Sesi 7:

Mengatasi Masalah terkait Sistem

Dasar-dasar Mentoring Klinis

Orientasi Mentoring Program HIV dan IMS di 514 Provinsi

Tujuan Pembelajaran
Pada akhir sesi ini, peserta mampu:
 Mengidentifikasi masalah terkait sistem di
fasilitas kesehatan
 Menguraikan strategi untuk mengatasi
masalah tersebut

Orientasi Mentoring Program HIV dan IMS di 514 Provinsi

Isu di sistem

 Mentoring bukan hanya mengajar petugas kesehatan

tentang bagaimana memberi pelayanan yang lebih
baik, tetapi juga penguatan sistem di faskes yang
mendukung layanan PDP.
Masalah pada sistem
Masalah sistem di faskes dapat berupa:
 Daya tampung pasien
 Sumber daya manusia
 Stok obat/reagen/bahan habis pakai
 Konfidensialitas
 Rekam Medis/pencatatan pelaporan
 Kualitas layanan
 Pendanaan: operasional fasyankes dan
untuk perawatan pasien
Latihan: Isu-isu Terkait Sistem
Kapasitas

Isu:

 Kujungan Pasien menurun

 KTS/ KTIP

s.d. Feb 2018

Kapasitas
Strategi:

 KTIP
 Mengubah paradigma berpikir “berpusat pada pasien“
Masalah Terkait Sistem (1)
1. Antrian pasien panjang menyulitkan untuk melakukan mentoring yang efektif
dan juga dapat menjadi hambatan di dalam memberikan layanan yang
berkualitas.
2. Cakupan tes HIV di layana rendah dengan alasan, tidak ada bahan habis
pakai dan reagen.
3. Beberapa jenis Obat ARV lini pertama tidak tersedia (habis), diperkirakan
datang minggu depan.
4. Pasien yang terdiagnosis sifilis tidak diberikan terapi benzatin penicillin,
karena obat tidak tersedia.
Masalah Terkait Sistem (2)
5. Tidak ada sistem yang dapat melacak pasien
dengan HIV positif namun belum memulai ART dan
juga pasien yang mangkir mengambil obat ARV.
6. Petugas tidak mencatat informasi klinis dengan
lengkap di formulir Ikhtisar Perawatan dan
ART/Rekam Medis.
7. Tidak adanya sistem jaminan mutu, misalnya teman
sejawat menuliskan resep ARV yang tidak standar.
8. Pasien tidak mampu untuk melakukan pemeriksaan
yang dianjurkan dokter di rawat jalan dan rawat inap
Kapasitas

Isu:
 Antrian pasien yang panjang menyulitkan untuk
melakukan mentoring klinis yang efektif.
Kapasitas
Strategi:
 Mentor duduk disamping mentee dan membantu
melayani pasien. Misal, sementara mentee
melakukan pemeriksaan fisik, mentor membuat
catatan pada rekam medis pasien.
 Pertimbangkan mendelegasikan beberapa tugas,
misalnya anamnesis, ke petugas yang telah dilatih.
Kapasitas (lanjutan)

 Untuk pasien yang sudah stabil, mereka

dapat mengambil obat untuk jangka waktu
yang lebih lama, misalnya 2-3 bulan sekali.
 Terapkan sistem triase, misalnya “jalur cepat”
bagi pasien yang tidak mempunyai keluhan
dan datang hanya untuk mengambil obat.
Pasien “jalur cepat” tidak perlu bertemu
dengan dokter.
Suplai

Isu:
 Tidak adanya kelengkapan standar di klinik (misal
tidak ada meja periksa, tidak ada air atau listrik)
Suplai
Strategi:
Berpikirlah kreatif untuk memecahkan masalah ini:
 Tidak ada meja periksa: Periksa pasien dalam keadaan
duduk.
 Tidak ada air: Gunakan “hand sanitizer”.
 Tidak ada listrik: Gunakan sinar matahari untuk penerangan
di ruang periksa.
Suplai #2

Isu: Kewaspadaan standar: Tidak adanya APD, seperti

sarung tangan atau masker, atau penggunaan yang
tidak tepat dari alat yang tersedia
Suplai #2

Strategi:
 Buat permintaan sarung tangan dan masker ke
Direktur Yanmed, Dinas Kesehatan, atau pemangku
kebijakan.
 Mentor perlu menjadi contoh dalam penggunaan
masker dan sarung tangan yang tepat untuk
mendorong pemakaian dan menghilangkan stigma
Suplai #2 (lanjutan)

 Perlihatkan informasi pencegahan infeksi

seperti poster tentang etika batuk.
 Mentor dapat membawa respirator N95 dan
sarung tangan sendiri.
 Mestipun ini tidak bisa dilakukan terus menerus,
tapi ini membuktikan komitmen pada pencegahan
infeksi yang dapat menjadi bahan diskusi untuk
perencanaan stok barang pada masa yang akan
datang.
Suplai #3
Isu:
 Obat ARV lini pertama habis dan kiriman baru datang
minggu depan
Strategi:
 Masalah logistik:
 Apakah pertama kali terjadi atau sudah sering?
 Apakah ada masalah di rantai pasok? Apakah kebutuhan lebih
tinggi daripada persediaan (misal perkiraan jumlah pasien
yang memerlukan obat ARV terlalu rendah)?
 Apakah obat dicuri?
 Siapkan “buffer stock”, simpan secara terpisah dan
pantau tanggal kedaluwarsa, untuk digunakan jika obat
habis.
Suplai #3 (lanjutan)
 Isu-isu perawatan pasien:
 Subsitusi sementara dengan obat-obat alternatif
yang ada perlu dipertimbangkan, tetapi perlu
disupervisi oleh klinisi (lebih bagus seorang dokter)
yang mempunyai pengalaman ART.
 Kabupaten tetangga mungkin mempunyai suplai
obat ARV — libatkan petugas farmasi di kabupaten
untuk meminjam obat ke kabupaten lain.
Konfidensialitas
Isu:
 Tidak adanya privasi bagi pasien selama diperiksa
petugas (misalnya 2–3 pasien diperiksa secara
bersamaan dalam satu ruangan, stigma dan
diskriminasi di ruang tunggu) menyebabkan pasien
tidak datang berobat lagi.
Konfidensialitas

Strategi:
 Pasang tirai atau pembatas lainnya diantara pasien
untuk menjaga privasi.
 Buat pelatihan untuk semua staf tentang pentingnya
konfidensialitas.
Konfidensialitas (lanjutan)
 Pasang poster yang menerangkan pentingnya
konfidensialitas di ruang tunggu untuk
mengedukasi pasien.
 Buat pertemuan komunitas untuk
mendiskusikan dampak stigma sebagai
penghambat orang berobat.
 Gunakan nomor sebagai pengganti nama
selama kunjungan di klinik, supaya pasien
anonim.
Rekam Medis/Organisasi

Isu:
 Tidak tersedianya sistem yang dapat melacak
pasien yang mangkir mengambil obat ARV.
Rekam Medis/Organisasi
Strategi:
 Membantu pembuatan sistem untuk
pelacakan pasien yang mangkir mengambil
obat
 Menetapkan jadual pengambilan obat berikutnya.
 Petugas mencatat tanggal tersebut di buku jadual
kunjungan
Rekam medis/Organisasi

 Melatih salah satu anggota dari tim PDP untuk

membuat daftar harian pasien yang mangkir
berobat.
 Membuat sistem untuk memantau pasien di
komunitas dengan memberdayakan petugas
penjangkau, konselor, perawat dan KDS dll.
Rekam Medis/Organisasi #2
Isu:
 Petugas tidak mencatat informasi klinis di formulir Ikhtisar
Keperawatan/Rekam Medis.
Strategi:
 Menekankan pentingnya dokumentasi yang lengkap untuk
memperbaiki manajemen klinik, menghindari kesalahan
tatalaksana pasien, dan memberikan laporan yang akurat
ke Kemenkes dan penyandang dana.
 Membuat daftar tilik untuk membantu petugas mengingat
informasi yang harus dilengkapi dalam rekam medis.
Rekam Medis/Organisasi #2 (lanjutan)

 Bila prosedur belum dijalankan, perkenalkan

bagan alur yang memantau pelayanan ART,
pelacakan obat dll.
 Melatih petugas kesehatan untuk disiplin
dalam mencatat semua informasi yang
diperlukan, misalnya: setelah selesai
memeriksa pasien atau pada waktu yang
tertentu dalam hari itu.
Kualitas layanan

Isu:
 Kunjungan “Follow-up” hanya dianggap untuk
mengambil obat ARV, tidak ada perhatian terhadap
kesehatan pasien pada umumnya
Kualitas layanan

Strategi:
 Menekankan pentingnya melakukan anamnesis
singkat, memperhatikan tanda-tanda vital dan dan
melakukan pemeriksaan fisik yang dibutuhkan.
 Menekankan pentingnya untuk mengulas tanda dan
gejala lainnya yang tidak berhubungan dengan HIV.
Kualitas Layanan

 Menekankan pentingnya strategi pencegahan

pada setiap kali kunjungan: misalnya
berhenti merokok, mengurangi pemakaian
narkoba, seks yang aman untuk mecegah
IMS dll.
Kualitas Layanan

Isu:
 Kurang mencukupinya jumlah klinisi terlatih yang bisa
memberikan ART, menyebabkan jumlah pasien
melebihi kemampuan layanan
Kualitas Layanan

Strategi:
 Tentukan sumber masalah: Apakah kurangnya klinisi
atau karena mereka diberikan terlalu banyak
tanggung jawab lainnya?
 Pengdelegasian tugas membuat waktu yang dimiliki klinisi
lebih banyak/efisien
 Seringkali, perawat cukup terampil dan dapat menangani
pasien yang sudah stabil (fast tract).
Kualitas Layanan

 Jika kurangnya pengetahuan HIV yang

menjadi masalah, lakukan pelatihan ditempat
atau sarankan pelatihan yang dapat diikuti
oleh para klinisi untuk meningkatkan jumlah
petugas kesehatan terlatih di layanan.
 Mengadvokasi manajemen RS agar para
klinisi dari departemen lain membantu Klinik
HIV setelah mereka selesai dengan tugas
mereka.
Kualitas Pelayanan

Isu:
 Diskriminasi petugas terhadap pasien menyebabkan
pasien menghindari kunjungan “follow-up”
Kualitas Pelayanan
Strategi:
Edukasi staf tentang stigma dan diskriminasi dapat
menurunkan stigma, misalnya staf magang, bermain
peran, melihat video
Memperhatikan adanya “burnout” pada staf layanan,
yang menjadi salah satu faktor timbulnya diskriminasi—
mentor dapat memberikan motivasi dan advokasi
kepada staf
Kualitas layanan #1
Isu:
 Tidak adanya sistem jaminan mutu, misalnya teman
sejawat menuliskan resep ARV yang tidak standar.
Kualitas layanan #1
Strategi:
Membentuk panel ahli ART yang meninjau rejimen
pasien yang dikumpulkan waktu kunjungan dan
merekomendasikan rejimen pengobatan yang benar.
Membentuk pertemuan “Tatalaksana terkini” untuk
semua klinisi yang meresepkan ART untuk mengulas
penggunaan rejimen atau rejimen baru.
Kualitas layanan #1 (lanjutan)
 Melakukan pertemuan koordinasi untuk menemukan
masalah umum yang perlu disampaikan di sesi
pengajaran, temukan kesalahan sedini mungkin.
 Pertemuan koordinasi perlu dilakukan secara rutin (bulanan)
dan dihadiri oleh setiap anggota tim PDP
 Pada akhir jam layanan atau setiap akhir pekan,
klinisi berkumpul untuk membahas tatalaksana kasus
dan kemungkinan perubahan rejimen atau pemakaian
rejimen baru.
 Pelatihan penyegaran dan supervisi program dapat
meningkatkan kualitas layanan PDP.
Karakteristik Mentor yang Baik

 Memahami sistem layanan, untuk dapat

menangani isu-isu layanan
 Antusias dan nyaman menggabungkan
berbagai pengalaman dalam mengajar
 Mahir membuat diagnosis
 Membuat diagnosis dan diagnosis banding serta
isu-isu yang akan diangkat
 Poin-poin penting

 Memperkuat sistem faskes untuk mendukung

perawatan dan pengobatan adalah salah satu
bagian penting dalam mentoring klinis
 Isu-isusistem dalam faskes dikategorikan :
kemampuan layanan, suplai, konfidensialitas,
rekam medis/ organisasi dan kualitas layanan.
Peran mentor
 TERIMA KASIH

TERIMA KASIH
Session 7: Addressing Systems Issues Slide 43