Distributed organizations

Introduction
Dalam bab sebelumnya sudah menggambarkan organisasi dalam hal struktur
dasarnya. Saat ini banyak organisasi beroperasi di berbagai lokasi dan menggunakan varian
struktur organisasi dasar yang disajikan dalam Bab 4. Desain organisasi yang didistribusikan
memungkinkan perusahaan untuk mengoordinasikan pekerjaan melintasi batas-batas
geografis nasional dan lainnya dan memenuhi kebutuhan pengetahuan akan perekonomian
kita yang semakin berorientasi pada layanan.
Setiap hari pasti akan menghadapi keputusan desain organisasi semacam ini di
organisasi Anda. Sebagai seorang manajer, Anda memutuskan bagaimana pekerjaan akan
dialokasikan dan dikoordinasikan lintas tempat dan ruang, ketika pekerja berada di zona
waktu yang berbeda, berbicara bahasa yang berbeda, memiliki jadwal liburan yang berbeda,
kebiasaan kerja, dan keterampilan, serta alokasi kinerja dan tantangan koordinasi meningkat.
Distribusi pekerjaan di seluruh dunia menciptakan akses ke sumber daya untuk
menyelesaikan misi organisasi, dan itu dapat membuat perusahaan Anda dekat dengan
pelanggan dan pemasok dengan siapa Anda melakukan bisnis; tetapi distribusi pekerjaan juga
menciptakan tantangan besar dalam bagaimana merancang proses kerja untuk efisiensi dan
efektivitas terbesar.

Structures for spanning geography

Cara sederhana dan kuat untuk menggambarkan pendekatan perusahaan dalam
mengelola lintas jarak adalah dalam hal sejauh mana ia menempatkan berdasarkan sumber
yang optimal versus batas geografis tertentu, dan sejauh mana ia menempatkan untuk
menghasilkan responsif lokal terhadap standar global dan ekonomi. Dan sini terdapat dua
tambahan sub bab yangmndukung spaning geography.
Optimal sourcing mengacu pada keputusan untuk menempatkan operasi di tempat di
dunia yang membawa keuntungan terbesar bagi perusahaan dalam hal kontak pelanggan,
efisiensi biaya, kebutuhan keterampilan sumber daya manusia, atau tujuan lain. Dan Local
responsiveness mengacu pada keputusan untuk mendistribusikan pekerjaan di banyak lokal
versus mengkonsolidasikan pekerjaan di satu atau beberapa lokasi terpusat. Mendistribusikan
pekerjaan ke banyak daerah memaksimalkan fleksibilitas perusahaan Anda untuk
menyelesaikan tugas kerja kapan saja, di mana saja.
 Terdapat empat pendekatan desain organisasi lintas geografi ini sesuai dengan empat
konfigurasi organisasi klasik yang dijelaskan pada Bab 4, dengan global yang sesuai dengan
konfigurasi sederhana, internasional yang sesuai dengan konfigurasi fungsional, multi-
domestik yang sesuai dengan konfigurasi divisi, dan transnasional yang sesuai dengan
matriks .

Global
Jika organisasi Anda tidak terorganisir untuk responsif secara lokal atau untuk
menghasilkan sumber yang optimal tetapi alih-alih memusatkan kegiatan kerjanya di satu
lokasi (biasanya tempat pendirian perusahaan Anda, mis., Kantor pusat perusahaannya),
maka itu adalah desain global.
Desain global adalah pendekatan terpusat untuk pengorganisasian dan dengan
demikian menghasilkan keuntungan dari sentralisasi tinggi dalam pengambilan keputusan
dan praktik kerja yang ditetapkan oleh "pangkalan" operasi. Desain organisasi global
konsisten dengan strategi menawarkan produk atau layanan serupa di seluruh dunia, di mana
pun produk akhirnya dijual.

International
Perusahaan internasional bergerak di luar basis operasi untuk menciptakan "pusat
keunggulan," atau hub untuk setiap produk atau layanan utama. Hub ini terletak untuk
memaksimalkan sumber optimal; yaitu, pekerjaan terletak sedekat mungkin dengan sumber
daya yang dibutuhkan organisasi untuk melakukan pekerjaan itu, di mana pun itu berada di
dunia. “Hubs” ini kemudian melayani pasar di seluruh dunia.
Responsif lokal rendah karena produk dan layanan cenderung terstandarisasi daripada
disesuaikan dengan lokasi. Segmen hulu dari bisnis minyak secara tradisional telah dikelola
menggunakan pendekatan internasional.

Multi-domestic
Jika suatu perusahaan mengambil pendekatan desentralisasi, berbasis geografi untuk
mengorganisir pekerjaan, maka konfigurasinya multi-domestik. Organisasi multi-domestik
menyesuaikan operasi untuk negara atau wilayah tertentu, menawarkan produk unik atau
layanan untuk memenuhi preferensi lokal. Pekerjaan diatur untuk mengeksploitasi peluang
lokal, terutama budaya,peluang politik, dan geografis yang terkait dengan lokasi tertentu.
Divisi atau operasi lain berlokasi di lokasi yang berbeda untuk menghasilkan daya tanggap
local untuk pelanggan, bukan untuk menghasilkan sumber yang optimal.
Multidomestik desain organisasi bisa sangat efektif untuk perusahaan yang memasuki
pasar yang sangat berbeda dari pasar lokal, di mana manajemen memiliki sedikit pengalaman
di lokal baru dan ingin mendapat manfaat dari belajar tentang kebutuhan pelanggan atau cara-
cara yang mungkin untuk melakukan pekerjaan di lokal itu. Jenis desain organisasi ini
berbentuk datar, artinya berfungsi sebagai praktik yang akan bervariasi sebagai fungsi lokal.
Lokal bisa berupa suatu daerah atau negara. konfigurasi multi-domestik adalah pilihan desain
organisasi yang bagussumber pertumbuhan berdasarkan geografis.

Transnational
Organisasi transnasional memadukan internasional dan multi-domestik struktur untuk
menghasilkan keuntungan lokasi berbasis regional desain dan efisiensi ekonomi dari sumber
yang optimal. Dalam transnasional desain beberapa operasi terletak dekat dengan sumber
daya yang dibutuhkan tapi lokasi keputusan juga dibuat sedemikian rupa sehingga
perusahaan memiliki wewenang di semua area yang strategis. Dengan cara ini, organisasi
mengembangkan penawaran berdasarkan wilayah sementara pada saat yang sama
mendapatkan efisiensi melaluipusat operasi di seluruh dunia. Organisasi transnasional
membutuhkan kecanggihan pendekatan khusus untuk menempatkan operasinya. Beberapa
terpusat di pasar lokal; beberapa bersumber secara optimal, di manapun sumber-sumber itu
berada dan yang lainnya didistribusikan di antara operasi negara atau regional.
Desain transnational masuk akal jika memiliki kebutuhan strategis yang beragam dan
saling bertentangan dan variasi yang tinggi dalam lingkungan bisnis yang dihadapi
perusahaan ketika bergerak di luar Negara perusahaan tersebut. Transnasional adalah desain
terdistribusi yang paling kompleks untuk dikelola karenabeberapa aspek pekerjaan
perusahaan bersifat regional sentris sedangkan aspek lain dari pekerjaan perusahaan adalah
sumberdaya sentris. Seperti organisasi matriks, manajemen organisasi transnasional
membutuhkan kombinasi antara terpusat dan pengambilan keputusan yang terdesentralisasi.
Dikelola dengan baik, desain transnasional dapat membawa manfaat efisiensi dan efektivitas
tinggi ke perusahaan.

STRUCTURES FOR MANAGING KNOWLEDGE EXCHANGE

Tantangan utama bagi organisasi terdistribusi adalah untuk struktur
sehinggamemaksimalkan efisiensi dan efektivitas pertukaran pengetahuan. Pengetahuan
adalah informasi itusesuai dengan konteks tertentu. Pertukaran pengetahuan adalah
berbagiinformasi yang membutuhkan interpretasi, atau kecerdasan, untuk sepenuhnya
dipahami dan berlaku. Mengkonfigurasi organisasi untuk pertukaran pengetahuan adalah
penting, karena bagaimana cara mendesain pertukaran pengetahuan akan memengaruhi aspek
lain dalam desain organisasi, terutama desain koordinasi dan sistem kontrol. Struktur untuk
pertukaran pengetahuan dapat membantu organisasi meningkatkannyakapasitas informasi,
yaitu jumlah informasi yang organisasidapat memproses.
Virtualisasi mengacu pada tingkat spanning spanning atau organisasi "menjangkau"
yang digunakan perusahaan sebagai dasar untuk pertukaran pengetahuan (Davidowdan
Malone, 1992). Organisasi yang memiliki virtualisasi tinggi nampak keluar,menghubungkan
tim, unit bisnis, atau bahkan perusahaan itu sendiri dengan pihak di luar batas organisasi
untuk mendapatkan pengetahuan. Organisasi yang virtualisasinya rendah mengambil fokus
lebih ke dalam, untuk memperoleh pengetahuan dengan mengembangkan dan
memasukkannya ke dalam batasan perusahaan, di dalam kelompok khusus, atau dengan
mengakuisisi pengetahuan eksternal dan kemudian menyimpannya di dalam perusahaan.

Gambar: Structures for managing knowledge exchange.

By: Richard M. Burton; Børge Obel; Gerardine DeSanctis

Komunikasi ad hoc (Ad hoc communications)

Ad hoc communications adalah pendekatan pertukaran pengetahuan utama yang
digunakan oleh perusahaan yang mendapat skor rendah pada dimensi virtualization dan
IT- infused. Organisasi ini bergantung pada kontak person-to-person, atau kelompok
kecil yang terdiri dari 2 sampai 10 orang dan semua anggotanya semuanya berasal dari
dalam organisasi (atau unit organisasi) untuk berbagi pengetahuan berdasarkan
kebutuhan. Cara kerja Ad hoc communications dengan mengelola pertukaran
pengetahuan berdasarkan kebutuhan; kemudian anggota menyesuaikan cara untuk
mengatur pekerjaan dan melapor dengan sesama atau dengan atasan tergantung pada
sifat tugas tertentu yang ada.
Pengetahuan dan hasil tugas dari komunikasi dikumpulkan berdasarkan preferensi
atasan, jadi tidak ada aturan atau rutinitas yang buat dalam menyelesaikan tugas.
Singkatnya, Ad hoc communications digunakan sebagai cara yang sangat efektif untuk
menghasilkan dan mentransfer informasi untuk memenuhi kebutuhan pengetahuan
khusus dari proyek, acara, atau klien tertentu saja.

Diinformasikan (Informated)
Organisasi ini diartikan sebagai organisasi yang merujuk pada penggunaan
komputer dan sistem untuk mengelola informasi dalam organisasi. Organisasi informasi
rendah dalam virtualisasi dan tinggi dalam IT-infused. Organisasi informasi menyiratkan
lebih dari sekadar kerja otomatis karena teknologi komputer sangat diutamakan dalam
desain dan pemantauan proses kerja sehingga tugas dapat dirampingkan, terkait erat satu
sama lain, dan terus dikelola untuk peningkatan kualitas dan pengendalian biaya.
Melalui teknologi komputer, peristiwa dan proses dibuat terlihat dan terukur
(transparan), memungkinkan pendesainan ulang dan penyesuaian pekerjaan (fleksibel).
Organisasi yang terinformasi dapat merampingkan tuntutan kerja yang tidak masuk akal,
serta memungkinan tumbuh cara-cara kreatif menata ulang dan menghubungkan aktivitas
kerja.

Seluler (Cellular)
Bentuk organisasi seluler ditandai oleh kelompok-kelompok kecil atau otonom
atau unit bisnis yang sebagian besar mengatur diri sendiri dan dapat menumbuhkan,
mereproduksi, dan membentuk hubungan dengan unit lain sesuai kebutuhan. Organisasi
seluler mendapat skor tinggi pada virtualisasi tetapi relatif rendah pada infus-TI. Karena
organisasi seluler sangat bergantung pada berbagai bentuk interaksi antara orang-orang
untuk pertukaran pengetahuan. Teknologi informasi dapat digunakan untuk
mengoordinasikan pekerjaan, tetapi sistem tidak akan konsisten atau disempurnakan
dalam arti direkayasa sepenuhnya untuk kelancaran dan kontrol kualitas.
Cara kerja organisasi seluler yaitu Organisasi seluler fokus ke dalam pertukaran
pengetahuan dalam tim atau unit, ditambah dengan melakukan boundary-spanning di
seluruh sel dan ke pasar untuk mendapatkan akses ke sumber pengetahuan eksternal
organisasi seluler oleh karena itu organisasi ini bersaing pada kemampuan sel untuk
mengimpor dan mengekspor pengetahuan sambil menyimpan informasi di dalam untuk
keuntungan kreatif atau kompetitif. organisasi seluler akan memiliki lebih banyak
variabilitas dalam proses pertukaran pengetahuan di dalam sub-unit, dan
mengembangkan hubungan yang luas dengan pihak eksternal untuk mendapatkan
pengetahuan. Bentuk organisasi seluler cenderung cocok untuk perusahaan riset dan
bentuk divisi di mana diperlukan pendekatan pengembangan dan pertukaran pengetahuan
yang sangat beragam di seluruh sub-unit.

Jaringan (Network)
Organisasi jaringan menghubungkan unit-unit dalam perusahaan satu sama lain
untuk mengembangkan hubungan aktif antara unit internal dan organisasi eksternal
untuk memenuhi kebutuhan pengetahuan organisasi. Organisasi jaringan tinggi pada
virtualisasi dan IT-infused. Organisasi jaringan memanfaatkan sistem jaringan yang
digunakan untuk menghubungkan unit-unit dalam berbagai arah, tidak hanya secara vertikal
atau horizontal. Organisasi jaringan dapat beroperasi sebagai cincin, bintang, atau jaringan
ikatan di antara sub-unit perusahaan karena sumber daya, orang, dan gagasan mengalir ke
segala arah.
Pertukaran khusus dapat dibuat antara sub-unit dan dengan pihak eksternal sesuai
dengan kebutuhan bisnis, sehingga jaringan tidak selalu lepas kendali atau menciptakan
informasi yang berlebihan karenanya ikatan jaringan dibentuk dan dikelola secara cerdas,
menempatkan pertukaran pengetahuan kapan dan di mana diperlukan.

FITS & MISFITS

Tabel berikut ini merangkum empat kolom dalam ruang desain organisasi. Untuk
setiap baris dalam tabel ini, lingkari tipe perusahaan (A, B, C, atau D), sebagaimana dipilih
dalam bab ini dan bab-bab sebelumnya. Selanjutnya, evaluasi kolomnya. Apakah semua item
yang dilingkari berada di kolom yang sama? Sejauh item yang dilingkari jatuh di kolom yang
sama, organisasi memiliki keselarasan yang baik atau sesuai di antara tujuan, strategi, dan
strukturnya. Perusahaan di kolom A sederhana dalam struktur dan mengelola pengetahuan
secara informal. Organisasi-organisasi ini tidak memiliki bentuk organisasi yang kuat dan
desain tugas terus fleksibel guna memenuhi kebutuhan pekerjaan yang ada. Ketika
perusahaan di kolom A “go global”, mereka cenderung melakukan operasi bisnis dengan
manajemen terpusat dan berbasis di kantor pusat.

Perusahaan di kolom B mengatur pengetahuan berdasarkan spesialisasi, yaitu,

berdasarkan bidang keahlian, dan kemudian menggunakan pemrosesan informasi untuk
memperoleh efisiensi tinggi dalam proses bisnis. Ini adalah perusahaan yang dirancang secara
fungsional yang mendistribusikan pekerjaan berdasarkan keahlian dan fungsi dari divisi-
divisi tertentu.

Pendekatan kolom C untuk desain organisasi yang mendukung strategi prospektor.

Kolom D mungkin merupakan pendekatan ideal untuk desain organisasi bagi perusahaan
dengan tuntutan pemrosesan informasi yang tinggi. Bentuk organisasi ini harus
mengembangkan bentuk jaringan knowledge sharing yang sangat baik untuk memenuhi
tuntutan lingkungan yang bergejolak.

Kemungkinan besar, tidak semua komponen desain organisasi berada di kolom yang
sama. Ketika kita melihat kesalahan, kita harus bertanya pada diri sendiri apakah kesalahan
ini menyebabkan penurunan kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuannya. Jika tidak,
mungkin tidak masalah apabila organisasi tetap memiliki kesalahan tersebut. Namun, ketika
kita melihat ke masa depan, kita harus mempertimbangkan apakah ada kesalahan yang harus
diperbaiki. Sejumlah besar kesalahan harus tetap dipikirkan, dan kita harus
mempertimbangkan penyesuaian kesalahan perusahaan, sehingga kita membawa komponen
desain organisasi ke dalam kolom yang sama. Perhatikan bahwa kesalahan yang ada di kolom
yang berdekatan kurang menjadi perhatian daripada yang berada di kolom yang berlawanan.

Ketika kita sampai pada akhir langkah dalam pendekatan step-by-step, penting untuk
diingat bahwa desain organisasi adalah proses yang berkelanjutan, bukan tujuan yang harus
dicapai. Komponen desain dan perlengkapannya satu sama lain harus dikembangkan secara
berkelanjutan. Suatu perusahaan dapat mengetahui kondisi perusahanan atau desain
organisasinya yang saat ini ada di perusahaannya. Akan tetapi, jika ia tidak berinvestasi
dalam pengembangan sistem informasi dan desain organisasi secara berkelanjutan,
perusahaan mungkin tertinggal dalam komponen desain ini di masa depan. Demikian pula,
suatu perusahaan mungkin menerapkan sistem tetapi karyawan menolak penggunaannya atau
mereka menemukan sistem lain yang lebih fleksibel untuk melakukan pekerjaan mereka.
Sehingga perusahaan bisa juga fleksibel dalam desain organisasinya. Dengan cara ini,
perusahaan dapat berpindah dari satu kolom ke kolom yang lainnya seiring berjalannya
waktu. Kadang-kadang penyimpangan ini disengaja oleh pihak manajemen atau terjadi
karena kelalaian manajerial.