1. 2
1. 3
EKMA4476/MODUL 1
KEGIATAN
BELAL.JAR
Pengertian Audit
A. PENGERTIAN, PERAN, DAN FUNGSI AUDIT
1.
1. 4
c.
d.
semua bukti penting yang mendukung. Hal ini diarahkan dengan maksud
untuk menyatakan pendapat yang berguna dan dapat dipercaya dalam
bentuk laporan tertulis, seperti apakah laporan keuangan
menggambarkan posisi keuangan kemajuan dari suatu perusahaan secara
wajar dan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum (Stamp
dan Moonitz dalam Suharli, 2000).
Audit adalah akumulasi dan evaluasi bukti mengenai informasi untuk
menentukan dan melaporkan tingkat kesesuaian antara informasi dengan
kriteria yang telah ditentukan. Audit seharusnya dilakukan oleh orang
yang kompeten dan independen (Arens dkk, 2008).
Audit adalah kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan
melalui interaksi (pemeriksaan, pengukuran, dan penilaian serta
penarikan kesimpulan) secara sistematis, objektif, dan terdokumentasi
yang berorientasi pada asas nilai manfaat (Susilo, 2002).
Dari beberapa pengertian audit tersebut di atas, kita dapat melihat bahwa
kegiatan audit tidak hanya terbatas pada laporan keuangan. Arens dan Susilo
dalam definisinya lebih menekankan pada proses atau aktivitas audit itu
sendiri, dan bukan pada objek auditnya. Memang masyarakat awam
kebanyakan memahami bahwa audit adalah kegiatan yang terkait dengan
keuangan atau akuntansi sehingga istilah audit selalu dikaitkan dengan audit
laporan keuangan. Padahal, audit keuangan bukanlah satu- satunya jenis audit
dan hanyalah merupakan salah satu jenis audit.
Agar lebih jelas, mari kita lihat beberapa jenis audit di bawah ini. Audit
sendiri dapat dibagi dalam tiga jenis, yaitu:
a. Financial audit, atau audit laporan keuangan
Audit keuangan merupakan evaluasi kewajaran laporan keuangan yang
disajikan oleh manajemen secara keseluruhan dibandingkan dengan standar
akuntansi keuangan yang berlaku dan diterima secara umum. Dengan
demikian, proses audit ini berkebalikan dengan proses akuntansi keuangan.
Dalam akuntansi keuangan, proses berjalan maju sejak adanya transaksi,
kemudian pencatatan sampai dengan penyusunan laporan keuangan.
Sementara itu, proses audit dimulai dari laporan keuangan yang kemudian
berjalan mundur sampai penelusuran transaksi dengan mengevaluasi bukti
atau dokumen yang relevan. Dalam bahasa lain, akuntansi keuangan
merupakan kegiatan pencatatan transaksi yang basil akhirnya adalah laporan
keuangan. Laporan keuangan ini yang kemudian menjadi input dalam proses
EKMA4476/MODUL 1
1. 5
audit keuangan, dan basil akhirnya adalah opini atas laporan keuangan
tersebut, misalnya wajar atau wajar tanpa syarat.
b.
Compliance audit
Compliance audit atau audit ketaatan merupakan pemeriksaan untuk
mengetahui apakah prosedur dan aturan yang telah ditetapkan oleh pihak
yang memiliki otoritas sudah dijalankan oleh pihak atau personil yang
seharusnya menjalankan prosedur dan aturan tersebut. Prosedur dan aturan
tersebut bisa berasal dari luar organisasi atau perusahaan, atau bisa juga
merupakan prosedur dan aturan yang merupakan kebijakan internal
perusahaan.
Operational audit
Operational audit atau audit operasional adalah pemeriksaan atas semua
atau sebagian prosedur dan metode operasional suatu organisasi untuk
menilai efisiensi, efektivitas, dan keekonomiannya. Audit operasional
biasanya dilakukan oleh pihak manajemen untuk mencari rekomendasi
perbaikan untuk meningkatkan kinerja organisasi. Dalam beberapa literatur,
audit operasional juga sering disebut dengan audit manajemen. Audit
operasional atau audit manajemen ini merupakan audit yang ruang
lingkupnya sangat luas yang dapat meliputi seluruh fungsi dalam organisasi,
mulai dari pemasaran, produksi atau operasi, organisasi dan SDM, dan
sebagainya.
Dari pembahasan mengenai jenis audit di atas, kita dapat melihat ruang
lingkup atau batasan dari audit. Beberapa ahli membatasi ruang lingkup audit
hanya sampai pada mengidentifikasi masalah yang terjadi, dan
mendefinisikan masalah tersebut dengan jelas termasuk ruang lingkup
masalah yang terjadi. Bagaimana usaha atau tindakan yang perlu diambil
untuk mengatasi masalah tersebut bukanlah ruang lingkup audit, tetapi
tanggung jawab manajemen atau konsultan untuk merumuskannya. Namun
demikian, apabila kita memperhatikan jenis audit khususnya audit
operasional, maka jelas bahwa audit dilakukan memang tidak sekedar untuk
mengidentifikasi masalah yang terjadi, namun juga rekomendasi perbaikan
yang dibutuhkan. Dengan demikian, proses audit khususnya audit
operasional serupa dengan proses awal konsultasi manajemen. Hal ini
disebabkan, konsultan manajemen ketika melakukan kegiatannya dalam
memecahkan masalah pastilah melakukan pemetaan atas kondisi atau situasi
c.
1. 6
yang terjadi. Pemetaan atas situasi yang terjadi tersebut dilakukan konsultan
manajemen melalui audit untuk mendapatkan gambaran permasalahan yang
ditanganinya.
Terlepas dari perbedaan sudut pandang mengenai ruang lingkup atau
batasan audit, yang jelas audit selalu melibatkan tiga komponen. Ketiga
komponen audit tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:
Stakeholder
Auditee
Auditor
Gambar 1. 1.
Pihak yang Terlibat dalam Audit
1. 7
EKMA4476/MODUL 1
"
,....
.II
r=
-
--,.,
.,
.lh '
~~
''
L
. II
Gambar 1.2.
E1 akehol der Audit dan Kepent i ngannya
Ketiga pihak dalam audit tersebut terdapat dalam setiap jenis audit, baik
audit keuangan, audit ketaatan maupun audit operasional.
Kita sudah membahas mengenai sejarah dan pengertian audit. Sebelum
kita membahas lebih lanjut mengenai audit, mari kita telaah terlebih dahulu
bagaimana kedudukan dan peran audit dalam manajemen.
2.
1. 8
organ1sas1.
b.
c.
1. 9
EKMA4476/MODUL 1
Agar lebih jelas mengenai fungsi manajemen POLC tersebut, mari kita
lihat secara lebih rinci beberapa tindakan atau aktivitas yang dilakukan
organisasi seperti di bawah ini:
1) Planning atau perencanaan:
Dalam tahap perencanaan, organisasi melakukan beberapa hal, antara
lain adalah:
a) menentukan tujuan organisasi;
b) menyusun strategi untuk mencapai tujuan;
c) menentukan sumber daya yang dibutuhkan;
d) menyusun standar yang jelas.
2)
3)
1.1 Q
a)
b)
c)
d)
4)
Ada dua isu utama yang biasanya menjadi fokus atau perhatian
manajemen, yaitu efektivitas dan efisiensi. Efektivitas adalah doing the right
things atau mengerjakan hal yang benar, yaitu mencapai tujuan organisasi.
N amun demikian, organisasi tidak hanya harus efektif, tetapi juga efisien.
Efisiensi adalah doing things right atau mengerjakan sesuatu dengan benar.
Dalam konsep efisiensi ini ada perbandingan input-output, di mana organisasi
harus mencapai tujuan secara optimal dengan biaya serendah mungkin.
Setelah kita mengetahui fungsi manajemen dalam penjelasan di atas,
maka kita dapat mengetahui bahwa audit merupakan sebuah alat dalam
manajemen untuk memastikan bahwa organisasi berjalan secara efektif dan
efisien. Apabila kita kaitkan dengan fungsi manajemen POLC tersebut, audit
secara khusus berada dalam fungsi controlling atau pengendalian.
Secara sederhana, proses pengendalian dalam manajemen dijabarkan
dalam beberapa langkah, yaitu:
1) menetapkan standar yang jelas yang akan menjadi dasar dalam
pengendalian manajemen;
2) memonitor dan mencatat kinerja aktual;
3) membandingkan kinerja dengan standar;
4) menyampaikan hasil perbandingan kepada pihak yang bertanggung
jawab;
5) mengambil tindakan korektif bila diperlukan dan memberikan umpan
balik.
EKMA4476/MODUL 1
1. 11
1.
1.12
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
EKMA4476/MODUL 1
1. 13
1.14
2)
3)
4)
2.
Aktivitas Audit
1. 15
EKMA4476/MODUL 1
pelaksanaan audit, dan sampai pada tahap setelah audit. Tahap sebelum audit
(pra audit) mencakup perencanaan audit, tahap audit adalah implementasi
atau pelaksanaan audit, dan tahap setelah audit (post audit) antara lain adalah
penyusunan laporan audit. Akti vitas audit dalam tiga tahapan tersebut dapat
dilihat dalam gambar berikut:
~ Meiuttftt~lfafl,t~uaD ~~.dit
~ tMem~amasl nran1t
~. . . Iii
ap
Wi
--
'II
!If"
lrrtJiiup
audit
-
-:-~=============-:.!
-Anal.& a d:niWmert
IAUtUt
- -
..
\..,._.
~~Mafakukiu
.. . rwawan~ri tathiif~fil audftas
'
... ...,
~~~-
~ -
..__
~ ' r==============~
t
~ ~ 9~'In -
t
r.!tJ~l...
~A' ' ~
Gambar 1.4.
Akt ivit as Audit
a.
1. 16
benefit analysis), audit harus memberi manfaat yang lebih besar daripada
biaya yang dikeluarkan. Dalam tahap perencanaan audit ini, aktivitas yang
dilakukan tidak terbatas pada:
1) Menentukan tujuan audit
Tujuan audit harus dirumuskan secara spesifik. Tujuan audit harus
mengacu pada alasan atau latar belakang mengapa audit diperlukan.
Beberapa di antaranya adalah adanya pemborosan atau inefisiensi dalam
penggunaan sumber daya, sasaran organisasi yang tidak tercapai,
penyimpangan terhadap prosedur yang berlaku, dan sebagainya. Dalam
merumuskan tujuan audit, perlu dipertimbangkan dukungan sumber daya
yang ada, antara lain:
a) biaya yang dibutuhkan;
b) SDM atau auditor yang dibutuhkan;
c) waktu yang tersedia untuk audit.
EKMA4476/MODUL 1
c)
b.
1. 17
Untuk itu, jadwal audit harus disusun untuk dapat disepakati pihak
auditor, auditee dan pihak manajemen. Jadwal pelaksanaan audit ini
sangat penting mengingat adanya keterbatasan waktu dalam
pelaksanaan audit. Selain itu, jadwal yang telah disusun dan
disepakati ini merupakan bentuk komitmen terlaksananya audit
secara lancar. Audit akan menyita waktu bukan saja auditor tetapi
juga auditee. Pelaksanaan audit ini biasanya akan menginterupsi
auditee dalam pelaksanaan tugasnya. Karena itu, jadwal audit harus
jelas dan rinci agar auditee dan atasannya dapat mengalokasikan
waktu yang dibutuhkan dalam pelaksanaan audit. Kerja sama yang
baik antara auditor dan auditee tentu saja dibutuhkan agar audit
dapat dilakukan dengan baik sesuai dengan kerangka waktu yang
telah ditetapkan.
Mengumpulkan informasi awal; aktivitas ini juga sering disebut
dengan preliminary audit atau audit pendahuluan antara lain dengan
melakukan physical tour, mempelajari proses bisnis, observasi, dan
sebagainya. Audit pendahuluan ini menjadi sangat penting terutama
apabila audit dilakukan oleh pihak luar (external auditor).
Karakteristik perusahaan atau industri, proses bisnis perusahaan,
peraturan perundangan yang berlaku, kebijakan dan prosedur
internal perusahaan yang ada harus dipahami terlebih dahulu oleh
auditor untuk memudahkan pelaksanaan audit. Audit pendahuluan
ini mungkin saja akan menghasilkan:
(1) Perumusan tujuan audit yang lebih rinci dan atau spesifik.
(2) Daftar bidang/kegiatan yang akan menjadi sasaran dalam tahap
audit selanjutnya.
(3) Temuan sementara terkait dengan objek audit dan kriteria yang
telah ditetapkan.
(4) Bukti-bukti yang perlu diperoleh atau didalami pada audit
selanjutnya.
1. 18
preliminary audit, analisa dokumen yang dilakukan dalam tahap ini akan
dilakukan secara lebih mendalam. Dokumen yang dianalisis mungkin
saja berasal dari luar organisasi, atau bisa juga dari laporan-laporan audit
sebelumnya.
2) Membandingkan suatu aktivitas yang dilakukan dengan sistem dan
prosedur yang berlaku. Dalam pelaksanaan audit, hal yang menjadi
acuan ini sering disebut sebagai kriteria yang bisa bersumber pada:
a) Undang-undang atau peraturan yang berlaku.
b) Kebijakan yang ditetapkan baik dalam level organisasi secara
keseluruhan maupun yang terbatas pada objek audit.
c) Norma (standar) yang berlaku secara umum, antara lain yang
berlaku pada industri sejenis.
d) Kriteria khusus yang dikembangkan sesuai dengan tujuan audit,
yang
dikembangkan
bersama
antara
auditor
berdasar
pengalamannya dan manajemen sesuai dengan tujuan audit yang
telah ditetapkan.
3) Mewawancarai auditee; wawancara dilakukan untuk menanyakan hal
yang tidak jelas, melakukan klarifikasi, meminta penjelasan, dan
sebagainya.
4) Mencari bukti; apabila audit memiliki tujuan yang sangat spesifik
misalnya setelah terjadinya kecelakaan kerja, maka auditor akan mencari
bukti yang dapat menjelaskan apa penyebab terjadinya kecelakaan kerja
tersebut dan siapa yang bertanggung jawab atas kejadian tersebut.
Bukti adalah fakta dan informasi yang dapat digunakan sebagai dasar
pembuatan kesimpulan audit. Dalam proses audit, auditor harus dapat
menganalisis dan menentukan fakta dan informasi yang relevan, andal dan
berkaitan dengan tujuan audit. Karena itu, untuk dapat digunakan sebagai
dasar pembuatan kesimpulan audit, bukti yang diperoleh dalam audit harus
memenuhi kriteria:
1) Relevan: berhubungan dengan aktivitas yang sedang diaudit.
2) Material: cukup berarti dalam mempengaruhi kesimpulan yang dibuat.
3) Valid: diperoleh dari sumber yang dapat dipercaya.
4) Cukup: memadai sebagai dasar pembuatan kesimpulan.
EKMA4476/MODUL 1
1. 19
Dalam pelaksanaan audit, berbagai akti vitas yang disebutkan di atas bisa
saja dilakukan secara simultan dan tidak dilakukan sendiri-sendiri. Misalnya,
setelah melakukan analisis dokumen dan menemukan bukti awal, auditor
mewawancara auditee untuk mencari penjelasan yang lebih mendalam.
Pada prinsipnya, tahap pelaksanaan audit ini dilakukan untuk mencari
dan mengembangkan temuan sesuai ruang lingkup dan tujuan audit. Proses
ini dihasilkan melalui pengumpulan, analisis, dan sintesa informasi yang
berkaitan dengan program atau aktivitas yang diaudit yang akan menjadi
perhatian dan bermanfaat bagi pengguna laporan. Dalam pengembangan
temuan ini, perlu diperhatikan beberapa pertimbangan sebagai berikut.
1) Analisis dilakukan secara kontekstual yaitu pada waktu dan kondisi di
mana program/aktivitas yang diaudit terjadi, bukan konteks pada saat
audit dilakukan.
2) Kompleksitas dan besarnya sumber daya yang terkait program atau
aktivitas yang diaudit.
3) Analisis dan pengembangan temuan dilakukan secara independen,
objektif, teliti dan cermat sesuai dengan bukti yang ada.
4) Beberapa temuan yang mungkin tidak menjadi ruang lingkup audit
namun cukup penting dapat menjadi catatan untuk pelaksanaan audit
selanjutnya.
c.
1.20
3.
Norma Audit
Audit adalah proses yang sangat penting dalam manajemen. Namun
demikian, pelaksanaan audit dapat disalahgunakan karena berbagai alasan
terutama karena adanya benturan kepentingan. Karena itu, audit dibatasi oleh
berbagai norma. Norma pelaksanaan audit adalah pedoman bagi akuntan
publik atau auditor dalam menilai kualitas hasil pekerjaan dan mengukur
tingkat tanggung jawab akuntan atau auditee. Secara baku norma yang
menjadi ukuran pekerjaan auditor tersebut ditetapkan oleh organisasi akuntan
atau auditor profesional, contohnya Generally Accepted Auditing Standards
(GAAS). GAAS mencakup mutu profesional akuntan publik dan
pertimbangan dalam pelaksanaan dan pelaporan audit (Michell Suharli).
Generally Accepted Auditing Standards (GAAS) terdiri dari:
a. Norma umum
1) Audit harus dilaksanakan oleh seseorang atau lebih yang memiliki
keahlian dalam bidangnya dan telah menjalani latihan teknis yang cukup.
2) Dalam semua hal yang berhubungan dengan penugasan yang diberikan
kepadanya, auditor harus senantiasa mempertahankan sikap mental
independen.
3) Dalam pelaksanaan audit dan penyusunan laporan keuangan, auditor
wajib menggunakan kemahiran profesionalnya dengan cermat dan
seksama.
b. Norma pelaksanaan audit
1) Audit harus direncanakan sebaik-baiknya dan jika digunakan asisten
harus dipimpin dan diawasi dengan semestinya.
EKMA4476/MODUL 1
1. 21
2)
Sistem Pengendalian intern yang ada harus dipelajari dan dinilai dengan
secukupnya untuk menentukan dapat/tidaknya sistem tersebut
diandalkan sebagai dasar untuk menetapkan luasnya pengujian yang
harus dilakukan serta prosedur audit yang digunakan.
3) Bukti kompeten yang cukup harus diperoleh melalui inspeksi,
pengamatan, tanya jawab, dan konfirmasi sebagai dasar yang layak
untuk menyatakan pendapat atas laporan yang diaudit.
c. Norma pelaporan
1) Laporan audit harus menyatakan apakah laporan keuangan telah disusun
dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum.
2) Laporan audit harus menyatakan apakah prinsip akuntansi dalam periode
berj alan, telah dilaksanakan secara konsisten dibandingkan dengan
periode sebelumnya.
3) Pengungkapan informatif dengan laporan keuangan harus dipandang
memadai, kecuali dinyatakan lain dalam laporan keuangan.
4) Laporan audit harus memuat suatu pernyataan mengenai laporan
keuangan secara menyeluruh atau memuat suatu penegasan bahwa
pemyataan demikian tidak dapat diberikan, maka alasannya harus
diberikan. Dalam hal auditor dikaitkan dengan laporan keuangan, maka
laporan audit harus memuat petunjuk yang jelas mengenai sifat
pekerjaan audit jika ada, dan tingkat tanggung jawab yang dipikulnya.
Selain GAAS, juga ada Kode Etik Perilaku Profesional menurut AICPA
yang terdiri dari empat bagian, yaitu:
1) Prinsip-prinsip etika adalah standar ideal dari perilaku etis yang dapat
dicapai dalam terminologi filosofis.
2) Peraturan perilaku adalah peraturan jelas yang harus ditaati oleh semua
akuntan publik yang menjalankan praktek akuntansi publik.
3) Interpretasi Peraturan Perilaku, tidak merupakan keharusan tetapi para
praktisi harus memahaminya.
3) Ketetapan Etika adalah penjelasan yang dikeluarkan oleh komisi
pelaksana dari divisi etika profesional mengenai beberapa situasi nyata
yang khusus.
Mengingat begitu pentingnya audit bagi organisasi, maka banyak norma
yang mengatur pelaksanaannya. Kasus Enron yang terjadi di Amerika
beberapa tahun yang lalu menunjukkan bahwa audit bisa disalahgunakan
1.22
untuk kepentingan tertentu. Sejak itu pula, norma yang mengatur audit
semakin banyak dan ketat. Norma audit ini dapat berasal dari:
1) Panduan etika yang berasal dari organisasi profesi.
2) Panduan etika dari perusahaan.
3) Panduan lainnya sesuai peraturan perundangan di masing-masing negara,
industri atau lingkungan tertentu.
Secara umum, norma audit mengatur beberapa hal. Pertama adalah
mengenai kualifikasi atau karakteristik yang dibutuhkan untuk menjadi
auditor. Hal ini sangat penting karena kualitas audit yang dilakukan akan
sangat ditentukan oleh kualifikasi auditor yang melakukannya, tidak hanya
kemampuan teknisnya tetapi juga sikap dan perilakunya. Beberapa
karakteristik personal yang penting dimiliki oleh seorang auditor antara lain
adalah:
1) Integritas.
2) Empati.
3) Reliabilitas atau keterandalan.
4) Bertanggung jawab.
5) Dapat dipercaya.
6) Berorientasi pada detail.
Selain itu, norma audit umumnya juga mengatur mengenai prinsip
pelaksanaan audit, antara lain adalah:
1) Independence; auditor harus melakukan audit secara bebas dan tidak
memiliki kepentingan terhadap pihak yang diaudit.
2) Discretion and confidentiality; data dan fakta yang didapatkan dalam
proses audit harus dijaga kerahasiaannya kecuali ada peraturan
perundangan yang mengharuskan, misalnya dalam pengadilan.
3) Objectivity; audit harus dilakukan secara objektif berdasarkan data dan
fakta yang ditemukan, tidak dipengaruhi oleh perasaan auditor terhadap
pihak yang diaudit.
4) Fairness; audit dilakukan secara proporsional, data dan temuan
diintegrasikan dengan baik dan dilaporkan dengan tepat.
5) Diligence; auditor harus berusaha keras untuk mencari temuan yang
signifikan dalam audit yang sangat mempengaruhi kualitas audit.
6) Social acceptability; pelaksanaan audit dan implementasi dari basil
temuannya harus dapat diterima secara sosial.
EKMA4476/MODUL 1
1.23
7)
LATIHAN
1.24
1)
Secara umum audit dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu financial
audit (audit laporan keuangan), compliance audit (audit ketaatan) dan
operational audit (audit operasional). Jawaban lebib rinci dapat dibaca
pada materi modul mulai balaman 4 sampai dengan 5.
2) Sebuab audit selalu melibatkan tiga pibak, yaitu pibak yang diaudit
(auditee), pibak yang melakukan audit (auditor), dan pibak yang
berkepentingan terbadap basil audit (stakeholder) Jawaban lebib rinci
dapat dibaca pada materi modul balaman 6.
3) Aktivitas audit dapat dibagi dalam tiga tabap, mulai dari tabap pra-audit,
audit, sampai dengan post-audit yang masing-masing tabap memiliki
aktivitasnya sendiri-sendiri. Jawaban lebib rinci dapat dibaca pada materi
modul mulai balaman 15 sampai dengan 20.
RANGKUMAN- - - - - - - - - - - - - - - - - -
1.25
EKMA4476/MODUL 1
. . I
I
TES
FORMATIF
1- - - - - - - - - - - - - - - -
2)
3)
4)
Manfaat yang dapat dirasakan oleh auditor dari sebuah audit terutama
adalah ....
A. memahami permasalahan yang terjadi dalam sebuah organisasi
B. memperoleh jaringan yang luas melalui hubungan dengan banyak
pihak
C. mengambil tindakan perbaikan
D. menyempumakan prosedur dan kebijakan dalam organisasi
5)
1.26
1.27
EKMA4476/MODUL 1
KEGIATAN
BELAL.JAR
1.28
1.29
EKMA4476/MODUL 1
1.30
3.
EKMA4476/MODUL 1
1. 31
Perspektif ekonomis
Dalam perspektif ekonomis, audit MSDM merupakan alat untuk:
a. Membangun daya saing perusahaan dalam area SDM, yang dapat
dilakukan dengan membandingkan indikator sosial dan ekonomis
perusahaan dengan peraturan atau prosedur dan kebijakan yang
berlaku, atau dengan perusahaan lain yang sejenis.
b. Mengembangkan efektivitas fungsi departemen SDM dengan makin
meningkatnya peran dan kewenangan departemen SDM.
c. Mengembangkan
efektivitas
audit
itu
sendiri
dengan
membandingkan antara biaya audit dengan dampak atau manfaat
dari audit yang dilakukan.
1.32
Attraction
Aktivitas attraction atau penarikan SDM terkait dengan bagaimana
menarik SDM yang dimulai dari proses perencanaan SDM, analisis jabatan,
sampai rekrutmen dan seleksi.
1.
2.
Development
Aktivitas development atau pengembangan SDM terkait dengan proses
pengembangan karyawan agar sesuai kebutuhan organisasi antara lain
melalui proses pembelajaran, pelatihan, penilaian dan pengembangan
karyawan.
3.
Retention
Aktivitas retention atau retensi SDM terkait dengan program
pemeliharaan karyawan antara lain melalui karier, kesejahteraan, dan
hubungan industrial.
Seiring dengan perkembangan perusahaan dan lingkungan organisasi
yang makin kompleks, peran Departemen SDM menjadi lebih luas dan tidak
lagi sekedar menangani proses manajemen SDM seperti yang diuraikan di
atas. Ulrich (1997) dalam bukunya Human Resource Champion menjelaskan
bahwa Departemen SDM saat ini memiliki empat peran, yaitu:
a. Strategic partner, yang berperan mengaitkan praktek dan strategi sumber
daya manusia dengan strategi bisnis.
b. Administrative expert, yang berperan membangun dan mengembangkan
infrastruktur manajemen SDM. Peran ini adalah peran tradisional
Departemen SDM yang masih harus dijalankan.
c. Employee champion, yang terlibat dalam permasalahan sehari - hari, isu
dan kebutuhan karyawan agar mereka dapat memberikan kontribusi yang
maksimal.
d. Change agent, yang berperan dalam proses transformasi dan perubahan
yang terjadi dalam organisasi.
1.33
EKMA4476/MODUL 1
STI
Management o~
Strategic Human
1.34
b.
c.
d.
e.
f.
g.
EKMA4476/MODUL 1
1.35
1.36
Gambar 1.6.
Kiner j a Depart em en SJr\11
1.37
EKMA4476/ MODUL 1
Komtmlkasi
~l(cimper,sasi ~an
Berpikir Rrea;tif
.aomints:trasi
peng~aj}an
.
--- -
~ OJa.chirrCI: ~ :.t~i;l?,tadnt;
K.p~mi tr.lpi~~-n
'
Negosiasi
,_
Pemecahanmasalafi
~Pgr:narna:rt;:tan:J Or:gq:p.r@sl;
P~ng.a.mb.i(a n k~P.9W~a-n
~
'M?ln~~~m!?n fr"@Y~k
:S~.Ir~~t~1~' {S,_D-M .
:FeteJil~rTaan $!fa!~gJs
. . ...-..
-~
.. ~~~ '~lSAJ
.._;~
~~,!!
'
DisiJtJin
Fa~; llta.~i
:Ar:tc;~li~i ~~~rjB.~n
H~bgn_ga.Jil
r_
--
inrerp~OJ;t-a l
Peillaku man.LiSia
Perllaku
m~anis~si
rRe~gem~;rang~n
Qrgan
-..
.
. . isas'i
._
fllarfaJemen- Kirierjt:t
ita:fRntf d_a:o:Jie~krtJ~n
$,?/;~fr$i()'f1.; PlE1'!1!1tll1J;
.-k_&j~lnrr
Ura,i~n P~_~r:j~~o
,-~~-~rds4J: ~~agr:Jitlf;q
' Hul~um '~iliurQhan
~tober
2003
Gambar 1. 7.
Kompet ensi S af s:>M
Departemen SDM
Sebagai pihak yang paling bertanggung jawab akan pengelolaan SDM,
hasil audit MSDM dapat dimanfaatkan untuk melakukan penyempumaan
terhadap sistem manajemen SDM yang ada, juga untuk menyusun program
SDM yang diperlukan.
1.38
c.
Manajer lini
Hasil audit MSDM dapat menjadi masukan berharga bagi manajer lini
terkait peran manajer dalam pengelolaan SDM. Misalnya dalam audit
pelatihan dan pengembangan, dapat diketahui peran manajer lini dalam
menjalankan program coaching atau mentoring.
d.
Karyawan
Hasil audit yang dimanfaatkan untuk melakukan berbagai perbaikan
tentu pada akhirnya akan memberi manfaat bagi karyawan secara
keseluruhan di dalam perusahaan. Pengelolaan SDM yang makin baik akan
membuat karyawan makin termotivasi dan memberi kontribusi secara
optimal yang akan diimbangi dengan pengembangan dan kesejahteraan yang
lebih baik.
e.
Auditor
Auditor akan banyak mendapat pengalaman berharga dari proses
melakukan audit MSDM mengingat SDM merupakan objek audit yang
menarik karena tidak sekedar bersifat normatif tetapi juga humanis, sehingga
perlu ada keseirnbangan antara peraturan perundangan dengan hal yang
bersifat manusiawi
1.39
EKMA4476/MODUL 1
.. ~:X~h,cr,Ybi;;;rrtA1J,ah
'f<11llban .~~il
i\w!~ M~ tib~nlffi,~
l?-$~~~r~~~~~ii'
; F./.'1i:fth"J; ~ ~n~k~clt:~.,
~
~~~-
15ft I' ~
iF!A'ttGill.,l~~l
.-
~~
-~
LJ I ~J.1jW.X:~U2!~
'( I
~~ti'
::t,;..-~
PI~
I
"
~~~e!S1
g li=$tfft.l~l 1
Vft.~~illi~
~ i.l.dell~!!Jl1~~1'ifliti;f
(:~\'1~1t~,l ~~F-t~ror~
~ ~((tl
<!'u .._
...
~~kmrfcemu.!latl
. ~~~1'1!!$81 .
'r:afl"
B~f'e'i Ij>f'(~tl
II
.. ~,~~
..,lli111
11
l ll'*' AJJ!llt
-1 .. I lrt~fi! 8Dfi.S81'41ii)i)'&J
"' I
~ fl\&.H~fl l nil I II O
l11
A.rtr~ Ir,h~
PJ:l.kY~11mT1
.. P.1;Jtlf'ftl:l1'~n I.L1Jt:lll
II
..
'.J\_w
..
'
i.'\ JJ!lfl
-
Gambar 1.8.
Proses Audit MSJM
1.
1.40
a.
Kebijakan audit
Kebijakan audit secara keseluruhan harus menjadi dasar dalam
melakukan audit MSDM dalam perusahaan. Hal ini mengingat manajemen
SDM adalah bagian dari sistem manajemen yang saling terkait dengan sistem
lainnya dalam perusahaan, seperti manajemen operasi atau produksi,
manajemen pemasaran, manajemen keuangan, dan sebagainya. Kebijakan
audit ini umumnya dibuat oleh manajemen puncak yang akan menjadi
panduan dalam setiap pelaksanaan audit termasuk audit MSDM.
b.
Audit roadmap
Pelaksanaan audit MSDM akan lebih mudah bila perusahaan sudah
memiliki audit roadmap. Audit roadmap merupakan visualisasi dari strategi
dan proses audit yang berlaku secara spesifik di suatu organisasi.
c.
Permintaan audit
Perencanaan audit tahunan yang telah disusun bisa saja berubah sesuai
dengan kebutuhan perusahaan dan penentuan prioritas, bahkan meskipun
audit MSDM tersebut awalnya tidak direncanakan. Permintaan audit MSDM
dapat berasal dari manajemen puncak perusahaan, atau bisa saja berasal dari
departemen itu sendiri.
e.
2.
EKMA4476/MODUL 1
1.41
lain:
a. Perumusan tujuan
Tujuan audit MSDM harus dirumuskan secara spesifik, terukur, realistis,
relevan dalam koridor waktu yang jelas (smart: specific, measurable,
realistic, relevant, time bound).
b.
Investigasi awal
Investigasi awal mungkin saja dilakukan dalam tahap perencanaan,
seperti analisis awal dokumen atau wawancara awal. Investigasi awal ini
1.42
penting untuk dilakukan terutama apabila tujuan dan ruang lingkup audit
masih samar atau belurn dirumuskan secara jelas.
g.
Pengumuman audit
Ketika semua perencanaan audit sudah selesai dilakukan, maka auditor
akan memberi pengumuman kepada auditee atau pihak yang akan diaudit.
Pengumuman ini antara lain berisi tujuan audit MSDM yang akan dilakukan,
ruang lingkup audit, dan jadwal audit MSDM.
Tabel 1. 1.
Contoh Kertas Kerj a Audit fvlS)M
No
Kondisi
masalah/
temuan
Anal isis
penyebab
Kriteria
Rsiko
Rekomendasi
Action plan
&
tanggapan
auditee
Penanggung
jawab &
target waktu
3.
EKMA4476/MODUL 1
1.43
4.
b.
Klarifikasi
Temuan audit dapat diklarifikasi dengan pihak yang diaudit karena bisa
saja antara auditor dan auditee memiliki persepsi yang berbeda atas suatu
temuan, terutama terkait dengan konteks pada saat temuan audit MSDM
tersebut terjadi.
c.
Closing meeting
Setelah audit MSDM selesai dilakukan, maka etikanya adalah ada
pertemuan penutupan atau closing meeting. Hal ini dapat bermanfaat untuk
proses lebih lanjut dalam membina hubungan baik khususnya untuk rencana
tindak lanjut dari audit MSDM.
d.
Penyusunan laporan
Laporan audit MSDM disusun sesuai dengan format yang direncanakan
atau sesuai dengan format yang telah disepakati sebelumnya.
5.
b.
1.44
c.
Evaluasi
Program aksi yang sudah disusun dan dilaksanakan kemudian dievaluasi
kembali untuk melihat apakah sudah ada perbaikan atau belum terkait dengan
temuan audit MSDM sebelumnya.
LATIHAN
1.45
EKMA4476/MODUL 1
RANGKUMAN
F 0 R MAT I F
2:;....___ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __
1.46
3)
4)
Salah satu kompetensi yang harus dikuasai oleh staf bagian SDM adalah
analisis pekerjaan. Kompetensi ini dapat digolongkan dalam jenis
kompetensi ....
A. manajemen bisnis
B. profesional
C. teknis SDM
D. generik
5)
1.47
EKMA4476/ MODUL 1
Tes Formatif2
1) D
2) c
3) B
4) c
5) B
1.48
Daftar Pustaka
Arens, Alvin A., Beasley, MarkS., dan Elder, Randal J. (2008). Auditing and
Assurance Services: An Integrated Approach. New Jersey: Pearson
Prentice Hall.
Dessler, Gary. (2008). Human Resource Management, Eleventh Edition.
New Jersey: Pearson Education, Inc.
Flesher, Dale L., dan Siewert, Stewart (1982). Independent Auditor's Guide
to Operational Auditing. New York: John Wiley & Sons.
Herbert, Leo. (1979). Auditing the Performance of Management. California:
Wads worth, Inc.
Siagian, Sondang P. (2004). Audit Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara.
Susilo, Willy. (2002). Audit MSDM. Cetakan Pertama, PT. Vorqistatama
Binamega.
Ulrich, D. (1997). Human Resource Champions: The Next Agenda for
Adding Value and Delivering Results. Boston: Harvard Business School
Press.
MDDUL 2
2.2
diterapkan secara efisien dan efektif. Ketiga pada tataran individu lingkup
Audit SDM terkait dengan output yang diharapkan dari pengelolaan SDM
antara lain mengenai kepuasan pegawai dalam bekerja.
Keempat sebagai alat kontrol manajemen serta memperhatikan
pentingnya penerapan prinsip compliance audit, lingkup audit SDM juga
mencakup audit ketaatan terhadap kebijakan, peraturan dan regulasi yang
berlaku. Kelima lingkup audit SDM juga mencakup audit terhadap budaya
perusahaan di mana melalui pemahaman terhadap nilai utama/inti yang
ditetapkan perusahaan, Anda bisa memahami landasan dasar yang digunakan
dalam perumusan kebijakan, sistem, sistem prosedur, peraturan maupun
dalam penetapan kompetensi utama/inti.
Apabila Anda ingin mengambil modul ini maka Anda harus sudah
mengambil dan menguasai mata kuliah Manajemen SDM serta Strategik
Manajemen.
Bila Anda memahami dan menguasai Modul 2 ini (Ruang lingkup Audit
SDM) maka Anda tidak akan mengalami kesulitan untuk menentukan
lingkup audit di suatu institusi/perusahaan baik di lingkungan Pemerintah
maupun Swasta, BUMN atau BUMD. Pemahaman Modul 2 juga membantu
Anda untuk bisa mengetahui aspek apa saja yang perlu diperhatikan dalam
rangka mewujudkan kepuasan kerja pegawai, untuk mengenal dan
menjelaskan area sensitif yang berpotensi menimbulkan tindakan yang
melanggar peraturan, regulasi yang berlaku, mengidentifikasi dan
menjelaskan praktek-praktek kecurangan yang biasa terjadi di lingkungan
suatu institusi/perusahaan serta memahami nilai inti perusahaan yang menjadi
acuan manajemen dalam merumuskan kebijakan, sistem, peraturan yang
berlaku.
Agar Anda dapat mempelajari dan menguasai Modul 2 ini dengan baik,
maka secara garis besar modul ini di bagi dalam 4 (empat) kegiatan belajar
adalah sebagai berikut.
Kegiatan Belajar 1 membahas audit kompatibilitas mencakup:
1. audit kompatibilitas;
2. strategi manajemen SDM;
3. filosofi manajemen SDM;
4. kebijakan SDM.
EKMA4476/MODUL 2
2.3
2.4
2.5
EKMA4476/MODUL 2
KEGIATAN
BELAL.JAR
Audit Kompatibilitas
A. AUDIT KOMPATIBILITAS DAN STRATEGI MANAJEMEN
SDM
1.
2.6
ini bisa dianggap sebagai peluang, tetapi di sisi lain juga bisa merupakan
suatu ancaman. Dalam hal ini tergantung cara pandang perusahaan dan
strategi bagaimana yang akan digunakan untuk memenangkan persaingan di
industri di mana perusahaan berkiprah.
Aspek internal mencakup analisa terhadap kekuatan dan kelemahan yang
dimiliki organisasi mencakup aspek budaya organisasi, aspek struktur
organisasi dan kondisi SDM yang ada. Sebagai contoh perusahaan SPU,
suatu perusahaan umum yang bergerak di bidang penjaminan kredit dalam
menjalankan bisnisnya saat ini di Indonesia cukup berisiko. Hasil audit
MSDM memberikan eviden bahwa SDM perusahaan memiliki kemampuan
analisa kredit dan manajemen risiko yang rendah. Di sisi lain, perusahaan
belum memiliki Sistem Karier dan Rencana Suksesi bagi SDM nya. Sistem
Rekrutmen, Sistem Seleksi, Sistem Pelatihan, Sistem Penilaian Kinerj a dan
Sistem Balas J as a juga belum berbasis kompetensi. Sudah tentu hal ini
merupakan suatu kelemahan. Budaya yang berlaku pun masih berorientasi
pada senioritas dan reaktif. Kondisi ini juga merupakan kendala, karena
kurang mendukung perusahaan untuk bereaksi dan beradaptasi secara cepat
terhadap permintaan pasar.
Berdasarkan pertimbangan dan analisa SWOT (strength, weakness,
opportunity dan threat) pimpinan puncak dapat menetapkan visi, misi,
sasaran SDM sebagai acuan dalam merumuskan strategi SDM yang tepat.
Dengan ditetapkannya strategi SDM, manajemen dapat menentukan:
a. Kuantitas dan kualitas SDM yang dibutuhkan baik dari sisi keterampilan,
perilaku serta nilai yang seharusnya dimiliki.
b. Aktivitas atau program SDM yang akan diterapkan mulai dari analisa
jabatan, desain pekerjaan, perencanaan, rekrutmen dan seleksi, pelatihan
& pengembangan, karier, kinerja, balas jasa, labor & employee relations
( hubungan industrial ) dan sistem informasi SDM
Pada intinya strategi Sumber Daya Manusia merupakan salah satu
strategi fungsi dalam organisasi sebagaimana dapat dilihat pada keterkaitan
di bawah ini.
Strategi Korporat (Grand Strategy) dijabarkan ke dalam Strategi Bisnis
(Cost Efficiency, Differentiation, Focus Strategy) yang kemudian dijabarkan
lebih lanjut ke dalam Strategi Fungsi (Functional Strategy) an tara lain
Strategi Pemasaran, Strategi Keuangan, Strategi Operasi, Strategi Sumber
EKMA4476/MODUL 2
2.7
2.8
~~
. DJ.i
-~~~;dlll
(a..f t ..'*f-. .. ~h
--;v]UI' II1"'
....-------..~~ ~
l'1"r'--ll..,..VU I
.. ,,.~ I
"bt +tL- n I
._ __.. ,.,
I~ j
'
AQlds;.
~rUl'ft]OI
t@iw.Hl l l
tllm Illt"i I J 1
lhiWimi-1.39
H~~"'mH m.
. _.~~
Gambar 2.1.
rvbdel S: rat egi k rv1anaj em en ffiM
3.
EKMA4476/MODUL 2
2.9
4.
2.10
f.
EKMA4476/MODUL 2
2. 11
LATIHAN
2.12
..
=-
TES
FORMATIF
1- - - - - - - - - - - - - - - -
2)
Berikut adalah aspek yang terkait dengan Audit Kompatibilitas SDM ....
A. sasaran perusahaan
B. tuntutan perubahan bisnis
C. kebijakan dan prosedur manajemen SDM
D. organisasi SDM
3)
4)
5)
2.13
EKMA4476/MODUL 2
2.14
KEGIATAN
BELAL.JAR
2.15
EKMA4476/ MODUL 2
Berlandaskan
)> Filosofi Holistik
)> Filosofi Spiritual
)> Strategik & Integratif
Berbasis
)> Proses Bisnis (penookatan : input-proses- output)
)> Kompetensi
Visi Misi
Organisasi
Struktur
Organisasi
Sasaran
Organisasi
t- v
Strategi
Organisasi r---'1't----1
: Anjab
Rerencanaa
Pelatihan
Karier
K. General
Balas jasa
-----
r-----1
I
Penilaian
I
I
K. Spesifik
Hasil MSDM
Kinerja Perusahaan
' Efisiensi .,., Produktivitas ting
, Efektifitas
, Kualitas dan
keunggulan
produk/ pelayanan
tinggi
Keuntungan tinggi
Buday a
Organisasi
I
1
I
I
Q)
G)
'--1
-------------
~-------------------
AUDITMSDM
r- -----------------
Gambar 2.2.
Kerangka Pemikiran Audit MSJrv1
2.16
r
I
I
I
I
I
I
I
I
Perencanaan
Audit
Persiapan
Audit
....
I
I
I
I
I
i
I
I
I
I
I
Proses Bisnis
v
o
o
INPUT
Rencana strategis perusahaan, anggran
Kondisi lingkungan (faktor eksternal)
o
o
Proses
Penentuan metode Peramalan
Membandingkan permintaan/kebutuhan
dengan ketersediaan
OUTPUT
Rencana Aksi (Internal Staffing Eksternal Staffing)
-----------------------------------~
~
Pelaksanaan Audit
Sumber : Disusun oleh Penulis dari berbagai Sumber (2009)
Gambar 2.3.
rvbdel Audit Perencanaan SJM
Pelaporan
Audit
..
Tindak
Lanjut
Audit
EKMA4476/MODUL 2
2.17
2.18
2)
Faktor organisasi
(a) Rencana strategis
(b) Anggaran
(c) Proyeksi tingkat produksi dan penjualan
(d) U saha baru melalui merger dan akuisisi
(e) Desain pekerj aan dan organisasi
3) F aktor tenaga kerj a
(a) Karyawan pensiun
(b) Karyawan pindah ke perusahaan lain
(c) PHK oleh perusahaan
(d) Karyawan meninggal
(e) Karyawan absen karen a melahirkan, cuti, atau sekolah
2)
EKMA4476/MODUL 2
2.19
2.
2.20
Secara spesifik ada tiga keluaran (output) Analisa J abatan yang perlu di
audit yaitu:
a. uraian Jabatan merupakan uraian yang mencerminkan fungsi, tugas,
tanggung jawab, pola hubungan kerja dan kondisi/lingkungan kerja;
b. persyaratan Jabatan merupakan uraian yang mencerminkan kriteria
kompetensi yang sesuai dengan lingkup dan kompleksitas jabatan;
c. standar Kinerja.
Secara skematis Model Audit Analisa Jabatan dapat dilihat pada
Gambar 2.4. di bawah ini .
.-----------------------------------I
I
I
I
I
I 0.
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
Perencanaan
Audit
..
Persiapan
Audit
..
I
I
I
I
I
I
I
..
I ~
I
I
I
I
I
I
Proses Bisnis
INPUT
Struktur Organisasi
Jenis dan Jenjang Jabatan
Proses Bisnis Unit Kerja
Proses Kerja Jabatan
PROSES
Penentuan Tim dan Analis
Penentuan fo rmat dan metoda
Pengumpulan data
Pengolahan data
OUTPUT
Uraian Jabatan
Persyaratan Jabatan berbasis
kompetensi
...
Gambar 2.4.
fvbdel Audit Analisa Jabatan
Pelaporan
Audit
..
Tindak
Lanjut
Audit
EKMA4476/MODUL 2
2.21
Mengacu pada Gambar 2.4. Model Audit Analisa Jabatan di atas, maka
ada empat (4) cakupan audit analisa jabatan.
a. Audit praktek analisa jabatan, mengenai ketaatan asas terhadap
kebijakan, Standard Operating Procedure (SOP) dan peraturanperaturan terkait dengan Analisa Jabatan.
b. Audit mengenai integrasi Analisa Jabatan dengan sistem SDM lainnya
antara lain dengan Rekrutmen dan Seleksi, Pelatihan dan
Pengembangan, Karier dan Penilaian Kinerja.
c. Audit terhadap efisiensi dan efektivitas Analisa J abatan.
Efisiensi terkait dengan biaya yang dikeluarkan dalam pelaksanaan atau
implementasi program Analisa Jabatan.
Efektivitas terkait dengan ketepatan uraian dan persyaratan jabatan serta
standar kerja yang dihasilkan sehingga bisa dimanfaatkan bagi
penyempurnaan struktur organisasi, perumusan sistem prosedur MSDM
maupun untuk hampir keseluruhan fungsi MSDM lainnya.
d. Audit terhadap proses bisnis Analisa J abatan. Berbicara mengenai proses
bisnis An ali sa j abatan, maka secara garis besar mencakup:
1) struktur organisasi, jenis dan jenjang jabatan, proses bisnis unit kerja
dan proses kerja jabatan sebagai masukan (input) yang perlu
diperhatikan;
2) proses dalam hal ini tahapan pengumpulan dan pengolahan data
yang terencana dan terorganisir dengan metode yang tepat
merupakan aktivitas kritikal;
3) uraian dan Persyaratan Jabatan sebagai keluaran (output) yang
diinginkan.
Dalam pelaksanaan audit, terkait dengan input seorang auditor perlu
memeriksa struktur organisasi yang berlaku dan dijadikan acuan untuk
melakukan analisa jabatan. Memeriksa jenis dan jenjang jabatan yang
dianalisis agar dapat diketahui jumlah j abatan yang dij adikan patokan dalam
membuat uraian dan persyaratanjabatan.
Terkait dengan proses, auditor memeriksa tim dan analis yang terlibat;
tujuan, format dan metode yang digunakan, serta proses pengumpulan dan
pengolahan data.
Terkait dengan output: uraian jabatan, cakupan audit adalah tentang
tugas pokok, pelaksanaan tugas, tanggung jawab, hubungan kerja dan kondisi
lingkungan kerja. Agar memudahkan pengidentifikasian maka dalam uraian
2.22
j abatan biasanya disertai kode dan identifikasi j abatan, posisi dan fungsi
jabatan.
Terkait dengan audit persyaratan jabatan, auditor perlu memeriksa
apakah persyaratan jabatan sudah berbasis kompetensi, sudah didasarkan
pada tuntutan kompetensi yang seharusnya, agar pegawai mampu
melaksanakan tugasnya dengan baik. Dalam hal ini kompetensi diartikan
sebagai suatu karakteristik dasar yang melekat pada individu terkait dengan
kinerja yang superior atau efektif.
Kompetensi dari jenisnya dibedakan antara:
a. kompetensi inti/utama merupakan kompetensi yang mencerminkan nilai
inti/utama perusahaan dan menggambarkan karakteristik bisnis. Sebagai
contoh untuk perusahaan yang bergerak di bidang properti antara lain:
integritas, orientasi kualitas basil kerja, orientasi pelayanan pelanggan,
orientasi bisnis, kemandirian, adaptasi dan kapasitas untuk berubah,
pengetahuan bisnis properti eksternal dan pengetahuan bisnis properti
internal;
b. kompetensi generik, merupakan kompetensi umum yang berlaku untuk
semua jabatan selaras dengan jenis, fungsi, dan jenjang jabatan.
Kompetensi generik untuk jabatan struktural antara lain, kompetensi
atribut pribadi seperti berpikir strategik, berpikir konseptual, berpikir
analitis, hasrat bersaing dan membangun kepercayaan; kompetensi
manajerial dan kompetensi kepemimpinan;
c. kompetensi spesifik/teknis merupakan kompetensi sesuai dengan bidang
keahlian/ekspertis tertentu misalnya kompetensi di bidang pemasaran,
keuangan, SDM, produksi, dan teknologi informasi.
lnl.
2.23
EKMA4476/MODUL 2
,-----------------------------------I
I
I
I
I
'
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I o.
Perencanaan
Audit
..
r
Persiapan
Audit
..
r
I r
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
..
r
Pelaporan
Audit
..
r
Tindak
Lanjut
Audit
..
Proses Bisnis
v
INPUT
Jabatan lowong
Persyaratan jabatan berbasis
kompetensi
Anggaran
~~
.-'"
PROSES
Penentuan metode
Jangka waktu
Penentuan tim rekrutmen
.....
OUTPUT
Kandidat Pools
....
Pelaksanaan Audit
Sumber : Disusun oleh Penulis dari berbagai Sumber (2009)
Gambar 2.5.
fvbdel Audit Rekrut men
2.24
tidak hanya harus fokus pada upaya mendapatkan calon kandidat yang tepat,
tetapi juga mendapatkan calon yang memiliki talenta sehingga perusahaan
harus mengubah paradigmanya dari strategi rekrutmen pandangan lama
(tradisional) menjadi strategi rekrutmen yang berorientasi pada pandangan
baru.
Secara prinsip terdapat perbedaan yang mendasar antara ke-2 (dua)
strategi tersebut sebagaimana dapat Anda lihat pada bagan di bawah ini.
Strategi Rekrutmen
Berorientasi Pandangan Lama
Mengembangkan talenta dari seluruh SDM
yang dimiliki
Mencari cal on pelamar dari sumber
tradisional
Merekrut untuk jabatan yang kosong
Berpegang pada tawaran imbalan gaji yang
sesuai dengan peraturan yang berlaku saat
1n1
Merekrut merupakan proses saringan
Strategi Rekrutmen
Berorientasi Pandangan Baru
Mendapatkan SDM yang bertalenta pada
semua jenjang jabatan baik dari dalam
maupun dari luar perusahaan
Mencari calon pelamar dari beragam sumber
Terkait dengan calon kandidat yang pada akhirnya setelah proses seleksi
merupakan calon pegawai yang tepat dan bertalenta, menurut Ulrich ( 2005)
dalam proses rekrutmen perusahaan perlu memperluas candidate pools,
mempekerjakan kandidat yang terbaik dan melakukan orientasi agar yang
bersangkutan bisa beradaptasi secara cepat dan bisa produktif sesegera
mungkin.
Memperluas candidate pools dapat dilakukan dengan cara membangun
relasi dengan institusi, lembaga pendidikan yang terkenal dan sudah masuk
peringkat nasional, atau internasional misalnya perguruan tinggi swasta. Bisa
juga melalui referensi pegawai, referensi pemasok & pelanggan atau melalui
web (internet).
EKMA4476/MODUL 2
2.25
2.26
3)
2.27
EKMA4476/MODUL 2
r-----------------------------------~
I
I
I
I
Perencanaan
Audit
.....
Persiapan
Audit
...
I"'
I ~
I
I
I
I
I
.....
Pelaporan
Audit
.....
Tindak
Lanjut
Audit
I"'
I ~
I
I
I
I
I
I"'
Proses Bisnis
~7
INPUT
Daftar kandidat
Persyaratan jabatan berbasis
kompetensi
Profil jabatan
Jangka waktu dan anggaran
Rasio seleksi
r-
r-
PROSES
Seleksi Administratif
Test keahlian Profesi
Test Potensi
Test Kompetensi
Test Kesehatan
Wawancara Pengguna
OUTPUT
Calon Pegawai
Pelaksanaan Audit
Sumber : Disusun oleh Penulis dari berbagai Sumber (2009)
Gambar 2.6.
~del
Audit 8eleksi
Secara garis besar, dari model audit seleksi tersebut di atas dapat dilihat
bahwa ada empat (4) cakupan audit seleksi yaitu:
2.28
InI.
EKMA4476/MODUL 2
2.29
2.30
EKMA4476/MODUL 2
2.31
LATIHAN
2)
3)
2.32
2)
3)
RANGKUMAN
~----------------------------------
EKMA4476/MODUL 2
T E S
2.33
F 0 R MAT IF 2;;__ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __
3)
4)
5)
2.34
2.35
EKMA4476/MODUL 2
KEGIATAN
BELAL.JAR
2.36
r-----------------------------------,
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
1.,
Perencanaan
Audit
...
Persiapan
Audit
I~
...
I
I
I
I
I
..
Pelaporan
Audit
...
Tindak
Lanjut
Audit
1.,
I~
I
I
I
I
I
1.,
Proses Bisnis
{7
INPUT
Analisa kebutuhan pelatihan
Aspirasi pimpinan
Analisa organisasi, analisa tugas, analisa
kesenjangan kompetensi individu
Analisa kebijakan, peraturan dan
implementasi program pelatihan dan
pengembangan yang berlaku
Jangka waktu dan anggaran
Proses
Penentuan sasaran pelatihan (isi
program berbasis kompetensi)
Penentuan kriteria keberhasilan
Pelaksanaan pelatihan
Evaluasi pelatihan
OUTPUT
Peningkatan pengetahuan
Peningkatan keterampilan
Perubahan sikap
------------------~-----------------
J!I'
Pelaksanaan Audit
Sumber : Disusun oleh Penulis dari berbagai Sumber (2009)
Gambar 2. 7.
rvbdel Audit Pel at i han dan Pengembangan ffiM
1.
2.
3.
4.
EKMA4476/MODUL 2
2.37
2.38
c.
B. AUDIT KARIER
Karier merupakan suatu proses pencapaian tujuan karier yang
direncanakan dan disepakati bersama, selaras dengan sistem, pola dan jalur
karier yang berlaku, mencakup karier jabatan struktural maupun jabatan
profesional. Dalam hal ini kita dapat melakukan audit selaras pula dengan
area karier yang ada. Secara umum area karier yang biasa dijumpai dalam
suatu perusahaan antara lain area karier Pemasaran, Keuangan, Operasi/
Produksi, Sumber Daya Manusia dan Teknologi Informasi. Area karier yang
spesifik misalnya area karier Research & Development.
Model Audit Karier dapat dilihat dalam Gambar 2.8. berikut.
2.39
EKMA4476/ MODUL 2
r-- ----------------------------------
I
I
I
I
I
'
1 ..I
I
I
I
I
I
I
I
I
1 .,
Perencanaan
Audit
Persiapan
Audit
I
I
I
I
I
Pelaporan
Audit
Tindak
Lanjut
Audit
1 ...
I
I
I
I
I
I
I
Proses Bisnis
{7
INPUT
Perencanaan strategik SDM
Aspirasi pegawai
Minat pegawai
Proses
Tahap assesment :
indv profile vs job profile, portofolio SDM
dan employee inventory
Tahap perencanaan karier bersama
Tahap pengembangan karir
Dalam jabatan dan diluar jabatan
OUTPUT
Penempatan didalam jalur karirer
Peningkatan kinerja
Optimalisasi potensi
------------------
.-- - - - - - - - - - - - - - - -
Pelaksanaan Audit
Berdasarkan Gambar 2.8. Model Audit Karier ini, maka ada empat (4)
cakupan audit karier.
1. Audit praktek Karier mengenai ketaatan as as terhadap kebij akan,
Standard Operating Procedure (SOP) dan peraturan-peraturan terkait
Karier.
2.40
2.
3.
4.
Audit integrasi Karier dengan sistem MSDM lainnya antara lain dengan
Sistem Pelatihan, Sistem Penilaian Kinerja dan Sistem Balas Jasa.
Audit terhadap efisiensi dan efektivitas Karier.
Efisiensi terkait dengan biaya-biaya yang dikeluarkan dalam pelaksanaan
atau implementasi program Karier.
Efektivitas terkait dengan penempatan pegawai dalam karier yang tepat,
sehingga terwujud peningkatan kinerja dan optimalisasi potensi pegawai
sesuai harapan.
Audit terhadap proses bisnis Karier. Berbicara mengenai proses bisnis
Karier, maka ada empat (4) cakupan proses bisnis Karier yaitu adalah
sebagai berikut.
a. Perencanaan Strategik SDM, aspirasi dan minat pegawai merupakan
masukan (input) yang kritikal untuk digunakan dalam proses
pengembangan diri pegawai dalam meniti kariernya di perusahaan.
Auditor perlu memeriksa apakah perencanaan Strategik SDM
selaras dengan rencana jangka panjang perusahaan, apakah aspirasi
pegawai sudah dipertimbangkan agar pengembangan kariemya
selaras dengan tujuan kariernya.
b. Proses mencakup tiga tahapan yaitu:
Pertama tahap assesment bertujuan menggali kompetensi pegawai
dan data berupa indivual's profile di simpan dalam bentuk
Managerial Inventory, Profesional Inventory dan Staff Inventory.
Dalam hal ini auditor perlu memeriksa dan mengevaluasi apakah
inventory tersebut sudah dilakukan dan apakah sudah dibuat matriks
dengan hasil penilaian kinerja pegawai bersangkutan serta di
dokumentasikan dalam bentuk portofolio (peta kompetensi) SDM.
Kedua tahap perencanaan karier merupakan tahap pengarahan di
mana manajemen khususnya para manajer SDM atau bisa pula
atasan langsung duduk bersama pegawai serta berbicara dan
berdialog secara terbuka mengenai tujuan karier dan rencana
pegawai untuk merealisasikan keinginannya tersebut. Di samping itu
atasan biasanya menyelenggarakan konseling, suatu pertemuan
untuk dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan yang dimiliki
pegawai. Dalam hal ini sebaiknya auditor memeriksa apakah ada
kesepakatan bersama mengenai rencana tindak lanjut yang akan
dilakukan pegawai.
EKMA4476/MODUL 2
c.
2.41
Inl.
2.42
r-----------------------------------1
I
I
I
I
I
...
I ~
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
Perencanaan
Audit
..
~
Persiapan
Audit
I~
I
I
I
I
I
1.,.
1 ...
I
I
I
I
I
1.,.
~
Proses Bisnis
~ ~
INPUT
KPI Organisasi .., KPI unit kerja
.., KPI Individual
Perencanaan Kinerja dan penentuan
standar penilaian
Proses
Pengumpulan data
Dokumentasi hasil kinerja
OUTPUT
Hasil penilaian kinerja
Pemanfaatan hasil
~-----------------------------------~
Pelaksanaan Audit
..
~
Pelaporan
Audit
Tindak
Lanjut
Audit
EKMA4476/MODUL 2
2.43
Dari gambar tersebut di atas, maka ada empat (4) cakupan audit
Penilaian Kinerja, yaitu:
1. Audit praktek Penilaian Kinerj a, mengenai ketaatan as as terhadap
kebijakan, Standard Operating Procedure (SOP) dan peraturanperaturan terkait Penilaian Kinerj a.
2. Audit mengenai integrasi Penilaian Kinerja dengan sistem MSDM
lainnya antara lain dengan Sistem Pelatihan, Sistem Balas Jasa dan
Sistem Karier.
3. Audit terhadap efisiensi dan efektivitas Penilaian Kinerja.
Efisiensi terkait dengan biaya-biaya yang dikeluarkan dalam pelaksanaan
atau implementasi program Penilaian Kinerja.
Efektivitas terkait dengan hasil penilaian kinerja pegawai, dalam arti
apakah produktif dan memiliki kompetensi yang bisa mendukung
pelaksanaan tugas dengan baik.
4. Audit terhadap proses bisnis Penilaian Kinerja. Berbicara mengenai
proses bisnis penilaian kinerja maka Key Performance Indicators (KPI),
Standar penilaian dan kinerja aktual adalah input yang dibutuhkan.
Proses penilaian kinerja pada intinya adalah membandingkan kinerja
indi vidu dengan standar kinerj a j abatan yang telah dirumuskan.
Penilaian kinerja adalah proses di mana organisasi menilai kinerja
individu. Penilaian kinerja tersebut bisa dilakukan oleh:
1. atasan langsung;
2. atasan tidak langsung;
3. rekan kerja;
4. bawahan;
5. diri sendiri;
6. pelanggan (internal dan atau eksternal).
Hasil penilaian kinerja sebagai output dari proses penilaian kinerja
kemudian menjadi dasar untuk pengambilan keputusan di bidang SDM,
seperti keputusan promosi, pembagian bonus, pelatihan dan pengembangan,
dan sebagainya.
Penilaian kinerja merupakan salah satu bagian atau komponen dari
manajemen kinerja. Manajemen kinerja adalah sebuah proses yang
mengonsolidasikan penentuan tujuan, penilaian kinerja, dan pengembangan
dalam suatu sistem yang terintegrasi yang bertujuan untuk memastikan
bahwa kinerja individu mendukung tujuan strategis perusahaan.
2.44
1.
Perencanaan Kinerja
Merupakan tahap awal dari manajemen kinerja di mana manajer dan
karyawan bekerja sama untuk mengidentifikasi, memahami, dan menyepakati
apa yang harus dikerjakan karyawan berikut standar kinerjanya. Bagi
perusahaan yang menggunakan metode management by objective (MBO),
standar kinerja tersebut akan diturunkan dari target unit kerja yang
diturunkan dari target perusahaan. Apabila perusahaan belum mengadopsi
metode MBO, biasanya perusahaan akan menggunakan input atau proses
sebagai standar penilaian kinerj a yang dituangkan dalam faktor penilaian
kinerja, misalnya:
a. komunikasi;
b. kerj a sama;
c. kepemimpinan;
d. kedisiplinan;
e. integritas;
f. tingkat kehadiran.
2.
EKMA4476/MODUL 2
4.
Penilaian Kinerja
2.45
5.
2.46
Komponen Balas Jasa dapat dilihat pada Gambar 2.10 berikut ini.
:.u
Kllm~pens~-&i
...
.L
. R<tlrt]l(e~-~
~kerjaan
. .. :r"ntaoga\1
.
"""'
I'
Nar1 Monete-1
I,
Linqk~1n~n
'
II
II
:
:
-I
I;1.
llugas Me'narik
R&lg.ernbirngan airi
l<atir
I'
i
'
I'
I'
&.ek.etjaah
~
Rasa arnan
Sud aha b:ekerjaPLIJia n .& Penwaktran
:Slrr\1501S~tijS
J.
~pensasi Lan~ng
Asurans1
' ..
''
~j
- ~eseharta1i
Kem!Si
~ A9]Ef<
Tttmjifngari
.. ~ransp,Q rt
~ ~I'JUma,hah
I!
1-
Bib:nus
Tiliijangaii
lnsentif
2.
a.
b.
EKMA4476/MODUL 2
2.47
Kompensasi Moneter
Kompensasi langsung
1) Gaji atau upah
2) Komisi
3) Bonus
4) Insentif
Kompensasi tidak langsung
1) Asuransi kesehatan
2) Jamsostek
3) Tunjangan transpor
4) Tunjangan perumahan
2.48
-------------------------KalllllnAlla.._. :
I
1<111)11111
i
...
I
I
I
I
~----------------------- :
I
----------------------~ I1
I
~------~~-------r II~
I
I
I
I
I
I
I
i!
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
'
II EtelaJi
I .
' _
- -~ '
-
..
I
I
r
J
II
'
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
II
I
I
I
I
r
J
r
I
I
I
I
I
I
Pao,ua...........
II
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
I
II
II
--~-------
--- -------------.J
......
,..
........
l.!ltt
,....
EKMA4476/MODUL 2
2.49
Dalam pelaksanaan Audit Balas Jasa, maka auditor perlu memeriksa halhal beriku t.
a. Apakah analisajabatan sudah dilakukan?
Analisis jabatan merupakan tahap awal yang penting yang hasilnya dapat
digunakan untuk melakukan evaluasi jabatan. Proses analisis jabatan
sudah diuraikan dalam bagian sebelumnya.
b. Apakah evaluasi jabatan sudah dilakukan dengan benar dan efektif?
Evaluasi jabatan adalah proses sistematis untuk menentukan nilai relatif
jabatan, yang menggambarkan berat ringannya jabatan (nilai jabatan)
dalam sebuah organisasi. Evaluasi jabatan harus dilakukan untuk
mencapai keadilan internal (internal equity).
Beberapa metode untuk melakukan evaluasi jabatan adalah:
1) job ranking;
2) job grading atau classification;
3) factor comparison;
4) point system.
c. Apakah survei gaji sudah dilakukan?
Apabila evaluasi jabatan dilakukan untuk mencapai keadilan internal,
maka survei gaji dilakukan untuk mencapai keadilan ekstemal (external
equity). Hal yang perlu diperhatikan auditor, apakah dalam melakukan
survei gaji, perusahaan membandingkan jabatan yang serupa atau
berbeda. Sering kali nama jabatan (job title) yang sama ternyata
memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda dalam perusahaan
yang berbeda. Di sisi lain sekalipun nama jabatan berbeda pada
kenyataannya memiliki lingkup tugas dan tanggung jawab yang sama.
Sementara untuk perusahaan pembanding, perusahaan tersebut harus
berada dalam industri yang sama atau sejenis dengan ukuran yang relatif
sama. Hal ini penting karena tiap industri memiliki tingkat kompensasi
yang berbeda, demikian juga ukuran perusahaan akan mempengaruhi
tingkat kompensasi.
Survei gaji dapat berasal dari:
1) Departemen Tenaga Kerja.
2) Asosiasi profesional.
3) Asosiasi industri atau perusahaan.
4) Konsultan.
2.5Q
d.
LATI HAN
EKMA4476/MODUL 2
2.51
RANGKUMAN
2.52
..
=-
TES
FORMATIF 3- - - - - - - - - - - - - - - -
2)
Yang menjadi masukan atau input dalam sistern karier adalah ....
A. perencanaan strategik SDM, aspirasi, minat dan motivasi pegawai
B. asesmen kompetensi
C. perencanaan karier
D. pengembangan karier
3)
4)
Tug as yang menarik dan menantang adalah bentuk dari kompensasi ....
A. langsung
B. tidak langsung
C. moneter
D. nonmoneter
5)
2.53
EKMA4476/MODUL 2
2.54
KEGIATAN
BELAL.JAR
3.
4.
EKMA4476/MODUL 2
2.55
2.56
B. AUDIT KETAATAN
Audit ketaatan dilakukan untuk menilai apakah auditee menaati
kebijakan, prosedur dan regulasi yang ditetapkan atasan atau pihak
berwewenang. Sebagai contoh setiap tahun lembaga akuntan publik (pihak
ekstemal) melakukan audit terhadap bagian keuangan suatu perusahaan,
untuk memeriksa apakah laporan keuangan yang dibuat dalam laporan
manajemen sesuai dengan kebijakan dan regulasi yang ditetapkan
pemerintah. Sebelum audit dilakukan oleh pihak eksternal, pemeriksaan
laporan keuangan sudah lebih dahulu dilakukan oleh pihak internal yaitu oleh
Satuan Pengawasan Internal. Mengacu pada batasan tersebut, audit ketaatan
di bidang SDM merupakan suatu proses pemeriksaan dan evaluasi atas
praktek MSDM apakah sudah sesuai dengan kebijakan, prosedur dan
peraturan yang berlaku di perusahaan termasuk juga apakah sudah sesuai
dengan regulasi yang ditetapkan pemerintah.
Sebagai contoh apakah upah minimum yang diberikan kepada pegawai
memenuhi regulasi? Apakah perusahaan sudah memiliki buku peraturan
kepegawaian yang memuat hak dan kewajiban pegawai?
Terkait dengan berbagai peraturan dan perundang-undangan yang
berlaku dan ditetapkan oleh pemerintah, di negara maju (USA, Eropa) lazim
dilakukan audit ketaatan terhadap EEO (Equal Employee Oppurtunity),
pelecehan rasial (racial harassment), ERISA reporting dan lain-lain.
Di Indonesia dua tahun terakhir ini, dalam Institusi Pemerintah, Badan
Usaha Milik Negara (BUMN), atau Badan Usaha Milik Daerah (BUMD)
digalakkan audit terhadap pengadaan barang dan jasa untuk mengetahui
apakah proses pengadaan barang dan jasa yang dilakukan melalui proses
lelang sudah diterapkan sesuai dengan prosedur dan ketentuan, peraturan
perundang-undangan tentang pengadaan barang danjasa yang berlaku.
Mengapa perusahaan perlu melakukan audit ketaatan? Dari sisi pegawai
audit ketaatan perlu dilakukan karena pegawai membutuhkan keadilan,
mendapatkan haknya dan tidak diperlakukan semena-mena oleh manajemen
atau oleh pemilik perusahaan, yang berorientasi pada keuntungan yang
sebesar-besamya tanpa mengutamakan kesejahteraan pegawai. Sedangkan
dari sisi perusahaan, audit ketaatan wajib dilakukan karena hila tidak
dilakukan, biaya yang harus dikeluarkan justru akan menjadi lebih besar
sehingga akan berdarnpak pada pengurangan keuntungan perusahaan yang
telah diperoleh.
EKMA4476/MODUL 2
2.57
2.58
EKMA4476/MODUL 2
2.59
Dalam hal ini, agar penegakan disiplin efektif dan bermanfaat bagi
manajemen maupun bagi pegawai, sebaiknya pegawai lebih dahulu diberi
peringatan dan tindakan disiplin yang bersifat progresif serta diterapkan
secara konsisten. Untuk itu sebaiknya perusahaan melakukan pendekatan
melalui program konsultasi, agar pegawai terdorong aktif berpartisipasi
dalam program penegakan disiplin, sehingga pada akhirnya atas kesadaran
diri sendiri memiliki kesediaan dan kemauan untuk menaati kebijakan,
prosedur, peraturan, dan perundang-undangan yang berlaku
2.60
2.
3.
4.
5.
EKMA4476/MODUL 2
2.61
2.62
l(rebUWna"rnn~'Ul1)fan aRan
: s~biU~ ~
.
., 1
r~-
'' 11 - J
.ft,Jd:ava M ~s .
P~t(j q'~r'4 I
~ ~~.~~v~ ~~~llf1
r!A1 mk~r.u~
' i>.
'
fnterrial
...
-........
. -- ......... . _ ._
Buday a
illlSl
Budaya
clan
Budaya
birokratik
EKMA4476/MODUL 2
2.63
2.64
sesaat. Etika menjadi isu perhatian karena para manajer tersebut 1ng1n
menghindari kesalahan menentukan langkah-langkah operasional yang
menyebabkan perusahaan kehilangan billion dolar seperti halnya yang
dialami oleh Salomon Brothers, Bridgestone/Firestone dan Enron.
Akan tetapi kemudian, Paine melihat adanya perubahan cara pandang.
Para manajer mulai melihat sisi positif dari etika, menyadari bahwa nilai-nilai
yang dijadikan pedoman dalam berperilaku dan memutuskan suatu tindakan,
memberikan kontribusi yang positif pada fungsi pengelolaan perusahaan
sehari-hari maupun pada citra dan keberadaan jangka panjang perusahaan.
LATIHAN
2)
Jelaskan apa yang dimaksud dengan job fit, motivational fit dan
organizational fit dalam audit kepuasan kerja pegawai!
Jelaskan 4 kategori budaya perusahaan menurut Deal dan Kennedy!
Menurut George & Jones, job fit adalah kesesuaian aspek pribadi
pegawai dengan karakteristik pekerjaan yang memberi dampak pada
kepuasan kerja. Motivational fit adalah kesesuaian nilai-nilai intrinsik
2)
EKMA4476/MODUL 2
2.65
RANGKUMAN~----------------------------------
2.66
..
=-
TES
FORMATIF 4- - - - - - - - - - - - - - - -
2)
3)
4)
5)
Berikut merupakan aktivitas menciptakan dan mempertahankan nilainilai utama perusahaan, kecuali ....
A. proses sosialisasi
B. proses intemalisasi
C. proses pelatihan
D. proses indektrinasi
2.67
EKMA4476/MODUL 2
2.68
2)
D
B
B
A
3)
4)
5)
Tes Formatif 3
1) D
2) A
3) B
4) D
5) D
Tes Formatif2
1) D
2) D
3) B
4) D
5) c
Tes Formatif 4
1) D
2) D
3) B
4) A
5) c
EKMA4476/MODUL 2
2.69
Daftar Pustaka
Brown, Andre (1998). Organizational Culture, Second Edition, Financial
Times, Prentice Hall.
George, Jennifer M & Jones, Gareth R (1999). Organizational Behavior.
Second Edition, Addision Wesley Publishing Company, Inc.
Michaels, Ed, Jones. Helen Handfeld. Axeltrod, Beth (2001). The War For
Talent. Me Kinsey & Company, Inc.
Noe, R.A., Hollenbeck, J.R., Gerhart, B. dan Wright, P.M. (2000). Human
Resource Management: Gaining a Competitive Advantage. 3rd Edition.
Boston: McGraw-Hill Companies, Inc.
Paine, Lynn S (2002). Where Morals and Profits Meet: The Corporate Value
Shift, Harvard Business School, Working Knowledge, http:
I/hbswk.hbs.edu/item/3179 .html.
Robbins, Stephen.P & Judge, Timothy A.(2009). Organizational Behavior.
13th Edition, New Jersey: Pearson Prentice Hall.
Stone, Raymond, J (2002). Human Recource Management, Fourth Edition,
John Wiley & Sons Australia, Ltd.
Susanto, A.B (1987). Budaya Perusahaan, Elex Media Komputindo, Jakarta:
Kelompok Gramedia.
Susilo, Willy. (2002). Audit SDM. Cetakan Pertama, PT. Vorqistatama
Binamega.
Tunggal, Amin Wijaya (1995). Audit Manajemen Kontemporer. Cetakan
Pertama. Jakarta: Harvarindo.
Ulrich, D & Brockbank, Wayne.( 2005). The HR Value Propotition, Boston,
Massachusetts: Harvard Business School Press.
Ulrich, D. (1997). Human Resource Champions: The Next Agenda for
Adding Value and Delivering Results. Boston: Harvard Business School
Press.
MDDUL 3
3.2
3.3
EKMA4476/MODUL 3
KEGIATAN
BELAL.JAR
3.4
2.
d.
EKMA4476/MODUL 3
3.5
3.
Analisis dokumen
Analisis dokumen SDM yang dapat dilakukan antara lain dengan
meneliti berbagai dokumen terkait pengelolaan SDM perusahaan seperti
uraian dan spesifikasi jabatan, perhitungan kebutuhan tenaga kerja, SOP
rekrutmen dan seleksi, evaluasi terhadap hasil pelatihan, formulir penilaian
kinerja, dan sebagainya. Analisis dokumen bahkan sudah bisa dilakukan
sejak investigasi awal. Dengan menganalisis dokumen yang ada, auditor
dapat menemukan kekurangan atau potensi masalah yang mungkin terjadi
dalam pengelolaan SDM. Tentu saja, hasil analisis dokumen ini masih perlu
diklarifikasi oleh auditee untuk meminta penjelasan dan analisis lebih lanjut.
Namun demikian, auditor bisa saja sudah menghasilkan temuan atau bahkan
kesimpulan awal setelah menganalisis dokumen yang ada. Hal ini
dimungkinkan apabila auditor memiliki kompetensi yang memadai dan
memiliki jam terbang atau pengalaman yang cukup dalam melakukan audit.
3.6
b.
Wawancara
W awancara merupakan cara yang sangat efektif untuk mendapatkan
informasi atau mengklarifikasi temuan yang dihasilkan dari analisis
dokumen. W awancara bisa dilakukan terhadap manajer SDM, profesional
SDM yang menangani aktivitas manajemen SDM tertentu seperti staf bagian
rekrutmen dan seleksi, atau staf yang menangani pelatihan. W awancara untuk
menggali informasi bisa juga dilakukan terhadap manajer lini atau karyawan
bias a. Yang harus diperhatikan oleh auditor dalam melakukan wawancara
adalah mewawancara orang atau sumber informasi yang tepat, dapat memberi
informasi yang dibutuhkan dalam melakukan audit. Jabatan informan yang
lebih tinggi tidak menjamin bahwa informasi yang diberikan akan memadai,
terutama apabila informasi yang dibutuhkan bersifat rinci atau detail. Prinsip
komunikasi atau wawancara secara umum dapat diterapkan dalam proses
audit SDM, seperti membangun rapport dengan interviewee, menjelaskan
maksud dan tujuan wawancara, melakukan probing, dan sebagainya. Auditor
disarankan untuk menginformasikan terlebih dahulu mengenai jadwal dan
materi wawancara, terutama apabila auditor meminta interviewee untuk
menyiapkan berbagai laporan atau dokumen yang dibutuhkan terlebih
dahulu. Auditor harus merekam, setidaknya membuat catatan atas berbagai
informasi yang dikemukakan dalam wawancara, dan meminta konfirmasi
dari interviewee atas wawancara yang telah dilakukan.
Analisis historis
Analisis terhadap data historis dapat dilakukan dalam audit SDM,
misalnya dengan membandingkan selection ratio untuk jabatan tertentu,
tingkat kehadiran karyawan, atau jumlah jam pelatihan per orang per tahun
selama beberapa tahun terakhir. Berbagai data historis ini bisa didapatkan
melalui data sekunder berupa laporan yang ada, atau berupa data primer
melalui survei dan atau wawancara. Data historis tersebut mungkin saja tidak
tersedia secara langsung namun harus diolah terlebih dahulu baru dilakukan
analisis. Misalnya dalam melakukan proses rekrutmen dan seleksi,
perusahaan tidak menetapkan selection ratio. Auditor bisa meminta data
jumlah pelamar, berapa pelamar yang lolos setiap tahapan seleksi, sampai
jumlah pelamar yang diterima. Dari berbagai data ini, auditor kemudian bisa
menghitung selection ratio dari proses rekrutmen dan seleksi tersebut.
Demikian juga untuk data jumlah jam pelatihan per orang per tahun, di mana
auditor dapat meminta jumlah jam pelatihan selama setahun dan jumlah
c.
EKMA4476/MODUL 3
3.7
karyawan untuk mendapatkan informasi jumlab jam pelatiban per orang per
tabun.
d.
Survei
Auditor juga dapat melakukan survei, misalnya untuk mengetabui
tingkat kepuasan kerja karyawan atau survei terbadap manajer lini terbadap
efektivitas departemen SDM dalam menjalankan fungsinya terkait
pengelolaan SDM. Survei dengan menggunakan kuesioner ini menawarkan
beberapa keuntungan dalam audit SDM. Keuntungan utama dari kuesioner
adalab auditor mendapatkan informasi yang banyak dalam waktu dan biaya
yang relatif kecil. Selain itu, informasi dapat dengan mudab di tabulasi dan
diolab karena bentuk pertanyaan yang seragam. Meskipun demikian, survei
dengan menggunakan kuesioner juga memiliki kelemaban di mana informasi
yang diperoleb mungkin tidak mendalam sebingga auditor perlu melakukan
klarifikasi atau verifikasi lebib lanjut. Hal yang barus diperbatikan adalab
dalam menyusun kuesioner di mana babasa yang digunakan barus
disesuaikan dan dapat dimengerti oleb responden yang ditargetkan. Selain
itu, pemiliban responden dan distribusi kuesioner juga penting untuk
dilakukan secara cermat.
e.
Eksperimen
Audit SDM dapat juga dilakukan melalui eksperimen, misalnya dengan
menerima calon karyawan yang basil psikotesnya kurang disarankan untuk
menilai reliabilitas dan validitas alat tes yang digunakan. Pelatiban dengan
menggunakan metode atau vendor yang berbeda dapat juga dilakukan untuk
mengetabui efektivitas masing-masing metode atau vendor pelatiban tersebut.
Pada prinsipnya, eksperimen dilakukan dengan melibatkan obyek atau
kelompok yang mendapat treatment dengan obyek atau kelompok yang tidak
mendapat treatment (control group). Dengan demikian, basil dari treatment
tadi dapat dibandingkan antara kedua kelompok tersebut. Eksperimen dalam
audit SDM barus dilakukan dengan sangat hati-bati mengingat eksperimen
ini dilakukan terbadap manusia.
Dari lima instrumen riset yang telab diuraikan di atas, umumnya yang
paling sering digunakan oleb peneliti selain analisa dokumen adalab survei
dengan angket (kuesioner) yang kemudian ditindaklanjuti dengan
wawancara.
3.8
3.9
EKMA4476/MODUL 3
AUDIT KOMPATIBILITAS
1.
2.
3.
4.
dimiliki
sudah
terkait
dengan
5.
3.10
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------3.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------4.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------5.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------6.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
EKMA4476/MODUL 3
7.
3. 11
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------8.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------9.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
3.12
Eflldivllu
'
""'
..
,~
TIS 1 2 3 4 6
Auditor
I . ''
' . I ,
'
: I :
'
..
..'
'
.- - . - .
. :.
'
I :
.......
'-
..._,_,_
I : I
...._. 1..
I I : '
EKMA4476/MODUL 3
3.13
3.14
6)
c.
d.
1.
2.
EKMA4476/MODUL 3
3.15
LATIHAN
3.16
RANGKUMAN- - - - - - - - - - - - - - - - - -
3.17
EKMA4476/MODUL 3
TES
FORMATIF
1- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
3.18
4)
5)
3.19
EKMA4476/MODUL 3
KEGIATAN
BELAL.JAR
1.
2.
3.
3.20
1.
2.
3.
4.
5.
3.21
EKMA4476/MODUL 3
6.
7.
1.
2.
3.
1.
2.
3.
4.
5.
No.
Kondisi &
Pen'elasan
KPM
Lampi ran
3.22
No.
10
11
12
Kondisi &
Pen'elasan
KPM
Lampi ran
3.23
EKMA4476/ MODUL 3
WP
Ref
No.
13
14
15
Paraf
Kondisi &
Pen'elasan
Lampi ran
Catatan Reviewer
Auditor
(...............................)
Auditee
(..............................)
3.24
No
manaJemen.
Kondisi &
Penjelasan
Lampi ran
3.25
EKMA4476/ MODUL 3
No
10
11
12
Apakah
informasi
Analisa Jabatan
dimanfaatkan bagi aktivitas Sumber Daya
Manusia terkait dengan Program rekrutmen
dan seleksi pegawai? Program Pelatihan
dan Pengembangan pegawai? Penilaian
Kinerja pegawai? Penyempurnaan struktur
organisasi?
Penyempurnaan
Sistem
Prosedur Subsistem Sumber Daya
Man usia? Jelaskan jawaban Anda!
13
Paraf
Kondisi &
Pen 'elasan
Lampi ran
Catatan Reviewer
Auditor
(............................... )
Auditee
(..............................)
3.26
WP
Ref.
No.
1
Kondisi &
Pen"elasan
KPM
Lampi ran
3.27
EKMA4476/ MODUL 3
WP
Ref.
No.
8
I.
Headhunter
J. Perusahaan swasta./Konsultan
profesional
k. Open House
I. Pegawai yang keluar
Paraf
Kondisi &
Pen"elasan
Lampi ran
Catatan Reviewer
Auditor
(............................... )
Auditee
(.............................. )
3.28
No
Kondisi &
Pen"elasan
Lampi ran
3.29
EKMA4476/ MODUL 3
WP
Ref.
No
10
11
12
13
Paraf
Kondisi &
Pen'elasan
Lampi ran
Catatan Reviewer
Auditor
(............................... )
Auditee
(.............................. )
3.30
LATIHAN
2)
RANGKUMAN
3.31
EKMA4476/MODUL 3
T E S
F 0 R MAT I F
2=-------------------
2)
3)
4)
5)
3.32
C. tes kesehatan
D. wawancara pengguna
6)
3.33
EKMA4476/MODUL 3
KEGIATAN
BELAL.JAR
1.
2.
3.
audit
pelatihan
dan
3.34
1.
2.
3.
Contoh kuesioner yang digunakan dalam audit sistem karier dapat dilihat
pada halaman 40.
1.
2.
3.
4.
EKMA4476/MODUL 3
3.35
3.36
No
Kondisi &
Pen'elasan
Lampi ran
3.37
EKMA4476/ MODUL 3
No
Kondisi &
Pen'elasan
Lampi ran
3.38
No
10
11
12
Kondisi &
Pen'elasan
Lampi ran
3.39
EKMA4476/ MODUL 3
WP
Ref.
No
13
14
Paraf
Kondisi &
Pen'elasan
Lampi ran
Catatan Reviewer
Auditor
(...............................)
Auditee
(..............................)
3.40
WP
Ref
Lampi ran
EKMA4476/ MODUL 3
3.41
WP
Ref
10
Lampi ran
3.42
WP
Ref
13
14
15
Paraf
Lampi ran
Catatan Reviewer
Auditor
(............................... )
Auditee
(..............................)
3.43
EKMA4476/MODUL 3
No.
10
Kondisi &
Penjelasan
Lampi ran
3.44
No.
12
13
14
15
16
17
18
19
Kondisi &
Penjelasan
Lampi ran
3.45
EKMA4476/ MODUL 3
No.
20
21
Apakah hasil penilaian kinerja dibandingkan dengan hasil penilaian kinerja tahuntahun sebelumnya?
22
23
24
25
Paraf
Kondisi &
Penjelasan
Lampi ran
Catatan Reviewer
Auditor
(............................... )
Auditee
(.............................. )
3.46
No.
10
Kondisi
Penjelasan
&
Lampiran
3.47
EKMA4476/ MODUL 3
sudah
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
KPM
3.48
22
23
24
25
Paraf
KPM
Catatan Reviewer
Auditor
(...............................)
Auditee
(..............................)
LATI HAN
3.49
EKMA4476/MODUL 3
RANGKUMAN
~----------------------------------
3.50
..
=-
TES
FORMATIF 3- - - - - - - - - - - - - - - -
2)
3)
4)
5)
EKMA4476/MODUL 3
3.51
3.52
2)
D
A
D
B
3)
4)
5)
Tes Formatif2
1) D
2) D
3) c
4) B
5) D
6) B
Tes Formatif 3
1)
2)
3)
4)
5)
c
D
A
EKMA4476/MODUL 3
3.53
Daftar Pustaka
Brown, Andre (1998). Organizational Culture, Second Edition, Finansial
Times, Prentice Hall.
Flesher, Dale L., dan Siewert, Stewart (1982). Independent Auditor's Guide
to Operational Auditing. New York: John Wiley & Sons.
George, Jennifer M & Jones, Gareth R (1999). Organizational Behavior.
Second Edition, Addision Wesley Publishing Company, Inc.
Herbert, Leo. (1979). Auditing the Performance of Management. California:
Wadsworth, Inc.
Michaels, Ed, Jones. Helen Handfeld. Axeltrod, Beth (2001). The War For
Talent. Me Kinsey & Company, Inc.
Noe, R.A., Hollenbeck, J.R., Gerhart, B. dan Wright, P.M. (2000). Human
Resource Management: Gaining a Competitive Advantage. 3rd Edition.
Boston: McGraw-Hill Companies, Inc.
Paine, Lynn S (2002), Where Morals and Profits Meet: The Corporate Value
Shift, Harvard Business School, Working Knowledge, http:
I/hbswk.hbs.edu/item/3179 .html
Robbins, Stephen. P & Judge, Timothy A.(2009). Organizational Behavior.
13th Edition, New Jersey: Pearson Prentice Hall.
Stone, Raymond, J (2002). Human Recource Management, Fourth Edition,
John Wiley& Sons Australia, Ltd.
Susanto, A.B (1987). Budaya Perusahaan, Elex Media Komputindo,
Kelompok Gramedia, Jakarta.
Susilo, Willy. (2002). Audit SDM. Cetakan Pertama, PT. Vorqistatama
Binamega.
3.54
MDDUL 4
PENDAHULUAN
4.2
4.3
EKMA4476/MODUL 4
KEGIATAN
BELAL.JAR
HR Metrics
A. LA TAR BELAKANG
Manajemen SDM terus berkembang dan berevolusi. Dahulu kita
mengenal yang namanya bagian personalia, bukan bagian SDM. Seperti
namanya, bagian personalia mengurus masalah personalia yang menekankan
pada administrasi personalia seperti absen, cuti, gaji, dan sebagainya.
Kemudian dalam perjalanannya bagian personalia bertransformasi menjadi
bagian SDM yang tidak sekedar menekankan pada urusan administrasi
personalia tetapi mengarah pada bagaimana mengelola SDM sebagai salah
satu sumber daya bagi perusahaan. Lebih lanjut, berkembang konsep SDM
sebagai modal manusia atau human capital. Bahkan beberapa perusahaan
sudah mengganti nama dari Departemen/Divisi SDM menjadi Departemen/
Divisi Human Capital. Hal ini menggambarkan pergeseran paradigma yang
menganggap SDM sebagai modal yang sangat penting.
Saat ini, pengelolaan SDM menjadi kian strategis bagi keberhasilan
perusahaan sehingga berkembang apa yang dikenal dengan strategic human
resources. Dalam perspektif ini, Departemen/Divisi SDM tidak lagi dilihat
sebagai unsur penunjang dalam keberhasilan perusahaan, tetapi dianggap
sebagai bagian yang sangat penting dan sering diibaratkan sebagai tangan
kanan dari manajemen puncak. Hal ini sesuai dengan pemikiran Dave Ulrich
yang sudah dijelaskan dalam Modul 1. Departemen SDM tidak lagi sekedar
dituntut untuk ahli di bidangnya sebagai administrative expert atau membela
kepentingan karyawan sebagai employee advocate. Lebih jauh, Departemen
SDM dituntut untuk mampu berperan menjadi mitra manajemen sebagai
strategic partner dan juga sebagai agen perubahan (change agent).
Pergeseran paradigma ini setidaknya dapat kita lihat dari berapa banyak
waktu yang dihabiskan oleh para profesional SDM untuk beberapa urusan
menurut persepsi mereka sendiri. Berikut adalah gambarannya.
4.4
Tabel 4. 1.
Persentase Waktu yang Dihabiskan Profesional SJr\11
Percenta 1e of time spent on ...
Maintaining records
Collect, track, and maintain data on employees
Auditing and controlling
Ensure compliance to internal operations, regulations,
and legal and union reG'uirements
Providing HR services
Assit with implementation and administration of HR
practices
Developing HR systems and practices
Desi 1n HR oroqrams, policies, and su"'nortinq svstems
Serving as strategic business partner
Serve as member of the management team; involved
with strategic HR planning, organizational design, and
strategic change
Sumber: Boudreau dan Ramstad, 2007
5- 7 vears ac:o
25.9
Current
13.2
14.8
13.3
36.4
32.0
12.6
18.1
9.6
23.5
EKMA4476/MODUL 4
4.5
4.6
lainnya seperti pemberian diskon atau bonus hadiah. Tuntutan serupa saat ini
juga dihadapi oleh Departemen SDM.
Pergeseran paradigma dalam manajemen SDM tersebut dapat dijelaskan
dalam gambar berikut.
.Oe4~s-lrii\S-
(.
r,.
tl
s~ ---. ~~
..-, Y
I.
.~.~~fV~~~ .
~I
1_:.
, 11lr~anizal ~
IMO'JSI10ns
..
nn1arr
I
~ ~~.$
..
l)ir:uwd.(ftg ~~~ ~
... iP'
!'! 1'1
...
..;.
.
-
Semua orang mungkin tidak akan menyangkal arti dan peran SDM bagi
perusahaan, yang tentunya membutuhkan biaya untuk membina dan
mengembangkan SDM. Semua pasti setuju dengan program pelatihan
misalnya. Masalahnya adalah, apa ukuran yang akan digunakan untuk
menilai efektivitas dan atau efisiensi pelatihan tersebut? Di era ini, ukuran
keberhasilan yang sering disebut dengan key performance indicator (KPI)
sudah merupakan keharusan. Ini seperti pepatah: "you can't control if you
can't measure" yang kurang lebih berarti "kita tidak dapat mengelola apabila
kita tidak bisa mengukur".
B. JENIS HR METRICS
Pada awalnya tidak mudah untuk menyusun atau mengembangkan
berbagai ukuran yang dapat digunakan untuk mengevaluasi keberhasilan
pengelolaan SDM di suatu perusahaan. Namun demikian, seiring dengan
berjalannya waktu dan meningkatnya profesionalisme pengelolaan SDM,
makin banyak ukuran tersebut yang berkembang dan dapat digunakan. Saat
ini bahkan berbagai ukuran atau metrics tersebut jumlahnya banyak sekali
4.7
EKMA4476/MODUL 4
dan sangat bervariasi sehingga perusahaan harus memilih ukuran apa yang
paling tepat buat perusahaan mereka.
Mark A. Huselid, Brian E. Becker dan Richard W. Beatty dalam
bukunya The Workforce Scorecard: Managing Human Capital to Execute
Strategy menjelaskan berbagai ukuran yang tersedia untuk mengevaluasi
keberhasilan pengelolaan SDM, yaitu:
Tabel 4. 2.
Ukuran Keberhasilan SJM dalam fv1encapai Tuj uan S rat egis Bisnis
Average price premium versus competition
sales
resolved satisfactorily
Number of custome suggestions received
and/or acted upon
Order-to-delivery time
market leader
the competition
Percent of clients extremely satisfied
with service
Percent of current shareholders liquidating
assets per year
Percent of customers order achieving
"perfect order status"
Percent of customers for whom we are
supplier of choice
Percent of customers who believe employees
can reolve product/service problems
Percent of customers who believe their issues/
concerns are listened and addressed
Percent of customers who report that their
product/service expectations have
been met
4.8
Dari tabel di atas kita dapat melihat bahwa ukuran tersebut sangat erat
terkait dengan bisnis perusahaan karena mengukur sejauh mana SDM dapat
membantu mencapai tujuan strategis perusahaan. Dengan demikian,
Departemen SDM juga ikut bertanggung jawab akan pencapaian sasaran dan
tujuan perusahaan, tidak lagi sekedar tanggung jawab Departemen Pemasaran
atau Penjualan. Berbagai ukuran lain yang sering digunakan adalah sebagai
berikut.
Tabel. 4. 3.
Ukuran Konsi st ensi S kap rvbnaj em en dan SJfv1 dal am rvlencapai
Target S: rat egis
Average change in performance-appraisal
rating over time
Consistency and clarity of messages from
top management and from HR
Effectiveness of information sharing among
departments
Effectiveness in dealing with poor performers
Employee turnover by performance level
and by controlability
Extent of adherence to core values, such as
cost consciousness, by the leadership team
and workforce
Extent of cross-functional teamwork
Extent of organizational learning
Extent to which employee will put forth the
extra or discretionary effort when ajob
upon date
Percent of service technicians who check out
on service expansion sales training
Percent of those attempting Series 7 and 9 exams
who pass on the first attempt
exams
Percent of employees involved in self-appraisal
Percent of employees making suggestions
Percent of employees who are recognized by
customers for outstanding performance
Percent ofemployees who are satisfied with the
level of coaching feedback received on the job
Percent of employees who feel they are
empowered to act on the customer's behalf
Percent of employees who met goals for
customer satisfaction
Percent of employees who report leaving the
company for compensatin reason
4.9
EKMA4476/ MODUL 4
Tabel 4.4.
Ukuran 8ej auh rvbna SJfv1 (Khususnya yang tv1enduduki Jabatan Kunci)
tv1emi Ii ki Ket erampi Ian unt uk tv1engeksekusi S rat egi
Bench strength (at least 3:1) of highly
qualified
"eligibles" for all executive openings
Compra-ratio status of critical human
capital
Degree of financial literacy among
employees
Depth of "excess capacity" of executives
and HR
to export to recent acquisitions
Depth of bench strength of change agents
to
deploy to needed business situations
Depth of workforce understanding of
linkage
of incentive measures to business
measures
Diversity of race and gender by job
category
Effectiveness of information sharing
among
departments
Employee commitment survey
scores
Employee competency growth
Employee
development/advancement
opportunities
Employee turnover by performance level
and
controllability
Exit rate of "C" players in "A"
positions
Exit rate of "C" players in "B" or "C"
positions
Exposures of cross-functional job
expenences
4.10
1s seen
by the workforce as effective sources
of
motivation and energy for the rest of
the
organization
Extent to which top management shows
commitment and leadership around knowledge
sharing issues throughout the
firm
Gap between current and needed
capabilities
in "A" positions
Growth rate of human capital in "A", "B",
and
"C" positions
Internal talent bench strength; availability
ratio
per
vacancy
4.11
EKMA4476/ MODUL 4
rev1ew
Proportion of employees receiving an
1ncrease
in evaluation during latest
performance
rev1ew
Proportion of local versus expatriate
employees
Proportion of non-entry-level job
opemngs
filled with internal candidates
Proportion relevant candidates ready for
international assignments
Quality of employees development and
advancement opportunities
Retention rate of "A" players in key
positions
Retention rate of "A" players in noncore
positions
Retention rate of critical human capital
during
organizational
transition/transformation
Retention rates of critical human capital
'V-0-V
4.12
Tabel 4. 5.
Ukuran Sej auh 1\Aana SJM Memahami S rat egi dan Apakah Budaya Ogani sasi
Mendukung Eksekusi S rat egi
Consistency and clarity of messages from
top
management and from HR
Degree to which a "shared mind-set"
exists
Depth of workforce understanding
of
business strategy
Depth of workforce understanding
of
linkage of incentive measures to
business
measures
Diversity of ideas
Employee commitment survey
scores
Employee engagement survey
scores
Employee job involvement survey
scores
Employee knowledge of status of change
efforts
by measures
Employee mind set readiness for strategic
transition
Employee mind-set/mind-set change to fit
strategic direction (or strategic change)
Employee satisfaction with advancement
opportunies, compensation and so on
4.13
EKMA4476/MODUL 4
expenence
to do so
Extent to which the organization's culture
supports an appropriate level of risk
taking
Extent to which the senior management
team
has clearly articulated competitive
strategy
Extent to which the workforces believe
that high
4.14
Tabel 4. 6.
Ukuran Keberhasilan lnvestasi SJM
Absenteeism rate by job category and job
performance
Accident costs
Attendance
level)
Benefit
cost
per
employee
Benefits costs as percent of payroll or
revenue
Benefits as percentage of total
compensation
Competency development expense
per
employee
costs
per
4.15
EKMA4476/ MODUL 4
Cost
affirmative actions
of
InJUrieS
process1ng
Time for new program design
Time needed to orient new
employees
Time to fill an open "A" position with an
"A" player
Total compensation as a percentage of
earn1ngs
or cash flow
Turnover
costs
Turnover rate by job category and job
performance
Variable labor cost as percent of
variable revenue
4.16
relevant costs
Tabel 4. 7.
Ukuran 8ej auh rvlana Praktek rvlanaj emen SJr\11 Terintegrasi
dengan S:rategi Bisnis
Extent to which customer expectations are
addressed
by
learning
programs
Extent to which employees are held
accountable
for their own performance
Extent to which employees are rewarded
for desired behavior
Extent to which employees believe that the
performance management system largely
determines
promotions
and
raises/bonuses
Extent to which employees can influence the
content and degree of challenge
associated
with their own development
plan
Extent to which employee feel that
performance
appraisal standards are specific,
challenging ,
and fair
the
EKMA4476/ MODUL 4
4.17
serv1ces
Extent to which the average employee
understand
how his or her job contribute to
financial
Result
Extent to which the average employee
understand
how his or her job contribute to key
business
processes
Line
manager
satisfaction
with
performance
management
outcomes
Line manager satisfaction with recruiting
and
hiring outcomes
Line manager satisfaction with training
outcomes
Line manager feedback on HR strategy
alignment
with business strategy (survey
scores)
Line manager satisfaction with new
hires
Magnitude of correlation between
customer
satisfaction ratings and reward
1ssuance
4.18
1ssues
Quality of training content
delivered
Satisfaction of
"A" players with
compensation
package
Satisfaction of
compensation
package
"C"
players
Tabel 4. 8.
Ukuran 8ej auh rvBna Praktek dan Kebij akan rvlanaj emen ffir\11
Didesain dan Diimplementasikan
employees
Average economic value (NPV) of
employee
suggestions
Average merit increase granted by job
classification
with
4.19
EKMA4476/ MODUL 4
and job
performance
Average time for managers to respond to
suggestions
Current percentile ranking on total
compensation
for "A" players
Current percentile ranking on total
compensation
for "C" players
Extent to which the workforce has access
to
business information to facilitate
decision
making
Extent to which a validated competency
model
is used as the basis for hiing,
developing,
managing, and rewarding employees
Interview-per-offer ratio in "A" positions
(selection ratio)
Customer satisfaction with hiring process
Exit rate of "C" players in "A"
positions
Exit rate of "C" players in "B" and "C"
positions
Extent to which all performance appraisals
contain a specific, written development
plan
Total compensation market percentile for
"A"
players
Firm salary/competitor salary
ratio
Firm's target percentile for total
compensation
opemng
Number of hours training typically received
by an experienced employee each
year
Number of qualified applicants per hire for
our
most important
hires
Number of suggestions for improvement
made
(or implemented) per
employee
Number of suggestions generated and/or
implemented
Percent of exempt and nonexempt
employees
eligible for annual cash or deferred
incentive
plans, or for profit sharing
Percent of all new hires selected based
primarily
on validated selection
methods
Percent "A" players promoted per
year
Percent "C" players promoted
per year
Percent employee understanding of non
financial
performance drivers
Percent employees whose pas is
performancecontingent
Percent employees with development
plans
4.20
mcrease
4.21
EKMA4476/MODUL 4
Proportion of absenteeism
4.22
Dari tabel di atas kita dapat melihat begitu banyak metrics yang dapat
digunakan untuk mengevaluasi efekti vitas dan efisiensi keberhasilan
pengelolaan SDM di suatu organisasi. Tentu saja, seperti sudah dikemukakan
sebelumnya, tidak semua metrics tersebut harus digunakan. Perusahaan atau
organisasi hanya perlu menggunakan beberapa metrics yang paling signifikan
mempengaruhi dan terkait dengan sasaran bisnisnya.
LATIHAN
4.23
EKMA4476/MODUL 4
dan sebagainya. Jawaban lebih rinci dapat dibaca pada materi modul
Tabel4.2 pada halaman 7.
RANGKUMAN- - - - - - - - - - - - - - - - - -
organ1sas1.
Dengan adanya pergeseran paradigma tersebut, dibutuhkan
berbagai ukuran (metrics) yang dapat digunakan untuk mengukur sejauh
mana SDM di suatu organisasi sudah dikelola secara efektif dan efisien.
Meskipun pada awalnya tidak mudah untuk menyusun dan
mengembangkan berbagai ukuran tersebut, saat ini sudah banyak
tersedia berbagai ukuran keberhasilan yang dapat digunakan. N amun
demikian, bukan berarti organisasi atau perusahaan harus menggunakan
semua atau sebanyak mungkin ukuran. Mereka malah harus memilih
beberapa metrics saja yang paling sesuai yang relevan dan
mempengaruhi pencapaian tujuan bisnisnya.
TES
FDRMATIF
1- - - - - - - - - - - - - - - -
2)
4.24
5)
= baik sekali
80 - 89% = baik
70 - 79% = cukup
< 70% = kurang
4.25
EKMA4476/MODUL 4
KEGIATAN
BELAL.JAR
Latar Belakang
Perusahaan mungkin masih bisa beroperasi bila tidak memiliki fasilitas
yang lengkap, atau metodologi canggih selama perusahaan tersebut memiliki
karyawan yang dapat diandalkan. Sebaliknya, apabila perusahaan memiliki
fasilitas dan teknologi yang canggih namun tidak memiliki karyawan yang
mampu menjalankannya maka tentu fasilitas tersebut tidak akan berarti. Hal
ini sesuai dengan pepatah "people make it possible" atau "oranglah yang
membuat segalanya mungkin".
Dengan demikian, operasi perusahaan akan terganggu apabila
perusahaan tidak memiliki SDM dalam jumlah dan kualifikasi yang
dibutuhkan. Sebagai contoh, sebuah perusahaan yang bergerak di bidang
konsumer goods yang sedang berkembang memprioritaskan jabatan
manajerial diisi secara internal. N amun, perkembangan bisnis yang sangat
cepat ternyata tidak mampu diimbangi oleh penyiapan kader internal.
Akibatnya, banyak posisi manajerial yang kosong selama berbulan-bulan.
Menyadari bahwa kondisi tersebut dapat mengganggu rencana bisnis
perusahaan, akhirnya perusahaan mengambil kebijakan untuk juga merekrut
profesional dari luar untuk mengisi jabatan manajerial dan jabatan kunci
lainnya.
Coba Anda bayangkan berapa kerugian perusahaan apabila ada jabatan
yang kosong. Misalnya di sebuah pabrik garmen terdapat beberapa posisi
operator yang kosong. Dengan asumsi seorang operator mampu
menghasilkan sepuluh potong pakaian sehari, maka dalam sebulan (dua puluh
hari kerja) seorang operator akan menghasilkan 200 potong pakaian. Apabila
setiap potong pakaian tersebut bernilai dua puluh ribu rupiah, maka potensi
kehilangan pendapatan setiap bulannya adalah empat juta rupiah. Nilai ini
hanya untuk seorang operator, yang tentunya makin banyak posisi yang
kosong maka makin besar potensi kehilangan pendapatan yang dihadapi.
4.26
2.
lowongan
pekerjaan,
dapat
dilakukan
jumlahpekerja x 00%
Tingkat Lowongan Pekerjaan = 100%1
jumlah formasi
Jumlah formasi adalah total seluruh posisi yang ada dalam perusahaan,
bukan jabatan. Misalnya dalam sebuah outlet rite! terdapat komposisi jabatan
dan posisi sebagai berikut.
~
1
2
3
4
5
Jabatan
Manajer Outlet
Kasir
Pelayan
Petugas kebersihan
Petugas keamanan
Posisi
1
3
7
2
2
Maka total formasi dalam outlet tersebut adalah 15 orang. Apabila saat ini
outlet tersebut memiliki 12 orang karyawan, maka tingkat lowongan
pekerjaan pada outlet tersebut adalah sebagai berikut:
4.27
EKMA4476/MODUL 4
.
.
jumlah pekerja
x 100%
T1ngkat Lowongan PekerJaan = 100%jumlah formasi
= 100%-
12
x100%
15
= 100%-80%
=20%
Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa ada 20% posisi dalam outlet
tersebut tidak terisi (lowong). Tentunya posisi yang kosong ini harus segera
diisi agar tidak mengganggu operasi atau aktivitas dalam outlet tersebut.
3.
Kritik
Terkait dengan penghitungan tingkat lowongan pekerjaan, auditor dalam
melakukan audit harus mencermati beberapa hal berikut.
a. Tingkat lowongan pekerjaan dalam sebuah perusahaan bisa saja tinggi
yang berarti banyak posisi yang tidak terisi. Auditor perlu mencermati
sejauh manakah hal ini mempengaruhi operasi perusahaan. Di
beberapa organisasi, banyak sekali posisi yang kosong namun
nyatanya hal ini sama sekali tidak mengganggu aktivitas. Untuk kasus
seperti ini, perlu diperhatikan apakah metode yang digunakan untuk
menghitung formasi sudah tepat atau belum. Yang sering terjadi
adalah organisasi menghitung formasi lebih banyak daripada
kebutuhan. Ada dua motif yang umumnya mendasari kejadian ini.
Pertama, mereka salah dalam memproyeksikan kebutuhan SDM.
Kedua, mereka sudah tahu secara tepat kebutuhan SDM nya berapa
namun mengajukan formasi yang lebih besar karena mereka tahu
biasanya pengajuan tersebut tidak pernah disetujui 100%. Akibatnya
tentu saja tingkat lowongan pekerjaan menjadi tinggi meskipun
sebenarnya jumlah formasi yang dihitung sudah dinaikkan terlebih
dahulu.
Namun apabila perhitungan formasi sudah tepat, maka posisi yang
kosong harus segera diisi. Mungkin saat ini karyawan yang ada dapat
dipaksa untuk bekerja lebih keras, termasuk dengan lembur atau
bahkan rangkap jabatan. Dalam jangka panjang kondisi ini tentu tidak
kondusif karena dapat menurunkan moral dan semangat kerja, bahkan
4.28
b.
1.
Latar Belakang
Semua perusahaan pasti membutuhkan karyawan, baik yang bergerak di
bidang jasa maupun di bidang manufaktur. Perusahaan dapat saja
menggunakan mesin atau teknologi yang paling canggih dalam menjalankan
aktivitas operasinya. Namun demikian, tentunya mereka tetap membutuhkan
karyawan yang harus mengoperasikan mesin tersebut. Mesin dan teknologi
yang digunakan oleh perusahaan dapat saja berganti karena mengikuti
perkembangan dinamika bisnis. Demikian halnya dengan SDM dalam suatu
perusahaan.
Pada kenyataannya, tidak ada perusahaan yang memiliki karyawan yang
sama dalam jangka panjang. Dalam menjalani masa kerjanya, semua
karyawan pasti akan mengalami pensiun. Beberapa di antaranya mungkin
tidak dapat meneruskan pekerjaannya karena cacat akibat kecelakaan kerja,
kecelakaan lainnya, atau bahkan karena meninggal dunia. Beberapa pekerja
wanita mungkin berhenti bekerja setelah menikah dan memiliki anak.
Beberapa karyawan lain mungkin mengajukan pengunduran diri karena
pindah bekerja di tempat lain, melanjutkan sekolah, ingin membuka usaha
sendiri, dan sebagainya.
Dalam konteks manajemen SDM, proses di mana karyawan
meninggalkan organisasinya dan harus diganti dikenal dengan perputaran
karyawan (employee turnover). Banyak perusahaan saat ini sangat peduli
terhadap tingkat perputaran karyawannya yang cenderung makin tinggi.
Makin derasnya arus informasi dan meningkatnya mobilitas para pekerja
EKMA4476/MODUL 4
4.29
4.30
2.
Separation rate
Resignation rate
x lOO%
Total resignations
Total number of employees
.d bl
Total separations- unavoidable separations lOOm
x
-;o
A vo1 a e turnover=
Total number of employees at mid month
Jadi, secara umum, tingkat perputaran karyawan atau dengan kata lain
tingkat keluar masuknya karyawan adalah jumlah karyawan yang PHK
(Pemutan Hubungan Kerja) dibagi jumlah karyawan pada pertengahan bulan
di kali dengan 100. Misalnya, PT KTI, sebuah perusahaan yang bergerak di
bidang teknologi informasi, pada pertengahan bulan Agustus 2009 memiliki
200 karyawan. Selama bulan Agustus tersebut, ada 5 karyawan yang
mengalami PHK. Maka tingkat separasi pada bulan Agustus 2009 adalah:
4.31
EKMA4476/MODUL 4
Separation rate
==
x100%
200
== 2,5%
Total resignations
x 10001
-;o
200
==2%
x100%
4.32
3.
Kritik
Tingkat turnover pegawai merupakan salah satu indikator yang paling
banyak digunakan oleh perusahaan untuk mengukur efektivitas pengelolaan
SDM-nya. Namun demikian, ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam
penggunaan HR metric ini, antara lain adalah:
a. Tingkat turnover bervariasi untuk setiap industri. Beberapa industri
menghadapi tingkat turnover pegawai yang tinggi, misalnya industri
teknologi informasi atau industri pertambangan. Karena itu,
perusahaan harus melakukan benchmarking pada perusahaan lain yang
sejenis untuk mengukur tinggi rendahnya tingkat turnover pegawai di
perusahaannya.
b. Tingkat turnover yang tinggi tidak selalu berarti jelek, dan sebaliknya
tingkat turnover yang rendah tidak selalu berarti baik. Perusahaan
yang sedang menjalankan program rasionalisasi atau pengurangan
pegawai misalnya tentu akan mengalami turnover pegawai yang
tinggi. Tingkat turnover yang tinggi ini akan berdampak positif
apabila karyawan yang keluar adalah mereka yang tidak lagi produktif
dan digantikan dengan karyawan baru yang masih produktif. Tingkat
turnover yang rendah juga dapat berakibat fatal bagi perusahaan. PT
KTI yang menghadapi tingkat resign sebesar 2% mungkin masih kecil
apabila dibanding rata-rata industri katakanlah sebesar 4%. Namun
demikian, apabila dari empat orang karyawan yang keluar tersebut tiga
di antaranya adalah manajer yang memegang jabatan kunci tentunya
akan sangat mempengaruhi kinerja perusahaan. Dengan demikian, kita
harus sangat berhati-hati dalam menafsirkan tingkat turnover pegawai
di suatu perusahaan.
Latar Belakang
Manajemen SDM secara umum terkait dengan tiga aktivitas: penarikan
SDM (attraction), pengembangan (development), dan retensi (retention).
Ketiga aktivitas atau fungsi ini sama pentingnya, dan harus dikelola secara
seimbang. Perusahaan tidak bisa sekedar melakukan rekrutmen dan seleksi
EKMA4476/MODUL 4
4.33
2.
4.34
dalam satu tahun. Perlu diingat bahwa angka ini hanya merupakan rata-rata.
Bila perusahaan menghitung dan mendapatkan basil 24 jam pelatihan per
orang per tahun bukan berarti semua karyawan sudah mendapat pelatihan
selama 24 jam dalam satu tahun. Bisa saja ada karyawan yang mendapat
40 jam pelatihan, 30 jam pelatihan, 20 jam pelatihan, 8 jam pelatihan, dan
ada juga yang tidak pemah mendapat pelatihan selama satu tahun.
Dalam penyelenggaraan pelatihan, harus juga diperhatikan tingkat
kehadiran peserta. Hal ini terutama untuk in house training dengan
memperhatikan kapasitas kelas. Penulis sering menemukan rendahnya tingkat
kehadiran peserta pelatihan terutama untuk pelatihan-pelatihan yang
diselenggarakan oleh Departemen atau BUMN. Ukuran ini dihitung dengan:
.
.
Jumlah peserta
Ras1o Peserta/Kapas1tas ==
x 100%
Kapasitas kelas
20
25
x100%
== 80%
Dengan
demikian,
terjadi
penyelenggaraan pelatihan tersebut.
3.
inefisiensi
sebesar
20%
dalam
Kritik
Dalam
melakukan
audit
pengembangan
SDM,
khususnya
penyelenggaraan pelatihan, auditor perlu memperhatikan beberapa hal
berikut.
a. Pelatihan hanya merupakan salah satu bentuk program pengembangan
SDM. Program pengembangan SDM lain yang bisa jadi lebih efektif
antara lain adalah penugasan (assigmnments), coaching dan
mentoring. Berikut adalah basil survei efektivitas beberapa metode
pengembangan SDM.
4.35
EKMA4476/MODUL 4
100
r-----------------------.
75
I JMIGIIJ'
50
25
75
50
..
~ if
"'
100
J .
b.
4.36
LATI HAN
2)
3)
RANGKUMAN
4.37
EKMA4476/MODUL 4
untuk jangka waktu yang lama maka hal ini dapat merugikan
perusahaan.
Masalah lain yang dihadapi oleh banyak perusahaan saat ini adalah
tingginya angka turnover atau keluar masuknya pegawai. Semakin tinggi
angka turnover pegawai, maka berarti makin tinggi biaya yang harus
dikeluarkan oleh perusahaan untuk memperoleh dan mempersiapkan
SDM yang baru.
Penyelenggaraan
pelatihan
sebagai
salah
satu
metode
pengembangan SDM harus diperhatikan perusahaan karena akan
bermanfaat baik bagi perusahaan maupun bagi karyawan. Perusahaan
harus memastikan bahwa karyawan memiliki kompetensi yang memadai
untuk menyelesaikan pekerjaannya, dan pelatihan adalah salah satu cara
yang dapat digunakan.
I.
TES
FDRMATIF 2- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
2)
3)
4)
paling
efektif
dalam
melakukan
4.38
A.
B.
C.
D.
5)
Pelatihan.
Penugasan (assignment).
Monitoring.
Coaching.
4.39
EKMA4476/MODUL 4
KEGIATAN
BELAL.JAR
Latar Belakang
Bayangkan Anda memiliki dua orang anak yang masih berusia tiga tahun
dan satu tahun. Anda mempekerjakan seorang baby sitter untuk menjaga dan
mengasuh kedua anak tersebut karena Anda dan pasangan harus bekerja.
Suatu hari, baby sitter tersebut tidak dapat menjalankan tugasnya karena
sakit, padahal Anda dan pasangan harus berangkat ke kantor. Dalam situasi
seperti ini, apa yang Anda lakukan?
Dalam situasi seperti ini, apabila tidak memiliki pilihan lain (misalnya
menitipkan anak di orang tua), maka biasanya salah satu pasangan akan
mengalah dan tidak masuk kerja. Jelas bahwa ini akan merugikan karena
Anda harus tidak masuk kerja. Hal ini mungkin berarti Anda akan kehilangan
kesempatan, atau bisa j adi ini akan mempengaruhi hasil penilaian kerj a di
kantor. Di sisi lain, ketika Anda tidak masuk kerja, maka tentunya hal ini
juga merugikan perusahaan atau organisasi di mana Anda bekerja. Mungkin
Anda tetap mendapat gaji ketika Anda tidak masuk kerja. Barangkali Anda
hanya kehilangan uang transpor, atau uang makan.
Ketika karyawan tidak masuk kerja, tentunya hal ini akan menimbulkan
kerugian bagi perusahaan. Seberapa besar tingkat kerugian ini mungkin
tergantung pada jenis pekerjaan yang ditinggalkan, dan juga industri di mana
perusahaan tersebut bergerak. Sebuah perusahaan multinasional yang
bergerak di bidang IT misalnya, membolehkan karyawannya beberapa hari
dalam sebulan untuk tidak masuk kantor. Namun demikian, hal ini bukan
berarti karyawan tersebut tidak bekerja. Mereka tetap bekerja, tetapi tidak
mengerjakan tugas-tugasnya di kantor. Mereka bisa menyelesaikan tugas
mereka di rumah, barangkali sambil mengasuh anak, atau di mall sekaligus
bertemu dengan ternan lama. Namun demikian, situasi ini bukanlah yang
dimaksud dengan tingkat absensi pekerja. Dengan dukungan teknologi
informasi saat ini, orang dapat bekerja kapan saja dan di mana saja. Kita
4.40
2.
EKMA4476/MODUL 4
4.41
---
60
==3
Selain frequency rate, ada juga ukuran absence rate yang mengukur
berapa banyak jam kerja yang hilang karena karyawan absen dalam periode
tertentu. Menghitung absence rate dilakukan dengan cara sebagai berikut:
Absence rate= Total labour hours lost through absences x 100
Total labour hours rostered
3.
Kritik
Dalam melakukan audit tingkat absensi, auditor harus memperhatikan
beberapa hal berikut ini.
a. Hati-hati dalam mencari dan menggunakan data pembanding
Seperti sudah dikemukakan di muka, setiap industri memiliki
karakteristiknya sendiri. Apabila Anda mengaudit perusahaan
manufaktur, tentu yang dijadikan benchmark juga harus perusahaan
4.42
b.
1.
Latar Belakang
Kebanyakan dari Anda tentunya sudah atau paling tidak pernah bekerja.
Apakah Anda pemah kerja lembur? Kalau pernah, berapa lama harus kerja
lembur, dan seberapa sering Anda harus kerja lembur?
Bagi perusahaan atau organisasi, kerja lembur sering kali tidak dapat
dihindari, misalnya ketika mendekati deadline atau tenggang waktu dari
suatu proyek atau penyelesaian laporan. Dari sisi karyawan, sebagian
mungkin menikmati kerja lembur antara lain karena mendapat penghasilan
tambahan. Dalam beberapa situasi, malah ditemukan bahwa upah lembur
seorang karyawan sama atau lebih tinggi daripada gaji pokoknya.
Namun demikian, dalam jangka panjang kerja lembur apabila dilakukan
terus-menerus dengan jam lembur yang panjang akan merugikan baik bagi
organisasi maupun bagi karyawan. Bagi organisasi, mereka mungkin harus
membayar lebih mahal, karena secara hukum undang-undang mengatur
mengenai tarif upah lembur yang lebih tinggi dibanding jam kerja normal.
Dari sisi karyawan, mereka mungkin mengalami ketidakpuasan dan tidak lagi
mau bekerja lembur walau dibayar mahal sekali pun. Apalagi saat ini, ada
kecenderungan bahwa dunia bergerak ke arab keseimbangan kerja dan
kehidupan personal. Apabila dipaksakan, karyawan mungkin mengalami
"burnout" dan akibatnya dapat meninggalkan perusahaan. Atau kalau tetap
bertahan, mungkin akan menimbulkan kelelahan atau stres dan tidak lagi
EKMA4476/MODUL 4
4.43
produktif, atau bahkan membuat banyak kesalahan. Tentu, pada akhirnya hal
ini juga akan merugikan perusahaan. Jadi, kerja lembur yang panjang dapat
menimbulkan beberapa dampak negatif, antara lain adalah:
a. menurunnya moral dan semangat kerja;
b. menurunnya kepuasan kerja;
c. meningkatnya keluhan karyawan;
d. menurunnya kualitas dan kuantitas hasil kerja;
e. meningkatnya absensi;
f. meningkatnya turnover.
2.
==--
100
==4
Jadi secara rata-rata, setiap karyawan bekerja lembur selama 4 jam pada
bulan tersebut. Tentu saja ini tidak berarti semua karyawan bekerja lembur
selama 4 jam; mungkin ada yang lebih lama, ada yang kurang, ada juga yang
tidak pernah lembur.
3.
Kritik
4.44
a.
1.
Latar Belakang
EKMA4476/MODUL 4
4.45
sia-sia. Perhitungkan juga biaya tinta printer yang dihabiskan, dan biaya
depresiasi printer yang terjadi.
Lebih fatal lagi, apabila kesalahan yang dibuat pekerja terlambat
dideteksi dan sudah sampai di tangan konsumen. Sebuah pabrik garmen
misalnya, mengalami kerugian yang sangat besar karena dianggap gagal
memenuhi pesanan pembelinya di luar negeri. Setelah pesanan jadi, maka
langsung dikirim ke negara pembeli. Namun setelah sampai dan dicek oleh
pembeli, pembeli menolak karena tingkat produk yang cacat melebihi
toleransi yang diperjanjikan sebelumnya. Akhirnya, produk tersebut
dikembalikan dan semua biaya yang terjadi harus ditanggung oleh pabrik
garmen tersebut. Pabrik garmen tersebut juga harus mengeluarkan biaya
ekstra, yaitu penalti atau denda yang harus dibayarkan kepada pembeli
karena dianggap wanprestasi.
Hal yang sama juga terjadi di sektor jasa. Bahkan dalam industri ini,
karyawan tidak boleh melakukan kesalahan karena ini dapat mempengaruhi
kepuasan konsumen, dan dalam jangka panjang akan menentukan berapa
banyak konsumen yang kembali. Hal ini disebabkan dalam industri jasa ada
konsep yang dikenal dengan moment of truth, yaitu titik di mana terjadinya
layanan bagi konsumen. Apabila Anda sedang makan di sebuah restoran, dan
ternyata pelayan membawakan makanan yang salah dan bukan yang Anda
pesan, apa yang Anda lakukan? Mungkin Anda akan marah karena sudah
menunggu cukup lama, atau mungkin juga Anda langsung membatalkan
pesanan, atau Anda tidak mau kernbali lagi ke res toran tersebut. Jelas ini
kerugian bagi restoran tersebut, karena biaya yang harus dikeluarkan untuk
menarik pelanggan baru jauh lebih besar daripada biaya untuk
mempertahankan pelanggan yang sudah ada.
Dalam konteks lain, kesalahan yang dibuat karyawan dapat
menimbulkan implikasi hukum yang serius, bahkan dapat mengakibatkan
perusahaan bangkrut atau pailit. Apabila seorang petugas apotek salah dalam
memberikan obat baik jenis maupun dosisnya, dan kesalahan ini
menimbulkan akibat yang fatal bagi pasien rnaka pasien dan atau keluarganya
mungkin akan menuntut petugas tersebut beserta dengan apotek di mana dia
bekerja secara hukum.
2.
4.46
. k K
h
Jumlah produk/layanan yang salah
m
x 100 -;o
T1ng at esa1a an =
Total produk/layanan
J adi apabila sebuah pabrik garmen dalam satu bulan menghasilkan 1000
potong kemeja, dan dalam bulan tersebut terdapat 20 produk yang cacat,
maka tingkat kesalahan pada bulan tersebut adalah sebagai berikut.
. k L b
Jumlahjam lembur
T1ng at em ur = - - - - - - Jumlah karyawan
==
20
100
x100
== 2%
3.
Kritik
Dalam melakukan audit tingkat kesalahan di suatu organisasi, auditor
harus memperhatikan beberapa hal berikut ini.
a.
EKMA4476/MODUL 4
4.47
1.
Latar Belakang
Reformasi yang terjadi pada tahun 1998 juga berdampak pada kondisi
ketenagakerjaan di Indonesia, khususnya dalam konteks hubungan industrial.
Masyarakat merasa lebih bebas untuk berekspresi dan menyatakan
pendapatnya. Dalam konteks hubungan industrial, karyawan khususnya kaum
buruh lebih berani dalam menyampaikan keluhan, pengaduan, dan bahkan
tuntutan kepada manajemen perusahaan.
Kondisi ini mengakibatkan cara perusahaan dalam menangani hubungan
dengan karyawannya dituntut untuk berubah. Seorang praktisi yang
menangani hubungan industrial di perusahaannya berkata bahwa saat ini
perusahaan tidak bisa lagi menggunakan pola represif untuk menangani
keluhan atau tuntutan buruh. Dengan setengah bercanda, dia mengatakan
kalau dulu ada buruh yang mengajukan tuntutan, mereka segera
menghubungi Kantor Komando Distrik Militer (Kodim) setempat (bukannya
Kantor Dinas Tenaga Kerja) dan masalah akan segera selesai. Sekarang,
mendatangkan satu batalion tentara pun tidak akan sanggup menangani aksi
buruh.
Saat ini, perusahaan dituntut untuk mengembangkan kemitraan dengan
karyawan atau buruh, dan mengutamakan komunikasi dan dialog dalam
menangani keluhan dan aspirasi mereka. Bahkan banyak perusahaan yang
berusaha secara proaktif mencari tabu apa saja keluhan dari karyawan.
Banyak perusahaan misalnya yang sudah rutin melakukan survei kepuasan
kerja atau employee opinion survey. Secara umum, survei ini mengukur iklim
kerja yang terdapat dalam organisasi, dan dapat mencakup berbagai dimensi
seperti kepemimpinan atasan, komunikasi, fasilitas kerja, upah dan gaji, dan
sebagainya. Survei seperti ini dapat menangkap aspirasi umum para
karyawan.
4.48
2.
---
400
== 0 05
'
Dengan demikian, secara rata-rata setiap karyawan mengajukan 0,05
keluhan dan pengaduan pada bulan tersebut.
EKMA4476/MODUL 4
4.49
3.
Kritik
Auditor harus memperhatikan beberapa hal berikut dalam melakukan
audit tingkat keluhan dan pengaduan.
a. Jangan berhenti pada menghitung tingkat keluhan dan pengaduan
Auditor dapat menghasilkan informasi yang lebih tajam bila
mengklasifikasikan jenis keluhan dan pengaduan, misalnya keluhan terhadap
atasan, terhadap fasilitas kerja, terhadap gaji dan tunjangan, dan sebagainya.
Auditor juga dapat menghitung tingkat keluhan dan pengaduan untuk setiap
masing-masing departemen. Dengan melakukan hal ini, auditor dapat
menghasilkan gambaran yang lebih akurat mengenai apa yang terjadi di suatu
perusahaan, dibanding hanya sekedar mendapat angka tingkat keluhan dan
pengaduan karyawan secara menyeluruh.
b.
LATIHAN
4.50
RANGKUMAN- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
EKMA4476/MODUL 4
4.51
.. .I
T E S
F 0 R MAT IF 3;__ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __
2)
Apabila dalam suatu bulan terdapat 200 jam kerja lembur, dan dalam
bulan tersebut ada 50 karyawan, maka tingkat lembur pada bulan
tersebu t adalah ....
A. 4 jam
B. 0,25 jam
C. 2jam
D. 3 jam
3)
4)
A.
B.
C.
D.
5)
3%.
1%.
0,03%.
2%.
4.52
4.53
EKMA4476/ MODUL 4
4)
5)
c
D
c
c
Tes Formatif2
1) B
2)
3)
4)
5)
c
D
B
D
Tes Formatif 3
1) D
2) A
3) B
4) c
5)
4.54
Daftar Pustaka
Boudreau, John W., dan Ramstad, Peter M .. (2007). Beyond HR: The New
Science of Human Capital. Boston: Harvard Business School Press.
Burkholder, Nicholas C., Golas, Scott, Shapiro, Jeremy. 2007. Ultimate
Performance: Measuring Human Resources at Work. New Jersey:
John Wiley & Sons.
Cascio, Wayne F. (1992). Managing Human Resources: Productivity,
Quality of Worklife, Profits. 3 rct edition. New York: McGraw Hill, Inc.
Fitz-enz, Jac. (2000). The ROI of Human Capital: Measuring the Economic
Value of Employee Performance. New York: American Management
Association.
Huselid, Mark A., Becker, Brian E., dan Beatty, Richard W. (2005). The
Workforce Scorecards: Managing Human Capital to Execute strategy.
Boston: Harvard Business School Press.
Michaels, Ed, Handfield-Jones, Helen & Axelrod, Beth. (2001). The War
for Talent. Boston: Harvard Business School Press.
Noe, Raymond A. et all. (2003). Human Resource Management: Gaining
Competitive Advantage. 4th edition. Boston: McGraw Hill.
Ulrich, D. dan Brockbank, Wayne (2005). The HR Value Proposition.
Boston: Harvard Business School Press.
MDDUL 5
5.2
Kegiatan Belajar 2:
1. Audit biaya pelatihan.
2. Audit biaya pengembangan organisasi.
Kegiatan Belajar 3:
1. Audit efektivitas SDM.
2. Audit kondisi lingkungan kerja.
3. Audit efektivitas organisasi Departemen/unit kerja SDM.
Di samping itu dalam rangka menilai efektivitas pembelajaran Anda,
maka pada setiap aktivitas Kegiatan Belajar (KB), diberikan rangkuman dan
Anda ditugaskan mengerjakan latihan serta tes formatif. Apabila skor Anda
kurang memuaskan, Anda diharapkan mempelajari kembali materi yang
diberikan. Dan bila skor Anda memuaskan, Anda bisa mempelajari modul
berikutnya (Modul 6).
Setelah mempelajari Modul 5 ini, secara umum Anda diharapkan dapat
menerapkan:
1. audit biaya-biaya umum yang lazim berlaku di perusahaan sehingga
dapat menilai efisiensi pengelolaan SDM dengan tepat;
2.
EKMA4476/MODUL 5
5.3
5.4
KEGIATAN
BELAL.JAR
HR department
budget
as
percentage of sales
HR expense per employee
HR expense/total expense
Incidence of injuries
Interviews per offer ratio (selection
ratio)
Lost time due to accidents
Measure of cycle time for key HR
processes by level of customer's
satisfaction
Number of applicants per recruiting
source by quality)
Number of courses taught by subject
Number of days lost to safety
incidents
EKMA4476/MODUL 5
5.5
Cost of injuries
Cost per grievance
Cost per hire
Cost per trainee hour
Number of stress-related illnesses
Number of training days and programs
per year
Offer-to-acceptance ratio
OSHA audits
Percentage of employee development
plans completed
Percentage and number of employees
involved in training
Percent correct data in HR information
system
Percentage of new material in training
programs each year
Percentage of payroll spent on training
Percentage of performance appraisals
completed on time
Dari tabel di atas, maka menurut Brian et al. (2001) efisiensi MSDM
dapat dinilai dari efisiensi aspek kunci MSDM yaitu:
1. Core efficiency (Efisiensi utama) mengukur biaya-biaya gaji dan
tunjangan serta biaya administrasi lainnya.
2. Strategic efficiency (Efisiensi strategik) mengukur biaya-biaya pegawai
yang terkait langsung dengan strategi perusahaan dan dapat dipandang
sebagai suatu investasi yang berdampak pada kinerja perusahaan seperti
biaya pengadaan SDM, biaya pelatihan dan biaya pengembangan SDM.
5.6
1.
2.
3.
1.
2.
3.
1.
2.
3.
EKMA4476/MODUL 5
5.7
Dalam hal ini perhitungan ROI sangat ditentukan oleh kelengkapan dan
keakuratan pengumpulan dan perkiraan data sehingga diperlukan suatu
metode yang tepat antara lain bisa melalui ternan, para ahli, focus group dan
archival data. Diperlukan pengategorian cost dan benefit yang tepat sebelum
mengembangkan perkiraan biaya dan manfaat.
Pengategorian atau penggolongan cost yang lazim digunakan adalah:
1. Biaya tetap (fixed costs): biaya yang tidak terpengaruh oleh tingkat
produksi atau output seperti biaya bangunan, biaya utilities dan staf
overhead/SDM.
2. Biaya variabel (variabel costs): biaya yang berubah ubah sesuai dengan
perubahan tingkat produksi atau output. Biaya variabel ini tergantung
jenis industri seperti biaya ban dalam industri otomotif di mana biaya
ban akan berubah dengan bertambahnya mobil yang diproduksi.
Pemahaman cost benefit ini diperlukan bagi para ahli SDM yang ingin
melakukan suatu analisa yang efektif . Hal ini terutama disebabkan ahli SDM
perlu memperhatikan apakah praktek SDM dinilai dari perspektif non
ekonomik ataukah dari perspektif keuangan. Sebagai contoh perhitungan
depresiasi asset yang bersifat fisik (bangunan,peralatan, mesin) dalam
laporan keuangan merupakan pengurang pendapatan (net income) perusahaan
meski kenyataannya tidak ada yang membayar depresiasi tersebut.
Setelah dipilih dan ditentukan pengategorian dan jenis biaya yang akan
dinilai dari suatu program SDM, maka tahap selanjutnya kita dapat menilai
manfaat bersih (net benefit) suatu program dengan membandingkan jumlah
biaya dan manfaat yang diperoleh, Dalam hal ini bila penilaian seluruh biaya
dan manfaat program SDM hanya dihitung untuk jangka waktu satu tahun,
maka perhitungan ROI dari program tersebut tidak sulit sebagaimana contoh
berikut.
Lembaga SW memperoleh benefit dari kebijakan outsourcing tenaga
ahli IT sebesar 1.5 M sedangkan biaya konsultasi yang harus dibayarkan bila
kebijakan tersebut tidak diterapkan Rp900 juta, biaya transaction cost
Rp100 juta, maka ROI dari kebijakan outsourcing tersebut 50%,
perhitungannya adalah sebagai berikut:
1.5 M- (900 juta + 100 juta)/900 juta + 100 juta =50%
5.8
5.9
EKMA4476/MODUL 5
Jumlah
-250juta
-130juta
+270juta
Faktor
Present value
1
3.433
3.433
-250juta
-446juta290ribu
+926juta91 Oribu
280juta620ribu
O~erasi
Dengan NPV
mengembangkan &
Kinerja
1.
2.
3.
4.
5.10
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
876-025
746-875
636-745
526-635
446-525
386-445
326-385
276-325
236-275
206-235
176-205
146-175
126-145
106-125
90-05
5. 11
EKMA4476/MODUL 5
Tabel 5. 3.
Go Iongan Gaj i, Go Iongan Pangkat dan Ti ngkat I j enj ang Jabat an
Golongan Gaji
1
2
3
4
5-6
7-8
9
10- 12
13- 15
Go Iongan
Pang kat
IV E sd IV F
IV D
IV B sd IV C
IV A
Ill D sd Ill F
Ill C
Ill A sd Ill B
II D sd II F
IIC
Profesional Utama
Manajemen Madya
Profesional Madya
Manajemen Muda
Pelaksana Senior
Pelaksana
Profesional Muda
5.12
2.
3.
4.
5.
perkiraan yang lebih rinci dan lebih akurat yaitu metode activity based
costing.
Tidak semua kebijakan dan program SDM harus didasari analisa NPV
mendalam namun tergantung pentingnya pengambilan keputusan yang
akan diambil. Sebagai contoh bila pimpinan suatu lembaga memutuskan
akan mendirikan Assesment Center sekalipun perkiraan keuntungan
kurang lebih sama dengan biaya yang akan dikeluarkan, dalam arti
NPV = 0 maka tidak perlu dilakukan ketepatan analisa. Sebab pada
intinya ROI assement center ini penting dan bemilai positif bagi
lembaga. Tidak semua organisasi/perusahaan melakukan evaluasi
jabatan karena biaya yang mahal untuk melakukan program tersebut.
Untuk itu sebagai auditor, Anda perlu memeriksa dasar apa yang
digunakan perusahaan dalam menentukan nilai suatu jabatan.
Perusahaan yang melakukan program evaluasi jabatan tidak semua
menggunakan metode pendekatan yang sama dan compensable factors
yang diukur pun berbeda sehingga bisa saja suatu jabatan/pekerjaan
dengan posisi yang sama pada perusahaan sejenis memiliki nilai yang
berbeda dan penggolongan gaji yang ditetapkan pun berbeda.
Sebagai contoh bobot (nilai relatif) jabatan Manajer SDM pada
perusahaan X = 520 sedangkan pada perusahaan Y = 550 sehingga bila
menggunakan Tabel 5.2. Manajer SDM X termasuk golongan gaji 5
sedangkan Manajer SDM Y termasuk golongan gaji 4. Dengan demikian
Anda perlu membandingkannya dengan nilai pasar untuk jabatan
Manajer SDM.
Perusahaan sering kali pula berbeda dalam menentukan kesetaraan
golongan pangkat dan tingkat/jenjang jabatan sehingga berdampak pada
penentuan golongan gaji. Dalam hal ini auditor perlu mengkaji lebih
dalam, prinsip kesetaraan yang digunakan perusahaan agar bisa menilai
keadilan dan dampaknya terhadap biaya gaji
Perusahaan dalam menentukan besaran gaji dasar/pokok yang berlaku
tetap, juga berbeda tergantung kondisi dan kemampuan keuangan
perusahaan sehingga auditor perlu waspada mencermati biaya
jabatan/pekerjaan yang berbeda yang ditemui selama pelaksanaan
auditing di lapangan khususnya biaya jabatan/pekerjaan profesional.
Karena ada kalanya untuk bisa menarik dan mempertahankan tenaga
profesional yang dibutuhkannya, suatu perusahaan menentukan gaji
dasar di atas harga pasar agar dapat mengungguli perusahaan
5.13
EKMA4476/MODUL 5
Latar Belakang
Gaji dan upah merupakan imbalan yang dibayarkan perusahaan kepada
SDM atas jasa yang mereka konstribusikan. Isu gaji juga merupakan isu
kritis yang harus diperhatikan perusahaan apabila ingin dapat menarik dan
mempertahankan SDM yang berkompeten dan yang akan menampilkan
kinerja superior, komit dan loyal pada perusahaan. Sebagai auditor sebaiknya
Anda memahami lebih dahulu perubahan paradigma yang mendasari sistern
remunerasi/sistem penggajian. Perubahan mana dipengaruhi oleh situasi
persaingan yang ketat.
parad'H rna Iarna
lmbalan berdasarkan peker'aan
lmbalan berdasarkan lingkup tugas dan
senioritas
Keadilan internal
Mengacu pada range gaji yang berlaku
5.14
EKMA4476/MODUL 5
5.15
Inl.
a.
Gaji dasar
Besaran Gaji Dasar ditetapkan oleh perusahaan dengan mempertimbangkan keadilan eksternal, keadilan internal (nilai/bobot jabatan) dan kondisi
keuangan perusahaan sebagaimana sudah diuraikan pada butir Kegiatan
Belajar 1 mengenai audit biaya jabatan/pekerjaan.
b.
Gaji variabel
Besaran gaji variabel khususnya besaran insentif prestasi dibayarkan
perusahaan dengan tujuan agar pegawai termotivasi untuk menampilkan
prestasi kinerja yang optimal dan mendapat kepuasan dalam bekerja.
Besaran insentif prestasi ditentukan secara sistematis dengan
mempertimbangkan tidak hanya rating penilaian kinerja pegawai
(performance index) tetapi mempertimbangkan juga posisi pegawai dalam
range gaji (compa ratio atau salary index). Dengan demikian semakin
memuaskan rating kinerja pegawai dalam arti semakin tinggi performance
index dan semakin gaji yang diterima pegawai saat ini ada pada posisi paling
rendah dalam range gaji, dalam arti semakin rendah salary index pegawai
maka persentase kenaikan gaji yang diterimanya semakin besar.
Sebaliknya semakin buruk rating kinerja pegawai dalam arti semakin
rendah performance index dan semakin gaji yang diterima pegawai saat ini
ada pada posisi paling tinggi dalam range gaji, dalam arti semakin tinggi
salary index pegawai maka percentage kenaikan gaji yang diterimanya
semakin kecil.
Bahkan untuk kondisi tertentu/kritis misalkan kinerja pegawai tidak
memuaskan, sedangkan gaji yang diterima bersangkutan saat ini sudah ada
pada posisi range gaji yang tinggi dalam arti pegawai sudah overpay maka
perusahaan perlu mempertimbangkan penundaan insentif. Agar Anda
mendapat pemahaman yang lebih mendalam di bawah ini akan di ilustrasikan
bagaimana manajemen bisa menentukan atau percentage kenaikan gaji yang
akan dibayarkan kepada pegawainya.
Contoh: perhitungan besaran % kenaikan gaji berdasarkan kinerja dan posisi
dalam range gaji.
5.16
Tabel 5. 5.
Posisi dalam Range Gaj i
Rating
penilaian
kiner'a
Sangat baik
Baik
Memenuhi
Kuran
Buruk
Kuartil 1
80-89
0
/o kenai kan
13-14
11 -12
9-10
6-8
0
Kuartil 2
90-99
0
/o kenaikan
11 -12
9-10
7-8
6 atau <6
0
Kuartil 3
100-109
0
/o kenaikan
9-10
7-8
5-6
Ditunda
0
Kuartil 4
110-120
0
/o kenaikan
6-8
5-6
3-4
Ditunda
0
Bapak Toni manajer operasi PT. NS dengan gaji dasar 5 juta rupiah,
penilaian kinerjanya sangat baik dan posisi gaji yang diterima saat ini ada
dalam kuartil 2 sehingga akan menerima kenaikan sebesar 12% atau 600 ribu
rupiah.
Kenaikan ini lebih besar dibandingkan yang diterima kenaikan Bapak
Andri (8%) manajer SDM PT.NS dengan gaji dasar yang sama yaitu 5 juta
rupiah, dan ia juga mendapat rating penilaian kinerj a yang juga sang at baik
namun posisi gaji Bapak Andri saat ini sudah termasuk kuartil 4 sehingga
besaran yang diterimanya 400 ribu rupiah. Percentage kenaikan Bapak Toni
ini juga masih lebih besar dibandingkan kenaikan yang diterima lbu Ari
(10%) manajer keuangan PT NS dengan gaji dasar 5 juta rupiah, rating
penilaian kinerja baik & posisi gaji saat ini ada pada kuartil 2 yaitu 500 ribu
rupiah.
Dalam hal ini perusahaan perlu mempertimbangkan besaran % kenaikan
gaji yang tepat agar penerapannya adil dan dalam jangka panjang tidak
merugikan perusahaan.
c.
5.17
EKMA4476/MODUL 5
menerima
menerima
menerima
menerima
menerima
menerima
menerima
d.
Contoh:
Premi/luran
Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK)
Jaminan Kematian (JK)
Jaminan Hari Tua (JHT)
e.
Dibayar oleh
Lembaga
0.25/o
0.30/o
3.70/o
Pegawai
2/o
5.18
12
Bonus
Pembayaran bonus lazimnya senantiasa dikaitkan dengan prestasi kerja
pegawai dan mempertimbangkan pula kontribusi unit kerja di mana pegawai
ditempatkan kepada perusahaan. Dalam hal ini perlu diperhatikan bahwa
perusahaan tidak wajib membayarkan bonus kepada pegawai bilamana dana
perusahaan tidak mencukupi dan besaran bonus yang dibayarkan merupakan
hak prerogatif pimpinan atau pihak manajemen. Bisa saja besaran bonus
untuk pimpinan, pejabat profesional dan pelaksana/pekerja berbeda.
Sebagai contoh PT. SB membayarkan bonus kepada Sekretaris Senior
sebesar 4x take home pay (gaji dasar/pokok + tunjangan lain2) sedangkan
lembaga TS membayarkan bonus kepada Sekretaris Seniornya sebesar 2x
gaji dasar/pokok sekalipun kualifikasi yang mereka miliki tidak berbeda.
Sebagai auditor Anda perlu berhati-hati dalam memeriksa penilaian
biaya-biaya yang terkait dengan biaya jabatan/pekerjaan dan biaya
pembayaran gaji dan upah. Perlu Anda perhatikan bahwa:
1) Perusahaan mempunyai sistem dan penggolongan gaji yang berbedabeda sesuai peraturan yang berlaku.
Dengan demikian kebijakan dan peraturan perusahaan terkait pemberian
besaran variabel, insentif prestasi, bonus juga tidak sama tergantung
jenis dan lingkup industri serta apakah perusahaan tersebut merupakan
PT (Persero), BUMN, BUMD atau pemerintah.
2) Perusahaan memberikan jenis dan besaran tunjangan dan fasilitas yang
berbeda-beda pula dalam menunjang program-program kesejahteraan
pegawa1nya.
Dalam hal ini Anda perlu mengkaji lebih lanjut dengan berpedoman
bahwa perusahaan bilamana ingin menjadi perusahaan pilihan tenaga
kerja seharusnya tidak hanya berorientasi pada keuntungan semata tetapi
juga berorientasi pada kualitas kehidupan kerja dan kesejahteraan
pegawa1.
EKMA4476/MODUL 5
5.19
LATIHAN
5.20
TES
FORMATIF
1- - - - - - - - - - - - - - - -
3)
5.21
EKMA4476/MODUL 5
5.22
KEGIATAN
BELAL.JAR
1.
Latar Belakang
2.
5.23
EKMA4476/MODUL 5
3.
----------------------------------------------------------------------------KASUSPTNN
PT. NN perusahaan kontraktor yang memproduksi panel mempunyai
300 pekerja, 48 penyelia, 7 superintenden yang bekerja secara shift dan
seorang plant manager. PT. NN menghadapi 3 masalah yang cukup serius:
a. 2% dari keseluruhan panel yang diproduksi setiap harinya, di tolak oleh
karena kualitasnya tidak sesuai standar.
b. Area produksi tidak tertata baik dan rapi.
c. Tingkat kecelakaan yang terjadi lebih besar dari rata-rata kecelakaan
yang terjadi pada industri sejenis.
5.24
Untuk
mengatasi
permasalahan
yang
dihadapi,
perusahaan
menyelenggarakan pelatihan bagi para penyelia mengenai pengelolaan
kinerja, coaching & counseling dan budaya kerja. Pelatihan dilakukan di
sebuah hotel yang lokasinya dekat dengan pabrik. Program pelatihan
dirancang oleh konsultan dan menggunakan video tape dan instruktur
pelatihan juga dari lembaga konsultan. Rincian perkiraan biaya dapat Anda
lihat pada tabel berikut.
Tabel 5.6
Bi aya Program Pel at i han bagi Par a Penyel ia PT NN
Biaya Langsung
lnstruktur 12 hari a RP 1.250.000 per hari
Fringe Benefits (25/o gaji)
Biaya perjalanan
Material ( Rp 600.000 x 56 peserta)
Ruang kelas dan peralatan (12 hari a Rp 500.000/hari)
Refresments ( Rp 40.000/hari x 3 hari x 56 peserta)
Total Biaya Langsung
Biaya Tidak langsung
Pengelola pelatihan
lmbal jasa stat administrasi
Fringe Benefit (25/o gaji)
Surat menyurat &telepon dan lain-lain
Materi pembelajaran Rp 40.000 x 56 peserta
Total Biaya tidak langsung
Biaya Pengembangan
Biaya mengikuti program
Registrasi
Perjalanan dan akomodasi
Gaji
Benefit (25/o gaji)
Total Biaya pengembangan
Biaya Overhead
Top management time &dukungan umum perusahaan 10/o
(biaya langsung, biaya tidak langsung, biaya pengembangan)
Gaji peserta ( tidak bekerja selama pelatihan)
Total biaya pelatihan
Bia'/a per :>eserta
SJmber: Noe et all, Human Resource 1\!anagement,
edition, hal 248.
Rp 15.000.000
Rp 3.750.000
Rp Rp 33.600.000
Rp 6.000.000
Rp 6. 720.000
Rp 65.070.000
Rp
Rp
Rp 7.500.000
1.870.000
Rp 2.240.000
11.610.000
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
36.000.000
14.000.000
9.750.000
6.250.000
1.560.000
67.560.000
Rp
Rp
rvt
Rp 14.430.000
Rp 169.690.000
Rp 328.360.000
Rp 5.870.000
Graw Hi II, 2000, Third
EKMA4476/MODUL 5
5.25
Kotak 5.1.
Pengukuran Biaya Program Pelatihan
5.26
Latar Belakang
Dengan mengacu pada prinsip "Business structure should follow
strategy" maka organisasi Departemen/unit kerja SDM tergantung sejauh
mana kebijakan dan praktek unit SDM selaras dengan jenis dan lingkup
bisnis organisasi apakah berupa single business dalam arti hanya
menghasilkan satu produk dan pelayanan, apakah berupa diversification
business (related atau unrelated) dalam arti menghasilkan beberapa produk
dan pelayanan, atau merupakan holding company dalam arti mengelola
beragam business unit yang independen.
Menurut Ulrich dan Brockbank (2005) agar selaras dengan 3 struktur
bisnis tersebut, organisasi unit SDM lazimnya memiliki 3 pola yaitu: HR
Functional Organitation, HR Shared Services dan Dedicated HR. Agar
mendapat pemahaman yang lebih mendalam maka di bawah ini akan
diuraikan perbedaan antara ketiga pola organisasi SDM tersebut.
Tabel 5. 7.
Pol a Bent uk Ogani sasi Unit ffiM
Dimensi
Organisasi Bisnis
Functional
Single business
Design kebijakan
HR
Spesialis fungsional
dari korporat
Shared Services
Related or
unrelated
diversification
Spesialis dari pusat
para ahli
Accountability
HR korporat
Operasi dan HR
Dedicated
Holding Company
Spesialis
fungsional dari unit
bisnis
Pimpinan bisnis
lokal
5.27
EKMA4476/MODUL 5
Dimensi
Orientasi pelayanan
Functional
Layanan terstandar
Fleksibilitas
Persyaratan
keterampilan HR
Kriteria
keberhasilan
Shared Services
Sesuai kebutuhan
bisnis melalui
proses
pembelajaran dan
berba i informasi
Centers of
expertise
Ahli perancangan
dan konsultasi
Menciptakan HR
yang bernilai bagi
manajer lini,
pegawai, pelanggan
dan investor
Dedicated
Pelayanan unik
untuk setiap unit
bisnis.
Sesuai kebutuhan
setiap unit bisnis
Ahli di bidang
bisnis terkait
Keuntungan unit
bisnis
5.28
Dari best practise penulis di bidang konsultasi SDM, maka untuk biaya
ke lima komponen pengembangan tersebut di atas, maka biaya-biaya yang
tercakup di dalamnya mencakup biaya tetap dan biaya tidak tetap.
a.
b.
a.
b.
c.
EKMA4476/MODUL 5
5)
6)
7)
5.29
LATI HAN
5.30
TES
FORMATIF 2- - - - - - - - - - - - - - - -
2)
3)
4)
5)
5.31
EKMA4476/MODUL 5
Yang tidak termasuk biaya diagnosa kondisi perusahaan saat ini adalah
biaya ....
A. pengumpulan dan analisa data
B. proposal
C. focus group
D. pelaporan
5.32
KEGIATAN
BELAL.JAR
EKMA4476/MODUL 5
5.33
Pengembangan diri
Pengembangan diri merupakan aspek penting dalam kehidupan
seseorang. Pegawai yang mempunyai harapan bisa mengembangkan diri,
meningkatkan karier di perusahaan tempatnya bekerja akan terdorong untuk
berpikir positif dan menampilkan kinerjanya yang terbaik. Dalam hal ini,
pegawai yang berpikir positif umumnya memiliki orientasi ke depan yang
realistis. Misalnya bilamana penjualan menurun, mereka melihatnya dari sisi
positif, sebagai suatu umpan balik yang berarti bahwa ada sesuatu yang perlu
diperbaiki/diubah menjadi lebih baik. Dalam hal ini pada intinya suatu
kendala atau kemunduran ditanggapi secara positif oleh pegawai, dilihat
sebagai suatu kesempatan atau peluang pembelajaran dengan menekankan
pentingnya suatu perubahan.
5.34
5.35
EKMA4476/MODUL 5
Paradi ma baru
Strategi: mengaitkan keberhasilan program K3
dengan persaingan, mengacu pada prinsip
penyempurnaan berkelanjutan, terbuka atas
pengembangan program, fokus pada kualitas,
Sistem K3 yang siap diaudit.
Sistem Manajemen: merupakan bagian dari
rencana manajemen operasi yang bersifat
komprehensif, fokus pada proses, adanya
dukungan teknologi .
Gaya Manajemen: partisipatif dan konsultatif,
bertanggung jawab atas kinerja K3, peran
buruh dan Serikat Ker'a mendapat arti
SDM: bangga atas keberhasilan K3, program
K3 merupakan bagian dari penilaian kinerja,
manusia dihargai dan dipercaya, fokus pada
pen emban an SDM,
5.36
5.37
EKMA4476/MODUL 5
K3
1.
2.
3.
4.
5.38
EKMA4476/MODUL 5
5.39
5.40
EKMA4476/MODUL 5
5.41
b.
c.
5.42
b.
LATIHAN
1)
2)
3)
EKMA4476/MODUL 5
5.43
RANGKUMAN
TES
FDRMATIF 3- - - - - - - - - - - - - - - -
2)
3)
5.44
4)
5)
5.45
EKMA4476/ MODUL 5
Tes Formatif2
1) D
2) c
3) A
4) c
5) B
Tes Formatif 3
1)
2)
3)
4)
5)
c
c
A
5.46
Daftar Pustaka
Noe, R.A., Hollenbeck, J.R., Gerhart, B. dan Wright, P.M. (2000). Human
Resource Management: Gaining a Competitive Advantage. 3rd Edition.
Boston: McGraw-Hill Companies, Inc.
Ulrich, D. (1997). Human Resource Champions: The Next Agenda for
Adding Value and Delivering Results. Boston: Harvard Business School
Press.
Walker, J. W. 1992. Human Resource Strategy. New York: McGraw-Hill,
Inc.
MDDUL 6
ada topik bahasan sebelumnya (Modul 5), kita telah membahas beberapa
subtopik mengenai audit terhadap beragam biaya yang menjadi beban
perusahaan dan berdampak pada efisiensi dan efektivitas pengelolaan SDM.
Pada topik berikut ini (Modul 6) kita akan membahas mengenai bagaimana
menerapkan audit kepuasan kerja dan audit ketaatan. Kedua audit ini penting
dan perlu diketahui karena sasaran akhir pengelolaan SDM adalah kepuasan
kerja yang tercermin pada turn over yang rendah, semangat kerja (morale)
yang tinggi, komitmen dan tanggung jawab yang tinggi serta perilaku
pegawai yang mematuhi kebijakan dan peraturan yang berlaku baik di dalam
maupun di luar perusahaan. Audit budaya perusahaan juga perlu dipahami,
baik yang mencakup keselarasan nilai-nilai inti dengan visi dan misi
perusahaan. Keselarasan dan konsistensi praktek kebijakan, peraturan, sistem
pengelolaan SDM maupun perilaku pimpinan dan pegawai terkait dengan
nilai-nilai tersebut. Dalam hal ini keselarasan dan konsistensi tersebut dapat
diketahui melalui penggalian dan pengolahan data survei kepuasan kerja,
ketaatan asas dan budaya di suatu institusilorganisasi/perusahaan tertentu. Di
samping itu sebagai auditor, Anda juga perlu mengetahui bagaimana
membuat suatu pelaporan audit dengan tepat, benar serta dapat
dipertanggungjawabkan.
Untuk mempermudah mempelajari dan memahami materi, maka Modul
6 ini dikelompokkan menjadi 3 (tiga) Kegiatan Belajar yaitu:
Kegiatan Belajar 1
1. Audit Kepuasan Kerja
2. Audit Ketaatan:
6.2
a.
b.
Kegiatan Belajar 2
Audit Budaya Perusahaan.
Kegiatan Belajar 3
1. Penyusunan Laporan Audit SDM.
2. Rekomendasi basil audit SDM.
Agar penerapan audit tersebut tepat, efektif dan sesuai dengan kaidahkaidah yang seharusnya, maka Anda perlu memperhatikan secara seksama
penjelasan tentang proses audit pada Modul 1 dan penjelasan tentang konsep
pemikiran audit kepuasan kerja, audit ketaatan, audit budaya perusahaan pada
Modul2.
Secara umum setelah mempelajari materi Modul 6 ini, diharapkan Anda
mampu menerapkan: audit kepuasan kerja; audit ketaatan asas terhadap
kebijakan, sistem, sistem prosedur, peraturan dan perundang-undangan di
bidang SDM; audit budaya perusahaan serta penyusunan pelaporan audit.
Secara khusus, setelah mempelajari Modul 6 ini Anda diharapkan
mampu menggunakan metode survei dalam rangka:
1. audit kepuasan kerj a;
2. audit ketaatan internal;
3. audit ketaatan eksternal;
4. audit budaya perusahaan;
5. penyusunan Laporan Audit;
6. penyampaian rekomendasi basil audit SDM.
6.3
EKMA4476/MODUL 6
KEGIATAN
BELAL.JAR
6.4
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Tingkat pengaruh
terhadap kepuasan
ker' a di :>erusahaan
1 2 3 4 5
Penilaian terhadap
penerapan aspek
tersebut
1 2 3
4
5
EKMA4476/MODUL 6
Penjelasan
Kategori tingkat pengaruh terhadap kepuasan kerja.
1. = Sangat kecil
2. = Kecil
3. = Cukup
4. = Besar
5. =Sangat besar
6.5
Dari hasil skoring terhadap ke-20 aspek di atas maka dapat mengetahui
aspek mana saja yang memberikan pengaruh sangat besar dan besar (kategori
5 dan 4). Bila dikaji lebih lanjut bisa mengidentifikasi sejauh mana penerapan
aspek tersebut saat ini apakah memuaskan? sangat memuaskan? Bila ternyata
aspek-aspek tersebut ternyata dalam penerapannya tidak memuaskan, maka
sebagai auditor bisa menggali lebih lanjut apakah kondisinya benar
sebagaimana hasil penilaian pegawai. Bila benar maka perlu digali penyebab
ketidakpuasan tersebut, agar manajemen bisa mendapat masukan untuk
penyempurnaan yang akan dilakukan.
B. AUDIT KETAATAN
1.
Pengertian
Untuk memahami pengertian tentang Audit Ketaatan, maka perlu lebih
dahulu memahami konsep teoritis yang menyatakan adanya tiga tingkatan
audit sebagai berikut.
a. Audit ketaatan asas (compliance audit) merupakan suatu pemeriksaan
yang menekankan pada penyimpangan dari asas-asas yang berlaku.
Apakah dalam perusahaan terjadi penyimpangan dari peran compliance
SDM, apakah ada praktek kebijakan, sistem dan prosedur yang
menyimpang dari peraturan perundang-undangan dan codes of conduct
di bidang SDM. Untuk mengetahui ada tidaknya penyimpangan ini,
auditor biasanya membandingkan antara kondisi aktual dengan kriteria
dan atau peraturan yang telah ditetapkan.
b. Audit kesehatan asas merupakan suatu pemeriksaan yang menekankan
pada ketepatan dan relevansi asas terkait dengan
1) Peran strategik SDM mencakup strategi dan kebijakan.
2) Peran teknikal - profesional - pelayanan SDM mencakup sistem
dan prosedur perencanaan, pengadaan, pengembangan dan
pemeliharaan SDM.
6.6
3)
c.
2.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
EKMA4476/MODUL 6
6.7
Agar mampu menerapkan audit ketaatan internal ini dengan baik dan
benar, maka dapat mencontoh kuesioner survei di bawah ini.
6.8
3.
a.
b.
6.9
EKMA4476/MODUL 6
3.
4.
6.10
EKMA4476/MODUL 6
6. 11
LATIHAN
2)
6.12
=-
! T E S
F 0 R MAT I F
1_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __
Konsep two factors dari Herzberg adalah konsep terkait dengan faktor ....
A. motivasi dan kepuasan kerja
B. hygiene dan motivator
C. tantangan pekerjaan dan tantangan berpikir
D. keamanan dan kondisi lingkungan kerja
2)
3)
Audit ketaatan internal mencakup aspek di bawah ini, kecuali audit ....
A. sistem SDM
B. diskriminasi
C. SOP fungsi SDM
D. go green
4)
5)
bisa
6.13
EKMA4476/MODUL 6
6.14
KEGIATAN
BELAL.JAR
EKMA4476/MODUL 6
6.15
6.16
lnovative/Risk
taking
Sasaran strategik
Pengukuran
strategik
Survei pegawai
Survei persepsi
Pelanggan
Program pimpinan
bersama pelanggan
Perusahaan
A. Membangun budaya
customer centric
Perawatan
kesehatan
B. Membangun budaya
fokus pada solusi,
berorientasi
komunitas
Survei pegawai
Bank
C. Membangun perilaku
customer centric
Rating pegawai
Asuransi
D. Membangun budaya
perbaikan
berkelanjutan inovasi,
kreativitas
Survei kesiapan
peru bah an
Utilitas
E. Memperkenalkan
budaya
kewirausahaan
Pelatihan pelayanan
baru (0/o staf)
Utilitas
6.17
EKMA4476/MODUL 6
Agenda
Peru bah an
Sasaran strategik
F. Memperkenalkan
budaya risk taking,
memelihara tanggung
jawab
Delevering result
G. Menciptakan iklim
result
H. Memproduksi result
Pengukuran
strate ik
Jumlah share learning
yang diterbitkan
Survei iklim
kepemimpinan
Pencapaian sasaran
BSC
Perusahaan
Farmasi
Kimia
Utilitas
6.18
2
3
4
5
6
TA/SA
6.19
EKMA4476/ MODUL 6
No
8
9
10
TA/SA
3 = sedang
4 =tinggi
5 = sangat tinggi
No. Pernyataan
Penilaian berdasarkan
derajat kepentingan
1
2
Tidak
Jentin
4 5
Sang at
Jentin
Penilaian terhadap
implementasi di
perusahaan
1 2 3 4 5
buruk
Baik sekali
6.20
No. Pernyataan
Penilaian berdasarkan
derajat kepentingan
1
2
Tidak
penting
lnOVaSI.
4 5
Sang at
penting
Penilaian terhadap
implementasi di
:)erusahaan
1 2 3 4 5
buruk
Baik sekali
6.21
EKMA4476/MODUL 6
No. Pernyataan
Penilaian berdasarkan
derajat kepentingan
1
2
Tidak
penting
4 5
Sang at
penting
Penilaian terhadap
implementasi di
:>erusahaan
1 2 3 4 5
buruk
Baik sekali
pegawa1.
23. Pimpinan dan pejabat bisa dijadikan
sebagai panutan.
24. Pimpinan bisa mencapai kata sepakat
atas isu-isu yang bersifat kritis.
25. Pegawai bisa mengatasi perbedaan
dan mencari cara-cara yang
konstruktif dalam mengatasi masalah.
26. Pegawai dari berbagai lintas fungsi
memiliki perspektif yang sama yang
memungkinkan mereka bekerja
secara efektif.
27. Pegawai dari berbagai lintas fungsi
dapat bekerja dan bertindak demi
kepentingan perusahaan secara
keseluruhan.
6.22
EKMA4476/MODUL 6
6.23
. . I
I
TES
FORMATIF 2- - - - - - - - - - - - - - - -
6.24
6.25
EKMA4476/MODUL 6
KEGIATAN
BELAL.JAR
1.
a.
6.26
2.
EKMA4476/MODUL 6
6.27
3)
4)
d.
a.
b.
c.
Penutup: Rekomendasi
Lampiran-lampiran antara lain berupa:
a) Program dan rencana audit.
b) Management Control Questioner.
c) Matriks temuan basil konfirmasi dan klarifikasi yang telah
disetujui dan ditangani Auditee.
d) Korespondensi dengan auditee dalam rangka audit.
Penyusunan laporan audit harus ringkas dan padat dengan gaya positif
yang bisa menarik pembaca atau penerima laporan/pihak auditee.
Sebagai contoh penyajian laporan inti temuan audit yang memuat datadata dan bukti-bukti objektif dibuat menggunakan tabel, gambar maupun
alat bantu statistik dalam rangka memperjelas uraian sekaligus untuk
menarik perhatian.
Di samping itu perlu diperhatikan pula bahwa:
Persiapan, ketepatan dan kelengkapan Laporan Audit merupakan
tanggung jawab Ketua Tim Audit.
Laporan Audit harus diserahkan kepada klien sesuai dengan batas waktu
yang tercantum dalam kontrak, dan ditangani oleh Ketua Tim Audit.
Laporan Audit juga harus didistribusikan kepada klien, ditangani klien
serta menjadi hak milik klien (institusi atau perusahaan) sebagai
pengguna Jas a.
Laporan Audit harus dijamin kerahasiaannya oleh seluruh anggota yang
terlibat dalam proses audit.
Laporan Audit bisa dipelihara atau dihancurkan sesuai kesepakatan
antara klien dan pihak auditor.
d.
e.
6.28
EKMA4476/MODUL 6
6.29
2)
3)
Penyusunan laporan audit SDM terdiri dari 2 tahap. Pertama tahap pra
penyusunan laporan yang merupakan tahap diskusi dan klarifikasi
dengan tujuan mempertajam basil temuan dan persamaan persepsi/cara
pengantara auditor dan pihak auditee. Kedua tahap penyusunan laporan
itu sendiri. Untuk mengetahui rincian jawaban silakan lihat bahasan pada
materi Modul 6 hal 25 - 27.
Ketidaksesuaian major adalah temuan audit dengan tingkat keseriusan
yang harus segera ditangani, ketidaksesuaian minor adalah temuan audit
dengan tingkat keseriusan sedang dan perlu ditangani. Kategori
observasi adalah temuan audit yang menunjukkan kelemahan proses atau
kelemahan prosedur, bukan merupakan ketidaksesuaian atau pelanggaran
dan bisa segera ditangani dalam waktu singkat. Rincian jawaban dapat
lihat pada materi modul ini halaman 25.
Dalam penyusunan laporan audit SDM minimal 4 hal yang harus
diperhatikan yaitu:
a. makna Laporan Audit SDM;
b. bentuk atau format laporan audit SDM;
c. sistematika pelaporan;
d. penyampaian laporan ringkas dan padat, menggunakan gaya positif
dengan penyajian yang menarik pembaca;
e. rincian jawaban dapat lihat pada materi Modul 6 halaman 26.
6.30
RANGKUMAN
TES
FORMATIF 3
4)
6.31
EKMA4476/MODUL 6
6.32
Tes Formatif2
1) D
2) B
3) c
4) D
5) c
Tes Formatif 3
1) A
2) c
3) B
4) D
5) B
EKMA4476/MODUL 6
6.33
Daftar Pustaka
Brown, Andre (1998). Organizational Culture, Second Edition, Financial
Times, Prentice Hall.
Flesher, Dale L., dan Siewert, Stewart (1982). Independent Auditor's Guide
to Operational Auditing. New York: John Wiley & Sons.
George, Jennifer M & Jones, Gareth R (1999). Organizational Behavior.
Second Edition, Addision Wesley Publishing Company, Inc.
Herbert, Leo. (1979). Auditing the Performance of Management. California:
Wads worth, Inc.
Michaels, Ed, Jones. Helen Handfeld. Axeltrod, Beth (2001). The War For
Talent. Me Kinsey & Company, Inc
Noe, R.A., Hollenbeck, J.R., Gerhart, B. dan Wright, P.M. (2000). Human
Resource Management: Gaining a Competitive Advantage. 3rd Edition.
Boston: McGraw-Hill Companies, Inc.
Paine, Lynn S (2002). Where Morals and Profits Meet: The Corporate Value
Shift, Harvard Business School, Working Knowledge, http:
//hbswk.hbs.edu/item/3179.html
Robbins, Stephen.P & Judge, Timothy A.(2009). Organizational Behavior.
13th Edition, New Jersey: Pearson Prentice Hall.
Stone, Raymond, J (2002). Human Recource Management, Fourth Edition,
John Wiley& Sons Australia, Ltd.
Susanto, A.B (1987). Budaya Perusahaan, Elex Media Komputindo,
Kelompok Gramedia, Jakarta.
Susilo, Willy. (2002). Audit SDM. Cetakan Pertama, PT. Vorqistatama
Binamega.
6.34