Kas merupakan akun yang penting dalam operasional suatu hotel, tanpa ditunjang
dengan kas yang memadai akan dapat mengganggu kelancaran aktivitas operasional suatu
hotel, karena kas juga sebagai modal kerja yang sangat menunjang kelangsungan aktivitas
keseharian suatu hotel. Suatu hotel dalam operasionalnya memerlukan dana yang tidak sedikit,
dimana dana tersebut akan digunakan untuk membiayai semua pengeluaran yang disediakan
sebagai fasilitas tamu selama menginap, dan dana tersebut baru bisa diperoleh kembali oleh
perusahaan setelah tamu yang menginap atau menggunakan fasilitas hotel sudah melakukan
pembayaran. Hampir sebagian besar tamu yang menggunakan agen akan menunda pembayaran
sampai mereka selesai menggunakan fasilitas yang ada, kecuali tamu yang datang secara
individu biasanya memberikan pembayaran di muka sebagai uang muka. Penerimaan kas bisa
berupa penerimaan hasil penjualan tunai dari outlet, hasil penjualan yang diterima Front Office
saat tamu check out dan hasil pengumpula piutang dari agen.
1
b. Keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income audit yang akan melakukan
pengecekan ulang, kemudian akan menyerahkan hasil penjualan yang berupa tunai,
seperti uang, slip kartu kredit, bank note traveler chequw pada general cashier
c. General Cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan masing-masing outlet,
kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan masing-masing outlet
sebagai bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau menyetor uang ke bank.
2
c. General Cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan masing-masing outlet,
kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan masing-masing outlet
sebagai bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau menyetor uang ke bank.
3
7.1.5 PENERIMAAN KAS PADA PENERIMAAN UANG MUKA
A. Bagian Organisasi yang Terlibat dalam Penerimaan Uang Muka
a. Reservation menerima reservasi dari tamu yang datang langsung atau melalui travel
agent.
b. Front Office cashier bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran tamu.
c. Night Audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data uang
muka dalam satu hari.
d. Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penerimaan uang
muka dari tamu dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.
e. General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan uang muka
dari tamu dalam satu hari.
B. Dokumen yang Digunakan pada Prosedur Penerimaan Kas (Penerimaan Uang Muka)
a. Cash Receipt
b. Reservation Form
C. Prosedur Penerimaan Kas pada Penerimaan Uang Muka
a. Suatu agen membayar uang muka untuk tamu-tamunya pada saat reservasi,
pembayaran uang muka tersebut akan diterima oleh front office cashier, dengan
membuatkan cash receipt dilampiri reservation form, kemudian melaporkannya pada
room sales recapitulation dan memasukkannya dalam ROF bersama-sama dengan hasil
penjualan kamar lainnya.
b. Agen tersebut akan menerima cash receipt asli, yang nantinya akan dipakai untuk
memperhitungkan kekurangan pembayarannya setelah tamu dari agen tersebut
menggunakan fasilitas hotel.
c. Pada esok harinya, General Cashier akan menerima uang muka tersebut dan
mencatatnya sebagai penerimaan kas. Kemudian General Cashier akan
menginformasikan pada Account Receivable akan adanya pembayara uang muka
tersebut.
D. Laporan Yang Dihasilkan
Genereal Cashier Summary, yang merupakan laporan yang dibuat oleh General
Cashier pada akhir periode yang berisi semua penerimaan kas.
4
7.2 BAGAN ALUR PROSEDUR PENERIMAAN PADA HOTEL
Bagan Alur – Penerimaan Kas dari Hasil Penjualan Kamar, Makanan dan Minuman
RBB RBB
+ +
5
Bagan Alur – Penerimaan Kas Hasil Pengumpulan Piutang dari Agen
Keterangan:
VA
VA = voucher agent
RF = registration form
+
GB = guest bill
CR = cash receipt
+ GCS = general cashier summary
GB persetujuan Penagihan
ke agen
+ + +
+ + +
+
CR CR CR CR
Catat pada
GCS dan
stempel
“paid”,
informasi
kan pada
account
receivable
, lalu arsip
6
Bagan Alur – Penerimaan Kas dari Uang Muka
RF reservasi
RF RF RF
+ +
Uang Uang
7
DAFTAR REFERENSI
Widanaputra, AA. GP, dkk. 2009. Akuntansi Perhotelan Pendekatan Sistem Informasi.
Yogyakarta: Graha Ilmu.
8
AKUNTANSI HOTEL
“AKUNTANSI PENERIMAAN KAS PADA USAHA PERHOTELAN”
Oleh:
Kelompok 3
9
10