LAPORAN RANCANGAN AKTUALISASI

UPAYA PELAKSANAAN RETENSI DOKUMEN REKAM MEDIS

DI UNIT RAWAT JALAN UPT PUSKESMAS KARANGAN
KABUPATEN TRENGGALEK

Disusun oleh :

BAYU BIMARTHA ARYUDISTIRA

NIP. 199603072019031002

DIKLAT PRAJABATAN CPNS GOLONGAN II ANGKATAN II

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
PROVINSI JAWA TIMUR
TAHUN 2019
LEMBAR PENGESAHAN
UPAYA PELAKSANAAN RETENSI DOKUMEN REKAM MEDIS
DI UNIT RAWAT JALAN UPTD PUSKESMAS KARANGAN
KABUPATEN TRENGGALEK

Nama : Bayu Bimartha Aryudistira

NIP : 19960307 201903 1 002

Mengetahui,

MENTOR COACH

Nanik Sunaryati, S.Sos Drs. Akhmad Farid Gaftan, M.Si

NIP. 19660509 198811 2 001 NIP.

BERITA ACARA
Sehubungan dengan penyelenggaraan Diklat Pelatihan Dasar CPNS Tahun 2019 di

Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Jawa Timur, Jl. Kawi 41

Malang, Hari Jum’at, 28 Juni 2019 telah melaksanakan Seminar Laporan

Rancangan Aktualisasi.

Nama : Bayu Bimartha Aryudistira

Angkatan / NDH : 2 / A-22

Judul : Upaya Pelaksanaan Retensi Dokumen Rekam Medis

Di Unit Rawat Jalan UPT Puskesmas Karangan Kabupaten Trenggalek

Demikian berita acara ini dibuat dengan sebenar-benarnya dan ditanda tangani oleh :

Malang, 28 Juni 2019

Penguji Peserta,

Bayu Bimartha Aryudistira

NIP. 19960307 201903 1 002

Coach, Mentor,

Drs. Akhmad Farid Gaftan, M.Si Nanik Sunaryati, S.Sos

NIP. NIP. 19660509 198811 2 001
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan YME atas segala rahmat serta
berkat-Nya, sehingga setelah melalui proses yang panjang penulis dapat
menyelesaikan penyusunan dan penulisan Laporan Rancangan Aktualisasi Nilai-
Nilai Dasar Pegawai Negeri Sipil Pelatihan Dasar Cpns dengan judul “Upaya
Pelaksanaan Retensi Dokumen Rekam Medis Di Unit Rawat Jalan UPT
Puskesmas Karangan Kabupaten Trenggalek”. Dalam penyusunan Laporan
Rancangan Aktualisasi Nilai-Nilai Dasar Pegawai Negeri Sipil Pelatihan Dasar Cpns
ini tidak terlepas dari adanya berbagai rintangan dan bantuan dari berbagai pihak.
Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan banyak terima kasih
kepada :

1. Bapak Dr. H. IG. NG. Indra S. Ranuh, SH. CN, M.Si, Selaku Kepala Badan
Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Jawa Timur.
2. Bapak Dr. Sugito Teguh, Selaku Kepala Dinas Kesehatan dan Pengendalian
Penduduk Berencana Kabupaten Trenggalek.
3. Bapak Drs. Pariyo, Selaku Kepala Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten
Trenggalek.
4. Ibu dr. Tita Riskana, Selaku Kepala UPT Puskesmas Karangan.
5. Ibu Nanik Sunaryati, S.Sos, Selaku Mentor laporan rancangan aktualisasi nilai-
nilai dasar pegawai negeri sipil pelatihan dasar cpns ini
6. Bapak Drs. Akhmad Farid Gaftan, M.Si, selaku Coach laporan rancangan
aktualisasi nilai-nilai dasar pegawai negeri sipil pelatihan dasar cpns ini
7. Rekan-rekan seperjuangan yang kami banggakan dan semua pihak yang telah
membantu dalam pembuatan laporan rancangan aktualisasi nilai-nilai dasar
pegawai negeri sipil pelatihan dasar cpns ini yang tidak dapat kami sebutkan
satu persatu.
8. Kedua orang tua, ayah dan ibu yang telah memberikan kepercayaan serta
limpahan kasih sayang.
Penulis menyadari bahwa laporan rancangan aktualisasi nilai-nilai dasar
pegawai negeri sipil pelatihan dasar cpns ini mempunyai banyak kekurangan dan
jauh sempurna. Saran dan kritik dari pembaca yang sifatnya membangun sangat
penulis harapan demi kesempurnaan laporan rancangan aktualisasi nilai-nilai dasar
pegawai negeri sipil pelatihan dasar cpns ini. Semoga laporan rancangan aktualisasi
nilai-nilai dasar pegawai negeri sipil pelatihan dasar cpns ini dapat bermanfaat bagi
penulis serta bagi seluruh pembaca pada umumnya.

Malang, 22 Juni 2018

Penulis
 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN .............................................................................. i

KATA PENGANTAR .......................................................................................
DAFTAR ISI ......................................................................................................

BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ..........................................................................
1.2 Tujuan Aktualisasi ....................................................................
1.3 Manfaat Aktualisasi ..................................................................
1.4 Ruang Lingkup Aktualisasi .......................................................
BAB II GAMBARAN LEMBAGA/INSTITUSI
2.1 Deskripsi Organisasi ..................................................................
2.1.1 Visi Misi dan Kebijakan Mutu .........................................
2.1.2 Motto dan Tata Nilai ........................................................
2.1.3 Data Wilayah ....................................................................
2.2 Tugas, Pokok, Fungsi Organisasi ...............................................
2.3 Struktur Organisasi .....................................................................
2.4 Uraian Tugas Peserta ..................................................................

BAB III RANCANGAN AKTUALISASI

3.1 Identifikasi Isu ............................................................................
3.2 Penetapan Isu..............................................................................
3.3 Gagasan Pemecahan Isu .............................................................
3.4 Matriks Rancangan Aktualisasi ..................................................

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................

 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Demi mewujudkan cita-cita bangsa Indonesia yang tertuang dalam pembukaan

Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia tahun 1945, Aparatur Sipil
Negara diwajibkan turut serta mengambil peranan penting dengan menjalankan
implementasi kebijakan-kebijakan pemerintah dalam berbagai sektor dan
memberikan kualitas pelayanan publik terbaik untuk masyarakat. ASN adalah
pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang diangkat
oleh pejabat pembina kepegawaian dan diserahi tugas dalam suatu jabatan
pemerintahan atau diserahi tugas negara lainnya dan digaji berdasarkan peraturan
perundang-undangan. (UU RI No 5, 2014 : pasal 1)

Dalam Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 22 Tahun 2016

tentang Pedoman Penyelenggaraan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil
(CPNS) Golongan I dan II, ditetapkan bahwa salah satu jenis Diklat yang strategis
untuk mewujudkan PNS sebagai bagian dari Aparatur Sipil Negara (ASN) yang
profesional seperti tersebut di atas adalah Pelatihan dasar. Kompetensi ASN yang
dibentuk pada pendidikan dan latihan adalah sebagai pelayan masyarakat yang
profesional, yang diindikasikan dengan kemampuan mengaktualisasikan lima nilai
dasar yaitu: kemampuan mewujudkan akuntabilitas dalam melaksanakan tugas
jabatannya, kemampuan mengedepankan kepentingan nasional dalam pelaksanaan
tugas jabatannya, kemampuan menjunjung tinggi standar etika publik dalam
pelaksanaan tugas jabatannya, kemampuan berinovasi untuk meningkatan mutu
pelaksanaan tugas jabatannya dan kemampuan untuk tidak korupsi dan mendorong
percepatan pemberantasan korupsi di lingkungan instansinya.

Berbagai karakter ini tidak hanya diberikan dalam bentuk materi saja namun
harus di praktekkan dalam proses habituasi yang diatur dalam Peraturan Kepala
Lembaga Administrasi Negara (PERKALAN) RI nomor 38 dan 39 tahun 2014
tentang Pedoman Penyelenggaraan Prajabatan Golongan III, serta Golongan I dan II,
melakukan Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan (DIKLAT) Prajabatan yang
dilaksanakan dengan Pola Baru. Pelatihan dilakukan dengan inovatif dan terintegrasi,
yaitu penyelenggaraan pelatihan yang memadukan pembelajaran klasikal dan non-
klasikal di tempat pelatihan dan di tempat kerja sehingga memungkinkan peserta
mampu menerapkan dan mengaktualisasikan serta menjadi kebiasaan (habituasi), dan
merasakan manfaatnya, sehingga terpatri dalam dirinya sebagai karakter ASN sesuai
amanat UU Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN) dan merujuk
pada pasal 63 ayat 3 dan 4 tentang calon PNS.

Aktualisasi nilai-nilai dasar ASN harus diterapkan pada unit kerja dalam
menjalankan tugas jabatan profesi ASN. Salah satu unit kerja tempat aktualisasi
tersebut adalah Puskesmas. Pusat Kesehatan Masyarakat yang selanjutnya disebut
Puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya
kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama, dengan
lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif, untuk mencapai derajat
kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya di wilayah kerjanya. (Permenkes RI
Nomor 75 Tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat)

Pada pelayanan kesehatan, rekam medis sangatlah berperan penting dalam

berlangsungnya pelayanan yang baik. Menurut PERMENKES No.
269/MENKES/PER/III/2008 pasal 1 ayat 1, rekam medis adalah berkas yang
berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,
tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.

Rekam medis memiliki tujuan yakni untuk menunjang tercapainya tertib

administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan. Tanpa didukung
suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, pelayanan yang bermutu
dan berkualitas dalam tertib administrasi tidak akan berhasil sebagaimana yang
diharapkan, sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang
menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan. (Depkes RI,1997:07)
Dalam penerapan pelayanan yang bermutu dan berkualitas perlu adanya sistem
rekam medis yang baik, salah satunya dalam penyimpanan dokumen rekam medis
pasien. Guna menunjang hal tersebut maka peneliti ingin melakukan penelitian
tentang “Upaya Pelaksanaan Retensi Dokumen Rekam Medis Di Unit Rawat
Jalan UPT Puskesmas Karangan Kabupaten Trenggalek”.
1.2 Tujuan Aktualisasi

Tujuan Umum

Peserta mampu menerapkan nilai-nilai dasar ASN dalam melakukan setiap

pekerjaan/kegiatan yang dilakukan, dan berkontribusi dalam memperkuat visi dan
misi organisasi.

Tujuan Khusus

Tujuan khusus dari pelaksanaan aktualisasi ini adalah melakukan upaya pelaksanaan
retensi dokumen rekam medis di unit rawat jalan UPT Puskesmas Karangan serta
sebagai syarat kelulusan diklat prajabatan golongan II (dua).

1.3 Manfaat Aktualisasi

Adapun manfaat yang didapat dari aktualisasi nilai-nilai dasar profesi

ASN di UPT Puskesmas Karangan antara lain:
1. Bagi penulis: mampu menjadi ASN yang kompeten dan
profesional.
2. Bagi institusi: membantu mewujudkan visi misi dan nilai organisasi
UPT Puskesmas Karangan.
3. Bagi masyarakat: mampu mewujudkan pelayanan prima yang
berorientasi pada kepuasan masyarakat.
4. Bagi negara: menjadi abdi negara yang bekerja dengan sepenuh hati
untuk kemajuan dan kesejahteraan masyarakat terutama dalam bidang
kesehatan.
1.4 Ruang Lingkup Aktualisasi
Rancangan aktualisasi ini merupakan suatu gagasan atau usulan untuk
memecahkan permasalahan di unit rawat jalan UPT Puskesmas Karangan.
Rancangan aktualisasi ini adalah implementasi dari nilai-nilai dasar ASN dalam
tugas di unit kerja terutama di bagian unit rekam medis dan juga hal – hal yang
terkait dengan tata cara dan waktu pelaksanaan retensi dokumen rekam medis rawat
jalan.
 BAB II
GAMBARAN LEMBAGA/INSTITUSI
2.1 Deskripsi Organisasi

Puskesmas adalah UPTD ( Unit Pelaksana Teknis Dinas Kesehatan )

Kabupaten yang bertanggung jawab terhadap pelayanan kesehatan di wilayah
kerjanya. Puskesmas berperan menyelenggarakan upaya kesehatan untuk
meningkatkan kesadaran, kemauan dan kemampuan hidup sehat bagi setiap
penduduk agar memperoleh derajat kesehatan yang optimal. Dengan demikian
Puskesmas berfungsi sebagai pusat penggerak pembangunan berwawasan
kesehatan, pusat pemberdayaan keluarga dan masyarakat serta pusat pelayanan
strata pertama.

Puskesmas Karangan merupakan Fasilitas Kesehatan tingkat pertama

yang melakukan kegiatan promotif dan preventif dalam upaya peningkatan
kesehatan masyarakat di wilayah kerjanya. Dalam pelayanannya terhadap
masyarakat, Puskesmas Karangan memiliki beberapa unit pelayanan diantaranya
unit rawat jalan, unit rawat inap, UGD serta unit-unit penunjang lainnya.

2.1.1 VISI MISI dan KEBIJAKAN MUTU

VISI
Visi Puskesmas Karangan adalah :
“Menjadi Fasilitas Pelayanan Kesehatan Dasar yang Dipercaya
Masyarakat Untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan”
MISI
Misi Puskesmas Karangan adalah :

1. Menyediakan Pelayanan Kesehatan yang berkualitas dan terjangkau

masyarakat

2. Menyelenggarakan secara aktif upaya kesehatan promotif dan preventif

yang berkualitas
 KEBIJAKAN MUTU

Untuk mencapai visi dan misi Puskesmas Karangan menerapkan

kebijakan mutu sebagai berikut :

1. Memberikan pelayanan berkualitas dengan memperhatikan mutu dan

keselamatan pasien secara profesional demi kepuasan pelanggan.

2. Memberikan pelayanan kesehatan promotif, preventif, kuratif

maupun pemberdayaan masyarakat secara profesional dan
bertangung jawab

3. Meningkatkan kompetensi karyawan dan menumbuhkan perilaku

karyawan yang baik

2.1.2 MOTTO DAN TATA NILAI

Moto : Melayani sepenuh hati menuju kepuasan masyarakat

Tata Nilai : AMANAH (Aman , Melayani, Aktual, Nyaman, Adil,

Hebat)

2.1.3 DATA WILAYAH

Puskesmas Karangan adalah Puskesmas yang terletak di Jalan Raya

Karangan RT 05 RW 02 Kecamatan Karangan. Puskesmas Karangan
didirikan diatas tanah seluas 1200 m2 dengan luas bangunan 900 m2.
Puskesmas Karangan didirikan pada Tahun 1968, dengan wilayah kerja :

1. Desa Karangan dengan luas wilayah : 4.26 km.2

2. Desa Jati dengan luas wilayah : 2.77 km.2
3. Desa Kayen dengan luas wilayah : 4.29 km.2
4. Desa Salamrejo dengan luas wilayah : 5.07 km.2
5. Desa Kedungsigit dengan luas wilayah : 4.21 km.2
6. Desa Sumberingin dengan luas wilayah: 5.75 km.2
7. Desa Jatiprahu dengan luas wilayah : 2.85 km.2
8. Desa Sukowetan dengan luas wilayah : 2.77 km.2
 9. Desa Kerjo dengan luas wilayah : 3.45 km.2
10. Desa Buluagung dengan luas wilayah : 2.60 km.2
11. Desa Ngentrong dengan luas wilayah : 2.33 km.2
12. Desa Sumber dengan luas wilayah : 2.90 km.2

Luas seluruh wilayah kerja Puskesmas Karangan adalah 4325 KM2,

dengan keadaan wilayah 33% daerah pegunungan dan 67% daerah dataran.
Semua desa di wilayah Puskesmas Karangan sudah terjangkau Pelayanan
Listrik PLN. Jarak Puskesmas Karangan ke Kota Trenggalek adalah 7 Km.
Jalur angkutan umum dari kota Trenggalek menuju Kecamatan Panggul,
dapat ditempuh dengan kendaraan colt atau bus jurusan Trenggalek – Lorok –
Pacitan.

Batas Wilayah Kerja :

1. Utara : Kec. Tugu dan Kec. Bendungan
2. Barat : Kec. Pule dan Kec. Suruh
3. Selatan : Kec. Dongko dan Kec. Suruh
4. Timur : Kec. Trenggalek

Keadaan Desa :
1. Jumlah Dusun : 31
2. Jumlah RW : 79
3. Jumlah RT : 293

Gambar II.1 Peta wilayah Puskesmas Karangan (Sumber : Profil Puskesmas

Karangan, 2018)
Data Demografi
Data jumlah penduduk di wilayah kerja Puskesmas Karangan adalah sebagai
berikut:
Tabel II.1 Data Demografi
TAHUN 2018
UMUR
L P JUMLAH

> 65 2116 2934 5050

60-64 1006 999 2005

55-59 1066 1098 2164

50-54 1241 1270 2511

45-49 1843 1828 3671

40-44 1968 1924 3892

35-39 1959 1831 3790

30-34 2054 2060 4114

25-29 1919 1879 3798

20-24 1769 1757 3526

15-19 1743 1770 3513

10-14 1796 1798 3594

5-9 1181 1175 2356

1-4 1199 1188 2387

0-1 649 629 1278

23509 23140 47649

2.2 Tugas, Pokok, Fungsi Organisasi

Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75

Tahun 2014 Tentang Pusat Kesehatan Masyarakat, Puskesmas mempunyai
tugas melaksanakan kebijakan kesehatan untuk mencapai tujuan pembangunan
kesehatan di wilayah kerjanya dalam rangka mendukung terwujudnya
kecamatan sehat dan menyelenggarakan fungsi:

a. Penyelenggaraan UKM tingkat pertama di wilayah kerjanya; dan

b. Penyelenggaraan UKP tingkat pertama di wilayah kerjanya.
 2.3 Struktur Organisasi

KEPALA PUSKESMAS
Dr. TITA RISKANA
KASUBAG TATA USAHA
NANIK SUNARYATI, S.Sos

PENANGGUNG JAWAB
MUTU
Dr. YENI PRAWITASARI PELAKSANA KEUANGAN PELAKSANA SP2TP PELAKSANA RUMAH PELAKSANA
HASTIN RUSTIANA, A.Md SRI ASTUTIK,A.Md.KL TANGGA KEPEGAWAIAN
SITI PATONAH,S.ST SITI PATONAH,S.ST

PJ UKM ESENSIAL PJ UKM PENGEMBANGAN PJ UKP PJ JARINGAN DAN JEJARING

NINA WUJI ASTUTI, SKM SITI PATONAH,S.ST Dr.YENI PARWITASARI Drg.NARULY HERFI DANIAR

PELAKSANA PROMKES PELAKSANA JIWA PELAKSANA RAWAT JALAN PELAKSANA PUSTU

RENIK WIJIANTI ULIL QODDRI,A.MK YUNIARTI BIDAN PUSTU
PERAWAT PUSTU
PELAKSANA KESLING PELAKSANA UKGM
PELAKSANA GAWAT
SUPRIADI,A.Md.KL RENI SULISTYOWATI
DARURAT PELAKSANA PUSLING
SRI ASTUTI, A.Md.KL
SASMITO ANDRI WINARTI,A.Md.Keb
PELAKSANA KESORGA DAN
MISNAN
PELAKSANA GIZI LANSIA
PELAKSANA KEFARMASIAN RIZKI RAMDHA PERKASA
SITI WALIDAH,A.Md.GZ YUNIARTI
HASTIN RUSTIANA,A.Md MURTINI,A.Md.Far
PELAKSANA BATRA BIDAN POLINDES
HENY PUSPUTASARI,A.Md.Kep PELAKSANA
PELAKSANA P2P
AGUNG PRASETYA,AMK LABORATORIUM
PELAKSANA INDRA ANNIK MULIARSIH,A.Md
JEJARING
EVI ANIS SURAIDAH,A.Md.RO
PELAKSANA KIA
DIDIK KRISTIANI,A.Md.Keb
PELAKSANA MATRA
FARIDA RETNANINGRUM,S.ST

PELAKSANNA PERKESMAS
ERMA LIANTI
2.4 Uraian Tugas Peserta
Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) dapat menjelaskan uraian tugas jabatan
yang dilakukan oleh penulis sebagai berikut:
1. Merencanakan, mengorganisasi dan menyelenggarakan kegiatan pelayanan
rekam medis di Puskesmas Karangan sesuai dengan standart pelayanan yang
ada, agar berjalan lancar, efektif dan berkesinambungan
2. Melakukan pelayanan di pendaftaran
3. Melaksanakan proses pelaksanakan penerimaan pasien rawat jalan.
4. Membuat daftar penyakit yang sering ditulis dokter serta menentukan kode
ICD-nya sesuai dengan primary care bpjs.
5. Mencari dan menentukan kode diagnosa /penyakit pasien berdasarkan kode
ICD-10 dan menuliskannya dalam dokumen rekam medis.
6. Mengindeks kode diagnosa dan kode lain dalam komputer.
7. Kerjasama dengan Pelaksana Pelaporandalam penyediaan data dan informasi.
8. Menyiapkan bahan dan peralatan kerja ; ATK, dok. RM, tracer, formulir
rujukan dll.
9. Menerima dokumen rekam medis yang sudah lengkap dari pelaksanaan
assembling.
10. Menyimpan dokumen rekam medis dalam rak /almari filing sesuai sistem
yang berlaku.
11. Mengambil dokumen rekam medis dengan cara menyelipkan tracer terlebih
dahulu pada posisi yang sama.
12. Melayani peminjaman dan mencatatnya dalam buku peminjaman.
13. Melaksanakan proses pemusnahan dengan tahapan ;menyortir, memindah,
merentensi, membuat daftar pertelaan dan memusnahkan dokumen rekam
medis berdasarkan aturan Depkes yang berlaku.
 BAB III
RANCANGAN AKTUALISASI
3.1 Identifikasi Isu
Berdasarkan pengalaman kerja di bagian unit rekam medis UPT Puskesmas
Karangan, terdapat beberapa kendala yang dihadapi diantaranya adalah:
1. Penumpukan dokumen rekam medis inaktif di rak filing unit rawat jalan UPT
Puskesmas Karangan.
2. Belum terdapatnya tracer (pengganti dokumen) pada rak filing rekam medis
unit rawat inap UPT Puskesmas Karangan.
3. Belum teraturnya waktu pengembalian dokumen rekam medis setelah selesai
pelayanan.

Dari tiga isu di atas dilakukananalisi menggunakan metode Urgency (U),

Seriousness (S) dan Growth (G).
Tabel III. 1 Seleksi Isu Menggunakan Metode USG
U S G
ISU NILAI
(URGENT) (SERIOUSNESS) (GROWTH)
1. Penumpukan
dokumen rekam
medis inaktif di
rak filing unit 5 4 5 14
rawat jalan UPT
Puskesmas
Karangan.
2. Belum
terdapatnya
tracer (pengganti
dokumen) pada
rak filing rekam 5 4 4 13
medis unit rawat
inap UPT
Puskesmas
Karangan.
3. Belum
teraturnya
waktu
pengembalian
dokumen rekam 4 3 4 11
medis setelah
selesai
pelayanan.
 Kriteria penetapan :
Urgency :
1 : tidak penting
2 : kurang penting
3 : cukup penting
4. : penting
5. : sangat penting
Seriousness :
1 : akibat yang ditimbulkan tidak serius
2 : akibat yang ditimbulkan kurang serius
3 : akibat yang ditimbulkan cukup serius
4. : akibat yang ditimbulkan serius
5. : akibat yang ditimbulkan sangat serius
Growth :
1 : tidak berkembang
2 : kurang berkembang
3 : cukup berkembang
4 : berkembang
5 : sangat berkembang
Berdasarkan pendekatan analisis teknik USG tersebut, maka kesimpulan yang
diperoleh mengarah pada isu : “Penumpukan dokumen rekam medis inaktif di rak
filing unit rawat jalan UPT Puskesmas Karangan.”
3.2 Penetapan Isu
Berdasarkan daftar isu yang diuji dengan menggunakan pendekatan teknik USG,
maka dapat disimpulkan bahwa “Penumpukan dokumen rekam medis inaktif di rak
filing unit rawat jalan UPT Puskesmas Karangan” merupakan hal yang urgent,
sehingga jika tidak ditangani maka akan berdampak pada:
1. Kesulitan petugas rekam medis dalam pengambilan dan pengembalian
(retrival) dokumen rekam medis rawat jalan sehingga mengakibatnya
terganggunya proses pelayanan.
 2. Belum diterapkannya retensi rekam medis secara teratur mengakibatkan
dokumen rekam medis inaktif menumpuk bercampur dengan dokumen rekam
medis aktif sehingga beban penyimpanan pada ruangan filing bertambah.

3.3 Gagasan Pemecahan Isu

Sehubungan dengan itu maka gagasan pemecahan isu yang diusulkan adalah:
Upaya Pelaksanaan Retensi Dokumen Rekam Medis Di Unit Rawat Jalan
UPT Puskesmas Karangan Kabupaten Trenggalek. Maka diusulkan beberapa
kegiatan yang diantaranya adalah:
1. Melaksanakan konsultasi dengan mentor dan petugas terkait pembuatan SOP
rancangan aktualisasi.
2. Membuat SOP (Standart Operational Procedure) retensi berkas rekam medis.
3. Melaksanakan konsultasi dengan mentor dan petugas terkait mengenai
rancangan aktualisasi.
4. Melakukan koordinasi dengan petugas rekam medis lain terkait pelaksanaan
retensi rekam medis.
5. Melaksanakan retensi dokumen rekam medis unit rawat jalan di UPT
Puskesmas Karangan.
6. Melaksanakan evaluasi retensi dokumen rekam medis unit rawat jalan di UPT
Puskesmas Karangan.
7. Menyusun laporan hasil retensi dokumen rekam medis unit rawat jalan di
UPT Puskesmas Karangan.
3.4 Matriks Rancangan Aktualisasi

Berdasarkann isu yang telah dipilih dengan metode USG dan gagasan

permasalahan yang diajukan maka akan dibuat matrik kegiatan yang akan

dilaksanakan selama aktualisasi.

Table III.2 Matrik Rancangan Aktualisasi

UNIT KERJA UNIT RAWAT JALAN PUSKESMAS KARANGAN

IDENTIFIKASI
ISU 1. Penumpukan dokumen rekam medis inaktif di rak filing
unit rawat jalan UPT Puskesmas Karangan.
2. Belum terdapatnya tracer (pengganti dokumen) pada rak
filing rekam medis unit rawat inap UPT Puskesmas
Karangan.
3. Belum teraturnya waktu pengembalian dokumen rekam
medis setelah selesai pelayanan.
ISU YANG Penumpukan dokumen rekam medis inaktif di rak filing unit rawat
DIANGKAT jalan UPT Puskesmas Karangan.

GAGASAN Upaya Pelaksanaan Retensi Dokumen Rekam Medis Di Unit

PEMECAHAN
Rawat Jalan UPT Puskesmas Karangan Kabupaten
ISU
Trenggalek
Tabel III. 3 Rancangan Aktualisasi Nilai Dasar

Kontribusi
Keterkaitan Terhadap Visi – Penguatan Nilai
No Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Substansi Mata
Misi atau Kebijakan Organisasi
Pelatihan
Mutu Organisasi
1. Melaksanakan - Berkomunikasi - Referensi pedoman Kegiatan Kegiatan ini Dengan pencarian
konsultasi dengan dengan mentor tentang SOP pencarian
bermaksud untuk SOP berkaitan
mentor dan petugas dan petugas retensi dokumen pendoman SOP
terkait pembuatan SOP untuk rekam medis. yang berkaitan mencapai mutu dengan retensi
rancangan aktualisasi berkonsultasi dengan SOP
Puskesmas Karangan dokumen rekam
tentang SOP yang retensi dokumen
akan dibuat - Referensi rekam medis yaitu “ Memberikan medis, maka nilai
tambahan yang dilakukan dengan
pelayanan berkualitas akuntabilitas dapat
berkaitan retensi tujuan agar
dokumen rekam terciptanya nilai dengan diperkuat dan
medis. akuntabilitas
memperhatikan mutu pelaporan data
dimana pedoman
yang diperoleh dan keselamatan terintegrasi dengan
dapat digunakan
pasien secara baik sehingga tujuan
sebagai acuan
dalam profesional demi yang dicapai sesuai
penyusunan
kepuasan dengan komitmen
panduan yang
terintegrasi untuk pelanggan.” mutu bersama.
menghasilkan
SOP yang
berkomitmen
mutu untuk
 memberikan
pelayanan
publik yang
prima.

2 Membuat SOP(Standart - Mencari format - Format SOP Panduan SOP Kegiatan ini Dengan pembuatan
SOP retensi retensi rekam retensi rekam bermaksud untuk
Operational Procedure) SOP retensi
rekam medis medis medis yang ”Memberikan
retensi berkas rekam transparan dan pelayanan kesehatan dokumen rekam
- Melakukan telaah terintegrasi. promotif, preventif,
medis. medis maka nilai
terhadap - Pemahaman Serta dengan SOP kuratif maupun
pedoman atau tentang pedoman yang dibuat akan pemberdayaan akuntabilitas dapat
aturan-aturan atau aturan-aturan membuat masyarakat secara
diperkuat dengan
yang berlaku yang berkaitan pelayanan profesional dan
tentang retensi dengan retensi publik yang bertangung jawab ”, baik sehingga tujuan
rekam medis rekam medis sesuai dengan sehingga diharapkan
yang dicapai sesuai
aturan (etika dengan membuat
- Menyusun / - SOP retensi rekam public) dan SOP retensi rekam dengan komitmen
membuat SOP medis akuntabilitas medis tersebut dapat
mutu bersama.
retensi rekam pegawai terjaga. melakukan retensi
medis sesuai dengan
peraturan yang
berlaku.

3. Melaksanakan - Berkomunikasi - Kesepakatan SOP yang Sesuai dengan misi SK yang dibuat
konsultasi dengan dengan pimpinan dengan pimpinan disahkan oleh yang ke-2 Rumah dapat dijadikan
mentor dan petugas untuk mereview tentang SOP yang pimpinan yang Sakit Universitas acuan atau landasan
terkait mengenai SOP yang telah telah dibuat dihasilkan dapat Mataram yaitu proses pembuatan
dibuat dijamin ”Menjalankan SPO yang
 rancangan aktualisasi. kebenarannya kegiatan operasional menciptakan
- Meminta sesuai dengan secara efektif dan pelayanan public
pengesahan SOP aturan yang efisien serta sinergis sesuai dengan etika
kepada pimpinan berlaku (etika sehingga publik.
publik). menghasilkan nilai
Serta SOP tambah bagi
tersebut dapat stakeholders
digunakan (pelanggan, pekerja,
sebagai standar mitra kerja, pemilik
dalam retensi dan masyarakat)”.
rekam medis SK panduan yang
(komitmen disahkan dapat
mutu). digunakan untuk
segala bentuk
pelaporan yang
terintegrasi dengan
baik
4. Melakukan koordinasi - Mengundang - Surat undangan Untuk mencapai Membentuk alur Dengan rapat
dengan petugas lain lain pihak-pihak yang pihak-pihak terkait suatu mufakat pelayanan rumah koordinasi, maka
yang terkait pelaksanaan berkaitan dengan maka dilakukan sakit yang sesuai akan tercipta jiwa
retensi rekam medis retensi dokumen - Materi rapat yang musyawarah yang dengan misi ke-2 nasionalisme yang
rekam medis dibicarakan sesuai dengan Rumah Sakit kuat antar pegawai
nilai-nilai Universitas Mataram dan pimpinan.
- Mempersiapkan - Pemahaman tugas nasionalisme yaitu ”Menjalankan
bahan materi tentang masing- dimana forum kegiatan operasional
untuk rapat masing pihak akan menerima secara efektif dan
terkait tentang dan saling efisien serta sinergis
- Melaksanakan retensi rekam menghargai sehingga
rapat medis semua pendapat menghasilkan nilai
 - Menyampaikan - Penyatuan persepsi dan masukan tambah bagi
tugas yang retensi dokumen masing-masing stakeholders
berkaitan dengan rekam medis yang koordinator untuk (pelanggan, pekerja,
retensi rekam akan dilaksanakan mencapai satu mitra kerja, pemilik
medis tujuan bersama dan masyarakat)”,
(WoG) yaitu alur bersama para
- Alur pelaporan pelayanan prima. koordinator
- Menetapkan alur data rumah sakit Dimana di forum diharapkan akan
yang untuk akan menerapkan terjalinnya kerjasama
pelaksanaan nilai etika publik yang baik dalam
retensi dokumen dan akuntabilitas mencapai tujuan
rekam medis masing-masing bersama.
yang koordinator
berlandaskan dengan
panduan yang komitmen mutu
telah disusun dan bersama.
disahkan oleh Alur yang dibuat
pimpinan diharapkan sesuai
dengan
komitmen mutu
bersama untuk
memberikan
pelayanan
publik yang
beretika publik.

5. Membuat SOP retensi - Mencari format - Format penulisan SOP yang dibuat Misi ke-2 Rumah SPO yang dibuat
penulisan SOP SOP diharapkan dapat Sakit Universitas bertujuan untuk
rekam medis mencapai tujuan Mataram yaitu meningkatkan
- Menyusun uraian bersama yaitu ”Menjalankan kedisiplinan serta
SOP retensi retensi rekam kegiatan operasional menanamkan nilai-
rekam medis. - Uraian SOP medis pada secara efektif dan nilai anti korupsi
tentang retensi waktunya (anti efisien serta sinergis pada pegawai rumah
rekam medis korupsi). sehingga sakit untuk
menghasilkan nilai menghargai waktu
tambah bagi serta
stakeholders bertangggungjawab
(pelanggan, pekerja, pada tupoksinya
mitra kerja, pemilik masing-masing.
dan masyarakat)”,
diharapkanalur
pelayanan yang
dibuat efektif dalam
membantu proses
pengumpulan data
rumah sakit..
6. Melaksanakan uji coba - Berkoordinasi - Kesepahaman Dengan uji coba Sesuai dengan misi Dengan
SPO dengan dengan koordinator akan dketahui ke-2 Rumah Sakit dilakukannya uji
koordinator unit unit tentang uji hasil pelayanan Universitas Mataram coba SPO, maka
terkait perihal coba SPO yang disesuaikan yaitu ”Menjalankan nilai-nilai
pelaporan data dengan pelayanan kegiatan operasional akuntabilitas dan
bahwa akan beretika publik secara efektif dan etika publik para
dilaksanakan uji dan sesuai efisien serta sinergis pegawai dapat
coba pelaksanaan akuntabilitas sehingga diperkuat.
SPO masing-masing menghasilkan nilai
pegawai yang tambah bagi
- Menerapkan SPO saling berkaitan stakeholders
yang telah dibuat satu sama lain (pelanggan, pekerja,
- Penerapan SPO saling mitra kerja, pemilik
- Melakukan yang telah dibuat membutuhkan dan masyarakat)”,
pengawasan untuk mencapai sehingga didapatkan
terhadap - Catatan penerapan tujuan bersama pelaporan yang tepat
penerapan SPO uji coba SPO (nasionalisme) pada waktunya sesuai
dengan yang
diharapkan.
7. Melakukan evaluasi - Melakukan - Laporan evaluasi Jika uji coba Kegiatan ini Evaluasi
pelaksanaan SPO evaluasi terhadap uji coba SPO yang dilakukan dan bermaksud untuk pelaksanaan SPO
uji coba SPO telah dibuat hasil yang mencapai misi dilakukan dengan
yang telah dibuat diperoleh sesuai Rumah Sakit maksud agar
dengan yang Universitas Mataram pelayanan publik
diharapkan maka yang tercantum pada yang diberikan
SPO sudah dapat poin ke-2 yaitu sudah sesuai dengan
digunakan untuk ”Menjalankan etika publik dan
proses pelaporan kegiatan operasional komitmen mutu
data rumah sakit secara efektif dan bersama.
yang bertujuan efisien serta sinergis
untuk sehingga
memberikan menghasilkan nilai
pelayanan tambah bagi
publik yang stakeholders
prima dan (pelanggan, pekerja,
berkomitmen mitra kerja, pemilik
mutu yang sesuai dan masyarakat)”,
 dengan aturan jika SPO yang telah
yang berlaku dibuat maka
(etika publik) pelaporan data rumah
sakit menjadi lebih
baik dan teratur.
8. Meminta pengesahan - Meminta - SPO yang telah SPO yang sudah Sesuai dengan misi Pengesahan SPO
diberlakukannya SPO pengesahan SPO disahkan diuji cobakan Rumah Sakit dilakukan agar SPO
kepada pimpinan. akan disahkan Universitas Mataram yang dibuat menjadi
oleh pimpinan yang tercantum pada standar atau
dengan maksud poin ke-2 yaitu landasan dalam
pelaporan yang ”Menjalankan segala pemberian
dilakukan harus kegiatan operasional pelayanan yang
sesuai dengan secara efektif dan berkaitan dengan
SPO yang telah efisien serta sinergis pelaporan data
ditetapkan untuk sehingga rumah sakit.
mencapai tujuan menghasilkan nilai
utama yaitu tambah bagi
pelaporan yang stakeholders
tepat pada (pelanggan, pekerja,
waktunya (anti mitra kerja, pemilik
korupsi) dan masyarakat)”,
dengan ini Standar
Prosedur Operasional
(SPO) rumah sakit
tentang pelaporan
data rumah sakit
masing-masing unit
menjadi tepat pada
waktunya sesuai alur
yang ditetapkan.
3.1.1 Tabel Jadwal Aktualisasi Nilai-nilai Dasar
Kegiatan-kegiatan tersebut akan dilaksanakan selama offcampus dengan jadwal sebagai berikut :

JUNI JULI
NO KEGIATAN MINGGU KE-
1 2 3 4 1 2 3 4
Melaksanakan konsultasi dengan
1 mentor dan petugas terkait
pembuatan SOP rancangan
aktualisasi
Membuat SOP (Standart
2 Operational Procedure) retensi
berkas rekam medis
Melaksanakan konsultasi dengan
3 mentor dan petugas terkait mengenai
rancangan aktualisasi
Melakukan koordinasi dengan
4 petugas rekam medis lain terkait
pelaksanaan retensi rekam medis
Melaksanakan retensi dokumen
5 rekam medis unit rawat jalan di UPT
Puskesmas Karangan
Melaksanakan evaluasi retensi
dokumen rekam medis unit rawat
6
jalan di UPT Puskesmas Karangan
 Menyusun laporan hasil retensi
7 dokumen rekam medis unit rawat
jalan di UPT Puskesmas Karangan
 DAFTAR PUSTAKA

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2014 Pasal 1 Tentang Aparatur

Sipil Negara.

Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 22 Tahun 2016 tentang

Pedoman Penyelenggaraan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil

(CPNS) Golongan I dan II.