BAB 3

ANALISA INVESTASI IMPLEMENTASI MONTHLY

DELIVERY PLAN ONLINE

3.1 Gambaran Umum PT Toyota Astra Motor

PT Toyota Astra Motor (TAM) didirikan pada tanggal 12 April 1971. PT. TAM
ini merupakan perusahaan joint venture antara PT. Astra International Tbk. (saham 51%)
dan Toyota Motor Corporation (saham 49%), Jepang. Pada mulanya, peranan PT. TAM
hanya sebagai importer kendaraan Toyota. Satu tahun kemudian, beralih fungsi sebagai
distributor. Pada tanggal 31 Desember 1988 PT. TAM melakukan merger bersama
dengan tiga perusahaan yaitu :
1

PT. Multi Astra (pabrik perakitan, berdiri 1973)

PT. Toyota Mobilindo (pabrik komponen bodi, berdiri 1976)

PT. Toyota Engine Indonesia (pabrik mesin, berdiri 1982)

Hasil merger ini menjadi PT. TAM. Ini dilakukan guna menyatukan langkah dan

efisiensi dalam menjawab tuntutan terhadap kualitas serta menghadapi ketatnya

persaingan di dunia otomotif.
Terhitung tanggal 01 Agustus 2003 PT. TAM melakukan restrukturisasi menjadi
dua perusahaan yaitu:
1. TAM sebagai distributor dan PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia sebagai
perakitan. Dimana pada TAM saham yang ada yaitu 51% (Astra Internasional) dan
49% (TMC)
47

48
2. Untuk PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia saham yang dimiliki 5% (Astra
Internasional) dan 95% (TMC).
Profil perusahaan setelah restrukturisasi adalah :
PT. Toyota-Astra Motor (TAM)

PT. Toyota Motor Manufacturing Indonesia (TMMIN)

Jln. Yos Sudarso, Sunter II, Jakarta 14330

Kantor pusat
12 April 1971
Didirikan 15 Juli 2003
PT. Astra International : 51 %
PT. Astra International : 5 %
Saham
Toyota Motor Cororation : 49 %
Toyota Motor Cororation : 95 %
Rp. 19.500.000.000,Modal disetor Rp. 400.000.000.000,Aktivitas Agen penjualan, importir, dan distributor produk Toyota Pabrik perakitan produk Toyota. Pabrik pembuat mesin,
jig, dies, dan komponen otomotif. Eksportir kendaraan
Toyota dan part komponen kendaraan
Fasilitas Produksi
Fasilitas Jaringan Dealer Toyota
Dealer utama : Auto 2000, PT. New Ratna Motor,
Kawasan Sunter
: Pabrik pengecoran,pencetakan,
PT. Agung Automall, PT. Hasjrat Abadi,
perakitan
NV. Hadji Kalla Trd.Co.
Kawasan Karawang : Pabrik pencetakan, perakitan
Outlet resmi : 154 (per Desember 2003)
Bengkel resmi : 128 (per Desember 2003)

Tabel 3.1 Profil Perusahaan Setelah Restrukturisasi

PT TAM merupakan perusahaan yang bisnis utamanya bergerak sebagai

distributor mobil kepada lima main dealer utama yang ada di Indonesia dengan total
outlet yang dimiliki PT. TAM sebanyak 186 outlet (per Agustus 2008) yang terdiri dari
Auto 2000, New Ratna Motor, Hadji Kalla, Hasjrat Abadi dan Agung Automall. Setiap
main dealer memiliki cakupan wilayah yang berbeda-beda yaitu:
1. Auto 2000 meliputi area DKI, Jabar, Jatim, Sumatra, Bali, Kalimantan Timur dan
Kalimantan Barat,
2. New Ratna Motor meliputi area Jawa Tengah,
3. Hadji Kalla meliputi area Sulawesi Selatan, Sulawesi Tengah, Sulawesi Tenggara
dan Sulawesi Barat,
4. Hasjrat Abadi meliputi area Gorontalo, Sulawesi Tengah, Sulawesi Utara, Papua,
Irian Jaya Barat, Maluku dan Maluku Utara,
5. Agung Automall meliputi area Pekanbaru, Jambi dan Denpasar.

49
Dalam menjalankan bisnisnya PT TAM telah mengaplikasikan penerapan
Teknologi Informasi yang terkomputerisasi dalam menunjang proses bisnisnya.
3.1.1

Produk dan Layanan

Toyota telah menguasai pasar Indonesia sejak tahun 1987 dengan produk

andalan adalah sebagai berikut:

No
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16

Produk
Starlet*
Soluna*
Vios
Corolla
Camry
Crown
Hi-Lux
Dyna
Hiace*
Kijang Innova
Rush
Avanza
Alphard
Yaris
Land Cruiser
Fortuner

Status
sudah tidak diproduksi
sudah tidak diproduksi
masih diproduksi
masih diproduksi
masih diproduksi
masih diproduksi
masih diproduksi
masih diproduksi
sudah tidak diproduksi
masih diproduksi
masih diproduksi
masih diproduksi
masih diproduksi
masih diproduksi
masih diproduksi
masih diproduksi
Tabel 3.2 Profil Produk PT TAM

Selain itu sebagai dukungan layanan purna jual, Toyota memiliki pusat TGP
(Toyota Genuine Parts) Toyota terbesar di Indonesia yang dikelola secara komputerisasi
sehingga dapat dihubungkan langsung dengan pusat TGP Toyota di Jepang. Layanan
purna jual yang prima juga dibuktikan dengan tersebarnya jaringan bengkel resmi yang
tersebar di seluruh penjuru Indonesia sebanyak 160 bengkel.
3.1.2
3.1.2.1

Lokasi
Kantor Pusat
PT TAM HO
Jl. Laksamana Yos Sudarso

50
Sunter II Jakarta Utara 14330
Telp.(021) 6515551 Fax. (021) 6515231/32
3.1.3

Filosofi, Visi dan Misi Perusahaan

3.1.3.1
1.

Filosofi

Memproduksi barang dan jasa yang berkualitas tinggi dengan langkah-langkah yang
profesional guna memberikan kontribusi kepada negara,bangsa dan masyarakat.

2.

Berkembang bersama karyawan, dealer dan supplier atas dasar kepercayaan dan
saling menghargai.

3.1.3.2

Visi

Menjadi perusahaan otomotif yang paling sukses dan dihormati di kawasan Asia
Tenggara dengan memberikan pengalaman terbaik dalam kepemilikan kendaraan
3.1.3.3
1.

Misi

Secara berkesinambungan menyediakan produk dan jasa yang berkualitas tinggi

serta memenuhi kebutuhan pelanggan melalui program pemasaran yang terbaik.

2.

Mengembangkan karyawan yang kompeten dengan menciptakan lingkungan kerja

yang baik untuk mendukung tercapainya kepuasan pelanggan.

3.

Memperkuat kolaborasi dengan produsen, main dealer dan dealer-dealer melalui

komunikasi dan kerjasama yang lebih baik.

4.

Untuk mengembangkan operasi perusahaan yang sehat dalam segala aspek,

misalnya pemenuhan peraturan, lingkungan dan lain-lain.

3.1.4

Strategi Bisnis Perusahaan

Kini Toyota melakukan kerjasama dengan perusahaan lain untuk melakukan

perakitan produk seperti Avanza, PT. TAM bekerjasaman dengan PT. Astra Daihatsu
Motor untuk kelas sub-compact, Dyna yang dirakit di PT Sugity Creatives yang

51
diperuntukkan sebagai kendaraan pengangkut barang. Kerjasama tersebut dilakukan
untuk menekan biaya produksi untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan
kebutuhan masyarakat Indonesia, baik dalam produk maupun harga dengan tetap
menggunakan Brand Image Toyota.
Sebagai market leader, untuk mempertahankan reputasi sebagai perusahaan
otomotif di Indonesia memang tidak mudah. Oleh sebab itu, untuk membentuk brand
loyalty para konsumen, PT TAM menerapkan pelayanan dari seluruh jajaran salesforce
yang dilatih secara khusus melalui training produk dan kemampuan negosiasi, layanan
after sales berupa service serta program-progam penjualan yang memberikan
keuntungan bagi konsumen.
Basis usaha PT TAM terletak pada distributor kendaraan, khususnya adalah
kendaraan Toyota. Secara langsung yang menjadi penggerak utama usaha ini adalah
jajaran Main Dealer yang berhubungan langsung dengan konsumen. Selain layanan
penjualan, PT TAM dan Main Dealer bekerja sama untuk menciptakan pelayanan After
Sales dengan THS (Toyota Home Service) layanan service yang dilakukan di rumah bagi
para konsumen yang tidak bisa melakukan service ke bengkel Toyota.
3.1.5

SWOT Analysis dan SWOT Strategy

1. Analisa SWOT
Kekuatan/Strength yang dimiliki PT TAM:

Memiliki 5 jajaran main dealer yang terdiri dari 186 outlet dan 160 bengkel di
seluruh Indonesia

Adanya THS (Toyota Home Service) yang beroperasi 24jam selama 7hari

Adanya warranty kendaraan baru selama 3 tahun

52

Telah mempunyai brand image yang baik

Kualitas dari segi produk

Ketersediaan suku cadang

Memiliki jajaran salesforce yang memiliki pengetahuan produk dan teknik

negosiasi yang baik kepada konsumen

Memiliki layanan call center

Memiliki layanan informasi seputar Toyota secara mobile (M-TOYOTA) yang

diakses melalui *898#

Express maintenance (pelayanan service kendaraan dengan waktu cepat)

Berpengalaman dalam menghadang pesaing

Sejarah pengalaman yang panjang

Kelemahan/Weakness:

Belum semua outlet mempunyai bengkel

Identik dengan mobil murah

Brand yang masih kalah dengan mobil buatan Eropa (VW, BMW, MB, AUDI)

Peluang/Opportunity:

Sudah mempunyai brand image

Harga jual dari produk tersebut baik

Kemajuan teknologi

Menguasai market share Indonesia

Perusahaan otomotif terbesar di asia

Modal yang besar

53
Tantangan/Threat:

Naiknya harga bensin yang menyebabkan biaya operasional meningkat

Krisis global yang menyebabkan penurunan penjualan

Banyaknya alternatif produk mobil lain yang memiliki harga yang lebih murah

munculnya pesaing baru di dalam negeri

2. Strategi SWOT

Opportunities

Threat

Strength

Weakness

SO Strategy

WO Strategy

Toyota telah memiliki brand image yang baik

dan juga bagi para pelanggannya dengan
membeli Toyota harga jual produk tersebut
tetap baik. Dengan hal tersebut Toyota
meningkatkan teknologinya dengan layanan
informasi Toyota yang dapat diakses melalui
Handphone, fasilitas yang memudahkan
masyarakat tentunya akan mendukung Toyota
sebagai market leader dan mampu bersaing
dengan perusahaan lain. Selain itu, Toyota
juga bekerja sama dengan Daihatsu dan Sugity
dalam menciptakan produk yang sesuai
dengan kebutuhan masyarakat baik dalam
kualitas maupun harga yang sesuai dengan
kemampuan masyarakat.

Dengan adanya Toyota menguasai market

share penjualan di Indonesia maka Toyota
dapat menutupi kelemahan dari segi
pelayanan kepada pelanggan dengan
menerapan pembangunan bengkel disetiap
outlet. Selain itu, walaupun brand image
yang dimiliki masih kalah dengan mobil
brand Eropa, namun dari segi kualitas
Toyota selalu menjaga kualitas nya agar
masyarakat tetap memilih Toyota sebagai
kendaraan.

ST Strategy

WT Strategy

Dengan naiknya biaya operasional yang

meningkat,
mempunyai
keuntungan
tersendiri bagi Toyota karena cukup
banyak
perusahaan
Mobil
yang
penjualannya
mengalami
penurunan,
Selain itu dengan naiknya harga bensin,
Mobil-mobil yang dijual oleh Toyota dapat
mengatasinya karena mesin pada mobil
telah menggunakan mesin VVTi, dimana
mesin tersebut dapat menghemat bahan
bakar.
Tabel 3.3 Hasil Analisa Strategi SWOT

Untuk mendukung program pemerintah dalam

mengurangi pemanasan global maka Toyota
menciptakan Toyota Hybrid, merupakan
kendaraan yang ramah lingkungan. Selain itu
dengan
adanya
krisis
global
yang
menyebabkan naiknya harga, maka Toyota
akan menciptakan produk baru dengan harga
relatif murah, namun dengan kualitas produk
yang baik sesuai dengan standar yang Toyota
terapkan.

54
3.1.6

SDM pada PT TAM

PT Toyota mempekerjakan lebih dari 850 karyawan tetap tahun 2008. Melalui

kombinasi antara program pelatihan dan masa kerja, mereka telah menjadi karyawan
yang ahli dalam bidangnya dan merupakan kontributor besar dalam efisiensi operasional
perusahaan.
3.1.7

Struktur Organisasi Lengkap PT TAM

Sales

Domestic Sales
Dealer Development
Customer Satisfaction

Marketing
Planning &
Customer
Relation

Planning & Analysis

Product Planning
Communication
Administration

Marketing

Marketing Planning
Parts Control

Service Parts

Supply Operation
Warehouse
Field Representative
G.A & Part No Adm

Board of
Directors

Planning
Technical & Warranty

National
Service

Training
Sudirman Workshop
Sunter Workshop
Field Representative

Vehicles
Logistics

Delivery Control
Logistics

Administration
Support

Accounting

Finance &
Administration

Financing
Human Resources
General Affairs
System Support

Gambar 3.1

Struktur Organisasi Lengkap PT TAM

55
3.1.8

Struktur Organisasi Departemen IT / Business Development

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Departemen IT PT TAM

3.1.9

Tugas dan Wewenang PT TAM Secara Keseluruhan

1. Boards of Directors
Boars of Directors terdiri dari President Director, Vice President Director, dan
Directors. Jajaran ini merupakan pemegang kebijakan tertinggi perusahaan. Director
memimpin satu direktorat yang membawahi beberapa divisi.
2. Marketing Directors
Merupakan bagian utama jalannya perusahaan, yang langsung berhubungan
dengan konsumen. Direksi ini dibagi menjadi 4 divisi. Tugas utama dari direksi ini
adalah menjual produk sebanyak-banyaknya, dan memastikan adanya pelayanan purna
jual yang baik. Ini dilakukan dengan melakukan berbagai program dan standar-standar
kerja, baik di dalam intern perusahaan, maupun dealer-dealer.
3. Sales Division
Bertanggung jawab terhadap pengaturan distribusi unit mobil, pengembangan
dealer dan salesforce dan program-program promosi ke Dealer.
4. Marketing Planning & Customer Relation Division

56
Tugas pokok divisi ini adalah menjamin dan menjaga kepuasan konsumen,
melakukan perencanaan dan analisa pasar, merencanakan produk yang akan dilempar ke
pasaran, dan menjadi public relation bagi perusahaan.
5. Service Parts Division
Service Parts Division bertanggung jawab akan ketersediaan TGP bagi konsumen
di seluruh Indonesia. TGP yang disediakan harus sesuai dengan kebutuhan (tidak kurang
dan tidak berlebih). Divisi ini juga melakukan pembinaan, pendidikan ke dealer.
6. National Service Division
Divisi ini merupakan salah satu wujud jaminan Toyota akan layanan purna jual
yang prima. Layanan service yang memuaskan, disertai jaringan bengkel yang tersebar
diseluruh Indonesia dengan mengikuti standar service Toyota merupakan tugas utama
divisi ini.
7. Administration Support Directors
Fungsi dari Administration Support Direction merupakan direksi pendukung dari
marketing. Tanpa kinerja yang bagus dari direksi ini, akan mengganggu kinerja
Marketing Directors.
8. Vehicles Logistics Division
Vehicle Logistic Division berfungsi mendistribusikan mobil-mobil baru ke
berbagai daerah baik secara direct delivery (mobil diantar langsung), atau dengan truk
pengangkut. Mobil yang dikirim harus dipastikan memiliki kualitas yang bagus, dan
diterima dalam keadaan baik oleh konsumen.
9. Finance & Administration Division
Bertanggung jawab mendukung kelancaran operasi semua divisi.

Divisi ini

melakukan fungsi supporting yang diterjemahkan ke dalam departemen-departemen

57
yang berada di bawahnya. Kinerja Finance & Administration Division yang tidak
maksimal akan memberikan pengaruh yang buruk kepada divisi-divisi yang lain.
3.1.10 Tugas dan Wewenang Departemen Informasi Teknologi
Penjabaran tugas dan wewenang masing-masing bagian adalah sebagai berikut:
1.

IT Manager
Melakukan monitor atas seluruh kegiatan IT .
Memantau dan memerika laporan hasil kerja seluruh team IT yang berada
dibawah komandonya.
Memeriksa dan mengontrol seluruh masalah IT yang dilaporkan oleh pengguna
jasa IT dan penyelesaian masalahnya.
Mampu memberikan solusi terbaik bagi kelancaran dan kemudahan dalam
kegiatan IT.
Melaksanakan rencana kerja IT yang berada dibawah tanggungjawabnya
Menetapkan jumlah, persiapan, dan sumber daya sesuai untuk kelancaran
kegiatan IT.
Menentukan skenario arsitektur dan arsitektur IT yang paling efektif dan efisien.

2.

Seksi Business Application Support I

Peningkatan dan pengembangan sistem
Mengatur beberapa sistem yang terintegrasi
Memecahkan masalah sistem di dalam pada divisi Sales

3.

Seksi Business Application Support II

Peningkatan dan pengembangan sistem
Mengatur beberapa sistem yang terintegrasi

58
Memecahkan masalah sistem di dalam pada divisi Spareparts, Workshop dan
Technical Warranty
4.

Seksi System and Technology Planning

Pengaturan sistem dan teknologi
Pengaturan kebutuhan IT dan pengaturan budget
Pendukung SAP

5.

Seksi Infrastructure
Pengaturan network
Pengaturan keamanan
Pengaturan server

3.2 Gambaran Umum Sistem Informasi MDP Online

MDP Online adalah aplikasi web yang dirancang untuk dapat memberikan layanan
data MDP (Monthly Delivery Plan) secara online kepada user yang berada di TAM,
Main Dealer, Zone serta Dealer Cabang. Data MDP berisi data rencana produksi
kendaraan beserta nilai aktualnya untuk setiap periode produksi tertentu (Production
Month). Data-data tersebut sangat dibutuhkan oleh TAM, Main Dealer, Zone maupun
Dealer Cabang.
Sumber data yang dibutuhkan berasal dari Main Frame AS 400 dan akan
diturunkan secara berkala dalam bentuk file text dengan periode satu jam. Sebuah
layanan sinkronisasi data haruslah dipasang pada database MDP Online, tugasnya adalah
melakukan pemutakhiran data berdasarkan sumber data dari file text tersebut. Modul
Sinkronisasi ini akan menggunakan teknik DTS yang akan dibungkus dalam sebuah
paket program.

59
Dengan data terbaru, aplikasi harus menyediakan layanan web yang dapat
digunakan oleh user untuk menampilkan laporan-laporan yang diinginkan, yang
selanjutnya dapat dicetak atau di-download. Selain itu, user dapat pula meminta
pembuatan dan pengiriman laporan melalui sebuah email, sehingga perlu dibuat Modul
Mail Listener Services yang dapat digunakan untuk menangani hal tersebut.
Berikut ini adalah ilustrasi yang menggambarkan mekanisme interaksi antara
Aplikasi MDP Online, Main Frame AS 400 serta user-user dalam mengkonsumsi data
MDP.

Gambar 3.3 Gambaran Umum Proses MDP

Dengan diimplementasikan sistem MDP Online ini, banyak manfaat yang

diperoleh PT TAM dalam pendistribusian MDP diantaranya penghematan kertas-kertas
untuk pendistribusian secara hardcopy dan laporan-laporan yang dibutuhkan,
penghematan tinta printer berkaitan dengan pendistribusian data MDP dan laporanlaporan yang diperlukan, peningkatan janji delivery kepada customer karena pihak

60
dealer dapat memberikan data yang tepat secara cepat, peningkatan akurasi data MDP
yang berdampak pada berkurangnya tingkat kesalahan dalam pembuatan data MDP,
proses distribusi data MDP menjadi lebih cepat dan akurat yang tadinya memerlukan
waktu 3 hari untuk distribusi data MDP sampai ke main dealer/dealer sekarang hanya
butuh waktu 10 menit saja maka pihak main dealer/dealer sudah menerima data MDP,
proses MDP resived lebih cepat untuk proses pengiriman atau pembatalan pengiriman
dari main dealer/dealer yang diinformasikan kepada pelanggan yang tadinya hanya
dilakukan 2 kali dalam seminggu sekarang dapat dilakukan setiap jam.
3.2.1

Proses Bisnis
Sistem informasi MDP Online yang diimplementasikan di PT. Toyota Astra Motor

bertujuan untuk menangani distribusi data MDP kepada main dealer atau dealar
mengenai data kendaraan yang diproduksi untuk membantu main dealer atau dealer
memberikan janji delivery kepada customer.
Untuk dapat merencanakan aktivitas penjualan dengan baik sehingga dapat
mencapai target yang telah ditetapkan, PT. Toyota Astra Motor memberikan informasi
mengenai produk kendaraan yang didistribusikan setiap bulannya melalui Monthly
Delivery Plan (MDP). Sebelum data diproses menjadi MDP, Divisi Sales khususnya
area sales planning akan mengalokasikan kendaraan untuk lima main dealer dengan
mempertimbangkan beberapa faktor yaitu alokasi kendaraan yang didapatkan dari
Toyota Motor Asean Pacific (TMAP), penjualan pada bulan sebelumnya, permintaan
pasar, stok unit yang tersedia, kondisi pasar dan lain-lain. Alokasi kendaraan ke main
dealer akan diinformasikan melalui Distribution Plan setiap bulannya. Setelah
mendapatkan informasi tersebut, Main Dealer HO akan mendistribusikan kembali ke
setiap area ataupun cabang di wilayah mereka.

61
Proses selanjutnya adalah Main Dealer mengirimkan kembali alokasi dalam
bentuk Firm Order (FO) ke pihak Sales Planning. Firm Order tersebut berisi penentuan
tipe dan warna untuk setiap cabang. Firm Order akan di proses menjadi MDP atau
Monthly Delivery Plan yang dikeluarkan oleh Divisi Logistik Kendaraan PT. Toyota
Astra Motor yang merupakan rencana distribusi kendaraan untuk setiap Main Dealer
yang telah di pisahkan untuk setiap model, tipe dan masing-masing cabang yang
bersangkutan di setiap Main Dealer-nya. Informasi MDP ini diberikan 5 hari sebelum
bulan berikutnya dari pihak TAM VLD ke pihak Main Dealer HO yang kemudian di
teruskan ke cabang cabang terkait. Hal inilah yang dijadikan dasar bagi cabang untuk
dapat merencanakan model dan tipe apa saja yang dapat di jual. Namun seringkali dalam
pelaksanaannya alokasi unit yang telah dibagikan kepada Main Dealer dan Dealer
mengalami revisi dua kali tiap minggunya yang disebabkan oleh delay pada pabrik
maupun line off.
Pada gambar berikut adalah diagram Use Case sistem MDP Online. Yang
menggambarkan atau menjelaskan rincian aktifitas dari sistem MDP Online.
Berdasarkan fungsifungsi penting inilah nantinya akan dicermati hasil investasi
implementasi sistem MDP Online, menggunakan metode information economics.

62

Gambar 3.4 Diagram Use Case

Dalam kegiatan operasional sehari-hari yang berhubungan dengan sistem MDP

Online ialah administrator MDP Online, PT Toyota Astra Motor, dan Main Dealer atau
Zone atau Branch. Administrator MDP Online terlibat dalam proses distribusi data MDP
kepada main dealer, zone dan branch. Sedangkan PT TAM dan main dealer atau zone
atau branch dapat mengakses informasi yang mereka butuhkan. Bagian administrator
MDP Online melakukan proses MDP Information, Production and OTD Monitoring,
User Management, Master Data, dan Utility. Sedangkan yang dilakukan PT TAM
adalah MDP Information, Production and OTD Monitoring, dan User Profile. Untuk
Main Dealer, Zone, dan Branch yang dilakukan adalah MDP Information dan User
Profile.

63
Tahapan kegiatan utama bisnis yang dilakukan akan dijelaskan sebagai berikut:
1. Pada aplikasi ini, informasi mengenai proses MDP System dapat langsung dilihat,
sehingga user dapat mengetahui langkah-langkah yang harus dilakukan dengan baik.
Selain itu, pada setiap halaman akan ditampilkan Menu Navigasi, yang terdiri dari :

Gambar 3.5 Menu Aplikasi MDP Online

1) Menu MDP Information

Dalam menu MDP Information terdapat beberapa informasi mengenai detail,
summary, dan history dari MDP System.
2) Menu Production & OTD
Dalam menu Production & OTD terdapat informasi mengenai Production &
OTD Achievement berdasarkan model maupun group model.
3) Menu User Profile
Menu User Profile digunakan apabila user ingin melakukan perubahan profile
dan password dalam MDP System.

64
4) Menu User Management
Menu User Management berfungsi untuk menangani pengelolaan data user,
data-data objek privileges (menu, laporan) dan data role. Selain itu, modul ini
akan menangani setting untuk role-privileges, user-privileges, user access hirarki
serta otorisasi user dalam melakukan modifikasi data.
5) Menu Master Data
Menu Master Data berfungsi untuk menangani pengelolaan data-data referensi
yang digunakan pada aplikasi ini, yaitu data Warna, Model, Group Model,
Dealer, Dan Tipe Organisasi.
6) Menu Utility
Dalam menu Utility terdapat informasi mengenai Transaction Log, Setting
Transaction Code, Setting Group-Model Relation, Setting Dealer-Branch
Relation, dan MDP Maintenance.
Untuk membuka form aplikasi yang terdapat pada MDP System, pilihlah salah
satu menu yang tersedia pada tampilan di bagian kiri layar berupa list data
(dalam grid data).
Grid data yaitu tempat untuk menampilkan/menampung record data.
Tampilannya akan tampak seperti tabel yang terdiri dari baris-baris dan kolomkolom. Setiap baris merepresentasikan sebuah data/record, sedangkan sebuah
kolom merepresentasikan field-field pada form tersebut.
2. MDP INFORMATION
MDP Information menyajikan beberapa informasi mengenai MDP Detail, MDP
Summary, dan MDP Deleted History dari MDP System.

65

Gambar 3.6 Menu Aplikasi MDP dari Menu MDP Information

MDP Detail merupakan laporan yang dapat menampilkan daftar kendaraan

sesuai dengan kriteria yang diberikan. MDP Detail Report dapat bersifat sangat detail
hingga ke atribut dari unit kendaraan / per RRN.

Gambar 3.7 Sub Menu MDP - Detail

66
3. MDP SUMMARY REPORT
MDP Summary merupakan laporan yang bersifat umum sebagai suatu summary
dalam suatu periode bulan produksi. MDP Summary Report dapat dikelompokkan
berdasarkan Model, Warna, Main Dealer, Zone dan Dealer/ Branch.

Gambar 3.8 Sub Menu MDP Summary Report

4. MDP DELETED HISTORY

MDP Deleted History merupakan laporan yang dapat menampilkan daftar
riwayat data kendaraan yang telah dihapus.

Gambar 3.9 Sub Menu MDP Deleted History

67
5. Production & OTD
Production & OTD Achievement merupakan laporan yang digunakan untuk
mengetahui ketepatan waktu dari rencana produksi kendaraan. Laporan ini hanya
dapat dilihat oleh user yang berada di Toyota Astra Motor (TAM).
Informasi yang terdapat dalam Production & OTD Achievement dapat di Preview
maupun di Download.
Production & OTD menyajikan beberapa informasi mengenai Production & OTD
Achievement yang berdasarkan pada dua jenis laporan :
1) By model

Gambar 3.10 Sub Menu MDP Production By Model

68
2) By Group Model

Gambar 3.11 Sub Menu MDP Production By Group Model

6. User Profile
Menu User Profile digunakan ketika user ingin melakukan proses perubahan
profil (User Name) dan kata kunci (Password) dalam MDP System. User name dan
Password tersebut digunakan oleh user ketika akan melakukan Log In atau membuka
halaman web MDP Online.
1) Change User Profile
Menu Change User Profile digunakan untuk menangani perubahan data user oleh
user yang bersangkutan secara dinamis. User dapat mengubah User Name, Email
Address dan Full Name.
2) Change Password
Menu Change Password digunakan untuk mengubah password yang telah dimiliki
sebelumnya.
3) User Management
Menu User Management berfungsi untuk menangani pengelolaan data user, datadata objek privileges (menu, laporan) dan data role. Selain itu, modul ini akan

69
menangani setting untuk role-privileges, user-privileges, user access hirarki serta
otorisasi user dalam melakukan modifikasi data.
4) Pengelolaan Data Role
Digunakan untuk aturan hak akses terhadap menu / fungsi-fungsi di aplikasi MDP
Online
5) Pengaturan Role Privileges
Digunakan untuk melakukan setting hak akses dari role-role yang telah dibuat.
7. Master Data
Menu Master Data berfungsi untuk menangani pengelolaan data-data referensi
yang digunakan pada aplikasi ini, yaitu data Warna, Model, Group Model, Dealer,
Dan Tipe Organisasi.
Menu Master Data memiliki lima fungsi sebagai berikut :
1) Pemeliharaan Data Color: Data Color digunakan sebagai data referensi untuk
warna kendaraan, jika ada warna baru maka update data akan dilakukan melalui
sub menu Master Color.

Gambar 3.12 Penambahan warna

70
2) Pemeliharaan Data Model: Data Model digunakan sebagai data referensi untuk
model kendaraan, jika ada model baru maka update data akan dilakukan melalui
sub menu Master model.

Gambar 3.13 Penambahan model

3) Pemeliharaan Data Group Model

Group Model digunakan sebagai referensi untuk pengelompokan group
kendaraan untuk keperluan report.

71

Gambar 3.14 Penambahan group model

4) Pemeliharaan Data Dealer

Gambar 3.15 Penambahan data dealer

5) Pemeliharaan Data Organization Type

Organization Type digunakan sebagai referensi untuk keperluan penyusunan
struktur hirarki dan akses level pada Aplikasi MDP Online.

72

Gambar 3.16 Pemeliharaan data organisasi

8. Utility
Dalam menu Utility terdapat informasi mengenai Transaction Log, Setting
Transaction Code, dan Setting Group-Model Relation.
1) Transaction Log
Data Transaction Log merupakan catatan dari transaksi-transaksi yang pernah
terjadi. Pada aplikasi ini perlu dilakukan pemeliharaan berupa penyimpanan data ke
file excel dan penghapusan data.
2) Setting Transaction Code
Setting Transaction Code adalah fasilitas untuk mengaktifkan / de-aktifkan suatu
jenis transaksi agar dicatat log-nya.
3) Setting Group-Model Relation
Setting Group-Model Relation digunakan untuk mengkaitkan suatu model kendaraan
dengan groupnya.

73
3.2.2
3.2.2.1

Infrastruktur Aplikasi MDP Online di PT TAM

Arsitektur Teknolologi Informasi PT TAM

User
Interface
Layer

Business
Logic
Layer

Data Access
Layer

Gambar 3.17 Arsitektur teknologi informasi

Pada arsitektur aplikasi tersebut, lapisan bawah adalah Data Access Layer dan
akan menangani proses baca tulis ke tabel-tabel yang ada di dalam database. Lapisan
di atasnya adalah Modul Transaction Log yang akan merekam aktivitas transaksi
(data log) dari modul-modul yang berada di atasnya.
Layer Business Logic adalah lapisan yang menangani logika proses dan fungsifungsi sesuai dengan bisnis proses dari modul-modul yang bersangkutan. Seperti
yang tampak pada gambar 3.17, pada lapisan ini terdapat modul-modul User-Role
Management, Master Data Maintenance, Report Generator, Mail Listener dan Data
Synchronization

74
Sementara Layer User Interface akan memberikan fasilitas kepada user untuk
dapat berinteraksi dan menjalankan fungsi-fungsi dari aplikasi MDP Online. Pada
lapisan ini terdapat sub modul dari User Management, Master Data Maintenance dan
Report Browser.
3.2.2.2

Spesifikasi Teknolologi Informasi PT TAM

Hardware
-

Server

Personal Computer (PC)

CPU/Processor, MainBoard, Memory, HDD, Monitor, Keyboard, Mouse,

Case, Graphic, LAN

Switch (3 Com)

Router (Cisco 1760)

Software
Operating System:
-

Microsoft Windows Server 2003 Standard Edition Service Pack 2

Microsoft XP Professional

Utility Software:
-

Microsoft Outlook Express 2003

Firewall

Norton Anti Virus

Internet Explorer 6

Bahasa Pemrograman
-

Visual Basic .Net

Data Base
-

Database System : Microsoft SQL Server 2000

Database Release : 8.0

Database Size

: 600 GB

75
3.3 Pembobotan Nilai PT Toyota Astra Motor
Dalam kerangka kerja Information Economics menggunakan analisa cost and
benefit, dapat dilakukan pembobotan terhadap nilainilai perusahaan yang tangible
(nyata) maupun intangible (tidak nyata). Pembobotan nilai (value) kemudian
disesuaikan berdasarkan banyak faktor seperti pengembalian biaya investasi,
kemampuan bersaing perusahaan, tingkat dukungan teknologi dalam perusahaan tsb, dan
lainlain yang dapat dilihat didalam tabel faktor dan pembototan nilai perusahaan.
Selain pembobotan nilai, resiko dan ketidakjelasan juga perlu didapatkan sebagai faktor
pengurang kesuksesan proyek sehingga menentukan hasil akhir sebuah investasi
implementasi sistem.
Faktor nilai dan resiko dipecah lagi kedalam dua domain. Suatu perusahaan yang
telah berbasiskan IT, dalam menjalankan bisnisnya tentu memiliki 2 sisi yang menjadi
acuan untuk mengembangkan bisnisnya. Dua sisi tersebut yaitu dari sisi business
domain dan technology domain.
3.3.1

Penilaian Faktor Domain Bisnis

3.3.1.1

Financial Value

3.3.1.1.1 Return on Investment (ROI)

Return on Investment (ROI) merupakan pengukuran terhadap tingkat pengembalian
suatu investasi kepada perusahaan (bisnis dan teknologi). PT TAM memandang faktor
ini penting dalam mengetahui layaknya investasi teknologi informasi yang
diinvestasikan, sehingga dari sudut pandang manajemen, faktor ROI ini diberi bobot
yaitu +10.

76
3.3.1.2

Strategic Value

3.3.1.2.1 Strategic Match

Bagi PT TAM, teknologi informasi mempunyai peranan sangat penting dalam
membantu perusahaan menetapkan strategi yang tepat untuk mencapai tujuan-tujuan
strategis organisasi atau besarnya kontribusi terhadap kegiatan operasional untuk
mencapai tujuan tersebut, misalnya membuat rencana-rencana ke depan berdasarkan
laporan yang dihasilkan dalam jangka waktu yang lebih tepat. Untuk nilai strategic
match ini, diberi bobot yaitu +2.
3.3.1.2.2 Competitive Advantage
Bagi PT TAM, penerapan dan penggunaan teknologi informasi yang baik
merupakan salah satu faktor yang dapat menunjang kinerja perusahaan, yang nantinya
dapat membuat perusahaan menjadi mampu bersaing dengan para kompetitornya.
manfaat teknologi informasi diukur melalui kontribusinya terhadap pencapaian
keuntungan kompetitif organisasi. Penggunaan potensial teknologi informasi adalah
untuk menciptakan rintangan persaingan. Dengan demikian, proyek-proyek teknologi
yang mendukung sistem antar organisasi (inter-organizational system) memiliki manfaat
yang lebih tinggi.
Karena PT TAM melihat bahwa penerapan teknologi informasi yang bagus hanya
merupakan salah satu faktor penunjang kinerja perusahaan, maka faktor ini mendapatkan
bobot +1.
3.3.1.2.3 Competitive Response
Sebelum perusahaan menerapkan teknologi informasi untuk menunjang kegiatan
bisnisnya, perusahaan masih menggunakan sistem manual seperti pengiriman data
melalui email didalam melaksanakan kegiatan operasionalnya. Penggunaan sistem

77
manual ini menyebabkan kegiatan operasional tidak dapat berjalan dengan baik sehingga
perusahaan tidak dapat memberikan informasi secara cepat kepada seluruh Main Dealer
dan pelanggannya
Manfaat proyek-proyek teknologi informasi diukur melalui seberapa besar resiko
persaingan jika proyek tersebut tertunda atau tidak dilaksanakan. Semakin proyek
tersebut tidak dapat ditunda, maka manfaatnya semakin tinggi.
Manajemen menyatakan bahwa perusahaan harus dapat merespon kebutuhan Main
Dealer yang selalu melakukan perubahan data agar dapat memberikan pelayanan yang
maksimal kepada pelanggan. Maka dari itu, nilai ini mendapat bobot yaitu +2.
3.3.1.2.4 Management Information Support
Tujuan perusahaan menggunakan teknologi informasi adalah agar manajemen
mampu memperoleh informasi dengan lebih cepat dan akurat. Management Information
berfungsi untuk menilai kontribusi proyek-proyek teknologi informasi terhadap
kebutuhan manajemen akan informasi dalam pengambilan keputusan.
Untuk itu, PT TAM sangat membutuhkan nilai-nilai tersebut untuk merancang
rencana-rencana strategis perusahaan, baik rencana jangka pendek maupun rencana
jangka panjang. Maka dalam hal ini, diberi bobot +2.
3.3.1.3

Project or Organizational Risk

PT TAM telah memiliki rencana umum yang baik dalam mengimplementasikan

TI, serta memiliki manajemen yang memadai jika sewaktu-waktu terjadi perubahan atas
perencanaan bisnis. Akan tetapi, yang belum dimiliki oleh perusahaan adalah
perencanaan yang rinci dalam menghadapi kemungkinan perubahan yang terjadi. Oleh
sebab itu, resiko ini diberi bobot -1.

78
3.3.2

Penilaian Faktor Domain Teknologi

3.3.2.1

Strategic Value

3.3.2.1.1 Strategic IT Architecture

Penerapan teknologi informasi pada PT TAM harus mampu menunjang strategi
sistem informasi secara keseluruhan, dimana manfaat proyek SI/TI diukur melalui
tingkat kesesuaian proyek tersebut terhadap perencanaan SI/TI secara keseluruhan. Oleh
karena itu dengan melihat kondisi perusahaan, manajemen mendapat bobot yaitu +3.
3.3.2.2

Definitional Uncertainty

Bagi PT TAM, resiko yang timbul akibat adanya ketidakpastian akan kebutuhan
akibat adanya perubahan dari target, pasti dapat membuat para personil IT menjadi
kesulitan menyediakan jawaban dan solusi yang tepat bagi user. Kondisi seperti ini
dapat mengakibatkan terganggunya kegiatan operasional perusahaan. Tetapi karena
kebutuhan dari user sudah dapat di identifikasi dengan baik, maka manajemen mendapat
bobot yaitu -2.
3.3.2.3

Technical Uncertanty

Pada umumnya perusahaan sudah membuat rencana yang baik untuk

pengimplementasian teknologi informasi secara teknis, begitu juga dengan PT TAM
mengimplementasikan teknologi informasi untuk membantu pihak manajemen dalam
menjalankan proses bisnis. Pihak manajemen proyek telah merencanakan teknis dan
pengimplementasiannya dengan baik. Hanya saja pada saat implementasi awal mungkin
akan sedikit menyulitkan user, karena user belum terbiasa dan belum bisa beradaptasi
dengan baik terhadap penggunaan IT yang baru. Atas kondisi ini, maka manajemen
mendapat bobot yaitu -2.

79
3.3.2.4

Infrastructure Risk

Perubahan strategi teknologi informasi jangka panjang yang telah ditetapkan oleh
manajemen perusahaan diperkirakan dapat mendatangkan nilai negatif dimasa yang akan
datang (maksudnya jika sewaktu-waktu terjadi perubahan terhadap struktur perusahaan
atau proses bisnis, IT harus bisa bersifat fleksibel dan cepat beradaptasi terhadap
perubahan yang terjadi). Tetapi karena perusahaan sudah mampu menganalisis resiko
dan solusi-solusinya, maka bagi perusahaan resiko ini mendapat bobot yaitu -2.
3.3.3

Hasil Pembobotan Nilai dan Resiko Korporat

Dari analisa penentuan bobot yang telah dilakukan, menghasilkan ringkasan tabel

bobot dan maksimum skor terhadap masing-masing nilai dan risiko baik pada domain
bisnis dan teknologi dapat dilihat pada tabel di bawah.
DOMAIN BISNIS
A. Financial Values
1 Return On Investment (ROI)
B. Strategic Values
1 Strategic Match
2 Competitive Advantage
3 Competitive Response
4 Management Information Support
5 Project Or Organizational Risk
DOMAIN TEKNOLOGI
A. Strategic Values
1 Strategic IT Architecture
2 Definitional Uncertainty
3 Technical Uncertainty
4 Infrastructure Risk
TOTAL VALUES
TOTAL RISK AND UNCERTAINTY

Bobot

Maximum Skor

10

50

2
1
2
2
-1

10
5
10
10
-5

3
-2
-2
-2
20
-7

15
-10
-10
-10
100
-35

Tabel 3.4 Hasil Perhitungan Bobot dan Maksimum skor untuk sistem

Dari tabel bobot dan maksimum skor yang ditampilkan, dapat diketahui total nilai
korporat yang didapat adalah 20 dan resiko 7. Dengan melakukan metode perhitungan
ranking per faktor antara 0 5, mengartikan bahwa skor maksimum yang bisa didapat

80
adalah 5 kali bobot, sehingga total seluruh faktor nilai berjumlah 100 dan total resiko
berjumlah 35.
3.3.4

Menentukan Nilai Korporat Kedalam Kuadran

Hasil analisa nilainilai korporat terhadap PT TAM membuktikan sisi bisnis

perusahaan sangat kuat dan didukung oleh penggunaan teknologi informasi yang sangat
kuat pula. Infrastruktur sistem dan lalu lintas komunikasi data memegang peranan
penting dalam kelancaran penggunaan aplikasiaplikasi komputerisasi. Maka isu penting
yang berlaku dalam perusahaan khususnya manajemen menyikapi hal utama diatas
adalah memikirkan kontribusi investasi komputerisasi terhadap perkembangan
perusahaan. Salah satu faktor yang dinilai memberikan peranan penting adalah ROI.
Namun tetapi resikoresiko korporat juga patut dicermati karena jika memang terbukti
ada akan memberikan nilai negatif terhadap total skor penilaian proyek.

DOMAIN BISNIS
1 Return On Investment (ROI)
2 Strategic Match
3 Competitive Advantage
4 Competitive Response
5 Management
Information
Support
6 Project Or Organizational Risk
DOMAIN TEKNOLOGI
1 Strategic IT Architecture
2 Definitional Uncertainty
3 Technical Uncertainty
4 Infrastructure Risk
Total Value
Total Risk and Uncertainty

Porsi Penilaian
Highest
Medium
Low
Medium
Medium

Bobot
10
2
1
2
2

Low

-1

Low
Medium
Medium
Medium

3
-2
-2
-2
20
-7

Tabel 3.5 Nilai Bobot skor untuk sistem

81
3.3.5

Mapping Nilai Korporat Kedalam Kuadran

Berdasarkan rangkuman analisa dan tabel penentuan diatas, ditetapkan PT TAM

berada pada kuadran B, yaitu berada dalam kuadran Strategis. Ini menjelaskan mengapa
korelasi perhitungan domain bisnis dan teknologi yang berbanding lurus, dimana sisi
bisnis dan sisi teknologi saling mendukung dan memegang peranan penting didalam
strategi perusahaan.
Ini mengukuhkan PT TAM sebagai perusahaan yang terkomputerisasi dimana
kegiatan utama bisnis perusahaan sudah mendukung dan menggunakan Teknologi
Informasi.

Kuat
Garis Bisnis
Tingkat dimana
dukungan bisnis
menguntungkan,
kompetitif, sehat, dan
kuat

Lemah

Kuadran A
INVESTA

Kuadran B
STRATEGIS

Kuadran C
INFRASTRUKT

Kuadran D
BREAKTHROUGH
MANAGEMENT
Kuat

Lemah

Dukungan Komputer
Tingkat dimana dukungan computer saat
ini kuat dan efektif

Gambar 3.18 Penetapan posisi kuadran nilai korporasi PT TAM