a.

Teori Sistem Penerimaan Bahan Makanan

Penerimaan bahan makanan merupakan suatu kegiatan yang meliputi memeriksa,
meneliti, mencatat, memutuskan dan melaporkan tentang macam dan jumlah bahan
makanan sesuai dengan pesanan dan spesifikasi yang telah ditetapkan serta waktu
penerimaannya (PGRS, 2013). Tujuannya adalah untuk menyediakan bahan makanan
yang siap untuk diolah.
Menurut Direktorat Bina Pelayanan Medik dalam Pedoman Penyelenggaraan
Makanan Rumah Sakit (2007), prinsip penerimaan bahan makanan adalah sebagai
berikut:
a. Jumlah bahan makanan yang diterima harus sama dengan jumlah bahan makanan
yang tertulis dalam faktur pembelian dan sama dengan jumlah bahan makanan dalam
daftar permintaan institusi
b. Mutu bahan makanan yang diterima harus sesuai spesifikasi bahan makanan yang
diminta pada surat kontrak perjanjian jual beli
c. Harga bahan makanan yang tercantum pada faktur pembelian harus sama dengan
harga bahan makanan yang tercantum pada penawaran bahan makanan
Adapun langkah-langkah penerimaan bahan makanan adalah sebagai berikut:
1) Bahan makanan diperiksa sesuai dengan daftar pesanan (yang memuat satuan dan
jumlah volume) dan spesifikasi bahan makanan.
2) Bahan makanan basah langsung didistribusikan ke bagian pengolahan, bahan
makanan kering disimpan di gudang/ penyimpanan kering.
3) Bahan makanan yang tidak langsung dipergunakan saat itu dilakukan penyimpanan
di ruang penyimpanan.
Metode penerimaan bahan makanan dibedakan menjadi dua (Direktorat Bina
Pelayanan Medik.Pedoman Penyelenggaraan Makanan Rumah Sakit.2007), yaitu:
 Blind Receiving
Petugas penerimaan tidak menerima spesifikasi bahan makanan serta faktur
pembelian dari pihak penjual. Petugas penerimaan langsung mengecek, menimbang
dan menghitung bahan makanan yang datang di ruang penerimaan kemudian dicatat
di buku laporan.
  Konvensional
Petugas penerimaan bahan makanan menerima faktur dan spesifikasi satuan dan
jumlah bahan makanan yang dipesan. Petugas penerimaan menerima dan mengecek
waktu, jadwal, macam, jumlah dan spesifikasi bahan makanan sesuai dengan
kesepakatan SPBJ (Surat Perjanjian Jual Beli). Dalam cara konvensional ini dapat
dilakukan sistem penolakan bahan makanan jika jumlah dari mutu tidak sesuai,
petugas penerima harus mencatat semua bahan makanan yang diterima dan bahan
yang dikembalikan untuk dilaporkan kepada bagian pembayaran.
Tempat penerimaan bahan makanan idealnya terletak dekat dengan pintu sebelum
tempat penyimpanan, dilengkapi dengan meja penerimaan dan timbangan, daftar
makanan dan daftar bahan lain yang dapat diterima serta terdapat thermometer dan
kalkulator. Kalkulator disini dimaksudkan untuk mengecek jumlah total pengeluaran,
apakah sudah sesuai dengan pesanan.
b. Analisis Sistem Penerimaan Bahan Makanan
Adapun kegiatan penerimaan bahan makanan yang ada di Rumah Sakit Jiwa Dr.
Radjiman Wediodiningrat Lawang adalah sebagai berikut:
 Metode penerimaan bahan makanan yang ada di Rumah Sakit Jiwa Dr. Radjiman
Wediodiningrat Lawang adalah metode konvensional yaitu dengan cara petugas
mengecek jenis, jumlah dan harga bahan makanan yang datang dengan bahan
makanan yang dipesan sesuai bon pemesanan. Dengan menggunakan metode ini
Instalasi Gizi memiliki banyak keuntungan karena barang yang diterima sesuai
dengan barang yang dipesan. Jika tidak sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan
makan dapat dikembalikan, selama pengamatan dilapangan barang pernah
dikembalikan karena waktu itu barang sudah layu dan tidak sesuai dengan spesifikasi
yang ditentukan. Penerimaan bahan makanan di instalasi RSJRWL dilakukan oleh
petugas gudang bahan makanan rumah sakit dan panitia penerimaan bahan makanan
rumah sakit setelah diperiksa sesuai dengan jenis spesifikasi dan permintaan bahan
makanan.
 Tempat penerimaan bahan makanan basah terletak di dekat pintu belakang instalasi
gizi dengan latar belakang terbuka. Letak tempat penerimaan dekat dengan ruang
persiapan, dengan alasan tempat pengolahan dekat dengan tempat penerimaan dan
bisa cepat diolah. Sedangkan penerimaan bahan makanan kering terletak di gudang
penyimpanan rumah tangga. Kondisi kebersihan dari tempat penerimaan kondisi
lantai agak sedikit licin karena semalam terjadi hujan,selain itu di tempat penerimaan
dekat saluran pembuangan air. Kondisi lantai yang licin dapat mempengaruhi dari
keselamatan kerja petugas penerimaan.
 Penerimaan bahan makanan basah di Instalasi Gizi berjumlah 6 orang dari berbagai
profesi, dan ditambah 1 orang dari gizi untuk memastikan barang yang diterima
sudah sesuai dengan spesifikasi yang dipesan. Selain 5 petugas penerimaan tersebut,
petugas penerimaan dibantu oleh pihak rekanan dan pasien yang telah sembuh.
Sedangkan untuk penerimaan bahan makanan kering berjumlah 1 orang dari petugas
gudang penyimpanan rumah tangga.
 Prinsip penerimaan di Instalasi Gizi Rumah Sakit Jiwa Dr. Radjiman Wediodiningrat
adalah jumlah, harga dan waktu seperti yang disebutkan dalam surat perjanjian.
Jumlah harus sesuai dengan bon pemesanan, harga tidak boleh melebihi harga pasar
atau paling tinggi sesuai harga pasar. Dan waktu pengiriman disesuaikan dengan
permintaan kebutuhan Instalasi Gizi. Mutu bahan makanan disebutkan dalam surat
perjanjian adalah jika bahan yang dikirim rusak maka boleh diganti, dna juga bahan
yang dikirim harus sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. Namun dalam
pengamatan hari pertama, selasa 11 November 2014 pihak rekanan sedikit terlambat
mengantar pesanan bahan makanan yaitu pukul 8.30 barang baru diantar ke instalasi
gizi.
 Prosedur penerimaan bahan makanan basah di Rumah Sakit Jiwa Dr. Radjiman
Wediodiningrat sesuai dengan SOP yang ditetapkan oleh pihak RS tanggal 11
November 2014:
1. Panitia penerimaan menerima bahan makanan basah yang datang kemudian
dicocokkan dengan faktur/ bon pemesanan yang telah dipesan pihak RS.
2. Petugas mengecek kuantitas bahan makanan yang dipesan dengan cara
menimbang bahan makanan
 3. Apabila bahan makanan yang datang tidak sesuai dengan spesifikasi bahan
makanan yang dipesan, petugas meminta ganti kepada pihak rekanan.
4. Bahan makanan makanan langsung didistribusikan ke bagian pengolahan.
5. Petugas melakukan pencatatan dan pelaporan.
 Transaksi penerimaan bahan makanan basah dilakukan setiap hari, sedangkan untuk
bahan makanan kering diterima dari rekanan setiap 15 hari sekali tetapi jika bahan
sudah habis sebelum waktu yang ditentukan maka bisa memesan lagi.
 Ditempat penerimaan tersebut tidak terdapat meja penerimaan, meja dada, alat tulis
dan termometer. Yang ada hanya daftar pemesanan bahan makanan dan timbangan
saja.

b. Teori System Controlling

Prinsip (PPMRS, 2007):
1. Jumlah BM yang diterima harus sama dengan jumlah BM yang tertulis dalam faktur
pembelian dan sama dengan jumlah BM dalam daftar permintaan institusi
2. Mutu BM yang diterima harus sesuai spesifikasi BM yang diminta pada surat kontrak
perjanjian jual beli
3. Harga BM yang tercantum pada faktur pembelian harus sama dengan harga BM yang
tercantum pada penawaran BM