AUDIT SMKP MINERBA:

ELEMEN VI - DOKUMENTASI
Disampaikan pada Diklat Audit SMKP Minerba PPSDM Geominerba, November 2019

DIREKTORAT TEKNIK DAN LINGKUNGAN MINERAL DAN BATUBARA

DIREKTORAT JENDERAL MINERAL DAN BATUBARA
DIREKTORAT JENDERAL
MINERAL DAN BATUBARA
KEMENTERIAN ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL
 Audit Elemen VI

DOKUMENTASI
 SMKP MINERBA

ELEMEN III
ELEMEN VI
ORGANISASI
ELEMEN I DOKUMENTASI
DAN ELEMEN IV
KEBIJAKAN PERSONEL IMPLEMENTASI
ELEMEN V ELEMEN VII
TINJAUAN
ELEMEN II
PEMANTAUAN, MANAJEMEN DAN
PERENCANAAN EVALUASI, DAN PENINGKATAN
TINDAK LANJUT KINERJA

SMKP Minerba, yang merupakan bagian dari sistem yang ada di perusahaan secara keseluruhan,
membantu perusahaan untuk pelaksanaan Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) Pertambangan
dan Pelaksanaan Keselamatan Operasional (KO) Pertambangan
ELEMEN #6 Perusahaan menetapkan, memelihara dan melakukan
pengendalian sistem dokumentasi dengan baik mulai dari
kebijakan, TSP, pedoman, prosedur, IK, standar, dan rekaman

DOKUMENTASI • 01 Manual SMKP

• 02 Pengendalian Dokumen

• 03 Pengendalian Rekaman

• 04 Dokumen dan Rekaman

APA YANG ANDA
KETAHUI TENTANG
ELEMEN
DOKUMENTASI
DALAM SMKP ??
 HIRARKI DOKUMENTASI (UMUM)

Gambaran Perusahaan
MANUAL
LEVEL 1

PROSEDUR Gambaran Departemen dan Proses

LEVEL 2 Gambaran Bagaimana Mengerjakan

INSTRUKSI KERJA, DOKUMEN TEKNIS,
STANDAR, GAMBAR DLL.

LEVEL 3
Gambaran Apa yang Dikerjakan
FORMULIR, CHECKLIST

LEVEL 4
Catatan: jumlah tingkatan dokumentasi dalam SMKP boleh menyesuaikan kebutuhan organisasi
 6.1 MANUAL SMKP
pemegang IUP, IUPK, IUP Operasi Produksi khusus
untuk Pengolahan dan/atau Pemurnian, IPR, dan
IUJP menyusun, menetapkan, dan
mendokumentasikan manual SMKP Minerba atau 01 Ruang lingkup SMKP Minerba;
SMKP khusus pada Pengolahan dan/atau
Pemurnian yang meliputi

02 prosedur terdokumentasi yang

ditetapkan untuk SMKP; dan.

03 Uraian dari interaksi antara

elemen elemen dalam SMKP
Minerba dan acuan dokumen
dari elemen terkait.
6.1 MANUAL SMKP

manual SMKP Minerba atau SMKP khusus pada

Pengolahan dan/atau Pemurnian disahkan oleh
manajemen

disosialisasikan kepada seluruh departemen/bagian

dari Pekerja

untuk digunakan dalam penyusunan dokumen level

selanjutnya.
Penilaian Penerapan “Penyusunan, Penetapan, dan Pendokumentasian Manual SMKP
Minerba atau SMKP khusus pada Pengolahan dan/atau Pemurnian”

0 Tidak ada bukti yang menunjukkan pemegang IUP, IUPK, IUP Operasi Produksi khusus untuk
Pengolahan dan/atau Pemurnian, IPR, atau IUJP telah menyusun, menetapkan, dan
mendokumentasikan manual SMKP Minerba atau SMKP khusus pada Pengolahan dan/atau
Pemurnian.
1 Terdapat bukti yang menunjukkan pemegang IUP, IUPK, IUP Operasi Produksi khusus untuk
Pengolahan dan/atau Pemurnian, IPR, atau IUJP telah menyusun, menetapkan, dan
mendokumentasikan manual SMKP Minerba atau SMKP khusus pada Pengolahan dan/atau
Pemurnian, dengan kondisi:
• manual SMKP belum mencakup ruang lingkup SMKP Minerba atau SMKP khusus pada
Pengolahan dan/atau Pemurnian, prosedur terdokumentasi yang ditetapkan untuk SMKP
Minerba atau SMKP khusus pada Pengolahan dan/atau Pemurnian, dan uraian dari interaksi
antara elemen-elemen dalam SMKP Minerba atau SMKP khusus pada Pengolahan dan/atau
Pemurnian dan acuan dokumen dari elemen terkait; dan
• manual SMKP belum disahkan oleh manajemen Pemegang IUP, IUPK, IUP Operasi Produksi
khusus untuk Pengolahan dan/atau Pemurnian, IPR, dan IUJP.
Penilaian Penerapan “Penyusunan, Penetapan, dan Pendokumentasian Manual SMKP
Minerba atau SMKP khusus pada Pengolahan dan/atau Pemurnian”

2 Terdapat bukti yang menunjukkan pemegang IUP, IUPK, IUP Operasi Produksi khusus untuk
Pengolahan dan/atau Pemurnian, IPR, atau IUJP telah menyusun, menetapkan, dan
mendokumentasikan manual SMKP Minerba atau SMKP khusus pada Pengolahan dan/atau
Pemurnian, dengan kondisi:
• manual SMKP telah mencakup ruang lingkup SMKP Minerba atau SMKP khusus pada
Pengolahan dan/atau Pemurnian, prosedur terdokumentasi yang ditetapkan untuk SMKP
Minerba atau SMKP khusus pada Pengolahan dan/atau Pemurnian, dan uraian dari interaksi
antara elemen-elemen dalam SMKP Minerba atau SMKP khusus pada Pengolahan dan/atau
Pemurnian dan acuan dokumen dari elemen terkait;
• manual SMKP telah disahkan oleh manajemen Pemegang IUP, IUPK, IUP Operasi Produksi
khusus untuk Pengolahan dan/atau Pemurnian, IPR, dan IUJP;
• manual SMKP belum disosialisasikan kepada seluruh departemen/bagian dari Pekerja; dan
• manual SMKP belum secara konsisten digunakan dalam penyusunan dokumen level
selanjutnya.
Penilaian Penerapan “Penyusunan, Penetapan, dan Pendokumentasian Manual SMKP
Minerba atau SMKP khusus pada Pengolahan dan/atau Pemurnian”

3 Terdapat bukti yang menunjukkan pemegang IUP, IUPK, IUP Operasi Produksi khusus untuk
Pengolahan dan/atau Pemurnian, IPR, atau IUJP telah menyusun, menetapkan, dan
mendokumentasikan manual SMKP Minerba atau SMKP khusus pada Pengolahan dan/atau
Pemurnian, dengan kondisi:
• manual SMKP telah mencakup ruang lingkup SMKP Minerba atau SMKP khusus pada
Pengolahan dan/atau Pemurnian, prosedur terdokumentasi yang ditetapkan untuk SMKP
Minerba atau SMKP khusus pada Pengolahan dan/atau Pemurnian, dan uraian dari interaksi
antara elemen-elemen dalam SMKP Minerba atau SMKP khusus pada Pengolahan dan/atau
Pemurnian dan acuan dokumen dari elemen terkait;
• manual SMKP telah disahkan oleh manajemen Pemegang IUP, IUPK, IUP Operasi Produksi
khusus untuk Pengolahan dan/atau Pemurnian, IPR, dan IUJP;
• manual SMKP telah disosialisasikan kepada seluruh departemen/bagian dari Pekerja; dan
• manual SMKP belum secara konsisten digunakan dalam penyusunan dokumen level
selanjutnya.
Penilaian Penerapan “Penyusunan, Penetapan, dan Pendokumentasian Manual SMKP
Minerba atau SMKP khusus pada Pengolahan dan/atau Pemurnian”

4 Terdapat bukti yang menunjukkan pemegang IUP, IUPK, IUP Operasi Produksi khusus untuk
Pengolahan dan/atau Pemurnian, IPR, atau IUJP telah menyusun, menetapkan, dan
mendokumentasikan manual SMKP Minerba atau SMKP khusus pada Pengolahan dan/atau
Pemurnian, dengan kondisi:
• manual SMKP telah mencakup ruang lingkup SMKP Minerba atau SMKP khusus pada
Pengolahan dan/atau Pemurnian, prosedur terdokumentasi yang ditetapkan untuk SMKP
Minerba atau SMKP khusus pada Pengolahan dan/atau Pemurnian, dan uraian dari interaksi
antara elemen-elemen dalam SMKP Minerba atau SMKP khusus pada Pengolahan dan/atau
Pemurnian dan acuan dokumen dari elemen terkait;
• manual SMKP telah disahkan oleh manajemen Pemegang IUP, IUPK, IUP Operasi Produksi
khusus untuk Pengolahan dan/atau Pemurnian, IPR, dan IUJP;
• manual SMKP telah disosialisasikan kepada seluruh departemen/bagian dari Pekerja; dan
• manual SMKP telah secara konsisten digunakan dalam penyusunan dokumen level
selanjutnya.
Dokumen

Media yang dapat berupa kertas,

magnetis, elektronik, atau disket
computer optic, foto atau contoh
master, atau kombinasi dari
semuanya yang berisi atau bukti
yang menyimpan catatan resmi.

Rekaman

Dokumen yang menyatakan hasil-

hasil yang dicapai atau pemberian
bukti bahwa suatu aktivitas atau
sistem telah dilaksanakan atau
diimplementasikan
6.2 PENYUSUNAN, PENETAPAN, PENERAPAN, DAN PENDOKUMENTASIAN PROSEDUR
PENGENDALIAN DOKUMEN KESELAMATAN PERTAMBANGAN

pemegang IUP, IUPK, IUP Operasi Produksi

khusus untuk Pengolahan dan/atau Pemurnian,
IPR, dan IUJP menyusun, menetapkan,
menerapkan, dan mendokumentasikan
prosedur pengendalian dokumen Keselamatan
Pertambangan, meliputi:
a. persetujuan pengeluaran/ penerbitan dan
pengendalian dokumen;
b. perubahan dan modifikasi dokumen;
c. identifikasi dokumen-dokumen yang
berasal dari luar yang terkait.

Perusahaan harus menunjuk personel tertentu untuk bertugas dan bertanggungjawab

mengendalikan dokumen SMKP Minerba
 CONTOH DAFTAR INDUK DOKUMEN

STATUS REVISI
NO Nomor Dokumen Judul Dokumen 0 1 2 3 Departemen Catatan
PERSETUJUAN PENERBITAN / PENGELUARAN DOKUMEN

Catatan: Tidak diatur secara eksplisit, disesuaikan dengan kebutuhan

organisasi.
Bagaimana Auditor SMKP memastikan prosedur persetujuan
penerbitan/pengeluaran dokumen sudah memadai?
Bagaimana contoh yang baik?
DISTRIBUSI DOKUMEN

Catatan: Tidak diatur secara eksplisit,

disesuaikan dengan kebutuhan
organisasi.

Bagaimana Auditor SMKP memastikan

prosedur distribusi dokumen sudah
memadai?
Bagaimana contoh yang baik?
PERUBAHAN DAN MODIFIKASI DOKUMEN

Catatan: Tidak diatur secara eksplisit,

disesuaikan dengan kebutuhan
organisasi.

Bagaimana Auditor SMKP memastikan

prosedur perubahan dan modifikasi
dokumen sudah memadai?
Bagaimana contoh yang baik?
CONTOH FORMULIR IDENTIFIKASI DOKUMEN YANG BERASAL DARI LUAR

EXTERNAL DOCUMENT MASTER LIST

NO Nama Dokumen Tahun Penerbit Tanggung Jawab Keterangan

Penilaian Penerapan “Penyusunan, Penetapan, Penerapan, dan
Pendokumentasian Prosedur Pengendalian Dokumen”

0 Tidak ada bukti yang menunjukkan pemegang IUP, IUPK, IUP Operasi Produksi khusus untuk
Pengolahan dan/atau Pemurnian, IPR, atau IUJP telah menyusun, menetapkan, menerapkan, dan
mendokumentasikan prosedur pengendalian dokumen Keselamatan Pertambangan oleh personel
yang ditunjuk oleh Pemegang IUP, IUPK, IUP Operasi Produksi khusus untuk Pengolahan dan/atau
Pemurnian, IPR, dan IUJP.

1 Terdapat bukti yang menunjukkan pemegang IUP, IUPK, IUP Operasi Produksi khusus untuk
Pengolahan dan/atau Pemurnian, IPR, atau IUJP telah menyusun, menetapkan, dan
mendokumentasikan prosedur pengendalian dokumen Keselamatan Pertambangan, dengan
kondisi:
• prosedur pengendalian dokumen belum memadai; dan
• prosedur pengendalian dokumen belum diterapkan secara konsisten oleh personel yang
ditunjuk oleh Pemegang IUP, IUPK, IUP Operasi Produksi khusus untuk Pengolahan dan/atau
Pemurnian, IPR, dan IUJP.
Penilaian Penerapan “Penyusunan, Penetapan, Penerapan, dan
Pendokumentasian Prosedur Pengendalian Dokumen”

2 Terdapat bukti yang menunjukkan pemegang IUP, IUPK, IUP Operasi Produksi khusus untuk Pengolahan
dan/atau Pemurnian, IPR, atau IUJP telah menyusun, menetapkan, dan mendokumentasikan prosedur
pengendalian dokumen Keselamatan Pertambangan, dengan kondisi:
• prosedur pengendalian dokumen telah meliputi persetujuan pengeluaran/penerbitan dan
pengendalian dokumen, perubahan dan modifikasi dokumen, dan identifikasi dan pengelolaan
dokumen yang berasal dari luar yang terkait; dan
• prosedur pengendalian dokumen belum diterapkan secara konsisten oleh personel yang ditunjuk oleh
Pemegang IUP, IUPK, IUP Operasi Produksi khusus untuk Pengolahan dan/atau Pemurnian, IPR, dan IUJP.
3 Terdapat bukti yang menunjukkan pemegang IUP, IUPK, IUP Operasi Produksi khusus untuk Pengolahan
dan/atau Pemurnian, IPR, atau IUJP telah menyusun, menetapkan, dan mendokumentasikan prosedur
pengendalian dokumen Keselamatan Pertambangan, dengan kondisi:
• prosedur pengendalian dokumen telah meliputi persetujuan pengeluaran/penerbitan dan pengendalian
dokumen, perubahan dan modifikasi dokumen, dan identifikasi dan pengelolaan dokumen yang berasal
dari luar yang terkait, dan
• prosedur pengendalian dokumen telah diterapkan secara konsisten oleh personel yang ditunjuk oleh
Pemegang IUP, IUPK, IUP Operasi Produksi khusus untuk Pengolahan dan/atau Pemurnian, IPR, dan IUJP.
6.3 PENYUSUNAN, PENETAPAN, PENERAPAN, DAN PENDOKUMENTASIAN
PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN KESELAMATAN PERTAMBANGAN

pemegang IUP, IUPK, IUP Operasi Produksi khusus

untuk Pengolahan dan/atau Pemurnian, IPR, dan IUJP
menyusun, menetapkan, menerapkan, dan
mendokumentasikan prosedur untuk:

mengidentifikasi, menyimpan, melindungi,

mengakses, menentukan masa simpan, dan
memusnahkan rekaman yang diperlukan

untuk menunjukkan pemenuhan terhadap persyaratan

SMKP Minerba atau SMKP khusus pada Pengolahan
dan/atau Pemurnian dan untuk menunjukkan hasil-hasil
yang dicapai, termasuk rekaman atau pelaporan
Keselamatan Pertambangan kepada pihak-pihak terkait
Penilaian Penerapan “Penyusunan, Penetapan, Penerapan, dan
Pendokumentasian Prosedur Pengendalian Rekaman”

0 Tidak ada bukti yang menunjukkan pemegang IUP, IUPK, IUP Operasi Produksi khusus
untuk Pengolahan dan/atau Pemurnian, IPR, atau IUJP telah menyusun, menetapkan,
menerapkan, dan mendokumentasikan prosedur pengendalian rekaman Keselamatan
Pertambangan.

1 Terdapat bukti yang menunjukkan pemegang IUP, IUPK, IUP Operasi Produksi khusus
untuk Pengolahan dan/atau Pemurnian, IPR, atau IUJP telah menyusun, menetapkan,
dan mendokumentasikan prosedur pengendalian rekaman Keselamatan
Pertambangan, dengan kondisi:
• prosedur pengendalian rekaman belum memadai;
• prosedur pengendalian rekaman belum diterapkan secara konsisten; dan
• rekaman Keselamatan Pertambangan belum didokumentasikan.
Penilaian Penerapan “Penyusunan, Penetapan, Penerapan, dan
Pendokumentasian Prosedur Pengendalian Rekaman”

2 Terdapat bukti yang menunjukkan pemegang IUP, IUPK, IUP Operasi Produksi khusus untuk
Pengolahan dan/atau Pemurnian, IPR, atau IUJP telah menyusun, menetapkan, dan
mendokumentasikan prosedur pengendalian rekaman Keselamatan Pertambangan, dengan kondisi:
• prosedur pengendalian rekaman telah meliputi proses identifikasi, penyimpanan, perlindungan,
akses, penentuan masa simpan, dan pemusnahan rekaman;
• prosedur pengendalian rekaman belum diterapkan secara konsisten; dan
• rekaman Keselamatan Pertambangan belum didokumentasikan.
3 Terdapat bukti yang menunjukkan pemegang IUP, IUPK, IUP Operasi Produksi khusus untuk
Pengolahan dan/atau Pemurnian, IPR, atau IUJP telah menyusun, menetapkan, dan
mendokumentasikan prosedur pengendalian rekaman Keselamatan Pertambangan, dengan kondisi:
• prosedur pengendalian rekaman telah meliputi proses identifikasi, penyimpanan, perlindungan,
akses, penentuan masa simpan, dan pemusnahan rekaman;
• prosedur pengendalian rekaman telah diterapkan secara konsisten; dan
• rekaman Keselamatan Pertambangan telah didokumentasikan dengan konsisten sehingga tetap
dapat dibaca, diidentifikasi, dan ditelusuri.
6.4 PENETAPAN JENIS DOKUMEN DAN REKAMAN

pemegang IUP, IUPK, IUP Operasi

Produksi khusus untuk Pengolahan
dan/atau Pemurnian, IPR, dan IUJP
menetapkan jenis dokumen dan
rekaman yang disusun sesuai dengan
elemen-elemen SMKP Minerba atau
SMKP khusus pada Pengolahan
dan/atau Pemurnian.
Penilaian Penerapan “Penetapan Jenis Dokumen dan Rekaman”

0 Tidak ada bukti yang menunjukkan pemegang IUP, IUPK, IUP Operasi Produksi khusus
untuk Pengolahan dan/atau Pemurnian, IPR, atau IUJP telah menetapkan jenis
dokumen dan rekaman sesuai dengan elemen-elemen SMKP Minerba atau SMKP
khusus pada Pengolahan dan/atau Pemurnian.

1 Terdapat bukti yang menunjukkan pemegang IUP, IUPK, IUP Operasi Produksi khusus
untuk Pengolahan dan/atau Pemurnian, IPR, atau IUJP telah menetapkan jenis
dokumen dan rekaman, namun belum mencakup seluruh elemen-elemen SMKP
Minerba atau SMKP khusus pada Pengolahan dan/atau Pemurnian.

2 Terdapat bukti yang menunjukkan pemegang IUP, IUPK, IUP Operasi Produksi khusus
untuk Pengolahan dan/atau Pemurnian, IPR, atau IUJP telah menetapkan jenis
dokumen dan rekaman yang telah mencakup seluruh elemen-elemen SMKP Minerba
atau SMKP khusus pada Pengolahan dan/atau Pemurnian.
TERIMA KASIH