PERANAN SEKRETARIAT DPRD LAMONGAN

DALAM MENJALANKAN TUGAS DAN FUNGSINYA

Oleh:

SHINTA NURIYAH
NIM : 1801011678

PROGRAM STUDI S1 MANAJEMEN

ITB AHMAD DAHLAN LAMONGAN
2020-2021
 PERANAN SEKRETARIAT DPRD LAMONGAN

DALAM MENJALANKAN TUGAS DAN FUNGSINYA

Oleh:

SHINTA NURIYAH
NIM : 18010111678

PROGRAM STUDI S1 MANAJEMEN

ITB AHMAD DAHLAN LAMONGAN
2020-2021

ii
 LEMBAR PERSETUJUAN

Judul : PERANAN SEKRETARIAT DPRD LAMONGAN

DALAM MENJALANKAN TUGAS DAN FUNGSINYA
Nama Mahasiswa : SHINTA NURIYAH
NIM : 18010111678
Program Studi : S1 MANAJEMEN

Telah melakukan Praktek Kerja Lapangan

Menyetujui,

Pembimbing Instansi Dosen Pembimbing

Dra.Ec. Susie Marliana M.M Umar Yeni Suyanto,S.pd M.Pd,MM

NIP : 19670608 199703 2005 NIDN: 0705076702

Mengetahui,

Kaprodi Dekan

Muhammad Sulton, S.M, M.M Darianto, S.E, M.M

NIDN : 0719117702 NIDN : 0704038502

iii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas Karunianya Puji

dan Syukur saya panjatkan kepada Allah SWT, atas berkatnya saya dapat

menyelesaikan laporan praktik kerja lapangan (PKL) di Kantor Sekretariat Dewan

Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kabupaten Lamongan pada 18 Januari - 13

Februari 2021.

Selesainya laporan PKL ini tidak lepas dari dukungan banyak pihak, ucapan

terima kasih praktikan ucapkan kepada :

1. Dr. Hj Muah,MM.,M.Pd selaku ketua institut Teknologi Dan Bisnis Ahmad

Dahlan Lamongan.

2. Muhammad Sulton, S.M, M.M Selaku Ketua Program Studi Manajemen.

3. Umar Yeni Suyanto,S.pd, M.Pd,MM Selaku Pembibing PKL.

4. Drs. Aris Wibawa, MM Selaku Sekretaris DPRD Kabupaten Lamongan.

5. Dra. Ec. SUSIE MARLIANA, MM Selaku pembimbing instansi PKL di

Sekretariat DPRD Kabupaten Lamongan.

6. Bapak/Ibu Staff Sekretariat DPRD Lamongan.

Praktikan juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah

memberikan bantuan dalam menyelesaikan Laporan kerja praktik ini.

Lamongan, 05 Maret 2021

Praktikan

Shinta Nuriyah

iv
 DAFTAR ISI

LEMBAR SAMPUL.................................................................................ii

LEMBAR PERSETUJUAN.......................................................................iii

KATA PENGANTAR................................................................................iv

DAFTAR ISI...............................................................................................v

DAFTAR TABEL.......................................................................................vi

DAFTAR GAMBAR..................................................................................vii

DAFTAR LAMPIRAN..............................................................................viii

BAB I PENDAHULUAN........................................................................1

1.1 Latar belakang PKL................................................................1

1.2 Maksud dan Tujuan PKL........................................................3

1.3 Kegunaan PKL.......................................................................3

1.4 Tempat PKL...........................................................................4

1.5 Jadwal Waktu PKL................................................................5

BAB II TINJAUAN UMUM TEMPAT PKL...........................................7

2.1 Sejarah Instansi.....................................................................7

2.2 Struktur Organisasi...............................................................9

2.3 Kegiatan umum Instansi.......................................................10

v
BAB III PELAKSANAAN PKL..............................................................27

3.1 Bidang kerja.........................................................................27

3.2 Pelaksanaan kerja.................................................................27

3.3 Kendala yang dihadapi.........................................................28

3.4 Cara mengatasi kendala.......................................................29

BAB IV KESIMPULAN.........................................................................30

4.1 Kesimpulan.........................................................................30

4.2 Saran...................................................................................31

DAFTAR PUSTAKA.............................................................................32

LAMPIRAN-LAMPIRAN...........................................................................33

vi
 DAFTAR TABEL

Tabel 1.2 Jadwal Jam Kerja ................................................................5

vii
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Denah Lokasi PKL ....................................................5

Gambar 1.2 Badan Organisasi Sekretariat DPRD..................................................10

viii
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 : Lampiran surat izin PKL....................................................33

Lampiran 2: Surat Balasan PKL...................................................................34

Lampiran 3: Daftar Hadir PKL.....................................................................35

Lampiran 4: Nilai PKL.......................................................................37

Lampiran 5: Log Kegiatan PKL...............................................................38

Lampiran 6: Dokumentasi PKL....................................................................40

ix
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang PKL

Dalam rangka menunjang aspek keahlian profesional Fakultas

Manajemen ITB Ahmad Dahlan Lamongan telah menyediakan sarana dan

prasarana penunjang pendidikan dengan lengkap, namun sarana dan

prasarana tersebut hanya menunjang aspek keahlian professional secara teori

saja. Dalam dunia kerja nantinya dibutuhkan keterpaduan antara

pengetahuan akan teori yang telah didapatkan dari bangku perkuliahan dan

pelatihan praktik di lapang guna memberikan gambaran tentang dunia kerja

yang sebenarnya.

Kegiatan pkl merupakan kegiatan lapangan atau praktik kerja yang

dilakukan secara aktif dalam suatu perusahaan atau instansi yang diikuti

oleh mahasiswa peserta pkl. Pihak perusahaan atau instansi berhak untuk

mendayagunakan mahasiswa peserta magang seoptimal mungkin selama

berkaitan dengan lingkup tugas pklnya. Program pkl ini dapat menjadi

pembelajaran yang baik bagi mahasiswa apalagi ini merupakan praktik nyata

dunia kerja, pengimplementasian dari teori yang dipelajari. Mahasiswa

peserta pkl harus tanggap menghadapi segala kemungkinan yang mungkin

terjadi. Bagaimana menghadapi orang yang menjadi atasan kita, bagaimana

mengatasi setiap permasalahan yang muncul dan bagaimana pembawaan diri

kita agar kita dapat menjaga nama baik diri sendiri dan menjaga nama baik

1
 2

lembaga pendidikan, dalam hal ini Fakultas Manajemen – ITB Ahmad

Dahlan Lamongan.

Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan di lakukan di Kantor Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat (DPRD) Lamongan dan Praktikan memilih

Kantor Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kabupaten

Lamongan Sebagai Tempat PKL karena ingin menambah ilmu

pengetahuan,wawasan,dan pengalaman dalam bidang administrasi suatu

instansi pemerintahan.

Selama kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini dapat

mendorong mahasiswa agar mampu mengembangkan atau mengemukakan

pikiran dan pendapatnya serta mampu menuangkannya dalam bentuk tulisan

yang sistematis, logis, dan dengan menggunakan bahasa Indonesia yang

baik dan benar. Selain itu dapat meningkatkan kreativitas Mahasiswa dalam

penulisan yang bersikap objektif dan ilmiah dan sebagai pertanggung

jawaban Mahasiswa yang telah melaksanakan tugas PKL yang berkaitan

dengan program studi manajemen sebagai salah satu bukti bahwa

Mahasiswa yang bersangkutan telah melakukan PKL dengan baik.

 3

1.2 Maksud dan Tujuan PKL

1.2.1 Maksud Praktek Kerja Lapangan:

a. Salah satu kegiatan mahasiswa untuk mendapatkan pengalaman

kerja sebelum memasuki dunia kerja.
b. Mempersiapkan sebagai calon tenaga kerja untuk menghadapi

lingkungan dunia kerja.

c. Menambah wawasan berfikir dan pengetahuan dalam memecahkan

masalah-masalah yang dihadapi dalam dunia kerja.

1.2.2 Tujuan Praktek Kerja Lapangan yaitu :

a. Menambah pengalaman praktikan dan memperkenalkan praktikan

akan dunia kerja sebagai bekal yang akan berguna setelah praktikan

lulus kuliah.

b. Melatih disiplin, kerjasama, dan tanggungjawab dalam

melaksanakan tugas agar menjadi lulusan yang siap terjun ke dunia

kerja.

c. Membangun hubungan yang baik antara perusahaan tempat Praktek

Kerja Lapangan dengan Institut Teknologi Bisnis-AD.

1.3 Kegunaan PKL

1.3.1 Bagi Instansi

a. Mendapatkan SDM unggulan yang dapat direkrut dan diseleksi.

b. Mendapatkan akses langsung informasi SDM yang siap dipakai dan

kompeten.

c. Mendapatkan ide yang inovatif dan kreatif adri mahasiswa peserta

Praktek Kerja Lapangan.

 4

1.3.2 Bagi ITB AD Lamongan

a. Menerapkan Tri Dharma Perguruan Tinggi.

b. Mendukung kurikulum pendidikan.

c. Merupakan sarana untuk menjembatani serta membangun

kemitraaan antara instansi dengan Insitut Teknologi dan Bisnis

Ahmad Dahlan Lamongan.

d. Mempersingkat waktu tunggu lulusan dan memperbesar

penyerapan lulusan ke dunia kerja.

1.3.3 Bagi Mahasiswa

a. Memperkuat keterampilan kerja mahasiswa sekaligus

mempraktekan langsung ilmu pengetahuan yang telah didapat

dibangku kuliah ke dunia kerja.

b. Mempersiapkan mahasiswa memasuki dunia kerja lebih cepat dan

profesional.

c. Menjadikan instansi tempat Praktek Kerja Lapangan sebagai objek

penelitian untuk KTI mahasiswa, sehingga KTI yang dibuat benar-

benar mencerminkan keadaan riil yang terjadi di instansi

1.4 Tempat PKL

Praktek Kerja Lapangan dilaksanakan :

Nama PT : Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Lamongan

Alamat : Jl. Basuki Rahmad No.43-49 Sukomulyo, Kec.Lamongan,

Kab.Lamongan. Jawa Timur

 5

Gambar 1.1 Denah lokasi Kantor DPRD Kabupaten Lamongan

Sumber : Google Maps

1.5 Jadwal Waktu PKL

Pelaksanaan waktu Praktek Kerja Lapangan selama 27 hari dimulai

tanggal 18 januari 2021 sampai dengan tanggal 13 februari 2021, dengan

jadwal yang telah ditentukan yaitu:

Tabel 1.1 jadwal jam kerja

Hari Kerja Jam Kerja

Senin – Jum’at 08.00 – 14.00

Sabtu & Minggu Libur

No Hari/Tanggal Keterangan Kegiatan

1 Senin 18 Januari 2021 Perkenalan kepada para staff

2 Selasa 19 Januari 2021 Menulis Register SPM

3 Rabu 20 Januari 2021 Menulis Register SPM

4 Kamis 21 Januari 2021 Menulis Register SPM

5 Jum’at 22 Januari 2021 Fotocopy Berkas

6 Senin 25 Januari 2021 Menulis Register SPP

 6

7 Selasa 26 Januari 2021 Menulis Register SPP

8 Rabu 27 Januari 2021 Menulis Register SPP

9 Kamis 28 Januari 2021 Menulis Register SPP

10 Jum’at 29 Januari 2021 Fotocopy Berkas

11 Senin 01 Februari 2021 Menulis Register SPM

12 Selasa 02 Februari 2021 Menulis Register SPM

13 Rabu 03 Februari 2021 Menulis Register SPM

14 Kamis 04 Februari 2021 Menulis Register SPM

15 Jum’at 05 Februari 2021 Fotocopy Berkas

16 Senin 08 Februari 2021 Menulis Register SPP

17 Selasa 09 Februari 2021 Menulis Register SPP

18 Rabu 10 Januari 2021 Menulis Register SPP

Perpisahan dan
19 Kamis 11 Februari 2021
Pemberian Cinderamata

BAB II

TINJAUAN UMUM TEMPAT PKL

2.1 Sejarah Instansi

Dalam rangka penyelenggaraan pemerintah daerah sebagaimana

diamanatkan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun

1945, Daerah diberi kewenangan untuk mengatur dan mengurus rumah

tangganya sendiri menurut asas otonomi dan tugas pembantuan. Otonomi

daerah diarahkan untuk mempercepat terwujudnya kesejahteraan

masyarakat melalui peningkatan pelayanan, pemberdayaan dan peran serta

masyarakat, serta peningkatan daya saing dengan memperhatikan prinsip

demokrasi, pemerataan, keadilan, keistimewaan, dan kekhususan suatu

daerah dalam sistem Negara Kesatuan Republik Indonesia.

Telah ditetapkan Oleh Peraturan Daerah Kabupaten Lamongan

Nomor 2 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah,

Staf Ahli, dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten

Lamongan, yang ditindak lanjuti dengan Peraturan Bupati Lamongan nomor

8 Tahun 2008 tentang Kedudukan, Tugas, dan fungsi Sekretariat Dewan

Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Lamongan. Sekretariat DPRD

Kabupaten Lamongan merupakan unsur pelayanan terhadap DPRD yang

dipimpin oleh seorang Sekretaris yang bertanggungjawab kepada Pimpinan

DPRD dan secara administratif dibina oleh Sekretaris Daerah. Sekretaris

7
DPRD mempunyai tugas memberikan pelayanan administratif kepada anggota

DPRD.

Sekretariat DPRD Kabupaten Lamongan memiliki Visi : “

Terwujudnya pelayanan Sekretariat DPRD yang berkualitas” gambaran

kedepan guna memberikan arah dan fokus strategi yang jelas sebagai dasar

untuk mencapai tujuan dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi.

Sekretariat DPRD Kabupaten Lamongan Juga memiliki 2 Misi yaitu :

“Meningkatkan kualitas pelayanan kinerja dan peningkatan SDM Anggota

DPRD” perlu peningkatan kualitas pelayanan yang berkaitan dengan rapat-

rapat dalam menentukan kebijakan dan pembahsan peraturan Daerah; dan

mengadakan pelatihan bagi Anggota DPRD yang berhubungan dengan

bidang tugasnya untuk meningkatkan profesionalisme dan sumber daya

manusia. Dan Misi kedua “Mengoptimalkan pelayanan dan kemudahan

pelaksanaan kunjungan kerja dan penjaringan aspirasi masyarakat” untuk

mewujudkannya perlu mengoptimalkan mutu pelayanan dan kemudahan

pelaksanaan kunjungan kerja baik di dalam maupun ke luar daerah;

menjaring aspirasi masyarakat; dan Sosialisasi kinerja Legislatif dan perda.

Untuk mendukung hal tersebut diperlukan optimalisasi, penambahan

prasarana dan sarana,serta memperlancar kegiatan dengan didukung tertib

administrasi.

7
2.2 Struktur Organisasi

Sebagaimana Peraturan Pemerintah Nomor : 84 Tahun 2000 tentang

Peranan Organisasi Perangkat Daerah, dalam rangka pelaksanaan Otonomi
Daerah yang dititik beratkan pada Kabupaten dan Kota agar lebih efektif,
efisien, maka Pemerintah Kabupaten diberikan kewenangan untuk
membentuk Perangkat Daerah sesuai dengan kebutuhan dan potensi Daerah
yang bersangkutan.
Pemerintah Kabupaten Lamongan telah mengeluarkan Peraturan
daerah Kabupaten Lamongan Nomor 2 Tahun 2008 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Sekretariat Daerah, Staf Ahli dan Sekretariat Dewan Perwakilan
Rakyat Daerah Kabupaten Lamongan yang ditindaklanjuti dengan Peraturan
Bupati Lamongan Nomor 8 Tahun 2008 tentang Kedudukan, Tugas dan
Fungsi Sekretariat Dewan Perwakilan.
Dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya Sekretaris DPRD
Kabupaten Lamongan dibantu oleh 4 orang Kepala Bagian, antara lain :
1. Kepala Bagian Umum
2. Kepala Bagian Keuangan
3. Kepala Bagian Persidangan dan Perundang – undangan
4. Kepala Bagian Humas, Protokol, dan Layanan Aspirasi
Adapun masing- masing Kepala Bagian melaksanakan tugas pokok
dan fungsinya dibantu oleh Kepala Sub Bagian yang meliputi :
1. Kepala Bagian Umum:
a. Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian
b. Kepala Sub Bagian Urusan Rumah Tangga
c. Kepala Sub Bagian Perlengkapan
2. Kepala Bagian Keuangan
a. Kepala Sub Bagian Anggaran dan Penyusunan Program
b. Kepala Sub Bagian Perbendaharaan
c. Kepala Sub Bagian Akuntansi dan Pelapoeran
3. Kepala Bagian Persidangan dan Perundang – undangan
a. Kepala Sub Bagian Rapat dan Risalah
b. Kepala Sub Bagian Perundang – undangan
c. Kepala Sub Bagian Alat Kelengkapan DPRD
4. Kepala Bagian Humas, Protokol,dan Layanan Aspirasi
a. Kepala Sub Bagian Humas dan Protokol
b. Kepala Sub Bagian Perpustakaan, Dokumentasi, dan Publikasi
c. Kepala Sub Bagian Layanan Aspirasi

8
 10

Untuk memperjelas gambaran struktur organisasi Sekretariat DPRD

Kabupaten Lamongan, dapat dilihat pada bagan berikut ini :

Gambar 2.1 Bagan Susunan Organisasi Sekretariat DPRD

2.3 Kegiatan Umum Instansi

Sekretariat DPRD Kabupaten Lamongan mempunyai tugas dan

fungsi melayani aktifitas Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten

Lamongan secara keseluruhan baik administratif maupun kegiatan lain

utamanya yang berkaitan dengan kegiatan lain utamanya yang berkaitan

dengan kegiatan anggota DPRD, demi terwujudnya tujuan meningkatkan

kecepatan kinerja legislatif, dengan sasaran meningkatnya aspirasi

masyarakat yang ditindaklanjuti dan meningkatnya kecepatan penyelesaian

raperda.

Dalam melaksanakan tugasnya Sekretariat DPRD Kabupaten

Lamongan secara umum mempunyai fungsi :

a. Penyelenggaraan administrasi Kesekretariatan DPRD;

b. Penyelenggaraan administrasi Keuangan DPRD;

c. Penyelenggaraan rapat-rapat DPRD, dan

d. Penyediaan dan pengkoordinasian tenaga ahli yang diperlukan oleh

DPRD

Secara struktural, jabatan tertinggi di Sekretariat DPRD dipegang

oleh Sekretaris DPRD. Lebih rinci, pokok-pokok uraian tugas dan tanggung

jawab dari Sekretariat DPRD Kabupaten Lamongan adalah sebagai berikut :

2.3.1 Sekretaris

Memimpin, melaksanakan koordinasi, pengawasan,

pengendalian, administrasi keuangan, administrasi ketatausahaan,

kearsipan, kepegawaian, keuangan, perlengkapan dan rumah tangga,

penyusunan program dan ketatalaksanaan Sekretariat.

2.3.2 Kepala Bagian Umum

Kepala Bagian Umum memiliki tugas melaksanakan

penyelenggaraan urusan ketatausahaan, adminstrasi kepegawaian,

rumah tangga, perlengkapan, Dan Kepala Bagian Umum mempunyai

fungsi :

a. Pelaksanaan urusan ketatausahaan Sekretariat DPRD;

b. Pelaksanaan administrasi kepegawaian Sekretariat DPRD;

c. Penyiapan sarana dan prasarana kegiatan Sekretariat DPRD;

d. Pelaksanaan pengaturan, pemeliharaan, perawatan dan

penggunaan barang-barang inventaris serta kendaraan dinas;

10
 12

e. Pelaksanaan urusan rumah tangga, keamanan/ketertiban kantor

dan rumah dinas Pimpinan DPRD;

f. Pelaksanaan pengadaan Barang dan Jasa;

g. Pengumpulan laporan tahunan kegiatan Sekretariat DPRD;

h. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris

DPRD sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Bagian Umum terbagi menjadi 3 Sub Bagian, diantaranya :

1) Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian

Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian memiliki

tugas dan fungsi, diantaranya :

a. Melaksanakan pengelolaan surat menyurat, pengetikan,

penggandaan dan tata usaha kearsipan;

b. Menyiapkan surat dinas, undangan rapat-rapat dan kunjungan

kerja;

c. Melaksanakan penggandaan, distribusi surat-surat dinas,

undangan rapat-rapat dan kunjungan kerja;

d. Menyelenggarakan administrasi dan urusan kepegawaian

Sekretariat DPRD;

e. Menyiapkan dan menghimpun berkas keanggotaan DPRD;

f. Menyiapkan surat perintah perjalanan dinas Sekretariat DPRD;

g. Melaksanakan kegiatan kepegawaian meliputi pembinaan,

kedisiplinan, penyusunan Daftar Urut Kepangkatan (DUK),

 h. kenaikan pangkat, gaji berkala, formasi kebutuhan pegawai,

layanan data pegawai dan urusan kepegawaian lainnya;

i. Menyelenggarakan pembinaan dan pengendalian disiplin

pegawai Sekretariat DPRD;

j. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala

Bagian Umum sesuai dengan tugas dan fungsinya.

k. Kepala Sub Bagian Urusan Rumah Tangga

2) Kepala Sub Bagian Urusan Rumah Tangga memiliki tugas dan

fungsi, diantaranya :

a. Menyusun rencana dan menyiapkan kebutuhan rumah tangga

Sekretariat DPRD;

b. Menyiapkan Kendaraan Dinas Jabatan dan Operasional

Pimpinan DPRD dan Sekretariat DPRD;

c. Menyiapkan bahan kebutuhan peralatan akomodasi dan

konsumsi kegiatan DPRD dan Sekretariat DPRD;

d. Melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait guna

keamanan dan ketertiban gedung DPRD;

e. Melaksanakan pemeliharaan dan pengawasan kebersihan dan

keindahan lingkungan gedung DPRD;

f. Melaksanakan Koordinasi dengan Instansi dalam rangka

kegiatan DPRD dan Sekretariat DPRD;

12
 14

g. Menyiapkan dan mengatur sarana dan prasarana pada acara

rapat-rapat dan penerimaan tamu-tamu resmi DPRD serta

Sekretariat DPRD;

h. Menyiapkan konsumsi rapat-rapat, tamu DPRD dan Sekretariat

DPRD;

i. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala

Bagian sesuai tugas dan fungsinya.

l. Kepala Sub Bagian Urusan Rumah Tangga

3) Kepala Sub Bagian Perlengkapan

a. Menyusun perencanaan dan pengadaan sarana dan prasarana

DPRD dan Sekretariat DPRD;

b. Mengurus kendaraan dinas, mengatur dan menyiapkan

pengemudi berserta bahan bakarnya untuk kegiatan DPRD dan

Sekretariat DPRD;

c. Menyiapkan bahan kebutuhan dan pemeliharaan kendaraan

Dinas DPRD dan Sekretariat DPRD;

d. Melaksanakan tugas pengurusan perpanjangan surat kendaraan

dinas DPRD dan Sekretariat DPRD;

e. Melaksanakan pengadministrasian dan pengelolaan sarana dan

prasarana DPRD dan Sekretariat DPRD;

f. Menyusun kebutuhan peralatan dan perlengkapan kantor serta

melakukan pemeliharaan kendaraan dinas, sarana dan

prasarana investaris Sekretariat DPRD;

 g. Melaksanakan pengadaan barang dan jasa untuk keperluan

DPRD dan Sekretariat DPRD;

h. Melakukan Inventarisasi sarana dan prasarana usulan

penghapusan Aset yang dikelola oleh Sekretariat DPRD;

i. Melaksanakan penyimpanan dan pendistribusian serta analisa

kebutuhan Aset barang;

j. Menyusun rencana proses pengadaan barang dan jasa;

k. Menyusun laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas

sesuai bidangnya;

l. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala

Bagian

2.3.3 Kepala Bagian Keuangan

memiliki tugas melaksanakan dan menyusun Program serta

Anggaran, Akuntansi dan Pelaporan dan Perbendaharaan Dan

Kepala Bagian Keuangan memiliki fungsi :

a. Pengendali dan penyusunan anggaran;

b. Pengelolaan dalam rangka tertib administrasi keuangan DPRD

dan Sekretariat DPRD;

c. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris

DPRD

Bagian Keuangan terbagi menjadi 3 Sub Bagian, diantaranya :

1) Kepala Sub Bagian Anggaran dan Penyusunan Program

14
 16

Kepala Sub Bagian Anggaran dan Penyusunan Program

memiliki tugas dan fungsi, diantaranya :

a. Mengumpulkan dan mengelola data-data untuk penyusuna

RKA, DPA dan DPPA DPRD dan Sekretariat DPRD;

b. Menyusun RKA, DPA dan DPPA DPRD dan Sekretariat

DPRD;

c. Melaksanakan Koordinasi dengan Instansi terkait dalam

rangka Penyusunan Anggaran dan DPPA;

d. Mengumpulkan dan mengolah data-data untuk penyusunan

rencana kerja dan rencana kegiatan DPRD dan Sekretariat

DPRD;

e. Menyusun rencana kerja dan rencana kegiatan DPRD dan

Sekretariat DPRD;

f. Menyusun Penetapan Kinerja serta Rencana Strategis

(RENSTRA) Sekretariat DPRD;

g. Mengevaluasi dan Menyusun Laporan Akuntabilitas Kinerja

Instansi Pemerintah (LAKIP) Sekretariat DPRD;

h. Menyusun laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan

tugasnya;

i. Melakukan koordinasi Kepala Bagian yang lain pada lingkup

Sekretariat DPRD ;

j. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala

Bagian Keuangan.
2) Kepala Sub Bagian Perbendaharaan

Kepala Sub Bagian Perbendaharaan memiliki tugas dan fungsi,

diantaranya :

a. Menyiapkan Surat Permintaan Pembayaran Uang Persediaan

(SPP-UP), Surat Permintaan Pembayaran Ganti Uang

Persediaan (SPP-GU), Surat Permintaan Pembayaran

Langsung (SPP-LS) untuk realisasi Anggaran DPRD dan

Sekretariat DPRD;

b. Melaksanakan penelitian dan pengujian SPP gaji, tunjangan,

lembur dan penghasilan lainnya yang dibebankan pada

Anggaran DPRD dan Sekretariat DPRD;

c. Melaksanakan Pembayaran gaji, tunjangan, lembur dan

penghasilan lainya yang dibebankan pada Anggaran DPRD

dan Sekretariat DPRD;

d. Memeriksa dan meneliti surat pertanggungjawaban (SPJ)

realisasi anggara DPRD dan Sekretariat DPRD;

e. Menyusun laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan

tugasnya;

f. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala

Bagian

g. Kepala Sub Bagian Perbendaharaan

3) Kepala Sub Bagian Akuntansi dan Pelaporan memiliki tugas dan

fungsi, diantaranya :

16
 18

a. Melaksanakan Verifikasi SPJ Administratif Keuangan;

b. Mengerjakan pembukuan semua penerimaan dan pengeluaran

Keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD;

c. Melaksanakan Penatausaan Keuangan DPRD dan Sekretariat

DPRD ;

d. Meneliti Buku Kas Penerimaan Pengeluaran terhadap posisi

Anggaran DPRD dan Sekretariat DPRD;

e. Menyusun dan melaporkan pengelolaan keuangan DPRD dan

Sekretariat DPRD;

f. Menyusun dan melaporkan Keuangan Semesteran dan Akhir

Tahun;

g. Mengumpulkan dan Menganalisa pengendalian pengadaan,

penyimpanan / pendistribusian penatausahaan Aset;

h. Merencanakan dan menyusun kebutuhan barang DPRD dan

Sekretariat DPRD;

i. Menyusun dan meniliti RTBU dengan berpedoman pada

alokasi dana;

j. Melakukan pengendalian pemanfaatan, pengamanan dan

penghapusan Aset;

k. Mempersiapkan kelengkapan Administrasi dalam rangka

pemanfaatan, pemeliharaan dan penghapusan Aset;

l. Melakukan Stok Opname barang untuk mencocokan barang

yang ada dalam persediaan;

 m. Mencatat dan membukukan segala jenis barang yang ada

dalam bidang dalam pada satu daftar Inventaris barang;

n. Mengevaluasi dan pelaporan tugas pokok dan fungsinya;

o. Melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh Kepala Bagian.

4) Kepala Bagian Persidangan dan Perundang – undangan

Kepala Bagian Persidangan dan Perundang – undangan

memiliki tugas dan fungsi, diantaranya :

a. Menyusun rapat-rapat DPRD;

b. Menyiapkan rencana jadwal kegiatan, rapat-rapat dan rencana

peninjauan maupun koordinasi/konsultasi DPRD;

c. Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan antar alat

kelengkapan DPRD;

d. Memfalitasi penyusunan Peraturan Daerah dan Produk Hukum

DPRD;

e. Menghimpun seluruh Peraturan Daerah dan Produk Hukum

DPRD;

f. Menyusun notulen dan Risalah rapat-rapat DPRD;

g. Memfalitasi pelaksanaan kegiatan peningkatan Sumber Daya

Manusia (SDM) bagi Pimpinan dan Anggota DPRD;

h. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris

DPRD

Bagian Persidangan dan Perundang – undangan terbagi

menjadi 3 Sub Bagian, diantaranya :

18
 20

1) Kepala Sub Bagian Perundang – Undangan memiliki tugas dan

fungsi, diantaranya :

a. Menyiapkan bahan kajian, penyusunan, pembahasan Peraturan

Daerah dan Produk Hukum DPRD maupun Keputusan

Sekretariat DPRD;

b. Menyusun Produk Hukum DPRD dan keputusan Sekretariat

DPRD;

c. Menyiapkan bahan penyusun dan pembahasan rancangan

Peraturan Daerah;

d. Memfasilitasi penyusunan rancangan Peraturan Daerah

Inisiatif DPRD;

e. Menyediakan bahan Peraturan Perundang-undangan sesuai

dengan perkembangan hukum dan peraturan perundang-

undangan;

f. Menggandakan produk-produk hukum DPRD;

g. Menyiapkan dan mendistribusikan Peraturan Daerah dan

produk-produk hukum DPRD;

h. Memfasilitasi kegiatan Tenaga Ahli dan Tim Ahli/Pakar

DPRD;

i. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala

Bagian Persidangan dan Perundang-undangan sesuai dengan

tugas dan fungsinya.

2) Kepala Sub Bagian Rapat dan Risalah memiliki tugas dan fungsi,

diantaranya :

a. Menyusun rencana program rapat-rapat paripurna DPRD;

b. Menyiapkan bahan-bahan rapat paripurna DPRD;

c. Menyusun rancangan sambutan jalannya rapat paripurna

DPRD untuk Pimpinan DPRD;

d. Menyusun dan menggandakan risalah rapat paripurna DPRD

termasuk dokumen lainnya;

e. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala

Bagian Persidangan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

3) Kepala Sub Bagian Alat kelengkapan DPRD memiliki tugas dan

fungsi, diantaranya :

a. Menyiapkan surat-surat untuk kegiatan Pimpinan DPRD,

Panitia Musyawarah, Panitia Anggaran, Badan Kehormatan,

Badan Pembentukan Perda dan Panitia Khusus DPRD;

b. Menyusun rencana jadwal rapat-rapat dan memfasilitasi

kunjungan kerja / peninjauan maupun koordinasi/konsultasi

Pimpinan DPRD, Badan Musyawarah, Badan Anggaran,

Badan Kehormatan, Badan Pembentukan Perda dan Panitia

Khusus DPRD bersama-sama Sub Bagian Terkait;

c. Menyusun rencana jadwal rapat-rapat dan kegiatan kunjungan

kerja / peninjauan maupun koordinasi/konsultasi komisi;

20
 22

d. Melaksanakan catatan Rapat / Notulen kunjungan kerja /

peninjauan komisi;

e. Menyiapkan surat-surat pada Instansi terkait dalam menunjang

pelaksanaan rapat koordinasi kegiatan komisi;

f. Menyiapkan bahan-bahan rapat Pimpinan DPRD, Badan

Musyawarah, Badan Anggaran, Badan Kehormatan, Badan

Pembentukan Perda dan Panitia Khusus DPRD;

g. Munyusun notulen rapat Pimpinan DPRD, Badan

Musyawarah, Badan Anggaran, Badan Kehormatan, Badan

Pembentukan Perda dan Panitia Khusus DPRD;

h. Menyusun Laporan kegiatan komisi dan alat kelengkapan

DPRD;

i. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala

Bagian Persidangan dan Perundang-Undangan sesuai dengan

tugas dan fungsinya.

4) Kepala Bagian Humas, Protokol, dan Layanan Aspirasi

Kepala Bagian Humas, Protokol, dan Layanan Aspirasi

memiliki tugas dan fungsi, diantaranya :

a. Mempersiapkan rencana acara jadwal kegiatan serta perjalanan

dinas Pimpinan dan Penerimaan tamu;

b. Pengkoordinasian dengan Instansi terkait dalam rangka

kegiatan Pimpinan dan Tamu ke Daerah;

c. Penyediaan bahan informasi untuk kegiatan Pimpinan DPRD;

d. Pelaksanaa fasilitasi kegiatan pers dan media massa dengan

Pimpinan DPRD;

e. Pelaksanaan pelayanan aspirasi masyarakat, pemantauan tidak

lanjut aspirasi serta evaluasi dan pelaporan kegiatan layanan

aspirasi;

f. Penyusunan telaah sebagai bahan pertimbangan pengambilan

kebijakan;

g. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Sekretaris DPRD

sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Kepala Bagian Humas, Protokol, dan Layanan Aspirasi

terbagi menjadi 3 Sub Bagian, diantaranya :

1) Kepala Sub Bagian Humas dan Protokol

Kepala Sub Bagian Humas dan Protokol memiliki tugas

dan fungsi, diantaranya :

a. Menyiapkan rencana acara, jadwal kegiatan serta perjalanan

Dinas Pimpinan dan Penerimaan tamu;

b. Menyiapkan dan mengatur tata ruang dan tata tempat

pelaksanaan rapat dinas, upacara serta resepsi Pimpinan dan

tamu;

c. Mengadakan koordinasi dengan instansi terkait dalam

rangka kegiatan Pimpinan dan tamu ke Daerah;

d. Menyiapkan kebutuhan dan perlengkapan protokol

Pimpinan, baik dalam acara dinas maupun perjalanan dinas;

22
 24

e. Mencatat jadwal kegiatan Pimpinan yang meliputi kegiatan

rapat, upacara, resepsi, kunjungan kerja dan penerimaan

tamu;

f. Menyiapkan laporan tentang maksud dan tujuan kunjungan

kerja dan penerimaan tamu;

g. Menyiapkan dan menyediakan tanda kenang-kenangan oleh

Pimpinan, baik dalam bentuk souvenir maupun karangan

bunga;

h. Melaksankan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala

Bagian Humas, Protokol dan Layanan Aspirasi sesuai

dengan tugas dan fungsinya.

2) Kepala Sub Bagian Perpustakaan, Dokumentasi, dan Publikasi

Kepala Sub Bagian Perpustakaan, Dokumentasi dan

Publikasi memiliki tugas dan fungsi, diantaranya :

a. Mengolah dan menyediakan bahan-bahan informasi untuk

kegiatan Pimpinan DPRD;

b. Melakukan pengelolaan informasi media pers, pelayanan

informasi, informasi media dan internet;

c. Menyiapkan bahan-bahan dalam rangka penyelenggaraan

pameran;

d. Melakukan pelayanan dan pengelolaan perpustakaan dinas

di lingkungan Sekretariat DPRD;

 e. Memfasilitasi kegiatan pers dan media masa dengan

Pimpinan DPRD;

f. Melakukan pendokumentasian rangkaian kegiatan Pimpinan

DPRD dalam bentuk foto, rekaman dan visualisasi;

g. Menghimpun dan menyusun dokumentasi Pimpinan DPRD

dalam bentuk foto, rekaman dan visualisasi;

h. Menghimpun dan mendokumentasikan foto dan naskah-

naskah pidato Pimpinan DPRD;

i. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala

Bagian Humas, Protokol dan Layanan Aspirasi sesuai

dengan tugas dan fungsinya.

3) Kepala Sub Bagian Layanan Aspirasi

Kepala Sub Bagian Layanan Aspirasi memiliki tugas dan

fungsi, diantaranya :

a. Melaksanakan penyusunan bahan layanan aspirasi;

b. Melaksanakan pelayanan aspirasi masyarakat;

c. Melaksanakan pemantauan tindak lanjut aspirasi;

d. Melaksanakan evaluasi dan pelaporan kegiatan layanan

aspirasi;

e. Melaksanakan penyusunan telaah sebagai bahan

pertimbangan pengambilan kebijakan;

f. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait;

24
 25

Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Humas,

Protokol dan Layanan Aspirasi sesuai dengan tugas dan fungsinya.

 26

BAB III

PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

3.1 Bidang Kerja

Praktikan melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKL) Di Kantor

Sekretariat DPRD Kabupaten Lamongan Tepatnya di Jl. Basuki Rahmad

No. 43-49 Sukomulyo, Kec. Lamongan, Kab. Lamongan, Jawa Timur.

Selama Dua Puluh Tujuh Hari terhitung sejak tanggal 18 Januari 2021

Sampai Dengan 13 Februari 2021, Dilaksanakan Selama 5 hari kerja,Yaitu

Senin sampai Jum’at Pukul 08.00-14.00 WIB.

Praktikan ditempatkan di Bagian Keuangan dan diberikan tugas :

1. Membantu mencatat Register manual SPP.

2. Membantu mencatat Register manual SPM.

3. Membantu Fotocopy Berkas.

3.2 Pelaksanaan Kerja

Adapun Cara melakukan tugas-tugas yang tertera diatas ialah :

1. Membantu mencatat Register manual SPP.

Mengambil Data Surat Perintah Pembayaran (SPP) yang akan dicatat,

Dan mencatat kembali di buku Laporan SPP sesuai data yang ada.

2. Membantu mencatat Register manual SPM.

Mengambil Data Surat Permintaan Membayar (SPM) yang akan

dicatat, Dan mencatat kembali di buku Laporan SPM berdasarkan data

yang valid.
 28

3. Membantu Fotocopy Berkas.

Membantu menyiapkan file dokumen yang akan di

gandakan / di fotocopy menjadi beberapa file dokumen untuk

keperluan laporan bulanan.

3.3 Kendala Yang Dihadapi

Selama Praktek Kerja Lapangan (PKL) Dilaksanakan dan penulis

melaksanakan pekerjaan sesuai arahan dari pembimbing, Penulis selalu

berusaha untuk mengerjakan setiap tugas dari para staff bagian keuangan

dengan baik, Namun tentu saja tidak semua rencana pekerjaan dapat

terlaksana semua dengan sempurna, Pasti ada saja tantangan baru dalam

setiap hal yang dilakukan. Terdapat beberapa kendala yang dihadapi oleh

penulis, Antara lain:

1. Terkendala pemahaman terhadap lingkungan kerja dan Proses

adaptasi.

2. Dalam menyelesaikan tugas yang diberikan, Praktikan

membutuhkan waktu untuk memahami tugas-tugas baru yang

diberikan dari para staff karena terdapat beberapa tugas yang

belum difahami .

3. Adanya beberapa pekerjaan yang tidak dipelajari praktikan

selama duduk di bangku perkuliahan, sehingga hal tersebut

menghambat waktu pekerjaan praktikan dalam

menyelesaikannya.
 29

3.4 Cara Mengatasi Kendala

Hambatan yang praktikan hadapi tidak membuat praktikan menyerah,

Justru praktikan harus menghadapi tantangan baru dalam menghadapi segala

kendala-kendala tersebut. Diperlukan Usaha untuk menghadapi kendala-

kendala tersebut agar praktikan dapat mencapai tujuan. Berikut adalah cara

yang praktikan lakukan dalam menghadapi kendala yang ditemui dilapangan.

a. Praktikan berusaha beradaptasi dengan semua staff dan belajar

bagaimana cara berkomunikasi yang baik serta bekerja sama

dengan staff lainnya ini juga sangat bermanfaat bagi praktikan agar

menjadi pembelajaran disaat praktikan sudah didalam dunia kerja

nantinya.

b. Praktikan meminta Contoh dari tugas yang telah dikerjakan para

staff ,Misalnya untuk Penulisan Register bagian mana saja yang

perlu ditulis dan tidak perlu ditulis.

c. Adanya beberapa pekerjaan yang tidak dipelajari praktikan selama

duduk dibangku perkuliahan, membuat praktikan harus inisiatif

untuk belajar mengenai bidang lain. Hal ini menuntun praktikan

untuk bisa memiliki kemampuan dibidang lain tanpa mengurangi

produktifitas kerjanya.
 BAB IV

SIMPULAN

4.1 Kesimpulan

Praktik kerja lapangan (PKL) Merupakan kegiatan dalam

Mengaplikasikan Semua ilmu yang telah didapat selama proses tatap muka

dalam perkuliahan, Tidak hanya itu Dengan adanya kegiatan ini maka

mahasiswa diharapkan mampu mengenal lebih jauh kondisi serta gambaran

dari lingkungan kerja sebuah instansi maupun perusahaan.

Berdasarkan dari hasil Laporan praktik kerja lapangan (PKL) di

kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Lamongan dapat diperoleh kesimpulan

antara lain:

a. Praktik yang dilaksanakan di Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten

Lamongan memberikan pengalaman baru kepada praktikan untuk

menghadapi dunia kerja yang sesungguhnya.

b. Mengaplikasikan ilmu yang didapat selama perkuliahan, Sehingga

praktikan dapat melihat hasil penerapan teori teori yang selama ini

dipelajari langsung dengan mempraktikannya dalam dunia pekerjaan.

c. Praktikan dapat membandingkan teori antara teori yang didapatkan

diperkuliahan dengan Praktek Kerja Lapangan.

30
 31

4.2 Saran-Saran

Setelah Praktikan menarik kesimpulan dari pelaksanaan Praktek Kerja

Lapangan di Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Lamongan, maka praktikan

mencoba memberikan saran-saran yang berkaitan dengan pelaksanaan Praktik

Kerja Lapangan dengan harapan dapat bermanfaat bagi praktikkan

selanjutnya dan Kampus ITB AD Lamongan. Agar dalam pelaksanaan PKL

yang berikutnya dapat diterapkan lebih baik lagi. Saran- saran yang praktikan

berikan antara lain adalah sebagai berikut :

a. Praktikan Selanjutnya.

1. Menjunjung tinggi nama baik ITB AD Lamongan dengan cara

menjaga sopan santun selama melaksanaan PKL di tempat mahasiswa

Praktek.

2. Aktif dalam setiap tugas yang diberikan dan jangan malu bertanya bila

mengalami kesulitan ataupun tugas yang belum dipahami.

3. Bekerjasama dengan para staff agar menjadikan suasana kerja

nyaman.

b. Kampus ITB AD Lamongan.

1. Memperluas jaringan kerjasama dalam hal penerimaan Mahasiswa

Praktik Kerja Lapangan (PKL) dengan beberapa instansi baik

pemerintah maupun swasta terkait bidang studi perpajakan sehingga

Mahasiswa mendapatkan kemudahan dalam mencari tempat PKL.

2. Memberikan pembekalan dan bimbingan pada mahasiswa terkait

program PKL agar memiliki persiapan dalam melaksanakan PKL.

 DAFTAR PUSTAKA

Astray, T.V. 2011.  How Do Consumers Make Their Purchase Decisions Between

Genuine and Counterfeit Products? Thesis, The University ofGuelph

Izna  Faruq Membuat Analisis SWOT: Pengertian, Manfaat dan Contoh

Penerapannya  https://centrausaha.com/analisis-swot/

Rangkuti, F. 2016. Teknik Membedah Kasus Bisnis Analisis SWOT Cara

Perhitungan Bobot, Rating, dan OCAI . Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama

Darmawan, Bagus., 2018. Laporan Praktek Kerja Lapangan dan Manajemen

Safety Office ITB Ahmad Dahlan Lamongan

32
 LAMPIRAN-LAMPIRAN

1. Lampiran Surat izin PKL

33
 33

2. Lampiran Surat Balasan dari Kantor Sekretariat DPRD

 34

3. Lampiran Daftar Hadir PKL

35
 36

4. Lampiran Daftar Nilai PKL

 37

5. Lampiran Log Kegiatan PKL

38
39
 40

6. Lampiran Dokumentasi PKL

Mencatat Register manual SPP

Mengatur data yang akan difotocopy

 41

Berkas Fotocopy

Register manual SPM

 42

Suasana Penempatan PKL

Perpisahan dan pemberian cinderamata

43