KORESPONDENSI

Korespondensi adalah kegiatan penyampaian

pesan berupa surat antara pihak-pihak yang
KORESPONDENSI terkait di
mengatasnamakan
dalamnya,
instansi
baik itu
ataupun
perseorangan.
FUNGSI SURAT

wakil dari pengirim

bahan pembukti
surat

pedoman dalam
alat ukur kegiatan
mengambil tindakan
organisasi
lebih lanjut

sarana
memperpendek jarak
(fungsi abstrak)
  Objektif
 Sistematis
 Singkat
 Tidak bertele-tele
SURAT YANG BAIK  Jelas
 Lengkap
 Sopan
 Wujud fisik yang menarik (kertas, bentuk surat,
ketikan dan sebagainya)
MACAM-MACAM SURAT

Karena banyaknya macam surat, maka untuk memudahkan mengetahui

macam atau jenis surat kita dapat meninjau dari berbagai segi,
misalnya :

Menurut Menurut Menurut sifat isi Menurut jumlah Menurut Menurut Menurut Menurut
wujudnya tujuannya dan asalnya penerima keamanan urgensi prosedur jangkauannya
• Kartu pos • Surat • Surat dinas • Surat biasa • Surat sangat • Surat sangat • Surat masuk • Surat intern
• Warjat pos pemberitahuan • Surat niaga • Surat edaran rahasia segera • Surat keluar • Surat ekstern
• Surat • Surat perintah • Surat pribadi • Surat • Surat rahasia • Surat segera
bersampul • Surat • Surat yang pengumuman • Surat biasa • Surat biasa
• Memorandum permintaan isinya masalah
• Nota • Surat sosial
• Telegram peringatan
• Surat • Surat
pengantar panggilan
BAHASA SURAT

Salah satu syarat agar surat dikatakan baik atau jelas dan sopan, hal itu akan dapat
dicapai kalau kita menggunakan bahasa praktis. Bahasa praktis maksudnya adalah :
 Menggunakan kata yang efektif, dapat dimengerti artinya oleh penulis surat.
 Penulis mampu menggunakan kata tersebut.
 Kata yang dipergunakan hendaknya sederhana, umum, dan bukan kata daerah
atau asing.

Selain sebuah keharusan mempergunakan bahasa praktis, keberhasilan suatu surat

juga dipengaruhi oleh gaya bahasa. Dalam surat menyurat gaya bahasa sangat
dipengaruhi oleh dua faktor, yaitu :
 Kedudukan penulis surat terhadap yang dikirim surat.
 Persoalan yang akan dikemukakan di dalam surat, misalnya: intruksi,
pemberitahuan, permohonan dan sebagainnya.
LANGKAH-LANGKAH DALAM MENYUSUN
SURAT
Untuk menghindari pemborosan waktu, biaya dan tenaga atau dengan kata lain
agar kegiatan menyusun surat dapat berjalan lancar dan efektif maka sebaiknya
dilakukan melalui tahap-tahap sebagai berikut :
 Menentukan tujuan.
 Mengadakan pencatatan (inventarisasi) terhadap masalah-masalah yang akan
dikemukakan di dalam surat, termasuk mengumpulkan referensinnya.
 Menyusun masalah secara sistematis sesuai dengan kaitan dan urutan
masalahnya.
 Menguraikan atau menjabarkan ke dalam kalimat surat.
HAL LAIN YANG PERLU DIPERHATIKAN
DALAM PENGIRIMAN SURAT
Untuk dapat menulis surat yang benar-benar baik dan sempurana, di samping faktor
bahasa juga ada hal-hal berikut yang perlu diperhatikan :
 Bagian surat
Hal ini penting diketahui sebab setiap bagian surat mempunyai arti dan
fungsi yang bebeda.
 Bentuk surat dan teknik pengetikannya.
penyusunan isi surat, yang merupakan bagian terpenting dari sebuah surat. Ini
menyangkut bagaimana kita menyusunnya, bahasa yang bagaimana yang
sebaiknya kita gunakan.
BAGIAN SURAT

 Kepala surat
 Tanggal surat
 Nomor surat
 Perihal
 Alamat dalam
KESEKRETARIATAN

Kesekretariatan ialah aktivitas yang dilakukan pada

sekretariat, yakni menunjukkan tata kerja atau proses
kerjanya sekretariat. Dengan demikian, kesekretariatan
bersifat aktif dan dinamis dalam kegiatan jasa-jasa
perkantoran, terutama yang sangat berkaitan dengan proses
administrasi.
FUNGSI KESEKRETARIATAN

Pada dasarnya fungsi kesekretariatan sesuai bidang kerjanya, maka mencakup

kegiatan dalam administrasi (dalam arti luas) pada sebuah organisasi atau
perkantoran. Sedangkan fungsi kesekretariatan lain berkaitan dengan kegiatan
ketatausahaan, yakni kegiatan administrasi dalam arti sempit yang meliputi :
 Adanya orang-orang yang bekerja,
 Penerimaan dan pengiriman surat,
 Penerimaan dan pengiriman telepon,
 Penyelesaian surat-surat yang berkaitan dengan kegiatan organisasi sehari-
hari.
Kegiatan administrasi sebagai fungsi kesekretariatan dalam
arti yang luas dapat meliputi kegiatan sebagai berikut :

 Mengadakan pencatatan (recording) dari semua kegiatan manajemen

yang berkaitan dengan organisasi.
 Administrasi kesekretariatan sebagai alat pelaksanaan daripada
kegiatan ketatausahaan yang bersifat pelayanan (membantu), baik
pada atasan maupun pada pihak lain yang terkait atau memerlukan.
 Administrasi kesekretariatan sebagai alat komunikasi antar kantor atau
antar perusahaan secara perorangan maupun organisasi.
 Administrasi kesekretariatan sebagai pelaksana pemegang rahasia
kantor, maupun perusahaan.
 Adminstrasi kesekretariatan sebagai pusat dokumentasi (master file).
Adapun fungsi kesekretriatan yang paling utama
adalah sebagai berikut :

 Memperlancar lalu lintas dan distribusi

informasi ke segala pihak baik secara internal
maupun eksternal.
 Mengamankan kerahasiaan kantor atau
jawatan yang bersangkutan.
 Mengatur dan memelihara segala
dokumentasi kantor yang mempunyai
kegunaan bagi manajemen untuk
memperlancar fungsi-fungsinya.
FORMAT SURAT

1. Bentuk lurus penuh (full block style)

2. Bentuk lurus (block style) 3. Bentuk setengah lurus
(semi block style)
Bagian-bagian surat
Sistematika Penulisan Surat Dinas
1.Kepala Surat
2.Tanggal Surat
3.Nomor Surat
4.Lampiran
5.Hal
6.Alamat yang dituju
7.Alinea Pembuka
8.Isi
9.Alinea Penutup
10.Identitas Penulis Surat
11.Pengesahan Pejabat berwenang
12.Tembusan
Jenis-Jenis Lipatan Surat
TERIMA KASIH