Solusi Jitu Membuat Formulir Bisnis DGN INFOPATH PDF
Solusi Jitu Membuat Formulir Bisnis DGN INFOPATH PDF
Ukuran: 14x21 cm
Tebal: 444 hlm
Harga: Rp 74.800
Terbit pertama: Januari 2006
Sinopsis singkat:
Buku ini membahas secara lengkap penggunaan aplikasi Microsoft InfoPath 2003 yang terdapat dalam
Microsoft Office System 2003 untuk menghasilkan sebuah sistem aplikasi solusi formulir bisnis dinamis yang
powerful. Microsoft InfoPath 2003 memberikan tingkat fleksibilitas yang tinggi dalam pengumpulan informasi
di mana informasi yang terkumpul dapat dengan mudah digunakan untuk aplikasi Office lainnya karena
dukungan aplikasi tersebut terhadap teknologi XML. Microsoft InfoPath 2003 juga menawarkan design tools
yang sangat baik untuk desain grafis tampilan formulir dinamis.
Disertai dengan contoh dan studi kasus berupa pengembangan dan implementasi aplikasi sistem formulir
bisnis dinamis menggunakan Microsoft InfoPath 2003 sebagai salah satu alternatif solusi atas permasalahan
yang dihadapi oleh perusahaan. Buku ini ditujukan untuk pembaca baik dari kalangan business solution
developer, konsultan bisnis, karyawan, mahasiswa, maupun pemula. Dapat juga dijadikan referensi bagi para
dosen dan guru IT untuk topik bahasan tentang pembuatan formulir dinamis berbasis Office 2003 maupun
tentang XML (Extensible Markup Language).
Daftar Isi
vii
3.4.3 Status Bar.......................................................50
3.4.4 Form Area ......................................................50
3.4.5 Task Pane.......................................................51
Bab 4 Bekerja dengan Microsoft Office InfoPath 2003......... 57
4.1 Operasi File Formulir ....................................................57
4.1.1 Membuat File Formulir....................................57
4.1.2 Membuka File Formulir...................................74
4.1.3 Menyimpan File Formulir ................................78
4.1.4 Publikasi File Formulir ....................................84
4.2 Format Dokumen Formulir ...........................................86
4.2.1 Pemilihan Jenis Tulisan (Font Type)...............87
4.2.2 Pemilihan Ukuran Tulisan (Font Size) .............88
4.2.3 Pemilihan Warna Tulisan (Font Color) ............89
4.2.4 Pemilihan Perataan Tulisan (Font Alignment) .89
4.2.5 Pemilihan Corak Tulisan (Font Style) .............91
4.3 Penggunaan Gambar dan Foto......................................91
4.4 Pencetakan File Formulir ..............................................93
BAGIAN III PEMBUATAN FORMULIR ................................. 97
Bab 5 Desain Layout pada Formulir .................................... 99
5.1 Pengantar Desain Layout pada Formulir .......................99
5.2 Task Pane Desain Layout pada Formulir.....................100
5.3 Pembuatan Layout pada Formulir ...............................101
5.3.1 Penambahan Layout Table ...........................101
5.3.1 Modifikasi Layout Table ................................108
5.3.2 Penambahan Borders dan Shading ...............111
5.4 Penggunaan Skema Warna pada Formulir ..................111
5.5 Pengaturan Tampilan Formulir....................................112
5.5.1 Penambahan dan Modifikasi Properti
Tampilan ......................................................112
5.5.2 Penghapusan Tampilan ................................120
5.5.3 Penggantian Tampilan ..................................121
Bab 6 Penggunaan Objek Kontrol pada Formulir................ 123
6.1 Pengantar Objek Kontrol pada Formulir ......................123
6.2 Task Pane Objek Kontrol pada Formulir .....................123
6.3 Jenis Objek Kontrol pada Formulir .............................124
6.3.1 Kontrol Standar ............................................125
viii
6.3.2 Kontrol Pengulangan dan Opsional ...............129
6.3.3 Kontrol Hyperlink dan Gambar .....................135
6.3.4 Tombol dan Kotak Ekspresi..........................139
6.4 Properti Objek Kontrol pada Formulir .........................141
6.5 Penggunaan Objek Kontrol pada Formulir ..................145
Bab 7 Koneksi Data pada Formulir ................................... 165
7.1 Pengantar Sumber Data pada Formulir .......................165
7.2 Task Pane Sumber Data pada Formulir.......................166
7.3 Koneksi Database pada Formulir ................................169
7.3.1 XML Schema atau XML Document yang
Ada...............................................................169
7.3.2 Database dari Microsoft SQL Server atau
Microsoft Office Access ................................179
7.3.3 Web Services ................................................185
Bab 8 Validasi dan Format Data pada Formulir ................. 187
8.1 Validasi Data pada Formulir........................................187
8.1.1 Jenis Validasi Data .......................................188
8.1.2 Jenis Error Alerts..........................................203
8.2 Format Data pada Formulir ........................................205
8.3 Format Kondisional pada Formulir..............................211
Bab 9 Penggunaan Formula pada Formulir ........................ 217
9.1 Pengantar Formula pada Formulir ..............................217
9.2 Pembuatan Formula pada Formulir.............................218
9.2.1 Kalkulasi Dasar Matematika .........................219
9.2.2 Kalkulasi Penjumlahan Nilai Sebuah Kolom..223
9.2.3 Kalkulasi Perhitungan Jumlah Data ..............234
9.2.4 Kalkulasi Nilai Rata-Rata ..............................244
BAGIAN IV PENGGUNAAN FORMULIR ............................. 257
Bab 10 Pengisian Formulir ............................................... 259
10.1 Pembukaan File Formulir untuk Diisi ........................259
10.2 Penyimpanan File Formulir yang Telah Diisi.............261
10.3 Pengiriman Informasi Formulir ke Sumber Data .......263
10.4 Penggabungan Beberapa Formulir............................267
10.5 Ekspor Hasil Pengisian Formulir ke Microsoft Excel..273
ix
BAGIAN V SOLUSI PENGEMBANGAN FORMULIR
BERBASIS MICROSOFT OFFICE SYSTEM
2003............................................................... 281
Bab 11 Studi Kasus ......................................................... 283
11.1 Permasalahan...........................................................284
11.2 Perumusan Masalah..................................................286
11.3 Metodologi Penyelesaian Masalah.............................286
11.4 Pembahasan.............................................................288
11.4.1 Pembuatan Tabel .......................................288
11.4.2 Pembuatan Formulir Survey .......................313
11.5 Kesimpulan ..............................................................424
Lampiran
A Cara Menggunakan CD ............................................427
B Keyboard Shortcuts ..................................................429
x
BAB 3
Pengantar Microsoft Office
InfoPath 2003
29
pada sebuah database, web server, file sharing atau server yang
menjalankan Windows SharePoint Services. Dengan demikian infor-
masi dapat dianalisa atau digunakan kembali untuk tujuan yang
berbeda di mana user tidak harus menginput ulang data yang sama
untuk tujuan yang berbeda.
Sebagai contoh, InfoPath dapat membantu perusahaan untuk me-
ningkatkan efisiensi dan produktivitas tenaga penjual (salesperson)
dan informasi penjualan perusahaan. Sebelum menggunakan Info-
Path, seorang tenaga penjual yang kembali dari perjalanan bisnisnya
harus membuat laporan perjalanan bisnisnya dengan menggunakan
aplikasi Word, memasukkan data baru mengenai tingkat penjualan
dan harga ke dalam aplikasi Customer Relationship Management
(CRM) dan menyelesaikan laporan pengeluaran biaya yang dibuat
menggunakan aplikasi Excel.
Dalam hal ini tenaga penjual perlu menginput informasi yang sama
seperti informasi klien, data penjualan, dan harga penjualan pada
aplikasi perusahaan yang berbeda dan tidak saling berhubungan. Hal
ini mengakibatkan informasi sebuah proses bisnis pada perusahaan
akan menjadi sulit untuk digunakan kembali oleh unit proses bisnis
lainnya tanpa harus melakukan penginputan ulang data (re-entering
data).
Aplikasi InfoPath dapat menghilangkan inefisiensi proses bisnis
tersebut di atas. Penggunaan aplikasi ini memungkinkan perusahaan
untuk membuat formulir laporan perjalanan bisnis secara cepat dan
mudah, serta dengan desain visual yang menarik untuk tenaga
penjualnya. Formulir tersebut dapat di-download oleh tenaga penjual
sebelum melakukan perjalanan bisnis dan menyimpannya di note-
book. Tenaga penjual tersebut dapat melakukan pengisian formulir
tersebut setelah melakukan kunjungan bisnis ke kliennya.
Formulir yang dibuat menggunakan aplikasi InfoPath memungkinkan
tenaga penjualnya bekerja secara offline sehingga tenaga penjual
tersebut dapat bekerja selama dalam perjalanan. Ia dapat segera
melakukan pengiriman data yang telah diperolehnya apabila telah
terhubung dengan jaringan perusahaan.
Lebih dari itu, informasi yang dikumpulkan menggunakan aplikasi
InfoPath lebih mudah untuk digunakan kembali pada semua proses
bisnis perusahaan seperti laporan perjalanan bisnis, laporan penge-
30
luaran biaya, aplikasi Customer Relationship Management (CRM),
pembuatan daftar pesanan pembelian, dan pengangkutan walaupun
proses bisnis tersebut menggunakan sistem yang berbeda-beda
antara satu dengan lainnya.
Disamping itu, InfoPath menawarkan desain tools yang sangat baik
untuk desain grafis tampilan formulir dinamis. Contoh tampilan
formulir yang dikembangkan menggunakan aplikasi ini dapat dilihat
pada gambar berikut ini.
Gambar 3.1
31
3.2.1 InfoPath 2003 vs Paper Forms
Beberapa kelebihan penggunaan formulir pada InfoPath 2003 di-
bandingkan penggunaan formulir di atas kertas (Paper Forms) diper-
lihatkan pada tabel berikut:
32
Respons Formulir yang dibuat Formulir di atas kertas
Perubahan menggunakan aplikasi membutuhkan proses
Informasi InfoPath dapat di-update pencetakan ulang untuk
dan direvisi setiap saat. mengakomodasi setiap
perubahan yang terjadi.
Proses tersebut mem-
butuhkan biaya yang
cukup tinggi.
Traditional Text
InfoPath 2003
Documents
33
Dokumen teks
tradisional ini tidak
mendukung komunikasi
data ADO database dan
XML Web service
sehingga user perlu
melakukan penginputan
ulang atas informasi
tersebut.
Gambar 3.2
34
InfoPath 2003 Web Forms
35
Fleksibilitas Aplikasi InfoPath me- Pada penggunaan
Penyelesaian mungkinkan user untuk formulir berbasis web,
Pengisian melengkapi formulir user harus melengkapi
Formulir tersebut secara offline. formulir tersebut secara
Dan baru mengirimkan real time. Semua
informasi tersebut yang informasi yang diinput
tersimpan pada formulir oleh user akan hilang
pada saat terhubung apabila user tidak dapat
dengan jaringan data melengkapi formulir
perusahaan secara tersebut pada saat itu
online. juga (online).
Aplikasi InfoPath me-
nyediakan fleksibilitas
penyelesaian pengisian
formulir secara offline
sehingga user tidak perlu
khawatir akan ke-
hilangan informasi yang
diinput secara offline dan
bebas bekerja di mana
dan kapan saja.
36
System, InfoPath di- pihak developer hingga
bangun dengan interface end user yang tentunya
yang mirip dengan membutuhkan dana
aplikasi Microsoft Office yang tidak sedikit.
lainnya seperti Access,
Disamping itu
Word, dan lainnya
perusahaan juga harus
sehingga dapat dipelajari
melakukan indentifikasi
dengan mudah.
dan melakukan
Disamping itu Microsoft perbaikan terhadap
Corporation juga mem- setiap bug-bug yang
berikan dukungan teknis terdapat pada aplikasi
baik melalui tanya jawab solusi yang dikembang-
secara online melalui kan sendiri dengan
email maupun pe- menyediakan service
nyediaan service pack pack atau update untuk
untuk penyempurnaan perbaikan aplikasi
aplikasi Microsoft tersebut.
InfoPath di mana
perusahaan pengguna
aplikasi ini dapat
memperolehnya secara
gratis.
37
rangka pengumpulan yang sesuai dengan
dan pengolahan keinginan perusahaan
informasi secara efisien secara cepat dalam
dan efektif. rangka pengumpulan
dan pengolahan
informasi secara efisien
dan efektif.
38
Hal ini memungkinkan user bekerja dengan dokumen terstruktur
tanpa harus mengetahui segala sesuatu tentang XML sehingga
dapat mengurangi jumlah pelatihan yang dibutuhkan untuk men-
jadi lebih produktif dengan aplikasi tersebut yang pada akhirnya
akan menekan biaya pelatihan.
c. Sample forms
Aplikasi InfoPath menyediakan banyak contoh formulir yang
dapat dengan mudah dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan
bisnis. InfoPath juga menyediakan contoh yang dapat digunakan
untuk melakukan otomatisasi pekerjaan ke beberapa proses
bisnis yang berbeda-beda.
d. Programmability
Di dalam aplikasi InfoPath terdapat script editor, model objek,
objek kontrol, dan format pembersihan teks XML untuk berbagai
file format yang memberikan developer kemampuan untuk me-
nambahkan sendiri kode pemrograman dan objek kontrol, serta
mengintegrasikan formulir yang dibuat dengan server atau Web
service.
e. Integration with Microsoft Office System and other Microsoft
products
Aplikasi InfoPath terintegrasi secara penuh dengan aplikasi
perkantoran yang terdapat di dalam Microsoft Office System dan
produk lainnya dari Microsoft Corporation untuk menyediakan
kemampuan tambahan. Sebagai contoh, aplikasi InfoPath dapat
digunakan dalam kaitannya dengan Windows SharePoint
Services sebagai jalan untuk meningkatkan kolaborasi tim
dengan menyediakan sebuah lokasi untuk file formulir InfoPath
yang di-sharing. Informasi pada formulir aplikasi InfoPath dapat
diekspor ke Microsoft Excel dan di-sharing menggunakan
aplikasi Outlook 2003 dan Internet Explorer.
39
3.4 Ruang Kerja Microsoft Office InfoPath
2003
Microsoft InfoPath mempunyai dua model tampilan terpisah yang
dirancang untuk dua tugas yang berbeda, yaitu tampilan untuk
desain pembuatan formulir (Design a Form) dan tampilan untuk
pengisian formulir (Fill Out a Form). Khusus pada tampilan desain
pembuatan formulir akan terlihat awalan kata (Design) pada judul
aplikasi InfoPath yang terdapat di bagian kanan layar monitor seperti
terlihat pada Gambar 3.3.
Gambar 3.3
40
Adapun tampilan keseluruhan aplikasi InfoPath terlihat seperti pada
Gambar 3.3 untuk model tampilan desain pembuatan formulir
(Design a Form) dan Gambar 3.4 untuk model tampilan pengisian
formulir (Fill Out a Form).
Gambar 3.4
41
yang berhubungan dengan pemeliharaan file formulir dimaksud
seperti membuka (Open) dan menutup (Close) file formulir,
menyimpan file formulir (Save dan Save As), mencetak file
formulir (Page Setup, Print Preview dan Print), serta menu Exit
untuk menonaktifkan aplikasi InfoPath.
Namun terdapat beberapa perbedaan submenu yang mendasar
pada kelompok menu File untuk kedua tampilan tersebut yaitu
seperti berikut ini:
Menu File pada tampilan untuk desain pembuatan formulir
(Design a Form) terdiri dari submenu Preview Form, Open
from SharePoint Site, Publish, Extract From Files.
Menu File pada tampilan untuk pengisian formulir (Fill Out a
Form) terdiri dari submenu Export To.
Kelompok menu File yang berhubungan dengan pemeliharaan
file formulir pada aplikasi InfoPath diperlihatkan pada Gambar
3.5 berikut ini.
Gambar 3.5
42
2. Kelompok menu Edit terdiri dari submenu yang berisi perintah
yang berhubungan dengan proses editing file formulir pada
Aplikasi InfoPath baik untuk tampilan desain pembuatan formulir
maupun tampilan untuk pengisian formulir. Adapun perintah
yang berhubungan dengan pemeliharaan file formulir dimaksud
seperti perintah Undo, Redo, Cut, Copy, Paste, Select All, Find,
dan Replace. Khusus pada tampilan untuk desain pembuatan
formulir (Design a Form) terdapat dua submenu tambahan
seperti Change Binding dan Change To.
Adapun kelompok menu Edit yang berhubungan dengan proses
editing file formulir pada Aplikasi InfoPath seperti terlihat pada
Gambar 3.6.
Gambar 3.6
43
Adapun kelompok menu View yang berhubungan dengan peng-
aturan tampilan pada Aplikasi InfoPath seperti terlihat pada
Gambar 3.7.
Gambar 3.7
44
Adapun kelompok menu Insert pada Aplikasi InfoPath seperti
terlihat pada Gambar 3.8.
Gambar 3.8
45
DESIGN A FORM FILL OUT A FORM
Gambar 3.9
46
Next Error, Show Error Message, Digital Signatures, dan
Design This Form.
Adapun kelompok menu Format pada InfoPath terlihat seperti
pada Gambar 3.10.
Gambar 3.10
47
Adapun perintah yang terdapat pada menu ini terlihat seperti
pada Gambar 3.11.
Gambar 3.11
Gambar 3.12
48
Gambar 3.13
3.4.2 Toolbar
Toolbar adalah serangkaian tombol bergambar dengan fungsi pe-
rintah yang sama dengan fungsi perintah pada menu bar. Secara
default toolbar berada di bawah menu bar. Tombol bergambar yang
terdapat pada toolbar merupakan tombol shortcut untuk men-
jalankan perintah tertentu seperti perintah Cut, Copy, Paste, Save,
dan Open.
Secara default, tampilan toolbar pada InfoPath tidak berbeda jauh
antara tampilan untuk desain pembuatan formulir (Design a Form)
dengan tampilan untuk pengisian formulir (Fill Out a Form) yang
masing-masing terlihat seperti pada Gambar 3.14 dan Gambar 3.15.
Gambar 3.14
Gambar 3.15
49
3.4.3 Status Bar
Status bar terdapat pada bagian bawah window yang menampilkan
informasi yang cukup berguna bagi pengguna atau user aplikasi
InfoPath seperti informasi mengenai lokasi penyimpanan formulir
pada komputer.
Bentuk status bar diperlihatkan seperti pada Gambar 3.16.
Status Bar
Gambar 3.16
50
3.4.5 Task Pane
Form Area
Gambar 3.17
51
Task Pane
Gambar 3.18
Gambar 3.19
52
Gambar 3.20
Gambar 3.21
53
Gambar 3.22
Gambar 3.23
54
Gambar 3.24
55