A.

Definisi Total Quality Service (TQS)

Stamatis dalam Tjiptono mendefiniskan Total Quality Services (TQS) sebagai
“system manajemen strategic dan integrative yang melibatkan semua manajer dan
karyawan, serta menggunakan metode-metode kualitatif dan kuantitatif untuk
memperbaiki secara berkesinambungan proses-proses organisasi, agar dapat memenuhi
dan melebihi kebutuhan, keinginan, dan harapan pelanggan”. Tujuannya adalah
mewujudkan kepuasaan pelanggan, memberikan tanggung jawab kepada setiap orang,
dan melakukan perbaikan berkesinambungan.
B. Perbedaan Total Quality Management (TQM) dan Total Quality Service (TQS)
Dengan perkembangan bidang usaha, maka organisasi atau perusahaan kini
bukan hanya bergerak di bidang industri manufaktur, tetapi juga pada industri jasa,
misalnya konsultan, pengacara, akuntan, pendidikan, dan sebagainya. Pengukuran
mutu pada industri jasa sulit sekali dilakukan karena karakteristik jasa pada umumnya
tidak tampak. Banyak sekali perbedaan antara industri manufaktur dengan industri jasa
yang menurut Vincent Gasperz (1997). Karakteristik unik dari suatu industri
jasa/pelayanan yang sekaligus membedakannya dari barang lain antara lain :
 Pelayanan merupakan output tak berbentuk (intangible output).
 Pelayanan merupakan output variable, tidak standar.
 Pelayanan tidak dapat disimpan dalam inventori, tetapi dapat
dikonsumsi dalam produksi.
 Terdapat hubungan langsung yang erat dengan pelanggan melalui proses
pelayanan.
 Keterampilan personil “diserahkan” atau “diberikan” secara langsung
kepada pelanggan.
 Pelayanan tidak dapat diproduksi secara massal.
 Membutuhkan pertimbangan pribadi yang tinggi dari individu yang
memberikan pelayanan.
 Perusahaan jasa pada umumnya merupakan padat karya.
 Fasilitas pelayanan berada dekat lokasi pelanggan.
 Pengukuran efektivitas pelayanan bersifat subjektif.
 Pengendalian kualitas terutama dibatasi pada pengendalian proses.
 Option penetapan harga lebih rumit.
C. Sejarah Singkat Perkembangan Total Quality Service (TQS)
D. Latar Belakang Perlunya Total Quality Service (TQS)
 Pendekatan TQS mendefiniskan layanan sebagai pekerjaan yang dilakukan oleh
seseorang untuk kepentingan orang lain. Oleh karena itu, semua staf dapat terlihat
memberikan layanan kepada staf yang lain sebagai pelanggan (customer) internal
demikian pula sebaliknya. Dengan demikian dapat dipahami bahwa kepuasan itu bukan
hanya hak customer eksternal tetapi juga menjadi hak bagi customer internal. Layanan
yang diberikan dengan berfokus kepada kepuasan pengguna sering disebut juga dengan
layanan prima atau layanan istimewa (excellent service). Esensi dalam layanan prima
adalah upaya memberikan layanan terbaik bagi pelanggan yang berorientasi pada
kepentingan pelanggan/pengguna sehingga memungkinkan kita mampu memberikan
kepuasan yang optimal. Upaya memberikan layanan yang terbaik ini dapat diwujudkan
apabila kita dapat menonjolkan kemampuan, sikap, penampilan, perhatian, tindakan
dan tanggung jawab yang baik dan terkoordinasi. Dimensi Kualitas Layanan
Sebelum membahas lebih jauh tentang dimensi atau karakteristik kualitas
layanan, maka terlebih dahulu kita melihat apa yang dimaksud dengan kualitas itu.
Juran mendefinisikan kualitas sebagai kecocokan untuk pemakaian (fitness for use).
Begum mendefinisikan “quality is customer satisfaction through product or by service.”
Selanjutnya Zeithaml, Parasuraman dan Berry memberikan definisi kualitas
layanan sebagai: ”Service quality can be defined as the extent of discrepancy
betweencustomer expectation or desire and their perception”.(= Kualitas layanan dapat
didefinisikan sebagai tingkat ketidaksesuaian antara harapan atau keinginan konsumen
dengan tingkat persepsi mereka). Brophy menyebutkan bahwa kualitas merupakan hal
yang senantiasa berhubungan dengan kepuasaan pelanggan. Terdapat dua definisi
kualitas yang secara luas diterima, yaitu: Quality ia conformance to the customer‟s
requirements and Quality is fitness for the customer‟s purposes.
Kedua definisi tersebut menekankan bahwa customer adalah fokus
pertimbangan tentang kualitas. Dari pengertian di atas, dapat ditarik benang merah
bahwa seseorang dapat dikatakan puas dengan layanan yang diberikan (kinerja layanan)
jika terdapat kesesuaian antara yang diterima dengan apa yang diharapkan, demikian
juga sebaliknya. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat gambarannya dibawah ini:

 Kinerja < Harapan (Performance < Expectation)

Bila kinerja layanan menunjukkan keadaan dibawah harapan pelanggan, maka
pelayanan kepada pelanggan dapat dianggap tidak memuaskan.
  Kinerja = Harapan (Performance = Expectation)
Bila kinerja layanan menunjukkan sama atau sesuai dengan yang diharapkan
pelanggan, maka pelayanan dianggap memuaskan, tetapi tingkat kepuasannya
adalah minimal karena pada keadaan seperti ini dapat diangap belum ada
keistimewaan layanan. Jadi pelayanan dianggap biasa atau wajar-wajar aja.

 Kinerja > Harapan (Performance > Expectation)

Bila kinerja layanan menunjukkan lebih dari yang diharapkan pelanggan, maka
pelayanan dianggap istimewa atau sangat memuaskan karena pelayanan yang
diberikan ada pada tahap yang optimal.

Kita sebagai pihak yang melayani sulit mengetahui apakah layanan yang kita
berikan telah membuat pelanggan puas atau tidak karena yang dapat merasakan
kepuasan dari suatu layanan hanyalah pelanggan yang bersangkutan. Dan tingkat
kepuasan masing-masing pelanggan adalah berbeda sesuai dengan persepsi dan
pengaharapan masing-masing pelanggan. Bisa jadi pelanggan “A “ menyatakan sangat
puas, “B” menyatakan puas, atau mungkin saja “C” menyatakan kurang puas. Dengan
demikian dapat dikatakan bahwa kepuasan adalah sesuatu hal subjektif, dan kita tidak
akan pernah tahu secara pasti apakah pernyataan dari pelanggan itu benar-benar tulus
atau hanya sekedar basa-basi. Namun, bagaimana pun juga kita sebagai pihak penyedia
layanan tentu saja harus berupaya seoptimal mungkin memberikan layanan (service)
yang terbaik buat pelanggan. Layanan dalam bahasa Inggris disebut service. Bagi
seorang yang kreatif dapat mejadikan kata service sebagai sebuah akronim yang sangat
menarik dan dapat menunjukkan tentang apa dan bagaimana yang harus dilakukan oleh
seeorang petugas bagian layanan dalam melaksanakan tugasnya guna memuaskan
konsumen atau pemakai jasa layanan.

E. Prinsip dan Unsur Pokok Total Quality Service (TQS)

Berikut terdapat beberapa pakar layanan memberikan akronim kata service. Sugiarto
memberikan akronim SERVICE sebagai berikut:
S = Smile for everyone
E = Excellence in everything we do
R = Reaching out to evey guest with hospitally
V = Viewing every guest a special
I = Inviting guest to return
C = Creating a warm atmosphere
E = Eye contact that shows we care
DeVrye juga turut membuat akronim SERVICE, sebagai berikut:
S = Self-esteem (memberi nilai pada diri sendiri)
E = Exceed expectations (Melampauhi yang diharapkan)
R = Recover (Rebut kembali)
V = Vision (Visi)
I = Improve (Peningkatan)
C = Care (Perhatian, kepedulian)
E = Empower (Pemberdayaan)
Disamping akronim-akronim mengenai service diatas, terdapat beberapa
dimensi kualitas layanan yang dapat dijadikan indicator ukuran kepuasan
konsumen/pelanggan. Zeithaml, Parasuraman dan Berry menetapkan 5 dimensi kualitas
layanan, yaitu:
1. Tangibles (Nyata), meliputi bagian-bagian pelayanan yang bersifat
nyata/langsung seperti penampilan karyawan, fasilitas fisik, peralatan, ,
sarana komunikasi.
2. Realibility (Kehandalan), yakni kemampuan memberikan layanan yang
dijanjikan dengan segera, akurat dan memuaskan.
3. Responsiveness (Kesigapan/Tanggap), yaitu keinginan para staf untuk
membantu para pelanggan dan menyediakan pelayanan secara cepat dan
tepat, serta tanggap terhadap keinginan konsumen.
4. Assurance (Jaminan atau Kepastian), mencakup tingkat pengetahuan dan
keramahan tamahan serta sopan santun yang harus dimiliki karyawan
disamping kemampuan mereka dalam menanamkan kepercayaan pada
pelanggan. Dimensi assurance ini merupakan gabungan dari dimensi:
- Competence (Kompetensi), artinya keterampilan dan pengetahuan yang
dimiliki oleh karyawan untuk melakukan pelayanan.
- Courtesy (Kesopanan), meliputi keramahan, perhatian dan sikap para
karyawan.
- Credibility (Kredibilitas atau kepercayaan), meliputi hal-hal yang
berhubungan dengan kepercayaan kepada organisasi seperti reputasi,
prestasi, dsb.
 - Security (Keamanan), artinya tidak adanya bahaya, resiko atau keraguan
untuk menggunakan jasa yang ditawarkan.
5. Empathy (Empati), merupakan perhatian khusus yang diberikan kepada
setiap pelanggan secara individu. Dimensi empati merupakan gabungan dari
dimensi:
- Access (Akses), meliputi kemudahan untuk memanfaatkan jasa yang
ditawarkan.
- Communication (Komunikasi), yaitu kemampuan melakukan
komunikasi untuk menyampaikan informasi kepada pelanggan atau
memperoleh masukan dari pelanggan.
- Understanding the customer (memahami pelanggan), meliputi usaha
untuk mengetahui dan memahami kebutuhan dan keinginan pelanggan.
F. Hambatan Penerapan Total Quality Service (TQS)
Meningkatkan mutu jasa yang ditawarkan tidak semudah usaha meningkatkan mutu
produk, karena karakteristiknya yang unik. Peningkatan mutu jasa juga akan
berdampak pada organisasi secara menyeluruh, ada beberapa langkah yang harus
ditempuh untuk dapat meningkatkan mutu pelayanan atau jasa yang ditawarkan antara
lain:
 Mengidentifikasi penentu utama mutu pelayanan
Langkah pertama yang dilakukan dalam mengidentifikasi factor utama yang
mempengaruhi mutu jasa antara lain dengan melakukan riset pelanggan yang
kemudian disusul dengan memperkirakan penilaian terhadap perusahaan dan
pesaingnya berdasar factor penentu tersebut.
 Mengelola harapan pelanggan
Hasil riset dan penilaian tersebut kebutuhan dan harapan pelanggan terhadap
jasa yang akan dibeli tersebut kemudian diolah. Kemudian perusahaan
memberikan janji pada pelanggan untuk dapat memenuhi harapan pelanggan
tersebut. Yang perlu diperhatikan adalah janji pada pelanggan tersebut jangan
terlalu muluk sehingga bila tidak terpenuhi pelanggan akan kecewa. Akan lebih
baik bila perusahaan atau organisasi mampu memberikan lebih dari yang telah
dijanjikan.
 Mengelola mutu jasa
Mutu suatu jasa memang tidak terlepas dari perilaku atau sikap orang-orang
yang memberikan atau menyediakan jasa bagi pelanggan, missal keramahan,
 kesopanan, ketenangan, kecermatan, fleksibilitas, stabilitas, rasionalitas, dan
sebagainya. Hal ini disebabkan mutu jasa tidak terlepas dari karakteristik mutu
jasa yang ditentukan dari hubungan yang antara pelanggan, penyedia jasa, atau
antar para penyedia jasa.
 Mengembangkan budaya mutu
Budaya mutu meliputi filosofi,keyakinan, sikap, nilai, norma, tradisi, prosedur,
dan sebagainya yang akan meningkatkan mutu. Oleh karena itu agar budaya
mutu tercipata, perlu dukungan dan komitmen menyeluruh dari seluruh anggota
organisasi.
REFERENSI
Gaspersz, Vincent. 2005. Total Quality Management. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka
Utama

Tjiptono, Fandy. 2003. Total Quality Service. Yogyakarta: Andi Offset.

(https://www.kajianpustaka.com/2017/11/pengertian-karakteristik-metode-manfaat-
total-quality-management.html , diakses pada tanggal 11 September 2019)