Komunikasi, Konsultasi, & Partisipasi

OUTLINE
01 TUJUAN

02 DASAR REGULASI

03 KONSEP/ FILOSOFI

04 PANDUAN PENYUSUNAN

05 TIPS PENYUSUNAN
01 TUJUAN (workshop)
1. Memahami mengapa perlunya komunikasi,
konsultasi, dan partisipasi dalam penerapan
SMKP
2. Persyaratan regulasi terkait dengan
Komunikasi, Konsultasi, Partisipasi
3. Konsep dari Komunikasi, Konsultasi,
Partisipasi
4. Bagaimana cara mengelola komunikasi,
konsultasi, dan partisipasi
02 DASAR REGULASI Organisasi KP
Komunikasi
pemegang IUP, IUPK, IUP Operasi Produksi khusus untuk
Pengolahan dan/atau Pemurnian, IPR, dan IUJP
menyusun, menetapkan, dan menerapkan mekanisme
untuk mengkomunikasikan hal-hal yang memiliki
dampak terhadap Keselamatan Pertambangan kepada
pihak-pihak terkait, baik kepada internal pemegang IUP,
IUPK, IUP Operasi Produksi khusus untuk Pengolahan dan/
atau Pemurnian, IPR, dan IUJP maupun pihak eksternal
terkait.
02 DASAR REGULASI (lanjutan)
pemegang IUP, IUPK, IUP Operasi Produksi khusus untuk
Pengolahan dan/ atau Pemurnian, IPR, dan IUJP
memastikan semua informasi yang berkaitan dengan
permasalahan Keselamatan Pertambangan yang
disampaikan telah dilakukan dengan tepat dan benar,
dengan menggunakan berbagai macam metode yang
disesuaikan dengan jenis informasi yang akan
disampaikan, target, atau sasaran yang akan diberikan
informasi, serta didokumentasikan.
02 DASAR REGULASI (lanjutan)
pemegang IUP, IUPK, IUP Operasi Produksi khusus untuk
Pengolahan dan/atau Pemurnian, IPR, dan IUJP
mengomunikasikan apabila terjadi kecelakaan tambang,
kejadian berbahaya, kejadian akibat penyakit tenaga kerja,
Penyakit Akibat Kerja, kondisi darurat lainnya yang terjadi,
dan hal-hal yang memiliki dampak terhadap keselamatan
Pertambangan, baik di dalam pemegang IUP, IUPK, IUP
Operasi Produksi khusus untuk Pengolahan dan/ atau
Pemurnian, IPR, dan IUJP maupun pemegang IUP, IUPK,
IUP Operasi Produksi khusus untuk Pengolahan dan/ atau
Pemurnian, IPR, dan IUJP lainnya.
02 DASAR REGULASI (lanjutan)
Penyusunan, Penerapan, dan Pendokumentasian Partisipasi,
Konsultasi, Motivasi, dan Kesadaran.

1) KTT atau PTL menyusun, menerapkan, dan

mendokumentasikan prosedur untuk partisipasi, konsultasi,
motivasi, dan kesadaran Pekerja dalam penerapan SMKP Minerba
atau SMKP khusus pada Pengolahan dan/ atau Pemurnian; dan
2) KTT atau PTL melaksanakan program partisipasi, konsultasi,
motivasi, dan kesadaran dengan melibatkan Pekerja maupun pihak
lain yang terkait di dalam penerapan dan pengembangan SMKP
Minerba atau SMKP khusus pada Pengolahan dan/atau Pemurnian.
02 DASAR REGULASI (lanjutan)
Kampanye
pemegang IUP, IUPK, IUP Operasi Produksi khusus untuk
Pengolahan dan/atau Pemurnian, dan IPR menetapkan tujuan,
sasaran, dan program kampanye.
02 DASAR REGULASI (lanjutan)
Agar kampanye yang dilakukan tepat sasaran, maka substansi kampanye disusun
dengan mempertimbangkan faktor-faktor sebagai berikut.
1) peraturan perundang-undangan dan standar yang berlaku;
2) persyaratan lainnya yang terkait;
3) keterkaitan dan integrasi dengan program keselamatan secara umum;
4) pengenalan dan pemahaman hambatan dan tantangan yang berkaitan
dengan isu keselamatan kerja Pertambangan;
5) hasil evaluasi kinerja Keselamatan Pertambangan;
6) hasil inspeksi dan investigasi;
7) hasil Manajemen Risiko; dan
8) level kompetensi Pekerja.
.
02 DASAR REGULASI (lanjutan)
Kampanye dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan dan
tidak terbatas pada Bulan K3 Nasional. Bentuk-bentuk kampanye dapat berupa:
1) upacara Keselamatan Pertambangan;
2) seminar dan workshop Keselamatan Pertambangan;
3) perlombaan tentang Keselamatan Pertambangan;
4) penghargaan terhadap implementasi Keselamatan Pertambangan;
5) sosialisasi Keselamatan Pertambangan;
6) poster dan spanduk; dan/atau
7) kegiatan lainnya dalam rangka menggugah kesadaran keselamatan kerja
Pertambangan.
.
 02 DASAR REGULASI (lanjutan)
Pelaksanaan kampanye dievaluasi secara berkala, paling
sedikit meliputi evaluasi terhadap pelaksanaan dan
pencapaian kampanye. Hasil evaluasi kampanye
ditindaklanjuti untuk menjadi dasar perbaikan
berkelanjutan.
.
02 Penilaian Audit
02 Penilaian Audit
Pengelolaan Komunikasi, Konsultasi,
Partisipasi
Perencanaan
Komunikasi, Konsultasi, Partisipasi
Strategi Komunikasi, Konsultasi, Partisipasi
Manajemen Puncak memiliki akuntabilitas terhadap terlaksananya proses komunikasi yang efektif
yang merupakan salah satu faktor penentu tercapainya hasil yang diinginkan dari penerapan SMKP.
Akuntabilitas ini adalah upaya dalam mewujudkan visi, misi dan nilai perusahaan melalui komitmen
antara lain:
1) Komitmen untuk mengikutsertakan pihak yang berkepentingan dalam dialog
2) Komitmen untuk mengungkapkan informasi tentang kinerja K3 nya
3) Pentingnya komunikasi terkait keselamatan pertambangan internal dan eksternal dalam organisasi
4) Komitmen untuk menerapkan kebijakan dan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan
5) Komitmen untuk mengelola risiko keselamatan pertambangan terkait dengan bahayanya.
6) Pemberdayaan, pemberi teladan, dan empahty
7) Komitmen dalam program-program recognisi, perbaikan berkelanjutan, dan program-program
lainnya yang mendukung, termasuk penyediaan sumber daya yang dibutuhkan
Pengembangan Tujuan dan Sasaran
Pertimbangan dalam penetapan tujuan dan sasaran komunikasi:
• Isu keselamatan pertambangan spesifik terhadap akitivitas, produk, dan jasa dari
perusahaan
• kewajiban penaatan
• Menyediakan informasi dan mendorong pemahaman oleh pihak yang berkepentingan
tentang bahaya, risiko dan kinerja Keselamatan pertambangan
• Memenuhi harapan pihak yang berkepentingan terkait informasi
Pengembangan Tujuan dan Sasaran
Pertimbangan dalam penetapan tujuan dan sasaran komunikasi:
• Membangun dialog berkelanjutan tentang keselamatan pertambangan
• Meminimalkan konflik internal dan eksternal
• Meningkatkan kredibilitas dan reputasi organisasi
• Meningkatkan pemahaman publik dan reputasi lingkungan hidup dari produk dan jasa
organisasi
• Mendorong inovasi dan kreativitas pekerja
Pembuatan program
• Hal-hal yang harus diperhatikan saat pembuatan program
a. Apa yang akan dikomunikasikan
b. Kapan akan dikomunikasikan
c. Kepada siapa akan dikomunikasikan:
d. Bagaimana mengkomunikasikannya.
Mengidentifikasi Informasi (apa yg dikomunikasikan)
• Visi, Misi, Nilai perusahaan
• Kebijakan KP, praktik manajemen dan pemantauan kinerja
• Register bahaya dan risiko dari aktivitas, produk dan jasa organisasi
• Daftar dari indikator KP(leading indikator/ lagging indicator)
• Catatan kepatuhan terhadap kewajiban penaatan yang relevan dan yang dipilih untuk dipatuhi.
• Laporan rutin untuk instansi terkait
• Tugas tanggung jawab, wewenang akuntabilitas (uraian jabatan)
• Standar Kompetensi kerja
• Struktur organisasi fungsional KP
Mengidentifikasi Informasi (apa yg dikomunikasikan)
• Rencana, catatan dan panduan tentang tanggap darurat, dan respons terhadap kecelakaan.
• Data dari evaluasi kinerja KP
• Informasi yang dikumpulkan secara rutin dan sesekali, seperti laporan dari fasilitas yang berlokasi
di area tertentu, pemantauan dan pengukuran, data yang diperlukan dan laporan analisis, contoh:
hasil inspeksi, hasil MCU, hasil pengukuran lingkungan kerja, hasil internal audit
• Manual, rekaman dan panduan terkait pelatihan pekerja tentang penangan material yang aman
(MSDS)
• Informasi dari komunitas dan media informasi lainnya terkait isu KP yang penting yang memiliki
pengaruh terhadap organisasi, cth: kotak saran, laporan kecelakaan, laporan Tindakan tidak aman,
SAP, dll
Target Audiens (kepada siapa)
Dalam merencanakan kegiatan komunikasi, konsultasi, dan partisipasi organisasi harus
mengidentifikasi kelompok sasaran (target audiens) yang merupakan pihak-pihak yang
berkepentingan.
Pihak-pihak yang berkepentingan dalam SMKP.
• Karyawan ( top, middle, Pengawas, pekerja)
• Otoritas hukum dan regulator (daerah, provinsi, nasional, internasional).
• Organisasi diatas perusahaan/ kantor induk apabila ada
• Pemasok, kontraktor, subkontraktor.
• Perwakilan karyawan/ serikat pekerja
• Pemilik perusahaan, pemilik saham, klien, tamu, komunitas lokal, perusahaan di sekitar, dan
publik.
• Pelanggan, jasa kesehatan, media, institusi akademis, asosiasi bisnis, lembaga swadaya
masyarakat.
• Organisasi kesehatan dan keselamatan kerja dan lingkungan hidup, profesional dalam K3
Perencanaan Program (bagaimana)
Hal-hal yang harus dipertimbangkan dalam pemilihan program:
• Rencana konsisten dengan kebijakan perusahaan
• Kegiatan yang mendorong komunikasi dua arah
• Kegiatan yang mempromosikan konsensus dengan pihak yang berkepentingan
• Kegiatan yang menawarkan kesempatan untuk menjangkau dan berinteraksi dengan
target audiens dan berpotensi memahami harapannya
• Kegiatan yang memberikan peluang untuk mencegah kecelakaan dan peningkatan
kinerja
• Kegiatan yang pada isu-isu kunci/penting
• Kegiatan yang memberikan informasi dikhususkan untuk target audience
Perencanaan Program(lanjutan)
Kriteria yang digunakan dalam melakukan pemilihan program:
• Kegiatan yang mudah dalam implementasinya
• Kegiatan yang memberikan transfer informasi dengan biaya yang murah
• Kegiatan yang mudah diperbaharui
• Kegiatan yang dapat diukur keefektifitasannya
• Kegiatan yang menjadi sarana yang bagus untuk pengajaran
• Kegiatan yang menciptakan suasana yang konstruktif
• Kegiatan yang efektif untuk mendapatkan publisitas atau meningkatkan kesadaran publik
Perencanaan Komunikasi, Konsultasi dan
Partisipasi saat kondisi gawat darurat.
Hal -hal yang harus direncanakan terkait dengan komunikasi, konsultasi, dan partisipasi saat kondisi
gawat darurat adalah:
• Skenario insiden/kecelakaan potensial
• Kemungkinan populasi (manusia, hewan, tumbuhan) yang terpapar bahaya dan risiko dan
kerentanannya.
• Tindakan mitigasi yang telah ditetapkan
• Risiko KP yang mungkin diprediksi terjadi secara lokal atau dalam skala yang lebih besar.
• Media dan metode yang dapat digunakan untuk menginformasikan kepada pekerja/ penduduk yang
terkena dampak tentang apa yang harus dilakukan.
Perencanaan Komunikasi, Konsultasi dan Partisipasi saat
kondisi gawat darurat.(lanjutan)
• Pesan yang dibuat khusus untuk audiens tertentu.
• Infrastruktur yang akan digunakan saat tanggap darurat.
• Pengkomunikaisan penugasan tanggung jawab dan wewenang untuk berkomunikasi selama krisis
dan memberi informasi kepada pihak yang berkepentingan,
• Panduan atau persyaratan dari pihak berwenang, atau asosiasi, atau praktik terbaik.
• Pelatihan/ simulasi/ drill dan atau Latihan lanjutan .
• Reaksi terhadap liputan media negatif.
• Persyaratan dan konsekuensi hukum yang relevan.
Pelaksanaan
Komunikasi, Konsultasi, Partisipasi
Pertimbangan dalam pelaksanaan
• Menetapkan penanggung jawab, baik dari dalam perusahaan atau yang bekerja untuk
perusahaan, untuk menjalankan fungsi sebagai juru bicara dan sumber media.
• Mempertimbangkan apakah menggunakan pihak ketiga atau konsultan untuk mengolah
informasi yang akan dikomunikasikan.
• Secara aktif mempromosikan dan menanggapi masukan dan umpan balik
• Menginformasikan sebelumnya kepada pihak berkepentingan dan meminta review
sebelum melakukan publikasi terhadap isu-isu penting
Pertimbangan dalam pelaksanaan
• Memastikan bahwa waktu komunikasi sesuai dengan kegiatan internal, siklus bisnis
proses, kegiatan eksternal, ketersediaan dan kepentingan pihak yang berkepentingan.
• Mempertimbangkan apakah menggunakan jasa fasilitator atau mediator.
• Menghindari penggunaan jargon, atau informasi yang terlalu bersifat teknis dan informasi
yang tidak konsisten.
• Terbuka terhadap beragam kemungkinan pendekatan komunikasi yang diinformasikan
oleh pihak yang kepentingan dan target audiens.
Pemantauan dan Evaluasi
Komunikasi, Konsultasi, Partisipasi
Evaluasi Program
Kriteria yang digunakan dalam melakukan evaluasi program:
• Kebijakan Keselamatan pertambangan
• Ketercapaian tujuan dan sasaran komunikasi KPLH
• Kualitas dan kesesuaian informasi yang disediakan kepada target audiens dan aktivitas
komunikasi
• Cara dan metode komunikasi dijalankan.
• Respon atau umpan balik dari pihak yang berkepentingan
• Apakah program telah mendorong dialog yang efektif dan bermanfaat dengan target
audiens.
Evaluasi Program(lanjutan)
Kriteria yang digunakan dalam melakukan pemilihan program:
• Apakah program memenuhi kebutuhan dan harapan dari target audiens.
• Apakah target audiens tahu bahwa mereka didengar dan disadarkan tentang bagaimana
input mereka akan digunakan .
• Apakah target audiens memahami tujuan dan isi komunikasi .
• Apakah tindak lanjut yang sesuai diberikan untuk masalah yang diangkat oleh target
audiens.
Tindak Lanjut
Komunikasi, Konsultasi, Partisipasi
Tindak lanjut perbaikan dan Peningkatan
Top Manajemen harus melakukan tinjauan terhadap komunikasi, konsultasi dan partisipasinya. Tinjauan
harus termasuk menilai peluang untuk perbaikan dan kebutuhan untuk perubahan, termasuk strategi ke
depannya

Dalam menentukan kebutuhan akan perubahan dalam strategi dan aktivitas , manajemen puncak harus
mempertimbangkan:
• Penilaian akan kecukupan sumber daya yang disediakan untuk komunikasi, konsultasi dan partisipasi
• Penilaian terhadap hasil dari data yang telah dikumpulkan terkait dengan penerapan komunikasi.
• Membedakan antara peningkatan yang diperlukan untuk informasi yang diberikan kepada pihak yang
berkepentingan (termasuk proses pengembangan informasi) terhadap proses komunikasi (termasuk
pendekatan yang diambil).