg
tujuannya ingin mengembangkan layanan
yang lebih selaras dengan kebutuhan
masyarakat itu sendiri.
Konsultasi Masyarakat:
• Dalam spektrum yang luas, pembuatan suatu
kebijakan disarankan melalui proses konsultasi
dengan komunitas lokal
• Konsultasi masyarakat sering kali dikaitkan dg
suatu set rencana/proposal /opsi yg diprakarsai
oleh suatu lembaga ut menilai suatu kepuasan
masyarakar thd layanan yg ada.
Audit Sosial:
• Audit sosial dapat dilakukan di masyarakat melalui
proses pengumpulan data
• Fokus audit sosial lebih mengidentifikasi ketidakadilan
di masyarakat untuk tujuan realokasi sumber daya .
• Dalam kasus ini, informasi untuk menyusun audit
sosial menggunakan data yang sudah ada (misal:
statistik kesehatan, data manfaat perumahan, data
pengangguran, informasi penyediaan layanan yang
berasal dari layanan departemen)
Frofil Komunitas (community Profiling):
• Istilah 'profil komunitas' biasanya merujuk
berbagai proyek yang dilakukan atau diprakarsai
oleh organisasi yang berbeda termasuk
masyarakat, lembaga hukum dan organisasi
sukarela
• Profil masyarakat cakupannya berpotensi luas
meliputi kebutuhan dan sumber daya yang
mempengaruhi masyarakat.
• Perbedaannya, dlm profil komunitas tdk selalu
melibatkan masyarakat secara aktif.
Sedangkan asesmen kebutuhan dan audit
sosial dapat mengambil manfaat dari
keterlibatan aktif masyarakat
Elemen Profil Komunitas:
• Profil komunitas yang komprehensif mencerminkan realitas
kehidupan masyarakat . Profil komunitas yang komprehensif
mencakup elemen:
– daerah sebagai tempat tinggal - termasuk kualitas fisik lingkungan dan
sikap orang yg tinggal di sana;
– daerah sebagai sebuah komunitas sosial - termasuk keterlibatan warga
dalam kehidupan sosial masyarakat;
– daerah sebagai komunitas ekonomi - termasuk
tingkat pendapatan dan prospek kerja dari
penduduk lokal, kesejahteraan dan kelangsungan
hidup;
– daerah sebagai komunitas politik - termasuk
sistem dan struktur representasi politik dan
manajemen daerah, sejauh mana orang-orang
lokal dapat mempengaruhi keputusan dan tingkat
keterlibatan dalam pengambilan keputusan lokal,
partisipasi dalam organisasi masyarakat;
– daerah sebagai ruang pribadi - tingkat keterikatan
untuk daerah setempat, kenangan dan
pengalaman hidup masyarakat setempat;
– daerah sebagai bagian dari kota - infrastruktur
ekonomi dan sosial, hubungan antara daerah dan
kota atau kabupaten, identitas lokal yang spesifik
yang membedakan masyarakat dari yang lain.
Pengumpulan data/informasi:
• Tiga tehnik utama pengumpulan data primer:
– Survey
– Observasi
– Pengumpulan data secara mendalam (in-depth
data collection)
Survey:
• Survei adalah salah satu metode yang paling
umum digunakan untuk mengumpulkan
informasi dari sejumlah besar orang
• Ada dua cara utama melakukan survei:
responden mengisi kuesioner sendiri atau
pewawancara mengajukan pertanyaan-
pertanyaan dan mencatat jawaban
• Survei Self- completion survei yang diisi sendiri
biasanya diposting atau dikirim ke rumah-
rumah penduduk (survey pos, survey
online/berbasis internet)
• Kuesioner dapat dikirim melalui email atau
orang didorong untuk melengkapinya pada
sebuah situs web .
• Survei Internet sangat cocok untuk survei yang
lebih besar dan untuk beberapa populasi
sasaran (seperti laki-laki muda ) yang sulit
dijangkau dengan metode survei tradisional
• Masalahnya penggunaan metode ini meliputi biaya, sumber
daya tinggi, waktu dan keterampilan merancang dan
memprogram survei, kebutuhan untuk memiliki alamat email
untuk sampel, tidak semua orang memiliki akses ke komputer
yang terhubung ke internet .
• Secara umum ada tiga masalah utama dengan kuesioner yang
diisi sendiri .
– Pertama orang harus cukup melek dalam bahasa
– Kesulitan kedua kuesioner yang diisi sendiri menjadi
masalah jika Anda ingin bertanya lebih ' terbuka'
– Kelemahan ketiga cenderung menghasilkan tingkat
respons cukup rendah .
• Survei Wawancara dapat dilakukan melalui
wawancara tatap muka dengan responden di
jalan, door to door atau di tempat-tempat
umum seperti sekolah, gereja atau pusat-
pusat komunitas. Sbg alternatif dapat
melakukan wawancara melalui telepon.
• Melalui survei wawancara, pewawancara
berbicara langsung kepada responden
menggunakan kuesioner terstruktur. Kontak
pribadi dapat membantu meningkatkan rasa
keterlibatan dalam proyek tersebut.
• Wawancara survei lebih fleksibel daripada
kuesioner yang diisi sendiri, memberikan
kesempatan kepada responden untuk
mengklarifikasi istilah-istilah yang tidak jelas
• Responden memiliki kesempatan untuk
memberikan informasi tambahan yang
membantu interpretasi data .
• Tiga masalah yang perlu diperhatikan dengan
survei wawancara .
– Pertama, Anda meiliki sumber daya yang
memadai (biaya pelatihan, perjalanan, telepon).
– Kedua, unsur bias karena nada suara
pewawancara atau bahasa tubuh .
– Ketiga, mempertimbangkan panjang kuesioner .
Orang yang diwawancarai di jalan atau di telepon
cenderung bersedia untuk menghabiskan waktu
beberapa menit
• Wawancara face-to-face/tatap muka. Masalah
penggunaan metode ini:
– Pertama, sulit menemukan responden di rumah
dan pewawancara harus kembali ke rumah yang
sama beberapa kali pada waktu yang berbeda
– Kedua, responden mungkin merasa terancam,
terutama jika subjek sangat sensitif. Lebih akut jika
pewawancara berasal dari masyarakat yang sama
dan dikenal
Wawancara telepon:
• Survei telepon cenderung lebih seperti survei
yang diisi sendiri dalam hal jenis pertanyaan
yang bisa diajukan
• Namun, ada tiga kelemahan utama untuk
menggunakan telepon sebagai metoda survey.
– Pertama, kesulitan mengumpulkan nomor telepon
yg tepat.
– Kedua, tidak terjadi tatap muka shg sangat sulit
untuk membangun hubungan dan kepercayaan
antara pewawancara dan diwawancarai dan
responden cenderung gelisah ketika membahas
hal-hal seperti status keuangan atau sikap politik
melalui telepon
– Isu ketiga terkait untuk membujuk orang untuk
diwawancarai . Umumnya lebih mudah menolak '
suara ' tak terlihat di ujung telepon dari pada
orang di depan pintu
Observasi:
Tidak semua informasi yang dibutuhkan
dikumpulkan dengan cara survey. Metode lain
untuk memperoleh informasi rinci tentang
masyarakat adalah melalui observasi - melihat,
mendengar dan merekam data secara sistematis
• Informasi tentang aspek fisik geografis
masyarakat dapat dikumpulkan melalui
observasi termasuk isu-isu penggunaan
lahan , kondisi perumahan , penggunaan jalan,
toko-toko dan layanan yang tersedia di
masyarakat .
Tehnik observasi:
• Ada dua pendekatan untuk observasi -
observasi langsung dan observasi partisipan -
mencerminkan tingkat keterlibatan seseorang
dengan orang atau kelompok
• Pengamatan langsung memungkinkan peneliti
untuk memahami masyarakat tanpa
kehadirannya shg tidak mempengaruhi perilaku
orang-orang yang diamati
• Observasi partisipan memungkinkan Anda
untuk memahami lebih baik makna dan motif
atas tindakan dan perilaku masyarakat .
Pengamat tidak hanya menonton apa yang
sedang terjadi tapi terlibat dalam kelompok
yang mereka amati
• Anda juga dapat mengamati perilaku orang di
tempat umum, yang dapat memberikan
wawasan tentang bagaimana orang
mengalami kesulitan yang mungkin mereka
hadapi dalam keseharian