FUNCTIONAL AREA AND COMPLIANCE SYSTEMS

9.1 Management Levels and Functional Systems

Tingkat manajemen dimodelkan sebagai piramida yang ditunjukkan pada Gambar 9.3. Mulai di dasar
piramida, tingkat operasional, manajerial atau administratif, dan strategis. Setiap tingkatan manajemen memiliki
keprihatinan, kebutuhan data, tanggung jawab pengambilan keputusan, jangka waktu, dan pertanyaan strategis dan
taktis.

 Pada tingkat strategis, atau-top senior yang rencana pengelolaan tingkat dan membuat keputusan yang
mengatur atau mempengaruhi arah jangka panjang dari seluruh organisasi. Keputusan ini visioner dan
berorientasi masa depan. Data eksternal tentang ekonomi, pasar, pesaing, dan tren bisnis sangat penting untuk
mereka SWOT (kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman) analisis, perencanaan, dan keputusan.
 Pada tingkat manajerial atau administratif, manajer tingkat menengah mendefinisikan model bisnis dan
membuat keputusan taktis yang rentang lebih pendek. Contohnya adalah bagaimana mengalahkan pesaing
dan menghasilkan pendapatan dan keuntungan untuk memenuhi misi, tujuan organisasi, dan strategy.Control
penting pada tingkat ini. manajemen menengah menetapkan tujuan untuk departemen atau unit bisnis yang
konsisten dengan tujuan organisasi yang ditetapkan oleh data yang senior yang management.External dan
internal yang penting untuk pengambilan keputusan, yang sering memiliki satu sampai tiga tahun horizon
waktu.
 Pada tingkat operasional, manajer departemen, supervisor, dan pekerja membutuhkan data rinci, secara real
time, dan kemampuan untuk menanggapi apa yang mereka pelajari dari pembuatan ISs. Decision fungsional
adalah sebagian besar untuk jangka pendek, karena keputusan dibuat untuk mengontrol kegiatan yang sedang
berlangsung dan operasi. Tujuan dari kontrol adalah untuk mengidentifikasi penyimpangan dari tujuan sesegera
mungkin untuk mengambil tindakan korektif. penjualan pelacakan, tingkat persediaan, order, dan dukungan
pelanggan adalah contoh dari kegiatan
pengendalian. data internal sebuah perusahaan yang paling penting pada tingkat ini.

A. YAYAN ANDRIYANI A062172001 1

 FUNCTIONAL AREA AND COMPLIANCE SYSTEMS

Information Systems Designed To Support Business Functions And Procedures

Awalnya, IS dirancang untuk mendukung fungsi akuntansi. Kemudian, area fungsional lainnya menerima
dukungan IS. Proses desain ini mengarah pada pembuatan silo data yang membuatnya sulit untuk berbagi data
yang dibutuhkan oleh proses bisnis lintas fungsional. Misalnya, ketika pelanggan memesan perangkat tablet,
pesanan diproses oleh departemen penjualan dan keuangan memverifikasi dan menyetujui kredit. Kemudian
pemenuhan pesanan atau produksi menentukan apakah produk tersebut ada di gudang; departemen pengambilan
dan pengiriman mengemas produk, mencetak label pengiriman, dan mempersiapkan pengiriman (lihat Gambar 9.4).
Ketika aliran kerja dan aliran data antar departemen tidak berfungsi dengan baik atau koordinasi sulit, menyebabkan
keterlambatan, kesalahan, dan layanan pelanggan yang buruk Inilah sebabnya mengapa mengintegrasikan
departemen fungsional melalui sistem informasi yang memungkinkan komunikasi, koordinasi, dan kontrol sangat
penting.
Fungsi bisnis berinteraksi dengan mengirimkan data dari satu ke yang lain. Misalnya, setelah produk
diproduksi dan dikirim, sistem produksi dan pengiriman menginformasikan sistem akuntansi, yang mencatat
penjualan dan mengeluarkan hutang dagang (A / P) atau membebankan biaya kartu kredit pembeli. Catatan bisnis
dihasilkan oleh setiap aktivitas, termasuk yang diperlukan untuk jaminan produk, laporan penjualan, dan laporan
keuangan. Persyaratan data dari unit-unit tingkat operasional sangat luas dan relatif rutin, jarang berubah karena
mereka bergantung pada sumber input dan standar tetap prosedur operasi (SOP). SOP adalah seperangkat instruksi
tertulis yang mendokumentasikan kegiatan rutin atau berulang yang diikuti oleh suatu organisasi. SOP mudah
diotomatisasi atau didukung oleh sistem informasi area fungsional.

Basic Functional Area Systems

Sistem informasi area fungsional dasar dan contoh aplikasi mereka adalah sebagai berikut:
 Manufaktur dan produksi: pembelian bahan, kontrol kualitas, penjadwalan, pengiriman, penerimaan. Misalnya,
untuk memproduksi peralatan kecil, produsen perlu memesan bahan dan suku cadang, membayar tenaga kerja
dan listrik, membuat pesanan pengiriman, dan menagih pelanggan.
 Akuntansi: piutang dagang, hutang dagang, buku besar, penganggaran. Sistem akuntansi menjaga saldo akun
tetap mutakhir, mengucurkan dana, dan memposting laporan.
 Keuangan: manajemen kas, manajemen aset, manajemen kredit, pelaporan laporan keuangan untuk mematuhi
peraturan federal dan industri khusus dan lembaga pemerintah.
 TI: layanan komputasi awan, manajemen perjanjian tingkat layanan (SLA), perangkat lunak
manajemen lisensi, manajemen akun pengguna, informasi dan keamanan jaringan.
 Penjualan dan pemasaran: penetapan harga, promosi media sosial, riset pasar, perkiraan permintaan,
manajemen kampanye penjualan, pelacakan pesanan, serta pemrosesan dan penjualan pesanan online dan
seluler (lihat Gambar 9.5).

A. YAYAN ANDRIYANI A062172001 2

 FUNCTIONAL AREA AND COMPLIANCE SYSTEMS

 SDM: penggajian, perekrutan dan perekrutan, perencanaan suksesi, tunjangan karyawan, pelatihan,
kompensasi, penilaian kinerja, kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan federal dan negara bagian.
Dalam pemrosesan transaksi online (OLTP), peristiwa atau transaksi diproses segera setelah terjadi.

9.2 Manufacturing, Production, and Transportation Systems

Manufacturing And Production Systems

Fungsi manajemen produksi dan operasi (POM) bertanggung jawab atas proses yang mengubah input
menjadi output yang bermanfaat, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 9.8. POM mencakup beragam kegiatan dan
berbeda dari satu industri ke industri lainnya; misalnya, POM pabrik, organisasi jasa, pengecer, rumah sakit, dan
lembaga pemerintah berbeda secara substansial.

Transportation Management Systems

Sistem manajemen transportasi (TMS) menangani perencanaan transportasi, yang meliputi konsolidasi
pengiriman, perencanaan muatan dan perjalanan, perencanaan rute dan pelacakan armada dan perencanaan
pengemudi, dan pemilihan operator. TMS juga mendukung manajemen kendaraan dan transaksi akuntansi. Pada
2012, ada peningkatan nyata dalam penggunaan TMS. Empat faktor yang berkontribusi terhadap pertumbuhan TMS
adalah:
1. Sistem transportasi yang ketinggalan jaman perlu ditingkatkan atau diganti. Banyak sistem yang dipasang lebih
dari 10 tahun yang lalu — sebelum komputer tablet dan teknologi seluler telah meluas dalam bisnis. Mirip
dengan kebanyakan sistem lama (lama), mereka tidak fleksibel, sulit untuk diintegrasikan dengan sistem baru
lainnya, dan mahal untuk dipelihara.
2. Pertumbuhan transportasi antar moda. Transportasi antar moda mengacu pada penggunaan dua atau lebih
moda transportasi, seperti kapal kontainer, udara, truk, dan kereta api, untuk memindahkan produk dari sumber
ke tujuan.

A. YAYAN ANDRIYANI A062172001 3

 FUNCTIONAL AREA AND COMPLIANCE SYSTEMS

3. Vendor TMS menambah kemampuan. Fungsi dasar yang dilakukan oleh TMS termasuk mengumpulkan data
pada muatan yang akan diangkut dan mencocokkan data tersebut dengan panduan rute historis. Kemudian
TMS digunakan untuk mengelola proses komunikasi dengan berbagai operator. TMS kaya fitur baru dapat
mengakses layanan informasi untuk membantu pengirim mengidentifikasi rute optimal mengingat semua
kondisi saat ini.
4. TMS menangani data besar. Transportasi cenderung menghasilkan volume data transaksional yang tinggi.
Mengelola data tidak mudah. Vendor TSM sedang mengembangkan sistem yang memanfaatkan data besar
yang dikumpulkan dan disimpan secara berharga.

Logistics Management Systems

Manajemen logistik berurusan dengan koordinasi beberapa proses kompleks, yaitu kegiatan pemesanan,
pembelian atau pengadaan, logistik masuk (penerimaan), dan logistik keluar (pengiriman). Tujuan umum dari sistem
manajemen logistik adalah untuk:
 Mengoptimalkan operasi transportasi
 Berkoordinasi dengan semua pemasok
 Mengintegrasikan teknologi rantai pasokan
 Menyinkronkan aliran bahan atau barang yang masuk dan keluar
 Kelola jaringan distribusi atau transportasi

Inventory Control Systems

Fungsi sistem kontrol inventaris, yang juga disebut kontrol stok atau sistem manajemen inventori, adalah
untuk meminimalkan total biaya persediaan sambil mempertahankan tingkat persediaan yang optimal. Tingkat
persediaan dipertahankan dengan memesan kembali jumlah yang dibutuhkan pada waktu yang tepat untuk
memenuhi permintaan. Departemen POM menyimpan stok pengaman atau stok buffer sebagai lindung nilai terhadap
kekurangan, atau stockout. Stok pengaman adalah inventaris tambahan jika terjadi peristiwa tak terduga, seperti
lonjakan permintaan atau waktu pengiriman yang lebih lama.
Just-in-time (JIT) dan lean manufacturing adalah dua metode atau model yang banyak digunakan untuk
meminimalkan pemborosan dan menangani kompleksitas manajemen persediaan. Meminimalkan biaya persediaan
tetap menjadi tujuan utama manajemen rantai pasokan. Manajemen inventori JIT berupaya meminimalkan biaya
penyimpanan dengan tidak mengambil kepemilikan inventaris sampai dibutuhkan dalam proses produksi. Dengan
JIT, biaya yang terkait dengan membawa inventaris besar pada suatu titik waktu tertentu dieliminasi. Namun
pengorbanannya adalah biaya pemesanan yang lebih tinggi karena pesanan yang lebih sering.
Sistem lean manufacturing. Dalam sistem lean manufacturing, pemasok mengirimkan lot kecil setiap hari atau
sering, dan mesin produksi tidak harus berjalan dengan kapasitas penuh. Salah satu tujuan lean manufacturing

A. YAYAN ANDRIYANI A062172001 4

 FUNCTIONAL AREA AND COMPLIANCE SYSTEMS

adalah untuk menghilangkan limbah apa pun; yaitu, untuk menghilangkan segala sesuatu yang tidak menambah nilai
pada produk akhir. Memegang inventaris yang tidak dibutuhkan segera dipandang sebagai pemborosan, yang
menambah biaya tetapi bukan nilai. Tujuan kedua lean manufacturing adalah untuk memberdayakan pekerja
sehingga keputusan produksi dapat dibuat oleh mereka yang paling dekat dengan proses produksi.
Sistem Kontrol Kualitas. Sistem kontrol kualitas manufaktur (QC) dapat menjadi sistem mandiri atau dapat
menjadi bagian dari upaya manajemen kualitas total (TQM) perusahaan. Sistem QC memberikan data tentang
kualitas bahan dan bagian yang masuk, serta kualitas produk setengah jadi dan dalam proses. Sistem ini mencatat
hasil semua inspeksi dan membandingkan hasil aktual dengan hasil yang diharapkan. Data QC dapat dikumpulkan
oleh sendor atau RFID (identifikasi frekuensi radio) sistem dan diinterpretasikan secara real time, atau dapat
disimpan dalam database untuk analisis di masa depan.

Computer Integrated Manufacturing (Cim) And Manufacturing Execution System (Mes)

Sistem manufaktur terintegrasi komputer (CIM) mengendalikan aktivitas lantai toko sehari-hari. Pada awal
1980-an, perusahaan banyak berinvestasi dalam solusi CIM meskipun kompleks, sulit diimplementasikan, dan mahal
untuk dipelihara. Mereka telah membutuhkan integrasi banyak produk dan vendor. Sebelum CIM, manajer produksi
diberi banyak informasi seperti waktu, kehadiran, menerima laporan, laporan inspeksi, dan sebagainya untuk
mencari tahu bagaimana menyelesaikan tugas-tugas produksi. Informasi tersebut terlambat, jarang saat ini atau
dapat diandalkan, banyak, dan sangat sulit untuk berasimilasi. CIM membantu manajer produksi menggunakan
informasi dengan lebih baik untuk melaksanakan rencana produksi.
Sistem eksekusi pabrikasi (MES) adalah sistem terkomputerisasi online yang terdiri dari metode dan alat
yang digunakan untuk mencapai produksi. CIM dan MES adalah konsep yang sangat mirip, tetapi ada perbedaan.
MES biasanya merujuk pada infrastruktur yang lebih luas daripada CIM. MES lebih didasarkan pada perangkat lunak
aplikasi standar yang dapat digunakan kembali, alih-alih merancang program perangkat lunak kustom pada kontrak
dengan dasar kontrak. MES berusaha menghilangkan kesenjangan waktu dan informasi pada tahun-tahun awal di
lantai toko dengan memberikan informasi kepada pabrik secara langsung. Perusahaan fungsi bisnis diberikan
informasi tanaman yang tepat waktu untuk mendukung keputusan perencanaan bisnis.
9.3 Sales and Marketing Systems

Data-Driven Marketing
Pengambilan keputusan berbasis data yang semakin bergantung pada data yang panas — memengaruhi
bisnis atau pelanggan potensial saat ini, atau dalam waktu nyata. Salah satu penggunaan hot data adalah
pemasaran push-through pay-per-click (PPC), yang mengacu pada iklan online yang “muncul” di layar perangkat
konsumen berdasarkan lokasi mereka, perilaku, minat, atau informasi demografis. Tidak seperti iklan pull-through
yang muncul berdasarkan pencarian kata kunci pengguna, iklan push-through menggunakan data tentang orang
tersebut untuk menentukan apakah iklan akan muncul. Kemampuan ini menciptakan peluang bagi program

A. YAYAN ANDRIYANI A062172001 5

 FUNCTIONAL AREA AND COMPLIANCE SYSTEMS

periklanan yang sangat bertarget. Misalnya, anggota Facebook melaporkan sendiri data tentang lokasi, usia, minat,
dan sebagainya. Berdasarkan data ini, pengiklan dapat meminta agar iklan mereka didorong ke anggota Facebook
yang sesuai dengan profil tertentu berdasarkan faktor demografis, geografis, atau perilaku.

Sales And Distribution Channels

Pemasar perlu menentukan cara optimal untuk mendistribusikan produk dan layanan mereka melalui
kombinasi saluran elektronik, seluler, dan fisik. Misalnya, mengintegrasikan kampanye iklan PPC dengan inisiatif
periklanan online dan offline lainnya umumnya memberikan hasil keseluruhan terbaik.

Marketing Management
Berikut adalah beberapa contoh representatif tentang bagaimana manajemen pemasaran dilakukan.
Harga Produk atau Layanan. Volume penjualan serta keuntungan ditentukan oleh harga produk atau layanan. Harga
adalah keputusan yang sulit, terutama selama resesi ekonomi.
Manajemen Tag. Tag, seperti kode QR atau tag Microsoft, perlu dikelola. Tujuh puluh tiga persen pemasar
menggunakan sistem manajemen tag otomatis (TMS) mengatakan bahwa itu mempercepat kemampuan mereka
untuk menjalankan kampanye pemasaran.

A. YAYAN ANDRIYANI A062172001 6

 FUNCTIONAL AREA AND COMPLIANCE SYSTEMS

Produktivitas Tenaga Penjual. Kinerja tenaga penjualan dikumpulkan dalam TPS penjualan dan pemasaran dan
digunakan untuk membandingkan kinerja di sepanjang beberapa dimensi, seperti waktu, produk, wilayah, dan
bahkan waktu hari. Penjual aktual saat ini dapat dibandingkan untuk data historis dan harapan. Perangkat lunak
lembar kerja multidimensi memfasilitasi jenis analisis ini.
Analisis Profitabilitas. Dalam memutuskan iklan dan upaya pemasaran lainnya, manajer perlu mengetahui kontribusi
laba atau margin keuntungan dari produk dan layanan tertentu. Metrik profitabilitas untuk produk dan layanan dapat
diturunkan dari sistem akuntansi biaya.

9.4 Accounting, Finance, and Compliance Systems

Bagian akuntansi dan keuangan mengendalikan dan mengelola arus kas, aset, kewajiban, dan laba (laba)
bersih. Akuntansi keuangan adalah cabang akuntansi khusus yang melacak transaksi keuangan perusahaan.
Karena investor, regulator, dan lainnya bergantung pada integritas dan akurasi laporan keuangan eksternal,
akuntansi memiliki aturan umum-yaitu, prinsip akuntansi yang diterima secara umum (GAAP) dan standar akuntansi.
Di A.S., Dewan Standar Akuntansi Keuangan (FASB) mengembangkan standar dan prinsip akuntansi.
Perusahaan yang sahamnya diperdagangkan secara publik juga harus mematuhi persyaratan pelaporan
Komisi Sekuritas dan Pertukaran (SEC), badan pengatur pemerintah AS. Menggunakan pedoman standar, transaksi
dicatat, dirangkum, dan disajikan dalam laporan keuangan atau laporan keuangan seperti laporan laba rugi atau
neraca. Namun, tujuan akuntansi keuangan tidak hanya untuk melaporkan nilai perusahaan. Sebaliknya, tujuannya
adalah untuk memberikan informasi yang cukup dan akurat bagi orang lain untuk menilai nilai suatu perusahaan
untuk investasi atau tujuan lain.

Financial Disclosure (Reporting) and Compliance

Bagian dari kewajiban kepatuhan organisasi, fungsi akuntansi harus membuktikan (memverifikasi) bahwa
tidak ada kelemahan material dalam kontrol internal. Kelemahan dalam pengendalian internal adalah penyebab
utama penipuan, yang juga dikenal sebagai kejahatan kerah putih. Pencegahan, deteksi, dan investigasi penipian
keuangan adalah diperlukan untuk mengurangi risiko pelaporan informasi yang tidak akurat kepada publik. Contoh-
contoh misrepresentasi keuangan yang paling signifikan adalah Bernard L. Madoff Investment Securities, Enron,
WorldCom, dan krisis subprime mortgage. FBI menyelidiki kejahatan kerah putih dan melaporkan di situs web
pemerintah FBI.
Sistem Pengungkapan Keuangan SEC. Di perusahaan publik, fungsi akuntansi dan keuangan bertanggung
jawab untuk secara akurat mengungkapkan (melaporkan) kondisi keuangan perusahaan kepada badan pengatur.
Sebagai contoh, perusahaan harus mengajukan laporan keuangan triwulanan dan tahunan ke SEC. Laporan
keuangan meliputi Laporan Posisi Keuangan, Penghasilan Komprehensif, Perubahan Ekuitas, dan Arus Kas.
Sistem pengungkapan keuangan SEC adalah inti dari misinya untuk melindungi investor dan menjaga pasar
yang adil, tertib, dan efisien. Sejak 1934, SEC telah meminta pengungkapan keuangan dalam bentuk dan dokumen.

A. YAYAN ANDRIYANI A062172001 7

 FUNCTIONAL AREA AND COMPLIANCE SYSTEMS

Pada tahun 1984, SEC mulai mengumpulkan dokumen elektronik untuk membantu investor mendapatkan informasi,
eXtensible Business Reporting Language (XBRL). XBRL tetapi dokumen-dokumen itu menyulitkan untuk mencari
dan menemukan item data tertentu. Untuk menghilangkan kesulitan itu dan meningkatkan cara investor menemukan
dan menggunakan informasi, SEC mencari sistem kepatuhan pengungkapan data baru, tempat item data diberi tag
untuk membuatnya mudah dicari. Sistem pelaporan (pengungkapan) itu didasarkan pada penandaan data elektronik,
atau Data menjadi interaktif ketika diberi label menggunakan bahasa markup komputer yang dapat diproses oleh
perangkat lunak untuk tampilan dan analisis yang canggih. Bahasa markup menggunakan set definisi standar, atau
taksonomi, untuk memungkinkan ekstraksi otomatis dan pertukaran data. XBRL membantu perusahaan:
 Menghasilkan data yang lebih bersih, termasuk penjelasan tertulis dan catatan pendukung.
 Menghasilkan data yang lebih akurat dengan lebih sedikit kesalahan yang memerlukan tindak lanjut oleh
regulator.
 Mengirimkan data lebih cepat ke regulator dan memenuhi tenggat waktu.
 Tingkatkan jumlah kasus dan jumlah informasi yang dapat ditangani oleh staf.

Fraud Prevention and Detection

Penipuan adalah kejahatan dengan konsekuensi keuangan yang parah. Memerangi penipuan adalah tugas
etis-dan penting untuk kepercayaan publik dan integritas merek perusahaan. Penipuan orang dalam adalah istilah
yang merujuk pada berbagai perilaku kriminal yang dilakukan oleh karyawan atau kontraktor organisasi. Istilah lain
untuk kejahatan ini adalah penipuan internal, karyawan, atau penipuan pekerjaan. Faktor Risiko Penipuan:
1. Tingkat kepercayaan yang tinggi pada karyawan tanpa pengawasan yang memadai untuk memverifikasi bahwa
mereka tidak mencuri dari perusahaan
2. Mengandalkan proses kontrol informal
3. Pola pikir (keyakinan) bahwa kontrol internal dan sistem pencegahan penipuan juga
mahal untuk diimplementasikan
4. Menugaskan berbagai tugas untuk setiap karyawan yang memberi mereka kesempatan
melakukan penipuan

Auditing Information Systems. Penipuan dapat dengan mudah dilakukan dan sulit dideteksi. Tanyakan saja kepada
auditor mana saja. Masalahnya mungkin lebih buruk di entitas pemerintah dan nirlaba yang tidak memiliki sistem
akuntansi dan kontrol internal yang memadai. Masalahnya sangat buruk di tingkat federal sehingga auditor tidak
dapat mengungkapkan pendapat tentang kewajaran laporan keuangan AS.

A. YAYAN ANDRIYANI A062172001 8

 FUNCTIONAL AREA AND COMPLIANCE SYSTEMS

Financial Planning and Budgeting

Manajemen aset keuangan adalah tugas utama dalam perencanaan dan penganggaran keuangan.
Perencanaan keuangan, seperti perencanaan fungsional lainnya, terkait dengan perencanaan organisasi secara
keseluruhan dan area fungsional lainnya. Ini dibagi menjadi horizon jangka pendek, menengah, dan panjang, seperti
halnya perencanaan kegiatan. Mengetahui ketersediaan dan biaya uang adalah unsur utama untuk perencanaan
keuangan yang sukses. Terutama penting adalah memproyeksikan arus kas, memberi tahu organisasi dana apa
yang mereka butuhkan dan kapan, dan bagaimana mereka akan memperolehnya. Dalam kondisi ekonomi yang sulit
saat ini dengan kredit ketat dan ketersediaan dana terbatas, fungsi ini menjadi sangat penting bagi kelangsungan
hidup perusahaan.
Penganggaran. Bagian paling terkenal dari perencanaan keuangan adalah anggaran tahunan, yang
mengalokasikan sumber daya keuangan suatu organisasi di antara para peserta, kegiatan, dan proyek. Anggaran
tersebut adalah ekspresi keuangan dari rencana organisasi. Ini memungkinkan manajemen untuk mengalokasikan
sumber daya dengan cara yang paling mendukung misi dan tujuan organisasi. TI memungkinkan pengenalan logika
dan efisiensi keuangan ke dalam proses penganggaran. Beberapa paket perangkat lunak, banyak di antaranya
berbasis web, tersedia untuk mendukung persiapan dan kontrol anggaran. Contohnya adalah modul penganggaran
dari Oracle (oracle.com) dan SAP (sap.com).
Penganggaran modal adalah proses menganalisis dan memilih investasi dengan ROI tertinggi untuk
perusahaan. Proses tersebut dapat mencakup membandingkan investasi alternatif; misalnya, mengevaluasi opsi
cloud privat vs cloud computing publik.
Peramalan. Seperti yang telah Anda baca, alasan utama kegagalan organisasi adalah ketidakmampuan
mereka untuk memperkirakan dan / atau mengamankan arus kas yang cukup. Biaya yang diremehkan, pengeluaran
yang berlebihan, salah urus keuangan, dan penipuan dapat menyebabkan bencana. Perencanaan yang baik
diperlukan, tetapi tidak cukup, dan harus dilengkapi dengan kontrol yang terampil. Aktivitas kontrol dalam organisasi
mengambil banyak bentuk, termasuk kontrol dan audit sistem informasi itu sendiri.
Analisis Rasio Keuangan. Tugas utama departemen akuntansi / keuangan adalah mengawasi kesehatan
keuangan perusahaan dengan memantau dan menilai serangkaian rasio keuangan. Rasio ini juga digunakan oleh
pihak eksternal ketika mereka memutuskan apakah akan berinvestasi dalam suatu organisasi, memberikan kredit,
atau membelinya.
Analisis Profitabilitas dan Kontrol Biaya. Perusahaan peduli dengan profitabilitas
produk atau layanan individual, lini produk, divisi, atau kesehatan keuangan seluruh organisasi. Analisis profitabilitas
Perangkat lunak DSS memungkinkan perhitungan profitabilitas dan alokasi biaya overhead yang akurat. Salah satu
cara untuk mengendalikan biaya adalah dengan memperkirakannya dengan benar. Ini dilakukan dengan
menggunakan perangkat lunak khusus.

A. YAYAN ANDRIYANI A062172001 9

 FUNCTIONAL AREA AND COMPLIANCE SYSTEMS

9.5 Human Resources Systems, Compliance, and Ethics

Perusahaan tidak bisa hanya mempekerjakan tenaga kerja yang hebat. Mereka harus menemukan,
merekrut, memotivasi dan melatih karyawan untuk berhasil di tempat kerja mereka. Mempertahankan karyawan
berkinerja tinggi memerlukan pemantauan bagaimana perasaan orang tentang tempat kerja, kompensasi mereka,
nilai bagi perusahaan, dan peluang untuk maju-dan menjaga kesehatan dan keselamatan tempat kerja.
SDM adalah bidang yang berkaitan dengan kebijakan ketenagakerjaan, prosedur, komunikasi, dan
persyaratan kepatuhan. Program kepatuhan SDM yang efektif merupakan keharusan bagi semua organisasi di
lingkungan hukum saat ini. SDM perlu memantau tempat kerja dan praktik ketenagakerjaan untuk memastikan
kepatuhan terhadap Undang-Undang Standar Perburuhan yang Adil (FLSA), Agen Kesehatan & Keselamatan Kerja
(OSHA), dan anti-diskriminasi dan hukum pelecehan seksual.

Human Resources Information Systems

Sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) memberi departemen SDM sebuah solusi perangkat lunak
yang kuat yang mengurangi beban kerja manual yang diperlukan untuk administrasi SDM. PeopleSoft Human
Capital Management, yang merupakan salah satu HRIS terkemuka di pasar, menyediakan fondasi global untuk data
SDM dan proses bisnis yang lebih baik.
HRIS telah dipindahkan ke intranet dan cloud-di mana aplikasi SDM disewakan dalam perangkat lunak
sebagai pengaturan layanan (SaaS). Menggunakan intranet, aplikasi SDM telah mengalihkan banyak tugas rutin
kepada karyawan yang masuk untuk mengelola manfaat, pengurangan, setoran langsung, perawatan kesehatan,
dan sebagainya. Ketika karyawan mengelola layanan SDM mereka sendiri, profesional SDM dapat fokus pada
tanggung jawab hukum dan kepatuhan, pengembangan karyawan, manajemen bakat, perekrutan, dan perencanaan
sukses.
SaaS HR. Penelitian Deloitte Consulting (deloitte.com) menunjukkan bahwa 84 persen perusahaan yang
disurvei melakukan transformasi atau perencanaan untuk mengubah cara mereka menangani fungsi SDM (Deloitte,
2011). Banyak perusahaan yang mengeksplorasi opsi SaaS, tetapi seperti halnya dengan semua IT baru, ada
banyak kekhawatiran. Tiga faktor utama yang menahan perusahaan dari investasi SaaS SDM meliputi:
1. Keamanan. Keamanan SaaS mungkin sama efektifnya dengan keamanan yang terkait dengan pusat data in-
house, tetapi banyak perusahaan tidak memahami situasinya. Beberapa pengguna awal menyimpan aplikasi
yang sangat sensitif di rumah.
2. Kualitas layanan. Kurangnya perjanjian tingkat layanan formal (SLA) atau kinerja dan ketersediaan berarti
kualitas layanan dapat menjadi masalah berisiko bagi beberapa organisasi.
3. Integrasi. Banyak perusahaan memiliki pertanyaan tentang kemampuan mereka untuk mengintegrasikan
aplikasi SaaS secara mulus dengan aplikasi internal mereka.

A. YAYAN ANDRIYANI A062172001 10

 FUNCTIONAL AREA AND COMPLIANCE SYSTEMS

Manfaat menggunakan SaaS untuk SDM. Tiga contoh dunia nyata menggambarkan manfaat mengikat SaaS
untuk upaya transformasi SDM global:
1. Pabrikan perangkat medis global diperlukan untuk membuat sistem SDM independen saat didivestasikan dari
perusahaan induknya. Cloud computing adalah inti dari model pengiriman SDM global baru, yang mengurangi
permintaan pada bisnis internal dan sumber daya TI. Perusahaan mampu membangun operasi SDM yang
sepenuhnya independen dalam 10 bulan.
2. Yayasan nirlaba nasional dengan populasi karyawan yang tumbuh cepat ingin meningkatkan efektivitas operasi
SDM. Organisasi memilih solusi berbasis cloud, yang secara dramatis meningkatkan waktu untuk menilai tanpa
meregangkan sumber daya TI internal. Karena sedikit investasi front-end diperlukan, yayasan mencapai target
anggarannya.
3. Perusahaan hiburan global membutuhkan sistem manajemen pembelajaran yang dapat memberikan konten
yang bervariasi mulai dari pelatihan berbasis instruktur hingga potongan video howto 30 detik. Mereka memilih
untuk menerapkan sistem manajemen pembelajaran baru di cloud. Dengan pendekatan ini, mereka dengan
cepat mengaktifkan dan menjalankan sistem baru.
Sekarang ada produk dan layanan SaaS yang dapat diintegrasikan dengan solusi SDM di tempat. Banyak yang
menawarkan skalabilitas sehingga organisasi SDM dapat menambah atau menghapus kapasitas sesuai permintaan.
Ini terutama menguntungkan bagi organisasi dengan beban kerja variabel atau lonjakan pertumbuhan yang dipicu
oleh akuisisi.
Perekrutan. Perekrutan adalah proses menemukan karyawan potensial dengan keterampilan dan bakat yang
dibutuhkan oleh perusahaan, menguji mereka, dan memutuskan karyawan mana yang akan dipekerjakan. Beberapa
perusahaan dibanjiri oleh pelamar yang layak, sementara yang lain mengalami kesulitan menemukan orang yang
tepat. LinkedIn adalah salah satu situs media sosial utama yang digunakan dalam rekrutmen, yang cenderung
mendatangkan pelamar yang lebih berkualitas dengan biaya lebih rendah.

MANAGEMENT AND EMPLOYEE DEVELOPMENT

Setelah direkrut, karyawan menjadi bagian dari kumpulan SDM perusahaan, yang perlu dipelihara dan
dikembangkan. Beberapa kegiatan yang didukung oleh TI adalah sebagai berikut:
Evaluasi kinerja. Sebagian besar karyawan dievaluasi secara berkala oleh atasan langsung mereka. Rekan
sebaya atau bawahan juga dapat mengevaluasi orang lain.
Pelatihan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia. Pelatihan dan pelatihan ulang karyawan adalah
kegiatan penting dari departemen sumber daya manusia. Masalah utama adalah perencanaan kelas dan
menyesuaikan program pelatihan khusus untuk memenuhi kebutuhan organisasi dan karyawan. Departemen SDM
yang canggih membangun rencana pengembangan karir untuk setiap karyawan. TI dapat mendukung perencanaan,
pemantauan, dan kontrol kegiatan ini dengan menggunakan aplikasi alur kerja.

A. YAYAN ANDRIYANI A062172001 11

 FUNCTIONAL AREA AND COMPLIANCE SYSTEMS

Hr Planning, Control, and Management

Di beberapa industri, negosiasi tenaga kerja merupakan aspek penting dari perencanaan SDM dan dapat
difasilitasi oleh TI. Bagi sebagian besar perusahaan, mengelola tunjangan karyawan juga merupakan bagian penting
dari fungsi sumber daya manusia. Berikut adalah beberapa contoh bagaimana TI dapat membantu.
Perencanaan Personalia dan Strategi SDM. Departemen SDM memperkirakan persyaratan untuk orang
dan keterampilan. Di beberapa wilayah geografis dan untuk penugasan di luar negeri, mungkin sulit untuk
menemukan tipe karyawan tertentu. Dalam kasus seperti itu, departemen SDM merencanakan bagaimana
menemukan sumber daya manusia yang memadai atau mengembangkannya dari dalam.
Administrasi Manfaat. Kontribusi karyawan untuk organisasi mereka dihargai dengan gaji / upah, bonus,
dan manfaat lainnya. Manfaatnya termasuk untuk kesehatan dan perawatan gigi serta kontribusi untuk pensiun.
Mengelola sistem tunjangan dapat menjadi tugas yang kompleks, karena banyak komponennya dan kecenderungan
organisasi untuk memungkinkan karyawan memilih dan menukar tunjangan. Di perusahaan besar, menggunakan
komputer untuk pemilihan manfaat mandiri dapat menghemat banyak tenaga dan waktu bagi staf SDM.
Manajemen Hubungan Karyawan. Dalam upaya mereka untuk mengelola karyawan dengan lebih baik,
perusahaan mengembangkan manajemen sumber daya manusia, difasilitasi oleh web, untuk merampingkan proses
SDM. Aplikasi web ini lebih sering disebut sebagai manajemen hubungan karyawan. Misalnya, layanan mandiri
seperti melacak informasi pribadi dan pelatihan online sangat populer di ERM. Hubungan yang lebih baik dengan
karyawan menghasilkan retensi yang lebih baik dan produktivitas yang lebih tinggi.
Tantangan dan Pertimbangan Etis. Aplikasi HRIS menimbulkan tantangan etika dan hukum. Misalnya,
kegiatan pelatihan yang merupakan bagian dari HRM dapat melibatkan masalah etika dalam merekrut dan memilih
karyawan dan dalam mengevaluasi kinerja. Demikian juga, pemrosesan data dan penyimpanan TPS menangani
informasi pribadi tentang orang, kinerja mereka, dan sebagainya. Perawatan harus diambil untuk melindungi
informasi ini dan privasi karyawan dan pelanggan.
Undang-undang federal terkait dengan penyalahgunaan narkoba di tempat kerja, Undang-Undang Tempat
Kerja Bebas Narkoba tahun 1990 mewajibkan pengusaha dengan kontrak atau hibah pemerintah federal untuk
memastikan tempat kerja yang bebas narkoba dengan mendokumentasikan dan menyatakan bahwa mereka telah
mengambil sejumlah langkah. Berurusan dengan alkoholisme dan narkoba di tempat kerja mengandung risiko
hukum karena karyawan telah menuntut privasi, pemecatan yang salah, fitnah, dan pencarian ilegal. Undang-undang
ketenagakerjaan membuat pengamanan informasi SDM diperlukan untuk melindungi karyawan dan organisasi.

A. YAYAN ANDRIYANI A062172001 12