BAB 1

MATERI 7P
PENGENDALIAN PERSEDIAAN
POKOK BAHASAN
1. Penetapan Stock
2. Handling Stock
3. Administrasi
PENGENDALIAN PERSEDIAAN adalah berbagai upaya yang berfokus pada pengelolaan stock
yang tepat berdasarkan kebutuhan konsumen. Stock ideal memerlukan Pengelolaan Persediaan yang
tepat berdasarkan data dan analisis yang lengkap sehingga tercipta Continuitas Stock.
PENETAPAN STOCK

BAGAN KONDISI PERSEDIAAN TOKO

Beberapa indikator untuk menentukan persediaan toko, antara lain :

a. Sales
b. Minor
c. MPKM
d. DSI
e. OOS
f. Stuk
g. LEAD TIME
h. Kapasita display
Beberapa hal yang harus diperhatikan saat penambahan stock :
a. Trend sales
b. Seasonal
c. Promosi
Hal-hal yang harus diperhatikan untuk menentukan persediaan toko :
1. Melakukan penghitungan PKM berdasarkan kemampuan jual toko
PKM adalah penetapan kuantitas maksimum suatu toko per item-itemnya yang
disesuaikan dengan kondisi Sales, Lead Time, Safety Stock dan Minor dari Warehouse.

Variabel PKM :
Average sales Qty/day
Rata-rata penjualan atau potensi sales yang terjadi setiap harinya, biasanya di ukur per
tiga bulan.
Lead Time
Jarak terpanjang dari PB dikirim sampai dengan barang datang ke toko
Rumus :

Safety Stock
Stock aman terpanjang yang harus ada di toko jika kondisi delivery DC tidak kirim barang
Minor
Minimum Order, batas minimal toko order ke DC/BK
 Penetapan Kuantitas Maksimum merupakan indikator terpenting dalam menentukan
Permintaan Barang (PB) ke toko

Permintaan Barang (PB)

a. PB terjadi jika EOD dikirim setiap hari
b. Proses PB disesuaikan dengan Minor suatu item barang
c. Jika jumlah PB < Minor, maka tidak terjadi PB
d. Jika jumlah PB >/= Minor, makaterjadi PB sejumlah minor

DSI
Day Sales Inventory adalah membandingkan nilai inventory dari seluruh item di toko dengan
rata-rata penjualan.
Tujuan DSI :
1. Mengetahui Berapa harikah nilai inventory yg ada ditoko dibandingkan dengan Avg sales
toko
2. Mengetahui Kapan tenggang waktu jatuh tempo inventory suatu barang dari TOP
sehingga tidak jadi utang dagang
Pengaruh DSI Terkait Rugi Laba :

 DSI harian “<” hari TOP artinya Untung

 DSI harian “=” hari TOP artinya Impas
 DSI harian “>” hari TOP artinya Rugi
Keterangan :
TOP/Term of Payment = Jangka waktu pembayaran
HANDLING STOCK

ALUR HANDLING STOCK

Beberapa hal yang harus dikendalikan :

1. BAD STOCK
2. OOS
3. PRDUCT LST
PENGENDALIAN BAD STOCK
Bad Stock adalah suatu kondisi barang yang rusak baik secara fisik (kemasan) atau expired sehingga
tidak layak jual dan konsumsi, yang diakibatkan pengiriman dan pengelolaan barang di toko.
Penyebab Barang Rusak :
1. Personil Toko
2. Binatang
3. Konsumen
PENGENDALIAN OUT OF STOCK
OUT OF STOCK adalah barang tidak tersedia secara data (OH= 0) atau barang tidak tersedia di rak
display (barang tersedia di gudang, meja kasir,dll) OUT OF STOCK adalah barang tidak tersedia
secara data (OH= 0) atau barang tidak tersedia di rak display (barang tersedia di gudang, meja
kasir,dll).

Out of Stock atau barang kosong terjadi ketika :

1. Produk tidak ditemukan dalam bentuk yang diinginkan (rasa/ukuran)
2. Produk tidak tersedia secara data (OH= 0)
3. Produk tidak terdapat di rak menurut konsumen

PENGENDALIAN LOSS PRODUCT

Loss Product atau barang hilang adalah selisih qty barang antara fisik dan data (OH), yang disebabkan
oleh internal, eksternal, dan administrasi.
PENGENDALIAN PENJUALAN
POKOK BAHASAN

 Sales Per Day

 Sales Transaction Day
 Average Purchase Customer
PENGENDALIAN PENJUALAN adalah berbagai upaya yang berfokus pada peningkatan penjualan
toko.
1. Sales Per Day (SPD)
SPD atau Sales Per Day adalah penjualan yang terjadi per hari di toko, yang disebabkan
kunjungan konsumen (langsung/online) yang melakukan pembelanjaan di toko.

2. Sales Transaction Day (STD)

STD atau Sales Transaction Day adalah jumlah konsumen yang datang ke toko dan melakukan
transaksi pembelian per hari.

Faktor-faktor yang dapat meningkatkan STD :

 Area Coverage
Area Coverage adalah luas cakupan area yang terdapat potensi area (jumlah KK, daya beli, dan
pertumbuhan) yang dapat dilayani dari satu titik lokasi toko

 Pelayanan
3. Average Purchase Customer (AVG)
APC atau Average Purchase Customer adalah rata-rata pembelian konsumen di toko per hari.

Faktor-faktor yang dapat meningkatkan APC :

 Display
 Promosi
  Penawaran

PENGENDALIAN GROSS MARGIN

Gross Margin atau laba kotor adalah selisih yang didapatkan dari transaksi penjualan yang
belum dikurangi biaya.

Alur pengendalian GROSS MARGIN :

1. INPUT
 Ketersediaan item GM tinggi
 Pengetahuan personil toko item GM tinggi
 Pelayanan personil toko
2. PROSES
Personil : -Penawaran
-Skala prioritas
-Percaya dri
Pejabat : -Monitor penawaran personil toko
-Monitor perkembangan GM toko
3. OUTPUT
 Target GM Tercapai
 Biaya Operasional Toko Tertutupi
 Toko Profit
Hal yang harus dilakukan agar GM toko tercapai, antara lain:

 Full Display Item GM Tinggi

 Tentukan Fokus Item GM Tinggi
 Penawaran Item GM Tinggi
 Monitor Penjualan Item GM Tinggi
 Monitor Perkembangan GM Toko
PENGENDALIAN BIAYA
Beban/Biaya adalah kebutuhan dengan nilai finansial yang harus terpenuhi untuk
kelangsungan sebuah organisasi yang harus terukur, terpola, dan terkontrol penggunaannya. Dalam
bisnis ritel Efisiensi Biaya dilakukan karena keuntungan yang didapat kecil.

JENIS BIAYA TOKO :

1. UNCONTROLLABLE
 Sewa Gedung
 Izin Usaha
 Renovasi
 Asuransi
 Pajak
 Peralatan&Inventaris
2. CONTROLLABLE
 Biaya Operasional
 Listrik
 Telepon
 Karyawan/Lembur
 Air
 Kantong Belanja
 Dll
 Barang Rusak
 Barang Hilang
3. ESTIMATE
 Rencana Renovasi
 Sumbangan
Biaya yang paling besar dikeluarkan oleh toko :

 Gaji dan Lembur

 Listrik
 Kantong Belanja
RRAK
RRAK atau Rencana Realisasi Anggaran Kas adalah dana yang disediakan pada toko untuk
membayar biaya rutin dan biaya estimasi yang berhubungan dengan pengoperasian toko yang sifatnya
bulanan.
LAPORAN L/R TOKO
Laporan laba rugi (Income Statement atau Profit and Loss Statement) adalah bagian dari
laporan keuangan suatu perusahaan yang dihasilkan pada suatu periode akuntansi yang
menjabarkan unsur-unsur pendapatan dan beban perusahaan sehingga menghasilkan suatu laba
(atau rugi) bersih dari aktivitas usaha.
PENGENDALIAN ADMINISTRASI
PENGENDALIAN ADMINISTRASI adalah pengendalian yang ditujukan untuk mengetahui
apakah sistem dan prosedur di toko berjalan dengan benar.
STORE INFORMATION SYSTEM (SIS)
SIS (Store Information System) merupakan aplikasi yang digunakan untuk melakukan
transaksi penjualan dan administrasi harian toko-toko Alfamart (operasional toko).
Ruang Lingkup :

 Proses Buka Toko

Proses Buka Toko adalah proses yang dilakukan sebelum kegiatan operasional ditoko
dilakukan. Saat proses ini dijalankan maka sistem akan melakukan proses persiapan
data yang akan digunakan untuk melakukan transaksi pada toko.
 Proses Adminsitrasi
Proses Administrasi merupakan proses administrasi yang dilakukan pada toko berkaitan
dengan inventory / stock yang ada di toko.
 Proses Tutup Toko
Proses Tutup Toko Adalah proses yang dijalankan untuk melakukan administrasi akhir
transaksi harian pada toko.
Penyusunan Odner diatur sebagai berikut :
1. LPB DC (Faktur Transfer Barang Dari DC)
2. LPB BKL (Faktur Penerimaan Barang Dari BKL)
3. Nota Retur (DC & BKL)
4. LPMP + Report Toko
5. Rekap Kasir
6. RRAK
7. File SO + BAP
8. Surat (Tanda Terima, Surat Jalan, dsb)
9. File Marketing
10. Arsip Personalia
11. Laporan Perubahan Master Toko
12. Laporan Perubahan PKM
PENGENDALIAN LINGKUNGAN
Pengendalian Lingkungan adalah Kumpulan aktivitas merencanakan, menggerakan, dan
mengontrol sumber daya sekitar (internal atau eksternal), untuk menciptakan kenyamanan &
keamanan.
KEBERSIHAN & KERAPIAN

 Personil Toko
 Area Toko
KEAKRABAN

 Personil Toko
 Konsumen
 Warga Sekitar
 RT/RW
 Petugas Keamanan
KONDISI TOKO

 Terang
 Sejuk-Segar
 Musik
 Atraktif
 Keranjang Belanja
Ruang Lingkup Keamanan
Berhubungan dengan sekitar toko :

 Warga Sekitar
 RT/RW
 Aparat Keamanan
Berhubungan dengan sarana pendukung keamanan :

 Emergency Lamp
 Lampu Ultra Violet/Money Detector
 Teralis/Folding Gate/Gembok
 Alat pemadam kebakaran
 Stop kontak, kabel listrik
 Dll
Pengendalian Other Income
Sarana Sewa Alfamart :
1. Back Wall
2. Standing Rak
3. Mini Dispenser
4. Gondola
5. Clip Strip
6. Header Gondola
7. Floor Display
8. Wing Stack
TUJUAN OTHER INCOME :
Meningkatkan Keuntungan Perusahaan dengan MeningkatkanOther Income/Pendapatan Lain-
Lain.
 BAB II
ISI PROJECT

BULA
02 03 GROWTH
N
14.746.64
SPD 18.936.791 -22.12
6 TANGGAL 11
STD 295 267 -9.49 Alasan KENAPA SPD, STD dan APC toko SAT
SINGKUT 2 minus dikarenakan pada tanggal 11
APC 64.189 55.231 -13.95 februari 2018 adanya penaikan STD yg
disebabkan para customer dari luar daerah sedang
berwisata didaerah singkut yg kebetulan bertepatan dengan weekend. Kenapa berbeda dengan tanggal
11 maret 2018 karena jumlah customer tidak sebanyak bulan lalu.

BULA
02 03 GROWTH
N
TANGGAL 12
SPD 8.966.974 8.621.906 -3.34

STD 228 209 -3.33

APC 39.329 41.253 4.89

BULA
02 03 GROWTH
N TANGGAL 13
SPD 12.724.529 7.427.309 -41.52

STD 234 175 -25.21

APC 54.328 42.442 -21.96

BULA
02 03 GROWTH
N
TANGGAL 14
SPD 10.641.951 8.853.314 -16.30

STD 237 228 -3.80

APC 44.903 38.830 -13.52

BULA
02 03 GROWTH
N
TANGGAL 15
10.692.96
SPD 10.230.917 4.51
2
STD 218 257 17.89

APC 46.931 41.607 11.34

BULA
02 03 GROWTH
N
TANGGAL 16
12.993.39
SPD 12.353.875 5.18
7
STD 226 238 5.31

APC 54.663 54.596 -0.12

BULA
02 03 GROWTH
N
TANGGAL 17
SPD 9.907.425 14.333.507 44.57

STD 209 262 25.36

APC 47.407 54.708 15.41

BULA
02 03 GROWTH
N
11.819.50 TANGGAL 18
SPD 10.333.766 14.37
2
STD 242 262 9.26

APC 42.702 45.133 5.66

BULA
02 03 GROWTH
N
SPD 9.289.510 12.012.723 29.31 TANGGAL 19

STD 202 216 6.93

APC 45.988 55.654 20.93

BULA
02 03 GROWTH
N TANGGAL 20
SPD 10.059.982 9.360.747 -6.95

STD 223 162 -27.35

APC 45.122 57.782 28.09