BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Audit komunikasi merupakan suatu analisis yang lengkap atas sistem-sistem

komunikasi internal dan eksternal dari suatu organisasi. Menurut Anthony Booth,

mendefinisikan audit komunikasi sebagai”proses pembuatan analisis atas

komunikasi-komunikasi didalam organisasi oleh konsultan internal atau eksternal

dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi organisasi”. Dengan pembatasan

ruang lingkup pada komunikasi internal saja dan efisiensi, yang umumnya

memiliki arti jangka pendek, menunjukkan kalau audit komunikasi sebaiknya

dianggap sesuatu yang mudah untuk ditangani dan perlu dilakukan berulang-ulang

secara teratur (Andre Hardjana, 2000:11-12).

Pengumpulan informasi dalam audit komunikasi memiliki beberapa proses

untuk mendapatkan sebuah data atau infromasi. Ada beberapa metode

pengumpulan data dalam proses audit komunikasi beberapa diantaranya ada

triangulasi yang merupakan pengumpulan data dalam audit komunikasi yang

dianggap efisien. Dalam makalah ini akan membahas proses pengumpulan data

dalam audit komunikasi dengan menggunakan beberapa hardware audit yang

akan menghasilkan data dan informasi yang lengkap dan akan terjamin kualitas

output dari melakukan audit komunikasi.

1
1.2 Rumusan Masalah

Dari latar belakang di atas maka dapat dirumuskan masalah bagaimana proses

pengumpulan data atau informasi dalam audit komunikasi serta metode apa saja

yang dapat digunakan dalam proses pengumpulan data dan informasi dalam audit

komunikasi?

1.3 Manfaat

Manfaat dari pembuatan makalah ini adalah untuk menambah pengetahuan

penulis dan pembaca, serta bisa menjadi bahan Referensi untuk penulis di masa

yang akan datang. Selain itu, untuk menambah pengetahuan tentang materi Audit

dalam komunikasi.

2
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Definisi Proses Pengumpulan Informasi

Proses pengumpulan data atau informasi adalah suatu cara atau metode yang

digunakan dalam pengumpulan data atau informasi yang betujuan untuk

mendapatkan jawaban sementara (hipotesis) terhadap pertanyaan peneliti atau

auditor. Data yang dikumpulkan berupa informasi yang berkaitan dengan hal yang

akan di teliti atau di audit oleh seorang auditor.

2.2 Metode Pengumpulan Informasi

Dalam proses pengumpulan informasi dalam Buku Audit Komunikasi yang

ditulis Rosli dan Prof Burhan Bungin terdapat empat metode yang efektif

digunakan oleh seorang auditor yaitu sebagai berikut:

A. Metode Kelompok Fokus (Focus Group)

1. Pemahaman tentang metode kelompok fokus

Metode ini merupakan metode kualitatif yang sering digunakan untuk

mengumpulkan informasi dalam proses pelaksanaan audit komunikasi.

Melalui metode ini konsultan audit akan membuat pengamatan,

wawancara, dan penilaian kepada suatu kelompok yang menjadi fokus

terhadap suatu isu atau permasalahan. Menurut Greenbarm inti dari

metode kelompok fokus adalah dinamika proses kelompok akan

menghasilkan generasi informasi yang lebih berguna dan hemat biaya.

2. Metode fokus digunakan

3
 Kapan metode fokus digunakan? Metode ini cocok digunakan pada

saat konsultan audit komunikasi ingin meninjau atau bertujuan untuk

mendapatkan umpan-balik dari aspek-apek berikut:

a. Menguji tingkat penerimaan suatu inovasi atau pembaruan yang

ingin diperkenalkan.

b. Meninjau tingkat pemahaman terhadap suatu pesan yang

disalurkan.

c. Menilai efektifitas suatu strategi periklanan dan promosi.

d. Sebagai metode awal pembentukan pertanyaan terstruktur baik

dalam pembentukan kuesioner atau wawancara.

e. Mendapatkan informasi atau ide dari sesi brainstorming.

3. Metode pengumpulan informasi

Dalam mengumpulkan informasi, metode ini menggunakan

komunikasi tatap muka antara anggota yang terlibat dengan pihak

konsultan audit. Dalam proses ini, konsultan harus memastikan bahwa

setiap informasi yang diperoleh dicatat dan tidak dapat diproklamirkan

kepada pihak yang terlibat dengan proses audit.

4. Desain kelompok fokus

Edmunds (1999) merumuskan secara singkat bagaimana cara

membentuk diskusi yang efektif dalam kelompok fokus yaitu sebagai

berikut:

a. Konsultan audit harus menetapkan dan menyatakan tujuan audit.

4
 b. Mengidentifikasi anggota yang potensial untuk mendapatkan

keterlibatan yang maksimal serta memungkinkan kerjasama

diperoleh sepenuhnya ketika proses interaksi dibuat.

c. Menyediakan panduan diskusi yang jelas, perosalan atau topic

diskusi serta waktu diskusi diperitimbangkan.

d. Memilih moderator yang ahli dalam bidang ini serta

berpengalaman terutama dalam menciptakan suasana yang

kondusif ketika berinteraksi.

Berikut peran yang dapat dimainkan oleh seorang moderator dalam diskusi

yaitu:

a. Peran klinis (crinical role)

Maksudnya moderator akan mencoba memperoleh informasi atau data

berdasarkan reaksi fisik responden terhadap isu atau permasalahan

yang dibincangkan.

b. Peran asertif (assertive role)

Moderator dilihat sebagai perantara yang meninjau serta mendapatkan

umpan melalui proses reasoning dengan menggunakan contoh yang

sesuai. Hasil masukan yang diterima dengan memberikan contoh

sebelum membuat kesimpulan serta rumusan. Kesimpulan bersifat

evaluasi tidak dibolehkan selama diskusi.

c. Peran informal (informal role)

5
 Moderator melaksanakan proses pengumpulan informasi secara

bersahaja dalam proses diskusi. Diskusi dilakuka tanpa bercorak resmi

dan tidak menyediakan pertanyaan yang terstruktur.

d. Fitur moderator yang professional

Moderator dalam melakukan audit komunikasi harus bersikap

professional tanpa ragu-ragu atau dipengaruhi oleh orang lain.

5. Kekuatan kelompok fokus

Penggunaan kelompok fokus merupakan salah satu metode

pengumpulan informasi yang menggunakan metode triangulasi. Ini

karena dalam prose pengumpulan informasi metode ini sering berjalan

bersamaan dengan metode lain seperti observasi, wawancara, dan

analisis isi (berdasarkan analisis interaksi isi).

6. Metode analisis

Menurut Edmunds (1999) analisi data yang diperoleh melalui metode

ini dapat dianalisis berdasarkan metode berikut:

a. Catatan moderator

Moderator akan mencatatkan informasi yang diperoleh selama

diskusi, catatan dibuat berdasarkan masukan yang diperoleh dari

persoalan yang dibincangkan.

b. Catatan pengamat

Catatan pengamat juga dapat digunakan sebagai salah satu alat

pengumpulan dan analisis data yang diperoleh melalui metode ini,

6
 namun ulasan pengamat harus professional dan tidak berdasarkan

pendapat pribadi.

c. Alat rekam

Penggunaan alat rekaman termasuk rekaman audio-visual,

penggunaan alat rekam lebih efektif karena auditor dapat memutar

ulang hasil pengumpulan informasi dengan informan.

B. Metode Review

Review adalah salah satu metode yang sering digunakan oleh

konsultan audit untuk menilai praktik komunikasi saat dalam

organisasi ini karena metode ini dapat mengumpulkan informasi

terhadap populasi yang lebih besar serta biaya yang lebih murah.

Metode review dapat dibagi menjadi dua metode utama yaitu

sebagai berikut:

1. Kuesioner

Kuesioner adalah salah satu instrumen yang sering digunakan

dalam proses pengumpulan data. Item-item yang dibentuk

dalam suatu kuesioner harus disesuaikan dengan subject-matter

yang ingin diukur serta dinilai.

Alasan kenapa metode kuesioner selalu dipilih dalam

pengumpulan informasi yaitu sebagai berikut:

a. Secara relatif lebih murah.

b. Hemat waktu dibandingkan wawancara.

c. Tidak membutuhkan nama.

7
 d. Bersifat universal dan seragam.

e. Data yang diperoleh berbentuk numerik dan kuantitatif,

analisis data dapat menggunakan komputer.

f. Mencakup wilayah yang lebih luas.

g. Mudah untuk duplikasi.

Dalam pengumpulan data melalui kuesionerada lima prinsip utama

yang harus dijalankan, yaitu sebagai berikut:

a. Kejelasan

Sebelum suatu kuesioner ingin digunakan, konsultan audit

harus melakukan pengujian terlebih dahulu terkait

kesesuaian item-item dalam kuesioner yang bertujuan untuk

mengurangi pertanyaan yang kabur serta sulit dimengerti

oleh anggota organisasi.

b. Ketulusan

Persetujuan dari ketua departemen atau pemimpin

organisasi harus diperoleh. Dengan kata lain auditor harus

memberikan penjelasan terlebih dahulu memberikan

penjelasan tentang item-item yang akan digunakan dalam

kuesioner.

c. Universalitas

Auditor juga harus memastikan setiap orang dalam

organisasi memiliki kesempatan yang sama untuk dijadikan

sebagai responden. Semua anggota harus memiliki

8
 kesempatan yang sama untuk memberikan pendapat, dan

jika anggota banyak cukup mengambil beberapa sampel

dari anggota tersebut.

d. Kerahasiaan

Data harus diperoses serta dinilai dengan penuh tanggung

jawab dan sesuai dengan tujuan.

e. Deskripsi (lucidity)

Responden harus dijelaskan bahwa (a). jawaban kuesioner

yang telah siap digunakan akan dimusnahkan (b). tidak

menggabarkan pendapat individu tetapi lebih pendapat

menyeluruh.

Dalam pengumpulan informasi atau data pada kuesioner juga ada

pemilihan instrument yaitu sebagai berikut:

a. Item-item dalam kuesioner telah diuji validitas dan

keandalannya. Contohnya kepuasan komunikasi ICA/Down

Hazen/Clampitt/Rosli.

b. Dapat dibuat oleh auditor tetapi harus terlebih dahulu diuji

validitas, dipahami serta sesuai dengan lingkungan budaya.

c. Gabungan antara metode 1 dan 2.

d. Dapat mengukur atau menyatakan suatu tingkat. Contohnya

Skala data Nominal, Ordinal, Interval, dan ratio, tinggi

rendah, positif dan negatif.

2. Wawancara

9
 Penggunaan metode wawancara lebih terfokus pada pndapat

atau kepada fokus pribadi. Selin itu metode ini sangat cocok

digunakan oleh auditor komunikasi untuk me-review dan

mendapatkan informasi awal terhadap isu atau permasalahan

komunikasi. Dibandingkan dengan metode kuesioner, metode

wawancara dianggap lebih efektif karena metode wawancara

auditor komunikasi bisa mengamati langsung komunikasi

verbal maupun non-verbal sedangkan dalam metode kuesioner

hanya mendapatkan persepsi dari responden.

Dalam menggunakan metode wawancara auditor memiliki

beberapa pilihan dalam kegiatan pengumpulan data,

diantaranya:

a. Fasilitas prasarana yang ada di dalam organisasi tersebut.

b. Tingkat kebutuhan terhadap akurasi informasi.

c. Keahlian auditor.

d. Periode waktu yang diperlukan oleh auditor.

e. Biaya serta sumber yang terkait dengan pengumpulan data.

Dalam pengumpulan informasi melalui metode wawancara auditor

harus mengidentifikasi siapakan yang akan di wawancarai. Penentuan

siapa yang akan di wawancara sangat penting dan harus dibuat

berdasarkan tujuan serta ruang lingkup audit, begitu juga dengan fungsi

dan tanggung jawab. Selain penentuan informan dalam wawancara juga

harus memperhatikan waktu dan tempat akan dilaksanakannya wawancara.

10
 Wawancara dalam Audit Komunikasi memiliki tujuan sebagai

berikut:

a. Mendapat informasi kejelasan tentang struktur komunikasi

formal dan informal.

b. Memperoleh informasi yang lebih lengkap tentang kerja

serta peran.

c. Membantu dalam menguraikan nilai-nilai budaya

organisasi.

d. Mengidentifikasi dampak dari kepribadian individu.

Metode wawancara bisa dilakukan secara langsung ataupun menggunakan

alat interaksi seperti telepon, video-konferensi, serta wawancara bisa

dibagi menjadi dua kategori yaitu wawancara terstruktur dan wawancara

tak terstruktur.

Pengumpulan data atau informasi menggunakan metode

wawancara memiliki kekuatan dan kelemahan diantaranya sebagai berikut:

a. Kekuatan

1. Pertanyaan dapat disesuaikan dengan situasi.

2. Gerak tubuh dan lain-lain komunikasi nonverbal dapat

diperhatikan.

b. Kelemahan

1. Biaya yang lebih tinggi.

2. Kendala geografis.

11
 3. Derajat keandalan dapat diragukan karena bias

pewawancara atau interpretasi yang berbeda, reliabilitas

antar-penilai.

4. Infleksi (nada) suara dan gaya bicara akan

menyebabkan timbul prasangka dan bias.

5. Derajat kerahasiaan mungkin sulit dikontrol.

6. Pihak yang diwawancarai tidak tertarik untuk bekerja

atau membuat ulasan.

c. Beberapa petunjuk praktis untuk wawancara yang baik.

1. Untuk meminimalkan bias, pewawancara harus

terlebihdahulu menjalin hubungan dengan responden

degan mengajukan pertanyaan yang tidak resmi seperti

minat responden , desa asal responden dan lain-lain

yang dapat mengurangi tekanan.

2. Menggunakan alat rekaman untuk merekam

wawancara, dengan syarat izin responden diperoleh

terlebih dahulu.

3. Menggunakan kamera untuk menangkap gerak badan

nonverbal. Ini akan membantu pewawancara membuat

pengamatan kembali diwaktu yang lain.

4. Memeberikan pelatihan yang memadai kepada

pewawancara yang lain sehingga derajat legitimasi atau

realibilitas tinggi diperoleh.

12
C. Perencanaan Wawancara

a. Mulailah dengan mendapatkan informasi tentang posisi jabaran,

nama, nomor karyawan, dan lain-lain seperti: (1) gelar jabatan

yang disandang; (2) membina hubungan dengan manajemen dan

staf; melaporkan kepada siapa, frekuensi laporan diberikan, siapa

lagi yang harus diberikan laporan dan siapakah penerima akhir

suatu laporan; (#) peran dang tanggungjawab sertatugas yang

dilaksanakan.

b. Tuliskan apa saja yang dibicarakan, dan membuat revisi untuk

tujuan apa yang dijelaskan adalah sama dengan apayang dipahamai

oleh pewawancaara.

c. Bertanya untuk tujuan deskripsi lanjutan dan penjelasan.

(1) Tugas; periode waktu yang lebih mendalam , seperti frekuensi

jumlah dan siapa yang sering membantu;

(2) Proyek; tanggung jawab secara spesifik seperti siapa yang

bertanggung jawab, siapa yang menggantikan jika pemimpin

proyek tidak ada, apa yang terjadi jika ia meninggalkan

organisasi tersebut.

(3) Tanggung jawab perencanaan; apakah kontribusi yang

dimainkan oleh saudara dalam proses membantu organisasi

mencapai tujuan pembentukannya

d. Pewawancara harus memberi kesempatan kepada responden untuk

menyatakan secara bebas setiap usulan untuk perbaikan.

13
 e. Dengan apa saja keluhan yang disampaikan, ini memudahlkan

pewawancara mengetahui tingkat permasalahan serta dapat

mengidentifikasi keinginan serta kebutuhan responden.

f. Memastikan setiap wawancara dibuat berdasarkan pertanyaan yang

telah ditetapkan, dengan sedikit modifikasi dari segi penyampaian

dengan tidak ada perubahan ke tema penilaian.

g. Dengan mendapat persetujuan kedua pihak, alat rekaman dapat

digunakan.

h. Mengunakan pertanyaan yang dibangun dari kuesioner.

i. Selalu membuat ulangan atau kesimpulan dari temuan wawancara.

Ini untuk menghindari kesalahpahaman terhadap beberapa fakta

yang diperoleh. Wawancara ditutup dam berakhir dengan ucapan

penghargaan serta terimakasih.

D. Protokol Wawancara

a. Pendahuluan; Peraturan penting – Kerahasiaan

b. Tentukan tanggung jawab resmi saudara?

c. Apakah Anda ada tanggung jawab lainselainari tanggung

jawab yang ada ? apakah tanggung jawab tersebut?

d. Kepada siapa biasanya Anda melaporkan aktivitas kerja?

Bagaimana? Apakah ini efektif?

14
e. Dengan siapa sering Anda berinterkasi? Apakah interaksi

menghasilkan keberhasilan? Kalau YA Mengapa? Kalau

TIDAK Mengapa?

f. Apakah Anda menerima informasi yang memadai? Apa

informasi yang diperlukan?

g. Apakah informasi yang anda terima tepat serta selalu

memenuhi waktu?

h. Bagaimana keputusan dibuat dalam unit Anda bertugas?

Bagaimana pula secara keseluruhan keputusan dibuat dalam

organisasi Anda?

i. Apakah ada perbedaan pendekatan dalam membuat

keputusan organisasi? Masalah yang berat, ringan, dan

sederhana?

j. Apakah Anda selalu berhadapan dengan konflik? Sebutkan

jenis-jenis konflik yang sering dialami?

k. Bagaimana Anda menyesuaikan diri dengan tujuan

organisasi?

l. Apakah Anda memiliki pendapat untuk meningkatkan

proses pelaksanaan proyek tersebut?

m. Selama memberi pendapat apakah Anda mengalami

masalah? Apakah menurut pandangan Anda mendapat

perhatian?

15
n. Bagaimana organisasi menyebar informasi tentang

organisasi serta informasi serta informasi tentang pekerjaan

atau peran karyawannya? Bagaimana usaha ini dapat

ditingkatkan?

o. Apakah ada hal lain yang tidakdisentuh oleh saya dalam

wawancara ini. Kalau tidak menjadi masalah saya sangat

senang jika adapandangan lain yang dapat membantu?

p. Kerja sama Anda sangat dihargai dan terimkasih.

16
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Ada beberapa kesimpulan dalam proses pengumpulan informasi yaitu:

1. Komunikasi yang efektif sangat menentukan kelangsungan hidup dan

kesehatan suatu organisasi. Untuk dapat mengetahui apakah kegiatan

komunikasi yang sudah dijalankan efektif atau berhasil mencapai tujuan

dan sasaran organisasi adalah dengan melakukan audit komunikasi

2. Dalam metode pengumpulan informasi, terdapat bebrapa metode yang efektif

yang digunakan oleh seorang Auditor yaitu sebagai berikut:

 Metode kelompok fokus

Metode ini merupakan metode kualitatif yang sering digunakan
untuk mengumpulkan informasi dalam proses pelaksanaan audit
komunikasi.

 Metode review
Review adalah salah satu metode yang sering digunakan oleh

konsultan audit untuk menilai praktik komunikasi saat dalam

organisasi ini karena metode ini dapat mengumpulkan informasi

terhadap populasi yang lebih besar serta biaya yang lebih murah.

 Wawancara

17
 DAFTAR PUSTAKA

Buku Audit Komunikasi yang ditulis Rosli dan Prof Burhan Bungin

https://h0404055.wordpress.com/2010/04/02/audit-komunikasi-sebagai-alat-untuk-

mengukur-efektifitas-dan-efisiensi-komunikasi-dalam-suatu-organisasi/

18