SubBab : Pelatihan dan Pengembangan Karyawan (A) & Mengelola Program Perubahan

Organisasi (B)
A. Mengorientasikan dan Mengarahkan Karyawan Baru
Memilih karyawan dengan hati-hati tidak menjamin mereka akan bekerja secara efektif.
Bahkankaryawan berpotensi tinggi tidak dapat melakukan pekerjaan mereka jika mereka tidak tahu apa
yang harus dilakukan atau bagaimana melakukannyalakukan. Tujuan dari orientasi dan pelatihan adalah
memastikan karyawan Anda mengetahui apa yang harus dilakukan dan bagaimana melakukannya.
Departemen sumber daya manusia biasanya mendesainorientasi dan program pelatihan, tetapi supervisor
melakukan sebagian besar orientasi dan pelatihan hari ini. Oleh karena itu, setiap manajer harus tahu
bagaimana mengarahkan danmelatih karyawan. Kami akan mulai dengan orientasi.
1. Tujuan Orientasi / Onboarding Karyawan
Orientasi karyawan (atau orientasi) memberi karyawan baru informasi latar belakang dasar (seperti
kata sandi komputer dan aturan perusahaan) yang mereka butuhkan melakukan pekerjaan mereka;
idealnya itu juga membantu mereka mulai menjadi terikat secara emosional dan terlibat dalam perusahaan
Manajer ingin mencapai empat hal saat mengarahkan karyawan baru:
a. Buat karyawan baru merasa diterima dan di rumah serta menjadi bagian dari tim.
b. Pastikan karyawan baru memiliki informasi dasar untuk berfungsi secara efektif,seperti akses
email, kebijakan dan manfaat personalia, dan ekspektasi terkaitperilaku kerja.
c. Bantu karyawan baru memahami organisasi dalam arti luas (masa lalu,sekarang, budaya, dan
strategi dan visi masa depan).
d. Mulailah mensosialisasikan orang tersebut ke dalam budaya perusahaan dan cara melakukan
sesuatuMisalnya, program orientasi "warisan dan budaya" Klinik Mayomenekankan nilai-nilai
inti Mayo Clinic seperti kerja tim, tanggung jawab pribadi,integritas, layanan pelanggan, dan
saling menghormati.
2. Proses Orientasi
Lamanya program orientasi tergantung pada apa yang Anda liput. Sebagian besar membutuhkan
waktu beberapa jam. Spesialis sumber daya manusia (atau, di perusahaan kecil, manajer
kantor)melakukan bagian pertama orientasi dengan menjelaskan hal-hal mendasar seperti bekerjajam dan
manfaat. Kemudian supervisor melanjutkan orientasi dengan menjelaskanorganisasi departemen,
memperkenalkan orang tersebut kepada rekan barunya,membiasakannya dengan tempat kerja, dan
mengurangi kegelisahan di hari pertama. Di aminimal, orientasi harus memberikan informasi tentang hal-
hal seperti karyawantunjangan, kebijakan personalia, langkah-langkah keselamatan dan peraturan, dan
fasilitas wisata; 5karyawan baru harus menerima (dan menandatangani) karyawan cetak atau berbasis
Internetbuku pegangan yang mencakup hal-hal seperti itu. Di sisi lain, perusahaan kecantikan L’Oreal
Program orientasi membutuhkan waktu sekitar 2 tahun. Ini termasuk pelatihan khusus dandiskusi meja
bundar, pertemuan dengan orang dalam utama, pembelajaran di tempat kerja, individupendampingan, dan
pengalaman khusus seperti kunjungan lokasi.
Pengawas harus waspada. Tindak lanjuti dan dorong karyawan baru untuk terlibat dalam aktivitas
(seperti istirahat dengan rekan kerja) yang memungkinkan mereka untuk melakukannya"mempelajari
segala sesuatu." Khusus untuk karyawan baru penyandang disabilitas, integrasi dan sosialisasi sangat
dipengaruhi oleh perilaku rekan kerja dan supervisor.
Buku pegangan karyawan Pengadilan mungkin menemukan bahwa isi buku pegangan
karyawanadalah komitmen yang mengikat secara hukum. Bahkan kebijakan buku pegangan yang
tampaknya masuk akal (sepertikarena “perusahaan tidak akan membalas karyawan yang mengemukakan
kekhawatirannyamasalah penting di tempat kerja”) dapat menjadi bumerang tanpa penyangkalan yang
tepat.Buku pegangan harus menyertakan penafian yang menyatakan “tidak ada apa-apa dalam buku
pegangan iniharus dianggap sebagai membuat kontrak yang mengikat antara pemberi kerja dan
karyawan,dan semua pekerjaan atas dasar keinginan. "Katakanlah pernyataan perusahaan itukebijakan,
manfaat, dan peraturan bukan merupakan syarat dan ketentuan suatu kontrak kerja, baik tersurat maupun
tersirat. Jangan masukkan pernyataan seperti “Tidak ada karyawan yang akan dipecat tanpa sebab” atau
pernyataan yang menyiratkan atau menyatakan itu karyawan memiliki masa kerja.
Orientasi Teknologi Pengusaha menggunakan teknologi untuk mendukung orientasi. Misalnya, di
Universitas Cincinnati, karyawan baru menghabiskan waktu sekitar 45 menit untuk onlinemempelajari
tentang misi, organisasi, serta kebijakan dan prosedur perusahaan baru mereka.IBM menggunakan
lingkungan virtual seperti Second Life untuk mendukung orientasi, khususnyauntuk karyawan di luar
negeri. Karyawan baru memilih avatar virtual, misalnya untukpelajari cara mendaftar untuk mendapatkan
keuntungan. ION Geophysical menggunakan portal onboarding onlinesolusi yang disebut RedCarpet. Ini
termasuk pesan selamat datang video streaming, danfoto dan profil rekan baru. Dengan aplikasi iPhone
Workday, pengguna dapat menelusuridirektori perusahaan mereka untuk nama, gambar, dan informasi
kontak; telepon atau emailrekan kerja secara langsung; dan melihat alamat fisik di Google Maps.
Beberapa majikantempatkan kode QR yang dapat dipindai di sepanjang perhentian tur orientasi, untuk
memberikan informasitentang setiap departemen dan perannya. Perusahaan lain "gamify" onboarding,
untukMisalnya, dengan menawarkan penghargaan dan pengakuan atas kontribusi karyawan baru.

Panduan Keterlibatan Karyawan untuk Manajer : Orientasi di Toyota

Di banyak perusahaan saat ini, orientasi lebih dari sekadar memberikan informasi dasar tentanghal-
hal seperti jam kerja.15 Orientasi di Toyota Motor Manufacturing USA menggambarkan hal ini.
Meskipun mencakup topik rutin seperti keuntungan perusahaan, tujuan utamanyaadalah melibatkan
karyawan baru Toyota dalam ideologi kualitas, kerja tim, pengembangan pribadi, komunikasi terbuka,
dan rasa saling menghormati perusahaan.16 Program awalmembutuhkan waktu sekitar 4 hari:
Hari 1: Hari pertama dimulai lebih awal dan mencakup gambaran umum program, aselamat datang di
perusahaan, dan diskusi tentang organisasi perusahaanstruktur dan departemen sumber daya manusia
oleh sumber daya manusia perusahaanWakil Presiden. Dia mencurahkan sekitar satu setengah jam
untuk membahas sejarah dan budaya Toyota, dan sekitar 2 jam untuk tunjangan karyawan.Manajer
kemudian menghabiskan beberapa jam untuk membahas komitmen Toyotakualitas dan kerja tim.
Hari 2: Biasanya hari kedua berfokus pertama pada pentingnya saling menghormati,kerja tim, dan
komunikasi terbuka di Toyota. Sisa hari mencakup topik seperti keselamatan, urusan lingkungan, dan
produksi Toyota sistem.
Hari 3: Mengingat pentingnya bekerja dalam tim di Toyota, hari ini dimulai dengan2 ½ hingga 3 jam
dikhususkan untuk pelatihan komunikasi, seperti "membuat permintaan dan memberikan umpan
balik". Sisa hari itu mencakup hal-hal seperti Metode pemecahan masalah, jaminan kualitas,
komunikasi bahaya, dan keselamatan Toyota.
Hari 4: Topik hari ini mencakup pelatihan kerja tim dan sistem saran Toyota. Sesi ini juga membahas
apa yang menjadi tanggung jawab tim kerja danbagaimana bekerja sama sebagai satu tim. Sesi sore
meliputi pelatihan pencegahan kebakaran dan pemadam kebakaran. Pada hari ke-4, karyawan
baruharus siap untuk terlibat dalam ideologi Toyota, dikhususnya misinya tentang kualitas dan nilai-
nilai kerja tim, berkelanjutanperbaikan, dan pemecahan masalah.
Intinya adalah bahwa mengarahkan karyawan lebih dari sekadar memperkenalkan merekakepada rekan
kerja baru. Bahkan tanpa program seperti Toyota, gunakan kesempatan orientasi untuk mulai
menanamkan nilai dan tradisi perusahaan kepada karyawan baruyang Anda harapkan orang tersebut akan
bertunangan.

Gambaran Umum Proses Pelatihan

 Segera setelah orientasi, pelatihan harus dimulai. Pelatihan berarti memberi karyawan baru atau saat
ini keterampilan yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka, seperti menunjukkan
pekerjaan barutenaga penjual bagaimana menjual produk Anda. Pelatihan mungkin melibatkan meminta
pemegang kerja saat ini menjelaskan pekerjaan kepada karyawan baru, atau kelas multi-minggu atau
kelas Internet. Disatu tahun terakhir, pemberi kerja menghabiskan sekitar $ 1.208 per karyawan untuk
pelatihan.
Pelatihan itu penting. Pengusaha juga semakin memanfaatkan fakta bahwa pelatihan mendorong
keterlibatan. Misalnya, Coca-Cola UK menggunakan rencana pengembangan karyawan, pelatihan,dan
pengembangan kepemimpinan untuk menarik dan mempertahankan karyawan terbaik serta menginspirasi
merekaketerikatan. Meskipun penting, pelatihan tidak bisa menghasilkan keajaiban. Salah satunya adalah
mempekerjakan orang yang berkinerja terbaik , danlainnya adalah mempekerjakan orang-orang yang
berkinerja rata-rata dan kemudian menggunakan pelatihan untuk mencoba menjadikan mereka peringkat
90 persentil.

TAHU HUKUM KETENAGAKERJAAN

Pelatihan dan Hukum
Manajer harus memahami implikasi hukum dari keputusan terkait pelatihan mereka. Sehubungan dengan
diskriminasi, Judul VII Undang-Undang Hak Sipil tahun 1964 dan undang-undang terkait mewajibkan
pengusaha menghindari tindakan diskriminatif disemua aspek dari proses manajemen sumber daya
manusia, dan itu berlaku untuk memilih karyawan mana yang akan dilatih. Pengusaha menghadapi
konsekuensi yang sama untuk mendiskriminasi individu yang dilindungi saat memilih kandidat untuk
pelatihan program seperti yang mereka lakukan dalam memilih kandidat untuk pekerjaan, atau untuk
promosi atau lainnya keputusan terkait.
Pelatihan yang tidak memadai juga dapat membuat pemberi kerja bertanggung jawab atas pelatihan
yang lalai. Seperti yang dikatakan seorang ahli, “jelas dari hukum kasus bahwa pemberi kerja gagal
untuk melatihsecara memadai dan seorang karyawan kemudian merugikan pihak ketiga, pengadilan akan
menemukanmajikan yang bertanggung jawab. " Antara lain, pemberi kerja harus mengkonfirmasi pelamar
/klaim keterampilan dan pengalaman karyawan, berikan pelatihan yang memadai (terutama jikakaryawan
bekerja dengan peralatan berbahaya), dan mengevaluasi pelatihan untuk memastikannya sebenarnya
mengurangi risiko.

Menyelaraskan Strategi dan Pelatihan

Rencana strategis pengusaha harus mengatur tujuan pelatihannya. Intinya, filetugasnya adalah untuk
mengidentifikasi perilaku karyawan yang dibutuhkan perusahaan untuk melaksanakan strateginya,dan
kemudian dari sana menyimpulkan kompetensi apa karyawan akan membutuhkan. Itu memperluas
penawarannya,dan hari ini adalah dispenser suntikan flu terbesar kedua di Amerika Serikat. Ini di dalam
tokoklinik kesehatan menyediakan perawatan medis. Misalnya, Heromendirikan Universitas Walgreens.
Ini menawarkan lebih dari 400 program yang Walgreenskaryawan dapat mengembangkan keterampilan
mereka . Misalnya, beberapa program mengembangkan keterampilan manajer toko asisten,dan praktisi
perawat klinik kesehatan di toko Walgreens dapat mengikuti kursus yang berkembangkeahlian perawatan
medis mereka.

B. Mengelola Program Perubahan Organisasi

Perusahaan sering merasa perlu untuk mengubah cara mereka melakukan sesuatu. Sebagai
contoh,Microsoft mengubah CEO-nya beberapa tahun yang lalu, kemudian melakukan reorganisasi,
mengubah strateginyatermasuk penyediaan perangkat keras (tablet, dll) serta perangkat lunak, dan dibuat
lainnya perubahan personel. Seperti di sini, perubahan organisasi dapat memengaruhi strategi
perusahaan,budaya, struktur, teknologi, atau sikap dan keterampilan karyawannya.
Membuat perubahan memang tidak pernah mudah, tetapi bagian tersulit adalah mengatasi
karyawanperlawanan. Individu, kelompok, dan bahkan seluruh organisasi cenderung menolak
perubahan,karena mereka terbiasa dengan cara biasa dalam melakukan sesuatu atau karena dianggap
mengancam pengaruhnya, misalnya.

Proses Perubahan Lewin

Psikolog Kurt Lewin merumuskan model untuk meringkas proses dasar untuk menerapkan
perubahan dengan resistensi minimal. Bagi Lewin, semua perilaku dalam organisasi begitusebuah produk
dari dua jenis kekuatan: yang berjuang untuk mempertahankan status quo dan yang lainnyamendorong
perubahan. Menerapkan perubahan dengan demikian berarti mengurangi kekuatan untuk statusquo atau
membangun kekuatan untuk perubahan. Proses Lewin terdiri dari tiga langkah:
1. Tidak Pembekuan berarti mengurangi kekuatan yang berjuang untuk mempertahankan statusquo,
biasanya dengan menghadirkan masalah atau peristiwa yang provokatif untuk membuat orang
menyadari perlunya perubahan dan mencari solusi baru.
2. Pindah berarti mengembangkan perilaku, nilai, dan sikap baru. Manajer dapat mencapai ini melalui
perubahan struktur organisasi, melalui pelatihan konvensional dan kegiatan pengembangan, dan
terkadang melalui teknik pengembangan organisasi lainnya (seperti pembangunan tim) yang akan
kita diskusikan nanti.
3. Pembekuan kembali berarti membangun penguatan untuk memastikan organisasi tidak tergelincir
kembali ke cara sebelumnya dalam melakukan sesuatu misalnya, mengubah sistem insentif.
Dalam praktiknya, untuk mengatasi sikap keras kepala karyawan, beberapa ahli menyarankan agar
manajer menggunakan proses seperti berikut ini untuk menerapkan perubahan: Untuk mewujudkan
perubahan organisasi yang diinginkan di tempat kerja:
1. Bangun rasa urgensi. Ciptakan rasa urgensi. Sebagai contoh, berikan laporan analis (fiktif) kepada
karyawan yang menggambarkan kematian perusahaan yang akan segera terjadi.
2. Memobilisasi komitmen melalui diagnosis bersama masalah. Buat tugasmemaksa untuk
mendiagnosis masalah yang dihadapi departemen atau perusahaan.Ini dapat membantu menghasilkan
pemahaman bersama tentang apa yang bisa dan harus adaditingkatkan.
3. Buat koalisi pemandu. Tidak pernah mudah untuk menerapkan perubahan besar sendirian.Karena
itu, ciptakan “koalisi pemandu” dari orang-orang berpengaruh. Mereka akan bertindak sebagai
misionaris dan pelaksana.
4. Kembangkan dan komunikasikan visi bersama tentang apa yang Anda lihat berasal
dariperubahan. Pertahankan agar visi tetap sederhana (misalnya, "Kami akan lebih cepat daripada
siapa pun dimemuaskan kebutuhan pelanggan.”), dan memimpin dengan memberi contoh.
5. Bantu karyawan membuat perubahan. Singkirkan rintangan. Misalnya, lakukankebijakan atau
prosedur saat ini membuat sulit untuk bertindak? Lakukan manajer yang keras kepala mencegah
karyawan bertindak.
6. Bidik dulu untuk pencapaian jangka pendek yang bisa dicapai. Gunakan kredibilitas dariini
untuk membuat perubahan tambahan.
7. Memperkuat cara baru dalam melakukan sesuatu dengan perubahan pada sistem perusahaandan
prosedur. Misalnya, gunakan sistem penilaian baru dan insentif untukmemperkuat perilaku baru yang
diinginkan.
8. Pantau dan nilai kemajuan. Singkatnya, ini melibatkan membandingkan di manaperusahaan atau
departemen berada di tempat yang seharusnya.
Menggunakan Pengembangan Organisasi
Di luar proses ini, ada banyak cara lain untuk mengurangi resistensi. Antarabanyak saran adalah agar
pengelola memberikan reward atau sanksi yang memanduperilaku karyawan, jelaskan mengapa
perubahan itu diperlukan, bernegosiasi dengan karyawan, memberipidato inspirasional, atau minta
karyawan untuk membantu merancang perubahan. Organisasidevelopment (OD) memanfaatkan yang
terakhir. Pengembangan organisasi adalah perubahanproses di mana karyawan merumuskan perubahan
yang diperlukan dan menerapkannya, seringkali dengan bantuan konsultan terlatih. OD memiliki
beberapa karakteristik yang membedakan:
1. Biasanya melibatkan penelitian tindakan, yang berarti mengumpulkan data tentang suatu
kelompok,departemen, atau organisasi, dan memberikan informasi kembali kepada
karyawansehingga mereka dapat menganalisisnya dan mengembangkan hipotesis tentang
kemungkinan masalah tersebutmenjadi.
2. Menerapkan pengetahuan ilmu perilaku untuk meningkatkan organisasiefektivitas.
3. Ini mengubah organisasi ke arah tertentu menuju pemberdayaan,peningkatan pemecahan masalah,
daya tanggap, kualitas kerja, dan efektivitas.
Misalnya, menurut pakar French dan Bell, salah satu metode OD, pertemuan teambuilding, dimulai
dengan wawancara konsultan setiap anggota kelompok dan pemimpin sebelum pertemuan. Mereka
ditanya apa masalah mereka,bagaimana menurut mereka fungsi kelompok, dan hambatan apa yang
menghalangi kelompok tersebutberkinerja lebih baik. Konsultan kemudian mengkategorikan data
wawancara ke dalam tema(seperti "komunikasi yang tidak memadai") dan menyajikan tema kepada grup
diawal pertemuan. Kelompok memberi peringkat pada tema dalam hal kepentingan, danyang terpenting
menjadi agenda rapat. Kelompok itu kemudian menjelajahdan membahas masalah, memeriksa penyebab
yang mendasari masalah, dan memulaimerancang solusi.
Riset survei adalah salah satu dari banyak opsi PO (lihat Tabel 8-2). Ini mengharuskan karyawan di
seluruh organisasi menyelesaikan survei sikap. Fasilitatorkemudian menggunakan data tersebut sebagai
dasar untuk analisis masalah dan perencanaan tindakan. Survei adalahcara mudah untuk mencairkan
manajemen dan karyawan perusahaan. Mereka menyediakanilustrasi grafik komparatif tentang fakta
bahwa organisasi memang memiliki masalah yang harus diselesaikan.