2016

PENDAHULUAN

CIMSA merupakan organisasi mahasiswa kedokteran yang bersifat independen, non-

politik, serta non-profit. Saat ini CIMSA terdiri dari 18 lokal aktif yang tersebar di berbagai
universitas di Indonesia dan memiliki anggota lebih dari 5.000 mahasiswa kedokteran di
seluruh Indonesia. CIMSA merupakan salah satu anggota resmi dari International Federation
of Medical Students’ Association (IFMSA) yang merupakan organisasi mahasiswa
kedokteran internasional, bersifat independen dan non-politik. Saat ini IFMSA memiliki
anggota lebih dari 1,2 juta mahasiswa kedokteran yang berasal lebih dari 107 negara di dunia.

Sebagai organisasi profesional, ICIMSA memiliki cara tersendiri untuk menjaga

kualitas dan kuantitas dari para membernya yang tersebar di seluruh Indonesia. CIMSA
memiliki suatu sistem yang menjaga kualitas dari anggota CIMSA itu sendiri, yaitu CIMSA
Quality Assurance of Caderization (CQA-C). Salah satu aspek penting dari terselenggaranya
kaderisasi yang berkualitas adalah dengan pemberian training oleh para trainer.

TNT merupakan salah satu aktivitas CIMSA yang berfungsi dalam melahirkan
trainer-trainer baru guna menunjang visi-misi CIMSA kedepannya untuk membangun sumber
daya manusia CIMSA yang semakin baik dan berkualitas.

SYARAT DAN KUOTA PENYELENGGARAAN TNT REGIONAL

Jumlah trainer CIMSA dari tahun ke tahun selalu mengalami peningkatan dari segi
kuantitas. Akan tetapi, kuota training yang diadakan juga harus diperhatikan untuk
menunjang kualitas dari trainer-trainer CIMSA. Selain itu, pemerataan jumlah trainer di tiap
regional dan lokal juga harus diperhatikan untuk penyamarataan kualitas SDM di tiap-tiap
lokal CIMSA. Oleh karena itu, ditetapkanlah syarat-syarat dalam menyelenggarakan TNT
Regional sebagai berikut:

1. Di regional tersebut, ada lokal yang tidak mengirimkan trainee di event TNT
sertifikasi IFMSA dalam satu tahun kepengurusan.
2. Regional atau lokal yang memiliki jumlah trainer masih di bawah 10 orang.
3. Kondisi lain yang dapat dipertimbangkan oleh HRDD dan Team CIMSA.
 Selain itu, adapun ketentuan kuota peserta TNT Regional adalah sebagai berikut:

1. Kuota menyesuaikan jumlah trainer novice dengan jumlah training yang diadakan
di lokal atau regional (apabila jumlah training tidak mencukupi untuk trainer
novice di suatu regional atau lokal, maka lokal tersebut maksimal mengirimkan 2
peserta).
2. Kuota ditetapkan setelah trainer-trainer lokal sudah diberikan kuota training di
regional atau lokal.
3. Kondisi lain yang dapat dipertimbangkan oleh HRDD dan Team CIMSA.

HOST TNT REGIONAL

Berikut merupakan syarat-syarat dalam penentuan host TNT Regional:

1. Merupakan lokal aktif CIMSA.

2. Lokal aktif yang telah disepakati bersama dan dipilih melalui rapat regional yang
difasilitasi oleh Regional Coordinator dengan metode yang disepakati peserta
rapat.
3. Lokal aktif yang siap menjadi host TNT Regional tanpa mengganggu aktivitas
atau kegiatan lokal.
4. Gabungan dari lokal-lokal di regional dengan struktur kepanitiaan terorganisir.

TRAINEE RECRUITMENT

Berikut ketentuan perekrutan peserta TNT Regional 2016.

1. Publikasi oleh Regional Coordinator dan OC melalui media terbuka dan dapat
diakses oleh seluruh member, seperti mailing list (milist), Line, poster, dan
lain-lain.
2. Pendaftaran dilakukan dengan mengirimkan Registration Form yang berisi:
a. Reference Letter Local Coordinator
b. Curriculum Vitae
c. Photo (formal, half body, size 3x4)
d. Motivation Letter (in English, min 150 words)
 e. Essay (in English) about one of these following topics:
1) Leadership
2) Communication Skill
3) Team Building
4) Project Management
5) Community Development

With min 300 words, font Times New Roman, size 12, and spacing 1,0.

3. Registration form dikirimkan ke email Regional Coordinator dan cc ke

hrd@cimsa.or.id untuk kemudian diseleksi. Proses penyeleksian dilakukan
oleh Regional Coordinator dan HRD Team dengan supervisi HRDD CIMSA.
4. Jumlah kuota ditetapkan sesuai dengan syarat yang telah ditentukan dengan
kuota maksimal per regional adalah 15 orang (penentuan kuota perlokal
didiskusikan dengan RC, HRD Team, dan HRDD CIMSA).
5. Peserta yang lolos seleksi (trainee) diumumkan oleh Regional Coordinator
melalui media terbuka yang dapat diakses oleh seluruh member CIMSA.
Peserta diwajibkan untuk membayar registration fee (dengan range fee
IDR200.00 – IDR400.00) yang disepakati oleh OC TNT Regional untuk
keperluan akomodasi, konsumsi, dan transportasi selama acara berlangsung.

KUALIFIKASI TRAINER TNT REGIONAL

Adapun kualifikasi trainer TNT Regional yang dibutuhkan yaitu:

1. Trainer:
Merupakan trainer dengan level minimal Advance Trainer (dibuktikan dengan
sertifikat trainer atau database trainer).
Supervisor Trainer:
Merupakan trainer dengan level minimal Expert Trainer CIMSA Certified atau
IFMSA Certified.
Estimasi jumlah trainer yang diperlukan adalah 3 orang (1 supervisor
dan 2 trainer).
2. Akomodasi, konsumsi, dan transportasi trainer selama acara ditanggung oleh
OC (trainer tidak membayar apapun kecuali biaya transportasi sendiri).
 3. Mekanisme pemilihan trainer dapat dilakukan dengan proses seleksi atau
penunjukkan langsung oleh Regional Coordinator, HRD Team, atau HRDD
CIMSA.
4. Apabila melakukan proses seleksi, maka dapat digunakan Application
requirements sebagai berikut:
a. Reference Letter Local Coordinator
b. Motivation Letter (in English)
c. Detail of training experience (proven by training certification and trainer
trackrecord).
d. Essay (in English) about one of each modules:
1) Participants type and how to handle them
2) Understanding training process
3) Facilitating Skills
4) Organizing training session
5) How to embrace character

With min 300 words, font Times New Roman, size 12, and spacing 1,0.

PERLENGKAPAN

 Flipchart 30 lembar
 Spidol 10 buah
 Sticky notes 3 x 80 lembar
 Proyektor sesuai kebutuhan
 LCD sesuai kebutuhan
 CQC-Training 25 lembar (diserahkan ke supervisor)
 CQC-Trainer 25 lembar (diserahan ke supervisor)
 Wifi If any
TIMELINE

December Trainee OC Trainer

Week 1 Host Elected

Week 2 Budgetting

Week 3 Venue Hunting Introduction CM

Week 4 Rundown Editing Storyboard Editing

January Trainee OC Trainer

Week 1 Storyboard Fix, TNT

Open Registration
Preparation

Week 2 Trainee
Rundown Fix Content Editing
Recruitment

Week 3 Trainee
Accommodation Introduction CM
Announcement
venue, and
Week 4 Payment transportation Storyboard Editing

February Trainee OC Trainer

Week 1 Preparation Content upload

Finishing
Week 2

Week 3 D-DAY!

Week 4
WAKTU AGENDA DETAIL
HARI I
Kedatangan dan
12.00
Registrasi
a. Penjelasan agenda TNT
14.00 Introduksi b. Penjelasan kelulusan TNT
c. Pengenalan modul TNT
15.00 Ishosnack
Pengkondisian
15.30
peserta
Peserta mempresentasikan essay yang telah dibuat
Agenda preliminary
15.45 (masing-masing peserta mendapatkan waktu 3
TNT
menit)
Training: The
16.45 a. Know your population target and what they need
Trainee Modules
17.30 Ishoma
b. The science of human learning process
Training: The
18.15 c. Understanding training process
Trainee Modules
d. Participants type and how to handle them
Kesimpulan hari
20.30 Peserta menyimpulkan materi hari pertama.
pertama
21.00 Literature searching Trainee mencari materi untuk slide presentasi
22.00 Istirahat
WAKTU AGENDA DETAIL
HARI II
04.00 Persiapan peserta
05.00 Bonding time
05.30 Sarapan
a. How to set goals
Training: The
06.00 b. How to make a good storyboard
Training Modules
c. Training methods
08.15 Istirahat
d. How an interesting training looks like (opening,
Training: The main presentation, closing)
08.30
Training Modules e. How to evaluate training
f. Ice Breaking Exploring
a. Setting goals
b. Make a superb content (opening)
c. Make a superb content (main presentation)
Small discussion d. Make a superb content (closing)
10.15
group
Diskusi akan terbagi 2 sesi, yaitu:
a. Sesi pertama 45 menit diskusi kelompok topik
b. Sesi kedua 75 menit diskusi kelompok presentasi
12.15 Ishoma
Trainee mempresentasikan goals dan storyboard yang
13.15 Presentasi sudah didiskusikan (masing-masing kelompok
mendapatkan waktu presentasi 12 menit)
Training: The Trainer
14.15 a. How to embrace your character
Modules
15.00 Isho
b. Technic to influence people and make an ideal
communication
Training: The Trainer
15.30 c. Basic presentation technic (standing, gestures,
Modules
facial expression, eye contact, appearance,
confidence, character)
Trainee mempresentasikan goals dan storyboard final
17.00 Presentasi (masing-masing kelompok mendapatkan waktu 4
menit)
18.00 Ishoma
19.00 Feedback session Trainer TNT memberikan feedback kepada trainee
20.00 Farewell party Tukar kado dan games
Kesimpulan hari
21.00 Peserta menyimpulkan materi hari pertama.
kedua

21.30 Literature searching Trainee mencari materi untuk slide presentasi

23.00 Istirahat
WAKTU AGENDA DETAIL
HARI III
04.00 Persiapan peserta
05.00 Bonding time
05.30 Sarapan
Finalisasi
Penyusunan presentasi dan praktik presentasi dipandu
06.00 presentasi dan
oleh trainer TNT
pelatihan
08.15 Istirahat
Presentasi final topik yang dibawakan (masing-masing
08.30 Presentasi
kelompok mendapat waktu 20 menit)
10.30 Feedback session Trainer TNT memberikan feedback kepada trainee
11.30 Penutup

Keterangan:

Timeline training TNT HARUS MEMENUHI 24 training hours.

PENUTUP

Berikut guidebook ini dibuat dengan sebenar-benarnya, dan semoga dapat digunakan
dengan sebaik-baiknya.

Surakarta, 1 Desember 2016

Andre Prawiradinata
Human Resource Development Director
CIMSA 2016-2017