Proses Penulisan Pesan -pesan Bisnis|1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam komunikasi bisnis ada beberapa langkah termasuk perencanaan pesan-
pesan bisnis. Perencanaan pesan-pesan bisnis mencakup pesan-pesan yang di
smpaikan secara tertulis dan pesan-pesan yang di sampaikan secara lisan.
Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian
tujuan organisasi secara menyeluruh dan salah satu faktor penentu keberhasilan
komunikasi, pesan-pesan bisnis yang terrencana dengan baik akan mempermudah
pencapaian tujuan komunikasi.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa tujuan penulisan pesan-pesan bisnis?
2. Bagaimana memenuhi kebutuhaan informasi audiens?
3. Apa tahapan dalam proses komposisi?
4. Bagaimana cara menganalisis audiens?

1.3 Tujuan Penulisan

1. Mengetahui tujuan penulisan pesan-pesan bisnis.
2. Mengetahui bagaimana memenuhi kebutuhan informasi audiens.
3. Memahami tahapan dalam proses komposisi.
4. Mengetahui cara menganalisis audiens.
 Proses Penulisan Pesan -pesan Bisnis|2

Bab 2

Pembahasan

2.1 Pemahaman Proses Komposisi

Proses komposisi (Composition Process) penyusunan pesan-pesan bisnis

dapat dianalogikan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang
komposer, dia harus merencanakan lagu apa yang harus dibuat dan menentukan
bentuk aransemen dan personil kelompok yang akan mengiringi lagu tersebut.
Kemudian mereka harus melakukan latihan dan uji ulang atau revisi-revisi yang
diperlukan, sehingga lagu yang diciptakan mempunyai mutu yang bagus, enak
didengarkan, dan mudah dicerna para penggemarnya. Demikian halnya dengan
proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis. Penyusunan pesan-pesan bisnis
meliputi tiga tahap, yaitu perencanaan, pengorganisasian, dan revisi.
1. Perencanaan
Dalam fase perencanaan (Planning phase), dirancang hal-hal yang cukup
mendasar, seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima
pesan, ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan disampaikan, dan
saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan. Di
samping itu, intonasi juga perlu diatur, apakah melemah, mendatar, atau
meninggi. Yang terpenting adalah menyiasati situasi yang ada sehingga
tujuan yang dikehendaki dapat tercapai. Pada dasarnya, proses perencanaan
meliputi tiga tahapan penting yang perlu saluran dan media komunikasi yang
akan digunakan. diperhatikan, yaitu mendefinisikan tujuan, menganalisis
audiens, dan memilih
2. Pengorganisasian
Setelah tahap perencanaan, tahap berikutnya adalah mengorganisasikan ide-
ide dan selanjutnya dituangkan dalam bentuk draf. Proses ini dimulai dengan
merangkai kata, kalimat, paragraf, dan memilih ilustrasi yang diperlukan
untuk mendukung ide pokok bahasannya Organisasi dan komposisi erat
 Proses Penulisan Pesan -pesan Bisnis|3

kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat, dan

paragraf. Oleh karenanya, perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-
kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan
dilaksanakan oleh si penerima pesan.
3. Revisi
Setelah ide-ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, maupun paragraf,
perhatikan apakah kata-kata, kalimat, dan paragraf tersebut telah
diekspresikan dengan benar. Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah
kembali dari sisi sub stansi pesan yang ingin disampaikan maupun dari gaya
penulisannya, struktur Kalimat yang digunakan, dan bagaimana tingkat
pemahamannya. Kalau ternyata belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan
sekaligus revisi , sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya
perbaikan-perbaikan seperlunya dapat dicapai seefektif mungkin.

2.2 Penentuan Tujuan

Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan
maksud atau tujuan komunikasi Seorang komunikator tentunya ingin menjaga nama
baik di hadapan audiens, sekaligus menghasilkan sesuatu yang baik organisasinya.
Sebelum memutuskan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain,
Anda perlu terlebih dahulu menjawab tiga pertanyaan penting, yaitu apakah tujuan
tersebut realistis, apakah waktunya sudah tepat, dan apakah tujuannya dapat
diterima organisasi tersebut Untuk dapat melakukan hal itu, pertama Anda harus
menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur, sesuai dengan tujuan organisasi.
1. Mengapa Tujuan Harus Jelas
Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan Anda mencapai tujuan yang
dikehendaki. Sebagaimana diketahui, setiap organisasi tentunya memiliki tujuan
yang bermacam-macam, yang sangat bergantung pada jenis organisasinya. Di
samping itu, penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat
membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain.
 Proses Penulisan Pesan -pesan Bisnis|4

a. Keputusan untuk Meneruskan Pesan

Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyakan pada diri sendiri apakah
pesan yang akan disampaikan benar-benar diperlukan atau tidak. Jika pesan-
pesan yang akan disampaikan diduga mempunyai pengaruh yang sangat kecil
kepada audiens, sebaiknya penyampaiannya ditahan dulu. Sebaliknya bila
sangat penting dan akan membawa pengaruh yang besar, pesan sebaiknya
segera diteruskan atau disampaikan.
b. Keputusan untuk Menanggapi Audiens
Untuk memutuskan cara terbaik menanggapi audiens, komunikator perlu
mempertimbangkan motif motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan n
yang disampaikan? Apakah mereka mengharapkan keuntungan? Apakah
apan mereka sesuai dengan harapan komunikator? Tanpa mengetahui motif
audiensnya, komunikator tidak akan dapat menanggapi mereka dengan baik
Komunikator dan audiens juga akan gagal mendapatkan apa yang mereka
inginkan bila harapan mereka tidak sesuai/sejalan.
c. Keputusan untuk Memusatkan Isi Pesan
Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memusatkan isi pesan.
Komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan
dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Informasi yang tidak relevan harus
disingkirkan atau dibuang jauh-jauh. Bila informasi yang tidak penting dimasukkan
dalam pesan-pesan yang akan disampaikan, inti pesan akan kabur, dan waktu pun
akan terbuang percuma Pada akhirnya penyampaian pesan tidak akan mencapai
sasaran yang dikehendaki.
d. Keputusan untuk Menetapkan Media yang akan Digunakan
Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu
pesan, sangat bergantung pada tujuan yang dikehendaki. Media komunikasi yang
akan digunakan seorang pimpinan kelompok kerja yang ingin mengumpulkan
anggotanya, dapat menggunakan tulisan sebagai media komunikasi dapat berupa
lisan atau tulisan. Misalnya, seorang pimpinan kelompok kerja yang ingin
mengumpulkan anggotanya, dapat menggunakan tulisan sebagai media komunikasi.
 Proses Penulisan Pesan -pesan Bisnis|5

2. Tujuan Komunikasi Bisnis

Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu: memberi inf Tujuan
linforming), melakukan persuasi (persuading), dan melakukan kolaborasi (collaborating)
dengan audiens.

a. Memberi Informasi
Pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang
berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang
pimpinan suatu perusahaan membutuhkan beberapa pegawai baru yang akan
ditempatkan sebagai staf administrasi di kantor-kantor cabang yang ada erlu
inti kah otif aik. reka Untuk memperoleh pegawai yang diharapkan, ia dapat
memasang iklan lowongan kerja melalui media surat kabar, majalah, radio,
dan Internet. Masing- masing media komunikasi tersebut tentu memiliki
keunggulan dan sekaligus kelemahannya, baik dilihat dari sisi jangkauan
penerimaannya maupun biayanya. Media komunikasi mana yang akan dipilih
sangat bergantung pada kebijakan perusahaan dengan mempertimbangkan
kemampuan internal perusahaan tersebut.
b. Melakukan Persuasi
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi kepada
pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar.
Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara
seseorang dengan orang lain dalam bisnis. Untuk dapat memperoleh hasil
yang optimal dalam bernegosiasi, setiap pihak perlu memahami prinsip win-
win solution. Artinya, kedua belah pihak yang terlibat dalam negosiasi
tersebut saling memperoleh manfaat tanpa merasa harus ada yang
dikorbankan atau gagal
c. Melakukan Kolaborasi
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi
atau kerja sama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan
komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan keria
sama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.
 Proses Penulisan Pesan -pesan Bisnis|6

Saat ini, kerja sama antar perusahaan di berbagai belahan dunia relatif mudah
dilakukan seiring dengan semakin pesatnya kemajuan teknologi komunikasi
dewasa ini. Seseorang dapat menggunakan berbagai media telekomunikasi
yang ada, seperti telepon biasa, faksimile, telepon genggam, internet, email,
dan telekonferensi. Teknologi komunikasi tersebut sangat penting artinya
dalam mempererat kerja sama dalam dunia bisnis.

Dalam dunia bisnis, presentasi yang baik harus mampu menjelaskan tujuan
yang dinginkan secara spesifik. Oleh karena itu, untuk merumuskan tujuan tersebut.
seseorang perlu menanyakan pada diri sendiri, apakah audiens akan melakukan
penelaahan terhadap suatu pesan atau tidak. Tujuan harus dinyatakan setepat
mungkin, demikian pula dengan identifikasi individu-individu yang akan memberi
tanggapan terhadap pesan yang akan disampaikan.

TABEL 5.1: Tujuan Utama dan Khusus Komunikasi Bisnis

TUJUAN UMUM TUJUAN KHUSUS

Memberi Informasi Menyajikan penjualan bulan lalu ke manajer pemasaran.

Membujuk Meyakinkan manajer pemasaran untuk mengangkat beberapa

karyawan baru bagian penjualan.

Kolaborasi Membantu departemen personalia mengembangkan program

pelatihan bagi beberapa anggota baru.

3. Cara Menguji Tujuan

Penentuan tujuan yang baik tentunya harus mudah diaplikasikan dalam dunia
nyata. Oleh karena itu, untuk menguji apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan
tersebut sudah baik atau belum, perlu dilakukan pengujian dengan empat
pertanyaan berikut ini:
a. Apakah Tujuan Tersebut Realistik?
Tujuan yang hendak disampaikan hendaknya realistik, dalam arti bahwa
ide-ide atau gagasan yang hendak disampaikan dapat disesuaikan dengan
 Proses Penulisan Pesan -pesan Bisnis|7

kemampuan yang ada, seperti kemampuan finansial, manajerial, sumber daya

dan teknis operasional.
b. Apakah Waktunya Tepat?
Dalam menyampaikan suatu ide atau gagasan, hendaknya dipertimbang-
kan masalah ketepatan waktu. Sebagai contoh, dalam situasi krisis moneter,
ide untuk melakukan ekspansi pabrik kemungkinan besar tidak akan diterima.
Penyampaian ide ini tidak tepat waktunya karena pada saat itu penjualan
produk sedang menurun sampai 50 persen dibandingkan dengan tahun
sebelumnya.
c. Orang yang Mengirimkan Pesan sudah Tepat?
Pesan atau ide yang disampaikan oleh seseorang yang memiliki
kedudukan atau jabatan tinggi cenderung lebih dapat diterima daripada bila
disampaikan oleh orang yang kedudukannya rendah. Ketidaktepatan dalam
menentukan siapa yang layak menyampaikan suatu pesan akan berpengaruh
terhadap efektivitas penyampaian suatu pesan.
d. Apakah Tujuannya Selaras dengan Tujuan Organisasi Perusahaan?
Tujuan penyampaian suatu pesan hendaknya mengacu pada tujuan
organisasi secara keseluruhan. Oleh karena itu, apabila ingin menyampaikan
pesan-pesan bisnis kepada audiens, usahakan agar pesan tersebut sesuai
dengan kebijakan organisasi.

Apabila jawaban terhadap keempat pertanyaan tersebut adalah "tidak"

sebaiknya pesan jangan disampaikan. Apabila tetap disampaikan, tujuan tidak akan
tercapai, atau hasilnya tidak seperti yang diharapkan.

2.3 Analisis Audiens

Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah
berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi. Siapa mereka,
bagaimana pemahaman/pengetahuan mereka, latar belakang usia, pendidikan, jenis
kelamin mereka, bagaimana minat mereka, dan apa yang ingin mereka ketahui?
Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan tersebut merupakan informasi yang
 Proses Penulisan Pesan -pesan Bisnis|8

sangat berharga, yang akan mempengaruhi cakupan materi yang diberikan pada
audiens dan cara mengatasi audiens.

1. Cara Mengembangkan Profil Audiens.

Mengembangkan suatu profil audiens boleh dikatakan gampang-gampang

susah. Gampang, jika lawan komunikasi adalah seseorang yang sudah dikenal
dengan baik. Penentuan profil audiens dalam hal ini tidak akan mengalami kesulitan
karena yang menjadi audiens adalah orang-orang yang sudah dikenal dengan baik.
Akan tetapi, semuanya akan menjadi sulit jika yang menjadi audiens adalah orang-
orang yang sama sekali belum dikenal, komunikator tidak pernah mendengar nama
mereka, dan tidak pernah bertatap muka dengan mereka. Dalam kasus ini,
komunikator perlu melakukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi.

a. Menentukan Ukuran dan Komposisi Audiens

Audiens dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukkan perilaku yang
berbeda dengan audiens yang berjumlah sedikit, sehingga untuk
menghadapinya diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula.

Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga

ditentukan oleh jumlah audiens. Untuk audiens yang jumlahnya kecil, materi
dapat dikemas dalam suatu laporan sederhana kemudian dipresentasikan atau
dibagikan kepada mereka. Untuk audiens yang jumlahnya besar, materi
sebaiknya dikemas dalam suatu makalah atau laporan dengan gaya peng-
organisasian dan format penulisan yang lebih formal.

Semakin banyak audiens, semakin beragam pula pendidikan, status, dan

sikap mereka. Jumlah audiens yang besar juga mudah menimbulkan
kesemrawutan (kekacauan) dan sulit dikendalikan. Oleh karena itu,
komunikator harus mencari sesuatu yang dapat mengikat mereka bersama
sama. Selingan segar seperti humor dapat dilakukan untuk menarik perhatian
audiens yang jumlahnya besar ini.
 Proses Penulisan Pesan -pesan Bisnis|9

b. Siapa Audiensnya

Bila audiens yang dituju lebih dari satu orang, komunikator perlu
mengidentifikasi siapa di antara mereka yang memegang posisi kunci/posisi
paling penting. Biasanya orang yang memegang posisi kunci (penting) adalah
mereka yang memiliki status organisasional tinggi. Namun, bisa jadi
seseorang yang posisinya rendah karena kelebihannya dalam satu atau dua
bidang tertentu, memegang posisi kunci dalam materi yang disampaikan.

c. Reaksi Audiens

Setelah mengetahui siapa yang akan menjadi audiens, perlu diketahui

(diantisipasi) reaksi yang mungkin dimunculkan oleh audiens tersebut. Jika
komposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang
kritis, presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan
saran-saran, karena jika diajak berdiskusi, reaksi mereka diduga kurang
positif.

d. Tingkat Pemahaman Audiens

Ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audiens seperti

tingkat pendidikan, usia, dan pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika
komunikator dan audiens memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu
diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audiens tersebut harus dididik.
Secara umum, usahakan agar Anda tidak terlalu menggurui. Kalau terkesan
menggurui, audiens cenderung merasa jenuh, bosan, dan kurang tertarik pada
kesan yang disampaikan.

e. Hubungan Komunikator dengan Audiens.

Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audiens, audiens
harus dapat diyakinkan sebelum penyampaian suatu pesan dilakukan.
Komunikator dengan penampilan yang meyakinkan, akan membuat audiens
termotivasi untuk mendengarkan dan menyimak pembicaraannya sehingga
pesan dapat tersampaikan dengan baik.
 P r o s e s P e n u l i s a n P e s a n - p e s a n B i s n i s | 10

Struktur pesan-pesan yang akan disampaikan dan nada suara

komunikator saat menyampaikan pesan dapat menunjukkan tingkat hubungan
komunikator dengan audiens. Nada suara (intonasi) saat berbicara dengan
orang yang sudah dikenal tentu berbeda dengan saat berbicara dengan orang
yang baru dikenal.

2. Cara Memuaskan Audiens akan Kebutuhan Informasi.

Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan

informasi audiens, dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. Ada
lima tahap apa yang spasi hal yangyang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan
audiens, yaitu:

a. Temukan/Cari Apa yang Diinginkan oleh Audiens.

Untuk dapat memenuhi kebutuhan audiens akan informasi, komunikator

harus dapat menemukan apa yang ingi mereka ketahui dan segera
memberikan informasi yang diminta. Jangan ditunda-tunda.

b. Antisipasi Pertanyaan yang Tidak Diungkapkan.

Setelah memberikan informasi yang diinginkan, berikan tambahan

informasi yang mungkin sangat membantu meskipun informasi tersebut
secara khusus tidak diminta oleh audiens.

c. Berikan Semua Informasi yang Diperlukan.

Usahakan agar semua informasi penting yang diminta oleh audiens tidak
ada yang terlewatkan. Dengan kata lain, informasi-informasi penting telah
tercakup dalam pesan yang diberikan. Lakukan pengecekan terlebih dahulu
sebelum pesan disampaikan kepada audiens. Hal ini untuk menjaga agar apa
yang diminta audiens benar-benar telah sesuai dengan yang Anda kirimkan.

d. Pastikan bahwa Informasinya Akurat.

Informasi yang disampaikan kepada audiens hendaklah informasi yang

benar-benar akurat dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Jangan
 P r o s e s P e n u l i s a n P e s a n - p e s a n B i s n i s | 11

memberikan informasi yang salah kepada audiens. Kalau secara tidak sengaja
atau terjadi kekhilafan dalam menyampaikan informasi, komunikator harus
sesegera mungkin membetulkannya dan mohon maaf atas kekhilafan yang
dilakukan.

e. Tekankan Ide-Ide yang Paling Menarik bagi Audiens.

Cobalah untuk menemukan hal penting yang sangat menarik bagi para
audiens. Selanjutnya, berikan perhatian khusus atau perhatian yang lebih
kepada hal tersebut. Apabila hal tersebut dapat dilakukan dengan baik, berarti
komunikator telah berhasil memberikan suatu kepuasan yang tidak terhingga
kepada audiensnya.

3. Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens

Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audiens untuk mau mengubah

perilaku mereka. Akan tetapi, pemberian motivasi ini sering kali mengalami
hambatan/kendala. Hal ini disebabkan oleh adanya kecenderungan dari audiens
untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang baru.

Bagaimana mengatasi kendala itu? Salah satu caranya adalah dengan

mengatur pesan-pesan sedemikian rupa sehingga informasi yang disampaikan dapat
diteri audiens dengan mudah.

Pendekatan yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan argumentasi

ang bersifat rasional. Contoh, jika seorang pemohon pinjaman harus mengurangi
pinjaman yang telah ada sebelum menambah pinjaman baru yang lebih besar,
komunikator dapat menggunakan argumentasi sebab-akibat untuk menjelaskan
bahwa penambahan jumlah pinjaman akan sangat berbahaya bagi kepercayaan yang
telah diberikan sekarang ini.

Meskipun pendekatan dengan menggunakan argumentasi merupakan cara

yang baik untuk menarik audiens, perlu juga untuk mencoba menggunakan
pendekatan emosi audiens. Sebagai contoh, dalam usaha untuk menjual suatu
produk, dapat ditekankan kepada calon pembeli bahwa produk tersebut dapat
 P r o s e s P e n u l i s a n P e s a n - p e s a n B i s n i s | 12

meningkatkan status atau gengsi pembeli di mata masyarakat. Produk-produk yang

oleh sebagian masyarakat dianggap sebagai produk yang mampu menunjukan
status sosial dalam masyarakat, antara lain telepon seluler (telepon genggam), radio
pager, mobil-mobil mewah, sepeda motor ber-CC tinggi, PC Multimedia (CD-
ROM radio FM, CD-Music, TV, modem dalam PC), lukisan klasik, peralatan golf,
dan batik motif produksi perusahaan batik ternama.

2.4 Penentuan Ide Pokok

Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan cara

untuk mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu
tema pokok yaitu ide pokok (main idea) Hal-hal lain selain ide pokok hanyalah
merupakan ide-ide pendukung (supporting idea).

Topik dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek
pesan yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu yang
menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audiens.
Ide pokok dapat memotivasi orang-orang untuk melakukan apa yang diinginkan
dengan menggabungkan atau menyelaraskan tujuan/maksud pengirim pesan
dengan tujuan mereka. Dalam suatu surat pendek atau memo, ide pokok mungkin
jelas. Namun, dalam surat yang kompleks, menentukan ide pokok merupakan tugas
yang tidak mudah. Sebelum dapat menentukan ide pokok, hal- hal yang penting
harus diidentifikasikan terlebih dahulu.

1. Teknik Curah Pendapat.

Untuk dapat mengidentifikasi ide pokok, diperlukan kreativitas dan

pengalaman. Pendekatan yang paling baik adalah curah pendapat (brainstorming)
yang memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan,
menguji berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fakta
yang ada. Beberapa teknik curah pendapat yang dapat digunakan antara lain:
 P r o s e s P e n u l i s a n P e s a n - p e s a n B i s n i s | 13

a. Storyteller's Tour

Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan-pesan yang disampaikarn.

Fokuskan pada alasan berkomunikasi, butir utama nada, rasionalitas, dan
implikasi bagi si penerima. Dengarkan dengan teliti dan berlatihlah sehingga
ide-ide pokok dari suatu pesan dapat ditemukan dengan mudah.

b. Random List

Dengan pendekatan random list, untuk dapat menemukan ide pokok

Anda perlu menulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran Anda di atas kertas
kosong. Selanjutnya pelajari hubungan antara ide yang satu dengan ide yang
lain. Bagilah mereka ke dalam kelompok-kelompok, dan temukan butir yang
penting dan yang tidak penting.

c. CFR (Conclusions, Findings, Recommendations) Worksheet

Jika subjeknya mencakup pemecahan masalah, gunakanlah suatu lembar

kerja (worksheet) yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan
(findings), kesimpulan (conclusions), dan rekomendasi (recommendations)
yang akan diberikan. Sebagai suatu contoh, penelitian menemukan bahwa
merosotnya penjualan disebabkan oleh masalah kebijakan penentuan harga.
Oleh karena itu, rekomendasi kepada pihak manajemen berisi anjuran untuk
menurunkan harga produk.

d. Journalistic Approach

Pendekatan jurnalistik memberikan butir yang baik sebagai langkah awal

menentukan ide pokok. Jawaban terhadap pertanyaan siapa (who), apa
(what), kapan (when), di mana (where), dan bagaimana (how), akan dapat
menjelaskan ide pokok presentasi.
 P r o s e s P e n u l i s a n P e s a n - p e s a n B i s n i s | 14

e. Question and Answer Chain

Barangkali pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi

perspektif audiens. Coba tanyakan pada diri sendiri: Apa pertanyaan pokok
audiens Anda? Apa yang diinginkan audiens? Periksa atau cek jawaban atas
pertanyaan-pertanyaan tersebut. Apa pertanyaan tambahan yang mungkin
muncul? Ikuti arus pertanyaan dan jawab pertanyaan tersebut sehingga ide
pokoknya dapat.

2. Pembatasan Cakupan

Secara umum, penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah Anda
kenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Cara ini juga dapat
membangkitkan rasa hormat (respect) audiens kepada komunikator, sedangkan
penyampaian pesan yang kompleks dan kontroversial akan memakan waktu lebih
lama, terutama jika audiens yang hadir terdiri atas orang yang skeptis atau orang
yang tidak dikenal sebelumnya. Ide pokok dari pesan-pesan selebihnya disesuaikan
dengan waktu yang tersedia sehingga poin-poin yang penting tidak sampai
terabaikan. Yang lebih penting adalah ide-ide pokok yang disampaikan haruslah
mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.

2.5 Seleksi Saluran dan Media

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disam-
paikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan (oral) dan tertulis (written). Pilihan
mendasar antara berbicara atau menulis bergantung pada tujuan atau maksud pesan,
audiens, dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

1. Komunikasi Lisan

Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan (oral communicationss) adalah

kemampuannya memberikan umpan balik (feedback) dengan segera. Saluran ini
digunakan bila pesan yang disampaikan sederhana, tidak diperlukan catatarn
permanen, dan audiens dapat dibuat lebih nyaman (convenient). Kelebihan lain dari
komunikasi lisan adalah sifatnya yang ekonomis. Pendekatan lisan juga bermanfaat
 P r o s e s P e n u l i s a n P e s a n - p e s a n B i s n i s | 15

bila yang disajikan adalah informasi kontroversial, karena reaksi audiens dapat
terbaca dari bahasa isyarat mereka sehingga komunikator dapat menyesuaikan
pesan-pesan yang akan disampaikan.

Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang atau
lebih, pembicaraan lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil
(diskusi kelompok), seminar, lokakarya, program pelatihan, pidato formal, dan
presentasi penting lainnya.

Pada umumnya, semakin sedikit jumlah audiens, semakin baik interaksi di

antara mereka. Jika komunikasi bertujuan untuk mencapai suatu keputusan atau
pemecahan masalah, saluran yang dipergunakan ke arah audiens yang kecil atau
sedikit seharusnya media lisan. Program yang relatif informal dan tidak terstruktur
memungkinkan ide-ide akan mengalir dengan bebas.

Presentasi formal, dengan jumlah audiens yang lebih besar, seperti konvensi
penjualan, rapat para pemegang saham, presentasi untuk pengenalan produk baru
dan fungsi-fungsi seremonial penganugerahan produk-produk unggulan atau
terlaris, sering kali diadakan di auditorium.

Alat bantu audiovisual seperti film, video klip, audio rekaman, proyektor
LCD, dan slide shoto sering kali digunakan untuk memberikan daya tarik bagi suatu
presentasi. Karena tidak mudahnya mengoordinasi semua efek audiovisual,
presentasi seperti ini harus direncanakan dengan sebaik-baiknya.

2. Komunikasi Tertulis

Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai macam bentuk, seperti surat,

memo, proposal, laporan. Salah satu kelebihan komunikasi tertulis (written com-
municationss) adalah bahwa penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakarn
dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Suatu format tulisan diperlukan, jika
informasi yang disampaikan kompleks, dibutuhkan catatan permanen untuk
referensi di masa yang akan dating, dan jumlah audiens besar dan menyebar.
 P r o s e s P e n u l i s a n P e s a n - p e s a n B i s n i s | 16

Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu dipertimbangkan

tingkat kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat kerahasiaannya,
emosional, dan biaya pengiriman serta harapan audiens. Kapan sebaiknya sesorang
memilih komunikasi lisan atau tertulis dapat dilihat pada Tabel 2.2.

Tabel 2.2: Komunikasi Lisan dan Tertulis

Komunikasi Lisan Komunikasi Tertulis
• Anda menginginkan umpan balik segera dari • Anda tidak memerlukan umpan balik
audiens. segera.
• Pesan Anda relative sederhana dan mudah • Pesan Anda sangat rinci, kompleks, dan
diterima. memerlukan catatan permanen.
• Anda tidak memerlukan catatan permanen. • Anda memerlukan catatan permanen.
• Anda dapat mengumpulkan audiens lebih • Anda ingin mencapai audiens yang luas.
mudah atau ekonomis. • Anda ingin meminimisasi distorsi
• Anda menginginkan interaksi dalam penyampaian pesan.
memecahkan masalah.
Media Komunikasi Lisan Media Komunikasi Tertulis
• Percakapan secara langsung, pidato, • Surat-surat, memo, laporan, proposal.
pertemuan-pertemuan. • Email
• Telepon dan Surat suara (Voice mail) • Surat reguler dan khusus
• VOIP (Voice Over Internet Protocols) • Faksimile
• Audiotape dan videotape .
• Telekonferensi dan konferensi video.
 P r o s e s P e n u l i s a n P e s a n - p e s a n B i s n i s | 17

BAB 3

PENUTUP

Demikian yang dapat kami sampaikan mengenai materi yang menjadi

bahasan dalam makalah ini, tentunya banyak kekurangan dan kelemahan karena
terbatasnya pengetahuan kurangnya rujukan/referensi yang kami peroleh,
hubungannya dengan makalah ini kami banyak berharap kepada pembaca
memberikan kritik saran yang membangun kepada kami demi sempurnanya
makalah ini. Semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca.

3.1 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan tersebut kami menyimpulkan bahwa, dalam
melakukan komunikasi bisnis kita perlu melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis
yang baik dan benar, kami berharap pembaca mampu memahami tentang
perencanaan pesan-pesan bisnis dan bagian-bagian penting dalam pembahasan
tersebut. Dalam pembahasan tersebut mampu memberikan gambaran tentang
perencanaan pesan-pesan bisnis yang akan berguna untuk mencapai tujuan dalam
berkomunikasi.
 P r o s e s P e n u l i s a n P e s a n - p e s a n B i s n i s | 18

DAFTAR PUSTAKA

Purwanto, Djoko. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Penerbit Erlangga, 2006.