MANAJEMEN PERUBAHAN

Case Study
BR Richardson Timber Products Corporations

FARDIAN ELVISTIARSO 041814353001

IMANUEL RIO ATMADJA 041814353014

PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS AIRLANGGA
SURABAYA
2019
Case Overview

Dalam studi kasus B.R Richardson Timber Products Corporation, Jack Lawler merupakan
konsultan profesional yang diminta oleh Richard Bowman untuk membantu perusahaannya.
Richard Bowman bertanggung jawab atas hubungan industrial di B.R. Richardson Timber
Products Corporation, dia merasa perusahaannya di luar kendali, sehingga dia mencari
seseorang untuk melakukan kursus motivasi bagi buruh di pabrik laminasi.

Selama pertemuan antara Bowmen dan Lawler, Lawler menyatakan bahwa dia harus meninjau
pabrik untuk mengumpulkan lebih banyak informasi, dan kemudian dia dapat mendiagnosis
data analisis tersebut untuk akhirnya memberikan beberapa rekomendasi.

Permasalahan

Setelah pertemuannya dengan Richardson dan Bowman, Lawler kemudian melakukan

kunjungan ke perusahaan dengan dua mahasiswa pascasarjana untuk mengumpulkan
informasi, yang kemudian akan dianalisis dan disajikan kepada perusahaan. Kunjungan dan
informasi menunjukkan bahwa ada banyak masalah dengan pekerja, antara lain masalah
komunikasi. Masalah besar lain yang ditemukan di perusahaan ini adalah masalah keselamatan,
pengukuran keamanan yang jelek dan seringnya terjadi kecelakaan di pabrik laminating. Juga,
moral karyawan sangat rendah dan mereka tidak puas dengan keselamatan mereka untuk
bekerja di sana. Perusahaan tidak memiliki sistem penghargaan yang efisien untuk menjaga
semangat pekerja mereka, dan perusahaan kekurangan sistem pelatihan untuk menjaga
keterampilan pekerja mereka. Secara keseluruhan, perusahaan berada dalam masalah serius
dengan pekerja yang memiliki semangat rendah, mesin yang tidak di-upgrade, dan turnover
tinggi. Selain itu juga terdapat masalah sikap buruk manajer pabrik terhadap pekerja, dan
bahwa sikapnya menyebabkan semangat kerja rendah di antara para pekerja di pabrik laminasi.

Setelah kunjungan pertamanya ke pabrik, Lawler menulis surat kepada Bowman yang
menguraikan tiga alternatif yang menurutnya akan menguntungkan perusahaan. Saran pertama
adalah menghubungi seseorang di wilayah mereka untuk mengembangkan kursus motivasi.
Saran kedua adalah bahwa Lawler sendiri dapat dilibatkan sebagai konsultan untuk perusahaan,
dan yang ketiga adalah agar Lawler memiliki kolega untuk membentuk tim yang merancang
dan melakukan kursus motivasi atau untuk melakukan analisis pabrik dan mengusulkan
rekomendasi untuk meningkatkan moral pekerja. Salah satu hal yang diungkapkan oleh Lawler
adalah bahwa diagnosis akan diperlukan apa pun pilihan yang dipilih.
Pertanyaan

1. How would you asses Jack Lawler’s entry and contracting process at B.R Richardson?
Would you have done anything differently?

Proposal dari praktisi OD akan membantu organisasi dalam memilih konsultan OD.
Proposal ini akan mencakup tujuan dari upaya yang diusulkan, rencana aksi yang
direkomendasikan, peran dan tanggung jawab dan biaya dan pengeluaran yang diusulkan.
Menurut saya, surat Lawler paling tidak jelas, dengan hanya implikasi bahwa ia akan
menggunakan pendekatan yang disebut “action research”, yang berhasil digunakannya di
pabrik kayu lapis untuk perusahaan lain. Ini menunjukkan bahwa Lawler mungkin
memiliki pendekatan “one size fits all”, sementara pabrik kayu lapis dan pabrik laminasi
mungkin memiliki jenis bisnis yang serupa, apa yang berhasil di satu pabrik mungkin tidak
bekerja untuk yang lain. Akan ada perbedaan organisasi dalam hal budaya, struktur,
kebijakan, dan prosedur yang mungkin ada dan dia menyarankan ini tanpa terlebih dahulu
mengumpulkan data diagnostik.

Menurut saya, Lawler kurang tepat, kontraknya tidak memadai. Proses masuk yang
tepat adalah awal yang diperlukan untuk mengembangkan kontrak yang sangat baik.
Kontrak Lawler tidak memadai dan mencapai kesepakatan verbal antara Bowman dan
dirinya sendiri, di mana disepakati bahwa Lawler akan melakukan kunjungan satu hari ke
pabrik dengan beberapa mahasiswa pascasarjana untuk mengumpulkan informasi, yang
kemudian akan dianalisis dan disajikan oleh Lawler untuk perusahaan. Kontrak Lawler
tidak menjelaskan bagaimana proses OD akan berjalan, itu tidak menetapkan atau
mengklarifikasi harapan para pihak, waktu, dan sumber daya yang akan dikeluarkan, dan
aturan dasar di mana para pihak akan beroperasi.

Mengingat beratnya masalah yang mendasarinya di pabrik, dan fakta bahwa praktisi OD
berada di luar organisasi, kontrak yang lebih formal, terstruktur, dan informatif akan
sesuai.

Kontrak Lawler tidak secara memadai mencakup tiga bidang utama yaitu,
menetapkan harapan bersama, waktu dan sumber daya yang akan dikeluarkan, dan
aturan dasar untuk bekerja bersama. Dalam kontrak tersebut juga tidak mencakup
bagaimana Lawler akan mengumpulkan informasi, siapa yang akan terlibat dalam
memberikan informasi ini, dan berapa banyak waktu staf akan diperlukan dari pekerjaan
mereka mengambil bagian dalam wawancara.
Jika saya diminta sebagai konsultan OD, maka saya akan melakukan hal yang berbeda
dengan Lawler, tahapannya :

Awalnya, pada tahap masuk, saya akan mengumpulkan lebih banyak informasi untuk
mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang fungsi organisasi saat ini dan masalahnya.
Catatan perusahaan akan diperiksa dan ini akan mengindikasikan hal-hal seperti tingkat
turnover, skala gaji, program pelatihan, dan pengembangan, tunjangan karyawan,
ketidakhadiran, dan informasi terkait lainnya untuk membantu memberikan pemahaman
tentang masalah yang mendasarinya. Kemudian karyawan kunci, seperti manajer dan
manajer lini dan / atau fungsional akan diwawancarai untuk memberikan relevansi yang
lebih besar terhadap data yang dibutuhkan.

Sangat penting bahwa praktisi OD memberikan rincian kepada anggota organisasi tentang
siapa mereka, alasan untuk mengumpulkan data, kerahasiaan, siapa saja yang akan
memiliki akses ke data, untuk apa data itu digunakan dan untuk apa prosesnya. Ini akan
membantu meringankan ketakutan yang mungkin dimiliki orang bahwa informasi tersebut
entah bagaimana akan digunakan untuk melawan mereka, dan dengan demikian
memperoleh kepercayaan, dukungan, dan komitmen mereka yang dapat membantu
memastikan bahwa data yang dikumpulkan valid dan relevan. Karena Jack dan timnya
tidak diperkenalkan dengan baik kepada karyawan, dan tujuan kunjungan mereka tidak
ditetapkan, sehingga mereka dipandang dengan curiga dan dipandang sebagai gangguan
terhadap rutinitas sehari-hari.

Dengan berbagai perspektif dan kedekatan mereka dengan staf, karyawan kunci ini dapat
memberikan wawasan terkait dengan masalah organisasi yang mendasarinya dan
memberikan gambaran yang lebih jelas tentang tugas yang ada di depan. Selain itu, mereka
mewakili sampel populasi yang lebih memadai untuk diwawancarai. Informasi ini akan
membantu praktisi OD dalam menentukan kegiatan diagnostik dan intervensi yang lebih
baik yang sesuai untuk organisasi.

Selanjutnya, saya akan mengajukan proposal terperinci yang menguraikan bagaimana

proses OD akan berjalan, menetapkan tujuan proyek dan rencana aksi, mengklarifikasi
harapan semua pihak, waktu dan sumber daya yang akan dikeluarkan, dan aturan dasarnya.
2. What theories or models would you use to make sense out the diagnostic data? How
would you organize the information for feedback to Ben Richardson and Richard
Bowman? How would you carry out the feedback process?

Model diagnostik adalah kerangka kerja konseptual yang digunakan untuk memahami
organisasi. Mereka membantu menggambarkan hubungan di antara berbagai fitur
organisasi serta konteks dan efektivitasnya. Oleh karena itu, mereka harus dipilih dengan
hati-hati untuk mengatasi masalah yang ada di organisasi dan untuk memastikan
kelengkapannya. Ketika ada masalah dalam suatu organisasi, model diagnostik digunakan
untuk menilai masalah dan merupakan bagian dari langkah penting menuju perubahan
organisasi melalui intervensi yang direncanakan oleh klien dan konsultan. Ada beberapa
model berbeda yang dapat digunakan, dan model sering dikembangkan untuk
mengakomodasi situasi tertentu. Faktor kuncinya adalah mengetahui bahwa tidak ada satu
model yang ideal untuk semua organisasi, itulah sebabnya mengapa penting untuk menilai
model untuk situasi khusus. Masing-masing model memiliki beberapa manfaat dan
kelebihan dan dapat menawarkan beberapa wawasan tentang masalah organisasi.

Ada beberapa model yang dapat digunakan untuk mengatur informasi yang dikumpulkan
di Richardson Timber. Karena informasi dikumpulkan secara berbeda oleh tiga orang, saya
akan memilih Model “Open System” untuk membantu memahami data dengan
memeriksa informasi yang diberikan oleh Jack, Mitch, dan Mike dan mengurutkan setiap
temuan mereka ke dalam komponen model.

Dalam model open system ada pertukaran informasi dan sumber daya, dimana apa yang
terjadi di satu bagian organisasi mempengaruhi bagian yang lain. Organisasi B. R.
Richardson memiliki banyak bagian yang tidak selaras. Sebagai contoh, tujuan, misi dan
strategi tidak jelas, mesin sudah ketinggalan zaman, dan juga terdapat masalah pekerja.

Pendekatan model open system untuk mendiagnosis masalah di Richardson Timber

memiliki beberapa manfaat, seperti berfokus pada masalah yang paling menyulitkan
organisasi yang berguna untuk menganalisis dan menyajikan data. Namun, ada juga
beberapa kelemahan menggunakan kerangka kerja model open system, seperti tidak
memberikan kerangka kerja yang jelas yang menjadi sumber ketidakefektifan yang
akhirnya tidak memberikan solusi yang tepat untuk masalah tersebut.
 Saya akan menyarankan menerapkan empat langkah berikut untuk menerapkan kerangka
kerja open system :

 Mendiagnosis masalah yang terjadi, dimana selama tahap ini saya akan menggunakan
kerangka kerja untuk mengarahkan perhatian pada organisasi, lingkungan, dan interaksi
antara keduanya. Ini akan membantu mencatat kondisi yang dapat menyebabkan
masalah.

 Menganalisis temuan dan fokus pada masalah-masalah dalam organisasi dan apa yang
menyebabkannya dan kemudian menemukan kemungkinan resolusi.

 Implementasi awal dari resolusi yang dirancang untuk mengatasi masalah organisasi.

 Memberikan umpan balik kepada manajemen. Salah satu langkah terpenting dalam
proses diagnostik adalah memberikan umpan balik informasi diagnostik kepada
manajemen.

Setiap orang yang menyumbangkan informasi harus memiliki kesempatan untuk belajar
tentang temuan-temuan dari proses penilaian (asalkan tidak ada pelanggaran kerahasiaan).
Ini memberikan kesempatan bagi anggota organisasi untuk terlibat dalam proses
perubahan, untuk belajar tentang bagaimana bagian-bagian berbeda dari organisasi saling
mempengaruhi, dan untuk berpartisipasi dalam memilih intervensi perubahan yang sesuai.

3. What additional information would you have liked Jack Lawler and his team to collect?
Discuss

Saya akan menyarankan pertemuan untuk mencari umpan balik setelah data telah
dikumpulkan dan dianalisis. Tujuan utama dari pertemuan adalah memaparkan data untuk
mendapatkan pemahaman tentang masalah dan. Tujuan terpenting dari proses umpan balik
adalah untuk memastikan bahwa manajemen “memiliki” data yang berarti mereka akan
bertanggung jawab atas data, makna, dan konsekuensi dari penggunaan data untuk
menyusun strategi perubahan.

Lawler bisa menggunakan kombinasi teknik pengumpulan data dalam upaya untuk
mendapatkan representasi organisasi secara menyeluruh. Tidak ada satu metode yang
dapat sepenuhnya mengukur jenis variabel yang penting untuk OD. Masing-masing
memiliki kekuatan dan kelemahan, kelebihan dan kekurangan, oleh karena itu campuran
 metode mungkin telah mengimbangi kekurangan dengan masing-masing teknik sehingga
menghadirkan gambar dari perspektif yang berbeda.

Lawler bisa menggunakan kuesioner, selain wawancara yang telah dilakukan.

Penggunaan kuesioner akan memungkinkan karyawan untuk menjawab pertanyaan secara
anonim dan karena itu mereka akan mampu menjawab dengan jujur tanpa takut akan
pembalasan.

Penggunaan data yang tidak langsung dari responden tetapi dari sumber sekunder juga bisa
membantu Lawler dalam upaya pengumpulan datanya. Perusahaan biasanya memiliki
catatan tentang ketidakhadiran, keluhan, kinerja keuangan, risalah rapat, informasi
produksi, dan korespondensi dengan pelanggan, pemasok, dan lembaga pemerintah.
Catatan-catatan ini dapat memberikan informasi tentang seberapa baik perusahaan saat ini
berfungsi, pangsa pasarnya, lingkungan umum perusahaan, budaya, struktur organisasi,
sistem kerja, sistem kontrol, dan sistem hubungan manusia. Pengumpulan data sekunder
ini akan memberikan pandangan yang relatif objektif tentang fungsi organisasi. Informasi
ini hitam putih, dan bebas dari bias konsultan atau responden, dan dianggap sebagai nyata
oleh anggota organisasi. Informasi ini cenderung dilaporkan secara berkala dan dengan
demikian dapat mengungkapkan tren perilaku.

Catatan perusahaan juga dapat menawarkan banyak informasi tentang karyawannya.

Sistem penghargaan perusahaan akan memengaruhi perilaku dan sikap kerja. Catatan
karyawan akan merinci karakteristik pribadi individu, termasuk usia, keterampilan,
pendidikan, dan pengalaman. Ini dapat mempengaruhi kinerja dan bagaimana orang
bereaksi terhadap desain pekerjaan. Kebutuhan dan harapan individu juga dapat
memengaruhi respons pekerjaan karyawan. Kebutuhan untuk pertumbuhan, pembelajaran
dan pencapaian pribadi dapat menentukan seberapa banyak orang termotivasi dan puas
dengan pekerjaan mereka.

References

Cummings, T. G. (2014). Organization Development & Change 10 Edition. Stamford, CT:

Cengage Learning.