PT.

PINAGO UTAMA
SISTEM MANAGEMEN K3

PROSEDUR PENYIMPANAN CATATAN DAN DATA K3

NO. PU - 25

Tanggal Diterbitkan : 01 Nopember 2012

Jumlah Halaman :5
Revisi :0

Dibuat Oleh Ditinjau Oleh Disetujui Oleh

Pirdana Tiranda J. Silalahi Alexander Wilson Sutantio

Sekertaris P2K3 Ketua P2K3 Wakil Ketua P2K3 Direktur
 Doc.
PU - 25
No.
STANDAR OPERASIONAL PROCEDURE Rev.
0
No.
Issue 01 Nopember
PROSEDUR PENYIMPANAN CATATAN & Date 2012
DATA K3 Page 2 of 5
PT. PINAGO UTAMA

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL

DAFTAR ISI

1.0. TUJUAN-------------------------------------------------------------------------------------------- 3

2.0. RUANG LINGKUP------------------------------------------------------------------------------- 3

3.0. REFERENSI -----------------------------------------------------------------------------------3

4.0. DEFINISI------------------------------------------------------------------------------------------- 3

5.0. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB--------------------------------------------------------- 3

6.0. PROSEDUR---------------------------------------------------------------------------------------3

7.0. DOKUMEN KETERKAITAN-----------------------------------------------------------------5

8.0. LAMPIRAN--------------------------------------------------------------------------------------5

Sistem Managemen PT. Pinago Utama

 Doc.
PU - 25
No.
STANDAR OPERASIONAL PROCEDURE Rev.
0
No.
Issue 01 Nopember
PROSEDUR PENYIMPANAN CATATAN & Date 2012
DATA K3 Page 3 of 5
PT. PINAGO UTAMA

1. TUJUAN
Prosedur ini dibuat dengan tujuan untuk memberikan panduan mengenai
langkah-langkah dalam pengelolaan catatan/laporan/data yang berhubungan
dengan K3.

2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini diberlakukan di lingkungan PT Pinago Utama. Prosedur ini meliputi
proses pengelolaan yang meliputi identifikasi, pengumpulan, pengarsipan,
pemeliharaan dan penyimpanan semua jenis catatan/laporan/data K3 yang
relevan.

3. REFERENSI
3.1 Permenaker No. 05/Men/1996, tentang Sistem Manajemen K3
3.2 Pedoman SMK3 PT Pinago Utama
3.3 Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 50 tahun 2012

4. DEFINISI
4.1 Catatan : Segala catatan yang didapat dari hasil pengamatan di lapangan,
form yang telah terisi, hasil pertemuan/sosialisasi dll yang berhubungan
dengan K3.
4.2 Laporan : Semua jenis laporan tertulis baik internal ataupun eksternal, yang
berhubungan dengan K3 dan dilaporkan/diterima ke dan dari instansi
lain/perusahaan .

5. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

Sekretaris P2K3 Unit PUlina bertanggung jawab atas pengawasan dan
penyimpanan catatan dan data K3.

6. URAIAN PROSEDUR

Sistem Managemen PT. Pinago Utama

 Doc.
PU - 25
No.
STANDAR OPERASIONAL PROCEDURE Rev.
0
No.
Issue 01 Nopember
PROSEDUR PENYIMPANAN CATATAN & Date 2012
DATA K3 Page 4 of 5
PT. PINAGO UTAMA

6.1 Identifikasi
6.1.1 Melakukan identifikasi dan pengelompokkan catatan-catatan K3 yang ada
seperti laporan kecelakaan, catatan pemeriksaan karyawan, hasil rapat
P2K3, dll. Catatan-catatan K3 tersebut diatur dan dikendalikan oleh
penanggung jawab proses.
6.1.2 Dilihat dari sifatnya apakah rahasia/terbatas/dapat diketahui semua
orang, sehingga harus dilakukan pengendalian penggunaan data/laporan
tersebut.
6.1.3 Penanggung jawab : Penanggung jawab proses

6.2 Pengumpulan : Mengumpulkan semua laporan, data, catatan dll yang

berhubungan dengan K3 dan ditempatkan dalam suatu tempat khusus
sebagai dokumentasi K3.
Penanggung jawab : Sekretaris P2K3

6.3 Pengarsipan : Mengarsipkan semua kegiatan-kegiatan yang berhubungan

dengan K3 dalam suatu tempat sebagai catatan K3.
Penanggung jawab : Sekretaris P2K3

6.4 Pemeliharaan : Melakukan kegiatan pemeliharaan laporan,catatan, data, dll

yang berhubungan dengan K3 yaitu memperbaharui ( updating ) segala
sesuatu yang sudah tidak berlaku/dinyatakan tidak berlaku/diubah/diganti
dengan yang baru.
6.4.1 Memeriksa secara teratur kelengkapan dari catatan K3 tersebut.
6.4.2 Penanggung jawab : Sekretaris P2K3
6.5 Penyimpanan : Penyimpanan dilakukan pada suatu tempat dan diatur
supaya peletakannya teratur dan rapi. Untuk data/laporan yang bersifat
rahasia penyimpanan sebaiknya dalam tempat yang terkunci dan harus
diawasi kelengkapannya.
Penanggung jawab : Sekretaris P2K3

Sistem Managemen PT. Pinago Utama

 Doc.
PU - 25
No.
STANDAR OPERASIONAL PROCEDURE Rev.
0
No.
Issue 01 Nopember
PROSEDUR PENYIMPANAN CATATAN & Date 2012
DATA K3 Page 5 of 5
PT. PINAGO UTAMA

6.6 Penggunaan : Untuk penggunaan laporan/catatan/data K3 harus

berhubungan dengan penanggung jawabnya dalam hal ini Sekretaris P2K3,
karena ada beberapa data yang terbatas penggunaannya (tidak untuk
disebarluaskan) kalaupun meminjam/menggunakannya harus seijin atasan
terkait.Penanggung jawab : Sekretaris P2K3

7. DOKUMEN KETERKAITAN
Prosedur Pengendalian Dokumen, PU-P2K3-PRO-K3-000

8. LAMPIRAN

Form Catatan K3, PU-P2K3-FM-K3-000-00

.

Sistem Managemen PT. Pinago Utama